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张瑞君,教授,博士生导师,自1992年以来,在中国人民大学主要从事会计、财务管理与信息技术相结合的交叉学科的研究和教学工作。2002年在中国人民大学获得经济学(会计学)博士学位,2005年赴美国加州大学任访问学者,2007年在美国哈佛商学院参加PCMPCL,案例写作与案例教学研究(Executive Education Program on Case MethodL目前,主要社会兼职冲国注册会计师(CPA)、国家企业信息化技术改造投资项目咨询评审专家,国家“863”计划项目评审专家、国家自然科学基金评审专家、中国会计学会会计信息化专业委员会委员、财政部会计信息化委员会咨询专家、国家会计学院、北京大学等大学的外聘教授。
张教授长期从事高等学校信息技术与财务管理和会计管理相融合的交叉性学科的教学和科研工作,并在企业集团财务管理框架的构建、IT环境下财务集中管理、预算管理模式、资金集中管理,以及IT环境下公司理财与管理决策等理论和实践方面有着较深的造诣,张教授已主持与参与教育部、国家自然科学基金、国家高新技术“863”等科研项目9项,如211工程项目《财务会计计算机教学模型研究》于2000年获教育部优秀项目及标志性成果;作为负责人主持的国家自然科学基金资助项目“IT环境下价值链管理与价值链会计研究”在2008年获得“优秀”评估结果。近年来,张瑞君教授出版著作11部,如《网络环境下会计实时控制》、《E时代财务管理》《CFO丛书》、《计算机财务管理――财务建模方法与技术》、《财务管理信息化――IT环境下企业集团财务管理创新》;公开发表学术论文五十余篇,《网络环境下会计事中控制研究》获首届杨纪琬奖学金(优秀博士论文),《IT环境下企业集团财务管理模式创新研究》获第四届中国会计理论与实务前沿国际研讨会最佳优秀论文奖(香港国际会计学会),《企业集团信息一体化和内部报告问题研究》获大型企业集团财务管理热点难点问题研讨会优秀论文奖(中国会计学会)等。
近年来,张教授和她的研究团队的研究主要集中在企业集团财务共享服务(Finance Shared Service)和企业集团司库管理(Treasury Management)领域。张教授认为,第一,随着经济全球化和信息技术的推进,将各个分子公司的一些财务职能剥离出来,设立在财务共享服务中心,并且由财务共享服务中心通过网络为各个分子公司提供财务服务的模式正在成为跨国企业集团广泛关注和采用的一种新的财务管理模式。第二,在经济全球化背景下,随着企业集团金融资源的不断增加,如何在全球范围内合理配置金融资源,如何应用金融衍生工具规避企业集团的因利率、汇率等市场环境产生的金融风险,如何实现企业集团资金、融资、投资等的统一管理,支持企业集团全球化战略实现,司库管理体系构建和产融结合的研究正在成为先进跨国企业集团关注和采纳的另一个财务管理热点。张教授先后在50佘家企业进行管理信息化典型案例研究工作,撰写了大量有关企业信息化建设成功案例。2010年7月在《会计研究》发表的《企业集团财务共享服务的流程再造关键因素研究》一文,以中兴通讯共享服务管理为研究案例,提炼和确立了企业集团财务共享服务流程再造的关键因素,以及实现路径。从理论层面看,填补了辅业务流程-财务共享服务业务流程再造的关键因素研究的不足,丰富了流程再造理论。同时对企业集团财务共享服务的研究进行了丰富,从共享服务概念、价值的界定研究到应用案例研究,揭示了企业集团财务共享服务的流程再造关键要素和实现路径;从实践层面看,研究结论对正在探索如何构建企业集团财务共享服务中心,以及如何确立其关键要素和路径的中国企业集团来讲,具有一定的指导意义。2010年在《财务与会计》发表多篇论文《资金集中管理模式下的企业集团票据管理研究》、《中国企业集团司库体系构建的战略思考――以中国石油天然气集团公司的最佳实践为例》、《中国企业集团司库管理的职能构成研究》、《运用久期模型进行利率风险管理――基于企业集团的视角》、《企业集团司库高级管理职能风险管理――利用金融衍生工具进行套期保值》等论文,对于丰富企业集团财务管理理论和指导企业集团强化金融资源管理特别是资金资源管理实践具有重要的指导意义。
张教授还积极参加财政部、国资委、中央国家机构高级财会人员继续教育培训工作,为中国电信、中国移动、中建集团、中国航天集团、TCL集团等集团管理层讲授“会计信息系统”、“E时代财务管理”、“IT环境下企业集团财务管理创新”等课程。张教授的教学与研究工作的成果为进一步深化企业集团财务管理改革与创新,支持会计信息化战略提供了强有力的支持,许多研究成果已被企业和我国政府有关部门所采纳,为我国开展管理信息化工作做出较大的贡献。
【关键词】财务共享服务,采购支付与费用报销,流程再造
一、导论
所谓财务共享服务中心,即将企业大量、重复财务核算从企业个体中抽出集中到一个新的自主业务单元(共享服务中心SSC),共享服务中心通过市场化运营机制提供计费服务,设有专门的管理机构,通常包括财务应付、应收、总账、固定资产等等的处理。这种模式在提高效率、控制成本、加强内控、信息共享、提升客户满意度以及资源管理等方面,都会带来明显的收效。
二、财务共享服务的流程管理和系统管理
财务共享服务的流程管理指的是对财务核算业务中的总账管理、应付管理、应收管理、资产管理、成本管理和现金管理等流程进行。而从应付管理中衍生出的采购支付和费用报销等也是近年来财务共享服务的热点。本文的案例部分便是以采购支付和费用报销为切入点。
建设财务共享服务系统管理,即建立统一信息系统平台,需包含影像扫描系统、网络报销系统、财务核算系统和银企互联系统。这些信息化技术的应用极大地改善共享服务中心的工作效率、质量及管理的便利性。财务共享服务从其诞生之日起,其流程管理便和系统管理紧密地联系在一起,相互推动,共同发展。
三、财务共享服务在A集团亚太区的采购支付及费用报销系统中的实践
A集团是一家以香港为基础的大型跨国商贸集团,运用供应链管理的概念经营出口贸易、经销批发和零售三大核心业务。集团在亚太区共设立了财务共享服务中心,已经实施的职能如为,采购支付、费用报销、资产管理、现金管理(主要是现金池管理)、总账、内部审计等。
A集团亚太区财务共享服务中心存在许多问题,从业务流程来看,问题集中突出表现在应付账款组的采购支付和费用报销流程。1、 应付账款组的差错率高和效率低下;2、 ERP系统和流程不统一导致了重复劳动,降低了服务效率;3、 客户满意度低;4、工作效率低下,士气低落;针对以上问题,A集团对财务共享中心的采购支付和费用报销环节进行了流程和系统改造。
采购支付流程主要目的是通过票据影像系统、ERP系统、网银系统、供应商管理系统的支持,能够实现基于信息系统的高效共享服务流程。在这个过程中最为重要的环节是(1)公司和供应商的业务交接界面(2)业务部门和财务人员在供应商信息的共享上面。基于这两个界面和财务共享服务的职能特点,A集团需要对下面三个逻辑过程进行流程再造:1、供应商信息采集;2、数据传递及业务处理;3支付及反馈。改进后的流程图如下:
费用报销流程包括报销票据管理、票据审核、票据付款管理、员工借款管理等业务。对费用报销流程管理必须注意以下几个环节:1、接受票据2、票据扫描,3、单据审核,4、数据录入,5、账务处理,6、银行支付,7员工服务。
采购支付和费用报销新流程与旧流程相比显示出了很大的优越性,具体表现在:1、缩短了流程的长度,新流程在信息平台的支撑下将过去的串行流程变为并行流程,极大的提高了流程的运行效率。2、节约了流程运行成本,这些成本包括审核报销成本,付款成本等。
四、结束语
财务共享服务的战略意义在于:1、实现整体成本效率最大化;2、通过区域整合实现协同增效;3、为业务单元作强大支持;4、增加投资和扩张的灵活性;从而使企业保持长期竞争优势。财务共享服务不仅将传统的会计学引领入一个新的发展时代,财务共享服务管理标准的建立更是会计发展历史上的里程碑,它将传统会计学引领到客户服务的高度。
参考文献:
[1]陈虎、董皓著:《财务共享服务》,中国财政经济出版社,2009年
[2]布赖恩·伯杰伦 (Bryan Bergeron) 著,燕清联合译:《共享服务精要》,中国人民大学出版社,2004年
作为主要嘉宾演讲人,中兴通讯的财务副总裁陈虎感到格外兴奋,“这要在几年前,几乎是不可能的,当时只有外企和国外的一些公司会谈论到这类话题。”
陈虎还清楚地记得,早在2005年,他到高校面试学生的时候,问学生知道财务共享服务,知道SSC吗? 当时,几乎没有一个人知道。
短短几年,财务共享服务成为CFO关注的焦点。来自安永的调查结果显示,中国境内已有超过450家共享服务中心,涵盖了各行各业。
在深圳,中兴通讯的执行副总裁、CFO韦在胜正在推进其“彩云平台”,意图把财务共享服务送入云端。他希望能建立中兴财务云,当企业某时、某地需要一项服务时,只要拿起终端,提出请求,云服务中心将提供满意服务。而且,不仅能为中兴通讯,待时机成熟,还可以为其他企业提供云服务。
在北京,中国联通执行董事、CFO李福申正带领财务团队建设ERP共享财务。中国联通集团财务部孟欣处长指出,“ERP+共享”,这是联通对共享服务中心(SSC)的新探索,联通称之为“大ERP”。在业内看来,中国联通提出的在共享服务支撑下,实现其“大ERP”计划,从一定程度上,也是一个“云计划”。
在移动互联网和云计算的背景下,一股以共享服务为基础,以云计算为支撑的财务云服务的浪潮正袭卷而来。
解放“自己”
在国内外研究中,不同的学者对共享服务的概念有不同的理解。陈虎在研究国内外共享服务的专著和论文的基础上,对采用财务共享服务管理模式的案例进行深入分析,并结合中兴通讯多年的实践经验,将其定义为:财务共享服务是管理模式的创新,它通过将企业各分支机构或法人的财务业务进行标准化和流程再造,由一个相对独立的单位统一对其进行处理,达到降低成本、提升效率、改进服务质量、提高客户满意度的目的。
通俗而言,对使用服务的人来说,财务共享就如同一间自助餐厅,种类丰富的美食按标准做好并分区摆放好,客人只要根据自己的需要选择合适的品种及份量,就可以搭配成一份可口的套餐。而在提供服务的人眼里,财务共享服务即是以财务的各项业务为原料,按标准化的流程和方法进行加工,向客户提供点选的财务服务所形成的最终产品。
无可置疑的是,共享服务颠覆了传统财务会计的工作方式,建立了类似流水线的运作模式,借助精细化的专业分工、标准化的流程和发达的信息技术,以“服务”为定位从事财务业务,服务的客户越多,显现出来的规模优势就越为明显,共享服务也就越有生命力。
但在陈虎看来,财务共享服务不是目的,而是手段,实现财务职能的转变,解放“自己”,解放财务的生产力,才是真正意图。
回顾过去的十几年,管理变革实践中,出现很多新的名词,如经营之道、流程再造、价值创造、6&等等。但是过去十几年的财务领域却很少听到什么新的名词,财务仿佛生活在真空中,大家两耳不闻窗外事,只关心自己从凭证到会计报表的过程。
财务如何解放“自身”的“生产力”?
其实,每一个从事财务的人都希望在企业的工作过程中能够从幕后走到台前,能够从一个孤立的“真空”走出来,和企业各个部门协调沟通,作为信息传递中枢,为企业经营和决策发挥更大的价值,而不是简单地做原始凭证和财务报表的处理。
无疑,成立财务共享服务中心,用更加经济、高效的方式实现财务基础业务的运作,是财务变革的必由之路。
中兴通讯的财务已实现“解放”。陈虎介绍说,中兴通讯将财务分为战略财务、业务财务和共享财务。传统会计的部分都集中到公司在全球的4个财务共享服务中心进行处理,而在中兴其他的分子公司里,已经没有传统的财务会计人员,有的只是战略财务和业务财务专家,这些人做的工作看来与财务毫无关系,既不算账记账,也不制作报表。但是,他们善于提取和利用核心的财务信息,为公司战略和业务发展提供有力的支持。
如果将财务工作比作人体,那么,其中业务财务分布在企业的每个经营单位,犹如遍布全身的毛细血管,他们把全身各处的感受传递回大脑,也将大脑的指令传递到全身;财务共享服务像人体的四肢,通过纯熟的操作,执行既定的流程,战略财务更多是大脑,分析业务财务和共享服务中心传递回来的信息,及时反馈和决策,保证人体对外界做出及时有效的反应。
云服务
中国财务共享服务之路,不仅带来财务人员角色的转型,同时,在云计算背景下,财务共享服务下一步发展趋势将走向云端,实现随时随地任意接入。
有人说,未来企业的标准化业务,“要么外包,要么被外包”。持这种论调者的基本依据是,并不是所有企业都能像中兴通讯一样高速成长,自己构建共享服务中心。虽然一些企业也有财务集中化的趋势,但自己构建成本会比较高,同时也缺乏足够的业务量来达到规模优势。
到底是自己构建一个共享服务中心,还是寻找外包的方式把一部分重复的会计核算业务包出去,将是CFO们不得不面对的抉择。
在陈虎看来,选择财务外包的难点在于,在观念上,中国很少有企业愿意把财务外包给别人。另外,中国还没有很好的本土供应商有能力从事外包工作,可以做外包的企业大部分是外企,成本比较高,可能比雇佣中国员工还要高,这是中国企业不能承受的。
陈虎一直坚信,财务外包是一个趋势。但要有两个条件:第一,中国企业要逐渐接受这个理念;第二,需要有一批中国的供应商,能够以低成本、高效率的方式提供服务。
关键词:共享服务 财务共享服务 人力资源管理 会计人员 编制
一、财务共享服务中心的人力资源管理问题
财务共享服务中心的实现模型中,人员因素至关重要,因此需要重点关注财务共享服务中心的人员构成、人员编制、人员获取、人员职业发展和绩效薪酬等方面的内容。人员的构成是基于财务共享服务中心各类岗位的岗位任职资格所进行的分析。人员的编制通常会采用基于历史数据预测的业务量所进行的数据测算、基于岗位性质所进行的业务分析以及和其他财务共享服务中心对标的方法来进行具体编制数量的核定。人员的获取是指财务共享服务中心人员招聘的渠道以及各渠道的人员招聘方式。人员的职业发展应结合人员的层次序列分别进行设计。人员的绩效和薪酬是人员管理的重中之重,绩效指标的设计应和财务共享服务中心的战略定位导向一致并具有可执行性,薪酬结构和绩效结果的关系需明确清晰。另外,财务共享服务中心实施的项目团队也是一个人力资源管理问题,需要组织不同专业的人士共同完成财务共享服务的组织建设工作。
本文以上海ZX集团为例来说明财务共享服务中心组建和运行过程中的人力资源管理问题。上海ZX集团成立于2004年5月,是为各通讯运营商提供无线信号的室内覆盖产品及相关工程服务的中小企业集团,下设多家子公司,并在各地设立了数量较多的办事处。该集团设财务总监,并在财务总监下设财务部。财务共享服务中心组建之前共有财务人员65名,其中办事处及子公司有财务人员49名,集团公司财务部有财务人员16名,其中有约55人从事会计及资金结算相关工作。财务人员学历以大专和本科为主,部分具有硕士学历。本科及硕士以上学历合计达60%。从年龄分布来看,财务人员平均年龄29岁。财务人员学历水平较高,且年龄处于相对黄金的时期,在财务贡献服务中心建设中能够实现人员转型或提升。
近期上海ZX集团设计并开始实施了财务共享服务中心项目。基于职责划分和管控关系的考虑,上海ZX集团财务共享服务中心组织架构如下所述:上海ZX集团财务服务中心下设会计核算处、资金结算处、运营支持处和质量管理处,为所有办事处和子公司提供会计核算、辅助核算及管理控制、运营管理等信息。会计核算处下设应收业务组、应付业务组、费用组、总账及其他业务组和票据及档案管理组等五个组;资金结算组下设资金结算组和资金综合管理组两个组;运营支持处下设客户服务组、人员管理组、综合行政组、标准化管理组和系统需求管理组等五个组;质量管理处下设质量管理组和绩效分析组两个组。
二、财务共享服务中心会计人员的管理策略和组织架构
财务共享服务中心的会计人员管理方案包括人员来源渠道、人员编制、员工考核、职业发展通道以及培训体系等多个方面,是财务共享服务中心方案设计中十分重要的一环。
在集团模式中,分治模式对于人员招聘渠道会有一定的影响。对于地域分治集团来说,财务共享服务中心如在各地域分别设置,员工从当前工作地迁移至财务共享服务中心所在地的迁移成本较低,顾虑较少。因此,内部招聘成功的可能性较大。而对于其他模式来说,内部招聘难度较大。
在人员编制方面,由于财务共享服务中心涉及大量作业型业务,对于作业类岗位可以采用量化测算的方式来进行人员编制的需求评估。而对于一些作业量小的岗位可直接采用分析法测定编制。
对于量化编制测算来说,需要采用标准单的概念。“标准单”是指某一特定的具有代表性的单据,将其作为基准,其他各类业务的业务量,均通过系数折算为标准单量。这样,在编制测算以及后续人员绩效考核中均能够基于同一尺度进行衡量。在具体测算中,ZX集团通过分析及对标方式明确了具体参数(见表1)。
在明确参数后,基于以下三个算式测算财务共享服务中心人员编制数量:
算式一:每人日均标准工作量=日均有效作业时间/标准单基准作业时间;
算式二:日总标准工作量=平均日单据量×标准工作量系数;
算式三:人员编制=日总标准工作量/每人日均标准工作量。
通过采集2010年6月1日-2011年6月30日的业务量进行测算,以及对部分岗位进行定性评估分析后,在考虑未来业务增长的情况下,上海ZX集团2012年形成财务共享服务中心的编制。会计核算处的应收业务岗编制3人,应付业务岗3人,费用审核岗8人,总账业务岗5人,票据档案管理岗6人,复核岗5人;资金结算处的资金结算岗5人,综合资金岗2人;运营支持处的客户服务岗3人,人员管理岗1人,综合行政岗1人,标准化管理岗1人,系统需求管理岗1人;质量管理处的质量管理岗1人,质量稽核岗5人,共计50人。也就是说,在财务共享服务中心启动阶段,就可以节约财务人员编制15人。随着业务规模扩大,财务人力资源相对节约的数量将会更大。
上海ZX集团财务共享服务中心的绩效考核体系自上而下,由整个组织的绩效考核目标分解至各处室的绩效考核目标,再进一步分解至各岗位的绩效考核目标。上海ZX集团财务共享服务中心的组织及岗位绩效设置了包括效率、成本、质量和客户满意度四个方面的具体指标(见表2)。
针对上述具体考核指标,分别设置了各组织、岗位的考核标准。基于考核标准,按月进行岗位绩效考核,并按季度进行组织绩效考核。
在员工职业发展方面,参考财务共享服务的实现模型,上海ZX集团针对财务共享服务中心设置了三条职业发展通道,分别为作业通道、专业通道和管理通道。这三条通道分别设置不同的纵向起点和终点。其中作业通道起点和终点较低,管理通道起点和终点均较高,而专业通道起点处于中间位置,终点和管理通道重点相同。处于三条职业发展通道中的员工,除了能够实现纵向的向上发展外,还能够在满足条件时,实现横向的跨越,从而给员工提供了较为广阔的发展空间。
在培训方面,财务共享服务中心的培训重点在于作业类人员。一方面此类人员任职要求较低,需要通过持续培训以提升其各方面能力;另一方面,此类员工流动性较大,需要能够以一套规范标准的培训体系快速的将员工培训上岗。针对上述情况,上海ZX集团为财务共享服务中心作业人员设置了职业技能类课程和职业素质类培训课程。职业技能类培训课程主要是财务共享服务基础知识、财务总体情况、财务共享服务中心及岗位职责介绍、财务共享服务中心会计业务流程、财务共享服务中心会计业务操作、财务共享服务中心运营管理制度等与财务共享服务直接相关的知识和技能。上海ZX集团财务共享服务中心在中心和处室层面都设立了人员管理岗,明确了持续培训的组织和管理职责,形成了自上而下的一体化的培训体系。
三、财务共享服务中心实施的项目团队策略
财务共享服务中心实施的项目团队需要融合各方面的资源,方能够有效地保障项目的成功。具体来说包括了财务类人员、IT类人员、人事行政类人员以及咨询顾问。这些不同类型的人员互补配合发挥出协同作用。
财务类人员是项目团队的核心,需要负责业务流程为核心的相关设计和推动。此外,未来建立财务共享服务中心后,最为核心的作业团队也需要由此类人员负责带领。在进行人员选择的过程中,财务类人员需要由集团财务部人员和办事处及子公司财务人员共同构成。集团财务部人员能够站在集团的角度考虑项目问题,但由于缺少基层工作的实际经验,难以充分发现业务中潜在的问题和风险。而办事处和子公司财务人员的加入,能够弥补这一不足,实现相互补充。
财务共享服务中心项目实施过程中,信息系统的建设和优化是重要一环,需要有IT人员参与进来,与系统供应商一同完成相关系统的开发工作。这种方式下,一方面,能够明晰沟通需求,并进行系统开发的过程控制;另一方面,能够在项目过程中培养自身的运维能力,以保障后续的日常维护。在人员的构成方面,IT类人员由集团IT部、财务部负责系统需求管理的人员以及系统供应商人员共同构成。
人事行政类人员主要负责项目中的人员招聘、办公场地及设备准备等后勤保障工作。由于财务共享服务中心最后成功的上线必须要依靠人员的到位以及办公场地和设备的准备到位。在项目人员招聘期间,需要在较短的时间内进行大量的校园招聘和社会招聘,招聘难度非常大。因此,项目团队中,需要安排专职的人员招聘和行政保障人员,同时还需要协调人力资源部和办公室安排兼职人员予以配合,以提高相关准备工作的效率。
除上述人员外,外部力量的合理运用,能够加速项目的推进进程,并有效地控制项目风险。通过与咨询公司的合作,选择有经验的咨询顾问,能够快速的吸取外部的优秀实践经验,并考虑到更多的风险细节。咨询顾问的配备也需要综合各方面的专家,分别在组织人力、系统、财务专业流程等各方面实现支持。
与上述人员分类相匹配,项目团队需要建立合理的组织架构(见图1),以保障项目的正常运转。
在项目团队的组织架构中,业务设计及实施组是团队的主体,并进一步细分为组织、业务流程和信息系统三个模块。项目支持与业务设计、实施并行,重点落实人员招聘以及办公场地、办公设备等行政支持工作。质量控制负责项目过程中的质量的定期审阅和把控。整个项目团队设置领导小组。项目领导小组包括两个层面,一个层面是由以财务总监为主导,IT、人力资源及办公室分管领导作为成员构成的战略层面的领导组;另一个层面则由项目的执行项目经理及咨询公司项目经理共同构成,负责项目的日常管理工作。整个项目团队的有机配合是财务共享服务中心成功的保障。
在财务人员职能方面,财务共享服务模式的出现使财务人员对于财务职能的认识发生了重大的变化。在财务共享服务模式下,大多数的作业人员对于财务知识的需求已经远远不如传统财务模式那么重要。而团队中,需要出现更多懂得运营管理、信息技术的复合型人才,并需要在组织策划、学习推广、协作方面形成相应的能力,财务人员职能呈现出多元化的趋势。
参考文献:
1.罗伯特・S・卡普兰,戴维・P・诺顿著.组织协同――运用平衡计分卡创造企业合力[M].北京:商务印书馆,2008.
2.张瑞君,陈虎,胡耀光,常艳.财务共享服务模式研究及实践[J].管理案例研究与评论,2008,(6):19-27
3.李常青,卞晶晶.集团公司实施财务共享服务的关键[J].当代经济,2011,(10):122-123.
作者简介:
关键词:财务共享服务;财务管理;企业发展
一、财务共享服务模式对企业发展的影响
目前已经有很多研究着眼于大型跨国公司的财务共享服务的案例,随着企业发展和业务的拓展,我国中小企业也越来越需要考虑建立更有效率的财务共享服务模式。例如途牛旅游网是一家2006年成立的旅游企业,由于旅游目的地的不同和客户的需求企业不断地开拓分公司或加盟店,至今已经发展为国内外180多家分公司,在近两年,途牛渐渐建立了财务共享中心,将会计费用报销、财务报表、税务与资金等财务环节紧密联系并有效结合,旨在提高财务管理的效率,更好地服务公司旅游业务的发展。财务共享服务模式能够在以下几点对企业发展产生重大的影响:
(一)提高企业对财务管理的依赖性
财务共享服务模式使得每个财务岗位的人员既独立又彼此联系,各个层级的员工均要通过财务共享中心提供或获取相关财务数据,能够做到跨部门整合财务资源。财务共享服务一般可以分为业务财务、共享财务、专业财务服务三大板块,业务财务与企业的一线业务紧密联系、实时更新业务所发生的财务动态,共享财务提供的更多是标准化的服务,通过流水线式的工作方式完成大部分的前期工作,专业财务服务是建立在前两种财务服务的前提下,进行非标准化工作,并十分得益于财务共享带来的便捷性。尽管共享财务的工作比较的枯燥,员工流动性也较强,但是随着信息技术的发展,很多标准化的财务工作也在逐步交给计算机进行自动化设计,因此财务共享的每一个环节都在不断地革新。财务共享模式的出现让财务支撑工作成为企业运转的加速机器,也让企业发展越来越离不开财务管理。
(二)提高企业财务管理的效率
首先,财务共享服务模式要求所有分支公司都和母公司保持一致的财务流程和标准服务,极大地规范了所有财务人员的工作内容,使得财务作业流程清晰明了,为任何一个分支机构的员工提供更加便捷、高效的财务服务。其次,财务共享服务模式既有合作也有分工,在项目合作之时,清晰的流水线能够直接责任到人,数据的可获得性也变强,有利于员工开展相关的业务;在分工之时,能够互相监督和快速反查每一项财务工作发生的错报。最后,财务共享服务模式下的财务工作对员工的要求有了变化,对解决问题能力较强的复合型人才有了更加专业岗位的归宿,但要求大大提高共享财务的员工在岗的工作效率和准确率。并且由于财务共享中心进行单独核算,共享中心本身也会进一步改进流程以提高工作效率。
(三)降低企业运营的成本
标准化的财务流程除了使得工作效率提高,同时也能使得运营成本极大降低[4]。财务共享服务模式主要给企业带来资金和人力上的节约。第一,在财务共享中心,企业的资金能够得到合理的调配,最大限度地为企业节约资金,流程化的财务作业使得企业信息和数据更加透明和可获得,不断降低企业的运营成本。第二,企业在建立财务共享中心时要区分财务工作的类型,将同类型工作进行批量处理,集中安排和培训共享财务的员工,精简了财务部门的人力资源,合理利用每个人在各自岗位的能力。并且从之前的“一单一人”变成“一人多单”,大大缩减了财务所需要的人力成本,因此成本节约是建立财务共享服务模式的主要目的和益处。
(四)支持知识在全公司共享
财务共享服务模式的重点应在“共享”,因此当企业做出共享服务的决定时,也意味着知识在全公司的共享。在没有财务共享服务之前,不是各个岗位环节的的员工都明白财务知识,更不能将财务知识与业务紧密相连,例如对财务资金的预支与垫付的财务流程不了解销售员工,很有可能会为了达成业绩擅自挪用公款或私自垫付,但缺少合理票据和流程影响其财务报销,进而影响企业的资金发展。
(五)服务更多客户,提高企业竞争力
财务共享服务模式使得企业不论拓展多少新的业务,都能够及时为新的分支机构提供标准化的、专业的财务支持,不再资金环节掉链子。现今也有企业的财务共享服务对象不仅仅是公司内部员工,也包含了供应商、普通客户等,这要求财务共享服务模式也要发生变化,能够从客户需求的层面上,提供全面完善的信息,同时立足于客户和企业的发展情况为企业提供发展战略导向,进而提高企业的竞争力。
二、财务共享服务模式面临的挑战
财务共享服务的发展已潜移默化地影响着财务行业的发展,乃至企业的发展,我国大中企业越来越重视财务共享中心的建设,但是财务共享服务模式的建立并非“一日之寒”,建设的过程中也存在着许多的挑战。首先,共享财务和专业财务的分工容易导致共享财务处于财务的底端,由于业务的简单使得权限较小,无法真正获得全部的财务资源,因而在财务作业流程中,不可避免地出现无法解决相关财务问题,移交专业财务的员工,造成多余的行政工作流转,难以实现真正的效率提升。其次,目前我国大部分企业的财务共享服务模式并不够成熟,并不能做到“共享”,只是独立出一个部门或工作组来承担重复性的、技术含量较低的财务工作,也引起了财务人员的工薪两极分化,不利于企业财务员工的自我成长和企业财务管理的优化[5]。最后,“共享”更加依赖互联网和大数据,加剧了企业信息安全风险,如果企业没有能力处理并保护信息和数据,一旦财务共享出现漏洞或被不法分子侵入,无疑不是为企业带来不可估量的损失。
三、结语