会计档案保管注意事项
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会计档案保管注意事项范文第1篇
[关键词]电子档案;办公;整理;保护
1电子档案的整理
1.1文书电子档案整理
一是内部文件。以年份、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。
二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
1.2科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多,可以先按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应附上电子文件内容说明和注意事项。
1.3会计电子文件整理
一是工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月的工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附有移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
二是账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
2电子档案的保护
2.1优盘或大容量移动硬盘的保护
一是统一配发优盘或大容量的移动硬盘,并赋码,专码专人专用,登记造册,列入资产。二是加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的优盘或移动硬盘不带病毒。三是对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。四是在条件允许时,及时将存储电子文件的硬盘载体更换成光盘,便于长久保存。
会计档案保管注意事项范文第2篇
关键词：优化；事业单位；资金安全防范体系
中图分类号：F830.45 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）01-0-01
优化单位资金安全管理防范的基础要确立合理的切实可行的资金安全管理制度。要加强内控制度建设，对资金运行要有刚性约束，有利于形成良好的资金管理环境，保证资金安全有效运转。制度一经确定，就应立即执行，体现制度的严肃性和权威性。
一、严格落实不相容岗位分离制度
《中华人民共和国会计法》规定：各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度。单位内部会计监督制度应当符合下列要求：记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离、相互制约。这就要求出纳与会计分管，出纳与审核分管。出纳不得兼任会计档案保管和收入、支出、费用、债券债务账目的登记工作；会计职务与审计职务相分离；支票与密码分管，支票审核与支票签发相分离，支票保管与印章保管相分离，财务专用章与人名章分管；票据保管与票据使用分离；不得由一人办理货币资金业务的全过程。
二、审核复核制度
要落实审核复核制度，须明确审核与复核的关系。审核主要是根据国家的政策、法规、制度等对资金活动的合法性进行详细、周密的审查、核对，看是否按照预算执行，资金来源是否可靠，手续是否完备，内容是否完整，着重偏向原始凭证的审查，属于事前监督。复核是再次核算检查，运用于日常的账务处理中，主要包括对记账凭证、会计账簿、会计报表以及账目核对等业务的检查，属于事后监督。严格落实审核复核制度，能够对资金活动进行多层把关，准确发现财务管理和会计核算的薄弱环节，有效防范资金风险。
三、账目核对制度
核对账目是资金安全管理中的基础性工作，是防止账务差错、及时纠偏、查漏补缺的重要措施，要充分发挥其监督作用，防范资金风险，保证资金安全运行。账目核对制度主要包括：出纳与会计对账制度，财务部门与事业部门对账制度，财务部门与银行对账制度，上下级财务部门之间对账制度。在实际工作当中，要切实加强账目核对制度的监督作用，防止因人为因素造成的风险。不仅要重视对账结果，更要强调对账过程，防止从中弄虚作假。要按照相互分离、相互制约的原则，指定专人面对面对账，避免因经办人员具有对账员和操作员双重职责造成管理失控、制度悬空，而达不到对账制度应有的防范作用。
四、岗位轮换制度
财务岗位轮换制度能够加强会计监督和财务管理，是提高财务人员业务水平的重要手段。实行岗位轮换必须制定轮换管理办法，规范轮换程序。财务人员要对本职岗位工作做出详细的业务写实，包括工作流程、注意事项、与其他岗位配合方式等内容，为岗位轮换做好准备；定期或不定期对财务人员进行系统化、专业化的岗位知识培训，形成一种岗位轮换的内在动力，弥补业务空白区；合理确定轮换期限，一般出纳工作岗位1-2年轮换一次，其他会计岗位可3-4年轮换一次；不仅单位内部之间定期进行岗位轮换，相关单位之间也要进行跨单位轮岗，促进经验交流。
五、现金安全管理制度
要根据《中华人民共和国会计法》和《会计准则》，结合单位实际情况，制定现金管理制度，严格现金使用范围，落实现金限额管理制度，超出限额存入银行，减少现金存储风险；规范现金结算行为，禁止挪用现金和左收现金，禁止以“白条”抵作库存现金；严格执行现金盘点制度，出纳每日根据日记账盘点库存现金，并与账目核对，制作现金盘点表，出纳会计签字以示确认，财务部门负责人要定期或不定期抽查盘点现金，防止出现长短款，确保账款相符。
要制定现金提取审批制度，根据现金提取数量明确审批权限，规范审批程序，在提前现金时要注意安全保卫工作，防止抢劫事件发生；合理规定现金预算制度，确保需要现金时有可供使用的现金，与银行签订应急资金保障协议，在战时或执行特殊任务时，能及时足额提取现金，保证使命任务的顺利完成；完善现金保管制度，所有现金保管单位或部门都必须配备“三铁一器”，有条件的可以推行可视化监控系统，创新警戒手段，提高安保级别，制定现金限制接触措施，严谨未经授权人员直接接触现金、办理现金业务，明确现金管理职责，确保资金安全使用。
六、重大支出集体决策制度
会计档案保管注意事项范文第3篇
众所周知，经济越发展，会计越重要。是的，会计是一门理论性和实践性结合紧密的学科。对于一名即将毕业走上工作岗位的大学生来说，学好会计学的相关理论知识，并强化对会计手工账实务的操作尤为重要。
本次会计实务手工账操作是根据工业企业的会计核算资料对企业会计流程进行有序仿真演练，从制证和审核会计凭证，到编制会计报表，完成一个企业会计核算的全过程，理论结合实际，缩短书本知识与实践的距离，为我们大学生顺利就业以及胜任会计岗位的相关工作奠定坚实的基础。
二、实验步骤：
（一）、实验概况：
时间：20xx年2月——20xx年6月
地点：xxx实验室
模拟的企业：xx公司
（二）、核心:账务处理程序表
（三）、具体步骤：1.建账2.填制和审核会计凭证3.登记账簿4.成本核算5.对账和结账6.编制会计报表7.归档和会计档案的保管。
1.建账。首先，我们填了封皮扉页的必备内容。其次，本次实验我们根据期初余额填写了总账（订本账）、明细账（活页账），设置了库存现金日记账、银行存款日记账。最后，将已经填写好会计科目名称的口取纸贴到明细账本的合适位置上，以便后来查阅。注意的事项：①开好扉页。②预留页码。
2.填制和审核会计凭证。
（1）原始凭证填制要求：①填制项目要全，手续合法。②书写要规范。书写金额的汉字应使用：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等大写数字，不应使用小写、谐音或简写。
（2）记账凭证填制要求：①日期准确②顺序编号③摘要简明易懂④正确使用会计科目⑤规范地填好金额。a金额应和所附原始凭证一致。b没有角分的数字要补“00”。c最后一行合计数前要加“￥”符号。⑥划去空行。记账凭证中无数字的空白行次应用斜线划销，从贷方最后数字的下一行划至借方合计数的上一行。⑦注清附件张数。要用大写。⑧“过账符号”栏，是根据该记账凭证登记有关账簿后，在该栏划“√”，表示已经登记入账，避免重登、漏记，在没有登记账之前，该栏没有记录。⑨最后由填制人及其相关人员签字或盖章。
（3）审核会计凭证。审核凭证是否合规，不合规应重开。
（4）错误凭证的更正。原始凭证：①随意涂改无效。②记载的内容有误，应由开具单位重开更正，并加盖其单位印章。③金额有误，不得更正，只能由开具单位重开。记账凭证的更正：填制时（未入账），应当重新填制。
3.登记账簿。①根据审核无误的记账凭证逐笔登记相应的账户，并随手结出期末余额。如果无余额的应在余额栏内用“”表示，并在“借或贷”栏填写“平”字。②登记账簿必须使用蓝黑签字笔，字迹清晰。③不得空行跳页。万一发生隔页，应加盖“此页空白”印章；万一发生跳行，应将空行的金额栏打斜线注销，或注明“此行空白”印章。④对发生的记账错误，采用错账更正法
予以更正，不等随意涂改，挖补等。⑤根据科目汇总表登记总账。具体步骤:根据记账凭证，做“T”字型账户，加总合计本期发生额。然后，将其填到科目汇总表中。最后，录入试算平衡表中，加总合计，看“期初余额”、“本期发生额”、“期末余额”的借贷方是否平衡。如果不平衡，就要检查，更正错误，使其平衡；如果平衡，应根据科目汇总表登记总账。鉴于本次业务的特殊性，在字号栏只需要写“科汇1”、在摘要栏写“汇总1-87笔经济业务”。
4.成本核算。生产成本在完工产品和在产品之间分配。本次产品核算采用逐步综合结转分步法。
5.对账、结账。（1）对账主要包括：①账证核对。账簿记录与原始凭证、记账凭证中的字号、内容、金额及记账方向是否一致。②账账核对。总账与明细账、日记账及其有关账户之间的核对。③账实核对。核对会计账簿记录与财产实有数额是否相符。
（2）结账。月结和季结，数字上下两端均划单红线；年结数字下端划双红线，以示封账。注意事项:①开始结账前应在本会计期间最后一笔业务下划一单线，从摘要栏划至余额栏分位为止。②年末如有余额，在年结线下摘要栏填写“结转下年”，发生额、余额均不填写；如无余额，空置不填。③本期只有“期初余额”的账户，直接“结转下年”。④全月只有一笔业务的账户，不结转本月合计数，只需要“本年累计”，如有余额，还需“结转下年”；如没有余额或余额为零，则不用结转。
6.编制会计报表。本次实验省去“一注”。本应编制“四表一注”：资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表和财务报表附注。
注意事项：①注意资产负债表列有些项目特殊的报填列方法。②我国企业利润表采用多步式。
7.归档和会计档案的保管。
三、心得体会：
本学期的实验，使我具备了一定的基本实务操作能力。时间虽短，但收获颇丰。它使我真正接触到了账本、凭证，使我亲手进行了会计实务手工账的操作，使我对会计实务的认识从感性认识上升到了更深刻的理性认识。
会计档案保管注意事项范文第4篇
【关键词】电子档案 整理 保护
企业档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,掌握探索电子档案的整理与保护新方法。目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。
一、电子档案的整理
目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。
1.文书电子档案整理
(1)内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。(2)外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2.科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。(2)设备档案。企业引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了cad设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3.会计电子文件整理
(1)工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
(2)账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。
1.软磁盘的保护
(1)统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。
(2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
(3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%-50%,温度控制在14-24℃。
(4)加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。
(5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
(6)在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。
2.光盘的保护
(1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。
三、确立档案是企业独有的信息和知识观念
会计档案保管注意事项范文第5篇
1.1 原始数据在录入中计算机对其准确性无法进行
判断
会计电算化是使用专用的会计软件,利用计算机进行数据的输入,计算机是在应用程序的控制下进行工作的,这样然后对输入完成的数据进行整理和加工,然后进行数据的存储工作。在会计电算化中,所有的记账、编制会计报表和财务分析工作都是在计算机程序中自动进行的。因此,在会计电算化中只要保证财务软件是稳定运行的,在记账方面就不会出现差错。但是,要实现计算机对数据进行处理和分析就一定要将原始的数据输入到计算机中,在输入原始数据的时候出现错误,计算机是无法进行识别的,这样就会导致以后的工作中都会出现错误,从而导致会计信息出现失真的情况。为了更好的保证会计信息的真实性和准确性,在进行原始数据输入的时候一定要做到真实并完全复核。同时,要在事后对原始数据和录入数据进行经常性的复查和审核工作,确保录入数据的真实性和准确性。只有这样才能保证会计信息的质量,为会计评价结果的实效性提供
保障。
1.2 操作人员的权限设置或权限分配不够明确
会计电算化在进行操作的时候,对操作人员的权限一定要进行严格的设置,很多的会计软件在操作的过程中都是有无痕化操作风险的,这样就会使得一些人员在进行操作的时候出现错误的操作也很难发现。在传统的会计系统中,对经济业务的每个环节都是有相关的人员进行审核和签章的,这种情况下,会计的信息都是以纸质的形式进行保存,对会计凭证和账簿进行修改是可以从不同的笔迹进行责任的划分的。但是在实行了电算化以后,传统的手工记账方式就被会计软件取代了,凭证、账簿和报表都是计算机自动完成的,在任何人对计算机软件进行操作的时候,都会影响计算机输出的结果,而且通过输出的结果是很难对责任进行划分的。为了更好的保证电算化的准确性,对不同的人员要授予不同的权限,这样可以更好的明确责任,同时也可以更好的对会计电算化工作进行管理,在人员权限设置上可以更好的实现企业的内部控制,对每个操作人员的权限进行设定,这样就可以更好的避免系统中的数据被篡改,同时也可以避免操作人员对使用的程序技能型数据库的更改。因此权限的严格设置和合理的分配才是保证会计结果真实性的重要手段。
1.3 会计档案保管方面存在缺陷
现在,很多的企业都实现了会计电算化,企业在进行会计资料保管的时候都是存在着一些问题的,比如将计算机中的会计资料使用打印机打印出来,打印出来的资料在一段时间后就会出现字迹逐渐模糊的情况,这样的资料在保管中根本就无法达到保存的期限。目前很多的企业都是采用这种做法对企业的会计档案进行保管的,对计算机中的电子档案不进行备份,这样会导致档案保存中出现不完整的情况。现在对会计档案进行保管,可以通过数据备份的方式来进行,可以实现在保存时间上相对长久。要对数据备份方式的档案管理提出更高、更规范的要求,同时要多份多点备份,以免因硬件的问题,而带来不可逆转的损失。
1.4 会计分工模式存在着问题
很多的企业在实行了会计电算化后,对会计人员的分工还是停留在原有的分工模式上,这样就使得电算化工作中无法得到保证。在实行了电算化后,很多的财务部门没有对实际的工作内容进行调整,这样就使得电算化系统在实行中,系统的维护和管理工作也是由会计人员来担任的,这对会计电算化的发展是非常不利的,由于分工不明确,或是权限交互控制做得不到位,致使会计人员在工作中可能会出现舞弊的情况,而且这种舞弊更具隐蔽性和无痕性。因此必须有独立的系统管理与维护部门,来维持软件及硬件的正常运转,使会计电算化的强大功能和无比的优势得以充分的发挥。
2 解决的具体措施和办法
2.1 合理设置并调整组织机构及人员分工
企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。财务内部控制的关键在于不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用要建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。有了明确的分工,才能保障会计信息的安全,因为计算机的运行和更改的无痕性,合理的分工和相互的制约就更显重要,以减少差错的舞弊。计算机会计系统有关的资料应及时存档,同时要建立起完善的硬件保障与系统维护体系,加强档案管理与文件备份工作。
2.2 完善各项制度建设,保障会计信息安全
制订严格的机构和人员岗位管理制度、系统操作的各项制度和相应的控制措施、健全档案管理制度。
对各类操作人员必须制定岗位责任制,重点工作岗位必须实现职权分离,有效地限制和及时发现错误违法行为,杜绝舞弊现象发生。严格制订系统操作的各项制度和相应的控制措施。对于系统操作环境,必须制订一套完整而严格的操作规定。操作规定应明确职责、操作程序和注意事项,形成一套电算化系统文件,和具有可操作性的管理规范。同时建立健全档案管理制度,这些档案主要是指各种账簿、报表、凭证和其他会计资料等。系统开发时就要对这些资料进行不同的存档和安全保管、保密工作。档案管理一般通过制定与实施严格的档案管理制度来实现。
2.3 加强会计人员队伍的培训及选择合适的财务软件
会计电算化要求财务人员不仅要扎实掌握会计基础知识,熟悉本单位经济工作运行的模式、规范、要求和规律,要对本单位财务工作的具体要求和所要达到的目的和成果了如指掌,同时还要对计算机和财务管理知识有深刻的了解。只有掌握了比较丰富的财务技能和管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的优势和特点,为单位经济预测、决策和控制等管理工作服务。所以,在是常工作中,企业就应该注意培养“会计计算机管理”型的复合型人才,以促进会计电算化的顺利发展,满足电算化会计对人员素质的要求。与此同时,在选择会计管理软件时也要特别注意,选择那些系统能力强、具有良好的二次开发功能便于突出本行业本单位工作特点、与其他的相关的软件兼容性好、升级方便快捷的电算化软件。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。
