数字化管理方案

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数字化管理方案范文第1篇

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实纪录,是城市建设和发展的重要依据和必要条件,是国家的宝贵财富。

1 城建档案信息化管理方案

1.1 加快和加强城建档案管理的数字化建设

数字城建档案管是城建档案管理技术、网络技术、计算机技术以及多媒体技术等多种现代化技术相互结合的产物，同时也是城建档案管理信息化的一种表现形式，在一定程度上象征着城建档案事业未来的发展方向。2001年，数字城建档案管这一概念正式被提出，先后一些列的标准规范也相继出台。因而，各个地方理应该加强和加快积累数字城建档案信息的工作，同时不断促进数字化档案信息利用程度的有效提升。而加快和加强城建档案管理的数字化建设可以从以下两个方面着手：

第一，城建档案馆应该实事求是，坚持从实际的经济能力和需要出发，结合全部管藏档案信息管理信息数字化、珍贵档案现代数字化、重点选择某类档案信息数字化以及高频率使用档案数字化等等途径，将现在拥有的实体档案资源转变为数字信息化的形式，实事求是、积极主动地不断推进城建档案管馆藏档案的数字化工作。具体要做到两点：首先要充分而且要积极开展和利用电子档案接受、利用以及保管的技术方案，制定出规范、合理的电子城建档案信息管理的方案；其次就是要不断加强和加快电子文件的归类、归档整理，也就是要加大对电子城建档案信息的接收、利用管理力度，争取从源头上促进城建档案信息数字化管理问题的解决，借助于电子城建档案信息管理的绝对优势将城建档案转化为信息，完善利用服务。

第二，城建档案信息资源数据库的建立和建设应该借助GIS电脑软件，建立数据库，从而将城市地上建筑、地下管线和设施等等相关的各种信息的空间分布特征真实、完整、全面的反映出来，这是源于对城建档案自身特征的特殊性和差异性的考虑。再就是，根据GIS软件所建立的数据库还方便于信息数据的管理、检索、查询、进一步提取数据以及数据的进一步加工和输出。信息资源数据库的信息主体同时还得包括城建资料的内容信息、城建档案以及二次信息，而且和建设项目空间位置可以连接组成一个不断的空间数据库。背景数据库作为城市基本比例尺地形图，有利于在一定程度上确保其和城市以及其它系统用一样的地理位置定位系统。数据的种类十分广泛和负责，包括城市建筑、城市规划、地下综合管线、市政公用设施、环保、城市园林绿化以及地名等等。

1.2 进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导工作

换句话说就是城建档案信息管理工作还需要工作主管部门的不懈努力，进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导，对有关城建档案基本工作标准、规范贯彻执行，加以落实的信息化予以一定的监督，从而在一定程度上确保城建档案信息化工作建立于扎实、统一的基础平台的上面。此外，工作主管部分还应该不断建立和健全工作体制的信息化，确定专职的部门来负责和管理信息化建设的协调和组织工作，向组织城建档案信息化建设的总体目标进军，完善城建档案信息的生成、传播以及利用等等服务工作。

1.3 加快和加强城建档案信息的网络化建设

伴随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的颁布，各地城建档案网站也进入了不断建设和完善的状态，为社会各界提供了越来越多的城建档案信息资料，因而帮助他们解决了不少实际难题，而城建档案资源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和开阔。现阶段，为了进一步加强和促进城建档案信息的网络化建设，还应该将其逐步纳入政府电子政务建设的整体框架体系中，力求和电子政务建设同步，加快公文、城建档案管理的一体化和标准规范化。再就是要充分发挥电子政务平台的作用，促进城建档案信息网上查询服务的积极开展以及城建档案利用服务质量和利用效率的全面提高，从而做大限度地满足社会各界对其的利用需求。具体做法有以下三点：第一，要积极争取相关方面来加大对其经费上的投入，促进城建档案馆信息化基础设施的建设能够和政府政务网同步，实现一体化，进一步推动其信息管理化建设的跨越式前进、发展；第二，不断建设和完善城建档案信息网，熟悉社会需求、分析新趋势、研究新课题、开放新动态，迅速将经过整合后的信息在网上予以，实现资源的共享，从而促进城建档案信息网络化建设的稳定化前进；第三就是要主动学习和借鉴其它的有关档案馆信息化管理的经验，将城建档案信息化建设事项提到议事日程中来，尤其是重视城建档案信息化管理的建设和政府电子政务建设的统一、同步协调向前发展，从而促进自身的进步。

2 总结

总的来说，为了促进信息管理服务功能的早日实现，响应城市建设发展的现实需求，应该而且必须要进一步加强和加快城建档案信息化管理建设的速度，以确保城建档案现代化、信息化、科学化、规范化目标的进一步实现。

参考文献

[1]邓红.城建档案信息化给力幸福档案——谈规划管理档案信息化在城市规划管理工作中的作用[J].广东档案.2011(03)

[2]张世东.本市举行“2008上海国际档案信息化暨现代办公技术以及设备展览会.[J].上海档案2008(12)

数字化管理方案范文第2篇

【关键词】房产档案；数字化；管理

对于房产档案的数字化管理，主要是借助现代化设备，实现对原始纸质档案资源管理方式的改变，借助扫描、拍摄等技术，将其进行压缩和转化处理，形成图文、录像等文件格式，达到分级存储和管理的目的，发挥服务器的保存功能。与此同时，构建管理程序，以方便后期对档案资源的检索、查询和使用，这是新时期房产档案管理的发展趋势和方向。借助数字化的档案管理模式，有效满足整个社会对信息资源的需求。因此，在新的历史时期，要抓住机遇，推动档案管理工作的创新，立足信息技术，推动房产档案管理工作的有序开展。

一、房产档案数字化管理模式的特征

（一）房产档案服务更具多样化。对于房产档案的网络化服务，需要借助信息技术，实现纸质档案向数字化信息的转化。在房产档案中，涉及较多的合同、协议以及文件等，在数字化管理模式下，可以将其有效转化为图片文件、声音文件等形式，实现对资料的科学管理，切实提升房产档案管理水平。另外，在资料得到完善之后，将其纳入数据库，为信息的查阅和使用提供更大的便利，简化查询流程，加快信息查询速度。在多样化服务的支持下，能够为房产用户提供更加全面、及时和方便的服务，提升房产信息管理部门的服务水平。（二）房产档案管理网络化特征突出。在传统的房产档案管理工作中，主要依赖的是人工，能够满足房产用户相关业务的办理需要，可以提供基本信息的查询服务。但是，很难实现信息的及时收集，无法实现高效的应用，对档案信息深入开发应用产生阻碍。目前，网络化管理模式在房产档案管理中得到广泛应用，便于实现方案信息的高效整理，检索效果增强，满足归档和查询的需要，极大地提升了房产档案管理工作的效率和质量，同时，用户也能够获得更加便捷的服务。（三）房产档案保密性更强。对于房产档案而言，很多信息需要实现高度的保密性，但是，在传统的档案管理模式中，保密性不高。借助数字化管理方式，能够实现数字化房产档案内容与管理主体、载体的一一对应，切实增强人员对档案信息保护的意识。在数字化的档案管理中，同时在计算机技术以及数据库的支持下，能够实现档案实体与服务之间的有效分离，保障原始凭证能够更加准确地录入信息资料库，为信息的保密性提供保障。

二、如何推动房产档案管理的数字化水平的提升

（一）重视房产信息库的构建。将数字管理模式引入房产档案管理，需要重视档案资源和相关文件保存形式的转变，应用较多的是图片文件方式。因此，要重视高品质的信息库，实现房产信息全面、准确地录入，为信息检索和应用提供便利。在进行数据检索的时候，结合文件信息，输入相应内容，切实提升房产档案信息查询的速度。应用数字化管理模式，借助对数据库的查询，实现对房产档案资源的有效整合。（二）切实提升房产管理中对数字化观念的认识。任何事物的发展都需要思想意识上认同，而后提升行动力，因此，在房产档案管理中，鉴于数字化管理模式在提升档案利用率方面的突出作用以及在满足社会需求方面的表现，要强化对数字化管理理念的认识。针对房产档案管理中出现的资料不真实、不完善和不完整的问题，借助数字化管理，能够实现对不良问题的解决和完善，推动房产管理工作的不断完善。另外，在数字化模式中，重视在局域网和数据库中进行相关房产信息的登记。要提升对房产档案管理的认识，切实提升房产档案数字化管理能力，实现整个管理工作的高效化。在数字化管理模式的应用下，房产档案资源更具真实性与完整性，切实提升房产数据的质量，以更好地发挥对房产管理的支撑作用。（三）重视建立科学的房产档案数字化管理体系。为了更好地推动数字化管理模式在房产档案管理中的应用，要有步骤、分阶段地开展工作。首先，结合各地房产档案实际，构建数字化系统。要充分考虑各种因素，如人员分配、数字化技术水平等。其次，加快构建数字化管理模式。鉴于房产档案规模的庞大，同时，增长速度较快，因此，要加快数字化管理模式建设速度，以更好地满足社会的实际需求，扩大存储空间，有效解决档案管理空间不足的问题，提高利用率，实现对房产档案资源的科学管理。（四）提升房产档案数字化管理的规范性。对于电子档案文件的管理，国家和行业都具有相应的标准和规范，因此，要提升房产档案管理的规范化水平，立足国家统一的规范，制定合理的房产管理数字化标准，切实提升房产档案管理水平和服务水平。另外，明确房产档案中数据信息的权限，使得用户能够进行相关信息的有效查询，加快远程服务建设。

三、结束语

综上，在信息高速发展的背景下，房产档案管理需要与时俱进，适应时展的新要求，将数字化管理模式引入管理领域，切实提升整体管理水平。为此，要明确数字化房产档案管理模式的特征，制定合理的策略，推动房产信息管理的科学性与合理化，提升管理使用效率，强化档案安全管理，以更好地满足社会的需要。

【参考文献】

[1]黎美彩.基于新形势下的房产档案数字化管理探究[J].办公室业务,2016(22):182+184.

[2]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015(05):173-174.

数字化管理方案范文第3篇

物质、能源和信息是人类社会赖以生存和发展的三大资源，只是在不同的时代，人们所依赖的核心资源有所不同。在信息社会，核心资源是信息。信息资源已成为国际竞争中极为重要的战略资源，数字化革命将使信息资源成为至关重要的国家财富，经济和社会发展越来越依赖信息技术和信息资源。信息资源不仅有很大的经济价值，还具有丰富的文化价值和战略价值，在综合国力竞争中的地位凸显重要，加快信息资源开发利用是科学发展观的内在要求。要按照科学发展观的要求，实现经济社会全面、协调、可持续发展，就必须改变传统的资源观念、调整资源战略、大规模开发利用信息资源、节约物质资源和能源，走“以信息化带动工业化”的新型发展道路。

IRM理论产生于20世纪70年代后期，自产生以来得到了快速发展。就IRM理论的起因而言，一则得益于信息技术的发展与应用，特别是信息系统的推广；二则归因于信息资源总量急剧增长所造成的信息供求矛盾的激化，人们急需一种理论来解决信息实践中的种种问题，IRM理论最初萌芽于工商管理和政府部门这两个领域。20世纪90年代初，我国图书情报领域的学者引入了IRM理论，并与欧洲学者有相似之处，即在引入理论的同时大量地植入了情报学等学科内容，形成有中国特色的IRM理论。现在IRM主要应用于政府、企业、图书情报及民间信息服务等领域[1]。

一门学科的制度化，即形成稳定的学科规则和模式，应包括以下内容：学科职业的制度化、学习和训练的制度化、研究的制度化、交流沟通的制度化及评价和奖励机制的建立[2]。虽然IRM出现时间短，但在20多年中，理论研究和实践应用都取得了丰硕成果。在我国不仅出现了一定数量的专业期刊，出现了一定数量的地区IRM中心（北京和大连IRM中心等）；而且成立了专门的IRM协会和研究基地（国家IRM北京和南京研究基地，国家重点研究基地武汉大学信息资源研究中心），每年定期或不定期召开IRM会议和论坛（如2004年人民大学IRM学院举办的“2004年中国IRM论坛”和武汉大学举办的第三届“信息化与IRM”学术研讨会），有了相对稳定的研究群体，发表了相当数量的论文和专著；尤其是在我国大学教育中得到了发展：最先是一些相关专业开设IRM课程，后来一些研究生专业开设IRM专业方向，发展到设立IRM硕士和博士专业，而本科专业的设置，在2003年浙江大学、2004年四川大学批准开设IRM专业（由档案学、图书馆学合并调整）后，2005年河北师范大学也被获批准增设IRM专业，在此期间也有一些院系改名为IRM学院（系）。

2、图书馆学、情报学、档案学学科一体化的发展

图书馆、情报、档案学科同宗同源，图书馆和档案馆最初是合二为一的，由于社会发展的需要，这三门学科进行了分流，经过各自独立的发展阶段，又各自为政地形成了三个系统。19世纪初出现了图书馆学，19世纪末档案学开始形成，19世纪末20世纪初出现了文献学，20世纪中期诞生了情报学。这四门学科最初的研究对象有所不同，图书馆学研究的是图书资料，档案学研究文书档案，文献学研究期刊论文，情报学研究科学文献情报的机械检索。由于出发点不同，并且从产生之时就朝着建立各自独立的研究领域方向迈进（特别是情报学），因而它们在很长一段时期呈现出强烈的“离心化”发展趋势。可是，随着实践的深入，图书馆、档案、文献和情报工作的对象逐渐出现了趋同趋势——它们都要处理图书、期刊及其他各种数字文献。由于这些学科研究的对象都是文献，只是研究对象的侧重点不同，在理论、方法、手段等方面必有诸多的相似之处，所以在当代它们之间出现了“集成化”趋势。特别是随着科学技术迅速发展，新技术、新方法的老化周期愈来愈短，现代科学日益向微观方面纵深发展，分支学科也越来越多；与此同时，学科之间相互交叉、相互渗透也越来越多，科学研究方法也在向整体化发展，这标志着科学发展到了一个更高级的综合阶段，“大信息观”的出现正说明了这一现象。

三个学科相互融合的一体化在20世纪50年代已露端倪。1967年，联合国教科文组织将“图书馆组及书目、情报工作与科学名词委员会”改名为“情报工作、图书馆与档案部”。1974年9月，该组织又在巴黎召开了全面规划国家文献、图书馆、档案馆基础结构的世界科技情报服务系统大会，提出了建立“国家情报系统”（NATLB）的计划。许多国家据此采取了推动图书情报档案综合发展的相应措施。由于图书馆学、情报学和档案学研究的对象不论是机构、工作流程，还是资源和事业都有共性，所以它们的一体化自然顺理成章。特别是现在信息技术和网络技术的发展，新的问题的出现，三个学科更是错综复杂，呈现出一种融合的趋势，主要表现在：①研究对象的同一化；②研究人员的一体化；③专业教育的融合；④专业期刊的交叉。叶继元教授甚至认为图书馆学和情报学基本重合，作为过渡性名称，可以称为“图情学”[3]。在实践中也有一些机构进行了三者的一体化，从其表现形式分：一种类型是把图书、情报、档案集中到某个部门管理，实现全部的一体化，例如美国国会图书馆藏有图书、手稿档案（包括23位美国总统的手稿）和科技报告等，所以美国国会图书馆既是图书馆，又是档案馆，还是情报研究机构；另一种类型是把图书、情报和档案相互交叉地保管在一个部门，实行部分的一体化，例如，图书馆工作与情报工作实现一体化，这种模式比较普遍，如中科院文献情报中心、上海图书馆等；也有的将图书馆与档案工作合在一起的，如玻利维亚国家图书馆和档案馆、柬埔寨国家档案图书馆。但在一体化理论和实践中存在一些问题，主要有：

2.1　缺乏正确的理论指导

缺乏理论指导的实践是盲目的实践，缺乏正确理论指导的实践将是失败的实践。图书馆、情报和档案学分别指导着图书馆、情报和档案工作的健康发展。然而，那种追求自我完善的学科建设现状是无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导的。目前，少数图书、情报和档案单位进行了一定的一体化实践，但其中大部分仅仅是三个机构合在一起，挂一块牌子，而内部仍然是各行其是，其实是有名无实；而另一些单位则把档案、图书、情报资料无条件地合到一个地方去管理，这又属于一种混合。这些做法与一体化的宗旨是大相径庭的，究其原因就是缺乏正确的理论指导。随着科学发展综合化趋势的日趋加剧，图书馆学、情报学和档案学加强横向联系的趋势也日趋明显，而作为这种相互惨透、相互影响的必然结果是将出现一门研究它们的共同规律，以指导这些学科进一步发展的新学科。在20世纪80年代就有学者提出几种理论，代表性的有文献交流学、文献信息学、文献信息管理学及后来的IRM学等，但由于各种条件限制，都没有很好地应用。

2.2　宏观管理无力

宏观管理的一体化是一种战略管理的过程，是图书、情报和档案三个独立的系统改变封闭、孤立状态，加强横向联系，开展协调、协作，组成全国统一网络的过程。只有实现了宏观管理的一体化，才能使三个独立的工作系统在统筹安排、全面规划、协调发展下，建成统一的国家信息资源保障体系。实现宏观管理的一体化必须要有一个统一的、有权威的、协调咨询性质的机构和系列的规章制度。目前，三个系统从上到下处于三足鼎立的状态，缺乏横向联系。图书馆系统基本上属于文化部和教育部管理，档案系统由国家档案局指导与协调，而情报系统则主要由国家科技部管理。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、情、档协调机构和统一的规章制度是一体化的核心内容。

2.3　专业设置不合理

我国对信息资源类学科的专业设置经历了一段混乱局面，这种混乱主要表现为：学科的名称不规范而且不稳定；多种分类标准并行，学科设置交叉重复；对学科的归属缺乏长远、一致的考虑，没有一个合适的学科名来统一三个学科的上级一类学科。例如，在历史上，对图书馆学、情报学、档案学的学科性质无一定论，经历了好几次的学科属性变更。在1998年教育部的高校本科专业设置中虽进行了一定的规范，但把情报学删除，而图书馆学、档案学和新增的信息管理与信息系统专业，与行政管理、旅游管理及土地资源管理等共属于管理学门类，很显然，图书馆学、档案学的关系与其他管理学门类中的学科关系更密切。而在国家社会科学基金指南和1992年制定的国家标准《学科分类与代码》中把图书馆学、文献学、情报学、档案学、博物馆学及图书情报文献学其他学科等学科作为二级学科，一级学科取名为图书馆、情报与文献学，这种取名方法也存在一定的不合理性。

现在，社会需要新型知识结构的信息人才，这些人才应是一专多能的，是综合性人才，他们在宏观上能从事信息管理系统的设计和运行，在微观上能精通某方面的业务工作，并能够推动信息综合管理的发展。在实际的专业人才培养中，这三个学科各自为政、独树一帜，大多数学校这三专业之间的联系不是很紧密。培养出来的人才，要么是过于专业化，适应面不广；要么对一些知识仅学到了一点过于广而泛的皮毛，显得空洞。这迫切需要三个学科、协调发展。

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3、在IRM体系框架中三学科的一体化

在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、情报学、档案学三者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，构建统一的IRM学科体系框架，探索图书馆学、情报学、档案学学科一体化的途径，已是一件迫切的任务。

3.1　在IRM体系框架中一体化的理由

钱学森在《论系统工程》一书中指出[4]：“情报、图书、文献和档案都是一种信息”。信息是三者的本质，是相互联系的纽带，是共同的基础和出发点。图书、情报、档案信息都属于知识信息；图书馆、情报和档案工作均属提供知识信息的服务工作；图书、情报和档案都是社会信息资源的组成部分，新的数字化环境下，在三学科理论、方法、手段等方面必有很多的相似之处。通过对国内众多的关于IRM论著的了解，从其发展历程、定义、学科性质、研究对象、研究内容、研究方法和管理过程来看，IRM作为三学科的上一类学科是合适的。

IRM体系框架中一体化可以较好地解决一体化过程中的问题：①IRM理论是一种综合性的管理理论，1993年，卢泰宏在其所著的《国家信息政策》中，指出[5]：“IRM是信息管理中的一个重要的新阶段。”在此基础上，他提出了IRM的内容构架，认为：“尽管关于IRM的阐释不尽相同，但至少有一点是众所一致的，即IRM是信息管理的综合，是一种集约化管理。”可通过IRM理论来指导一体化工作。②可运用经济、法律和必要的行政手段，建立全国性和各地区性的IRM中心，以确保信息资源的充分开发、有效利用以及信息事业的健康发展。制定有关于IRM科学、完备的政策法规和标准规范体系，实现统一的宏观管理。③在学科的设置上，可把IRM 作为三个学科的上一类学科。为适应社会现代化、信息化对培养复合型人才的需求，大学课程设置遵循“淡化专业、强化素质、厚基础、宽口径、强能力、重实践”的原则。图书馆学、情报学和档案学专业可实施按系招生，按“2＋1＋1”或“1＋1＋2”方案组织教学，把这三个学科统一按IRM学科招生和培养，把大学四年分三部分构成：第一部分统一进行政治理论课、外语课、计算机基础课和科学文化基础课综合教学，第二部分共同实施IRM专业课教学，第三部分依照学生自愿分专业，按图书馆、情报和档案学专业实施各自专业教学，组织毕业实习和完成毕业论文（设计）。而硕士和博士研究生的培养，也可遵照上述原则，在统一的IRM学科下，再细分专业和方向。

另一更重要的方面是信息技术在三个学科的形成与发展过程中表现出的强大的整合作用。这三个学科研究的核心问题是信息及其载体的传播、搜集、选择、整序、存储、服务及利用。IRM学科在包含三个学科的基础上融合了新闻学、传播学、咨询学、编辑出版发行学等其他多个学科理论。IRM学科是这些学科在更高层次的集合和发展，这非常有助于促使图书馆学、情报学和档案学吸收其他学科的研究成果和方法以促进自身的成长和发展。同时图书馆学、情报学也能够为其他学科的发展提供知识与方法支持。信息技术在促进学科整合的同时还促进了各个学科之间相互渗透和共同进步。对于图书馆学、情报学，信息技术的发展导致了若干新兴分支学科和交叉领域的产生，例如信息经济学、信息社会学、信息生态问题、信息法学等。这些分支学科和交叉领域是本学科体系成长与发展的重要表现，也对图书馆学、情报学学科体系发生变革提出了新的要求，为其一体化提供了积极因素。

总之，用IRM来统一它们可谓名正言顺。当然，图书馆学、情报学、档案学学科都有各自特色，一体化并不是要取消和瓦解这三门学科，而是要在IRM这个统一的框架中促其协调、系统地发展；统一于IRM体系框架中，也可扩展和深化三个学科的研究领域，使它们得到新的发展。

3.2　IRM体系框架的构建

现在，必须打破现有的学科分类体系，创设IRM学为一级学科，并将相关学科统一列入到该学科之下，形成一个新的学科群。信息类学科可以从宏观上划分为三类：第一类属基础理论研究范畴，属于探索未知，主要研究信息的本质及自然界、人类社会和生物内部的信息机理问题，包括信息论、控制论、系统论等学科和由这些学科以及其他各学科中派生出来的信息理论研究学科；第二类属技术科学范畴，重点是为信息工作研制现代化的技术手段，主要包括计算机科学技术、通信网络技术等，通常称它们为信息技术；第三类属应用科学范畴，主要是运用第一类学科的理论和第二类学科的手段来解决具体的信息问题，这类学科中的以信息资源的建设、开发、管理和利用为研究对象的学科群，就是IRM学，其中主要包括图书馆、情报、档案学，也包括一些新兴学科。

IRM学的学科性质是其基本理论之一，从其形成背景及研究对象来看，IRM具有交叉学科、管理学科、应用学科的性质。IRM横跨信息科学、资源科学和管理科学三大领域，是在信息科学、管理科学和图书馆学、情报学等的理论基础上发展起来的，学科性质应为综合性学科。

IRM的学科体系结构，有众多学者在相关IRM专著和论文有表述，其中有代表性的是霍国庆和谢阳群提出的体系[6]。在新的环境下，结合已有的体系，按学科体系构建的原则和方法，本文提出了有图书情报特色的统一的IRM学科框架（如图1），较具体的适用的学科体系则有待进一步拓展。从整个学科体系来看，作为一门学科的IRM应归属到管理学门类下。在理论研究中，一般理论研究主要是对IRM基础性理论的研究，它也是该学科确立的基本条件；专门理论则是指导某一特定专业领域的特色理论，除图书馆、情报、档案学外，主要还有文献学、编辑出版学等。在应用研究中，IRM活动首先是一个过程，作为信息需求分析到信息服务的系列过程，IRM是由若干相关而有序的环节组成的；IRM活动也是一种宏观调控行为，一般通过行政和法制来规范，IRM法规包括宏观、中观、微观三个层次，包括一些标准和政策法规体系：社会信息化背景下的政策与法律问题、信息采集的政策和法律、信息公开的政策和法律、信息传播与利用的政策和法律、信息安全政策和法律、其他相关政策和法律；IRM活动还是一种技术行为，利用多种信息技术和IRM本身的专业技术来实现其目标；IRM是应用广泛的学科，可以渗透许多领域，对特定领域的信息资源进行高效的管理。

一门学科兴衰的内在规律，主要取决于它是否存在新的足够多的有价值的问题可供研究。作为新兴学科，IRM也存在很多不足和有争议的地方，面对信息化进程中层出不穷的新问题，迫切需要进一步完善，这也是IRM学快速发展的重要基础。在其框架中的图书馆学、情报学、档案学学科一体化也必然会取得新的进展。

【参考文献】

[1] 徐引篪.现代图书馆学理论.北京：北京图书馆出版社，1999:87—98

[2] 李政涛.教育学科发展中的“制度”与“制度化”问题.华东师范大学学报：教育科学版，2001（3）:76—87

[3] 叶继元.图书馆学、情报学与信息科学、信息管理学等学科的关系问题.中国图书馆学报，2004（3）:11—23

[4] 钱学森.论系统工程.湖南：湖南科学技术出版社，1982:87—98

[5] 陈能华.图书馆信息化建设.北京：高等教育出版社，2004:127—139

数字化管理方案范文第4篇

关键词：社保档案；数字化管理；方法

社保档案记录参保者的详细信息，是其享受社会保险待遇的重要依据，所以社会档案在当前社会中发挥重要作用。随着信息化技术的不断发展，给社会档案管理工作带来新的发展机遇，社保档案实现信息化管理已经成为必然趋势。数字化管理是指以数字的形式对档案进行存储，实现快速查阅和保存，提高工作效率，为参保者提供更好的服务，加强对社保档案数字化管理方法的研究，不断提高社保档案管理质量，对促进社会发展具有重要意义。

一、档案数字化管理的必要性

人们生活和思想转变促使社会保险行业得到快速发展，社保档案呈现逐年增加趋势，这一发展现状促使社保档案管理不断适应社会发展，实现创新和优化。在社保档案管理工作中，主要包括登记、缴费、档案管理等工作，各项工作开展都关系着社保档案管理质量。当前传统社保管理方法已经无法满足社保事业发展需要，所以加强对社保档案管理的创新是当前面临的重要工作。随着信息化技术的不断发展，满足工作需要，建立一套不受人工干预并且工作效率高社保管理工作是社会发展必然需求。社保档案实现数字化管理可以将纸张档案输入计算机系统，并根据需要建立科学规范的电子档案目录，从而为后期的查询、修正等工作提供便利，并实现社保档案的永久保存。档案数字化管理是信息技术经过不断发展的产物，是适应社会发展的重要工作，其创新性具有重要应用价值。

二、社保档案数字化管理特点

1.实现快速查询

根据社会保险法相关规定，各级社保经办机构必须为参保者提供全面的档案信息查询服务，在传统设保档案管理模式下，对档案信息的查询主要以手工操作为主，这种方式不仅繁琐，而且在不断对原件的调取过程中导致纸质档案出现发黄变脆以及自己磨损等问题，在一定程度上影响档案的完整性。以职工的养老保险缴费为例，在对信息进行查询时需要消耗大量工作时间，短则几个小时长则几天不等，并且在查询过程中对纸张档案的翻看和复印容易导致资料出现损坏等问题，给查询工作带来一定难度。而数字化管理模式的出现，可以借助计算机查询，在搜索框只需输入员工社保号码即可获得职工的所有信息，包括历年缴费记录、政策性补缴等详细信息。数字化管理模式下，查询工作更加便捷，为工作人员节省大量时间，并且在数字化管理方式下并不需要调取档案原件，只需在计算机中查询档案图片即可实现打印复制等需求。

2.便于保存

传统社保档案管理工作是将纸质档案经过装订以后放置在档案柜中进行保存，一方面随着社保档案数量的增加需要占用更大储存空间，另一方面增加管理难度，纸质档案容易受潮发霉，在管理工作必须投入较大的人力和财力提高管理质量。而数字化管理模式下，纸质档案信息全部反应到计算机中，建立电子档案，并通过建立有效的网络维护等工作，提高管理安全性，在提高管理质量的同时，降低档案管理成本。

3.提高工作效率

在社保业务办理过程需要提供详细的纸质材料和证明等相关文件，并且还要合同或者相关证件进行扫描保存，工作内容繁杂，导致工作效率始终得不到有效提升，在当事人办理相关业务时，需要对参保人的信息反复进行核对，增加工作量。在数字化管理工作中，通过数据库中搜索可以将参保人的所有信息展现出来，大大减少工作量，节约工作时间，有效提高工作效率，树立良好的服务形象，促进社会实现和谐发展。

三、社保档案数字化管理方法探讨

1.建立专门的档案管理机构

为提高社保档案管理工作质量，在可以建立专门的档案管理机构，引进先进的档案管理设备，将档案管理场所进行固定，并制定完善的档案管理相关规范，通过对档案库房、阅览室以及办公室等工作场所的明确划分，提高档案管理的专业性。同时配备专业的档案管理人员，并定期进行培训，不但提高学习新的档案管理方法，从而不断促进档案管理水平的提高。

2.建立完善的社会保险档案管理体制

在数字化管理方法实现推广使用的同时，需要规范的制度进行管理和约束，我国颁布的《社会保险业务档案管理规定》为社保档案管理提供可靠保证。在档案管理新时期，为提高档案管理工作质量，必须对相关制度加以完善，将社保档案管理工作作为经办业务流程和经办人员的岗位职责，从而使全员参与到档案管理工作中。完整的档案管理制度还应当包括对档案收集归档整理工作的规定，根据档案的类型和特点采用不同的管理方法。在经办社保档案管理业务时，可以生成相应的档案编号，便于后期查询，同时按照系统工作流程规范人工操作流程，实现对每个环节的管理，降低风险发生几率。

3.实现档案系统与业务信息的无缝对接

社保档案主要为参保人办理各项业务而服务，为了提高服务质量，实现档案系统与业务信息的无缝对接具有重要作用，这一功能的应用只需对档案查询一次即可实现高速扫描、分类和真空塑封等技术，在最短时间内将传统纸质档案全面转化成数字化信息。

四、结语

在社会保险档案管理工作中，参保人员具有复杂性特点，在一定程度上增加工作的难度，为保证工作质量，必须对规范档案管理工作流程，实现高效管理。在信息化技术快速发展下，实现社保档案的数字化管理对整体工作以及社会发展有重要作用。不仅实现社保档案的规范化管理而且在信息化快速发展新时期，可以提高档案信息的实效性和应用性，是顺应时展的重要体现。

参考文献：

[1]刘彦红.浅析社保档案的数字化管理[J].现代商业,2014(2).

[2]池利蓉.加强对社保档案数字化管理研究[J].黑龙江史志,2014(5).

[3]项连平.基于数字化管理的架构来探讨社保档案的管理[J].办公室业务,2016(24).

[4]陈国栋,于莉.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].山东人力资源和社会保障,2012(9).

数字化管理方案范文第5篇

关键词：档案管理；数字化；信息化；方式

引言

档案是一种客观的历史记录，随着社会科学的不断发展，档案管理的方式与技术也随之不断进步，建立规范化、标准化档案管理现代模式已经成为各个单位档案管理的重要内容。档案数字化管理相比传统管理而言，是一个新生事物，档案信息化建设促使档案管理模式发生了转变，将原本以保管、利用为主的档案转向为数字化储存与服务为重心，从而使档案管理更具有规范化、标准化、社会化。

1档案数字化管理的重要意义

档案数字化管理是信息时代的产物，其促进了现代管理技术的应用，提高了工作效率，对管理者知识结构与队伍结构具有优化作用，同时对原有的纸质档案进行了有效保护，改变了档案利用的方式。数字化管理是对计算机的利用来整理档案，一是利用计算机模拟人工立卷时可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遗漏三是可以降低人工立卷归档时的工作量，提高了工作效率。其次，档案数字化管理要求档案管理人员具有更加专业的知识，掌握计算机信息管理技能，培养一批既懂档案管理，又能熟练操作计算机网络技术的专门人才，从整体上促进了管理者的综合素质的提高。此外，通过档案数字化管理方式可以对许多历史悠久的档案进行妥善保管，如采用计算机扫描将历史文献上传，进行数字化处理，将原本保留，副本利用，以此避免长期翻阅造成档案破损。

2档案数字化管理方式的利弊

档案数字化管理方式具有信息管理数字化、资源管理虚拟化、信息资源管理职能化，以及用户使用更为方便等优点。但是，实现数字化档案管理也有一定的局限性，例如电子档案如果没有“原稿”会难以确定法律地位；在数据传输过程中容易泄露；对计算机硬件与软件系统的依赖性较大；电子档案缺少个人字迹特征，一旦篡改，无法识别；电子档案的记录缺乏长期稳定性等。对此，可以看出不能过于依赖档案数字化管理方式，必须根据各个单位的实际情况采用档案数字化管理，才能真正发挥档案数字化管理的作用。

3档案数字化管理的方式

3．1加强对电子档案的鉴定：为了对档案的价值进行鉴别，在对档案进行归档前，首先要鉴定电子文件，以确定对这些电子文件的保管期限，从而也可以对一些没有保存价值的电子文件删除，予以销毁。电子文件自动鉴定的方法主要是通过制定电子文件保管期限表来实施，在电子档案管理系统的设计阶段，就应该开始对保管期限表进行制定，能否有效的实现自动鉴定最主要就是取决于电子文件保管期限表的制作质量，通过系统自动运用保管期限表可以避免审阅全部文件的低效率工作。因此，提高电子文件保管期限表的应用效率是非常重要的，根据本单位的实际情况，将生成的文件与保管期限表条款相对照，让文件可以进入正常的处理流程。此外，电子文件保管期限表应做的详细、具体，以便补充新的电子文件。

3．2完善电子文件著录：为了可以形成完整的电子文件著录工作，可以分为归档前文件级著录、案卷级著录与归档后案卷级以上著录等。对此，就必须在文件形成前考虑到著录的信息与收集。自档案数字化管理系统设计初期，设计人员就必须要完成档案部门所设计的著录单，之后才能进行下一步设计。此外，为了可以使档案数字化管理更加标准化，档案管理人员应根据单位需要将著录项目统一编制表格软件，确保档案管理工作与系统设计工作可以相互合作。

3．3加强对电子档案的维护：由于档案数字化管理是信息时代的新产物，数字化形态使日常维护的难度加大，档案数字化对于计算机系统的依赖性很高，不仅要使电子文件的载体得以保存，还要确保可以保存完整的读取环境。因此，必须要加强对电子文件的维护，控制好环境的温度、湿度及防尘工作，确保载体无恙。其次，还应加强对电子文件信息的保护与保管，重要的数据与程序应做好备份，一套封存，一套供查阅。对于加密的电子文件应解密后进行拷贝。制定严格的档案管理制度，明确管理责任。

3．4提高电子档案安全管理：除了要加强对电子档案的维护工作，最主要的是确保档案数据库的安全，加强系统管理，实行身份认证来保护电子档案的安全。在电子档案的使用中进行授权管理，注意防毒查杀，树立“预防为主，防治结合”的观念，以提高电子档案的可靠性，为实现单位各部门资源共享奠定数字信息基础。

结束语：

综合上述，档案是否能实现现代化管理，直接关系到各个单位的生产、经营与发展的命脉，必须要改变传统的档案管理模式，跟上时代的步伐，加快档案信息化建设，才能发挥档案管理在各个单位管理中的作用。对此，在档案信息化、数字化建设中，必须要充分加强数字化管理方式，加大档案信息化建设的投入，提高电子档案信息化管理与安全管理，并根据本单位的需要给予档案数字化管理正确的定位，从而真正发挥档案数字化管理的作用。

参考文献

［1］林华．信息时代如何做好档案管理工作［J］．科技信息．2010（21）

［2］林卫华．信息时代的档案管理及安全性考虑［J］．科技资讯．2009（35）