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【关键词】设计评审;有效性;控制措施
1引言
我们所说的工程设计是为达到工程的预期目的由专业设计团队提供的实现方案,实现方案有多种多样,因此需进行评审,以期通过评审提供一个最优方案。在实际应用过程中,由于设计评审具有不确定性,参加评审的人员在短时间内对项目了解不透彻,不能提出针对性的有效意见且评审意见发散,甚至出现相左的情况,使设计师陷入两难境地,故而会出现设计师不愿评审甚至对评审抱有怨言的情况。如何提高设计评审的有效性,通过评审让设计师体会到他的设计方案得到优化提升,这就是技术质量管理人员需要研究解决的问题,要想解决这些问题首先要回到起点,明确设计评审的定义以及设计评审的作用,找到提高评审有效性的关键点,围绕关键点研究制定相应控制措施。
2设计评审的定义和作用
设计评审是为确定设计项目达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。根据需要一个项目可进行多次设计评审。设计评审作用是通过评审确定设计方案是否能实现产品目标;帮助项目团队发现设计方案中的不足和需要各专业间协调解决的潜在问题;帮助项目团队挖掘方案中可以优化的潜力,使设计得到进一步完善,保证顾客所要求的产品在设计保证期内符合质量标准。
3影响评审有效性的关键点
从评审定义和作用可知,设计评审应以满足顾客要求为前提,在顾客有限资源与资金限制条件下,使国家的法律、法规和国家与地方的标准及环境规定得以执行,使产品的质量得到保障,最大限度地满足顾客对产品的要求。评审活动的重心是要围绕设计达到规定目标的适宜性、充分性和有效性而进行,实际运行过程中评审面临的主要问题以下几个方面。1)受评审时间限制,参加评审的人员在短时间内对项目设计进行评审,常常会因为对项目了解不透彻未能发现及提出有效问题。关键点是:设计评审应控制评审的时机,按工程项目设计的不同设计阶段有准备、有计划地进行评审。2)工程设计中由于设计产品的复杂程度和技术难易程度不同,对有些技术成熟的项目,设计评审常常无法提出建设性意见和建议,使设计师和参加评审人员感到评审无意义。关键点是:应避免无实质意义的评审会,制定多种形式的设计评审,根据项目情况,选择合适的设计评审形式。3)由于评审会参加人员多,设计师在短时间内进行汇报时抓不住汇报要点,致使评审人员不能够对项目有更深入的了解;有些评审人员受个人专业及经验限制或过度关注自己擅长领域,导致评审时不能发现相关专业问题,或者提出一些不符合项目设计阶段的意见,使评审意见无法落实。需要注意的是,工程项目评审会不是科研研发,评审的目的是要帮助设计师发现问题、改进方案,使设计成果更加符合产品目标,所以评审必须对那些不确定性、无法落实的意见进行控制。关键点是:控制评审的重心,帮助设计师进行有效汇报,使设计评审根据产品的具体特点,围绕议题进行评审;控制评审的人员组成,明确责任主体,防止产生错误的观点和偏见。
4提高评审有效性的控制措施
4.1控制评审的时机
4.1.1设计评审按阶段进行
无论是民用项目还是工业项目都是按阶段进行设计的。民用项目分方案阶段、总体设计阶段、施工图设计阶段;工业项目分项目建议书阶段、可行性研究阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段。由于每个设计阶段对设计深度要求不同,设计评审首先按项目的设计阶段进行,保证评审能有针对性地进行,使设计成果满足业主要求并符合不同阶段设计深度要求。
4.1.2评审有准备、有计划进行
若评审会开得过早,设计方案未成型或无主要图纸,则评审人员无法对方案进行评价;若评审会开得过晚,则会造成评审意见来不及修改落实,以上情况都会使评审流于形式。为提高评审有效性,评审组织者需有计划,合理控制评审会召开的时机,即在各专业已具备主要图纸及其他关键性设计文稿时即可组织开展设计评审。组织者需进行必要准备。为提高评审有效性,设计基本资料需提早交到评审人员手中,尽可能使参加评审的人员在短时间内对项目有更多更深的了解,以减少或避免评审人员对项目了解不透彻,未能发现及提出有效问题。评审组织者要有准备、有计划地确保评审顺利进行。
4.2选择合适的评审形式
设计评审,习惯性泛指组织会议的设计评审形式,但是工程设计领域,设计单位承接的工程项目设计任务,规模小到数百万元,大到数亿元不同;项目难易不同,有的涉及技术领域攻坚问题,有的是常规设计项目;涉及的专业不同,有的项目仅涉及一个专业,有的项目要涉及多个专业,所以评审形式的选择,对评审的有效性起举足轻重的作用,应根据项目情况进行选择。对一些技术成熟的项目,设计评审常常无法提出建设性的意见和建议,使设计师和参加评审人员感到如同走过场一般,为减少和避免对设计师和评审人员造成评审无意义的错觉,可采用阅读文件和图纸的评审形式。为避免阅读文件和图纸的评审形式被不合理乱用,需制定约束条件。对投资较小、规模不大的项目;或技术难度不高的项目;或技术成熟的项目;或基本无风险的项目,符合以上一项或几项的方可选择阅读文件和图纸的评审形式。工程项目设计常常涉及多个专业或多领域,不管是项目设计经理或是评审会主持人(专家组长)都受自身专业限制,对其他专业甚至跨领域专业不甚了解,项目设计中只要有一个专业有欠缺出现短板,整个项目设计在符合产品目标上就大打折扣。为了保证评审的有效性和针对性,在项目进行评审前,可根据项目需要进行专业设计评审。专业设计评审形式及阅读文件及图纸评审形式,弥补了单一的设计评审会议形式的不足,提高了设计评审的有效性。
4.3进行有效的汇报
评审是在短时间内进行,设计师的有效汇报有助于参加会议的评审人员了解项目总体情况,特别是设计师有关设计中尚未解决的问题的汇报,更能使评审人员有针对性地帮助设计师解决设计难题。所以评审会组织者可对设计师的汇报作提示性建议,帮助设计师抓住汇报重点。由于工程项目设计涉及专业较多,本文仅对总图及运输专业、水工结构专业汇报要点作概要介绍。
4.3.1总图及运输专业汇报要点
可提醒设计师围绕生产及人流、物流组织;总平面布置及出入口设置;特殊有要求的建筑物的布置;竖向、堡坎布置及土、石方平衡;贯彻城市控制要求;设计尚存在的主要问题与建议进行汇报。
4.3.2水工结构专业汇报要点
设计师围绕项目概况、要点和设计概况、要点进行汇报。项目概况及要点:水工构筑物组成及设计范围;对设计基础资料的分析及结论意见。设计概况及要点:技术标准、设计使用年限、结构安全等级、荷载取值与计算,以及抗震设防等级等;方案比较、结构选型及成果;施工条件和质量控制指标;采用新技术、新结构、新材料、新工艺;涉及安全的技术节点及分析、论证意见重点;尚存在的主要问题与建议。
4.4控制评审的人员组成及明确责任主体
要想在评审中听取更多合理建议,减少不符合项目设计阶段的意见或无法落实的意见发生,对组成评审的人员选择非常重要。在条件许可情况下,为保证评审的公正性和客观性,邀请具备一定资格且不直接参加设计的人员作为评审人员;评审人员需具有本专业知识和技能,拥有丰富的实践经验,擅于发现问题并能够根据问题提出建设性指导意见和建议。评审还需要邀请与主要议题有直接关系的设计师参加会议。建设工程设计项目评审主持人一般是由公司总工程师担任,或委托有相应资格的人员担任,负责对项目设计从总体上进行综合全面的评价,需对评审中发现的跨专业的技术问题和各专业间的协调问题提出处理、指导意见。专业设计评审主持人由专业总工程师或领衔人担任,负责对专业设计的先进性、合理性、实用性、经济性做出综合评价,需对专业优化及发现的重要问题提出指导、处理意见。
4.5控制评审的重心
为防止不必要的发散,在有限的时间内进行有效的评审,控制评审的重心至关重要。由于顾客的产品不同,设计评审的重心也不同,本文仅围绕工程设计项目评审重心进行论述。工程项目设计评审重心是围绕产品目标进行评审,包括符合性审查评审、技术协调和优化性评审。符合性审查评审重心包括:设计是否满足顾客要求,即是否满足建设单位的技术及使用要求;是否贯彻了国家和当地政府颁布的法令、法规和规定;设计是否满足地方主管部门的控制要求;设计是否满足上级批复和指示的要求。技术协调和优化性评审重心包括:设计是否满足产品的使用要求;设计是否满足建设单位的技术及使用要求;设计的内容与深度是否符合行业、地方规定要求;是否有可以优化提升的地方,是否有需要专业间技术协调的问题。评审需对评审中发现的跨专业的技术问题提出处理指导意见。设计评审主持人负责对项目设计从总体上进行综合全面的评审评价。设计评审是在本专业内进行,参加人员交流畅通,可以根据需要在项目设计阶段进行多次设计评审,评审的重心需根据项目设计进展情况进行区分。项目前期,即民用项目的方案阶段、工业项目的项目建议书阶段和可行性研究阶段,评审应关注设计依据的有效性及适用性是否正确,评审重心以开拓设计视野为宜,围绕建设单位的技术及使用要求帮助设计师寻找更多可行的设计方案。项目中期,即民用项目的总体设计阶段、工业项目的初步设计阶段,评审以讨论各方案的优劣势比较,帮助设计师尽可能挖掘方案中的优势,减少劣势,经过比较选择推荐方案,并对推荐方案进行方案深化讨论,为后续设计提供指导。项目后期,即施工图设计阶段,评审以讨论方案细节,确保方案能有效实施,此时评审的重心是专业设计是否贯彻了国家和当地政府颁布的法令、法规和规定;设计是否满足地方主管部门的控制要求及相关规范强制性条文的规定;设计是否满足纲领产品的使用要求;设计是否满足建设单位的技术及使用要求;设计的内容与深度是否符合规定要求;是否有需要专业间技术协调的问题。专业设计评审需对评审中发现的重要问题提出指导、处理意见。专业设计评审主持人对设计的先进性、合理性、实用性、经济性做出综合评价。
5结语
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一、公司于20__年11月14日14:00在公司会议室召开了第一次环境管理评审会议。
二、管理评审会由总经理主持。
三、参加人员:副总经理、各部门领导等。
四、会议议程:
总经理宣布管理评审会议开始,提出本次管理评审的目的:
a)对公司环境管理体系自运行以来的运行状况和适宜性、充分性、有效性进行评价;
b)对公司环境管理体系方针的适宜性和环境管理体系目标的实现情况进行评价;
c)公司所需资源及改进建议。
1.公司高层领导、各部门负责人和特邀人员参加会议。
2.企管办负责签到及记录;
二、向管理评审汇报工作:
1.管理者代表汇报内审报告和环境管理体系运行报告;
2.企管办汇报文件管理情况报告、环境管理体系纠正和预防措施完成情况报告、环境运行情况报告;
3.生技部汇报生产情况报告、生产过程中环境污染预防情况报告;
4.设备部汇报设备运行过程中环境污染预防情况报告;
5.化验室汇报产品质量情况报告和产品纠正和预防措施完成情况报告;
6.采购部汇报原材料采购供方情况报告、外包供方情况报告;
7.一、二车间汇报了车间现场整改及目标指标管理方案的完成情况;
8.其它信息:职工合理化建议、各部门环境管理体系运行情况、企业资源状况等。
根据汇报,各部门均认为公司环境管理体系方针是适宜的,在公司产品、活动、服务中,做到了坚持污染预防,开发新工艺、新技术,实施清洁生产;逐步降低水、电、煤的消耗,降低主要原材料消耗,并逐步提高水的重复利用率,提高固体废弃物综合利用率;遵守相关环保法律、法规和要求,污染物达标排放;实现持续改进,不断提高环境绩效。
评审会议指出:从总体情况看,公司环境方针符合公司特点与实际;体系内审能抓住问题的实质;体系具备适用性、充分性和有效性;基本实现了环境目标、指标、管理方案内容要求;对变化的条件和信息环境管理体系仍旧适用;相关方关注的问题有能力予以解决。
下年度环境管理体系改进方向。
1、企管办组织编制、下发20__年度培训计划,以加强员工的环境保护意识,各有关单位要认真组织实施。
2、重点抓好叔丁胺、硫酸等原料新泵的有效运行,同时对所有生产现场的重要环境因素进行有效控制,力争环保设施运转率、废水达标率、废气达标率有进一步提高。
3、积极组织各有关单位对各项技改项目实施及运行过程中的环境因素进行识别、评价,及时更新环境因素,对新增的环境因素进行有效控制。
记录:
审核:
我远离管理一线,却没有远离对市场对研发的监控,经常有课题组找我汇报进度找感觉。最近一次听他们汇报中,当他们说到课题进展到什么程度,解决了什么问题,取得了哪些成果时,我觉得少了一样东西,当时就问他们:为什么没有专题汇报可能出现的问题点灾难点?在做设计时有没有把市场上将来可能的隐患点想进去?有没有征求市场兄弟部门对产品反馈的改进点?有没有站在客户需求的角度上多想几个“万一”?如果不把“倒霉事”列出然后讨论解决方案,今后就不要作汇报。
把“倒霉事”想在设计中,这是我们“大胆设想小心求证”的一个体现。企业之所以战战兢兢对自己如此苛刻,是因为市场上来不得半点虚的。曾经我们吃过许许多多亏,“倒霉事”想得少造成新产品在市场推广不利,耽误市场时机不说,市场上的退货也造成财产损失,影响市场对新品的信心和信誉。把“倒霉事”想在设计里是我们积累出的研发思想,市场小批量验证是必须的,但那是后事,第一步验证工作要提前在脑袋瓜里,围着课题想“倒霉事”想到的越多,跟着的解决方案才越详细,做出来的产品才能有备无患,才能更经得住市场的检验,让下序的营销人员游刃有余。为了能使好的新品成
“抢手货”,让销售人员抢着卖,就得多在设计上下功夫,多向市场做调研想“倒霉事”,多在虚拟市场上演练,宁可在设计上“慢工”,也要做无隐患的“细活”。
想“倒霉事”的做法能将隐患消除在萌芽,这种思想不仅仅只对研发很重要,对于营销、财务、策划、行政管理等等岗位都适用。每做一个预案,每做一个策划,每做一个计划,都要想到“倒霉事”,都要有相应的解决措施。我们想想,如果在做事情之前把“倒霉事”都想到了,防患于未然了,那产品中还哪有“倒霉事”?做事还哪有危机?这得减少多少犯错误的成本,得少交多少犯错误的学费!这样做的效率反而是一种提高。所以与其说想“倒霉事”的方法是一种程序和做事的标准,倒不如说是一种习惯和文化。
该方案涉及的主要对象是软件经理和各模块的软件研发负责人,SPME方案架构如图1所示。图1中,SPME方案覆盖整个项目的启动、规划、执行、监控和收尾5大过程组,并贯穿始终。(1)启动规划阶段。首先软件经理和项目规划、产品经理、整个项目的项目经理、硬件、测试等同事进行充分沟通,确定项目范围,给出项目详细信息;其次根据项目信息,由软件经理牵头组织各模块研发负责人或具体的开发工程师,进行需求评估,划分出项目阶段,进行WBS分解,确定出开发环境和代码组织、人力规划、时间点计划等,达成一致的范围和成本基准;最后由软件经理画出关键时间点的时间轴图,建立时间基线。该阶段以确定了范围、成本、进度基准,输出了文档为结束标志。(2)执行和监控阶段。各模块的研发工程师按照WBS分解进行软件研发,同时用一页纸嵌入式软件项目管理表[1]进行研发问题的状态跟踪,这样以便后续参考和作为进展汇报给软件经理。软件经理进行进度和攻关问题的跟踪,同时每周要输出周报将研发进展或一些变更情况及时通知到整个项目组。该阶段一直持续到软件版本被验收通过。(3)项目收尾阶段。各模块研发负责人进行各模块技术提炼和总结,完善一页纸嵌入式软件项目管理表并汇报给软件经理,软件经理再根据项目详细信息等1~5份过程文档记录,进行整体复盘总结。
2SPME方案模板和具体应用
笔者选用了较为通用的Excel工具,基于这个方案给出管理模板,如图2所示。整个文档是一个工作簿(book),图1中提到的各文档分别作为该book的一个个对应的工作表(sheet),图2最下方的Excel表的各工作表信息仅展开了文档“1.项目信息”这个sheet的内容,相应还有其他sheet,这样整个项目用一个Excel文档就可以非常方便地跟踪起来。(1)项目信息。项目信息需要和项目组各方确认,并要特别注意规划阶段将项目的关联性和图2SPME方案模板特殊共性需求信息讨论清楚,确定后由软件经理将各项信息记录下来,也可根据实际需要进行丰富或裁剪。项目启动后,“1.项目信息”要最先共享给整个开发团队成员,作为研发启动的标志。这样在多项目并行研发时,可以使整个团队目标清晰,并充分利用各项目间共性部分,对特殊部分单独搭建以防干扰其他项目,使软件研发事半功倍。(2)WBS分解。软件经理组织各模块研发负责人或具体的开发工程师一起评估需求,划分出项目阶段,进行WBS分解,最终结果记录在“2.WBS分解”的sheet中。这个过程是明确项目软件研发范围基准、时间基准和成本基准的过程,所以WBS分解出的工作包需和各负责人讨论达成共识,有争议的要和项目组其他人员,比如:硬件、市场、测试、规划等同事商定。确定下来后必须评估出开始结束时间,并进行编号。WBS是项目执行的主干和绩效考核的基本依据。(3)时间轴图。完成“2.WBS分解”确认好时间点和逻辑关系后,由软件经理将各重要的工作包节点,特别是模块开发完成、版本、送测、上市等节点按照时间顺序标注出来,形成一个直观的时间图表,记录在“3.时间轴图”sheet中。这些时间点就是整个软件研发的时间基准。在执行和监控过程中要不断地进行核实,并标注出当前进展到哪,以便向项目利益相关者进行进度汇报,并可以从宏观上明晰项目状态。(4)过程问题跟踪和周报。在项目执行监控阶段中,软件经理将WBS分解出的各工作包分配到各模块的负责人,标志着研发执行工作正式开始。在多项目并行的情况下,具体的研发工作由各模块负责人采用一页纸嵌入式软件项目管理方式[1]进行研发跟踪,软件经理则采用“4.过程问题跟踪表”,“5.周报”将精力集中在各项目的进度和攻关问题的管理上。其中,过程问题跟踪表,一是用作WBS工作包的进展跟踪;二是将研发过程中新增的重要问题和变更记录下来,安排处理并跟踪处理进展,这样可以避免耗时耗力地去翻邮件查询相关问题信息,或遗忘等效率低下的现象。执行过程中,软件经理至少每周要安排对软件版本进行构建和测试,具体的周期时间可根据实际进行调整,整个研发团队从软件版本的测试情况,对研发工作的进展进行核实,由软件经理收集各模块的研发负责人汇报的开发进展,结合各项目过程问题跟踪表记录的一些问题和状态,梳理出周报。周报侧重于目前识别出的主要风险和需要领导协调的事宜,软件研发整体进展和下周计划,其中下周计划要细分到各软件模块,使得每个团队成员都有明确的目标和任务。周报是项目报告绩效和监控风险的重要工具,需要每周固定时间以邮件或其他方式共享给整个项目团队成员和相关领导,以便使相关信息能及时传递到位,新增需求和变更的迭代开发[3]。风险问题引起高层领导的重视和推动,使得整个团队步调整齐,从而达到预定目标。(5)复盘报告。软件版本被验收后,及时进行复盘总结。主要涉及客户分析,并针对主要需求,相关过程问题和教训等项进行总结,同时将开发负责人完善的一页纸嵌入式软件项目管理表附入到“6.复盘总结”sheet中。至此整个项目过程就通过层层的文档化,汇成了一份完整的软件研发项目总结,可以通过复盘会议等形式对整个项目团队或相关的项目团队进行共享。以上给出了SPME方案模板和具体应用。模版是基于Excel的建议格式,使用者可以根据SPME方案的思想和各自的需求进行定制和扩展。这样通过一个Excel文档就可以跟踪整个项目,从而使多个并行研发的嵌入式项目,有了统一的软件研发管理模式,可以更清晰、快速、有效地进行问题跟踪和信息传递,暴露项目研发中的风险,有效地降低人力协调和沟通成本,便于归档和追溯,能更快更好地进行项目交接和对比总结。
3结语
第二天,杰尔斯便向经理汇报了他的创意:将新品的宣传资料刻在一块不锈钢板上,由公司提供经费赞助这次科学考察活动,作为回报,潜艇方面负责将这块钢板放置到500米深的水下。经理听完汇报后,感觉很满意,便召开会议,对这个方案进行讨论。在讨论过程中,一部分人认为这个方案可行,还有一部人认为这个方案没什么实用价值,广告放到那么深的海底,谁也看不到,不如到广播、电视、报纸等传统媒体做广告来得实惠。经理听取了大家的建议后,又让杰尔斯对方案进行了更加详细的解释,最后决定采用这个方案。
决定下来以后,就开始行动,由公司的一位副经理带队,去科学家协会(这次水下考察行动的组织者)联系相关事宜,科学家协会听到这个方案,表示同意,于是,公司就开始委托相关公司制作不锈钢广告板,这种钢板是用特殊材料做成的,泡在海水里,不会被腐蚀,钢板的两面都刻上了公司新产品的广告,底部有一个座,使钢板可以立在海底,还安装了固定设备,使钢板不至于被水流带走。
2011年8月23日上午9时,潜艇下水仪式在码头举行,多家新闻单位前来采访。在采访过程中,记者们知道了这次考察是由一家公司赞助的,而且,潜艇在下潜到500米深的海底后,会把一块写有那家公司新产品广告的钢板立在海底,便纷纷采访那家公司,并对那块钢板进行拍照。仪式结束后,几名科学家进入到潜艇中,潜艇发动,慢慢地沉入海底,很快就不见了踪影。
当天晚上,电视台在新闻节目中播出了关于潜艇下水的新闻,同时报道了这次考察活动的赞助公司,并且把那块将存放在500米深海底的钢板在电视画面中播出。第二天,各大报纸也报道了那家赞助公司和那块广告板,有一家报纸这样评论:“把广告做到500米水下,真是一个高明的创意。”