档案管理指导意见
前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇档案管理指导意见范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。
档案管理指导意见范文第1篇
一、食品药品检验机构档案管理的重要性
药检档案又称药品检验鉴定档案，它形成于药检机构的药检实践活动中，是对药检机构药检实力和药检水平的一种反映和体现。药检档案属于科技档案的一种形式，其具有其他科技档案所具备的共性，比如自然形成、历史记录和使用价值等，同时又具有材料分散性和时效性强的个性特征。药检档案主要包括药检管理和药检业务两部分内容。药检管理主要包括上级指示、通知和决定，药检管理工作计划、总结，检验事故、差错、纠分处理等文书材料性质的档案。而药检业务主要包括检验（测）报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资料等独特个性的档案。
（一）有助于吸引并留住优秀的人才。高素质人才是药检机构发展的根本，是提升药检所检验检测能力的保障。当前，我国药品市场管理较为混乱，各种假冒伪劣药品充斥其中，对人民群众的身体健康构成了危害，甚至在部分地方发生吃药吃死人的情况。为此，这对药检机构提出了较高的要求，需及时引进和保留高素质的专业检测人员，提升药检机构对食药的检验检测能力，切实维护广大患者的人身和财产权益而。而加强档案管理工作，理顺档案管理手续，切实为员工服好务，着力于档案管理难题，消除药检人员后顾之忧，使其全身心投入工作，严格捍卫药检人的尊严。
（二）有助于提高药检机构的检验水平。通过加强对药检档案的管理，可以了解药检机构的发展历史，明晰药检机构在不同时期的关键决策对其发展的重要意义。另外，通过加强对药检档案的归纳和整理，可以了解药检事故的原因和处理办法，让广大药检人员树立强烈的责任意识，时刻吸取以往药检工作中的事故教训，不断提升药检人员检验的能力水平，为防止药检事故及纠纷的发生做好准备。
（三）有助于强化食药制造商的质量意识。产品质量是药检人员的工作准则，也是食药制造商的生存法则。通过加强对食药检验业务档案的管理，可以不断强化药检人员的职业使命，了解食品和药品的检验程序和责任，也可以使食药生产商树立高标准的质量意识，合理配置各类食药中药物成分的比例，使其符合人民群众身体健康的营养需求，将不合格的、不合法的药物排除在外，并且建立各食药的生产加工可追溯机制，从药材的来源、厂家的制造、药物的运输和配送等都要可追溯，为人民群众的绿色健康树立铜墙铁壁。
二、食品药品检验机构档案管理问题分析
新形势下，我国食品药品检验机构档案管理存在的问题有：
（一）药检机构对档案管理工作的不重视。药检机构检验能力水平主要取决于优秀的检验人才的引进，而档案管理工作作为人才引进的一个重要环节，其对建立可进可退、能上能下的人才竞争机制意义重大。然而，由于有关部分对档案管理工作的重视不够，将档案管理视作是对文件材料的整理和统计工作，没有将档案管理工作与人力资源管理同步规划，没有设立药检管理和药检业务的档案室，另外有不少的药检机构的档案室没有通过资质审查，为此药检机构的档案管理工作迟迟得不到发展，严重制约了高素质人才的引进，拖延了药检机构检验能力的提升和发展。
（二）药检机构档案管理人员的素质不高。药检机构档案管理人员在学历层次、理论水平和专业素质等方面参差不齐，很多档案管理人员已经跟不上时展的要求，不符合新形势下档案管理工作对专业人才的需求，这严重制约了档案管理工作深度发展和开拓创新。另外，不少药检机构将档案管理单位视为安排老弱病残的地方，很多有关系、有资源的亲戚家属都被安来，严重影响了档案管理人才队伍建设的素质结构，使得很多人员在管理理念、管理技术等方面落后于档案管理实际工作的需要。还有，药检机构仅重视对药检技术人员专项的教育和培训，而对档案管理人员的教育和培训的重视则不够。
（三）药检机构档对药检档案界定不清晰。伴随科学技术的不断发展，药检档案的内涵和外延随之发生变化，药检档案的范围也由原来的文化档案、药品检验报告档案、人事档案等发展到现在的科研档案、电子文件、各种检验（测）设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。目前，我国由于尚未对药检档案的内容作出比较清晰的规定，档案管理部门也没有统一制定专门的药检档案管理规范，因此各个地区的药检机构在药检档案管理上五花八门，应该纳入档案管理规划的没有正常纳入，而不应该纳入档案管理的偏偏纳入，这使得各个药检机构的档案管理缺乏统一标准。
三、食品药品检验机构档案管理应对策略
根据药检机构档案管理存在的问题，我们可以不妨采取如下的应对措施：
（一）提升药检机构档案管理人员的素质。第一，大力引进和培养档案人才，重视智力引进和内部培养。药检机构要面向高校或社会引进专门的档案人才，优先选用档案学、历史学、汉语言文学等专业的大学毕业生，将一些综合素质高、能力强且愿意从事档案管理工作的大学生充斥到档案人才队伍，以不断发展壮大药检机构药检档案的人才队伍。同时，要加强内部档案人才的培养和使用，有重点有针对性的培养造就药检档案事业发展急需的人才，将药监机构内部那些综合素质高、发展潜力大和从事档案工作意愿强的员工纳入到档案人才队伍建设的专项计划中，以促使其能将自己的才华施展在档案建设事业中。第二，要不断提高档案管理人员的业务能力、技术水平和管理能力。要组织档案管理人员学习《档案法》、《实施办法》和《管理条例》等法律法规文件，提升档案管理人员的法制意识和对法律的敬畏精神。要组织办好新人和在职人员的上岗培训，加强对档案人员药检档案基础业务知识、相关标准规范和信息技术的培训，以及加强经济、历史、文化、法律等档案传统方面管理知识和系统工程原理和方法、缩微技术和数码复印新技术应用等现代管理、现代科技实践技能和新技术的学习，使档案管理人员将理论所学和档案实践结合起来，提升档案管理人员的理论水平和实际操作能力。还要，组织档案管理人员外出学习，加强与其他药检单位的业务交流与合作，组织学习优秀单位的档案管理工作经验。
（二）要加强对药检档案管理工作的重视。药检机构档案管理工作开展的好坏，与领导的高度重视和认知有直接关系。药检机构领导要改变对档案认知的旧观念，要改变档案管理工作在药检机构中的被动地位，要本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对档案资源建设的必要性和重要性的正确认知，综合档案室建设基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据财政经费经常性增加情况适时予以递增，任何情况下不占用综合档案室设施、设备，不改变档案室及其库房用途。
档案管理指导意见范文第2篇
1．档案管理意识不强。目前,多数部门在老干部医疗保健档案的建立和管理上仍然处在一个比较落后的状态,对老干部医疗保健档案的重要性认识不足，轻视老干部医疗保健材料的收集、归档，老干部医疗保健材料处于自生自灭状态。
2．档案管理制度不够完善。缺乏有效的档案管理办法和管理制度，老干部医疗保健档案应该由哪一个部门负责收集整理，哪一个部门负责保管利用，档案管理办法、工作规划、工作制度由谁来制定或监督执行等等都不很明确。
3．医疗保健档案建档率不高。多数老干部管理部门没有开展老干部医疗保健档案工作，有的部门根本就没有建立老干部医疗保健档案工作的意识。有的开展了这项工作，因为多种困难和阻力，归档材料严重不全，医疗保健档案很难规范管理。
二、做好老干部医疗保健档案工作的对策
1．提高对老干部医疗保健档案工作的认识。首先，要通过一切可利用的手段，宣传老干部医疗保健档案的重要性，引起各级领导的重视，把老干部医疗保健档案工作摆上议事日程。其次，应根据老干部健康体检结果和体检单位给出的健康指导意见，研究制定促进老干部健康的措施，有针对性地开展促进老干部健康的各项工作。再次，提高老干部自身对建立医疗保健档案的认识，及时移交各种医疗保健资料，带动全体老干部行动起来，形成一种管理部门、老干部本人齐心合力共建老干部医疗保健档案的意识和氛围。
2．建立健全老干部医疗保健档案工作制度。老干部管理部门应将老干部医疗健康档案纳入工作日程，严格制定老干部医疗保健档案收集、整理、保管和利用制度。有关部门要明确责任范围，确定各工作人员的业务范围，既各司其职、各负其责，又互相支持、密切配合，从而最大限度地提高工作效率。设立医疗健康档案室，配备电脑设施。医疗健康档案以人为单位，做到一人一档配置档案专柜存放，保持整洁、美观和规范有序，配备电脑的应实行计算机化管理。
3．做好老干部医疗保健档案业务培训工作。要组织好对相关档案工作人员的培训工作，提高档案人员收集整理的业务技能。从归档文件材料的收集、整理、归档、排列、编号等各个环节，进行深入细致的讲解，达到在理解的基础上能独立操作。
档案管理指导意见范文第3篇
么敏江，1984年到河北省农林科学院办公室工作，作为一个朝气蓬勃的年轻人，她觉得自己有责任去主动承担重任。她认识到要想助力农科院档案发展，必须努力提高自身素质。1985年她报考了中国人民大学函授学院档案学专业，她知道实践是检验真理的唯一标准，所以她一边如饥似渴的系统学习档案知识，一边在档案工作岗位上磨练业务。经过三年的学习，她对档案工作有了全新的认识，对全院档案发展有了一个宏伟的蓝图。三十年过去了，她现在成了河北省农林科学院独当一面的档案能手，2次被国家档案局授予“档案管理达标升级突出贡献奖”，2次被省档案局评为全省优秀档案工作者，5次被评为“省直档案工作先进个人”，3次被评为省农科院“先进工作者”。面对成绩，她没有豪言壮语，没有沾沾自喜，还是一如继往的扎实做好档案工作。她说：“这就是我的本职工作。”
倾心尽力，夯实档案工作业务基础。在她的心里始终绷着一根弦，业务基础是档案工作的核心重点。所以在保证档案案卷质量，健全档案规章制度方面她始终是敏锐的，超前的。在档案日常收集整理工作中，她坚持做到：诚心、耐心、热心、专心、虚心。为了确保档案质量，每年年初，在各部门文书工作人员将文件材料移交档案室后，她根据文件材料的性质进行分类和确定保管期限，再逐一装订、打印页码、录入微机，每个细节都不疏忽，每个环节都不放过，每年近两千件的各种门类档案都由她一人完成。2004年，她针对基建档案内容不完整、检索目录不准确的问题，把基建档案全部进行了清理，重新建立了基建档案检索工具，共编制文件级目录2145条，确保了档案内容完整，准确。随着2002年我省实施科技管理体制改革以后，院所属企业应运而生，针对这一新情况，在档案室只有她一人的情况下，通过学习调研，及时起草制定了《企业档案管理办法》、《特殊档案管理办法》。2010年，根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和省有关法律法规等新规定，她对原来的档案管理制度进行了系统的修订，形成了一整套更加完善的档案管理制度。这套25项近6万字的管理制度，涵盖了档案工作的各个方面，对各种门类、各种载体档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等都做了详尽的规定，使全院系统档案管理有章可循，实现了档案工作制度化，为档案工作规范化管理奠定了坚实的基础。
耐心细致，提升档案工作服务效率。省农林科学院有下属单位12个，全院职工共计近千人，为了制定规划、申报课题、鉴定成果以及解决争议，每年都有大量的档案查阅任务。她一直谨记农科院档案工作的根本目的是为农业科研工作服务。她经常说的一句话就是“做好档案工作必须要有耐心”，她是这么说的，更是这么做的。对每一个来查询档案的人，她都笑脸相迎，热情相待。多年来，她用心整理，只要有空她就钻在档案库房里亲近档案。院机关多达七千多卷的室藏档案，她都了然于胸，每次都能按照查阅者的要求准确无误地找到案卷，甚至有些档案都不需要进库房、上微机就能准确说出查阅者所需的信息。在她的努力下，院档案室成为了各级领导和同志们“用得上、信得过、离不开”的得力助手和参谋。
兢兢业业，实现档案工作上档升级。省农林科学院从成立档案室开始，档案管理水平始终走在全省的前列。1996年我院档案目标管理认定为省一级，2001年荣获科学事业单位档案管理国家一级认证。随着形势发展，她率先认识到档案信息化建设越来越成为新时期档案事业发展的必然趋势，也是实现档案信息资源社会共享的根本途径。为了农科院档案事业的发展，她通过查阅资料，多方调研，撰写报告向领导汇报请示，终于赢得了院领导的大力支持，院拨款近四十万元购置了扫描仪、服务器、计算机、刻录机、碎纸机、防磁柜等档案数字化专用设备，对院机关1958年至2008年永久保存的纸质档案进行了扫描，有效实现了档案信息资源共享，为档案利用工作提供了更加方便、快捷、高效的平台。2011年我院获得档案信息化建设省直先进单位称号。随着档案信息化的发展，我省又提出了新的《河北省机关档案工作目标管理认定办法》，为了适应新要求，她不辞辛劳到分布在石家庄、保定、衡水、昌黎、唐海等所属12个研究所及3个院控股公司进行了专题调研，并专程到省直档案先进单位进行考察学习，提出了我院贯彻落实档案工作目标管理认定的实施意见，制定了档案升级达标计划。2014年，经过她不懈的努力成功申报了“农业科技档案信息资源的保存与利用平台建设”项目。在项目实施过程中，由于档案室人手少，任务重，时间紧，她经常连轴转，中午急急忙忙吃一口饭，就投入到紧张的工作中，根本没有午休时间，甚至经常忘了下班时间，赶不上回家的班车，有时晚上还在档案室加班工作。功夫不负有心人，档案室完成了升级改造，实现了档案信息数字化建设、网络化服务的目标。2014年底院机关档案顺利通过河北省机关档案目标管理“AAAAA级”认定。
档案管理指导意见范文第4篇
一、信息化条件下广播电视台文书档案业务数字化的发展机遇
信息化条件下不仅文书档案数字化迎来了良好的政策机遇，而且也使得数字化工作的成本大幅度的降低，可行性大幅提高，从而对于广播电视台文书档案数字化发展带来了重要的机遇。
1、文书档案信息化的政策机遇良好
为迎接信息化时代的到来，国家制定出台了诸多的扶持政策，鼓励包括文书档案等业务在内的产业数字化发展，如《国务院关于大力推进信息化发展和切实保障信息安全的若干意见》（国发〔2012〕23号）就对各领域的信息化提出了指导意见。此外，《电子档案管理基本术语》、《电子公文归档管理暂行办法》等制度的出台则为信息化条件下文书档案数字化提供了政策支持。
2、文书档案管理数字化便捷性大幅度提升
信息化条件下，首先，各种信息设备被大量的开发出来，文书档案数字化具有了可行的基础，如文字扫描专用设备以及扫描后不同文档格式转换工具的开发，使得各种历史文书档案可以便捷的转变为数字档案。其次，各种信息技术被广泛的应用，文书档案数字化管理具有了可行性。由于信息化的推广应用，一般的文书档案人员都具备计算机操作技术，而各种软件供应商开发出的文书档案管理软件界面简单、操作方便，降低了文书档案管理的难度，提高了文书档案数字化管理的可行性。
3、文书档案数字化成本大幅度降低管理水平得到提升
随着信息化的推广应用，无论是硬件设备还是软件服务供应商的产品价格都大幅度降低，这就使得文书档案数字化的成本大幅度的降低，即使是县及以下的单位，只要购买了基本的软件，并利用WORD、EXCEL等办公软件辅助就可以实现数字化管理及应用。此外，从管理来看，信息化条件下，文书档案可以利用数据库进行统一管理，从而提高了管理水平。
二、信息化条件下广播电视台文书档案业务数字化面临的挑战
信息化虽然为文书档案业务数字化带来了机遇，但同时也带来了诸多挑战，表现在文书档案业务流程需要重构等方面，需要广播电视台组织力量积极应对。
1、文书档案业务流程需要重构
广播电视台传统模式下文书档案的业务流程基本是各部门将文书档案资料送交档案室或者档案管理人员，档案管理人员审核后就按照一定的原则进行分类保存，直至最后销毁，这一过程中如果需要调阅则只能到档案室办理相应的手续。但在信息化条件下，这种业务流程需要重构，如需要调阅文件则只需要到存放文书的档案的计算机设备中进行操作，而无需到档案室调阅纸质文档，这就改变了传统的业务流程，但部分广播电视台尚未推进流程重组，难以适应信息化的需要。
2、文书档案工作内容需要创新
在传统模式下，广播电视台文书档案主要是对纸质档案进行保存，但在信息化条件下，文书档案增加了电子档案的内容，这就需要广播电视台在工作内容上进行创新，一方面，要制定数字档案的管理制度，即数字档案如何保存、如何开发利用等，这就必然需要对业务进行创新。另一方面，要对数字档案与纸质档案的一致性进行验证，即保证两者在内容上是相同的，特别是，由于数字档案具有可修改性，在正式成文之前可能经历了不同领导者的修正，因此必须有效的进行核对，确保数字档案保存文稿为最终定稿的文书。
3、文书档案的安全性遭遇威胁
在信息化条件下，特别是没有开发专门的数据库的背景下，广播电视台的文书档案都是简单的利用计算机系统进行保存，如建立一个文件夹将同类型的文书档案存放在里面，但由于这种存在只能进行简单的加密处理，部分文书档案管理人员甚至没有进行加密处理，如果遭遇不法分子的攻击容易导致信息泄露，给广播电视台带来压力。
三、信息化条件下促进广播电视台文书档案业务数字化的思考
数字化是广播电视台文书档案业务发展的必然趋势，在数字化过程中，广播电视台必须把握机遇，积极完善数字化设施设备，加强文书档案人才管理，完善数字化管理制度，以此加快文书档案业务数字化进程。
1、积极完善数字化设施设备
首先，要积极完善硬件设备，广播电视台要加大投入，积极购买包括计算机、扫描仪等在内的信息化设备，并进一步完善纸质文书档案管理设备，以促进纸质文书档案与电子文书档案同步升级。其次，要积极完善软件设备，广播电视台要根据其文书档案涉及的内容多等特征，积极组织开发文书档案数据库，利用数据库的存储能力强、管理方便、安全高效的特征，强化文书档案管理。
2、加强文书档案人才管理
首先，广播电视台要明确信息化条件下文书档案管理人员需具备的基本素质，即要明确这一岗位人员在档案管理、计算机等信息化设备使用中所需要具备的基本能力，为文书档案业务人才选拔、聘用和培训提供目标指向。其次，广播电视台要根据文书档案数字化发展的需要加强人才培训，制定完善的人才培养方案，对培训的内容、培训的形式等进行规划，如在培训形式上可以采取“手把手”的教以帮助文书档案管理人员掌握计算机软件使用方式。
档案管理指导意见范文第5篇
关键词:未开放档案 档案利用 法规制度建设
案情简介
2009年11月某日，某律师事务所一律师持律师执业证、原告人的授权委托书及某法院的受理案件通知书来到某档案馆，要求查阅其的经济纠纷案件中的被告当事人的婚姻登记档案。因涉及第三人隐私，未提供该法院开具的有明确调查内容的协助调查函或调查令，接待人员拒绝了其查档要求。该律师对相关解释不认同，坚持认为受理案件通知书就是《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项规定的律师及其他诉讼人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案中所称的“证明材料”。次日，遂向区政府法制办提起行政复议，后由于其他原因该申请人以“民事诉讼案情发展需要为由”主动撤回申请，该案件因此而终止，是北京市首个提起档案行政复议的案件。
点评分析
该档案馆认为，该案件中档案馆未允许申请人查阅未开放档案依据充分。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第八条规定，地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十二条第四款、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第二十七条第一款规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。该案件中，申请人要求查阅其所的经济纠纷案件中对方当事人与第三方的婚姻登记档案，涉及公民个人隐私，依据《实施办法》第二十条第一款第二项和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条第十六项的规定，形成未满30年(便形成满30年)，因涉及个人隐私，属于未开放档案。依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条第二项中，涉及个人隐私的材料，当事人及其诉讼人可以申请人民法院调查收集证据的规定，以及《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项的规定，档案馆只向持单位介绍信的人民法院工作人员，或持法院的协助调查函、调查令的委托人、诉讼人提供所要查阅的婚姻登记档案信息。因此，档案馆未允许申请人查阅婚姻登记档案依据充分。
该区政府法制办在该行政复议案件立案过程中认为:接待人员在办理查阅未开放档案的利用过程中，应留取或复印相关证件、证明等证据材料;对法规规章条款内涵不清楚的，不应以本机关的理解做出规定，应提请制发机关做出书面解释，在执行时依据更为充分。该档案馆已经就律师争议的“证明材料”的内涵，提请《婚姻登记档案管理办法》的制发机关民政部做出解释。
案件启示与对策
该行政复议案件对档案部门今后如何依法行政、依法利用档案具有导向和警示作用。通过办理该案件，笔者认为应该用依法行政的要求来审视区县级档案馆未开放档案的利用工作。2006年以来，北京市各级档案行政管理部门以法律为履行职责的依据，梳理、确认和公示了行政执法职权，在其他档案行政执法职权中确定了“利用档案馆未开放档案”的审批类项目。同时，“档案馆未开放档案的利用服务”作为档案馆服务项目，以受理、审查、审定、告知等为办理程序，同时公布。但档案馆在实际提供利用中，对利用未开放档案的，仅要求利用者填写查档登记表，询问要查阅的档案内容;对涉及个人隐私档案的，只要身份证件、证明材料符合要求的就准予查阅。对不符合要求的，口头答复予以拒绝，未按照程序办理。当今，我国处于黄金发展期，各种矛盾日益凸显，利益格局日趋多元化，弱势群体的利益诉求量大面广。①档案馆馆藏档案在为弱势群体解决落实政策、经济纠纷、维护权益、遗产继承等关系切身利益的问题中发挥着重要作用。面对来档案馆查档人员因档案当事人身体原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、继承人查阅的情况越来越多;面对查档人员收入水平、受教育程度不同、人员素质差异大等情况，如何进一步提高档案利用服务水平还不完全适应;随着法治建设的不断深入，依法行政的要求不断提高，制订和执行便民、高效的档案利用规章制度还相对滞后;未开放档案、特别是专门档案利用的某些条款规定原则性多、不详细，有的单位要求出具档案证明的内容多样，法院等单位开具的介绍信、证明格式内容不一。具体利用过程中对相关条款内涵理解不一、相关解释又不及时，导致执行不一等等。为确保档案部门依法行政、依法利用档案，正确作出未开放档案利用的审查批准决定，不致成为行政复议或行政诉讼的“输家”，提出如下对策:
对策一:依法区分档案行政审批职能
近几年，北京市各区县档案馆利用人次逐年攀升，有的档案馆年接待利用者近万人次，其中90%以上是公众个人且几乎都是利用未开放档案。如果全部履行审批手续，工作繁琐且不利于利用。档案行政管理机关应该对 “利用档案馆未开放档案”审批项目、档案馆服务项目“档案馆未开放档案的利用服务”中的未开放档案的内容以及利用者身份条件等加以区分，确定哪些实行行政审批固定程序审查同意准予利用;哪些由档案馆实行简易程序，对符合条件的准予利用。如可考虑对公众查阅涉及证明本人学籍学历、工龄、婚姻状况、财产(和本人继承财产)等类未开放档案的利用，实行简化利用程序:填写相关登记表格，接待人员审核，科长(或带班人)批准。而对档案当事人身份为外籍华人的、且查阅利用又涉及个人财产的;查阅《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条规定的控制使用范围以外的特定范围的未开放档案信息的，严格履行申请受理、审查、合法性审查、审核、审定和告知的审批程序。上述程序可以在经办和审批环节的分工上加以区分。如利用接待部门接待人员经办，科长(在人员编制许可的情况下由法规部门)审核，主管领导批准。建立网上和实体的“办事指南、表格下载、填表说明、示范文本”使利用者一目了然，对低学历、年龄大、残障人员等实行“全程”、“一站式”服务，方便利用者。
对策二:加强利用环节法规制度建设
依法开展档案利用工作，其结果是要靠过程来保证的。应当由国家或省市档案行政管理部门制订利用者身份审查工作规则、出具档案证明规则、无档证明办理规则，作为法规规章或行业规则予以贯彻执行。由档案馆或同级档案行政管理机关制订查阅未开放档案的规定、查档接待人员行为规范、应对查档利用突况应急预案等。将上述制度的制订依据、办理程序和结果对外公布。上述法规制度都应与上位法的规定一致，条款细致，内容详尽，操作性强，确保档案利用始终依法规范运行。具体如下:
1.利用者身份审查工作规则。参照中国公证协会制订《审查自然人身份的指导意见》的做法，制订档案行业《利用者身份审查规则》②。规定利用者提交的证件种类，证件必须是有接待人员可视读的照片、且由户籍管理公安机关或全国性行业核发的居民身份证、工作证、护照、律师证等;建立审查证件的程序，核查利用者提交的身份证件是否真实、有效，与其提交的身份证件是否同一;建立审查证件的工作记录，如接谈笔录，复印或留存的相关证据材料等;无法提交居民身份证时的替代证件种类，如派出所证明、户籍簿，证明格式;委托他人代查代办的委托书规定格式、内容，是否需要留存原件等，特殊情况下的救济措施等。
2.出具档案证明规则。《实施办法》第二十一条和《北京市实施〈档案法〉办法》第二十七条都规定，档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。某档案馆就曾有过一单位在司法诉讼过程中提出要档案馆在其提交法院的材料上盖档案馆证明专用章当证据的荒唐事，后被拒绝。这就要求对档案证明作出行业规范，避免证明被滥用。要规定对涉及工龄、婚姻、房产、学历学籍等身份的各类证明的格式，证明经办人、批准人等人员的权限;证明结果登记内容和方法;档案复制件上应标注的内容:如档号、使用范围，出具证明的时间，档案证明专用章加盖位置，页数，效力等等。
3.无档证明办理规则。近几年来，有关部门在办理婚姻、工龄确认等身份证明事项过程中，要求档案馆为无档者出具婚姻档案无档证明、或某人已查某某类档案证明的情况不断增多。档案行政管理部门应该制定档案行业无档证明的办理规则，就哪类档案经档案保管单位查找后确无档案内容记载的，可以出具无档案的证明，并对该证明的格式、效力等做出规定。
4.利用未开放档案的规定。制定档案馆利用未开放档案的规定，可结合馆藏档案内容的实际情况由档案馆制订。应包括如下内容:未开放档案的定义、档案所属内容，利用者适应对象、档案的范围，查阅利用档案所持证件的种类，查阅特定档案的批准人和批准权限，对被委托人的证明要求，准许查阅内容，摘抄、复印等复制的批准与对外公布的限制，外借对象与范围;对专业专门档案的利用规定;对婚姻、房地产、会计、工商登记、人口普查等档案的管理规定，如《会计档案管理办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《婚姻登记档案管理办法》等专业档案法规，档案行政管理部门要及时搜集执行中遇到的规定不细致、理解执行易产生歧义等有关问题，及时协调有关部门加以解释，以便于档案利用部门操作。
5.查档接待人员行为规范。档案利用接待是一项实践性、操作性很强的工作。曾有一利用者与律师携录音笔前来档案馆查阅档案，接待过程中接待人员噤若寒蝉，不敢多说一句话，生怕会给单位带来不良后果。接待利用人员仅靠政治素质高、业务熟练、熟悉馆藏，已经远远不能适应未开放档案利用接待工作要求。应制定查档接待人员行为规范，对文明用语、服务忌语做出规定。制订接待回答用语规范，并根据情况变化及时补充修订，提高接待人员应答技巧;接待人员必须具备合理的能力结构，包括语言表达能力、公众交往能力、随机应变能力、适宜的心理素质。档案馆宜挑选开放型、稳重型、兴奋型性格的人员从事接待工作。
6.应对查档利用突况应急预案。近几年，醉酒查档闹事后拨打110报警者有之、因不合查档要求被拒绝后吵闹者有之，为避免不良后果的发生，制订应对查档利用过程中突发事件的处置预案，应引起我们的高度重视。要就应急处置流程、应急工作原则、危险性分析、组织机构及职责、指挥机构及职责、现场处置、培训与演练、应急抢救组织纪律和奖惩、事后的总结与评估等内容做出规定。
对策三:梳理特殊档案查阅限制规定
《档案法》第二十一条规定，向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。据此，档案馆在办理单位和个人移交、捐赠、寄存档案时，应要求其出具书面限制利用意见，形成《档案馆移交、捐赠、寄存档案单位和个人限制利用意见汇集》，并将上述意见汇集在利用场所公示，供利用接待人员掌握，利用者周知，切实维护档案移交、捐赠、寄存单位和个人的合法权益。
对策四:强化查档身份审查追溯管理
档案馆在办理档案证明时，它不仅涉及利用者人身财产权益的保护，也关系到利用者身份审查过错责任的认定问题，更面临对身份确认有误可能引发的诉讼，以及相关的财产经济损失赔偿等风险，且风险系数越来越大。在科技水平日新月异，造假花样翻新、真假难辨的情况下，肉眼识别、“表面审查”已经过时。③在档案接待利用的实践中，应通过制度设计、科技手段保障等措施，提高利用接待人员对利用者身份的识假能力，为社会公众提供更加规范的服务。一是定期对接待人员进行身份识别培训。对档案利用接待人员就居民身份证、护照等证件的特点，机读视读防伪标识的内容、方法等进行定期培训，提高接待人员核查居民身份证和护照等证件的方法和技能。二是采取技术手段进行身份识别。如协调有关部门采取安装识别身份证专业仪器，登陆相关网站核实国家有关部门颁发的律师、记者等人员证件，提高识别身份准确性。三是建立利用者查档追溯档案。目前银行、通讯等单位在办理有关业务时，要求客户提供身份证件原件并留存复印件，已经十分常见。档案馆在利用过程中应在审查身份证件的基础上，留存复印件，与利用登记档案一起归档短期保存，以作为审查证据。应要求当事人在复印件上签注“本身份证件仅限于×年×月×日查档之用”，防止复印件被别有用心之人滥用，引出新的麻烦。只要档案馆依法定程序，采取合理的方式、审慎地履行审查义务且无过失，才有可能在诉讼中免除或减轻档案馆的相应责任。
注释:
①蔡达峰常委代表民进中央:“矛盾凸显期”呼唤通畅的诉求渠道.中国政协，2009(6):13.
