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一、公司行政管理工作的信息化建设背景
行政管理最终的目的就是要提高行政管理的效能和效率,通过提高行政管理的效能和效率为公司整个管理添砖加瓦,进一步实现公司工作效率有所提高,实现更大的价值。从现代行政管理的角度来看,当前的行政管理多应用系统工程思想和方法,以这些思想和方法为基础,减少诸如人力、物力、财力和时间的支出和浪费,充分利用已有资源。而在信息化的背景之下,公司的行政管理工作能得到长足的发展,这不仅仅是公司行政管理水平提升的需要,同时也是公司整体面对竞争和立足行业的需要。
二、公司行政管理工作的信息化建设现状
(一)信息数据化水平不够高,信息的实时传递做的不够好
企业的行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念,这个概念中蕴含的是两种侧重点管理工作的融合,这种管理工作需要在依靠企业行政组织的基础上,按照流程和渠道去管理企业,进而产生一种方法和措施。从公司行政管理工作的角度来看,其信息化建设需要在信息数据化水平上下一定的工夫。当前,一些公司存在行政管理方面的信息数据化水平还不够高,信息的实时传递做得不够好。具体来说,部分公司在推进行政管理工作的信息化建设的过程中,很多活动并没有转换成为电子形式进行储存,仅仅选择部分文字材料转化为信息数据,而其他的行政管理产生的信息还是依靠手工操作,信息数据化所涉及的行政管理工作范围还不够大,同时也可以看到,这些转换为信息数据的行政管理信息也为受到充分的传递,特别是实时传递方面做得不够好,还未能发挥其提高行政管理工作的效率作用。
(二)流程的设计和完善不能满足公司行政管理当前发展的需要
从当前的情况来看,一些公司的行政管理流程的设计和完善不能满足其行政管理当前发展的需要,对于公司的行政管理工作并未有指导作用,甚至产生了某种制约的作用。具体来说,一是流程设计不符合公司行政管理工作开展的每个过程,脱离了实际,甚至使行政管理工作开展更为复杂,另外一方面,有些公司在建立了流程之后,并未随着公司的发展壮大和具体情况的变化而变化,对于相应的流程并未有完善,给行政管理工作带来了一定的困难。
(三)信息化建设整个过程执行不到位,缺少相应的激励机制
公司的任何管理工作想要迈上一个新的台阶,最关键的是抓好落实。公司的行政管理工作的信息化建设也是一样的,最关键的是执行和落实,只有真正的把信息化建设工作落实了,才能使信息化建设工作融入到行政管理的每一事项,才可能充分发挥信息化建设给行政管理工作带来的便利。从当前的情况来看,公司行政管理工作的信息化建设存在着整个过程执行不到位,同时缺少相应定激励机制的情况。一方面是信息化建设方案出台之后,方案的每一个步骤缺少相应的责任人,一些部分缺少专门的部门负责。另外一方面,由于缺少相应的激励机制,公司的员工和相关技术人员在开展行政管理工作信息化建设的过程中积极性、主动性不够,使得行政管理工作的信息化建设整个执行过程效果不好。
三、公司行政管理工作的信息化建设的若干思考
(一)加大人员和资金在信息化建设上的投入,提高信息数据化水平
公司行政管理工作的信息化建设需要很大的投入,在提高信息数据化水平上也需要投入极大的精力,对于公司来说主要是在人员和资金上进行投入。从局域网发展到广域网,从c/S软件结构发展到c/S和B/S共有的混合软件结构,实现在Internet范围内使用软件和共享信息OA(办公自动化)ERP(企业资源计划),企业邮箱系统等系统纷至沓来,在这一阶段,各个企业的信息化程度不断提高,各种系统的应用越来越多,企业的信息化项目开发和维护人员越来越多,各种资金投入越来越大,网上办公系统等得到了不同程度的应用,企业正在逐步实现硬件系统与信息管理软件系统的集成管理。在这样的背景之下,一方面是公司增加资金在这方面的投入,充分的去利用先进的科学技术,开拓信息数据的利用程度,使得信息数据能更好地为公司的行政管理发挥作用。通过实现在网络范围内的软件应用,进一步缩小企业信息化建设与国外先进企业的差距,提高企业数据化水平,实现信息数据的共享和实时传递,让一个信息数据能有效流通。
(二)深入摸透企业的行政管理流程,逐步完善流程中的信息化
流程是实现公司行政管理工作信息化建设的前提和基础。行政管理工作的信息化建设必须是在一个流程上所进行的,流程是行政管理工作信息化建设的重点,一个公司只有把行政管理的流程做好了,整个企业在开展行政管理时才能更加规范、科学、合理。众所周知,信息系统最擅长的是将重复劳动变得简单化,但信息系统也不是万能的,它是在人为设计的功能逻辑中完成指定的指令和操作,这种功能逻辑将包含行政管理工作的各个环节和先后流程,功能逻辑的设计是信息化系统建设成功与否的重要环节,它需要业务管理部门根据多年工作积累的经验,对整个业务管理的流程进行规范和设定,为保证信息化工作的顺利进行,业务流程的整理和规范往往需要高层管理人员的充分介入,对需要或正在进行质量管理体系认定的单位,可以以此为契机,将业务梳理与流程规范结合起来,也将会达到相辅相成、省时省力的效果。在进行这项流程工作之前,首先公司要对行政管理工作的内容进行梳理,确定行政管理工作有哪些方面的内容,根据行政管理的不同内容设定大方向的流程。在内容的大方向确定之后,就需要对这些工作内容进行筛选,这种筛选是需要依据行政管理工作的特点,选择日常性强和重复性高的工作进行流程的建立。
(三)有效落实信息化建设的执行工作,建立相应的激励机制
前文已经提过,信息化建设的执行工作对于公司行政管理工作的信息化建设有着十分重要的作用,因此有效落实信息化建设的执行工作对于整体公司行政管理工作来说,有着关键性的作用。一方面,公司在编制行政管理工作的信息化建设方案之后,要有意识的将每一个信息化建设要点落实到每个部门,进而落实到每个责任人,定期的对这些工作进行考核和评估,监督整个方案的执行工作。同时建立相应的激励机制,发挥员工的积极性。随着移动互联网的不断普及,只要在有无线信号的区域,员工就可以进行信息的处理,办公区域被无限的扩展,办公效率也将无限的改善。同时给企业行政管理者带来的巨大改变是办公形式的改变,办公不再仅仅局限于办公室,办公时间也不再是仅仅的局限于固定的时间内,员工也可以根据自己的需要随时的改变工作地点和工作区域,由此可以满足更多员工个体的需要,实现员工的自我管理和自我实现。基于此,在员工激励机制的推进之下,员工可以主动地参与到行政管理工作的信息化建设中,他们能明白这项工作的开展对于自身有何重要性,进而能发挥主观能动性推进公司行政管理工作的信息化建设,发挥自身的聪明才智,推动公司的行政管理工作的信息化建设迈上新的台阶,最终实现公司行政管理工作的效率提升,减少行政管理上的资源浪费。
四、启示
当前越来越多的公司开始关注行政管理工作的信息化建设,不可否认行政管理工作的信息化建设是促使公司管理迈上新台阶的手段。公司开展行政管理工作的信息化建设,实际上就是对行政管理中的整个过程完成效率和质量的提高,在这个过程中,公司需要把好落实,提升信息数据的水平,逐步完善流程中的信息化,进一步完成信息化建设的执行工作。
参考文献:
[1]孙俊鹏.企业行政管理信息化的发展[J].经营管理者,2012,8:35-36.
[2]陈红.行政管理信息化发展模式探讨[J].办公自动化,2015,3:121-123.
细览各地各级部门的相关法律文件,对业主委员会筹办者的设置不外乎三种方式:一是在行政管理部门指导监督下,由业主自行选举;二是在行政管理部门指导监督下,由开发商组织筹办;三是由住宅小区的前期物业管理单位来组织筹办。而这三种方式都存在各自的漏洞。现逐一试析如下:
1、 由业主自发筹办。由于①购买同一房产项目的业主素不相识,流动性大,相互联系极为不便;②开发商不可能自动提供可用于业主集会的公共场所;③业主作为普通消费者,对筹办业主委员会的程序了解甚少;④业主委员会的筹办需要一定的资金支持。所以由业主们自行筹办业主委员会的方式难以行通。
2、 由开发商筹办。由于①筹办业主委员会并不能给开发商带来任何经济效益,反而要承担一定的费用;②由于历史问题,大多数开发商开发房产项目时,都再注册一个全资的物业管理公司,对自己开发的项目进行前期物业管理,而往往这些物业管理公司的管理水平并不高。这时,倘若新成立的业主委员进行招标重新聘请物业管理公司,开发商自己出资成立的物业管理公司难以中标,将不但没有经济效益,还会成为开发商的负担;③即使前期物业管理公司不是开发商自己组建的,而是外聘的,但由于开发商一般与其有特殊的利害关系,也都不愿筹办业主委员会,都采取拖延的办法。
3、 由住宅小区的前期物业管理公司来筹办。这在笔者看来是最不合理的方式。因为①筹办业主委员会并不能给负责前期物业管理的物业管理公司带来任何经济效益,反而要承担一定的费用;②业主委员会一旦成立后,负责前期物业管理的物业管理公司就要面临被解聘的危险,倘若它与业主们在前期物业管理工作过程中有些许矛盾,它就极有可能在业主委员会成立后被解聘。据此,出于经济利益的驱动,它又怎么有可能去搬起石头砸自己的脚呢?
诚然,各地制定的法律文件也都规定了开发商或是负责前期物业管理的物业管理公司筹办业主委员会的时限,并对逾期不履行的开发商和物业公司大多规定了相应的法律责任,但是真正依此执行的难度相当大,其原因有二:①逾期的起算时间难以量定,各地制定的法规或是规章一般对该起算时间有两个标准:一是住宅区已入住的建筑面积达到百分之五十;二是房屋交付使用满二年。而最致命的是,此两项标准所指的“入住率”与“交付使用”十分不明确,开发商和开发商选定的负责前期物业管理的物业管理公司筹办义务的履行始期也就无从起算;②开发商和开发商选定的负责前期物业管理的物业管理公司长期不筹办业主委员会的情况相当普遍,行政管理部门也根本无暇依照所制定法律文件的规定去执行,至多是口头催促。
由此,我们可以看到第一种方式存在无法解决的固有缺陷,一盘散沙的业主们只有在遇到共同的房产纠纷或是物业管理纠纷时才有可能自发筹办。而后两种方式中所设置的筹办者与业主委员会存在利益冲突,故这三种方式都难以行之有效的解决业主委员会筹办难的问题,这样导致的必然后果是业主委员会极度难产。值得我们注意的是,现今已成立的业主委员会恰恰多数是由业主自发筹办的。这些业主作为势单力薄的弱势群体在与开发商或是前期物业管理公司发生了纠纷且得不到行政管理部门的妥善解决之后处于无奈的境地,只得自发筹办依法享有一定权利的自治机构-业主委员会,来行使自己的合法权益,以求与开发商或是前期物业管理公司抗衡。
那么如何设置业主委员会的筹办者才合理且切实可行呢?笔者认为,面对开发商和前期物业管理公司对业主委员会的筹办漠不关心甚至有抵触心理的情形,要解决业主委员会难产的问题,方案有二:
一是必须明确开发商或是前期物业管理公司筹办业主委员会义务的起始时间,同时行政管理部门还需严格执法,加大对不履行筹办义务的开发商和前期物业管理公司的监管力度。至于起始时间的计算标准,笔者建议对于开发商或是前期物业管理公司筹办义务的起始时间最好不要以“入住率”为标准确定,因为一来该数据完全由开发商或是前期物业管理公司掌握,二来容易被篡改,导致行政部门无从确定起算时间。对此,笔者认为以房地产行政主管部门能掌握的商品房销售合同的登记情况为标准比较适宜,易于操作。而以“交付使用”为标准的则应明确“交付使用”的含义,建议以第一个业主实际入住的时间作为“交付使用”的时间,而不宜以行政管理部门的综合评定验收报告的签署时间为准,否则由于普遍存在众所周知的开发商未验收就交付的情况,将不利于对业主这个弱势群体的权益保护;
一、企业行政管理在企业管理中的职能
(一)管理职能
企业行政管理在企业生产、发展过程中承担重要的管理职能。企业行政管理不仅为公司提供基本的支持和服务,更要在企业人力资源管理、企业文化的建设、管理制度的完善方面积极提出建议,发挥应有的作用。虽然现在很多企业在管理中还未将企业行政管理部门纳入企业核心决策部门中,但越来越多的企业行政管理在企业重大决策,企业战略规划体系中发划挥越来越大的作用、拥有越来越核心的地位。除此之外企业行政管理因其管理的范围,能够从其他部门看不到的角度,以其独特的视角,对企业管理、企业发展、企业规划、企业战略等提出建设性意见。企业行政管理参与企业战略规划、企业重大决策已成为一种趋势和一种必然。
(二)协调职能
企业决策、企业规划、企业战略等有了具体实施方案之后,紧接着就是方案的传达、实施、落地生根。怎样让上级的规划和方案得到切实的执行,如何将方案传达到每个部门乃至每个员工,成为企业管理要解决的重要问题。在这个过程中企业行政管理起着上传下达的纽带作用,对上,企业行政管理充分理解上级的要求和指示,与上级沟通,确保信息接收的准确性,并将各部门的疑惑和反馈传达给上级;对下,企业行政管理将上级指示和要求传达给各部门,对政策、方案做必要的解释和说明,并解答各部门的疑问,预防不必要的上下级矛盾。当上下层出现矛盾时,企业行政管理作为中间的桥梁调解矛盾,使企业内部和谐发展。
(三)服务职能
服务职能是企业行政管理最基本的职能,也是其产生的原因和设置的目的。企业行政管理为企业管理层、各部门、各层级提供服务。日常工作中为员工提供基本的后勤保障、支持,保障员工在良好的环境下专心完成自己的工作,促进工作效率和员工满意度的提升。企业决策中为管理层提出行政管理角度的建议和见解,辅助企业管理层进行科学决策。在管理角度上将企业管理者,如总经理、各层级领导等从繁琐零碎的日常行政事务中解放出来,让他们腾出更多的精力和时间做对企业更重要的事情,促进企业的良性发展和可持续发展。
二、企业行政管理在企业管理中的作用
(一)完善企业管理体系
企业行政管理作为企业管理的重要组成部分,充分发挥企业行政管理的作用有利于企业管理体系的完善。随着改革开放的推进,社会经济的持续发展,企业管理也要与时俱进,不断汲取新的管理模式和管理理念。企业行政管理也要跟上新的节奏和步伐,不断完善管理方式、方法和理念,充分发挥其在企业管理中的作用。企业行政管理不能停留在传统的后勤、支持和服务性部门的观念上,要充分参与企业生产、管理的各个过程,充分发挥企业行政管理在企业生产、管理和建设过程中促进企業生产、服务内部员工、促进企业绿色发展的作用。为构建良好的企业内部和外部环境,发挥重要作用。企业行政管理的自我完善,是企业管理体系自我完善的重要组成部分。企业行政管理体系的完善助益于整个宏观管理体系的系统全面完善,对企业的可持续发展、科学发展和绿色发展有重要作用。
(二)提高员工工作效率
企业行政管理为企业员工提供基本的后勤支持和服务,让员工不用考虑繁琐的行政事务,将有限的时间和宝贵的精力注入到对企业发展更重要的工作中去,进而提高每一个员工在本职工作中的效率,为企业贡献更多的价值。试想,如果企业没有良好的行政管理,员工日常工作中除了要完成自己的本职工作,还要花大量的时间考虑企业的一般行政事务,这样的情况下如何确保员工将有限的时间和精力投入到重要的工作,为企业发展贡献更多的力量,如何达到最佳工作效率,提高投入产出比。因此,良好的企业行政管理有助于促进企业内部分工的合理性,充分发挥企业内每一个岗位的作用,充分利用每一个职工的优势,提高每个人工作的效率,只有这样才能让企业管理获得最高的投入产出比,才能让企业实现最佳的经济收益。企业的经济效益、市场竞争力等一些列关乎企业生死存亡的能力都离不开每一个职员的工作成果,只有采取手段提高职员的工作效率才能切实促进企业的发展,实现企业经济效益,提高企业市场适应性。
(三)提高企业经济效益
企业的本质目标是用最少的投入寻求最大的经济效益,而企业的定位、产品的选择、行业发展、企业内部管理、成本控制等要素都对企业经济效益有重要影响。要提高企业的经济效益,不能单从某一单要素入手,要从各个要素全面着手,系统调整,形成一加一大于二的组合效应。这些要素中,企业内部管理是其他要素调整的前提和基础。企业内部管理包括企业行政管理、人力资源管理等,而企业行政管理是其中的重中之重。良好的企业行政管理有助于企业管理水平的整体提升,进而帮助企业调整整个管理体系,提高企业应对市场变化和市场竞争的能力,帮助企业在激烈的市场中发挥优势,降低成本。企业行政管理帮助企业在实现企业目标的过程中将各项资源优化配置,组合利用。由此可见企业行政管理可以帮助降低企业成本,提高企业收益。
(四)提高企业竞争力
当今企业之间的角逐不仅仅只是企业生产效益、企业规模、产品优势这些传统项目之间的比拼,越来越发展成为企业管理水平的较量。在市场经济中,每个企业都想独占鳌头,每个企业都想在改革开放的大潮中分一杯羹,谁能站的更稳,谁能分得最多,是每个企业关注的核心话题。企业内部管理是企业参与市场竞争的前提,只有管理体系完善,企业才能团结一致在市场竞争中一致对外。如果企业没有良好的内部管理,在竞争中必然面临内忧外患的窘境。要构建良好的企业内部管理体系,离不开企业行政管理。企业行政管理作为企业物资和资源的提供者、企业各个层级之间的纽带、企业管理中的重要角色,对企业成长的各个时期,乃至企业竞争力的提高,都有重要作用。
(五)帮助实现企业目标
要实现企业目标,首先要确定科学合理的企业目标;其次要确保企业内部上传下达路径的通畅,确保企业目标在企业内部的有效传达;再次要监督企业目标在企业内部的贯彻落实,不断调整并将不能解决的问题反映给上级;最后要在整个过程中不断要对企业目标的实现情况定性和定量评估。企业中每个部门都有各自的职责和分工,要确保企业发展目标的实现,就一定要借助企业行政部门的作用。企业行政管理在企业中发挥着诸多职能,企业行政管理首先要从企业管理层了解和接受企业目标,然后通过合理的方式将企业目标传达到企业各个部门,并在各部门实施目标的过程中发挥调剂和协助的作用,包括协调各个部门的工作和不同层级的工作。在整个过程中提供一些列支持和服务,并监督各部门的执行过程。
(六)利于企业绿色发展
企业的发展尤其是企业的绿色发展,离不开企业各个部门之间的协作,离不开企业管理体系的完善。企业行政管理在企业中承担着资源提供者、资源调配者、信息传达者、监督监控者的角色,参与企业生产和管理的全过程。良好的企业行政管理有效促进企业资源的合理配置、资源的合理分配、信息的有效传递、工作的监督监控,进而促进企业的合理和可持续发展。
三、结语
企业行政管理在企业管理中扮演着重要角色,在企业管理体系越来越系统、越来越来越完善的今天,企业应更加重视企业行政管理在整个企业管理体系中的作用,科学合理地定义企业行政管理在企业管理中的地位和角色,充分发挥企业行政管理中流砥柱的作用。企业在管理中要对企业的各个方面进行科学规划,合理配置,切不可过于偏重某一方面或者過度忽视某一方面,只有将管理的各个部分有效结合在一起,才能实现企业的有效管理。
参考文献:
[1]常齐.论企业行政管理在企业管理中作用[J].商场现代化.2014(8):66-67.
[2]阚洪欣.浅谈企业行政管理在企业管理中几点作用[J].东方企业文化.2014(17).
[3]杨嘉临,杨静.浅谈企业行政管理在企业管理中几点作用[J].商品与质量.2015(8).
关键词: 《房地产行政管理》课程 课程教学方案 设计和实施
房地产行政管理是房地产经济学和行政管理学相交叉的一门边缘学科[1],它主要研究在房地产经纪领域内,政府及其职能部门的管理工作。作为房地产专业的一门专业课程,它对于帮助学生打好理论基础,了解房地产管理的政策、法规级管理规定和物业管理法律法规,提高分析和解决房地产业和物业管理实际问题的能力都是十分重要的。因此,搞好这门课程教学方案设计和实施是十分必要的。
1.课程教学方案
制定课程教学方案是课程教学的基础和首要任务[2]。近年来建筑工程学院开展毕业生职业岗位适应情况的专项调研为基础,全面修订了各专业人才培养方案,同时对课程教学方案的制定提出了指导性意见。房地产和物业管理课程组的成员,以高等职业教育理念为先导,全面分析专业人才培养方案,明确课程教学目标,从教学内容、教学方法、教学团队、教学环境、教学资源建设等方面系统思考和设计了本课程教学方案。
课程教学目标是制定课程教学方案的基础和落脚点[3]。《房地产行政管理》课程以“懂”与“会”、“学”与“做”、“知识”与“能力”的跟进关系为主线,主要设计了掌握房地产行政管理的基本知识和房地产行政管理工作流程;依据目前建筑市场特征,能够实际进行市场调研、分析,项目实践的参与,对房地产管理项目进行可行性论证,通过实务、案例、实际调研、编制可行性研究报告和目标规划,培养学生发现、分析和解决问题的基本能力,培养团队精神和创新能力等传授知识、培养能力、提高素质“三位一体”的具体教学目标。
课程教学团队明确课程教学目标的基础上,从建筑企业、房地产开发企业、项目咨询公司邀请企业专家和技术骨干,针对岗位任职要求,共同研究、设计了本课程教学方案,具体内容包括以下几点。
(1)根据房地产企业行政管理的实际工作过程系统设计课程教学内容,编制课程标准和具体授课计划,合理选择教学场所。
(2)结合校企合作、工学结合人才培养模式的改革,推进“教学做合一”教学模式,打破传统单一的知识传授教学模式。在能力本位的课程体系构架下,课程教学方法由传统的归纳、分析、综合等方法向项目教学法、案例教学法、角色扮演教学法、现场教学法等模式转换。
(3)结合房地产行政管理岗位任职要求,在分析典型工作的基础上,系统创设教学情境,实现模块化教学、模块化考核。
2.课程教学方案实施
(1)教学内容
按照职业教育课程开发思路,针对房地产行政管理职业岗位的任职要求,科学创设学习情境,认真选取教学内容,本着“基础知识以必须、够用、兼顾后续发展为度”的原则,根据市场对专业技术人才不断细化的要求,将《房地产行政管理》课程的学习情境确定为城市房屋拆迁管理、房地产开发建设管理、房地产交易市场管理、房地产产权、产籍管理和物业管理政策与制度等。为了确保教学组织的可行性和有效性,进行细致的分析和论证该课程与其他相关课程之间的内容衔接及渗透关系,使理论教学和案例分析一体化,实现了课程内容的整合与秩序化。
(2)教学方法与手段
为了更好地推进工学结合的人才培养模式,课程建设团队积极进行教学方法的改革和创新,创建一系列以学生为主体的教学方法,如“实例+实战”教学法、“沟通+鼓励”教学法、“项目驱动+情境体验”教学法、“启发+互动”教学法和“学+做+考+创”教学法等。在教学组织进程中针对不同模块的内容特点,采取不同的教学方法,全面提高学生的听、说、写、做的能力。随着教学方法的更新和改革,实现了教学手段的现代化,教师普遍采用多媒体技术、网络技术等现代教育手段进行教学,应用网络教学平台与学生互动,开发了与课程教学模块对应的教学课件、教学视频,实现了专兼教师在网络空间内共同组织教学。
教师是教学活动的引导者、组织者、设计者和咨询者,本门课内容理论性较强,加强理论联系实践,以行动导向为基础,采用资讯―计划―决策―实施―检查―评估的六步教学法,实现理论实践一体化教学。图1给出六步教学法结构示意图和相关解释。
(3)课程考核
课程考核标准的设置对于学生“如何主动学习、灵活运用所学知识和学习激励”有很重要的作用。因此,我们把该课程考核评价分为过程考核和期终(末)考核两个部分,这两部分各占总评成绩的50%。过程考核引入了学生自评、学生互评和社会评价、教师评价等,分别占考核评价体系的20%、10%、10%和60%。学生自评和互评主要考虑学习态度、学习方法、动手能力、工作责任心、团队精神和互助互利等因素。
3.结语
做好教学工作是一种意识、追求、境界,只有精益求精,不断完善,才会取得成功。本课程教学方案的制订,是教学团队共同努力的结果,尤其是六步教学在实际教学实践中取得较好的教学效果。今后,房地产和物业管理管理课题组将加强与兄弟院校相关专业课题组交流,提出更加符合高职教育特点的房地产和物业管理专业课程教学方案和教学方法,为高职教育作出应有的贡献。
参考文献:
[1]王宏.房地产行政管理[M].北京:机械工业出版社,2007:1-5.
[2]邵转吉.在房地产教学中如何突出高职特色实践教学[J].科技信息,2006,(2):113-114.
关键词:高校;行政管理;信息化建设
1引言
随着信息化建设在各行各业的逐渐渗透,其作用范围也逐渐延伸至教育管理行业。作为时展与科技创新的产物,信息技术在高校的行政管理工作中,能够以技术优化的形式帮助其达到更高的工作效率与质量。对此,须对信息化建设的相关工作制定合理的方案以及建设形式。
2高校行政管理实施信息化建设的意义
信息化建设在现阶段的社会发展过程中,逐渐深入不同行业的生产制造与运营管理。现阶段的高校管理工作中,大部分已引入电子校务系统,主要应用于科学研究、授课教学以及日常管理等。引入与应用信息技术的概念不同于信息化建设,前者主要重于形式,且没有形成完整的运行模式与信息化管理体系,后者在概念上,除了重视信息技术的应用以外,还重视信息化管理模式的制定以及运行模式的优化。在社会经济和信息技术持续发展的背景下,部分高校在信息化的建设中仅停留在技术应用阶段,而没有形成完整的信息化管理体系,且相关信息技术的应用缺乏针对性,比如在教学管理、课题研究、项目科研、人力管理以及财务管理等方面,没有实施完善的信息化建设,覆盖率较差。造成此情况的原因一方面在于对信息化管理理念的认知不足,另一方面在于其建设力度不足。行政管理的信息化建设及其职能运行,核心在于信息技术形成的管理体系,通过信息技术的支持,使得高校管理工作以现代化的运行模式实施多项管理。该过程中对于高校的教学管理工作和人员管理工作而言,一方面是管理模式的解析过程,另一方面是信息技术的融入过程。通过现代化信息技术的应用,使高校在各项管理工作能够改善实施质量与执行效率等,在提升办学水平与高校良好发展的过程中,需要重视信息技术及其管理理念的研究与应用。
3现阶段高校行政管理的信息化建设情况分析
3.1“孤岛”现象较为严重
高校的行政管理工作在运行过程中,主要通过工作分类成立多个部门,使其根据管理需要执行相关工作。由于不同部门之间的工作性质和信息化建设程度不同,造成行政管理工作的协调性和实施质量等受到不同程度的影响。此外,不同操作系统及数据标准也是影响行政管理系统运行质量的重要原因。不同软件、硬件公司在操作系统和数据标准上存在一定的差异,对于高校的多部门管理工作运行而言,在实施工作交流与传递的过程中,造成系统出现不适应性,从而导致行政管理工作的执行效率较差。在此行政管理运行情况下,数据信息的集成水平较低,教师与学生在应用教务系统过程中需要在不同的系统模块内执行相关操作,比如党员组织工作需要在党务模块进行办理,财务报销工作需要在财务系统内办理。信息化管理系统在功能运行和工作模式上,独立性较强而相互性较弱,造成管理信息的“孤岛”现象较为严重。
3.2行政管理人员信息化观念较差
部分高校的行政管理人员在工作形式与观念上较为传统,此情况也造成行政管理信息化的进程较为缓慢。此外,高校行政管理的工作职责体系较为宽松,对于行政人员的工作考核缺乏明确指标,导致行政人员工作的执行效率较差。同时,在信息化设施的应用上,没能进行深入应用,仅停留在基础功能的应用阶段,与信息化建设的建设初衷相背离。比如,相关行政工作人员在进行信息化办公时,只应用软件设备进行简单的表格制作,而对于工作信息的整理、优化与交流等,仍存在质量低下和效率低下等情况。由于工作质量考核的实施力度较弱,使得部分工作人员的工作执行效率较差。多数行政人员在观念意识中,认为信息化设备仅是表格制作和浏览网页的工具。高校在加大信息化建设的同时,由于部门工作体系和工作人员管理方面存在忽视等情况,一定程度上阻碍行政管理工作的优化与创新。对此,在实施高校行政管理信息化的过程中还需要重视人员方面的观念建设和工作质量考核,使其通过正确的认知观念执行相关的行政管理工作。
3.3信息化建设的重视程度较差
行政管理信息化建设作为涵盖范围较大的工程项目,在高校范围内的规划与建设中,一方面需要成立专项部门实施统筹规划,另一方面需要积极引进信息化建设的人才,使其在相关项目的建设过程中,可以更好地落实高校的信息化建设项目。在当前的社会环境与高校环境下,部分高校在行政管理信息化的项目规划与建设过程中,其信息工程建设仅仅停留于表面,既没有实际落实信息化建设,也没有成立专项部门实施统筹规划,其主要原因在于对信息化建设的不重视。信息化管理、工作体系在运行上,能够通过技术手段高效处理相关工作信息,同时通过高效的信息传输方式,使不同部门之间可以进行高效的工作交接,从而在一定程度上提升行政管理工作的执行效率。对此,在当前阶段的高校发展过程中,需要重视信息化建设,并且在实施建设的过程中,加强专项部门与人员之间的工作效率。
4相关优化思路与改进方案
从现阶段高校实施行政管理信息化建设的基本情况来看,总体上还存在一定程度的不足,比如在配套设施的建设和行政管理工作的运行方式上,其规划与设计方案缺乏针对性。对此,在执行信息化建设的过程中,需要加强专项部门与人才方面的建设,使其在信息化建设的项目中,能够根据存在的不足制定合理的优化方案,改进信息化建设的实施质量。相关的优化思路与建设改进方案有以下几个方面:
4.1优化顶层设计并加强制度建设的规范性
CIO信息化管理体制在高校行政管理工作的应用中,属于重要的体制建设方式。ChiefInformationOfficer的简写为CIO,通常将其译为信息主管。CIO作为信息管理的统筹单位,通常情况下由小组为单位进行职能应用,该小组单位在行政管理工作中,主要行使信息化建设的管理职能。该小组由主要的行政管理人员和决策人员构成,在行政管理工作体系的建设中起着重要的统筹、引导与管理作用。通过成立该小组,使高校单位在行政管理单位的建设中能够实现工作的分层化和具体化,使高校在信息化的建设过程中可以通过科学的指导思想逐渐适应当代的信息发展潮流。此外,高校单位应在行政工作部门的构成上,引入信息化人才,行政部门的工作者应包含行政人员与以信息技术人员。在管理人员的选择上,需要重视其互联网思维、创新能力以及管理能力方面的综合素质,使其在信息化建设的推进过程中,能够制定合理的建设方案,避免出现行政管理工作与信息化建设出现重大矛盾。
4.2加强数据传递与整合
行政管理信息的“孤岛”情况在高校范围内属于主要的建设难题之一,需要在信息管理建设工作中加强体系化建设。在CIO小组的领导和工作制定的基础上,根据已制定的信息化建设方案,在高校范围内建设统一的信息管理体系。通过集中的信息管理体制建设,使高校范围内的工作项目实施集中管理与规划,在统一的信息体系建设下,行政部门在数据传递和信息交流等方面,能够实现统一的数据标准和沟通模式,该方案在实施建设的过程中,需要较大的资金投入、软件硬件支持以及建设周期。此外,还可通过行政工作与信息管理工作流程的优化,使其在流程优化的基础上,实现工作数据信息的良性沟通与传递。在此现有的高校业务管理系统中,可建设业务工作的数据模型,针对现有的工作流程与主要环节等,分别制定改善策略,从而在一定基础上实现行政管理系统的升级与优化。新建的行政工作项目,须对其经费管理、数据传递规范和标准等制定合理指标,使该项目在成立与运行的过程中,能够协调整体的行政工作模式,避免出现部门工作之间的断层,从而影响整体的行政管理质量。
4.3重视行政管理人员观念的科学性
行政管理人员作为工作项目的主要实施主体,其信息化观念的创新性、科学性和质量性等,都是影响行政工作质量的重要因素之一,若行政人员的管理观念没有紧随时展而改变,对于行政管理系统的建设将造成一定不良影响。对此,在人员方面管理工作中,需重视其观念的科学性,通过标准化工作模式的制定,使相关行政管理人员在应用信息化设施执行工作时,可以根据创新思维的引导,使行政管理工作在执行的过程中得到一定优化。在业务系统的创新优化过程中,需要培养行政管理人员的主动思考能力,使其在观念上能够加强信息化观念的构建,同时在CIO主体中,可以更好发挥其管理职能和高效化工作模式。此外,高校还应加强信息化建设的大范围宣传,比如利用新媒体进行信息宣传、组织项目研究会议以及知识培训讲座等,使管理人员在观念上能够加深对信息化的理解,树立科学的认知观念。随着信息化技术的发展,在行政管理人员的观念建设过程中,还可拓展线上和线下的培训模式,确保行政管理人员在观念和管理形式上能够得到科学认识与优化。
5结束语
根据高校行政管理工作的特点、模式以及现状,并结合信息化建设的相关特点,分别进行了理论研究和实践探究,旨在通过相关研究成果改善高校行政管理工作的信息化建设水平,以及行政工作的实施质量。
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