公司档案管理细则

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公司档案管理细则范文第1篇

一、 为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。

二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、 档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人；

（二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、 B角各执一份，档案资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐；

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。

六、档案的借阅

（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；

公司档案管理细则范文第2篇

我将在今后的工作中，牢牢把握“与时俱进，开拓创新”这个关键，把档案信息资源开发利用作为工作重点，把创新作为一项长期任务。

——黄晓莉

各位评委、各位同事：

大家好！首先我要感谢公司领导给我这样一个锻炼的机会,不论这次成功与否，我都将获益匪浅，对我今后做好本职有很大帮助。我今天竞聘的是负责科技、会计、声像档案管理工作的四级职员岗位，我之所以竞聘这个岗位，是因为我相信自己已经具备担任这项职务的基本条件。

我叫黄晓莉，现年37岁，中专学历，会计员职称，原司办档案室档案员。1991年我毕业于陕西省高等教育职业技术学校，工作后通过考试取得了中央党校经济管理专业学校大专学历，先后从事过基层财务出纳、内部银行储蓄代办等工作，1999年调入档案室从事会计档案和声像档案管理工作至今。

一、对竞聘岗位的认识

这次机关全员下岗，竞聘上岗是企业精兵简政，提高工作效率，整顿机关干部工作作风的一大举措，作为机关的一名员工我积极响应和拥护，因为企业只有以市场为导向，抓品牌拓市场，抓管理增效益。才能提升企业的核心竞争力。[找材料到 --网上服务最好的文秘资料站点]

二、个人优势

1、具有较强的会计理论知识和业务能力。本人自1991年中专毕业从事财务工作至今已经8年多了，1999年调入档案室从事会计档案和声像档案管理工作至今也有6个年头，对国家金融政策、会计制度、业务流程等比较熟悉，会计知识、银行业务技术功底扎实，实践经验丰富，具备良好的业务素质。

2、具有较强的档案管理能力、组织能力和协调能力。我先后参加过铁道部组织的档案管理培训班、总公司组织的《电子文档管理》培训班、铁道部对我公司目标管理升级复查活动，积累了丰富的工作经验，已经熟悉和掌握了公司的各项档案管理规章制度，能够轻车熟路地掌握各类档案的业务技能，并得到集团公司档案科和主管领导的一致认可。

3、取得助理会计师资格的我，具有任劳任怨的黄牛精神，作风踏实，具有一丝不苟的敬业精神，认真工作、思维活跃，为人正直善良,爱好广泛，能歌善舞是我的强项。

各位领导，如果公司领导聘用我，我将充分运用我的会计工作经验和会计管理知识，做好档案工作。

三、履行职责的打算

1、明确职责。编制好检索工具，严格档案借阅、复印审批和保密制度，对到保管期限的档案提出鉴定销毁意见。积极开展档案利用工作，自觉树立为公司生产经营服务的意识，不断加强业务敏锐性、服务预见性和工作的前瞻性，积极为公司各部门提供多方位、多层次的服务，确保档案的查考工作快而准。

2、强化档案业务管理。认真贯彻实施总公司的《档案管理实际细则》并组织实施。把好收集进口关，提高公司档案的整体案卷质量，确保档案的安全和完整。

3、加强档案信息化建设。通过去年总公司组织的《电子文档管理》的学习，充分利用现代化先进的设施设备，配置档案管理软件，实现与机关大楼办公网安全链接，实现网上检索和档案信息共享，为今后的文档一体化管理打下良好基础。

总之，我非常热爱自己的工作。如果我竞聘上了这个工作岗位，我将更加珍惜这次机会，并在今后的工作中，牢牢把握“与时俱进，开拓创新”这个关键，把档案信息资源开发利用作为工作重点，把创新作为一项长期任务。我深信如果组织给我这次机会，我有信心，有能力干好这份工作，不辜负领导和同志们的期望。

公司档案管理细则范文第3篇

1.1加强档案安全体系建设，确保档案安全

我们要在组织层面加强档案安全管理体系建设，为档案管理工作人员分配任务，实行管理工作的责任制，做到明确职责专人专管，杜绝工作中的疏漏。我们还要从监督层面加强档案安全管理工作，企业领导加强对档案安全管理工作的监督，可以成立专门的对档案安全管理工作的监督小组，充分重视档案安全管理工作，不定期的检查档案安全管理工作的开展，及时查缺补漏，防微杜渐。另外确立相应的档案安全管理的规章制度和实施有力的保护措施也是十分必要的，可以制定《档案安全管理工作细则》《档案安全管理工作制度》等，由制度来规范和约束档案安全管理工作人员的行为，确保档案的安全。“不怕一万，就怕万一”，意外难免发生，我们还应该建立档案安全管理工作突发事件的预警机制，对突发事件要有指定的工作负责人，负责人应熟悉档案室的布局，备有档案室的钥匙，能够做到不慌不忙稳重有序地处理事件，最大程度地减少损失。

1.2加强档案保管安全，确保档案完整

档案保管工作是档案安全管理的基础。档案保管要做到不丢，把档案弄丢了肯定要出大问题，档案管理人员一定要认真负责，及时核对档案的数量，按要求借出、审阅档案。档案还不能坏，档案缺页漏页，字迹不清会损害档案的使用率，档案坏了应该及时修补好，保证档案的完整。档案不能散，档案的保管要集中，一个人的档案要装在一个档案袋里，一个科室的档案要集中在同一片区域，不能乱拿乱放，否则会导致档案的丢失或者查阅效率低等问题。档案不能乱，档案的摆放和整理都有相应的要求细则，应按照标准整齐地摆放，以方便查阅。无论何时档案管理人员都应该提高警惕，实施防范，加强档案保管安全，认真负责整理档案，杜绝档案的丢、坏、散、乱，确保档案完整。相应的档案管理部门应制定档案的管理制度和方案，从原则上保证档案的安全，用规则约束档案管理人员的行为，从方方面面都确保档案的安全，减少人为因素或自然因素对档案的破坏。

1.3加强档案库房安全，延长档案使用寿命

按照国家的有关标准，保存档案的库房应该单独兴建。但是一些机关单位不具备这样的条件或者意识，通常把档案库房设置在办公楼内，这样就会存在一定的安全隐患。没有能力兴建单独库房的，档案库房应该与其他的办公场所分开，不要设置在同一个房间内，并且档案库房要安装防盗设施，如防盗门、防盗窗、警报器，等等，防止意外发生。档案库房还应该有专门的人员负责看管，禁止一切闲杂人等入内，如果需要进入，需要出示有关部门的证明或介绍信。档案库房内也要做好安全防护，做好“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。库房内配备灭火器，确保火灾发生时能及时灭火；配备温度计和干燥剂，防止档案因潮湿而造成的字迹不清不能利用；配备杀虫剂，防止虫子、老鼠咬坏档案；配备厚窗帘，防止强光直接照射，过于干燥的档案库房还要配备加湿器，防止纸质档案自燃；配备清洁工具，定期打扫库房，防止过多的灰尘；配备监控设备和防磁设备，防止他人盗取或利用一些高科技的电子设备扫描档案资料，非法使用。

1.4加强档案利用安全，促进企业健康发展

21世纪是信息时代，互联网飞速发展，企业利用网络这一平台取得了更多的发展。档案管理也应该充分利用电脑技术，熟练应用一些办公软件，采集、保存和查阅资料，实现一键调出资料，只要登录公司相应的系统，无论何时何地都可以查阅资料，把冗繁复杂的档案管理工作变得轻松简单，提高办公效率，促进企业更快更好的发展。但是互联网也有不安全的因素，比如病毒、黑客、木马等，企业要聘请专业的技术人员做好安全保护工作，防止黑客入侵盗取资料，防止病毒损毁资料。除此之外，企业应更多方面的加强档案的利用，依据员工档案了解职工特点，充分发挥员工的特长，使各司其职，各尽其能；依据企业档案，理清企业的发展脉络，去粗取精，未雨绸缪，找出适合企业发展的道路，为企业规划发展蓝图。

2结语

公司档案管理细则范文第4篇

项目建设过程中形成的资料种类繁多，资料如何收集、整理、分类、立卷、编目、归档等是档案管理中的重要工作。因此，要严格执行国家档案管理有关规定，按章行事，规范操作。

1.1资料的收集与整理

规范档案管理，首先必须落实项目档案工作的组织保证体系，其次要制定档案管理相关人员资质审查、培训及档案收集、整理等管理规定。

（1）在工程项目施工期间，设立专人负责档案管理工作，统一管理项目建设期间所有工程施工归档的资料。

（2）从事档案工作人员实行“准入制”，即所有专兼职档案工作人员必须经过培训，做到持证上岗。不定期组织检查档案工作人员持证上岗情况，杜绝无证上岗。

（3）根据国家有关档案管理规定，编制档案收集、整理、分类、立卷、编号、归档实施细则，规范操作。

（4）工程管理部门对工程施工期间工程档案的收集整理情况进行不定期的跟踪检查，发现问题及时处理。

1.2档案移交与审核

建立档案收集、整理、移交、归档四级审查制度，确保归档资料的质量。

（1）项目部在资料移交前要组织自查，检查归档资料内容是否符合条件，是否漏项，资料的分类、组卷、编号等是否符合规定。

（2）项目部自查结束后，工程管理部牵头组织相关人员对移交资料进行审核，重点审核资料的分类、组卷、编目等是否符合要求，发现问题限时整改，以确保资料及时移交。

2做好基础工作，加快档案数字化管理的进程

实行档案数字化保管是档案管理工作发展的必然趋势。要利用现有资源，从制度的建立，软件、硬件设施的投入着手，做好档案数字化管理的基础工作。在保管纸质档案的同时，备份电子档案，逐步推进档案数字化管理基础工作，建立档案数字化管理的框架，为下一步全面实行档案数字化管理打下基础。

3结语

公司档案管理细则范文第5篇

关键词：财务集中管理；会计档案管理；探析

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-01

随着电信行业实施省级公司财务集中管理，会计档案管理需进行相应规范。因此，对会计档案管理，包括适用范围和管理对象，职责分工，整理和装订要求，保管、借阅、移交管理等规范进行探析。

一、适用范围和管理对象

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他凭证。

2.会计账簿类：明细账，日记账，其他会计账薄。

3.财务报告类：月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明，各类审计评估报告，财务情况说明书)、其他财务报告。

4.其他类：年终结转资料，会计科目和建账资料，评估资料，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报及相关税务批复资料，对账资料及差异处理报告，预算资料，工作移交清册，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。

二、档案管理职责

财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为：负责制定和完善会计档案管理办法，负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配，负责会计档案的装订、保管与安全，负责向公司档案部门统一归档，负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。

三、会计档案整理及装订

1.会计凭证整理和装订

会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。

(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后，将与之对应的会计凭证打印，形成一套完整的纸质会计凭证档案（会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单）后，按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。(2)整理过程中需对凭证进行手工调整，凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放，避开凭证装订线，避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象，尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出，清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册，注意上一册尾号与下一册尾号的接续，每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订，但不得与其他会计凭证混装。

2.会计账簿整理和装订

(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印，并将打印完毕的账簿分类摆放。(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订，日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面，注明账簿性质，分册序号，账簿所属主体等信息。

3.会计报表整理和装订

(1)会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好。(2)装订后在会计报表上附封面，并注明报表所属期间、主体等信息。

4.其他档案整理和装订

(1)银行存款余额调节表，银行对账单，审计评估报告，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案，会计档案管理人员整理登记后直接归档，其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面，并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项，同时电子文档形式制作档案保管清册。

四、会计档案保管

1.会计档案保管时间规定

计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作，期满后向公司档案管理部门进行移交。

2.会计档案保管要

(1)建立专门的纸质会计档案库，作为纸质会计档案的存放地点。(2)会计档案室应保持通风、透光，并有适当的查阅空间。(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品。(4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好，档案室的钥匙仅档案员配备，其他人员不得私自配备钥匙。(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位，装盒上架，档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放，并按照年份、类型和凭证号排列整齐。

五、会计档案借阅

1.会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。

2.会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。

3.如需特殊原因需外借档案，外借时间原则上不能超过15天，如超过规定时间需要再次办理借阅手续。

4.档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。

5.公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。

6.严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。

六、会计档案移交

当年形成的会计档案，在年度终了后，由会计档案管理人员保管一年，期满向公司档案部门移交，同时编制移交清册一式两份，交接双方清点无误后，双方领导和经办人在移交清册上签字盖章，各存一份。移交档案部门的会计档案，应以盒为基本单位，档案盒封脊面要准确填写年度、月份、单位、种类、会计处理号、保管期限、档案卷号(红印章填写)。

总之，财务集中管理后通过对会计档案的规范管理，有利于夯实会计基础管理工作，适应新形势下对会计档案管理工作的要求。