档案管理体系建设方案

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档案管理体系建设方案范文第1篇

一、高等院校档案管理存在的问题

高等院校档案主要是对教育事业的成功以及教育的发展历程进行记录。就现阶段而言，我国高等院校在进行档案管理工作的过程中，建立了档案管理机制，并有效改善了档案馆的软件和硬件设施。但是不可否认的是，高等院校在进行档案管理的过程中仍然存在一些不足之处。

（一）档案管理意识不强

高等院校的领导在规定任务时，往往局限于科学以及教学研究，而对档案管理工作的意义和价值没有一个清晰的认知，仅认为其是对文档进行整理装订以及收集分类。同时在进行教学改革以及科研创新时，对档案功能的理解缺乏，导致档案管理缺乏人力、财力以及物力的支持，不利于档案管理工作的顺利进行[2]。此外，部分高等院校虽然设置有档案管理系统，能够提高档案信息的检索效率，但是档案数字化程度仍然处于较低的水平，并且忽视管理人员的培训，无法结合实际情况制定可行的管理方案，从而降低档案的管理水平。

（二）档案绩效管理的评估标准缺乏专业性

我国大多数高等院校在进行档案绩效管理时，其评估标准缺乏科学性和专业性，将绩效的评估与管理混为一体，并且往往无法根据实际情况来考虑档案管理工作的性质及特点。档案绩效管理目标一般包括档案管理人员的绩效目标、档案馆藏部门的绩效目标以及学校绩效管理的总目标，但是部分高等院校在制定目标时，一般是以学校制定总目标，对其他两方面的目标不够重视，导致档案管理功能缺乏实效性。

（三）档案管理考核量化标准不完善

在对档案进行管理时，需要制定具有参考价值的量化标准，并设立多级量化的指标，但是这些指标往往只能用于档案管理的收集保管、整理利用以及评定管理人员的职称，无法明确工作质量的高低。此外，在考核管理人员的年终绩效时，往往也只是为了完成学校规定的任务等，导致绩效考核无法有效发挥出其应用的作用，不能评价、控制和反馈档案管理的效果，使得绩效考核形式流于表面。

二、高等院校档案管理体系建设过程中绩效管理的应用策略

（一）优化档案绩效管理体系的指标

高等院校在确定管理目标后，对档案绩效管理体系指标进行筛选。其中一级指标4项，如档案开发利用指标、基础业务建设指标、档案保管保护条件指标以及组织方面的指标；二级指标12项，如档案编研、保管移交、整理编目、收集归档、装备设备、队伍建设以及管理体制等方面。一般装备设备包括扫描、光盘刻录、复印打印机、计算机、湿温度检测仪器、档案库房以及防磁柜等；队伍建设涉及到档案管理人员的年龄、学历、职称以及职业技能情况；管理制度涉及到档案绩效管理的规章制度。

（二）档案绩效管理目标加以明确化

高等院校在构建档案绩效管理体系时，必须要制定科学合理的绩效管理目标，可以以绩效管理的个人目标、部门目标以及总体目标为依据，评估内容包括档案机构需要履行的职能。高等院校档案绩效管理目标可以包括档案利用服务目标、基础业务建设目标、保管保护目标、制度建设目标、队伍建设目标以及管理体制目标。此外，还可以构建高层次的管理目标，如档案在思想教育功能以及人文等方面的拓展目标。

（三）构建档案管理体系的原则

在构建档案管理体系的原则时，一是遵循客观公正性原则，高等院校在控制档案绩效管理过程、评价和考核绩效时，往往采用量化的方式，因此必须要做到客观公正，对绩效量化进行清晰记录，有效规避主管因素的影响。二是遵循统一性原则，在评价档案绩效管理目标时，要与制定的目标保持一致，建立统一的绩效考核标准[3]。三是将定性指标与定量指标进行结合，在评价档案管理的社会服务以及文化服务方面的职能时，往往无法采用量化的形式，因此可以采用定性的指标，从而进行具体操作，确保档案绩效管理的质量。

档案管理体系建设方案范文第2篇

关键词：信息安全；保障体系；框架

档案信息安全保障体系是指通过信息安全技术与信息安全管理手段等来对信息系统进行安全防御，保证档案信息系统的可靠性、稳定性以及安全性，从而确保档案信息的完整性、真实性与实用性等。档案信息安全保障体系的额框架分为两个部分：一是宏观部分，是指以国家的角度进行的信息安全保障体系；二是微观部分，是单位信息系统中的组成部分，其作用在于保障本单位中人员的档案信息安全。

1 档案信息安全保障体系宏观框架

1.1 档案信息安全管理体系

建立完善的档案信息安全管理体系能够有效提高档案信息的安全性与质量，是档案部门相关工作的重要组成部分。首先，为了保证档案信息安全管理工作的有效实施，政府档案职能部门必须建立独立的档案信息管理处，专门负责档案信息安全管理的监督工作，并在全国范围内积极进行档案信息安全管理的宣传工作，逐步建立符合我国实际国情的管理体系。同时，还应该加快出台档案信息管理工作的相关规范标准，为相关工作的实施提供实施依据，并督促地方职能部门在这一规范标准的基础上制定符合自身发展的具体制度与方案[1]。

1.2 档案信息安全技术体系

在加强档案信息安全管理工作的同时，还必须提高档案信息安全的技术水平，由此才能真正提高档案部门工作的整体质量。现阶段得到广泛应用的安全技术类型主要有系统安全技术、网络安全技术以及用户安全技术等，在选择技术类型时必须从信息的安全属性出发，选择符合档案信息安全要求的安全技术，不同的档案信息其对安全应有着特殊需求，在这种情况下，就可以根据安全等级、特性的不同进行综合选择，从而有效提高档案系统的安全技术水平，例如部分要求得到永久保存或是性较高的档案信息，就可以采用数字签名、物理隔离等技术进行管理。不同的档案系统并不一定必须应用所有的安全技术，只需根据国内的等级保护标准规范进行科学的选择，就能达到系统的安全要求。

1.3 档案信息安全法规标准体系

为了提高档案系统的安全性与稳定性，档案部门必须加快建立完善的安全法规标准体系，从而避免出现责任不明的现象。与西方发达国家相比，我国的档案建设工作起步较晚，发展也较不成熟，在实际应用中存在较多问题，因此必须建立完善的相关标准制度，使相关部门与工作人员能够按照标准进行档案体系的建设，防止由于建设标准的模糊而出现安全体系的重复与不合理建设[2]。我国在制定相关法规标准时，必须从我国的长远发展目标出发，建立科学、合理的的法规体系，从而为档案建设工作的推进提供有力的制度保障。

2 档案信息安全保障体系微观框架

2.1 档案信息安全管理体系

从微观框架中看，安全管理体系需要结合具体实际，制定档案信息安全管理的具体方案、措施等，形成一个完善的体系框架。随着档案管理不断向信息化发展，档案部门必须按照相关的管理标准逐步建立起档案管理的相关体系，实现信息管理工作的动态化、系统化与制度化。国际最早颁布的系列标准中，对信息安全管理的相关措施进行了详细的分类与总结，我国可以以此为基础，结果国内的相关法律法规、实际发展情况制定出具有实用性的安全管理体系。

2.2 档案信息安全技术体系

从微观角度分析，安全技术体系的建设就是要将现有的信息安全技术具体应用到档案信息系统中。选择合适的信息安全技术将直接影响到档案信息系统的安全性，通过对系统的构成以及安全等级等进行科学划分，并作出合理的L险评估，就可以对安全技术的应用进行明确。对于档案系统而言，其内部信息的价值越高，则面临的风险也会相应增大，这就要求档案的安全保障工作必须是以个不断发展的过程，随着风险的变化，系统的微观安全技术也必须进行相应的调整，从而更好的控制系统风险[3]。

2.3 档案信息安全法规标准应用体系

从微观框架来看，这一体系是指在安全法规与标准的保障下，档案管理人员对相关工作的开展提供相应知道。这一应用体系的建立，需要在实践中进行不断的探索，而我国目前缺少完善的法规标准体系，因此可以适当参考国外先进的法规标准体系，并结果国内应用实践结果进行不断的改进与完善，从而尽快建立符合国内发展情况的安全保障体系。

3 结论

档案信息安全保障体系是以提高信息质量为核心，以培养专业化档案管理人员为目标的运行体系，通过对档案职能部门的职责分配，使档案信息管理的各个环节都能得到有效管理，同时促进各职能部门之间的团结协作，最终实现档案信息的高质量管理。只有建立完善的档案信息安全保障体系才能真正促进档案部门的建设与发展，因此相关职能部门必须加快从宏观与微观这两个方面的体系框架建设，希望本文的研究能够对我国档案信息体系框架的建立与发展提供一定的参考意见，从而有效提升国内档案信息系统的安全性与稳定性。

参考文献

[1]徐绪琴. 档案安全体系建设研究[D].安徽大学，2014.

档案管理体系建设方案范文第3篇

一、我国历史档案数字资源建设体系的必要性

1.历史档案资源是国家和社会集体记忆的重要载体

档案作为社会各项活动的原始记录具有构建人类社会记忆的作用和价值。档案承载了组织、国家和整个社会的历史记忆[2]。档案是社会记忆的重要载体，档案记录了某个历史行为或事实的发生过程，档案与档案之间的联系则能反映出某一时期组织或者国家的全貌，能够最大程度地描述当时的历史过程。历史档案资源的重要作用要求从保存和传递社会记忆的高度来看待档案管理活动。

2.数字资源体系的建设有利于对我国历史档案的深度开发利用

在社会发展过程中，档案的载体形式丰富多样。由于不同时期条件的限制，档案的载体也各不相同。大多数历史档案都以竹简、布帛、金属等固态的形式存在，这在充分还原历史原貌的同时，也给档案的开发利用造成了较大的难度[3]。首先，传统载体的档案在传播上受限于客观条件，不便于远距离传输和利用。其次，基于档案保护的需要，历史档案的复制受到较大的限制。

历史档案数字资源体系的建设则能克服传统载体的档案在保存、传输和利用等方面的弱点，将历史档案进行数字化处理，便于不同的利用者在不同时间、地点方便快捷地利用档案资源[4]。建立全国范围内的历史档案数字资源体系，能够更好地提升历史档案的利用率和利用效果，在节省利用成本的同时，加强对原始档案的保护。

3.历史档案数字资源体系的构建将进一步完善我国档案资源建设

历史档案是我国档案资源的重要组成部分，是民族、国家和社会的历史记忆的重要联结，在国家档案资源中处于核心的地位。构建历史档案数字资源体系能够完善我国数字档案馆建设，对促进我国档案事业科学发展具有重要的推动作用，同时能够进一步完善国家信息化建设。

二、我国历史档案数字资源体系建设存在的问题

1.管理制度不健全

从全国层面上来看，缺乏国家级历史档案数字资源体系建设办法与方案。历史档案具有稀缺性、不可再生性等特点，在进行历史档案数字资源体系建设与数字化开发时，更需要制度上的保障。目前，《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》中仅对档案的保存和开放问题进行了统一规定，对档案数字资源建设问题并没有详细说明。

管理制度和标准的缺失这一问题已在各地历史档案数字化和数字历史档案馆建设的过程中显现出来[5]。由于各部门在进行历史档案数字化时缺乏统一规划、标准不统一，历史档案无法得到有效保护。在历史档案数字资源建设和开发难度较大，因档案保护问题无法得到有效解决而进展缓慢甚至是搁浅。因此，从面向服务的角度出发，采用前端控制原则，在建立历史档案数字资源体系之时，根据不同的档案类型、载体类型设定数字化标准。在历史档案数字化的基础上，为已有的历史档案信息制订标准的信息交换格式，提供转换手段，可以将信息转换为标准的交换格式在网络上传输或存入可移动媒体，这样才能为国家层面的历史档案数字资源建设打下基础。

2.数字化程度不高

我国历史档案数量非常丰富，分别保存在全国各级档案机构及博物馆、文化馆等其他文化机构中。、如中国第一历史档案馆保藏1000余万件明清档案，截至2013年8月底，，扫描档案图像约142万件，数字化程度约为14.2%[6]。四川省档案馆就保存着最珍贵、最完整的清代巴县地方政权档案11万卷以及民国档案45万卷，但数字化程度并不高[7]。

我国拥有丰富的历史档案资源，但目前绝大多数历史档案由于各种原因处于濒危状态，如不及时采取有效措施对其进行数字化处理，很可能造成人类记忆的断层，在一定程度上影响我国历史文化的多样性和完整性。

3.历史档案管理系统建设标准缺失

与其他类型的档案相比，历史档案更具特殊性。历史档案不仅具有作为凭证还原历史事实的功能，而且由于其年代久远具有载体上、内容上、形式上的特殊性[8]。如，大多数历史档案都是纸质载体的传统档案，且由于语言文字的变化这些档案的内容常常难以辨识。历史档案在载体、内容、形式上的特殊性要求其档案管理系统也应当具有一定的特殊性。在国际档案管理系统标准和中国档案管理系统标准中，几乎没有针对历史档案的条款。

标准的缺失会给历史档案管理带来较大难度，同时也不利于对历史档案的开发利用。在对历史档案进行数字化处理的过程中，难以构建有效的元数据体系，对历史档案进行元数据的获取和管理。同时，因缺乏统一的功能需求标准，历史档案管理系统的升级和扩展成为明显的难题[5]。不同系统中所规定的数据类型和数据接口不同，在进行历史档案管理系统的数据迁移、备份过程中，很难实现各个系统的有效兼容。

4.数字资源体系中开放与保密程度难以把握

部分时期的历史档案因其年代、所涉事件具有一定的敏感性，因此需要在利用过程中加以控制和保护。自民国时期以来形成的历史档案具有一定的政治性，同时部分档案中可能会涉及当代人的个人隐私。因此，在历史档案开发利用的过程中需要进行采取的保密措施[9]。历史档案开放利用的迫切性与保密的诉求的矛盾为历史档案利用带来了较大的挑战，这也是建立历史档案数字资源体系的一项关键难点。

数字化环境下历史档案的利用率、利用速度都得到了极大程度的提升[10]，而且难以对数据库中的每一份历史档案的保密要求进行审核，因此很容易产生泄密的问题。在历史档案数字资源体系建设过程中，需要对所有档案进行详细的密级设定，这无论在内容的辨识上还是在密级设定的工作量上都存在巨大的难度。开放与保密之间的矛盾以及它们所带来的问题影响了历史档案数字资源体系的利用模块，不利于对历史档案进行深度的开发和探索。

三、完善我国历史档案数字资源体系的对策

针对以上我国历史档案数字资源管理、利用等方面的问题，可以从法律制度、内容建设、标准建设、保护机制、密级设定这几个方面提出完善我国历史档案资源利用体系的对策。

1.完善针对历史档案的法律体系和管理制度

要建立历史档案数字资源体系，必须以有效的、完善的法律制度作为保障和依据。因此，完善我国档案法律体系中关于历史档案的条款，以及构建有效的历史档案管理制度，成为建立历史档案数字资源体系的基础性环节。完善历史档案相关法律体系和管理制度，需要从以下几个方面入手：

首先，在《中华人民共和国档案法》中加强对历史档案管理进行规范，增加对全国范围的历史档案工作具有指导功能的条款。《档案法》是我国档案领域中的基础性法律，是开展档案业务的法律依据。在《档案法》中明确对历史档案管理的规定，使得历史档案数字资源体系建设具有充分的法律依据。同时，在《档案法实施细则》中对具体的条款加以解释，使历史档案管理相关的法律更具可操作性。

其次，针对历史档案的特点，制定并实施历史档案管理的规章、条例。在《档案法》及《档案法实施细则》的基础上，制定相应的专门规章和条例，便于进一步规范历史档案工作，为历史档案数字资源体系建设提供更为细致的法律保障。

最后，完善各级历史档案管理制度，对历史档案的收集、鉴定、整理、著录、保存、利用等各个环节加以明确规定。与其他档案类型有所区别，历史档案在来源、形式、载体等方面都存在较强的特殊性。因此，各级档案管理机构尤其是历史档案管理机构应当完善内部管理体系，加强对历史档案数字资源的收集、保存、利用等方面的制度建设。

2.提升历史档案数字资源质量并丰富其内容

档案数字资源体系的建设离不开丰富的资源内容。内容是建立该资源体系的基础。中国第一历史档案馆自2008年5月停止提供在线查档的功能，我国大多数综合型档案馆也未能有效提供档案数字化在线查询的功能。这一方面受制于档案在线利用的制度和技术落后等问题，同时也受制于数字化历史档案的数量小、质量差等问题。建设历史档案数字资源体系，必须要提升其数字化程度和数字化的质量。

首先，开展历史档案数字化资源的收集和归档工作，同时加强历史档案的数字化工作。利用社会渠道收集历史档案的数字化资源，一方面能够丰富档案的来源，另一方面也能节省档案管理部门的数字化成本。同时，对于馆藏历史档案中具有重要参考价值、利用率较高的历史档案进行数字化扫描，以不断丰富历史档案数字资源。

其次，严格控制历史档案数字资源的质量。质量是历史档案数字资源体系的基础，也是该资源体系是否可信、可靠的关键所在。提升历史档案数字资源采集标准、采用先进的数字化扫描技术，是提高历史档案数字资源质量的有效措施。

3.构建历史档案数字资源管理系统标准

历史档案数字资源建设体系必然离不开历史档案管理系统的建设[10]。质量高、兼容性强、功能完备的历史档案管理系统对系统标准的成熟度依赖性也较高。规范系统建设标准可以明确历史档案数字资源管理系统的通用型需求、功能型需求等。其中，功能型需求可以结合历史档案自身以及管理的特点加以规范。

历史档案数字资源管理系统标准同时还应当包括历史档案元数据采集标准。对历史档案的系统化管理离不开元数据。因此，建立针对历史档案的元数据体系，能够提升历史档案资源在不同类型、不同级别系统中的兼容性。

4.建立历史档案数字化的保护机制

由于时间久远，历史档案十分脆弱，纸张等载体易于损毁、字迹易于消失。因此，需要对历史档案保护加以充分的重视，尤其是在对历史档案数字化的过程中，要保证档案载体、内容等不受破坏[11]。档案数字化主要是通过对档案的光学扫描形成图像的过程。在扫描过程中，光能会破坏纸张或档案载体的化学结构，造成档案载体脆化损毁、字迹褪色模糊等现象。在历史档案数字资源体系建设过程中，不可避免地要进行历史档案数字化工作，但需要从以下两个方面加强保护：

首先，建立数字化采集标准，增强数字化成果的兼容性和可重复利用性，尽量减少档案数字化的次数[12]。光能会对档案产生不可逆转的破坏。因此，减少数字化扫描的次数能够有效减少扫描对档案造成的破坏。同时，讲过系统、标准流程的数字化后的数字档案具有很强的重复利用性，而且不会因为重复利用给历史档案带来伤害。

其次，建立历史档案保护的问责机制，明确权责范围。在历史档案数字化造成的损毁中，很重要的一部分破坏来自于人为操作的失误和疏忽。因此，规范历史档案数字化流程，明确其中的权责体系，能够有效预防和降低人为原因给档案造成的损坏。

5.建立特殊历史档案的密级体系

历史档案数字资源体系的建设会增强档案开发、利用，提升档案传播效率。在这一数字资源管理体系中，应当更加重视对涉及国家秘密、组织秘密和个人隐私的档案加以保护。因此，应当针对特殊时期、与特殊事件和历史人物相关的档案进行密级鉴定和隐私保护，构建完善的密级体系。

首先，结合国家和组织秘密划定历史档案的密级。对于涉及国家秘密、组织秘密的历史档案，严格划定密级并设定时间范围，从而进行访问控制。如对于社会重大历史事件的档案，应当充分评估其密级，并限制访问。

其次，结合个人隐私保护的需要划定历史档案的密级。例如，民国档案对民国时期历史研究具有重要学术价值，应当加以开发利用。但是，这些档案中可能涉及当代人的隐私信息，对于该部分档案就要进行严格的保护，防止个人隐私被泄露。

档案管理体系建设方案范文第4篇

［关键词］高校；文档；一体化管理体系；建设研究

随着现代科技水平的日新月异，高校作为高等教育的集中承载地和科学研究的主要力量，电子文件管理在校园信息化建设的潮流中应运而生并在顺应时展的趋势下得以广泛应用，打破了传统纸质文档的管理模式，形成电子文档和纸质文档共存的一种新型文件档案管理方式，即文档一体化管理。这不仅提高了高校档案管理的工作效率而且还对档案信息化的发展起到举足轻重的作用。

1高校文档一体化管理体系存在的问题

目前，我国高校文档一体化管理仍处于起步阶段，在档案信息化建设的道路上存在些许共性问题亟待探讨，以下将逐一分析。

1.1业务规范标准缺失

文档管理体制的分离将导致文件管理和档案管理这两个重要环节在工作中缺乏规范化标准，无法对二者进行统一管理。在高校文档一体化管理实践过程中，文档生命周期不同阶段的规范标准也会出现不一样的结果，无法被各部门进行有效采用。因此，明确文件管理和档案管理的规范标准，统筹规划文档一体化管理将势在必行。

1.2技术支撑力度不足

文档一体化管理离不开信息化技术水平的建设能力。作为高等教育科研院所，当前高校的工作重心主要集中在教学和科研方面，虽然在技术、理论以及软件开发上可以满足文档一体化管理的技术需求，但在软件采购、开发和网络建设等方面均存在一定的滞后性。文档在处理过程中出现格式混乱、管理软件功能存在缺陷漏洞等，都会直接阻碍高校文档一体化管理工作的顺利开展。此外，学校对档案信息化管理工作的重视程度不够，缺乏文档一体化管理的信息管理意识，也是导致技术支撑力度不足的一方面原因。

1.3文档管理人员素质问题

建立文档一体化管理在一定程度上虽然可以减轻文档管理人员的工作负担，提高管理人员的工作效率，但是信息技术的日新月异对文档一体化的管理人员也提出了更高的要求和标准，短期学习成本易引起部分管理人员的抵制，尤其是一些资历较深的管理人员对此情况更加排斥。另外，文档一体化管理在推行过程中也存在些许不完善的问题，加之管理人员素质参差不齐，缺乏创新意识，没有意识到维护的重要性，也是影响高校文档一体化管理体系建设的主要因素。

2加强高校文档一体化管理的有效对策

2.1全面推行高校办公自动化

科学技术的不断发展与进步对高校信息化建设水平也提出了更高的标准和要求。高校办公自动化不仅是社会发展的必然趋势，也是文档管理一体化发展的主要手段和途径。为了顺应时展的潮流，必须在办公自动化程度的基础上加大投入。首先，要对高校办公自动化的硬件和软件进行全面升级，在实际应用过程中满足文档一体化管理的基本需求［1］。其次，扫除未进行办公自动化的工作部门和流程，使办公自动化进行全面覆盖。这将在很大程度上取代纸质文件和传统管理流程，实现电子文档流程。

2.2建立并规范文档一体化管理体系

随着高校工作方式的逐渐改变，传统、落后的档案管理制度已无法顺应时展的潮流，无法复合现在所需的工作管理体系，因此建立完善的文档一体化管理体系不仅能够顺利开展文档一体化工作，而且还可以对高校事业发展起到一定的促进作用。纸质文档的形成和管理主要在传统手工环境中严格按照顺序逐步完成。如纸质文档需要生产文档，再进行积累、立卷、鉴定，一切按照顺序完成之后，再将其进行归档、分类、著录等一系列步骤。整体来讲，纸质文档的过程比较繁琐、复杂。而电子文件是在电子文件保管系统内自动形成并进行流转。其中，部分程序和环节需要同步进行，也就使电子文件中的部分管理功能提前到了电子文件的形成阶段。这两种文档形式在计算机水平、组织机构、管理制度、管理理念等方面都会产生不同的变化。因此，电子文档一体化管理需要从职责方面、管理制度方面、理念方面等各个方面进行创新和管理。

2.3加强文档一体化技术支撑

随着科学技术的不断发展与进步，软件开发能力也在逐步更新，为了更好地实现文档一体化管理、简化文档管理流程，就要加强开发文档一体化管理软件。该软件是实现目标的主要途径［2］。由于文档生命周期的不同、阶段不同、管理部门也不同，这些在实际管理过程中会产生很大影响。为了更好地避免这些问题，各高校根据本单位的实际情况，具体问题具体分析，可选择统一采购文档一体化管理软件，也可以选择自主开发功能完备的文档一体化管理软件。该软件在实际应用过程中，不仅实现所需要的功能，而且还可以在很大程度上保证不同部门在使用过程中的兼容性，从而为文档一体化管理提供了有效的软件保障和技术支撑。

2.4提升文档管理人员整体素质

文档管理人员在高校文档一体化管理推行过程中起着决定性的作用，因此要提高文档管理人员的综合素质和专业管理水平，这是做好文档一体化工作的必然要求。首先，设立专门的培训机构对文档管理人员进行培训和指导，加强专业性学习，领悟到文档一体化管理的重要性和必要性，调动管理人员思想的积极性，还可以使经验丰富的管理人员开展经验分享，从而提高文档管理人员的综合素质和管理水平。其次，要根据管理的实际情况，建立完善的管理制度，对文档进行合理、科学的管理。另外，加大文档一体化管理的宣传，从而提高工作效率。最后，制订健全的激励机制，要坚持德才兼备，德和才二者不可缺一的原则。不能重用才高德寡的施工人员，会导致无法提高管理人员对文档管理工作的责任心和主动性，在很大程度上会打击管理人员的工作积极性。所以，要遵循其原则进行合理的制订，从而激发人员的积极性，提高管理水平，为教学科研和整体事业的发展奠定良好的基础。

2.5培养文档管理的创新意识

文档一体化管理与传统的分离管理模式存在一定的差异。对于新型的文档一体化管理模式来讲，文档管理人员需具备较强的创新服务意识，要打破传统的档案观念和工作方式，在实践过程中及时发现问题并采取有效解决方案，在很大程度上可以使文档一体化管理顺利的推行［3］。所以高校可以广纳贤才，招聘较强的复合型人才，对一些初级和中级档案工作者进行业务培训，增强管理人员的业务能力，给高校的文档管理工作注入一些新鲜的活力和创新的管理概念，进一步转变管理者传统的管理意识。只有在实际工作中，将创新的理论与实践进行有效结合，才能真正摸索出一种顺应时展潮流的管理模式，才能推动高校事业的稳固发展。

3结束语

综上所述，在高校事业发展过程中，文档一体化管理是极为重要、不可或缺的一项工作。高校事业的稳固发展离不开文档一体化的规范管理、有效的技术支撑、德才兼备的文档管理人员和较强的创新意识。既要掌握专业的档案技能，又要具备良好的管理能力，更要掌握顺应时展的先进技术，从而为高校文档一体化管理模式的顺利实施做出贡献。

参考文献

［1］张荣.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设［J］.办公室业务，2017（12：上）：123.

［2］王琳琳.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设［J］.办公室业务，2017（11：下）：80.

档案管理体系建设方案范文第5篇

关键词：信息时代；高职院校；人事档案

引言

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理是高职院校档案管理工作的重要组成部分。随着信息时代的到来，高职院校档案管理工作也发生了深刻的变化，人事档案从纸质向电子化的转变不仅形成了新的档案管理形式，也对高职院校人事档案管理职能提出了新的要求。当前信息化背景下，高职院校人事档案管理面临着严峻的转型，职业人才培养与社会发展需求的双重作用促使学校积极调整档案管理理念，以形成完善、健全的信息服务体系。

1更新管理理念，适应信息化档案管理变革

随着高职院校人事档案管理信息化模式的建立与完善，传统档案管理理念与现代化管理工作之间的冲突也逐渐显现。当前社会经济发展对高职院校的人事档案管理提出了新的要求，因此，打破保守封闭的管理理念束缚，构建开放管理模式也成为高职院校档案管理工作适应信息化时代要求的基本前提。在信息化档案管理背景下，高职院校需要树立主动服务的理念，打破学校的边界，扩大档案服务范围，利用档案资源优势建立动态化的人事档案资料，将人员的各类信息纳入系统管理中来，并实现自动化、智能化管理，以供相关部门的参考与使用。

2建立档案管理标准，推动信息资源共享

在信息时代，信息资源的共享是提高资源利用率的重要体现，也是高职院校提高信息化服务能力的基本要求。信息共享需要建立规范统一的档案管理标准，高职院校在优化人事档案管理模式的过程中，应根据国家相关标准，对电子档案进行调整与完善，为人事档案资源共享做好准备。高职院校建立标准化人事档案管理体系应从以下几点入手：（1）建立管理性标准规范。安全高校的档案管理是确保档案资源利用的前提，对于人事档案而言，形成管理性标准规范也是保护个人隐私的需要。目前我国针对信息安全管理需要建立了相关管理条例，例如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等，高职院校应基于相关规定建立信息管理标准化体系，加强信息系统安全防护，以提高档案管理效率。（2）建立业务性标准规范。业务性标准规范是基于业务处理要求形成的基本规范，包括电子文件、档案的术语标准及管理规范，以及档案在信息化建设中形成的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式等，高职院校在人事档案优化的过程中，应根据业务需要，对档案内容进行提炼与完善，并形成符合档案信息系统的资源，为人事档案的整合与存储提供依据。（3）建立技术性标准规范。在信息化技术飞速发展的背景下，高职院校人事档案管理风险也不断增加，技术人员需要从安全管理的角度出发，对电子文件的存储、压缩格式进行规范化处理，并通过加密处理，形成规范化的安全管理体系，以确保人事档案资源共享的安全性与有效性［1］。

3引入网络技术，完善档案网络服务平台

以单机和局域网组成的档案信息管理平台通常只能满足高职院校自身对人事档案的应用需求，难以从社会化服务的角度体现档案资源的价值。因此，高职院校在信息化背景下，应积极引入网络技术，打造开放性的网络服务平台，为高职院校的人才供给与市场人才需求建立联系，推进人力资源优化配置。高职院校在档案网络服务平台建设中，应依托网络技术，制定完善的发展规划：（1）明确网络服务平台的使用范围。技术人员应根据高职院校人事档案管理特点，明确网络站点的目的以及用户的类型；利用关键信息，如学生的基本资料、学科成绩、职业资格等建立逻辑结构，并形成网络服务平台的基本框架，提高档案信息网络服务的精准性［2］。（2）确定服务对象的基本需求。技术人员不仅要从高职院校内部需求确定教师、学生以及其他管理人员对人事档案查询提出的要求，还需结合市场竞争以及企业人力资源管理，对人事档案提出的要求，通过技术手段确定档案网络服务平台的整体风格，兼顾不同服务对象的信息查询与应用的需要，体现个性化服务特点。（3）完善服务平台的功能模块，包括用户注册，即高职院校师生以及非校内用户通过界面指导实现身份录入，进而启动人事档案网络服务平台，实现档案资源的在线利用；信息查询，即根据用户身份，提供不同类型信息，根据开放与非开放的区别，提高信息管理的安全性，保护相关人员隐私；用户服务，即系统根据用户需求提供注销用户、删除资料、修改资料、接收信息、刊登资料等服务，确保用户能够实现信息处理，同时呈现更加完善、可靠的人事档案信息资源［3］。

4建立数据库管理系统，构建大数据管理平台

在信息化档案管理过程中，依托“互联网+”模式，搭建信息管理平台，并利用数据处理技术实现对大数据资源的挖掘与利用，成为高职院校人事档案管理工作的基本方向。高职院校具备明显的档案资源优势，但是在传统管理模式中，这一资源优势难以转化为实际的应用价值。在大数据背景下，学校可以利用网络系统平台，将档案转化为开发的数据资源，而数据处理系统通过对大数据的分析，建立可视的数据模型，从而更加直观立体地反映个人的基本信息，凸显其优势，并预测发展方向。这无论是对于高职院校的人才培养，还是企业的人才选择都是十分重要的。高职院校在建立数据库管理系统的过程中，需从以下几点入手：（1）建立数据库。从人事档案到大数据资源，需要利用技术手段对档案信息进行转化。随着信息化档案管理的推进，电子档案已经成为高职院校人事档案存储的主要方式。基于此，学校可以将电子信息录入网络平台，并根据相应标准建立数据库，形成内容完善，逻辑清晰的大数据库，以供信息开发与利用。（2）建立网络安全管理体系。在数据资源利用过程中，高职院校应注重信息质量，利用技术手段建立安全防护机制，弥补信息系统漏洞，提高数据库安全性，确保相关模型分析的真实可靠。（3）引入信息化管理流程。在数据库的管理与维护中，高职院校应引入信息化流程，通过检索、收集、整理、统计、编研等功能，打造自动化数据处理平台，以挖掘大数据资源，提高大数据分析与利用效率。（4）完善数据处理与开发体系。立足高职院校以及社会发展需求，对人事档案信息进行大数据开发，形成具有指导意义的信息模型，为相关发展决策提供依据，提高人事档案的信息化管理水平［4］。

5加强人才培养，提高档案信息化管理水平

在信息时代，高职院校的人事档案管理从传统模式向信息化模式转型的过程中，对人才的综合素质提出了更高的要求。因此，打造专业化的档案管理队伍是高职院校提高人事档案信息化管理水平的必然选择。在传统档案管理模式中的管理人员，不仅从技术层面难以适应信息化管理环境，在思想认识层面也缺乏服务意识，导致高职院校的人事档案管理难以建立完善、主动的服务体系。因此，高职院校要依托信息化档案管理转型的机遇，实现对专业档案管理人才的培养。（1）培养档案管理人员的职业道德。完整、真实、系统、安全是人事档案质量的基本要求，而要想达到这一标准，需要管理人员具备良好的职业道德。因此，在人才培养中，高职院校应根据国家档案管理的基本要求对其职业责任建立标准，通过思想政治教育，提升其职业道德水平，以负责任的态度参与到档案管理工作中来。（2）培养管理人员的团队合作精神。随着档案资源的开发，高职院校人事档案的利用率也不断提高，而在信息化管理模式下，每一个管理人员都应该在履行自身职责的同时，兼顾整体管理效果，并通过团队合作不断完善档案服务体系。基于此，高职院校应加强管理团队培养，利用团队合作优化档案管理模式。（3）加强信息化管理技术技能的训练。高职院校应依托当前信息化档案管理平台，为管理人员提供技术技能训练指导，例如结合专门的档案管理软件为管理人员设计技术培养方案，提高其软件操作能力，有效利用软件功能，降低档案管理的失误率。（4）提高管理人员的服务意识与服务能力。档案管理本身具有浓厚的服务色彩，因此，高职院校在人才培养中，应立足档案管理的服务功能，对管理人员的思想观念进行引导，打破传统管理理念的局限，从服务角度重新定位人事档案管理工作；结合学校自身发展需要，将人事档案服务纳入教育教学管理工作的各个环节，并在实践中驱动管理人员改善服务；利用绩效评价评估社会体系建设效果，检验管理人员的服务能力，并体现高职院校人事档案管理的社会服务职能。