数字化管理的特点

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数字化管理的特点范文第1篇

[关键词]数字化管理　财会管理

一、数字化财会管理的定义

1.数字化财会管理的定义

所谓数字化的财会管理，可以对其做出如下定义：所谓的企业财会数字化，指的是采用计算机系统、数字信息技术进行财务管理和会计核算等相关财会工作。数字化财会管理的具体内容涉及的范围比较广泛，其包括数字的传感技术、扫描技术、数据交换、数字通信以及模拟技术、网络和人工智能等。数字化财会管理就是利用这些数字信息技术对企业的财务信息数据进行系统化的处理。由数字财会管理的定义可以看出，数字化的财会管理不仅是单纯的会计信息化，它还包括企业财会信息的实时化、可视化及智能化等多方面的含义。是财会管理更高层次的阶段。信息化的高层阶段就是智能化，信息化的基础是网络及通讯技术，利用各种硬件与软件的有机结合，体现出先进的管理思想，最终达到控制目标。不过智能化决非体现管理思想、实现控制目标这么简单。其更大的作用是服务于企业的决策层，即财会管理的智能化，是将财会信息和专家化相结合，为企业的决策层提供更加智能化的支持。企业财会管理的实时化则是指借助于信息技术使得企业的内部信息与外部信息真正实现实时共享，信息的获取及反馈都能得到及时的处理，从而提高信息的效用。可视化则是通过相关的图像处理技术，将财会信息转化为图像或者图形显示出来，可以进行交互处理，使得数据显示更为直观、具像化。企业财会管理实行可视化，可以使得企业会计信息的操作过程更透明，操作结果更清晰。

2.数字化财会管理的内涵

首先，财会管理的相关领域全面实行数字化管理，就是在财会管理的整个流程中体现出数字化的特点，即：采用数据化、代码化的手段进行信息的收集，电子化处理财会信息，实时标准的进行财会信息的传递，以及最终的信息储存都体现出数字化。

其次，财会管理数字化摒弃了传统的会计电算化中将管理技术视为工具的观念，财会信息系统打破了传统的惯例，采用了现代的、开放的数字技术，它未来的发展将会深刻影响传统会计的基本体系及方法、财会管理教育、相关的法律法规以及财务人员的管理培训等等各方面，使得财会管理工作从整体上更适应数字化发展的潮流。

最后，数字化财会管理的概念范围更广泛，其以现代的数字技术平台为基础，将资金流、知识信息流、商品流、业务流等企业各种资源进行融合，使得财会信息和现代的数字技术充分结合。

二、数字化财会管理的特征

1.全面性

由上述数字化财会管理的定义可以看出，数字化管理为财会管理带来的变革体现出多面性的特点。其不仅包括财会的基本理论及方法、会计的教育实务、财会管理等，而且从其功能上来看，财会信息也不再是单纯的会计核算，它还包含了会计监督和预测。决策及会计流程的整合。此外。由财会管理技术上来看，数字化财会管理进行信息系统的重构是通过计算机技术来实现的，它以通讯、电子以及网络技术为主。由此可以看出，数字化财会管理体现出全面性的特点。

2.开放性

由于数字化财会管理所采用的是现代的数字技术，整个数据处理的过程体现出高度的自动化，相关的财会信息也高度共享。企业内部、外部的相关单位可以利用网络直接获取海量的数据，这正是体现出了数字化财会管理的开放性及公开性。

3.集成化

数字化财会管理重构了传统财会管理的业务流程及组织，以便更好的支持诸如数据银行等新的管理模式及组织形式。这个重构业务流程及组织结构的过程无论是其出发点还是终结点，都体现出了信息集成化的特点。信息集成有三个层面的含义：其一，在财会领域实现信息的集成化，可以实现管理会计与财务会计的信息集成，使得一直以来会计信息可靠性与相关性不可兼顾的问题得到了协调；其二。企业内部实现业务与财务信息的集成，将二者进行无缝联结；其三，企业内部与外部的信息网络得到了进一步的完善，以实现组织内外部的信息集成。

4.多元性

数字化财会管理的多元性主要体现在到下几个方面：首先，信息接收方式的多元化，以经济社会数字化、网络化及一体化为前提，财会信息系统可以收集到企业内部与外部、各部门机构的会计信息，接收货币形态信息，以及其它非货币形态信息等。其次，信息收集的时间更为多元化，以数字化管理为基础，财会信息不再局限于特定的提供会计信息的时间进行信息披露，而是可以迅速的、随机的通过信息系统进行所需信息的采集。第三，信息的处理方法呈现出多元化的特点，虽然财会信息系统采用的是信息系统主体所认定的算法，但是其还有备选方法可以选择，以便进行差异的比较。第四，信息提供空间多元化，上文提到信息接收方法的多元化，这就带来了信息提供空间多元化的结果，财会信息系统可以提供货币形态信息、非货币形态信息，还可以提供历史信息、当前信息以及未来信息。

5.渐进性

数字化的财会管理不可能一促而蹴。它需要一个循序渐进的过程，逐步由手工财会管理向电算化过渡。再由电算化阶段向着数字化管理发展。站在数字技术的发展角度来看，按照目前财会管理分阶段、分步骤的发展趋势来看，最终可以实现数字化财会管理。

6.动态性

数字化财会管理动态性的特点具体表现为以下几个特征：动态化的财会数据采集过程、实时的财会数据处理以及动态化的信息及传输和利用。数字化财会管理的动态性可以协助决策者及相关财会信息的使用者做出正确、及时的预测或决策。

三、我国财会管理与数字化管理的差距

经过近三十年的改革开放，我国的财会管理工作得到了长足的发展与进步，一些先进企业单位已经开始财会管理中实施数字化的管理思想，并建立起适合企业实际情况的数字神经系统，相关的财务管理人员也逐渐适应数字资讯所带来的便利，可以对数字信息进行快速准确、广泛的传送、接收及反馈，初步实现了财会管理工作的信息化及数字化，大大提高了财会管理的工作效率。但是我们也要看到，我国整体的财会管理工作距离数字化管理的要求还存在相当大的差距。可以说很多单位组织实现会计电算化标志着我国财会管理工作进入了现代化的发展进程，但是在这种电算化的表面下，其实质仍是传统手工会计工作的翻版而已，除了处理信息的手段有所改变之外，信息技术的优势并未在财会管理工作中得到最大化的体现，没有真正的实现以手工会计信息的改造。具体来说，现阶段我国相关的财务处理软件最大的不足就是财会工作的参与管理功能还显得不足，无法很好的满足现代管理对财务管理的要求。

其实不难看出，制约我国数字化财会管理发展进程的主要原

因就是相关专业人才的匮乏，各机构单位真正精通计算机的人才非常有限，而再细化到财会人员中就更加少之又少，因此要发展我们数字化财会管理工作，首先任务就是培养出计算机技术与财务知识兼备的复合型人才。此外，很多企业单位的会计电算化系统都是独立于企业管理系统的子系统，无法将企业相关的管理信息融入进会计系统中，这就使得财会信息系统的功用和效用大打折扣。比如企业资源计划系统，目前我国鲜有实施成功的案例，其实资源计划不仅是一种先进的管理模式，还是一种高效的管理工具。同时也是一套先进的管理系统。可以说成功的实施企业资源计划象征着一家企业进入数字化管理时代。上世纪九十年代企业资源计划在我国得到了大力追捧，这也是我国企业进入信息社会必不可少的过程。很多企业意识到知识与信息对企业发展的重要性，知识信息是企业其它诸如人力、财力及物力等基本资源的载体或者表现形式。企业要将人、财、物等有形资源与知识、信息等无形资源进行整合，于是企业资源计划系统就应运而生。只有将会计电算化系统与企业资源计划系统相融合，才可以将二者的优势充分发挥出来。但是国际实施企业资源计划系统的失败率高达60％，以及其它诸多失败经验使得我们不得不正视：实施企业资源计划决非易事，尤其是对于中国企业来说，由于要面对诸如市场环境不成熟、企业机制相对特殊、基础弱、人才少以及缺乏规范的管理等众多“中国特色”的难题，实施起来更是困难重重。

但是尽管目前数字化管理的进程还存在着诸多问题，我们仍要看到：如果缺少先进的信息系纺的支持，那么企业数字化财会管理就无从谈起，从而财务管理水平的发展将停滞不前，进而企业的综合竞争力就相对低下，最终无法与国内外的先进企业相抗衡。所以尽管企业资源计划的推行与实施还存在诸多困难。但是就目前形势来看，它仍是企业决战国内、国际市场的有效通行证，所以我们要克服万难，迎头赶上。

总之，要真正发展数字化的管理，就要强调员工授权最大化，给员工提供更多的机会学习和掌握现代智能工具。数字化的财会管理要求企业要从根本上改变旧有的金字塔型的上下级的组织架构，形成扁平的、网状的或者无中心的组织结构，淡化上下级观念，强调沟通和交流，进而提高财会管理的效率及效果：数字化管理强调管理的服务性，即数字化管理是为企业的员工服务；此外，数字化的财会管理还强调竞争与合作，共享信息与知识，提高团队协作，才可以从信息中得到更多的回报，从知识中收获更多的效益。数字化管理是经济体现出数字化特点的保证，也是知识经济时代企业发展使得知识向着资本转化的重要前提。

参考文献：

[1]章海贤译，会计的数字化之路――微软的会计核算革新[J]中国注册会计师，2009(2)

[2]张丽君，数字化医院财务、业务一体化管理模式[J]中国卫生经济,2008(4)

[3]江俊龙，基于数字化管理的管理会计创新[J]哈尔滨商业大学学报(自然科学版)，2006(5)

数字化管理的特点范文第2篇

关键字：供电企业电力营销业务数字化管理特点注意问题措施

Abstract: With the deepening reform the power industry, power companies are marketing business management from the previous extensive to intensive shifting the direction of, and in the constant innovation management tools to integrated management direction. This article focuses mainly in marketing business from key technologies and their application environment, discusses the implementation of power marketing business method of digital management strategies, and to a method how to get effective use recommendations.Keywords: power supply enterprise management features of digital marketing business measures attention problems

中图分类号：P231.5 文献标识码：A 文章编号：

随着电力行业技术的不断改进，其管理模式也朝着多元化的方向发展，数字化成为今后的一个趋势。营销业务的数字化管理模式就是指以电子计算机网络技术为支撑，并借助有限和无线联网，建立起网络信息平台，能够技术的处理并交换电力营销业务中的各种数据信息，以此来实现信息的共享，完成营销业务管理流程的优化和整合，最终建立科学透明的数字化管理模式。

一 电力企业营销业务数字化管理理念分析

电力企业营销业务的数字化管理模式，是电网建设在营销领域管理中的一项智能化延伸，数字化管理模式是以电网自身的远程配置能力、安全管理能力以及信息采集能力为基础，以此来实现安全化的管理和现代化的营销管理。营销业务的数字化管理不仅能够为用户提供更为优质的服务，实现电力资源的优化配置，还能够为电网的智能化运转提供更为精确可靠的数据支持。营销业务的数字化管理模式的推广需要以技术为依托，要不断的推动新系统的开发和应用，使得信息化和数字化管理理念深入到电力营销业务管理中。

二 电力企业营销业务数字化管理过程中需要注意的问题

电力企业营销业务的数字化管理工作的顺利开展需要有构件该模式的关键技术，例如服务器系统、完善的系统体系结构、中间件以及工作流等，这样才能够保证管理工作充分运用高科技实现数字化。由于采用的是高科技，因此在实际的管理工作中还需要注意以下问题。

首先需要加快调整电力营销业务管理机构和管理模式。电力行业可以算作是垄断行业，之前其在发展的过程中始终受到计划经济因素的制约，导致了我国的用电营销机构的设置也延续了这种传统的岗位，营销运作的水平不高，依然体现在计划经济的水平上，所以说要想实现数字化管理，一定要尽更时代的步伐，变革这种传统的机构设置，寻求创新的模式，这是在数字化管理过程中需要注意的一个问题。

其次，在数字化管理的过程中也不能够忽视政策研究中心的重要作用。众所周知，政策研究中心是电力企业高管机关中十分关键的部门，其研究的效率和质量将会直接影响到数字化管理工作的进展程度。所以说电力企业在进行营销业务数字化管理的过程中一定不能够忽视这一问题。

三 电力企业营销业务数字化管理的特点

电力企业营销业务的数字化管理具有独特的优势，能够在实际的管理过程中充分的发挥这些优势作用促进管理工作的顺利进行。

营销业务的数字化管理具有定量化和智能化的优势。在进行管理的过程中，该管理模式能够对于管理的各个方面各个环节进行模型设计，并且能够在不同的层面上形成量化，实现营销业务管理的最优化，同时该管理技术集成的应用了众多的技术手段和管理手段，使得管理模式具备了一定的智能化因素。

系统化是数字化管理的另一个特点。电力企业的营销业务管理是一项系统性的工作，这就要求管理者也要在头脑中形成系统性的理念，并且能够细致的分析各项管理数据，从而能够研究和解决实际管理中的各种业主之间的关系。

营销业务数字化管理中的动态化特征也十分重要。营销业务的数据是在不断的变化的，数字化管理模式中动态性这一特点正好符合了实际管理工作的需求。管理者在数字化管理的过程中，能够随着营销业务情况和数据的不断变化而进行数据和信息的补充和修改，这样就能够迅速的获得最新且最精确的信息，更好的促进管理工作的开展。

四 电力企业营销业务数字化管理的措施

电力企业营销业务的数字化管理工作一定要有完善的措施和健全的模式，这样才能够保证管理工作的顺利进行。下面本文就从以下几个方面分析数字化管理的措施。

（一）电力企业要将数字化管理作为营销的战略

数字化管理是在全企业范围内实施的综合性的战略计划，应用该计划的电力企业，一定要更新自身的观念，明确数字化管理对于企业的长远发展和提高核心竞争力是十分关键的，在营销业务管理方面的成就也是突出的。这样才能够从意识上和行动上为数字化管理打下基础，为其今后的管理铺平道路。

（二）为数字化管理提供必要的支持

为了更好的发挥营销业务数字化管理的功效，需要建立起一个较为完善的组织体系，并且要确保该体系中有负责任的管理者，能够制定切实可行的数字化管理战略规划。同时需要成立专门的营销业务小组，和数字化管理体系相融合，完成和管理活动相关的营销业务。由于数字化的管理模式需要适应一定的组织形式，所以说在确定结构形式的时候要和数字化管理模式相适应，并且要建立起支撑数字化管理的相关基础设施，获得资金和技术上的支持。

（三）提高数字化管理者的综合水平

电力营销业务人员需要具备充足的知识技能，既要熟知电工理论知识，也要懂得计算机技术知识，这样才能够更好的适应数字化管理模式。作为一个管理者，更需要深入了解电力企业营销业务人员需要精通的营销业务知识以及和客户之间相互沟通的技巧和能力。当前情况下，电力企业的营销业务管理者严重匮乏，人力资源储备不足，这就需要采取措施提升现有管理者的综合水平，并且要不断地引进新的管理者。为此，电力企业能够借鉴国外的先进经验，采取输入和输出的战略方式，将营销业务管理者送到营销的一线去实际体验，这样能够积累管理的经验，同时引进营销业务的精英，不断的带动和提升整个管理团队的实力。

（四）以市场为导向，建立起不同层次的管理部门

电力是一种特殊的产品，在电力营销业务的管理中必须要建立起数字化的管理模式，才能够满足当代市场的需求，所以说在今后的发展过程中需要以市场为导向，建立起不同层次的管理部门，管理并服务于不同层次的营销业务。电力营销业务系统可以分为四个不同的层次，即客户服务层、营销业务层、营销工作质量管理层以及营销管理决策层，明确了四个层面之后，管理者需要细致深入的了解每个层次的营销业务重点，采取恰当的措施进行管理，这样能够保证每个层次都能够实现数字化管理。如营销业务层，主要就是负责电力业务的扩充、用电营业、计量管理、线损管理以及用电检查等工作，明确了层次的工作内容之后，就能够更具工作的内容制定出合理的数字化管理方案，这样不容易混淆每个层次的工作内容，也能够提高数字化管理的效率，达到一举两得的效果。

结束语：综上所述，电力企业营销业务的数字化管理模式对于促进整个电力企业的发展起到了一定的积极作用，为实现营销业务管理手段向着更为系统科学化的方向迈进打下了坚实的基础，本文就以数字化管理为中心，从电力企业营销业务数字化管理理念分析、管理过程中需要注意的问题、管理的特点以及管理措施四个大方面进行了详细的分析论述，以便能够为今后的电力企业营销业务管理工作提供借鉴。

参考文献：

[1] 韩薇 张伟 电力营销业务数字化管理模式构建的关键技术 中国高新技术企业，2010年第22期

[2] 朱炯 供电企业电力营销业务数字化管理模式研究 浙江大学，2005年

[3] 樊学萍 供电系统电力营销的数字化管理模式研究 中国外资，2013年第07期

数字化管理的特点范文第3篇

随着经济的发展、信息化时代的突飞猛进、医疗事业的不断改进，医院综合档案数字化管理成为提高医院整体管理水平、实现更优质的医疗服务的关键。本文阐述了医院综合档案的主要特点，分析了数字化管理在医院综合档案中的应用，进一步提出了医院综合档案数字化管理的优化加强措施。

【关键词】

综合档案；数字化；管理加强；应用

近年来，医疗卫生体制改革越来越深入，医院的发展进程突飞猛进，与之而来的医院综合档案管理工作也需要不断地完善和提高。随着信息技术的广泛应用，医院综合档案管理紧随时代的发展，数字化管理方式逐步取代了传统的档案管理方式，实现了高技术、高服务、高质量的管理水平，为医院的全面建设提供了重要的信息支持。

一、医院综合档案的特点

医院综合档案是在医院管理及医疗事业等各项活动中形成的历史记录和生产资料。医院综合档案信息涵盖了医院管理中诸如医疗事业、基础设备、行政、人事、科教、财务等各个方面的信息。整体来讲，医院综合档案具有规范、标准、保密、服务四个主要特点：

（一）规范性。规范性是做好医院综合档案最基础也是最核心的特点，无论是传统的纸张档案管理还是现代的数字化电子档案管理，档案格式、档案内容、档案传递都要规范有序。

（二）标准性。档案管理的整个流程都有较强的联系性，牵一发动全身，层层相连，从上到下每一个环节都要有严格的执行标准和规章制度来遵循。

（三）保密性。医院综合档案内容涉及医院工作人员、就医人员、基础设备、资金技术等各个方面的内容，为了医院整体的利益以及对人对己负责的态度，档案的保密性十分重要。传统的纸质档案管理下，由于内容和形式不会改变，保密性较好，数字化档案管理下，则应通过不定期的密码设定更换、数字加密等形式来实现综合档案的保密性。

（四）服务性。医院的综合档案最终要服务于医院的各项工作，各科室的工作记录、领导阶层的决策、人力资源、基础设施的安排、医院工作的调整、医院体制改革等都离不开档案的服务。

二、医院综合档案数字化管理的优点与存在的不足

档案数字化管理，即利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术，将传统的文书档案电子化管理，形成档案数字信息库。医院综合档案相对来说涉及的内容更多更为复杂，数字化管理的引入应用，可以实现医院综合档案更为快捷、精确的管理，更全面及时地发挥档案信息资源的作用。医院综合档案数字化管理，可实现如下的优点：

（一）数字化管理的载体性。传统的档案管理，文档信息的管理载体主要是纸张，查阅参考比较方便，但是保存占据空间，有一定的环境要求。而数字化管理下的载体则是光盘、优盘等存储设备，调用时需要转码才能阅读，虽然其不如纸质版档案阅读、管理方便，但保存起来更易操作，而且不需要太大的存储环境。

（二）有利于完善档案管理操作。针对于传统的综合档案管理模式，数字管理能够将数量庞大的医院档案程序化以及标准化，能够做到定期自动筛选档案内容，节省人力的同时也能够有效减少失误的发生，同时数字化管理，还能够冲破传统档案管理利用的局限，做到管理简便、应用及时。

（三）能够有效保护档案原件。从档案资料的收集整理到文件形成、传阅到文件落实、回收，档案管理工作必须有条不紊地一步步进行，整理任务繁重。在进行文件整理、立卷归档时，应用计算机管理技术，就可以将最原始的原件保存起来，在复制件上进行工作，这样就保护了原始档案文件，便于日后对比和查证，使得原始档案信息保存完整。

（四）具有良好的时效性。档案信息化管理，通过计算机、数据库等技术，使得档案能够实现快速检索、全文检索、远程检索，能够随时随地实现快速查阅，同时，信息化时代使得综合档案开发利用水平大大提高，兼备了良好的时效性。

（五）能够实现资源共享。正如综合档案服务性的特点，数字化档案管理更能有效实现档案的服务性，并且能够实现资源共享。电子档案可使多个人在多个地方同时使用同一档案资料，避免了纸质档案单一性的缺点。医院综合档案数字化管理在应用过程中，尚有一些不足：

（一）传统观念的限制。数字化管理的电子档案和传统的纸质档案相比，有着很大的差异，部分人的思想观念难以紧跟时代的步伐，对数字化管理存在质疑，对其工作流程不理解，仍旧停留在传统的工作状态中，适应新的管理模式有一定的心理挑战。

（二）职能分工转变的冲击。从传统的档案管理到档案数字化管理，档案管理工作流程、职能分工均发生很大的转变，由于原始分开的文件管理和档案管理模式的束缚，这种转变使得员工难以跟进“文档管理一体化”进程，职能分工遇到瓶颈，员工需要一段较长时间来适应这种转变，制约着档案管理的快速有效进行。

（三）档案管理人员自身的不足。医院综合档案实现数字化管理，离不开计算机等硬件设施的支持，要求档案管理人员具备一定的专业技能。而医院一般注重医疗技术人员的培养，往往忽视了其他工作人员技能的提高，加之对于新的管理模式经验不足，使得数字化管理存在缺陷。

三、加强医院综合档案数字化管理的措施

（一）明确数字化档案管理的重要性。数字化档案管理作为医院发展战略的重要保障，其对于提高医院为病人解决问题的效率、防止不必要的医患纠纷、医院内部决策的执行等而言有着必不可少的作用，因而，各级领导代表和医院相关工作人员应全面领会数字化档案管理的重要性，积极推进数字化管理，保证数字化档案持续有效协调地为医院的全面进步提供服务。

（二）完善医院信息平台。医院通过各部门相互联系，凭借信息化系统提供一站式服务。逐步完善医院信息平台，建立子系统和总系统信息平台，管理人员及时了解医院各部门的实时情况，对于提高管理水平，保证看病效率，减少不必要的浪费具有积极作用。

（三）增强软硬件实力。为顺利解决档案信息化管理问题，提高医院服务效率，配备计算机等信息系统足够的硬件设备是必不可少的条件。加之明确的职能分工，先进的信息管理技术的引进，可以从本质上提高档案数字化管理水平。

（四）提高档案管理人员的工作素质。随着科学技术的发展，档案数字化管理已成必然趋势，因此，必须要提高相关工作人员的素质，培养掌握现代管理技巧、熟练计算机管理软件的专职档案人员，提高他们的专业技能。此外，还要加强他们的思想建设，调动他们面对新形势下的工作积极性，坚守职业道德，做好自己分内的事。

四、结论

总起来说，面对经济全球化、高度信息化时代的不断发展，医院综合档案数字化管理极大减少了对于原始资料的损失，提高了档案信息管理的质量，加快了解决问题的效率，全面发挥出实效、资源共享的优势，为医院整体水平跨越性的突破提供了保障，更是充分体现出了医院综合档案规范性、标准性、保密性、服务性的特点。虽然数字化管理档案信息仍有不足，需要不断地改进，但其凭借突出的优点，成为医院综合档案管理的必然选择。

【参考文献】

[1]雷霄云.浅谈医院档案数字化建设[J].中国实用医药，2009(02).

[2]钱菊.电力系统档案数字化的对策[J].沿海企业与科技，2007(10).

[3]郭祥丽,严晓春,张馨木.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理，2006(07).

[4]黄桂敏.医院综合档案数字化管理的可行性探讨[J].办公室业务，2015(13).

数字化管理的特点范文第4篇

一、高校档案管理现状

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、档案数字化管理的特点

过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。

三、电子档案使用的途径

电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：

（一）提供拷贝

在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。

（二）通信传输

通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。

（三）直接利用

所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。

四、档案数字化管理的重要作用

档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

五、如何规范档案数字化管理

在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全

要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。

（二）规范操作，减少损失

以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。

（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性

数字化管理的特点范文第5篇

信息化技术的飞速发展，带动了信息的高速传播，信息量也呈现出了几何递增的趋势，大数据时代随之到来。在大数据背景下，档案管理呈现出数字化管理的特点，传统的档案管理模式暴露出许多缺陷和问题。对于管理人员而言，如何适应大数据时代的要求，做好实物与声像档案的数字化管理，是需要重点研究的课题。笔者结合大数据时代的特点，对实物与声像档案的数字化管理策略进行了分析和探讨。

关键词：

大数据时代；实物声像档案；数字化管理

由于档案是一段时期的写实，公司可以通过保存的档案还原当时的发展状况，对于以后的经营管理来说，有很大的借鉴作用。而当前大数据的到来，给了纸质档案管理很大的冲击，特别是纸质档案管理以前就存在的问题，现在更是被放大，甚至出现难以解决的局面，这就给大数据信息管理带来了发展空间，并弥补了纸质档案管理的不足之处。

1大数据背景下的档案管理特点

1.1大数据时代的特点

现在互联网上浏览的任何页面，都会留下一定的痕迹，而大数据不仅在浏览记录中留下你的信息，还包括你所看的网页，都会被大数据所收集。由于现在是信息时代的天下，因此各种新的互联网产业也是聚集出现，提到大数据，就不得不说到数据的容量。由于互联网上存有的数据越来越多，而大数据不仅要将这些数据收纳在内，还要有更大的空间冗余继续发展变大。而在传输的方式上有多种模式，上传的内容上也是各种各样，不会是单纯的文字内容，更多的是视频、语音等内容。其特点首先就是大，大到一种难以想象的地步，其次就是信息种类的多样化，最后就是传输速度快，虽然这些便利可以轻易看见，但也存在一定的问题。

1.2数字化档案管理的应运而生

大数据时代，在信息化技术飞速发展的影响下，档案信息逐渐向着数字化的方向发展，数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比，数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群，能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集，通过数字化加工存储，形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质，可以看作是对数字信息进行存储的数据库，可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储，用户能够通过连接网络的终端设备，随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展，信息存储方式也在不断变革，相比较传统的纸质载体和胶片载体，在存储同等数量信息的前提下，电子存储设备的价格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势，也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言，在实物、声像档案中实现数字化管理，应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势。

2传统实物、声像档案管理面临的问题及挑战

大数据背景下，档案信息化工作将会面临巨大挑战。大数据有5V特点（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（价值）、Veracity（真实性）。同样，馆（室）藏数字档案也具有以下特点。一是数据类型复杂。馆藏数字档案包括文本、音频、图像、视频等多种形式。二是存储容量大。现在大型企业档案馆（室）藏量已由GB向TB、PB发展。随着企事业单位信息化建设的不断推进，在产生大量需归档的电子文件的同时，也给档案开发利用带来了新的问题：如何在海量数据中利用档案资源，如何在海量数据中抽取和挖掘有用的信息和知识，如何在海量数据中快捷自动地进行档案资源二次开发并提供利用，这些问题将是数字档案馆建设过程中比较突出的矛盾。

3大数据时代实物、声像档案数字化管理策略

档案的管理首先就是方便被检索，而现在随着数字化时代的到来，几乎所有的信息都可以被编码成一堆数字信息，不仅可以储存，还可以发送，在这种应用背景下，只需要开发相应的管理软件，就可以将信息进行很好的管理，实时地进行还原，就数字化的完成的情况来看，可以有以下几种方式来录入。

3.1数字化采集

任何数据的转换都离不开采样，编码，发送这几个最基础的步骤。数字化的采集更是简单，以传感器为采集口，将所扫描到的信息直接发送到接受端，进行管理，而那些照片，多一道步骤就是进行分解处理，由于照片等独特的处理模块，就注定了信息的采集要慢一步，但所有的视频图像信息都要被编码成数字信息，进而在整理采集到的信息，最后把档案存到被检索的那端。

3.2数字化处理

在将信息的采集做好之后，便迎来了信息的处理工作，都知道机器语言的单一性，不可能使它像人一样自我识别信息，而二进制机器语言使它唯一认可的语言，因此，需要将所有采集好的文本。图片、语音，做出数字化处理，方便机器接受。并且在完成处理之后，还需要对这些采集的信息做出编码标记，由于所有的信息都被编码成数字，同一数字有千万种可能的数据意思，这就需要做出数据的编码，但编码也要根据关键字词来进行处理，还有一项工作注意的是，编码工作的巨大与枯燥性，需要编码人员细致耐心的工作态度，这就要求档案管理的工作人员将自身的素质提升，可以适当的参加一定的培训，以此来增进自身的业务能力，这样就为日后的检索人员提供了极大的帮助。

3.3数据库建设

资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量，在实物、声像档案的数字化管理中，应该构建完善的在线数据库，做好档案的整理和分类。以声像档案为例，结合其特点，可以分为图片、音频和视频三种不同的类型，通过合理分类，可以提高管理与检索的效率。同时，档案分析人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。例如，在企业档案管理中，结合企业经营管理的实际需求，可以利用检索查询方式将在线数据库分为专题专项信息数据库、时间信息数据库、项目工程建设信息数据库，而为了进一步提升数据库的使用价值，在对在线数据库进行建设时，必须结合实际情况，采取针对性的措施，严格依照相应的档案管理标准，确保资源的有效共享。另外，考虑到实物、声像档案的特殊性，即使转化为数字化档案，仍然需要占据大量的存储空间，需要不断进行系统升级。对此，可以构建在线档案，减少对存储空间的占用。

4大数据背景下档案利用实践

在过去的几年内，国内相关公司将数据挖掘管理系统应用到相关的网络管理中，特别是数据管理系统的使用，给相关企业带来了很大的便利，在应用这项技术之后，就发现了该数据挖掘管理系统的优势，在查找上领先于很多的以前的数据管理系统，并且具有以下的几点管理优势。就应用数据管理的企业报告反馈中，最大的优势就是想将数据挖掘与语音识别技术相结合，不再以传统的文字索引来查找数据，仅仅应用语音便可得到相应的数据，这给文献检索提供了极大的便利。其次就是增加了大致语意索引，在输入相关关键字之后，便可索引出一大篇有关内容，不用再像传统数据一样，可能索引出不相关的文献，此技术就避免很多麻烦，给索引带来了更多的方便。然后就是档案的同一归档，不仅可以在本地区查询本地区的相关文档，还可以跨地区查询，特别是当前落后的西北地区，查询档案还是根据以前的方式，不仅需要很大的功夫，还需要更多的时间，而在应用此技术之后，可以瞬时查询发达地区的相关文献，省下很多的功夫。紧接着就是视频音频档案的查找，要知道每一份视频音频档案的查询是不容易的，需要挨个打开查看是否是想要查找的内容，而在使用该技术之后，通过分类工作人员的编码，编为文本档案，这样的查询就方便多了，再加上关键字的索引，可以瞬时查到需要的内容。最后就是档案的归类，由于系统已经处于自动编码，将编码的内容转化为相关文字，再档案持续更新的情况下，仍然可以保持原有档案的不变，还在编码的效率上也比传统的数据管理有很大的进步。

5结语

不管怎样，新的数据时代到来给传统的档案管理弥补了不足之处，还进一步的推动了档案管理的步伐，朝着一个新的管理模式迈进，大数据信息的全面触及档案管理，给纸质档案管理带来了很大的影响，特别是档案的检索，从简单的手工查询，到方便的数据索引，都是大数据的优势，而档案的工作人员也需要提升自我管理职能，将新的大数据管理做好。

参考文献：

[1]仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察,2016(1):69-70.