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跨地区财务共享中心属于企业进行财务集中管理的一种新型模式,其是将不同国家或者不同地区的实体会计业务集中在某个特定的区域,实现低成本、高质量、高效率向各个业务部门与单位来供应标准化服务的目标。随着市场竞争的不断加剧,跨地区财务共享中心的发展就成为各个企业谋取发展的重要举措之一。
一、构建跨地区财务共享中心的重要性
当前,各个企业构建跨地区财务共享中心的主要目的在于以下几个地方:其一,建设跨地区财务共享中心的主要目的在于减少运营成本。将各个地区的业务与资源进行有效的集中,能够有效减少重复岗位的支出;针对财务流程进行优化能够有效缩短工作时间。其二,建设跨地区财务共享中心能够促进企业标准化进程的发展。其能够将企业各个地区分散的管理活动与资源得到有效的整合,能够为企业进行标准化的工作流程、业务流程以及统一管理提供良好的平台,在统一、标准的财务核算流程的指导下,企业自身的财务管控能力能够得到进一步的提升。其三,建设跨地区财务共享中心能够一偶笑提升服务的效率与质量,财务共享中心当中拥有不同地区或者有关子公司办事处的全部财务信息,信息汇总、分析等工作能够更为便捷,跨部门、跨地区信息整合更为容易。其四,建设跨地区财务共享中心能够有效企业的规模扩张能力,跨地区财务共享中心能够有效集中企业的有关财务职能,能够促进企业新业务的建设更为效率,从而有效提升企业规模扩张能力。
二、传统财务管理与跨地区财务共享中心的差异性
传统的财务管理模式主要是通过国家或者区域的CFO下属分支机构A B、C 等多个分支机构的财务经理,并且在各个分支机构的财务经理以下又会分别设置管理会计或者财务岗位,而在其之下还会设置出纳岗位。跨地区财务共享中心则主要可以划分为报表与总账团队、资金管理团队、内控审核团队、旅游费用团队、应付账款团队以及应收账款团队等众多根据职能进行划分的队伍,管理更为科学化、专业化。传统的财务管理模式主要采用统一的标准制度、平台系统,并且是规模经济,而跨地区财务共享中心的结构更为协调、独立、扁平,并且资源更为集中,相应的成本更地,流程更为规范。
三、构建跨地区财务共享中心的措施
(一)调研、分析以及决策
每个企业自身的管理特征与实际需求都存在一定的差异性,所以必须要针对构建跨地区财务共享中心所要实现的目标实施研究,其最终的结果是内部控制、流程制度支付、组织变革以及后续IT系统运行的重要依据,并且能够推动共享服务模式的最终形成。
业务调研,指的是通过专家咨询顾问、软件开发商共同掌握企业实际业务流程,必须要注重收集以下几点信息内容:当前业务运转过程中存在的不足、内控管理薄弱部分;各个业务流程当中所需要的审批流程、报表信息、表格以及单据;核算与财务管理的实际业务流程;岗位职责、岗位描述、内部控制要求、管理模式以及财务管理组织架构等。
模式研究,通常包含下面几个地方:业务评价体系的需求,组织机构的设置,人力资源的重新配置,风险控制的需求,制度与流程的标准化与统一性需求,保证IT系统的数据支持与接口,研究管理层与各个业务机构的现实需求,研究企业所处的内外部财务管理情况,研究并构建企业共享服务模式的详细类型。
决策,所谓决策主要指制定整个项目的详细计划,主要包括相应的解决方案与实施的范畴,而解决方案包含软件功能与业务功能的测试与匹配设计,业务流程与业务分析,讨论、审批最后顺利制定解决方案。
(二)构建财务共享中心的关键要素
1、构建新的业务流程
建立健全业务流程是企业通过跨地区财务共享中心来实现自身业务与信息数据有机整合的目标。而这个业务流程的构建应当严格遵循下面几点基本原则:财务分析与基础业务分离、财务信息系统集成、财务流程模块化、财务流程标准化、数据信息全程共享以及财务数据业务化。
2、利用IT提高跨地区财务共享中心的工作效率
通过利用IT平台,跨地区财务共享中心能够统一储存企业总部的财务制度,企业各个区域的其他部门只能够查看,而无法随意改动,通过技术层面和制度层面的有机整合,使得财务共享中心存储的信息资料更为完整、规范。
3、建立健全财务体系建设
一套完善的财务体系是保障跨地区财务共享中心有序开展工作的重要保障,这就需要企业构建一套囊括营销财务、企业产品财务、分公司财务等有关的制度体系,通过制度的保障,使得企业能够始终针对自身的财务体系实施不断的调节,保障相应的财务体系能够与企业自身制定的战略相符合。
四、结束语
综上所述,处在竞争白热化的市场中,构建跨地区财务共享中心对于企业的发展至关重要。这就需要各个企业充分掌握跨地区财务共享中心的实际情况,通过参考企业自身的实际情况,从而有效保障跨地区财务共享中心的作用得到充分的发挥,促进企业健康、有序的发展。
参考文献:
[1]顾洪林.中国企业建立财务共享中心探析[J].边疆经济与文化,2013,01:23-25
财务共享服务中心是指将分散的、重复的财务基本业务,从企业集团成员单位抽离出来,集中到一个新的财务组织统一处理,这个新的财务组织即财务共享服务中心,通过互联网络为分布在不同地区的集团成员单位提供标准化、流程化、高效率、低成本的共享服务,为企业创造价值。建筑施工企业更应该认识到构建财务共享服务中心的重要作用,结合企业自身和行业的特点,构建符合自身发展的财务共享中心,促进企业长远发展。
二、建筑施工企业财务共享服务中心的优势特点
(一)优化资源配置,降低企业运行成本
财务共享服务中心的建设,能够促进集团企业财务人员的转型,使更多有能力的会计人员转型到管理和金融方面,为提升会计人员能力提供的很好的培养渠道,不经能使会计人员转型创造更多的价值,更能降低企业在人才培养上的成本,达成双赢。在财务共享服务中心的建设位置的选择上,可以建设在经济水平发展较低的地方,有助于减少工作场所的人员薪资的成本,可将节省的资金更多的应用到中心在人员激励制度上,提高会计人员工作积极性,提高工作效率。
(二)提升财务管理水平和财务数据的准确度
财务共享服务中的运行模式不要求财务工作人员工作上的全面化,中心更要求财务人员在工作上具有高度的专业性。在传统的财务职能部门,集团下各子公司的财务人员需要全面化的发展,能够撑起整个会计核算系统,能够独立的解决子公司的财务问题,因为子公司的人员配置有限,在能力和专业性上不能够全面的撑起来,因此在数据处理上容易出现错误和误差,而新构建的财务共享服务中心是有一个规范化的、统一的业务流程,财务人员只需负责一个或者其中的几个环节的工作,使财务人员的工作更集中,更体现专业性,因此也能避免出现数据疏漏,造成误差,从而提高数据处理的准确度,提高工作效率,并且每个财务人员的工作权限和责任也更清晰更明确,保证了业务执行的透明度。
(三)构建新型财务管理体系,提高企业整合能力和核心竞争力
大型的建筑施工企业想要通过构建财务共享服务中心在未来构建的新型的务管理体系,是要将会计基础业务和管理业务的比重都降低到40%以下,抽出来20%用来做战略性的决策支持,形成共享财务、业务财务、战略财务三个层面,这种新型的财务管理系统,将传统的会计基础业务比重降低,用节省出的资源去创造更大的价值,大大地提高了企业的整合能力。
财务共享中心的建设在企业接到新的项目时,能够及时地提供财务测算和管理服务,财务中心在处理各子公司的业务时,整合了所有的数据和资源,能够很好地发挥财务中心职能集中和资源共享的作用,利用数据整合汇总集团信息,帮助企业决策者进行决策分析。财务中心能够整理分析各子公司的行业状况、资产状况,能够针对性的安排最具竞争性的子公司去承接业务,提高企业中标率,从而提高企业的竞争力。财务服务中心的构建使财务工作更加分工明确,各财务人员各司其职,提高了工作效率,有助于企业内的管理人员更多的投入高企业的战略规划和市场方向的工作研究方面,提高决策的正确性,从而提高企业的核心竞争力。
三、对建筑施工企业构建财务共享服务中心的建议
(一)提高信息化水平,以强大的信息化平台做支撑
建筑施工企业一般分布的点多,而且覆盖面比较广,财务涉及的数量大,很多需要集团跟高层审批,因此在传统的在各点都设置实体财务职能机构,就会造成线下的审批流程非常长,处理的时间也非常长,拉低工作效率。构建财务共享服务中心就是要解决这些问题,将企业集团各子公司的业务集中到财务中心,进行统一的标准化的处理,缩短审批流程和耗费的时间,提高工作效率。这种模式的构建,就要促进企业集团内部的信息化,构建强大的信息化平台,以信息化平台做支撑,在服务中心配置大型的服务器,开发应用新的财务会计软件,使用统一的财务系统,比如统一的费用报销和资金管理系统;利用发达的信息技术和数据系统做支撑,将企业集团的财务资源集中起来并进行优化配置,促进整个企业人力资源和资产管理系统实现信息化、业务一体化的水平。
(二)加强企业的资源整合
财务共享服务中心,顾名思义是要实现财务共享服务,要实现财务共享,就要先进行职能集中和整合资源,服务中心的建设是要将整个集团优质的财务资源整合起来,实现优化配置的,将更多重复性投入的资源“解放”出来,重新应用创造价值的。只有实现了资源整合,才能更好地构建财务服务中心,整合资源需要管理成的支持,以及在战略计划上的支持。整合资源要进行组织架构的建设,财务服务中心需要更适合的区别传统的组织架构进行管理,将整合的资源进行合理的分配管理,实现资源的优化配置。资源整合要搭建起完整的网络架构,配置健全的企业信息系统,各子公司进行数据采集和传输,将采集的资源整合到服务中心,只有在资源企业资源充分整合的情况下,整个企业基础财务人员的工作都能在中心实现,可以大大地降低财务职能机构的运作成本,提高效率,财务服务中心才能够实现更大的作用。
(三)构建新的流程管理机制,实现企业流程再造
财务共享服务中心的构建,是将各地的会计业务集中起来进行统一的规范化的处理,因此,中心的构建就需要构建新的流程管理机制,并不断加强对该管理机制的管理,保证新的流程机制能够高效的运转。要使财务服务中心能够更好地发挥作用,就要加强企业流程的管理,实现企业流程再造。新的流程管理在设计时就要考虑到该流程是否能够实现高质量的,低成本,并且能够高效运转的功能。新的财务流程管理机制,是将传统的财务流程的环节分解为更细致的环节,更小的步骤,将这些细小的环节和步骤进行重新组合再造,使分工更加明确,责任更加明确,实现流程管理高效的目标。
四、结语
建筑施工企业的发展非常迅速,一些大型的建筑施工集团拥有越来越多的子公司,传统的财务运作模式已经不能满足实际的需求,因此财务服务中心应运而生并且成为发展的必然趋势,因此建筑施工企业必须认识到财务服务中心建设对企业发展的重要作用,在企业内部培养财务共享理念意识,加快构建财务共享服务中心,加快财务人员转型和队伍建设,促进财务共享服务中心更好更快的发展。
(作者单位为中铁十一局集团有限公司)
参考文献
[1] 陈兵华.建筑施工企业如何加强财务共享中心建设[J].当代会计,2015(6).
[2] 郭晓彬,肖泽锋.浅析财务共享服务中心对建筑施工企业项目管理的提升作用
关键词:财务 共享 服务中心
财务共享服务中心是指将重复的、分散的财务基本业务,从企业集团单位分离出来,集中到一个新的财务组织中集中处理,这个新的财务组织也就是企业财务共享服务中心,它通过互联网络为分布在不同地区的集团成员单位提供流程化、标准化、低成本、高效率的共享服务,为企业创造更大的价值。
一、建立财务共享服务中心的动因
(一)支持企业集团的发展战略
财务共享服务中心的建立,为公司在新的地区建立子公司或收购其它公司时,及时为这些新建的子公司提供服务。公司的高层管理人员可将精力集中在公司的核心业务的管理处理上面,通过财务共享服务中心来完成其他的辅助功能,使财务人员从会计核算的基本业务中解脱出来,为高层领导的战略决策以及公司业务部门的经营管理提供高质量的财务决策支持,促进企业核心业务发展。
(二)强化企业财务管控
财务共享服务中心建立之前,企业集团没有统一的财务集中管理平台,各基层单位的财务核算差异难于集中管控,集团财务总部不能实时监控基层业务单位的财务状况及经营成果,财务信息往往滞后。财务共享服务中心的建立,可对所有子公司采用相同的标准作业流程,随时了解子公司的所有财务数据,更容易便捷的对基层业务单位实时数据汇总、分析,更容易跨地域、跨部门整合数据,为提高企业财务管控水平提供强有力的支持。
(三)提高工作效率,降低成本
财务共享服务中心通过对事务性、基础性工作的集中处理,一个财务人员可以处理几个子公司相同岗位的经济业务,从而在业务量不变的同时减少了会计人员。原来很多人在不同的子公司完成的工作由一个财务共享服务中心完成,提高了财务核算的效率。降低了原本分散在各基层单位工作量的处理费用,节约了人工成本。
二、构建财务共享服务中心的关键因素
财务共享服务,并不是由财务部门主动发起,而是随着集团公司的管理变革而自然产生的。随着企业业务类型多样化、企业规模的日益扩充,企业分公司、子公司的多个财务机构也快速增加了其财务人员及管理费用,由此导致企业内控风险剧增、设备投资重复、财务效率降低等一系列问题,企业集团总部越来越难以统一协调管理所有分公司财务信息。企业集团要在变革中寻求突破,就必须尽快构建财务共享服务中心。
清晰的战略目标以及管理高层的支持是财务共享服务的建立必不可少的成功条件,其中整合多种要素又是重中之重。亟待整合的关键之处是IT系统和组织架构。
构建财务共享服务中心,远程财务流程必须建立强大的企业信息系统以及网络体系,作为IT应用平台。其中,建立统一的ERP系统(Enterprise Resource Planning )是财务共享服务中心平台建立成功的必要条件,它可将所有的财务制度固定在统一的数据库中,由信息系统进行集中设定,以保证集团总部的战略有效的贯彻落实。如果集团原本已经使用多种ERP系统,如SAP、QAD等,必须先在集团内推行统一的ER系统P。如果系统间始终无法统一,也应该互相兼容。
财务共享服务中心的建立,必将导致财务组织框架的深度变革。原本各业务单位的财务部可能仅被保留小部分,大多财务人员将迁移至共享服务中心所在地。这样,将财务大部分的职能集中到一个中心位,可以缩减职工人数,降低人工成本、提高工作效率,并将财务、行政流程与企业战略相匹配。尤其在企业兼并重组之后,以财务共享中心的形式将服务提供给公司,可以在合并初期就形成较好的评价体系,便于进行业务评估。
三、目前我国企业构建财务共享服务中心所面临的挑战
任何新生事物的新起都面临着巨大的挑战,财务共享服务也不例外,我国企业建立共享服务既是机遇也是挑战。财务共享是基于成本效益及提高工作效率两方面考虑而实施的。
有效的管理创新和思维方式的改变是实施财务共享服务成功最重要因素,这需要高层管理人员、部门负责人以及基层工作人员的共同配合,对财务共享服务中心的认同和强有力的支持。
财务共享服务要有统一的系统支持。 企业的财务信息系统是实现财务共享服务的基础和保障,因此,系统平台的统一搭建和整合是实现共享服务的第一步。统一的 ERP 系统是保证共享服务平台顺利搭建的关键因素。建立一个好的平台,需要有一个统一的IT标准和一个流程标准,有利于加快整合流程。
四、我国企业构建财务共享服务中心的价值
财务共享服务中心的建立对企业所创造的价值是显而易见的,企业规模经济可以带来企业的财务管理水平与工作效率的提高,财务共享服务中心通过分析改良流程提供简化清晰的财务环境,增强财务整体的对外地位及谈判筹码,为复杂陌生的外部市场环境增加财务的透明度和可控性,有利于企业集团快速适应兼并收购导致的多重体系、法律结构等。在提高企业整合能力与核心竞争力的同时,向外输出财务共享的商业化服务。
共享服务中心的建立,对集团公司会产生深远影响。一般而言,国内的大型国有集团比^适合建立财务共享服务中心,企业集团已经达到了一定的规模,分支机构众多,而且企业集团经营范围及内容相对单一,多元化企业因核算标准不同,可按行业提供财务共享服务中心,各个分支机构的财务核算工作能按统一流程进行业务处理,集团总部有集权财务管理、对分支机构财务管控的需求,企业注重流程标准化及制度执行力,对风险管理要求较高。
参考文献:
(一)评估阶段
(1)公司员工与公司文化。财务共享服务中心的建立等同于对子公司的财务进行新整合,必然会对员工的工作岗位进行调整。A公司的筹建小组在评估阶段的报告中着重强调该问题,并提出具有针对性的解决方案。(2)业务流程。筹建小组首先对适合共享模式的业务进行评估,其次对子公司有关业务的具体运作流程进行评估和分析,对实行财务共享后的具体运作大致设计框架。另外,筹建小组对其它方面进行评估和量化分析,如未来的内部客户能否就此形成共识及配合、如何跟外部供应商进行顺畅的交流和配合等方面。(3)系统与技术方面。筹建小组依据具体操作框架模式对ERP系统进行评估,以确定现有系统功能是否可以满足共享的需求,对于需要开发部分,公司现存的技术是否可以满足要求等,对于如何保障财务共享服务中心的顺利实行在系统技术层制定了方案。(4)投资的回收期。财务共享服务中心的建立对于资金的需求量很大,具体开支包括:建设或者租用办公场所、系统开支、用品支出、员工遣散开支以及培训费用。筹建小组对上述投资的成本支出和回收期进行评估,同时对投资成本与财务共享服务中心给公司带来的利益进行比较,评估该项目的必要性及可行性,为总部提供参考。(5)税务与相关法规。由于每个国家的税务规定和法规的差异,筹备小组对准备进入共享服务的子公司所在地的税收政策进行充分分析,对涉及共享服务中心的税务及法律问题进行强调,并针对这些问题提出规避和解决方案,以保证税务相关法规对项目的影响最小化。
(二)设计阶段
(1)设计流程。筹建小组在流程设计完成后,时常开会商讨这些流程的改善情况,以确保流程可以顺利的运作并且符合业务的需求,同时最大限度地提高效率和满足客户需求。(2)员工与组织机构。该阶段的建设重点是改变员工的观念和建设企业文化。筹建小组充分研究现实中存在的难题,针对性地制定了沟通方案,经常与员工交流,宣传财务共享服务中心建立的重要意义。对于相关人员,尽可能的进行转岗安置,确实需辞退的,制定相关的赔偿方案。(3)税务与法规。筹建小组对于共享服务所涉及的区域进行税务和相关法规的研究,并依据法规的特殊性因地制宜的设计了符合不同地区实际情况的流程。以我国为例,税务机关规定,对于增值税专用发票必须保留原件,筹建小组针对性地设计了以下流程:增值税专用发票不变,由供应商将发票提供给子公司,再由子公司进行扫描发往深圳的财务共享服务中心进行会计处理。(4)技术与系统。财务共享服务中心的建立离不开IT部门的支持,其不断地对流程和系统进行改进。因此,在评估阶段及实行阶段,IT部门在系统方面针对流程操作提出具有专业性的判断和建议,在技术方面也引入大量的开发来适应新型的财务管理方式。(5)办公场所。对于财务共享服务中心办公场所的选择也是首先应当考虑的问题。针对此问题,筹建小组对于待选地点相关方面的条件进行调查研究和比较分析,主要涉及该地点的通讯开支、人才质量、租金、税收政策和税收法规、城市的位置等方面,最终将地点设在印度钦奈和中国深圳。(6)服务协议。首先,筹建小组对内部客户的期望值及公司预期目标进行了明确。其次,根据数据对财务共享服务中心的服务范围、服务成本及服务质量进行深入讨论。以此为基础,筹建小组制定了服务协议,并经多次讨论以后确定了协议的具体内容,这就使得财务共享服务中心在后期的运作中有了合同范本。(7)定价模型。对于定价模型的制定,筹建小组坚持简单、便于计算谈判及收费的原则,最终采用了成本弥补方式的模型。该模型就是在财务共享服务中心运行成本的基础上增加一点的利润,并以各子公司实际业务数量为依据来决定服务费用的分摊。
(三)实施阶段
(1)团队建设。A公司针对苏州工厂的实际情况,因地制宜的组建了项目小组来负责苏州方面的业务。同时向苏州工厂的财务人员请教学习,并对应收应付的工厂业务进行实际操作等。深圳的共享服务中心也组建了一个功能相似的项目小组,来完成前期的各种交接。(2)流程整合。项目小组以在设计阶段制定的流程为基础,并根据具体需求对实行财务共享服务后的流程进行新整合。在技术和系统方面,项目小组做出了深入研究,同时携手IT部门研发一些子系统,以满足财务共享服务新模式的需求。(3)关键性绩效考核指标(KPI)。A公司的共享服务中心在付诸实施以后,针对实行效果要作定期考核。为了保证考核的质量,可以从定性及定量两个方面来考核,从财务共享服务中心的运行方面和每个岗位,针对各个关键性绩效考核指标(KPI)来考核。
二、A公司财务共享服务中心价值分析
(一)间接降低了成本
在财务共享服务实行之前,A跨国公司在各个子公司及分支机构中都设置有完备的财务岗位,人员和岗位的设置以及各子公司之间资源的不协调,加之人员素质的参差不齐,给A公司产生了巨大的成本。在财务共享服务实行以后,经过合理的资源调配,不仅完成了扩大的业务,而且中心及子公司的财务人员并没有增加,这就间接的降低了人力资源的成本。
(二)形成了总部的财务监管,财务风险降低
在共享服务中心成立之前,各子公司财务处于分散状态,A公司的总部并不能准确地了解每个基层的财务状况。因为监管的缺失,很难发现潜在的舞弊行为。
(三)实现财务业务合流,增强了核心竞争力
由于财务共享服务中心的建立,使得财务都汇聚到了共享服务中心,这就给各个子公司的财务部门开放岗位,进行高层次财务人员的补充提供了机会,以此来强调财务管理在公司运行中的重要地位。财务共享服务中心的实施,不仅推动了财务和业务的合流,而且增强了A公司的核心竞争力。
三、A公司财务共享服务中心存在的问题及完善对策
(一)A公司财务共享服务中心存在的问题
(1)对于个别领域而言,在财务共享服务中心实行之后,工作效率降低了。究其原因,公司内部沟通不畅,由于共享服务中心的工作人员并未在子公司工作,反馈和处理问题时经常出现迟缓现象。(2)财务共享服务中心的人员流动性较大,员工更换频繁以及工作的相互交割,严重影响了办公质量和办公效率,经常出现没有对供应商提供的发票及时核算而导致货款迟延的现象,加大了共享服务中心与公司内部客户及外部客户进行合作的难度。(3)由于各国家及地区的文化不同,使得共享服务中心与子公司在处理同一问题时,常常存在看法的偏差。因此造成不能及时有效地处理问题。(4)税务及相关法规的不同导致的问题。在我国,业务单位必须保留增值税专用发票的原件。那么,供应商就要把发票寄往每个业务单位,再由业务单位进行扫描传输给共享服务中心进行处理,这个过程一不小心就会发生票据没有及时入账的现象,严重影响三方的沟通效率,不仅浪费时间,而且没有解决问题。
(二)A公司财务共享服务中心完善建议
财务共享服务模式固然有其先进性,但并不是所有企业都适用于财务共享服务模式。财务共享服务模式的实施需要满足一定条件,企业应该根据自己的实际情况去判断是否采用财务共享模式,如何实现财务共享模式,做到对症下药,有的放矢。笔者看来,财务共享服务模式更偏向适用于地理位置较为分散、主营业务较为多元化的大型企业集团公司。原因主要是基于以下几点:
(1)大型企业集团具备实施财务共享服务模式的资源和实力。财务共享服务模式的建立需要企业投入大量的人力物力,大型企业集团有更多的资源可以投入到这项工作当中;
(2)大型企业集团采用财务共享服务模式会有更大的边际效益。大型企业集团一般办公地点较为分散,业务分布较为广泛,财务集中管理相对困难,财务人员众多。财务共享服务模式的应用可以将企业的财务职能整合成一个独立的利润中心,财务共享服务中心以服务协议水平为基准,对内部各事业部提供服务,引入竞争机制,可以有效提高工作效率,大大解放人力物力,从而降低人力成本。
2.实施财务共享服务模式的思路
财务共享服务模式的构建不是一蹴而就的事情,需要建立清晰且详细的工作思路,优化财务共享服务模式的基本框架。
(1)确定实施财务共享的范围和内容。财务共享服务模式的建立一定是循序渐进的,初期可以在某些领域做尝试,再逐步扩大共享范围。财务共享服务中心为整个集团公司提供服务的同时,如果还有余力,还可以对外提供财务管理服务,打造一个新的利润增长点。财务共享服务的内容其实也相当广泛,包括在共享服务范围内各单位的财务预算、会计核算、财务报表编制等工作。
(2)确定实施财务共享的组织架构。财务共享服务中心的建立必然要对现有的组织架构形成冲击,集团领导者本身就一定要非常支持这项工作的实施。组织架构的设计包括对组织层级、岗位分工、人员编制、业务能力要求等各方面工作。
(3)确定财务共享服务中心的地址。大型企业集团总部一般都位于交通便利、资源众多的繁华地区,租金成本较高,财务共享服务模式依托强有力的信息远程技术,可以实现远距离操作,所以在选址时可以选比较偏远,办公成本比较低的地方。
(4)梳理财务共享服务的流程。财务共享服务模式与以往的财务集中模式最大的不同就是因为前者并不是将现有的财务流程简单归集和组合,而是要在现有的基础上实现对财务流程的再造设计,主要包括对以下几大系统流程的再造:应收账款流程、应付账款流程、在建工程和固定资产业务流程、人工成本流程、贷款和票据管理流程、总账流程、费用报销流程、合同业务流程等。
(5)搭建强有力的信息系统平台。财务共享服务的顺利实现离不开信息技术系统的支持,财务共享服务中心要为多个不同的客户单元提供服务,就必须实现信息数据的共享和管理,建立覆盖整个企业的信息系统平台,所以拥有强大的信息系统支持是非常有必要的。信息系统平台一般包括企业资源计划系统、影像管理系统、网络报销系统、电子支付系统、银企互连等系统。
3.实施财务共享服务模式的保障
财务共享服务模式的顺利实现和持续运营需要企业投入大量的资源,需要建立一套完备的保障措施。
(1)人力资源管理。构建财务共享服务中心的初期,自动化程度是相对较低的,大多数的业务还处在人工处理的阶段,这就需要一批了解业务、了解系统的人才对流程进行持续的优化,对人工处理的简单劳动进行自动化、系统化。随着后期流程的不断改善,人工处理的部分会逐渐降低,这时的财务共享服务中心主要是为客户提供及时、准确的财务报表和财务数据,这就需要财务共享服务中心有一批深刻理解会计准则同时又了解企业管理需求的专业人才。人才的培养,需要财务共享中心在建设初期就进行储备和培养,只有这样,才能指导基础的会计核算人员进行正确的账务处理,才能很好地满足客户的需求。
(2)知识管理。构建财务共享服务中心的核心就在于对财务流程进行梳理和再造,在这个过程中需要强有力的知识管理能力来做支撑。人员的流动对于任何一个企业来说都是十分正常的,在财务共享中心构建过程中,标准化的流程管理显得尤为重要,它能保证财务共享服务中心的运作不会因个别工作人员的离开而受到影响。因此,我们必须要将制度规范化,加强财务共享服务中心的标准化流程,而这项工作的有效完成需要强有力的知识管理体系做基础。
(3)风险管理。改革与风险总是并存的,财务共享服务中心建立初期,企业必须要意识到这种新型财务管理方式所带来的一系列改变,识别财务共享服务模式给企业自身所带来的风险,同时采取必要的措施加以预防和规避。风险主要可能包括业务风险、系统风险、人员流失风险等。