档案行政执法的依据
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档案行政执法的依据范文第1篇
1．1农业行政执法档案的概念农业执法档案是指在农业行政执法过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料。
1．2农业行政执法档案的特点
1．2．1专业性强农业行政执法档案是农业行政执法活动的产物，是一定专业执法活动的真实记录。农业行政执法档案体现了明显的农业特点，其档案内容必须与农业科技、种植(养殖)方法和环境等相配套，其内容的描述必须符合农业专业术语要求，而且必须符合农业行业的特点。例如植物检疫、动物检疫、农机监理、农药管理等，它们活动的范围空间、对象目标等与其它行业都有明显不同，表现出较强的专业性。
1．2．2程序性严格一个独立的农业行政执法案件，从立案到处罚决定必须严格按照程序进行。如在农药市场执法检查中，查到假冒伪劣农药一案，从立案到作出处罚决定必须经过调查取证、询问笔录、勘验检查笔录、抽样取证凭证、证据登记保存、立案审批、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案所形成的全部档案是一个整体，不可分割，而且是一个完整的程序。而且不能用其他行业的档案代替。另一方面，执法档案必须成套提供利用的，拆开会使案件不完整，而且影响其使用价值。
1．2．3现实性能强主要表现在农业行政执法档案与现实的商品生产经营关系密切，不仅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中还有现实的作用，一经利用就可挽回经济损失，能收到经济效益和社会效益，故有现实性。
1．2．4存储意义大执法档案一般是某一专业执法活动的结果，记载了专业执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、相对人，违法事实违反了哪一部法律法规，调查取证是怎样进行的，依据什么来作出处罚决定等等，在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在执法上可以借鉴和利用。
1．3农业行政执法档案的现实作用
1．3．1农业执法档案是执法活动的依据和凭证在农业执法活动中，一切活动都不同程度地具有连续性，前一案例为后一案例提供依据。农业执法档案的依据性同农业执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。主要表现为：一是管理工作依据，在管理工作中，无论是执法工作评价，还是产生经济、社会效益分析等，都离不开档案；二是执法人员的劳动凭证，在执法人员的考核、选拔中，除人事档案外，还需要有执法档案做依据；三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。
1．3．2农业执法档案是进行交流的工具在人类社会发展史上，各种各样的交流占有重要位置，同样，农业执法工作也需要交流。目前，农业行政执法刚刚起步，执法体系正在深化改革，执法力度不断加大，逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。
1．3．3农业执法档案是积累经验、提高执法水平的手段一是执法活动的真实记录，它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，记述了查办案件的全过程和最终结果；二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体，具有积累办案经验和提高执法水平的作用，使得农业行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段，对于一个执法单位来讲，如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备和基础。
2农业行政执法档案业务的主要工作内容
农业行政执法档案工作是执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，各级农业执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来。其工作的主要内容：
2．1收集
就是把分散形成的但有保存和利用价值的执法档案接收过来，集中保存在执法档案室，以利于有关人员使用。
2．2整理
就是把分散收集来的执法档案，按规定程序，将其分别类、系统排列和科学编目，便于安全保管，更重要的是满足对执法档案利用的方便和需要。
2．3鉴定
就是鉴别执法档案的价值，需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作，挑选那些需要定期或永久保存的档案，销毁那些无需保存的部分。
2．4保管
就是采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，保守机密，防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。
2．5编目与检查
农业执法档案数量庞大，成分复杂，要根据归档时的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管。农业执法档案分类应从实际出发，当前可分为种植业、畜牧业、农机执法档案和农民减负档案等，在种植业中又分为植检、农药、肥料、种子管理等。同时，需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分，提供查找档案的检查和手段，方便于有关人员的查找和利用。
2．6利用
就是创造各种条件满足执法档案利用的各方面要求，积极做好应有的准备，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时有效的方式介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务，这也是保存执法档案的目的。
3做好农业行政执法档案规范化管理的几点想法和建议
农业行政执法档案是执法工作的主要内容之一。农业行政执法档案管理要以《中华人民共和国档案法》和国家有关农业档案工作的有关法律、法规为依据，切实做好农业行政执法档案的管理工作。
3．1加强领导，建立组织
搞好农业行政执法档案的管理，领导是关键。因而，要建立档案管理工作领导小组、档案鉴~fJ／j,组和管理网络等组织，应把档案列入执法工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，使之逐步规范化、标准化，走上依法建档的轨道。
3．2制订制度，明确职责
制订档案管理各项规章制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。因而，要按照《档案法》的规定，制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等，进一步明确档案管理人员的职责。
3．3加强培训，掌握技能
首先，要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂农业法律法规、热心于农业行政执法工作和责任心较强的执法人员，担任农业行政执法档案的管理员。其次，加强学习培训，既要管理人员掌握农业法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，还要掌握计算机应用技术，不断提高管理者的业务水平。
档案行政执法的依据范文第2篇
“行政执法监督，是指负有监督职责的国家机关及有监督权的媒体、社会公众对于行政执法主体实施的行政执法行为，是否符合行政法律规范进行监察和督促，并对违法行为予以纠正的活动。”[1]
而关于档案行政执法监督，档案界并无完全统一的界说。有学者认为：“所谓档案执法监督，是指对档案法律、法规的贯彻实施情况所进行的监督检查以及依法对违反档案法律、法规行为的查处。它既包括档案行政管理部门对管辖区域内的档案馆和国家机关、团体、企事业单位及公民贯彻实施档案法律、法规情况的监督检查以及依法对违反档案法律、法规行为的查处；也包括权力机关、司法机关、上级档案行政管理部门、监察机关、党团组织、社会团体、新闻舆论和人民群众依法对档案行政管理部门的执法活动是否符合档案法律、法规及国家有关法律、法规体制改革进行的监督检查；还包括中央和国务院各部门，人大、政协、军队、法院、检察院系统，省、自治区、直辖市党委和人民政府各部门以及其他部门的档案机构对本系统或者所属单位的档案法律、法规贯彻实施情况的监督检查。”[2]
也有学者认为：“档案行政执法监督检查是指档案行政管理部门为了履行法律赋予的职能，对国家机关、企事业单位、社会团体以及公民是否遵守档案法律、法规，执行档案行政决定和命令，维护国家档案的完整、安全与有效利用的情况而实施的监督和检查，以及其他有关机关和人民群众对档案行政管理部门和执法人员是否依法行政进行的监督。显然，档案行政执法监督检查的含义包括以下两个方面：一是指档案行政管理部门和所聘任的档案执法人员以主动者的身份和地位对档案工作进行的督促和检查活动。二是指档案行政管理部门和执法人员接受其他有关机关和人民群众的监督，以检查档案行政管理部门和执法人员是否依法行政，是否有执法违法行为，它包括权力机关的监督、政府监督、司法机关的监督、人民群众监督以及下级档案行政管理部门接受上级的监督等内容。两者合二为一，笼统称之为‘档案行政执法监督检查’。”[3]
还有学者认为：“档案行政执法监督主要包括两个方面的监督。对抽象档案行政行为的监督。是指对除档案法律、法规以外的其他档案规范性文件的行政行为的审查。近年来，随着档案工作法制化进程的推进，档案行政管理部门相继出台了一系列档案规范性文件，并发挥着不可忽视的作用。为防止档案行政管理部门制定的规范性文件内容与国家档案法律、法规性文件不统一，甚至相抵触的现象，档案行政执法监督部门应加强对这类文件的审查。对具体档案行政行为的监督。具体档案行政行为即执行档案法律、法规的行为，档案行政管理部门在日常工作中的主要职能就是根据实际工作需要，作出具体档案行政行为。具体档案行政行为不当，会引起行政纠纷，导致复议、诉讼和赔偿，因此，在加强对抽象档案行政行为监督的同时，必须加强对具体档案行政行为的监督，两者相辅相成，才能真正发挥档案行政执法监督的作用。”[4]
上述几种观点，都将“档案行政执法”和“对档案行政执法监督”两个方面归于“档案行政执法监督”的范畴。个人认为，这种认识不够准确。档案行政执法监督，是指负有监督职责的国家机关及有监督权的媒体、社会公众对于档案行政执法主体实施的行政执法行为，是否符合行政法律规范进行监察和督促并对违法行为予以纠正的活动。这种“监督”并不是我们常用的、一般意义上的“档案行政执法”活动，而是对“档案行政执法”活动的监督。
档案行政执法监督的方式可以分为内部监督与外部监督两种。档案行政执法的内部监督，就是对执法权的内部制约和监督。包括上一级档案行政管理机关对下一级档案行政管理机关的监督、同级档案行政管理部门内部的相互监督、下一级档案行政管理机关对上一级档案行政管理机关的监督三种形式。外部监督包括人大监督、司法监督、舆论监督和公众监督。
2档案行政执法监督现存的问题
2.1内部监督有名无实。主要表现在档案行政执法部门对同级部门的依法行政情况失于监督，比如，对档案馆接收档案时间、时限、标准是否符合国家法律法规规章要求，档案馆是否按期开放档案，档案鉴定，提前或延后开放档案是否向上一级档案行政管理部门请求，对下一级档案馆提前或延后开放档案请求是否给予审批等方面。一些档案行政执法部门只重视抓对其他单位及社会单位档案执法情况的督促检查，忽视对自身档案行政执法活动的监督。有些档案行政管理部门领导还有本位主义思想，对本单位档案行政执法中出现的问题不是捂住，就是盖住，推脱应当承担的责任。对档案行政执法中发生的争议，由行政执法部门自己判别，对与不对，是否符合办案程序，均由办案者自己说了算。这种自己管理自己行为、自己监督自己工作、自己判别自己对错、自己纠正自己问题的档案行政执法内部监督机制，基本没有作用。
2.2人大监督薄弱。人大的监督相对于其他监督而言，是最具权威性、效力最高的监督。但是，由于对人大监督的内容、程序没有作出明确、详细的规定，因此，不少档案行政管理机关在档案行政执法中，往往喜欢与同级人大一起进行。这样做，一方面使档案行政执法主体发生了错位，将本应由档案行政执法机关进行的档案执法工作，转移给人大；另一方面，将人大本应该对档案行政机关行政执法情况的监督，变成了人大参与档案行政管理机关对所辖区域内档案法律法规规章执行情况的监督。
2.3司法监督空置。司法监督空置，一是指司法监督机构对档案行政执法行为没有具体的监督内容，没有将档案行政管理部门的行政行为纳入其监督的范围，二是档案行政管理机关没有接受司法机关监督的意识与准备。
2.4舆论监督作用有限。在我国，由于档案工作的相对滞后性，传媒对档案工作与档案行政管理机关的活动关注度相对较低，且档案部门更是担心舆论监督的报道，对本来就“难做”的工作造成影响，传媒对档案工作，包括对档案行政执法的报道，多以正面报道为主。这种情形下的舆论监督及作用非常有限，给档案执法机关带来的影响和压力也十分有限。
2.5社会与公众监督乏力。就社会与公众对档案行政行为的监督而言，由于社会及广大群众的档案意识相对淡薄，监督意识不强，法律素质不高，他们或不知道有权监督，可以监督，或不想监督，不愿监督，或不敢监督，不会监督。又由于对档案行政执法监督的渠道并不顺畅，有些群众因个人问题到同级或越级档案行政部门投诉，得不到认真受理，或处理不及时，使他们失去了对档案行政执法行为监督的信心。
3档案行政执法监督工作的重点
3.1划分层级职能，完善内部监督。鉴于实际工作中，同级内部监督不好操作，执行起来困难重重。从可操作的层面考虑，明确划分各级档案行政管理机关不同的行政执法监督权限，将对某一级档案行政管理机关的行政执法监督，交由上一级档案行政管理机关实施，即由上一级档案行政管理机关，对下一级档案行政管理机关及所属部门的依法行政情况进行监督。虽然说，上述内容，在理论上要求了，制度上设计了，但许多单位并没有真正去执行、去实施、去落实。分级负责，完善内部监督，关键还在落实上。
3.2明确执法主体，突出人大监督。在档案行政执法工作中，必须明确不同的执法主体及其职能。档案行政执法的主体是各级档案行政管理机关，而非各级人大。人大不应参加，至少不应过多地参加档案行政管理部门日常的行政执法活动。人大的任务是对档案行政管理机关依法行政的情况进行监督，对档案行政管理机关行政执法过程、程序、内容、方式和结果进行监督。人大执法监督的对象，是档案行政执法的主体——档案局，而非档案行政管理的相对人。从这角度讲，各级人大如参加档案行政管理机关组织的档案行政执法检查，应该监督的是档案行政管理机关的行政执法活动本身主体、手段、程序、依据等是否合法。
3.3严格依法行政，强化司法监督。行政诉讼法明确规定：人民法院对具体行政行为是否合法进行审查，如果发现被诉具体行政行为违法，有权予以撤销。并且判令行政机关重新作出具体行政行为。同时规定：人民检察院如果发现人民法院已经发生法律效力的判决或裁定违反法律、法规规定时，有权按照审判监督程序提出抗诉。但是，法院、检察院对档案行政执法情况知之不多，有些人根本不知道还有一部《档案法》，司法机关对档案行政执法的监督势必受到很大的制约。档案行政管理机关要主动与司法机关联系，宣传《档案法》，并请教司法监督的内容、方式、手段，共同将司法监督引入档案行政执法中并强化之。
档案行政执法的依据范文第3篇
档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段，是巩同党和国家各项工作发展的基础，是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法，是为了不断提高人们的档案意识，加强档案法制建设，防止档案违法行为。档案事业建设功在当代，利在千秋。如何加强档案行政执法，使档案事业得以健康发展，这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此。笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。
一、继续加大宣传力度，树立社会档案意识和档案工作者依法工作意识
“宣传是制约档案工作发展的瓶颈”，一位市局领导如是说。的确如此，他的论断来源于实践，档案宣传工作确实存在载体不新、思维过窄、观念陈旧的问题。那么在档案行政执法、坚持依法治档工作中，首要问题也要解决好宣传工作，使档案法制及档案工作深入人心，杜绝因不知法而违法的现象。要宣传一切和档案工作相关联的活动及其他形式的素材，在宣传形式上要突破思维，转变观念、创新载体，从上到下、横到边、竖到底，大范围、高强度地宣传，从而在全社会积极营造档案工作良好的社会氛围，进而为档案行政执法获取更广泛的社会支持。方法有二：第一是普及性宣传。要力争使与档案工作有关的公民、档案的利用者都能了解档案法规。利用和创造一切宣传机会，运用各种宣传工具，有计划、有步骤地开展学习宣传活动，让更多的人了解档案法规，特别是档案的作用，突出强调公民在档案事务中的权利、义务，为依法治档打下广泛的社会基础。第二是重点宣传。在宣传贯彻档案法规中。明确把各级领导、尤其是主管档案工作的领导和专兼职档案员作为宣传的重点。对这些重点人物，要在广泛宣传的基础上，结合其自身工作和业务特点，使其懂得法律规定的各自的权利和义务，真正了解重点法律条文的内容。
二、加强档案行政执法监督指导作用
档案行政执法是否得到落实。就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统，充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用，实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系，加强监督权；要定期或不定期地对各单位、各部门档寨工作情况进行检查监督，发现问题应及时提出，限期整改。这样，不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理，而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之，只有充分发挥好监督指导作用，才能确保档案工作的正常开展。
三、档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化
档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式。建立和完善档案执法制度和执法程序，保障档案执法活动科学化、规范化、制度化，还要建立法规执行情况的监督检查制度：各有关机关和部门既要相互监督，又要相互支持配合，确保档案工作有章可循、有序进行，促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。
四、严肃档案执法，依法依规查处各种违法违规行为
《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权，就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位，坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，维护档案法律法规的尊严。只有这样，才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题，才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
五、加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划
切实加强档案工作的领导，把档案工作纳入国民经济和社会发展计划，纳入目标管理，列入领导工作议事日程，还要从思想上、行动上重视依法依规治理梢案工作，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题。确保档案工作步入正常发展轨道。
六、加强培训，提高档案执法人员素质
档案行政执法的依据范文第4篇
县委、县政府的领导下，一年来。依照全县依法行政工作的布置和要求，局认真学习、宣传和贯彻落实档案法律法规，严格履行法定职责，全面推进依法行政，较好地完成了全年各项档案法制工作任务，现将我局今年依法行政工作演讲如下：
一、取得的主要成果
（一）加强组织领导。
为加强档案工作的法制化建设，今年。局由局长任组长，副局长任副组长，各股室负责人为成员成立了档案执法领导小组。结合县政府行政执法的考核目标和任务，制定了档案局2008年目标管理考核方案，将档案行政执法任务细化，层层签定责任状，保证行政执法工作落到实处。
（二）加强宣传力度。
局以《省档案管理条例》公布实施十周年为契机，今年。县城主街道开展了档案法规宣传活动，散发宣传档案法律法规资料3000余份，接受干部、群众咨询1000余人次，使群众进一步了解了档案工作服务经济社会发展的方针政策，宣传了档案法律法规，收到良好的社会效果。
（三）完善政务公开制度。
执法顺序，通过县政府公众信息网站和县档案局信息网站对档案局工作职能。执法依据及各项制度进行了网上公示，并聘请了县人大代表，县政协委员，档案员为行政执法监督员，参与档案违法案件的评议，提高了行政执法公开、公平、公正及透明度，增强了档案部门的影响力。同时通过政府信息公开网依法对收集到现行文件进行公示，服务经济社会建设。
（四）健全法制队伍、培训业务骨干
促进档案法制化建设，为了推进全县档案事业。局抽调骨干力量成立了法制股，具体负责全县档案法规的宣传、监督、检查工作。结合工作实际，认真组织全局干部职工学习了中华人民共和国档案法》档案法实施办法》省档案管理条例》行政许可法》政务信息公开条例》省行政顺序规定》等法律法规，并结合档案执法中的一些典型案例以法说案收到良好的效果，提高了广大干部职工思想素质和法制意识，增强依法行政的自觉性。今年有1名同志参加了省档案局法制业务培训，3名同志参与市档案局法制业务培训，先后4人参加市县两级《省行政顺序规定》培训班，通过培训提高了依法治档工作水平。
（五）加大执法力度。
确保档案法在县的全面贯彻落实，为加大档案行政执法力度。实行终年执法与年检专项活动相结合。今年抓好了县直单位8号令的审批工作，目前已有60多家单位通过审批，为以后档案业务的开展夯实了基础。11月10日至12月30日，局会同县人大办、政府办一起在全县范围内开展了一次档案行政执法检查专项活动。以人大办、政府办文件下发了人大办函[2008]29号关于在全县范围内开展档案行政执法和年检年审工作的通知，由人大办和政府办牵头对县直各机关单位开展了为期近二个月的专项执法检查，目前为止共检查了120多个单位，发出了8份整改通知书，料理违法案件3起。并同时对全县档案工作进行全面登记，摸清了各单位档案工作的基本情况，建立健全了档案管理制度，为阳档案事业发展和领导科学决策提供了科学依据。
二、存在主要问题
（一）执法队伍建设需要加强。
（二）档案法律法规的一些硬性规定没有得到贯彻落实。有些单位的档案工作与档案法律法规的规定还有一定的差异。经费投入缺乏，虽然单位业务建设起点很高，而档案建设却比较滞后。
（三）馆藏档案依法鉴定开放工作有待加强。没有严格依照上位法的规定及时公布、开放馆藏档案。档案资源的经济效益和社会效益没有得到很好的发挥。
（四）需要进一步探索执法模式。
下一步工作设想：
一、加强队伍建设。积极参与省、市培训，提高执法管理水平。
二、依法做好馆内开放档案鉴定工作。关系国计民生的重点工程档案登记工作，服务政府中心工作，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
档案行政执法的依据范文第5篇
[关键词]档案；行政执法；问题
[作者简介]黄媚，现供职于玉林市玉州区名山街道劳动保障事务所，广西玉林537000
[中图分类号]D63 [文献标识码]A [文章编号]1672―2728(2007)05―0156―03
档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段，是巩固党和国家各项工作发展的基础，是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法，是为了不断提高人们的档案意识，加强档案法制建设，防止档案违法行为。档案事业建设功在当代，利在千秋。如何加强档案行政执法，使档案事业得以健康发展，这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此，笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。
一、档案行政执法主要存在的问题
1987年国家颁布实施《档案法》，全国各地档案行政部门开展各项执法检查活动，对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用，总体上看，档案行政执法方面取得了一定成效。但随着社会改革的不断深化发展，近年来在开展档案行政执法工作中，还存在着一些必须解决的问题。以玉林市为例，从2002年至2006年，共开展三次全市性档案行政执法检查，其中，市人大办公室和市档案局联合开展一次；市法制办和市档案局联合开展一次；另一次是由市档案局组织各县(市)区档案局交叉检查。从检查情况看，全市档案工作还存在不少问题，主要表现在以下几个方面：
(一)不按规定归档和移交档案
按规定，各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕；对国家规定的应立卷归档资料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理；按照国家规定各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后，定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交，实行集中统一管理。从玉林市开展的三次档案行政执法检查中发现，少部分机关、团体、企事业单位违反《档案法》的规定，应归档的档案资料不能及时整理归档，有长期不建立档案和不开展档案工作的行为。市直机关有2％的单位文件资料长期不整理归档，档案行政部门每次检查都向这几家单位发限制整改通知书，而这些单位总是应付了事；县直机关有5％的单位档案和档案工作长期处于不整理归档和无人管理的状态；不移交档案、不按规定向档案馆移交档案的市直机关单位占10％，县机关单位占20％。
(二)档案文件资料收集不齐全
在检查中，不难看出，应归档文件资料收集不齐全，即立档单位在自己开展职能职责范围的工作中形成了的文件资料没有按规定收集齐全整理归档。这种情况的存在是普遍的，如全市市县两级机关单位，应归档的文件资料能收集95％以上进行整理归档的单位占10％；能收集到90％以上进行归档整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相当部分单位存在着历年积存下来应归档而零散的和领导手上掌握的文件资料收集不起来归档的现象。特别是专门档案没有收集整理归档，如声像档案、实物档案、基建图纸等。档案文件资料收集不齐全，这样发展下去，将造成地方档案馆馆藏档案资料欠缺的后果，将严重漏失应进馆的档案。
(三)档案保管条件差。安全隐患多
一些单位、部门档案保管无专室，保管条件与“三铁八防”的要求相关很远，严重威胁着档案的安全；档案乱堆乱放，档案尘埃满地。虽然大部分单位有档案室，但多是与杂物混在一起，有的甚至屋顶漏雨。
(四)档案工作得不到重视、管理混乱
一直以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识，不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵；有关领导和部门也对档案工作认识不足，不够重视。经检查，发现还有一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制，也没有建立档案管理各项规章制度和明确分管档案工作的领导，也没有专职或兼职档案员，谁都可以随便直接利用档案。
(五)档案人员业务素质低
由于档案人员变换频繁，一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作，随便安排人员来应付工作，致使许多档案工作人员没有经过岗前培训，没有业务基础知识，这就使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。
(六)档案事业经费投入少。不按规定列入财政预算
部分县(市)区政府及少数机关、事业单位没有加强对档案工作的领导，也没有把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。如在检查中，发现博白县档案馆已经连续好几年没有列入县财政的经费预算，办公经费都由档案馆(局)自己解决，档案馆建设没人关心、过问，这就严重影响了档案事业的健康发展。
二、影响档案行政执法的主要因素
从检查得到的结果看，玉林市档案工作所存在的问题反映了行政执法工作仍处于弱势阶段，与国家档案事业发展要求不协调。档案行政执法存在问题的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有内在的根源。笔者认为，长期影响着档案行政执法的主要因素有以下几方面。
(一)档案和档案工作意识淡薄、档案法制观念不强。是档案工作得不到明确落实的关键因素
长期以来，人们对档案和档案工作缺乏全面的认识。尽管档案部门积极、努力地通过媒体、板报、标语等各种形式向社会宣传了《档案法》，但大多数单位领导认为学习宣传贯彻《档案法》与本部门、本单位的职能工作无关，只是档案行政部门的事。由于有这种因素的存在，导致了许多国家工作人员对档案和档案工作一知半解或全然不知。
(二)档案人员业务水平不高。变换频繁。是影响档案工作正常开展的直接因素
在开展的档案行政执法检查中有这样的情况，即多数机关、事业单位都是配备兼职档案员。这些兼职档案员在单位兼职事务太多，缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平偏低，导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求，严重影响了档案管理和工作正常开展。
(三)档案工作监督指导力度不够，执法监督机制不够完善，是影响档案业务建设和执法不力的主要因素
从近年的几次档案行政执法检查来看，如果档案工作监督指导不力，那么档案业务建设将很难开展。尤其是对于多数单位档案业务建设中存在的问题，即使已在检查中明确指出并下发整改通知
书，但由于档案行政部门人员过少，过后无人抓监督、抓落实，也就无法追究责任。这些现象的出现，反映了档案部门监督力度不够，有指导、无监督。档案行政执法监督机制不够完善，各项规章制度没有很好实施，使得在档案行政执法检查中，执法人员只能是看在眼里，明白在心里，监督整改措施不了了之，最终仍然未能督促受检单位如期整改，直接影响档案法制建设的前进步伐。
(四)档案工作得不到重视，档案工作人员干劲不足，是影响档案工作的消极因素
档案工作是一项既要投入，而眼前经济利益又不明显的工作。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见，即档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要。实际工作中，档案人员工作做得不少，领导就是看不见，在档案工作方面的投入，总是得不到相关领导的支持，这就大大打击了档案工作者的积极性，造成档案工作人员有消极心理，干劲不足，成为影响档案工作欠活力的因素。
三、解决档案行政执法存在问题的办法
在新形势下，如何进一步加强档案行政执法工作，切实解决当前档案行政执法存在的问题，确保档案事业步入法制轨道，使档案事业健康发展。笔者认为应该采取以下相应的办法。
(一)加强档案行政执法监督指导作用
档案行政执法是否得到落实，就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统，充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用，实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系，加强监督权；要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督，发现问题应及时提出，限期整改。这样，不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理，而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之，只有充分发挥好监督指导作用，才能确保档案工作的正常开展。
(二)档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化
档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式，建立和完善档案执法制度和执法程序，保障档案执法活动科学化、规范化、制度化，还要建立法规执行情况的监督检查制度；各有关机关和部门既要相互监督，又要相互支持配合，确保档案工作有章可循、有序进行，促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。
(三)严肃档案执法。依法依规查处各种违法违规行为
《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权，就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位，坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》，做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，维护档案法律法规的尊严。只有这样，才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题，才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
(四)加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划
切实加强档案工作的领导，把档案工作纳入国民经济和社会发展计划，纳入目标管理，列入领导工作议事日程，还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题，确保档案工作步入正常发展轨道。
(五)加强培训。提高档案执法人员素质
