医疗档案管理规定
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医疗档案管理规定范文第1篇
去年中央经济工作会议提出，今年经济工作的重点之一就是坚持以人为本，努力构建社会主义和谐社会。其主要内容就是积极扩大就业，努力完善社会保障体系，逐步理顺分配关系，加快社会事业发展。在全国档案事业中，劳动就业和社会保障体系专业档案工作是一项重要工作。然而纵观全国，该项专业档案工作已经落后于各项业务工作的开展。在前述背景下，该项专业档案工作应当开拓创新，奋起直追，尽快跟上时展的步伐。
一、劳动就业专业档案
劳动就业专业档案是指劳动行政管理部门及相关企业、事业单位在进行就业管理、维护劳动者权益过程中形成的专业档案。主要包括企业职工、劳动监察、劳动争议、劳动力市场等项专业档案。
从全国情况看，就业和再就业工作稳步推进。仅今年1―3月，全国累计实现城镇新增就业人员270万，共有110万下岗失业人员实现了再就业。这其中，作为保障职工切身权益、记录职工劳动状态的企业职工档案发挥了重要的作用。然而从全国情况看，虽然国有企业职工档案管理普遍比较规范，但在大多数已破产企业、民营企业和外资企业以及个体经营者中，企业职工档案的管理基本处于随意状态，存在诸多问题，如管理分散、缺少监督机制，基础设施普遍较差，档案内容缺失严重，转递手续不健全等。
吉林、辽宁两省档案行政管理部门先行一步，分别于去年1月和11月下发了新的企业职工档案管理规定。两项新规定均调整了归档范围，扩大了适用范围。吉林还增加了诚信档案等新内容，并将企业建档纳入了行政许可范围。福建省于今年2月下发了《用人单位职工档案管理方法》。该办法不仅涵盖了原企业职工档案的相关内容，还将管理范围扩大到了农村进城务工人员、灵活就业人员和境外就业人员等边缘性劳动者。
吉林省长春市档案馆在去年底将市劳动和社会保障局涉及100万人的工人调配档案提前接收进馆，在全馆工作人员的共同努力下，苦战两个月，在去年春节前建立了工人调配档案数据库，数据条目达100万条。这一举措为当地下岗职工查找相关情况、出具证明、接续劳动关系提供了极大便利，受到了当地职工的热烈欢迎。
包头市以建立劳动力资源状况，信息档案资料库服务于再就业工作，并且实现了将就业供求情况从产业结构、经济类型、行业、学历、技术特长、求职意愿的合理匹配，满足了供求双方的要求。
吉林敦化市借鉴社区劳动保障站的模式，建立了农村劳动力资源档案、农村剩余劳动力培训输出档案、农村剩余劳动力转移输出去向档案。具体实施是由村委会对劳动力资源情况进行分类汇总，设立了各种台账。同时各村还建立了劳动力资源信息库，对本村劳动力进行动态管理。目前已经有300个村的10．7万人纳入其中。
去年全国各级劳动争议仲裁委员会立案受理劳动争议案件26万件，涉及劳动者76万人。去年全年主动检查用人单位115万户，年检用人单位100万户，查处群众举报投诉案件25万件。国务院的《劳动保障监察条例》于去年12月1日起正式生效，并提出要建立用人单位劳动保障守法诚信档案。该条例的颁布实施必将对劳动争议、劳动监察等项专业档案的发展起到推动作用。
二、社会保险专业档案
社会保险是社会保障体系的核心部分，包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险和生育保险。社会保险专业档案是指社会保障部门在经办社会保险业务中形成的专业档案。
有关数据显示，到今年3月底，全国基本养老参保人数达1亿6554万人，失业保险为1亿411万人，基本医疗保险为1亿2708万人，工伤保险7009万人，生育保险4488万人。而在相关专业档案管理方面，社保部门形成的文件材料数量巨大且管理失衡，管理规章制度亟待建立健全。
辽宁省档案局与省劳动和社会保障厅、民政厅互相协作，在总结城镇社会保障体系改革试点经验的基础上，即将出台“社会保障档案管理办法”。大连市于今年4月出台了《大连市社会保障档案档案管理办法(试行)》。该办法适用于大连市承担社会保障职能的行政部门、社会保障经办机构和所有参保单位的社会保障档案管理工作。对社会保障业务档案的归档范围、整理和分类方法作了详细规定，并对其鉴定、保管以及开发利用等工作做了说明。
去年8月，山东省档案局联合省社会保险事业局联合下发了《山东省医疗保险档案管理暂行办法》，并在东营、潍坊等四个地区进行试点的基础上在全省范围内推行相关档案。此前，该省社保局印发文件，对全省医疗保险经办机构和定点医疗机构实行目标规范化管理考核，推动各级医疗保险经办机构努力达到管理服务标准化、经办流程规范化、干部队伍专业化、信息网络科学化，医、保、患关系协调，实现多层次医疗保障体系健全完善的目标。目前，部分地区已经初见成效。东营市医保处设立了专门的档案管理机构，整理了定点医疗机构档案、医保支付档案等类约5000卷。
山东省潍坊市在12个县(市、区)农村养老保险机构和全市184个乡镇、8000多个行政村开展了农村养老保险档案工作。依据档案，潍坊市已为7．3万名符合领取养老保险金的农民按月发放养老金。
三、社会救助专业档案
社会救助体系包括社会救助、社会福利、慈善事业等。其专业档案是指民政部门在经办各项业务过程中形成的专业档案。
在社会救助体系中，城市最低生活保障是规范化、制度化程度最高的工作之一。截至今年5月底，全国就有965万户、2182．9万人享受城市低保待遇。
目前重庆、天津、云南、吉林等地由民政部门和档案行政管理部门联合了城市低保档案管理规定。上述地方均将城市最低保障档案确定为城镇街道办事处、居委会在处理低保待遇申请、审批、发放、管理过程中形成的具有保存价值的历史记录，并通过在城镇街道、社区档案室建立城市低保档案、规范管理方式和归属流向的方式，使城市低保档案得到了有效的归档和管理。
天津市河西区为全区11237户低保家庭建立了低保档案，并实现了低保档案的信息化管理。柳林街街道办事处利用低保档案将有工作能力的人员和有一定技术能力的人员进行分类，建立了“三位一体”安置低保人员就业网络。去年1至5月该街道利用低保档案推荐安置了300余名低保人员。
去年9月，民政部召开的推进城乡社会救助体系建设工作会议上，提出了“单项突破，系统完善，点上突破，面上扩展，大力推进城乡社会救助体系建设，全面提高社会救助工作整体水平，切实保障困难群众的基本生活，维护社会稳定”的工作思路。社会救助体系专业档案工作也应当加强，跟上业务工作的发展步伐。
医疗档案管理规定范文第2篇
一、概念选择
笔者收集的部分地方管理规定中，对社会保险档案概念有三种解读，即社会保险机构档案、社会保险专业档案和社会保险档案。这三种概念正好由大到小兼容。社会保险机构档案是指社会保险机构形成的所有档案，包括文书、会计、业务、声像、电子等门类。例如《山东省社会保险档案管理暂行办法》。社会保险专业档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的基金会计和专业性文件材料，例如《天津市社会保险业务档案立卷归档暂行规定》。社会保险档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的、除基金会计材料之外的专业性文件材料。如《广东省社会保险业务档案管理暂行办法》。
对于上述概念的选择，都是地方社会保险部门和档案行政管理部门基于对本地区实际工作情况的考虑而做出的。第一种概念固然有全局观，但与2006年年底刚刚颁布的国家档案局第八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》相抵触。第二种概念专业档案特点突出，但管理难度较大。虽然基金会计材料在社会保险部门产生的专业性文件材料中所占比例极大，理应进行重点管理。但这部分材料明显属于会计档案范畴，其管理方式和归属流向理应由国家财政主管部门提出规范要求。仅由劳动保障部门和档案行政管理部门提出规范要求就不甚合适。因此笔者认为，从国家劳动保障主管部门和档案行政管理部门宏观管理的角度出发，应当选择第三种概念为社会保险档案概念。这样，既能够突出专业档案管理特色，也能掌握社会保险机构发挥职能产生的特色档案。
二、归档范围
养老、医疗、失业、工伤和生育是覆盖面最大的五个社会保险险种。部分地区亦开展了农村养老保险和农村医疗保险。社会保险档案的归档范围亦应将上述险种业务经办过程形成的专业性文件材料容纳其中。由于地方社会保险机构设置不同，既有“五险分设”的，也有“多险合一”的和“五险合一”的，这就造成各地社会保险机构的归档范围也各不相同。从国家劳动保障主管部门制定政策和地方社会保险机构工作实际来看，各个保险险种经办程序虽然各不相同，但也有共同的管理环节。例如：五大险种均要求进行社会保险登记，对参保单位的相关情况材料进行留存；而且，五大险种都要进行针对性稽核，对骗取保险金案件按既定程序进行查处。但是，养老、医疗和工伤等险种还要进行个人账户管理，医疗和工伤保险还要进行定点医疗机构或个人的管理。所以说，经办过程形成的专业文件材料既有不同，也有共性。因此笔者认为，社会保险档案的归档范围既要按不同的社会保险险种详列形式一致的文件材料，也要指出不同保险险种的特殊内容文件材料。
三、分类整理
从上述归档范围来看，笔者认为应将社会保险分为单位管理类、个人账户类、定点监管类和社保稽核类。不同类别的专业性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地参保单位和参保者数量各不相同，产生的专业性文件材料数量差别较大，国家劳动保险主管部门和档案行政管理部门不宜对单位管理类和个人账户类文件材料提出统一的整理要求，而应当让各地根据本地区实际情况做出整理方式规定。相对而言，定点医疗机构、零售药店定点医师的数量不多，社会稽核案件数量亦不是很大，这两类文件材料倒是可以采取规定划一的整理方法。
四、保管期限
笔者认为，社会保险档案的保管期限划定应根据维权需要、保护隐私、便于操作等多种因素进行综合考虑。
对于参保者个人而言，社会保险待遇事关个人的切身利益。社会保险部门也提出了对参保者跟踪一生、记录一生、保障一生、服务一生的理念。因此，社会保险档案个人账户类就必须以账户注销作为计算保管期限的起始点。账户注销既有可能是参保人死亡，也有可能是参保人停保。同理，参保单位类也必须从其账户注销后开始计算保管期限。依照这个模式，定点监管类从定点资格撤销起开始计算，社保稽核类从案件结案时开始计算。这样，可以使档案人员很方便地掌握鉴定时机。
至于社会保险档案的保管期限，笔者认为应当使用标识制，而且不必设多个档次。笔者建议，社会保险档案的保管期限分为“永久”和“三年”两种。单位管理类中，在本地区经济发展过程中有代表性的民营企业的账户为“永久”，其余单位账户为“三年”。个人账户类中，对本地经济文化发展做出突出贡献的参保者账户为“永久”，其余个人账户为“三年”。定点监管类中，发生过重大医疗事故、重大意外事故、恶意骗保案件的机构或人为“永久”，其余机构或人为“三年”。社保稽核类中，涉案金额巨大的案件为“永久”，其余案件为“三年”。
对于部分社会保险档案只需要保存三年，笔者这样考虑：从为参保者维权的角度出发，相关社会保险档案是其提起社会保险行政复议或行政诉讼时的有利凭证。在2001年劳动保障部下发的《社会保险行政争议处理办法》中规定：“申请人认为经办机构的具体行政行为侵犯其合法权益的，可以自知道该行政行为之日起60日之内向经办机构申请复查或者向劳动保险行政部门申请行政复议”；“行政复议申请期限从申请人知道行政复议权或者行政复议申请期限之日起计算，但最长不超过两年。”另外，民事诉讼的法律时效一般为两年。无论是参保单位账户还是个人账户，其档案保管期限均从账户注销之后开始计算，保管三年应该可以满足相关各方的维权需要。同时，个人账户许多材料涉及参保者个人隐私，相关档案短期保存对于保护参保人隐私也是有利的。由于定点资格撤销后需要重新按程序提交有关证明材料，此前形成的相关定点监管类档案参考意义不大，保存价值不大。同样，社保稽核类中涉案金额小、情节不太严重的部分档案也不必长期保存。
医疗档案管理规定范文第3篇
病历档案是体现医院管理水平、医疗水平的信息资源，内容完整、书写规范的病历档案是医务人员临床实践的原始记录，是其正确诊断和实施治疗的不可或缺的依据。来自于临床医疗实践一线的优秀病历不仅是宝贵的医疗文件，也是难以从书本上找到的宝贵教学材料，对培养医师起着至关重要的作用。
一、病历档案管理中存在的问题
1、领导重视不够。部分医院领导对病历档案管理工作的重要性和必要性缺乏一定的认识，认为病历档案管理工作十分简单，技术性不高，利用价值不大，而忽视了病历在医疗、教学、科研、医疗纠纷、医疗质量控制及医院管理等方面的重要作用，故导致重视不够。
2、医务人员认识不到位，病案质量不高。由于我国病案管理起步较晚，临床医务人员病案意识淡薄，对病案工作存在偏见，认为病案管理工作只是收集、整理、借出、归还等，没有多大的价值。其主要表现在病案书写字迹潦草，签字无法辨认，记流水账，诊断依据缺乏，质量低，主次诊断不准确，医学术语使用不规范，不按病历书写规范进行书写，造成病历档案存在诸多质量问题。直接影响了病案本身的质量，影响了病案作为医、教、研、防工作参考资料的使用价值，使病案管理工作失去了原有的意义。
3、病案管理人员老化，素质不高。按我国病历档案管理工作的要求，每百张病床应配备专职病案管理人员1名，目前很多医院根本达不到要求，也就达不到病历档案的深层次管理工作，而只能做到一些最基本的，如病案收集整理、装订、编码、首页录入、上架、借阅等工作。而且医院的病历档案管理人员多数是其他人员改行的，专业知识缺乏，专业素质普遍偏低，这样就制约着病历档案管理工作向深层次发展。
4、缺乏统一的标准化管理。目前很多医院都没有把病历档案管理纳入医院档案管理体系中，医院档案管理部门对医院档案的管理仅限于文书、财会、基建、医疗设备档案上，而对病历档案完全分家，未起到指导和管理作用。但就病案而言，我国虽然早就提出统一使用ICD-10国际病案管理分类方案，但实际工作中至今没有得到很好的统一。各地在病案管理的内容、手段和方法上没有形成统一的规范化管理模式。
另外，我国基层医院的病历档案管理大多是半封闭半开放的管理模式，以手工管理为主，病案管理人员只限于病案的整理、保管和有限的查阅利用。病历档案管理者对病历档案资料缺乏研究，忽视了对库藏档案的报道，使利用者对库藏档案的整体情况不甚了解，影响了正确有效地利用病历档案，病历档案的潜在价值得不到充分体现。
5、法律意识淡漠。病历档案的证据地位越来越重要，随着社会的进步也被赋予了更多的社会功能，而就医学本身而言，就是一个有诸多不确定因素的科学，到任何时候都不能达到十全十美。再加之《侵权责任法》和《医疗事故处理条例》及配套文件的颁布和实施，对医护人员及医疗纠纷的处理提出了更多新的和更高的要求。而在工作中少数医护人员法律意识淡漠，缺乏自我保护意识和证据意识，平时不按规章制度办，在医疗纠纷的处理中造成举证不能，导致没做错却要输官司的悲剧。
二、针对病历档案管理的对策
1、加强领导，提高认识。医院领导必须高度重视病案信息资源的真实完整，依法管理病案，要将病历档案管理工作列入医院议事日程来抓，发现问题及时解决。质控部门对病案质量检查登记表要进一步细化，增加质量检查项目，同时适当增加病案抽查率，对其质检结果进行评分，予以公布并制定奖惩办法。同时要加大基础设施的投入，努力做到病历档案管理工作与时俱进，开拓进取。
2、提高医护人员的责任心，制定相关制度进行约束。临床医生不仅要诊断和治疗病人，而且要以高度的责任心，按照《病历书写基本规范》的要求，认真翔实地书写病案。必须将化验及检查报告单及时完整归入病案，力求每份病案整洁，表达出逻辑性、科学性和完整性。同时完善质量监督、检查机制。根据质量“三要素”原则，建立以基础质量管理、环节质量控制和终末质量审核的病案质量监督、检查运行机制，杜绝和防范病历书写过程中的违规行为，保证病案资料真实完整性和安全性，维护医患双方的合法权益。一是要统一纸质病历的规格，统一病历书写格式、内容要求和标准，规定病历传送方式和归档时限，并列入基础质量考核范畴。二是要落实三级医师负责制，指定质控人员或科主任，利用“ 电子病历网络系统”，对病历的撰写时限、书写规则、签名等制度的落实以及各个环节的质量，进行跟踪检查和监督，落实责任人考核制度。三是要由院方或质量控制机构组织人员，对院病历进行终末质量审核。审核内容主要包括：病历的完整性;病历书写的规范化;各项规章制度的落实情况：病历记录内容真实性和逻辑性等，撰写审核报告，公布审核结果，兑现有关病历质量考核制度。
3、强化病历档案管理人员的素质培养。根据卫计委2013年《医疗机构病历管理规定》和《医院工作人员职责》中的要求，病案室的职能正逐步由传统保管型转向病案信息管理，由被动的服务转向主动的服务，由单纯为医疗、科研和教学服务拓展为卫生、经济、调节、评价、决策、管理以及预防等多方面的服务。这种功能的转换，强化了病案管理的质量监督、检查职能作用，决定了病案室在医院管理中的职能作用、管理权限和法律效力。这也要求病历档案工作者转换角色，由过去的“病历档案保管员”转变为“医院信息管理员”，因此病案管理人员首先应当具有扎实的业务功底，同时具有一定的法律素养，应充分认识到病历档案在业务上、法律上的重要性，及时主动做好病历的接收、保管和开放工作。必要时可以组织他们旁听医疗诉讼案件，参与医疗质量评判，提高其在医院管理中的地位。做到病案前期、中期和终末质量控制，尤其对中期质控管理更要加大，实现动态质量控制，发现问题及时解决，达到有效提高病历档案质量的管理。
4、把病历档案纳入医院档案管理体系，优化信息管理，提高工作效率。因病历档案的专业性较强，故长期以来医院都是独立管理，为了使病历档案的整理保管、利用与其他档案协调一致，从实际出发，就应该纳入医院档案管理的总体系，才能做到统一领导、整理、保管、利用，医院可以形成档案资料信息中心，真正做到更好地适应现代医疗卫生事业的不断发展和现代化建设的需要。同时，加强网络化建设，通过计算机联网，设计适用的管理软件，使病案信息的存贮、采集更加及时、完整和准确，避免因繁琐的手工操作产生的误差、误时。实现网络共享的目标，使医务人员能利用身边的电脑方便快捷地查找自己所需要的资料。对年限较长有历史价值的病案采用缩微和光盘技术储存病案信息，要不断探索电子病案的实用性、科学性、法律性。
医疗档案管理规定范文第4篇
（1）随着人们的参保意识的增强，社会保险的参保数额日益增加。社会保险的发展对保险档案的要求就更加严格，社会保险档案的先进性也就显得尤为重要。需要对社会保险档案进一步创新改革。
（2）社会保险经办机构实施改革计划。国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定（草案）》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。
（3）我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理，负责社会保险档案管理的部门分散。
（4）缺乏社会保险档案工作指标评估。社会保障大量档案工作环节繁琐，相对于社会保障工作，档案工作不是很难评估社会保障，也没有统一的行政法规和标准，所以档案的一部分工作人员放松了的工作要求。五种社会保险档案文件不是一个部门管理，导致不同的开发人员参与系统建设、彼此之间的不信任和人为障碍，造成档案割裂。
2 我国社会保险档案管理系统存在的问题
（1）社会保险档案管理工作不够重视。社会保险工作的重点集中在扩大基本社会保险覆盖范围，加强社会保险基金筹集，并确保企业离退休人员基本养老金是及时的问题等。忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作在一个无序状态，不能充分发挥其功能。
（2）社会保险档案管理系统不是标准。由于我国目前的社会保险档案管理系统缺乏统一的规范和标准，导致不清楚档案的范围，社会保险文档集合并不完整，不完整的档案管理方法等，严重影响社会保险档案管理规范化、标准化。
（3）缺乏专业社保档案的管理标准和规范。社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地?市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地?市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。
3 社会保险档案管理的解决办法
（1）将纸质文件转换成数字存档文件。纸质文件转换成数字文件。根据档案工作的实际需要，灵活使用，如目录数据适用于使用记录文本；全文数据可以使用输入图像扫描；和一些目前常用的数据可以制成光盘。
（2）根据社保档案类别进行分类管理。根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
（3）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准。建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
医疗档案管理规定范文第5篇
【论文关键词】社会保险；档案；创新
随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。
一、社会保险档案管理现状分析
（一）社会保险的参保人数增长迅速
我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。
（二）社会保险经办机构实施改革计划
近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。
（三）负责社会保险档案管理的部门分散
我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。
（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核
社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。
（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大
社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。
二、我国社会保险档案管理系统存在的问题
（一）对社会保险档案管理工作不够重视
由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。
（二）社会保险档案管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。
（三）社会保险档案存档的条件差
由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。
（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。 转贴于
三、社会保险档案管理的解决办法
（一）将纸质档案转换成数字档案存档
社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。
（二）根据社保档案类别进行分类管理
根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。
（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准
建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。
（四）在全国统一管理下设分支机构
在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。
