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一、研究背景
财务共享模式的理念在我国起步相对较晚,我国绝大多数企业的绩效管理还停留在传统模式的基础上,绩效管理思想相对陈旧。中兴通讯于2005年建立财务共享服务中心,真正拉开了中国企业实施财务共享服务的序幕,在至今的十年当中,已经实施和准备筹建财务共享服务的企业集团约有八、九十家,企业在集团范围内实现了简化和标准化两个阶段后,共享服务从概念阶段进入实践阶段。
二、我国企业基于财务共享模式的绩效管理存在的问题
(1)财务共享下的绩效管理目标不够明确。在国外,财务共享模式已经产生了30余年,在很多大型跨国集团中得到普遍应用,拥有着丰富的实践经验和案例。同时,国外企业在客观生存环境方面是类似的,这使得它们在采用财务共享模式时,可以通过直接学习这些实践经验,使该模式的效益能够较迅速地得到体现。而迄今为止,我国企业的财务共享模式的应用仍然处于起步阶段,试行企业如凤毛麟角,且运营时间尚短,故而能够直接应用的实践经验少之又少。这使得我国企业在本身对于财务共享模式的理论匮乏和实践经验不足的情况下,绩效管理目标更加不明确。(2)现有绩效管理指标与财务共享模式不匹配。我国部分企业导入财务共享服务模式后,仍沿用原有的传统绩效考评方式对企业集团、各业务单元及中心进行考核。现有的绩效评价体系,仅仅停留在结果的考核上,单独地进行相关指标的量化,没有综合反映业务单元以及中心在客户满意程度、产品和服务质量、员工发展、财务绩效等方面的真实情况。(3)基于财务共享模式的绩效管理信息综合度较低。由于财务共享服务模式以处理大量重复的数据业务为主,企业针对这些数据进行的绩效管理尤为重要。成熟的财务共享服务模式通常须具备完善的绩效管理系统,通过日报、月报等定期报告以及实时的数据统计为企业提供完善的绩效数据支持。
三、我国企业基于财务共享模式的绩效管理存在问题产生的原因分析
(1)管理者对财务共享模式缺乏专业认知及战略引导。财务共享服务模式引入我国之后受到了很大的推崇,中国企业在导入这种新型管理模式后,虽然部分企业取得了不错的成果,但是,有很大一部分企业只是跟随潮流,而缺乏财务共享服务模式理论内容的准确理解和理性思考,以及对考核人员在这方面的全面培训,从而易忽视财务共享服务模式下进行绩效管理的真正意义。(2)完善的财务共享模式的绩效管理指标体系尚未建立。由于我国财务共享服务模式的理论研究还处于起步阶段,科学完善的绩效管理指标体系尚未建立。到目前为止还没有针对财务共享模式下整个企业及各业务单元、中心的全面绩效管理的研究。因此,企业急需要一个能全面反映其各个业务单元和中心真实情况的绩效管理指标体系。(3)基于财务共享模式的绩效管理尚未全面落实。在这些企业中,因为大多考核者一时之间无法适应在这种新型的管理模式的组织结构变化,对新型管理模式的绩效考核特点不明确,或者在借鉴国外企业在财务共享服务模式下的成功经验过程中,只是盲目的照搬,实施过程脱节。他们仍然遵循传统理解,惯性的认为考核只是人力资源部的事,对考核工作敷衍了事,导致使绩效管理流于形式,考核成果无法有效予以应用,挫伤员工的工作积极性,进而影响工作业务处理效率。
四、我国企业基于财务共享模式的绩效管理的改进建议
(1)制定合理的财务共享模式下的绩效管理目标。制定合理的绩效管理目标是实现企业价值的关键环节,目标明确则有利于企业在内部营造一种突显绩效的企业文化。此外,明确的目标能够引导企业选取更加合理的绩效指标,企业可以通过绩效管理目标在其内部建立一种合理、科学的管理机制,能够将企业的利益与员工的个人利益有机地整合在一起。在财务共享服务模式下绩效管理目标制定的过程中,我国企业可以遵循以下几条原则:战略导向原则;②全局化原则;③可驱动原则;④可实现性与挑战性相结合的原则。(2)建立合理的财务共享模式下的绩效管理指标体系。绩效考核指标平衡计分卡从四个角度综合衡量企业的绩效,这四个方面构成了四个指标:财务指标、客户满意度指标、企业内部流程指标、企业的学习和创新指标,其中后三个指标是从非财务的角度提出的,可以更加全面地考察组织绩效。平衡计分卡的四个指标需要保持平衡,任何一方面的短板都会带来绩效的全面降低。这也是该管理方法强调平衡的重要性所在。(3)建立基于财务共享模式的绩效管理信息综合平台。财务共享模式下进行绩效管理时,由于部分企业缺乏便于各系统间的协同效用的绩效考核信息整合系统。因此需要一个能够适用于财务共享中心的整合绩效考核信息的平台,通过系统间的互联互通,以及有针对性的整合设计,将传统会计信息系统进行集成再造,建立一个IT平台,将财务共享中心制定的一切财务制度都固化在统一的数据库中,充分发挥多系统在财务共享服务架构下的协同效用,提高绩效考核的信息整合水平。
【参考文献】
[1]陈虎,董皓.财务共享服务[M].中国财政经济出版社,2009
[2]陈虎.财务共享服务中心的绩效管理及评估[J].财务与会计,2008(11)
作为供应链的一部分,随着供应链管理的发展,具有物流性质的企业内部配送中心在经营管理等方面必须紧紧跟上其发展的需要,才能有效地实现与变幻不定的市场的无缝对接。特别对于买方市场处主导地位的生产与销售一体化服装制造业来说,处理好库存能力、辐射能力和配送能力等要数之间的关系显得尤为迫切和重要,借鉴一种新颖的计分卡管理工具可以帮助企业内部配送中心提高绩效,促进企业产品争得先机、引领市场。如何计分卡对该类配送中心进行有效的绩效管理,本人结合自身实践从DCS配送中心计分卡的具体设计与运用等方面作如下介绍与阐释。
一、DCS计分卡的绩效管理理论
1.DCS计分卡的原理
DCS(Distribution Centre Scorecard,配送中心计分卡),是一个仓储运营监控和评价系统,旨在通过为企业决策提供高效准确的配送信息,提高企业运营效率,降低配送运营成本。
DCS秉持系统论和协同思想,在KPI指标设计上注重整体观念和关联性,通过各要素的相互作用以达到“整体大于部分之和”的效果。同时,在指标选择上注重平衡性和协调性,深化“三力”合一的理念,即:通过明晰目标、动态监控,增强员工工作的“压力”;通过业绩为先、绩效拉动,为员工实现自我完善提供“推力”;通过资源共享、竞合提升,为企业整体运营水平的提升提供“牵引力”。
DCS强化系统思想,基于系统控制论的视角,涵盖与配送中心息息相关的众多因素,并相互作用以构筑闭环式整体架构深化目标意识:通过过往比较和预算比较,评价具体作业完成效率和效果,进而与绩效考核对接,有效促进了目标意识在企业中的深化推行精益管理。
DCS所涉30多项指标涵盖配送中心作业的方方面面,不断促使结果控制向过程管理的有效转化,减少缺陷,消除浪费。
DCS促进自我提升,以员工为企业最重要资源,将员工能力的培养和提升列入KPI指标加以评价,不断促进员工自我完善和综合素养提升实施资源共享。
DCS评价结果面向全员实施信息共享,一方面提供相互学习,推广优秀实践平台;另一方面构筑引以为戒,鞭策后进氛围。
2.DCS计分卡的设计流程
设计DCS计分卡,首先要明确企业的目标,然后以总目标为出发点,从5个层面找出关键因素和绩效衡量指标(见下图)。
二、企业内部配送中心引入DCS后产生的积极作用
通过DCS的有效实施,配送中心取得一定的实施效果:内部管理更趋规范、运营效率显著提升。DCS与其他系统的集成运用,不仅使得物流、资金流和信息流有效统一,也有效促使企业内部分工更加合理,职责更加明确,通过成本中心的划定以及流程再造,使得内部管理脉路更加明晰规范,绩效考核更具科学。KPI指标与各成本中心形成显著的对应关系,并通过与过往和预算设定目标的比较分析,有效评价各成本中心的目标完成情况及工作效率、效果,绩效考核“用数字说话”,避免了传统考核中的打和牌、扯皮等现象,企业发展更显活力。通过整体性、系统化的KPI指标体系揭示企业运营现状,并记录各模块分析问题、解决问题的思路和方法。通过开放式的资源共享平台使基层员工更加了解企业,营造赶学帮超的竞争氛围。
三、DCS构建企业内部配送中心绩效管理模式
运用DCS构建企业内部配送中心绩效管理模式要在确定经营策略的前提下,筛选关键绩效指标,制定并执行计分卡绩效考核模型。
1.运用SWTO分析确定经营策略。对企业内部配送中心进行SWOT分析结果,根据SWOT分析确定企业内部配送中心行动策略。
2.筛选关键绩效指标。不同层面采取的每项策略都有不同的影响因素,根据这些影响因素来拟定每项策略的绩效衡量指标,因为,计分卡的策略发展是由上向下分解,而绩效指标的目标设定是由下往上筛选,所以在确定绩效指标后应筛选出最具有代表性关键性的指标作为关键绩效指标如表1所示
表1 企业内部配送中心关键绩效指标筛选表样
3.执行计分卡绩效考核模型。在确定了企业内部配送中心计分卡关键绩效指标后,要为关键绩效指标建立可以量化控制的标准化目标值,根据企业的实际战略任务设计含有关键绩效指标权重比例并具有可执行性的平衡计分卡模型(见表2)。
表2 企业内部配送中心关键绩效指标考核表样
四、对企业内部配送中心采用DSC的建议
在将上述DCS计分卡管理工具运用到具体的工作实践中时,也必然会出现一些意想不到的与理论有偏差的情况,在实践中需进一步完善与发展。为了能取得最大的效用,企业内部配送中心在借鉴使用该计分卡时,还必须做到以下几个方面:
1.领导层重视。DCS计分卡的建立离不开领导的支持。领导的充分参与和上下沟通是实施DCSDCS计分卡成功的关键。领导在执行DCS计分卡中的职责是把握战略方向,主持关键绩效成功因素和关键绩效指标的确定,传递上下的信息,确保人人皆知、政策支持和过程控制。
2.实施中要结合企业实际。实施中要结合企业实际,因为不同企业的管理基础不同,设定的目标肯定也会不同,所以各个企业DCS计分卡目标及其衡量指标都不相同,即使有时候目标相同也可能采取不同的指标值来衡量。
3.确立关键绩效指标与标准。在确定关键绩效指标时,首先是要确保它们与组织目标的一致性,其次是要保证关键绩效指标的执行性。在设计关键绩效指标时,关键绩效指标定义应该精确易懂、完整,最好使用分子和分母,要包括报告频率,每月每季或每年关键绩效指标,在实践中要能衡量指标的权重大小,要确切反映平衡的利益价值判断。
4.正确对待投入成本与成效的关系。建立DCS计分卡首先出现的是成本而非效益,而且效益的产生往往滞后很长时间,这使得投入与产出成本与效益之间存在一个时间差,因而往往会出现顾客满意度员工满意度及效率都提高而财务指标却下降的情况,此时企业一定要清楚非财务指标的改善所投入的大量资金在可以预见的时间内从财务指标中收回,不要因为实施了几个月没有效果就失去信心,应该将眼光放得更远些。
一、基于云会计的财务共享中心绩效管理概述
(一)基于云会计的财务共享中心绩效管理的特点和优势
大数据时代下云会计技术的发展与应用对集团企业财务共享中心的绩效管理有着重要的影响。它能够有效地提高企业在内部管理决策方面的可靠性与准确性。现在,人们基于集团企业财务管理的特点和基本需求,探索出了财务共享中心绩效管理这种新型的管理手段。它能将流程再造和标准化,运用在分散在企业各个子公司当中的那些较为标准化、且容易重现重复的财务工作当中,使企业的财务管理效率得到有效提高,实现企业财务资源的优化配置,使企业的财务管理质量得到有效提升。同时,它还能使企业财务管理的可控性得到提高,管理风险得到降低。在企业的财务管理中,绩效管理是其中一个至关重要的环节。基于云会计的财务共享服务中心的推广运用,能够有效避免在绩效管理中出现的失序现象,使集团公司的管理层与职员对自身有一个明确的定位,使企业和个人的绩效得到有效增长,全面提升企业财务管理的效果。
(二)现阶段我国在基于云会计的财务共享中心绩效管理方面的缺陷
基于云会计的财务共享中心绩效管理,在我国还是一个新生事物。现在,虽然我国在这方面的研究已经取得了长足进展,但总的来说,我国现阶段在这方面还存在着一定的缺陷。这些缺陷主要体现为对大数据、云会计格局下的财务管理研究力度还不足,导致其的进一步发展推广受到了影响。这是我们今后需要提高的地方。
二、管理框架模型的建立
基于云会计的财务共享中心绩效管理,其运用于企业中所带来的优势是显而易见的。它在保证了财务管理质量的同时,又能使财务管理流程得到有效精简,人力资源成本得到有效降低。特别是能够让集团公司总部和各个基层单位都能对相关的财务信息进行统一接收、统一处理,及时发现管理中的缺陷和漏洞并进行查漏补缺工作。为了让研究思路更加清晰明了,这里我们结合基于云会计的财务共享中心绩效管理的相关要点,构建了一个大数据时代基于云会计的财务共享中心绩效管理的框架模型,并具体进行分析。
通过对框架模型的分析可见,基于云会计的财务共享中心绩效管理的一般结构,一共包括6个层次。分别由基础设施层、业务层、数据层、服务层、应用层、用户层组成。
其中,基础设施层是其他层次的基础。它的主要功能是对于企业的外部数据进行采集,并具体运用于数据层及应用层。业务层直接涉及绩效管理工作,我们在策划绩效管理的相关方案时,必须从业务层当中取得相关数据。
数据层则是将基础设施层及业务层当中涉及绩效管理方面的数据(含结构化与非结构化数据)储存于ODS业务同步复制数据库里,然后以大数据的手段对相关数据进行分析处理,发送至数据中心,以备服务层和应用层之需。
服务层的数据来源于经过加工处理的数据中心,并在服务层中对数据进行再次处理运用,然后运用相关技术对数据进行整合。
在应用层中,其组织绩效管理分别来源于财务、客户、学习创新及内部流程。这四个维度又分别具有各自的具体要求。用户层即决策层。它由集团公司、子公司、财务共享服务中心等方面组成。其作用主要在于挑选合适的财务决策措施,运用到企业的财务管理中。
三、大数据时代基于云会计的财务共享中心绩效管理的具体手段
(一)构建起合理的绩效管理目标
财务共享服务在运作上应当自成体系。其服务对象也较为宽泛。对于集团公司及其下属的基层单位,以及企业的外部客户,都必须确保服务到位。
在确立绩效管理目标时,其指导方针必须立足于追求管理效率和管理质量的最大化,来达到管理的最优目标。通过大数据与云会计技术,我们就能获得财务共享中心的内外部数据,然后对这些数据进行调研分析,对管理、执行方面的目标都进行评估,寻求出具有可行性的方案。尤其是要重视对绩效指标的制订,这样才能确保绩效管理目标的准确性。
(二)完成对管理目标的分配
当我们完成了对财务共享服务中心的构建,此时就要下意识地将绩效管理目标,基于组织绩效与人员绩效的角度,来分别分配给不同的部门和员工,将明确的绩效责任落实到不同成员的头上。同时,我们还要针对这些工作指标,制订出完善的绩效考核制度,构建起赏罚分明的考核机制,以促进公司和员工为实现目标而努力。
(三)建立起预警监督机制
在集团企业的财务管理活动中,有时财务部门同业务部门所接收的财务信息之间常常出现出入。这是由于财务部门所获取的信息通常是经历了一些中间环节的,导致它与原始信息相比发生了一些变化。
通过基于云会计的财务共享中心绩效管理,我们就能建立起有效财务预警监督机制。将管理方案同实际效果进行有效的对比、预测与跟踪。这样一旦出现信息出现某些出入,系统能够立即觉察到,对业绩完成不达标的单位与个人进行预警,并及时对管理方案进行的调整。使财务管理活动更具可控性。
1.1省市县三级卫生信息平台架构
省级卫生信息平台以建立1个省级综合平台为核心枢纽,以建立市级区域医疗卫生信息平台和区县级数据中心为基础支撑,实现信息共享和数据交换。平台要求功能完备、标准统一、安全可靠。
1.2省级居民健康惠民服务信息系统
省级居民健康惠民服务“一卡通”信息系统覆盖各卫生业务应用,实现公共卫生服务、医疗服务等信息的共享和共用,重点推动新型农村合作医疗、基层医院就诊服务、村卫生室等应用,以此为基础,构建县区数据交换平台。1.3基层医疗卫生管理系统基层医疗卫生机构众多,按照国家发改委的要求,其信息系统建设主要分为四个部分:业务服务子系统、业务管理子系统、监督管理子系统、与其它系统接口。
2基层医疗卫生信息化技术架构
可考虑建设省市县三级平台、分级部署的实现方式。省级平台支撑和涵盖全省居民健康档案、电子病历、卫生应急指挥决策等公众服务的应用需求;市、州级平台需建立个案数据与管理中心,实现对区域内医疗卫生信息的集中存储、检索、共享、数据交换等;区县级医疗卫生信息平台承担县级区域数据中心的作用,主要负责县域内医疗卫生业务和管理数据的存贮与处理。应从基础设施安全、软件安全、数据安全三个方面综合考虑系统安全性。基础数据安全:平台具备性能完善的网络安全基础。包括网络防火墙、入侵检测、病毒防范、用户识别等信息安全软硬件系统,并设专人进行日常监督管理与更新;软件安全:平台涉及的系统软件和应用软件应具有访问控制功能,并定期进行完全备份;数据安全:采用数据库备份策略;对数据和资料的访问设置权限;关键数据的修改记录必须记录操作日志;关键、敏感的数据的存放需进行加密处理。云技术部署方式。省厅级统一采用集中部署方式,完全可以和云计算方式的集中部署,多点复制,保持系统健壮度的方式进行融合式的部署,并为以后云计算方式的完善部署,提供了基础设施、网络框架、软件体系的必要条件。县(区)级按照省内统一的标准和功能规范,进行部署,同时市级平台可以部署成虚拟平台。
3基层医疗卫生信息化系统建设
3.1业务服务子系统
(1)居民健康档案管理。居民健康档案以居民个人健康档案为基础、家庭档案为中心。个人档案提供个人基本人口学资料、行为生活习惯、既往病史、主要健康问题、就诊、体检和健康影响因素等资料的管理,包括档案的新建、更新、查询与浏览等。居民个人健康档案与家庭特征结合构成家庭健康档案,而家庭健康档案与社区特征结合则构成社区健康档案;实现区域内档案迁移的管理,包括迁入、迁出。(2)基本医疗服务管理。包括门急诊、住院、医技、药房等基本业务管理。系统中要嵌入《国家基本药物处方集》和《国家基本药物临床应用指南》等以协助医务人员的诊疗工作。在上述基本功能的基础上,鼓励增加疾病库、临床路径、诊疗导航等,指导和规范基层医务人员诊疗行为。(3)基本公共卫生服务管理。基本公共卫生服务管理系统以满足城乡居民的基本卫生服务需求为目的,实现居民健康档案管理、健康教育、基础医疗服务、健康管理、计划生育、疾病控制与管理、传染病及突发公共卫生事件报告和处理以及卫生监督协管服务等卫生服务要求。公共卫生服务管理对公共卫生管理过程进行数据采集、数据管理、质量控制、统计分析、信息反馈、数据共享与交换等。辅助基层卫生人员提供公共卫生相关的业务服务。(4)健康服务门户网站。健康服务门户网站应实现如下目标:个人健康诊疗信息查询;健康资讯和管理;网上门诊预约和计划免疫接种预约;用户管理;健康知识宣传及健康教育。(5)远程医疗服务子系统。支持有条件的地区乡镇卫生院等基层医疗卫生机构与县级医院进行远程会诊(特别是远程集中阅片),以及县级医院对乡镇卫生院进行远程医疗卫生技术教学培训。
3.2业务管理子系统
(1)基本药物管理。基本药物管理系统包括药库、药房等管理功能,起到监控药物使用、规范用药行为等作用。系统嵌入《国家基本药物处方集》和《国家基本药物临床应用指南》的内容,使用国家食品药品监督局药品批准文号作为药品统一编码,并与全省基本药物目录网上采购平台的数据对接。(2)业务运营管理。主要包括门急诊收费管理、物资管理、设备管理、财务管理。以及统计、分析及查询和咨询等综合管理模块。以实现管理的规范化,标准化。各级卫生行政部门可通过系统动态监控各基层医疗卫生机构的日常运行。(3)绩效考核管理。绩效考核系统可大致分为医疗机构使用部分与卫生行政部门使用两部分。医疗机构使用部分。对医护人员前端工作情况数据的直接采集,以及服务态度等定性指标评分录入汇总,依据绩效考核体系规定,进行量化考核,为分配和奖惩提供客观依据。卫生行政部门使用部分。直接采集绩效考核信息,依据绩效考核指标进行量化考核,提高卫生服务管理工作的科学性、有效性和真实性。提供单位的绩效考核信息,并提供单位绩效的量化考核功能。
关键词:财务共享 财务管理 管理流程
1.财务共享服务中心的含义和特征
共享服务是一种将一部分现有的业务职能,重复的流程从企业个体中抽出,集中到一个新的业务单元。
共享服务的管理机构为独立机构,甚至独立法人企业;其系统平台具有统一性和标准性;其流程为优化再造的管理流程;绩效考核为有效且能落地的考核指标;有统一规范的操作标准;要求具有高效高质量且低成本的服务;其业务范围包含了财务、人力、信息、采购、客服及法律等多个方面。
财务共享服务是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用,它是将不同国家、地点的实体的会计业务集中在一个特定的地点和平台以高质量、高效率、低成本地向各个业务单元及部门提供标准化的服务来完成。
2.共享服务中心模式、建立动因、组织架构及业务范围
共享服务中心的模式按照不同的方法分类有不同的模式,具体而言:共享服务中心的模式按照组织形式来说分为非独立经营和独立经营两种。
建立财务共享服务中心模式的动因主要有以下几点:财务共享服务中心的建立可以支持公司的战略发展,减少重复投资及资源浪费,获取规模经济效益。同时能够提高业务处理操作效率,降低管理及人工成本,并提高信息集成度及信息报告质量,提高公司政策、制度执行力和内控水平,提高内部客户的服务质量,对于企业的管理有十分重要的意义。
财务共享服务中心组织架构模式主要有以下两种:第一种为财务共享服务总监管理内控、预算和系统支持,其下属包含应收、应付、固定资产、差旅费用以及总账和报表等内容。第二种为共享服务中心总监管理会计服务经理、总账或报表经理、差旅管理经理、内控或预算经理、财务系统支持经理几个方面。其中会计服务经理主要负责应付账款、应收账款、内部往来和固定资产的管理。总账或报表经理主要负责总账和报表两方面。差旅管理经理主要负责酒店和机票的费用管理、员工费用的整合和热线几个方面。内控和预算经理主要负责共享中心的预算和报告以及相关的改进流程。财务系统支持经理主要进行项目管理。
财务共享服务中心涉及的业务范围主要包括会计核算、财务管理、税务筹划、资金管理、内部控制。具体而言包含现金管理、应付账款 、应收账款、固定资产、差旅费用、内部往来、报表、税收管理、信用控制 、预算管理、成本管理、资金筹划等多个方面,业务范围十分广泛。
3.财务共享中心与传统财务管理模式和集中管理模式的区别
财务共享中心与传统财务管理模式有十分大的区别,财务共享服务中心的组织归根到底是要解决组织定位和组织架构两个问题。传统的财务管理模式主要是国家或区域的CFO下属分支机构A、B、C等多个分支机构的财务经理,在各分支机构的财务经理下面又设有财务或管理会计,在财务管理会计下属分别设有出纳。而财务共享服务中心的管理模式则分为总账和报表团队、应收账款团队、应付账款团队、旅费用团队、内控审核团队、金管理团队等多个独立的按照职能不同分类的团队,更接近专业化和科学化。传统的财务管理模式是统一平台系统、统一标准制度 且为规模经济的,而财务共享中心的模式则组织结构瘦且扁平、相对独立、内部协调,且灵活、集中资源,有大量的专业人员,优化流程、高效低成本、可以提升内控,具有十分突出的优越性。
财务共享中心与集中管理模式也有着突出的区别。集中管理模式是一种企业经营战略,而共享中心模式是一种商业运作模式;集中管理模式相对简单集中,共享中心模式关注流程优化及流程再造;集中管理模式注重集中控制、成本降低,共享中心模式注重重点资源整合、标准化、提高效率、降低成本;集中管理模式向管理层负责,共享中心模式以客户需求为导向;集中管理模式是事物处理者,共享中心模式是服务提供者;集中管理模式业务单位无选择权,共享中心模式客户有选择权;集中管理模式各单位不参与监督,共享中心模式客户可参与服务质量的监督;集中管理模式通常办公地点设在总部,共享中心模式地点选择与总部无关。总之,财务共享中心模式更能直接响应客户需求。
4.财务共享服务中心流程改善、设计、选址及评价
共享服务的核心就是流程共享,流程的标准和科学化是财务共享服务得以高效运作的基础。流程管理内涵:规范化、系统化、流程、持续性PDCA的改进。具体而言包括成本、时间和质量三个方面的改善。就成本而言,主要是效率提高、处理环节减少。就时间而言主要是减少流程中闲置时间和减少重复时间。就质量而言,主要是高质量的交付和减少偏差的计划。
财务共享服务中心的操作流程设计的关键步骤为:首先收集/汇总当前各分支机构的流程及结构,其次为差异和风险分析,再次为判定控制点及应优化的部分,第四为设计并优化共享服务标准化的相关流程。其五为需要客户参与的重要步骤,需要了解客户需求,定义双方的责任,达成共识,并针对此形成文档。
财务共享服务中心选址主要参照以下要素进行选择:扶持政府政策、当地人力资源情况、成本状况、商务坏境、基础设施和网络状况以及城市管理水平等要素。
财务共享服务中心作为一个独立的运营实体,需要有一个非常好的商业模型,即使是内部的一个事业部门,也需要一个内部结算体系。财务共享服务中心成本核算方式主要有以下几种:其一为按照服务比例分摊方式;其二为合同约定固定金额方式;其三为服务使用量与服务项目单价相乘的方式。
财务共享服务中心绩效指标与评价关键点主要包括四个方面,分别为服务质量、工作效率、客户满意度和工作能力。服务质量的主要评价关键点为服务协议考核指标完成情况和处理差错率。工作效率的关键点为处理速度和响应速度。客户满意度的关键点为对客户服务态度、问题处理速度和对客户反馈时间、客户满意度调查结果。工作能力的关键点为系统操作能力、团队合作精神以及学习能力和专业技能。
5.建立财务共享服务中心面临的问题及改进方案
实施财务共享服务最常见的10个错误有:其一在实施共享服务之前,没有评估成本和服务水平;其二没有很好的梳理流程并进行试运行;其三没有及时的制定一个全职的负责人在项目中;其四没有充分的聚焦业务转移的过程;其五缺少强劲的人力资源安排计划;其六始终纠结在过去的问题,没有更好的考虑未来的方式;其七因为追求完美技术准备和流程标准化所导致的漫长过程使整个项目停滞;其八自认为流程集中,没有必要再做更多的事情;其九没有或者缺乏风险管理与监控;其十忽视自建与外包选择的评估,认为自建已经足够。
针对财务共享服务中心面临的问题应采取以下方案进行改进:首先要明确的职责划分,包括业务范围,按照应收、应付、费用等标准设置等。其次要优化流程及流程再造。再次,要修改和优化高效、便捷、统一的平台软件并建立一整套统一、可操作、具体化的标准以及严格的制度。第四,要完善的团队建设体系,有效的人员整合和组织架构,支持有效考核的绩效管理。第五要做好服务协议及核算方式确定和共享地址选择。
总之,财务共享服务中心的建立十分重要,只有充分了解财务共享服务中心的具体情况,并针对其建立中存在的问题进行剖析并针对问题进行相应的改进,才能进一步促进财务共享中心的成功建立。
参考文献: