档案室设计要求
前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇档案室设计要求范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。
档案室设计要求范文第1篇
一、地震对档案造成的危害
（一）对档案室的破坏
此次地震中，档案室所在建筑物受强烈地震影响，晃动剧烈，建筑墙体开裂，门窗变形，需加固后使用。而档案室内300节档案柜也大多倾斜、倒塌，设施、设备被毁坏。
（二）对档案的破坏
地震中，大量纸质档案从柜架上散落，造成档案材料和包装材料的损毁，损毁最大的是一些比较重要的实物档案。
（三）对档案设备的破坏
1.对档案柜的破坏。单位档案室300个档案柜大多倒塌或倾斜，发生变形、断裂，受损267个，无法正常开启、运用31个。
2.档案室电器设备的损坏
档案室库房空调共计4台，除湿机共计2台，复印机1台，在地震中损坏空调1台，复印机1台。
此外，在地震中供电系统往往会遭到破坏，发生短路，很可能导致火灾。档案室内本身就有易燃物品，所以还可能因为火灾造成档案和建筑被焚毁。
二、受损档案的抢救
（一）影响抢救档案的主要因素
影响抢救档案的主要因素是余震衍生的次灾害。次灾害对及时抢救档案会造成非常大的阻碍。地震后，灾区余震不断，几天内共发生余震几千次。为了保证人员安全，笔者单位对地震中受损的建筑物实行了封闭。
影响抢救档案的第二个主要因素是恶劣的气候。震后灾区阴雨不断，阴湿及雨水对抢救档案造成了一定的阻碍。
（二）档案受损及抢救
1.雨水对档案的损坏。个别档案在地震中遭受水浸，包括纸质档案及光盘、胶片、磁盘。
2.霉菌对档案的损坏。部分档案受连续阴湿的天气影响引起生霉。
3.档案的损毁。因受地震影响，部分档案柜歪斜、倾倒，造成部分实体档案、光盘和胶片档案损毁。
（三）对受损档案采取的抢救措施
1.对水浸纸质档案的抢救
消毒杀菌处理。重新进入档案室后，工作人员在档案室进行了消毒杀菌处理，喷洒了消毒杀菌药物。
隔离。工作人员在此次地震后抢救档案中，共对27份档案进行了隔离去除菌丝体。
去污。由于部分倒地档案露出档案袋，受到泥土、灰尘或者泥沙、泥浆等的污染，所以根据档案受污情况进行了去污处理。共对121份档案进行了去污处理，包括除尘、去污、水洗处理等。
减湿干燥。在密闭的房间中，首先用吸水纸、海绵将水浸档案的明水慢慢去除，展平放置后开启去湿机除湿，促使档案纸张中的水分迅速蒸发；最后对纸张进行压平处理，将档案存放于临时库房，使用空调、去湿机严格控制温湿度。
2.对霉菌的处理
（1）冷冻处理。采取冷冻处理可以有效避免霉变现象。
（2）检查霉菌。检查纸张上有无明显绒毛状菌丝体，并采取隔离措施。
3.对受污胶片、实体档案的处理
（1）胶片档案去尘方法。用羊毫或其软笔扫下胶片上的尘土，用棉花球蘸酒精轻擦，最后用流动清水将胶片冲洗干净后再晾干。
（2）去污方法。根据受损档案材质特点、字迹的溶解性选择适当的方法。可以使用机械法和溶剂去除档案表面的污斑，使用氧化法去除颜色斑。
二、档案地震灾害的预防
1.档案室按照抗震烈度设计修建
《中华人民共和国防震减灾法》中规定：“建设工程必须按照抗震设防要求和抗震设计规范进行抗震设计，并按照抗震设计进行施工”。四川是地震频发地区，档案室所在建筑物修建于1991年，按照《中国地震烈度区划图（1990）》划定的基本烈度和《规范》中的技术要求，按照7 级抗震设防烈度修建，因此此次地震尽管强度大，建筑物没有出现大的坍塌。
2.保证档案室建筑质量
档案室所在建筑修建于1991年，但是用材、施工工艺好，但因是办公楼设计，档案室窗外没有设计防水设备，导致雨水从窗户外直接飘入房间，浸湿了个别档案。
震后，笔者所在单位接受了市政府统一对受损建筑物进行的安全评估，并按安全评估结果对库房比照《规范》和政府要求进行了改造、加固，使之达到抗震要求。
3.加强档案管理，建立防灾减灾体系
为了减轻地震灾害，一定要坚持“预防为主、防救结合”的方针，建立防灾减灾体系。
（1）制定档案防灾减灾应急预案。建立档案防灾减灾应急办公室，制定常规的检查制度，制定应急预案，推进各项预防措施的落实。
（2）档案室建造符合安全要求。档案室一般要独立一层，有符合档案安全条件的库房。为避免地震危害，档案应尽量避免保存在顶层。
4.做好档案室水灾、火灾预防
（1）预防水灾。为了防止库房被水淹没，档案室应该选择较高楼层；为了防止档案潮湿受损，档案室应保证场地干燥、排水通畅、空气流通；为了避免爆管、漏水等事故发生，库房内不设置除消防以外的给水点，给、排水管道不应穿越库区。四川属于湿度大的省份，为了避免档案受潮，库内存放档案最低处离地面的高度不能少于15厘米。
（2）预防火灾。火灾对于档案室档案属于灭顶灾害，预防火灾火险要以预防为主。要严格执行《中华人民共和国档案法》中的规定对档案室配备必要的消防设施、降温设备，确保档案的安全；还必须对库房的结构、门、室内电器、设备和消防措施进行严格的防火配置。同时，要制定相关的消防应急预案，建立安全防火责任制；定期开展安全防火检查，消除火灾隐患；对电路及电器设备进行定期检查及维护。
5、电子档案采用备份措施
为了保护重要档案的安全，避开同一灾害对档案造成的破坏，一般要采取备份措施，常见的措施是重要档案异质、异地备份等。电子档案的主要保存方式是存储于计算机、光盘、移动硬盘等数字存储介质中，这些介质比较脆弱，一旦遭受意外损害，介质容易被损坏甚至折断，存储的信息会丢失或损坏。制定备份方案时，必须考虑重要档案备份的内容、方式、介质，备份存放的位置，备份过程的具体执行人、数据恢复的方案等因素。
地震会给档案造成严重的危害。为切实做好档案地震灾害防治工作，确保档案的安全保管，应该制定相关档案地震灾害应急预案，保证档案室建筑质量，保证档案室材质、设施设备的安全，做好火灾、水灾的预防，定期进行安全检查，加强防灾宣传与教育，科学防控，责任落实，使防灾工作进一步落到实处。灾后进行科学、正确的抢救，尽最大可能保证档案的安全。（作者单位：四川省绵阳市电业局）
参考文献：
［1］冯子直.档案保护技术实用手册［M］.北京：中国档案出版社，1993
［2］荆秀昆,方志华,陶琴.档案馆地震灾害及预防对策［J］.中国档案.2006(07)
［3］刘秀娥.图书馆防灾与危机管理［M］.青岛：海洋出版社,2007
［4］周耀林.档案文学遗产保护理论与实践［M］.武汉：武汉大学出版社，2008
［5］张艳欣，卞昭玲.从汶川地震谈档案馆突发性灾害的预防［J］.兰台世界，2008（22）
［6］马淑桂,陶琴.档案馆灾害防治策略-以汶川地震灾区档案抢救为例［C］.海峡两岸档案暨缩微学术交流会议材料,2009
档案室设计要求范文第2篇
第一章 总则
1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。
1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。
1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。
1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。
第二章 工程档案管理机构的职责
2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。
2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。
2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。
第三章 项目工程档案管理流程
3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。
3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。
3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。
3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。
3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。
档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。
3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。
工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。
第四章 项目工程档案管理
4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。
4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。
4.3档案收集工作的要求
(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;
(2)遵循档案的自然形成规律;
(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;
(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;
(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。
4.4工程项目资料的收集管理
4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。
4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。
4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。
4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。
收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。
4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。
4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。
4.6项目工程档案的分类要求
(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;
(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;
(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;
(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。
4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。
4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。
4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。
4.8项目档案案卷管理
4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。
4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。
项目档案号=分类号+案卷顺序号。
4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。
4.10工程项目资料的更改
4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。
4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。
4.11工程项目档案的借阅
需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。
4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。
4.13 工程项目合同管理
工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。
工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。
工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。
第五章 附则
5.1 本制度由项目部负责解释。
5.2 本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日?生效实施。
第一章 总则
1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。
1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。
1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。
1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。
第二章 工程档案管理机构的职责
2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。
2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。
2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。
第三章 项目工程档案管理流程
3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。
3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。
3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。
3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。
3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。
档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。
3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。
工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。
第四章 项目工程档案管理
4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。
4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。
4.3档案收集工作的要求
(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;
(2)遵循档案的自然形成规律;
(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;
(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;
(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。
4.4工程项目资料的收集管理
4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。
4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。
4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。
4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。
收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。
4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。
4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。
4.6项目工程档案的分类要求
(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;
(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;
(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;
(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。
4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。
4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。
4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。
4.8项目档案案卷管理
4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。
4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。
项目档案号=分类号+案卷顺序号。
4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。
4.10工程项目资料的更改
4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。
4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。
4.11工程项目档案的借阅
需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。
4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。
4.13 工程项目合同管理
工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。
工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。
工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。
第五章 附则
档案室设计要求范文第3篇
自1978年动工建设以来，宝钢在近三十年的生产和建设活动中形成了数量可观、价值可贵的工程技术材料与工程档案，宝钢档案部门在收集、管理工程技术材料和工程档案方面采取了科学、有效的举措，为企业的持续健康发展发挥了重要的作用。
一、宝钢工程技术材料与工程档案的管理和应用
工程技术材料与工程档案的管理是与宝钢工程建设同步进行的。从工程项目的立项、可行性研究、项目论证到技术合同的谈判，从项目设计、工程概预算到制定施工方案、指导设备安装、调试、试生产和生产操作培训，均需要各种技术材料做依据。而在工程建成投产后，记录了生产现场实物状况的竣工档案则是保障生产使用、管理、维护和改扩建的重要凭证。
1、重视工程建设项目施工技术材料的管理施工技术材料是指在工程建设过程中为施工、安装等方面的需要，由国内外厂商、设计院、设备制造厂等单位根据合同规定提供的技术图纸、表格、文字材料等。按照宝钢档案部门对工程技术材料的“集中统一”管理原则，这些材料由公司档案室专人接收，开箱清点，验收登记，并根据需要统一组织翻译和复制或还原，按规定及时发放到有关施工方、设计院、项目组或生产厂等用户单位，同时在档案室内归档保存;卖方交付材料是否齐全由合同签订单位最终确认，未经确认，合同价款的尾款不得支付。这种“工程材料集中统一管理”的体制减少了扯皮和延误等现象，保证了工程材料的及时归档。施工技术材料的接收、翻译、还原(复制)、分发流程图:（图略）宝钢档案部门对工程建设施工技术材料实行项目负贵制管理，对各大项目都明确了一名档案管理人员为项目专门负责人。项目专门负责人从技术谈判开始正式介人材料管理，在谈判时向合同乙方提出技术材料交付要求并写人合同附件;在材料陆续到达后，要及时清点、确认，发现问题随时提出反馈和整改惫见;同时将符合接收条件的材料及时进行登记、整理、还原、复制，确保按照工程建设节点发放到用户单位(尤其是施工单位);此外，项目负责人还要将引进设备的施工技术材料整编为施工档案，以备施工单位在项目竣工时提出索取图纸清单用以编制竣工图。项目负贵人通过参加技术谈判、工程例会等方式准确掌握了工程建设的进展情况，及时施工技术材料到达和处理信息，同设计管理部、工程设备部、项目组等有关部门沟通和协调解决建设过程中材料管理方面发生的情况和问题，这一系列的管理手段其最终目的就是要使工程技术材料能够及时地发放到施工单位。为了与公司整体先进管理水平相适应，宝钢要求国内外厂商以电子文件为主、纸质文件配套的方式提供材料，并为此开发建成了“电子文件接收、还原和归档”管理系统。该系统把工程技术材料的接收、分发与档案管理流程结合起来，项目管理人员把国内外厂商按照要求提供的电子文件(包括图像和数据)一次性导人档案材料管理系统后，就可以及时查看图像和调取数据。一般接收到电子文件的当天或次日，现场用户就能查询到文件图像。另一方面，设计人员在权限许可的条件下，可直接利用系统中的CAD图形文件，进行再设计或修改图纸，进而提高了工作效率。
2、加强宝钢工程建设项目交工材料的管理交工材料是指工程实物交接后一定期限内，由施工单位编制的反映工程建设情况的技术材料，主要包括施工技术文件和竣工图。除此而外，交工材料还包括监理单位编制的监理文件、生产厂编制的试生产文件，外国专家现场管理组编制的外事文件等，交工材料是工程建设工程档案的主要组成部分，对项目建成投产后的设备维护、保养、突发事故发生时制定抢修方案及今后的改扩建有着至关重要的依据作用。因此，指导和督促检查交工材料及时、完整和准确地编制和归档，是工程建设项目交工材料管理的主要任务。为确保交工材料得到科学、严格、规范的管理，使工程档案不仅真实反映工程建设的实际情况，而且符合国家有关工程档案形成和整理的标准规范，宝钢档案部门在总结多年工程建设交工材料管理经验和做法的墓础上，制定了相应的规章制度，进一步明确了施工单位编制交工材料的职资和范围，同时对相关职能部门所承担的管理职责也作出了规定。管理制度明确了从材料的积累、收集、编制到材料的交接、复核、验收、签证和归档的整个流程，详细规定了何部门、何时间、做什么、怎么做的标准要求，从而保证了交工材料的完整、准确、系统和时间进度上的要求。交工材料管理工作流程。
3、重点做好宝钢工程建设档案的管理工程档案是指经过整理并归档的在建设项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。工程档案作为宝钢工程建设的过程记录，具有真实性、准确性、可靠性的特点，是日常生产和设备维护及今后改扩建的原始依据。宝钢的工程档案实行“一级管理”的体制。“一级管理”就是整个公司内仅设公司档案室一个专职档案管理机构，各二级厂部不再设量相同部门，公司档案室保存着一套最完整的档案。宝钢的工程档案根据工程建设阶段分为项目管理性档案、项目施工档案和项目竣工档案。项目管理性档案是指在项目立项和设计阶段形成的文件材料、工程建设过程中的管理性文件材料和项目竣工验收文件，这部分内容主要有项目建议书、可行性研究报告、初步设计、合同、竣工验收文件等;项目施工档案是指项目在建设过程中经由档案室收进和发出的施工材料(以引进设备技术材料为主)中具有归档价值的技术材料，这部分内容主要有设备详细设计图纸、安装调试手册、操作维护使用说明书等;项目竣工档案是指项目建成竣工后形成的反映现场实物原始状况的项目交工材料，主要包括施工技术文件、竣工图、监理文件、试生产文件、设备制造竣工图等。为便于现场技术人员使用技术材料，宝钢项目竣工档案一般编制两套，一套由公司档案室保存备查，一套移交生产使用单位自行管理。
二、宝钢工程建设项目档案材料管理创新
1、材料管理实施前期控制，管理向前延伸为适应形势发展对档案工作提出的新要求，档案室领导提出了“观念创新，管理创新”的思路，要求图纸材料管理要向前延伸到国外厂商、国内设计院以及国内设备供应厂商，促使其提供的图纸材料(包括电子文件)更符合宝钢工程档案建设的要求和规范，使宝钢的档案计算机管理系统能发挥更大优势。档案室在图纸材料管理向前延伸方面做了很多工作，也取得了一定成效。首先.加强工程材料提供交付的前端控制与全程控制，积极参与国内外工程项目合同中有关材料的谈判和技术附件材料条款的签订工作，参加设计、施工等各类专题例会，及时掌握工程动态信息、准确地向施工现场提供需要的图纸材料;其次.档案室为承担宝钢工程设计任务的十多家设计院以及上海周边地区为宝钢提供设备的制造厂商，专门开办培训班，使这些单位能从原来的不理解，逐渐变得积极配合并主动按要求提供图纸材料。同时，在设计管理部的支持下，档案室对设计院终版图与电子文件提供的时效性和质量情况进行监控，平时跟踪，按月收集、并对设计院技改项目设计质量进行打分，取得了较好的促进效果。再次，档案室还派出人员，专程到一些大型设备制造厂上门宜传、推行宝钢的要求与做法，取得设备制造厂的理解、支持与配合。从现在交来的国内材料来看，大部分质量有了明显改观，交付悄况令人满意，管理向前延伸收到了明显成效。
档案室设计要求范文第4篇
【关键词】 村镇建设档案室达标晋（升）级
Abstract: This paper develops an in-depth discussion on goal management promotion of towns construction archives, focusing on how to do deep research, scientific planning, establishment standards, grasping typical materials and strengthening guidance and assistance.
Key words: towns; construction archives; promotion
中图分类号：TU984文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
村镇建设档案是村镇建设活动的产物，和其它档案一样，是国家和社会的宝贵财富。村镇建设档案管理既是村镇建设管理工作的一个重要环节，又是城乡建设档案管理必不可缺的组成部分。村镇建设档案室，关乎村镇建设档案的收集、整理、保管、利用和村镇建设档案事业的发展，关乎社会主义新农村的建设，关乎城镇一体化的快速推进。对此，《中华人民共和国城乡规划法》、国务院《村庄和集镇规划建设管理条例》等法律法规中都有明确的规定和要求。国家建设部2007年以68号文《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》，专门强调了要“切实做好村镇建设档案管理工作”。因此，抓好村镇建设档案室的建立、健全和规范化建设尤为必要。
从江苏全省看，村镇建设档案工作随着新农村建设的深入发展得到了较快的发展。2009年7月，江苏省建设厅专门下发了《关于进一步加强村镇建设档案工作的通知》（苏建档【2009】262号），对村镇建设档案工作提出了具体的要求。2010年下力抓村镇建设档案工作， 2011年在全省分苏南、苏中、苏北三个片区试点单位推进村镇建设档案业务工作，2012年在全省大张旗鼓地推行了村镇建设档案室目标管理评估工作，并要求“十二五”期间全省50%的村镇建设档案室达到省级标准。江苏省住建厅在全省范围内开展村镇建设档案室目标管理达标晋（升）级工作，为全国开了先河，为抓好村镇建设档案工作创出了新路子，带了好头。本文围绕如何抓好村镇建设档案室目标管理达标晋（升）级工作，作了一些深入的探讨，谨望对抓好此项工作能有所帮助。
一、深入调研，摸清实情
村镇建设档案工作，虽然伴随村镇基本建设工作的进行早已存在，但一直以来尚未引起各级的高度重视。市、县（市、区）两级城建档案馆（室）也没有下力去抓。形成管理不到位，机构不健全，库房、经费、档案工作人员不落实，档案收集不齐全、整理保管不规范，县以上城建档案主管部门和业务管理机构对村镇建设档案室基本情况若明若暗。
抓村镇建设档案室目标管理达标晋升级工作，面临困难不小，特别是经济不富裕的地区困难可能更大些。面对这些困难该从何抓起呢？我们的认识和体会是首先应该从调查研究入手。通过调查研究，摸清各村镇建设档案工作的基本现状和需求，然后针对不同情况，采取有效措施。
调查村镇建设档案工作，通常采用以下形式。一是搞好书面调查。书面调查非常重要，通过信息反馈可以快速把握所辖区域内的基本情况。进行书面调查，事前要有充分的准备和详细的计划，把所要了解的内容，最好设计成统计表发至各县(市、区)，再由各县（市、区）发至各镇（办事处）建设主管部门，各县（市、区）城建档案馆（室）汇综后报市城建档案馆。调查中一定要弄清各镇（办事处）是否建立了建设档案室；档案员具体人数，是专职还是兼职；现有档案类别和卷数，档案装具名称、数量，电脑等设备数量及库房、办公用房面积等情况。二是深入实际调查。这一环不能少，因为通过深入村镇进行实际调查，不但可以使调查者准确把握第一手资料，而且可以大大增强感性认识，缩短与村镇建设档案工作的距离，使制定的工作方针更具有针对性实效性。同时，更有利于发现典型，深入开展业务指导工作。三是对调查材料要认真进行分析。分析应由点到面，既对个别问题进行剖析，又对共性问题进行梳理。通过分析，去伪存真，纵览全局，分清层次，找准工作的切入点，抓住主要矛盾，切合实际地安排工作，展开有效地支持和帮助。
二、科学规划，有的放矢
村镇建设档案工作如同其它事物一样，同在一个地区，但发展是不平衡的。抓村镇建设档案工作上台阶，不可能齐头并进，而必须分清不同情况，采取有针对性的办法，科学规划，分步推进。
1、对条件好的镇（办事处）快速推进。各县(市、区)都有一、二个或几个发展比较好的镇。这些镇经济发展、奔小康各项综合指标测评得分比较高，建设档案工作有基础、发展相对正常，具备上台阶的主客观条件。其不足之处是起步晚，各项规章制度不够健全，档案整理保管不规范，保管设施、工作设备落后，信息化管理未开展，无上下统一的档案管理软件系统。这一层面在徐州地区可占15—20%，徐州馆计划在今明两年内通过上下努力使他们达到江苏省特级村镇建设档案室标准。
2、对一般化的镇（办事处）限定时间加速推进。一般化的镇占全市大约在35—40%。这些镇经济基础不是很强，村镇建设档案工作尚未引起领导的足够重视，档案偏少，收集不够齐全，无像样的档案库房、装具和现代化的工作设备，专兼职档案员不稳定不落实，档案管理工作走上正轨需要花费一定的时间。对此，徐州馆计划用3—4年时间，帮助他们达到省级要求的村镇建设档案室标准。
3、对基础条件差的镇留有充分的发展时间。这类镇( 办事处)离市、县（市、区）中心城市较远，比较偏僻，经济欠发达，交通不便利，目前尚未建立建设档案室，极少的档案材料往往由他人代管。按照规范化要求建立健全建设档案室，需要较长的时间，资金投入也相对大一些。对其发展，徐州馆认为时间上应该更长一些，可在5—8年时间内达到省级馆标准。此类档案室占比在40—50%。
三、加强学习，把握标准
村镇建设档案工作，滞后于镇域城市化发展和社会主义新农村建设，重要原因是工作起步晚，一直以来未能引起各级领导的高度重视 。当下特别应抓好以下几点。
档案室设计要求范文第5篇
一、电子公文归档解决方案
在项目建设过程中提供电子公文归档接口,实现集中式档案室管理系统和分布式档案管理系统,两个档案管理系统与市集中式OA系统的对接,可以对OA系统产生的归档数据实时进行采集、归档和管理。张家港市现有的“张家港市政府集中式OA系统部署在党政网上。集中式档案室管理系统预留和现有的“张家港市政府集中式OA系统”的接口,通过“推”和“拉”两种方式解决OA系统中生成的电子文件的归档问题。
1)“推”式:由张家港市政府集中式OA系统按照电子文件归档接口标准的规范导出归档数据,集中式档案室管理系统应当具备接收、导入、检查和信息反馈等功能。
2)“拉”式:由张家港市政府集中式OA系统提供开放的数据结构、访问接口,集中式档案室管理系统应当具备从OA系统中抓取拟归档电子文件数据的功能。这种方式适合OA系统的开发商还在,并且能够提供技术支持的情况。我们采用了“接口调用”的方式,即由OA开发商提供本系统调用的数据归档接口(比如WebService接口),本系统通过调用该接口获取归档数据。示意图如图二所示(以WebService接口为例)。
二、异构系统的数据交换解决方案
数字档案馆的多个子系统间以及与其他系统间存在数据交换的需求,比如:档案馆业务管理系统与市档案局现有档案系统之间的数据交换;集中式档案室系统和现有OA系统之间的数据交换;档案馆业务管理系统和电子文件中心系统之间的数据交换;档案信息资源利用平台和门户网站之间的数据交换(公开档案信息的);等等。系统应充分提供和预留相应接口,以满足系统的认证、二次开发、各系统间无缝衔接、以及档案馆内部数据交换的需求。归纳起来,综合档案业务管理软件包括不同系统、不同网域两种方式的数据交换:
1)不同系统:主要是指网络物理连通情况下两两系统之间的数据交换。比如集中式档案室管理系统与办公自动化系统之间存在数据交换;
2)不同网域:这种情况下有可能网络单向连通或者不连通。
党政网鉴定开放的档案信息需要到因特网上,电子文件中心和档案馆业务管理系统之间的数据交换;下面分别针对这两种情况提出解决思路。
1)不同系统:这种数据交换方式适用于同一网络或者物理连通的两个网域下两个可以互访的应用系统间的数据交换,主要是OA系统与集中式档案室之间的数据交换。这种数据交换的实现原理已经在第一部分阐述。
