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关键词:审计;工程项目;内部控制
作者简介:张晓燕(1976-),女,山东省滕州人,职称审计师,研究方向:审计。
中图分类号:C913.3文献标识码:A文章编号:1672-3309(2008)06-0055-03
一、实现控制目标
根据coso内部控制框架体系,监督活动由持续监督和个别评估组成。这需要审计人员参与到工程项目的各控制环节中,转变过去对工程项目单纯实施事后决算审计的观念。
二、工程项目各控制环节的持续审计监督
(一)项目决策控制
根据工程管理程序要求,审计人员参与对项目的决策。审计人员作为工程项目评审成员,其通过现场勘查,统筹分析,对项目可行性、技术性、经济性等方面参与发表意见。同时对项目建议书、可行性研究报告的完整性、客观性进行技术经济分析和评审,并提出书面审核意见。
对于重大工程项目,企业需进行集体决策,并根据客观条件的变化及时作出调整,审计人员参与决策的全过程。
(二)概预算控制
企业建立合理的概预算控制程序,实现对工程造价的控制。审计人员要对工程概算(初步的预算造价)进行复核,审查编制依据的合法性、时效性、适用范围;概算项目是否完整,是否存在漏列、错列、多列的现象;设计概算是否完整,是否超出投资额度,如超出,则需要进行论证调整设计方案或者重新办理报批事项。
审计人员根据工程的特点选择合适的方式对施工图预算进行审计,审查内容包括项目的完整性、工程量的准确性、套取定额和计费比率的合理性、计算汇总的正确性等。
(三)招投标-合同控制
企业需制定完善的招投标控制程序,从而保证整个招标过程的公开、公平、公正,符合企业的管理规定和国家法律法规。
招投标准备阶段,审计人员参与对投标人资信情况、履约能力、业绩等情况的审查,并对拟签定合同的主要条款进行初步审核。
对需要编制标底的项目,企业可以委托具有相应资质的中介机构编制,但审计人员要审核标底计价内容的完整性、计价依据的准确性和合理性,标底价格是否控制在投资限额内。
审计人员作为评标小组成员,应按照招标文件确定的标准和方法,对投标文件进行评审和比较,最后择优选择中标人。
依据《中华人民共和国合同法》,企业的合同管理规定与施工单位订立合同,审计人员需要对合同的金额、工期、付款方式、支付时间等内容进行审核。
合同履行过程中,审计人员对合同的执行情况进行审查,运用法律手段保证工程质量、工期、投资、施工安全,依据审核结果作为支付款项的依据。
(四)施工过程控制
企业施工过程包括工程质量、投资进度、款项支付、安全管理等内容。企业委托具有相应资质的监理单位,对项目施工全过程的质量、投资、进度和安全进行管理控制。审计人员应选择工程项目的重点部位、重点工序、重点因素作为控制点进行重点监督。
对合同以外工程、隐蔽工程,尤其对一些拆除或者埋入地下的部分,施工完成后审计人员很难确定工程量的正确性,因此审计人员需要参与基础工程、隐蔽工程的验收,到现场实地抽查测量,做到工程管理部门、审计、施工、监理4方会审会签后才能加以封闭。对施工中工程变更鉴证,也要坚持4方会审会签制度。
对于工程物资,需要审核采购物资规格、数量是否与设计清单、施工用料表或者合同相符;物资采购渠道、程序是否符合规定;物资的接运、验收、保管维护、发放等管理控制是否有效。
对于进度款应根据合同付款条款和工程进度以及监理的情况支付,严格控制支付进度,掌握工程决算的主动权,直到工程完工,付款金额控制在70%-80%以内;余款待工程决算审计结束后支付;最后按照合同要求扣留一定的质保金,待质保期满后,再予支付。
(五)竣工验收控制
项目完成试运行后,企业应当及时组织工程项目竣工验收。工程管理部门拟定竣工验收文件,并申请项目的竣工验收。企业组织财务、审计等部门,设计单位,施工单位和监理公司对项目进行检查验收,验收完毕并确认工程符合竣工标准和合同条款规定要求后,由验收小组负责人签署验收证书。项目竣工验收应依据有关法规,必须符合国家规定的竣工条件和竣工验收要求。要加强对竣工验收的审核,包括审查验收人员、验收范围、验收依据、验收程序等是否符合国家有关规定。
工程管理部门应组织人员依据国家法律法规及时编制竣工决算。决算完成后,审计人员应参与对决算的审核。审计重点是现场鉴证的手续是否完备,相关文件资料是否齐全,竣工清理是否完成,决算编制是否正确。
工程项目需要委托中介机构进行审计时,审计部门应按照审计管理权限,选择具备资质且信誉良好的中介机构进行审计。中介机构应根据审计部门要求开展审计工作、出具审计报告,并提交审计报告涉及问题的工作底稿。审计部门应对中介机构提交的审计报告及相关资料进行审核,形成审计报告,征求被审计部门意见后,按照审计程序下达审计意见或决定。
三、个别评估
尽管持续监督程序可以有效的评价内部控制体系,但企业有时需要组织例外评估以直接监视控制系统的有效性。内部审计在工程项目内部控制中占据特殊地位,企业应设置独立的内部审计机构,并配备相关专业内审人员,直接向企业负责人报告工作。同时建立对项目业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期或不定期地进行检查。审计人员要将内部控制的运行成效作为重要内容,对工程内部控制的健全性、有效性进行评价,对存在的控制缺陷提出书面报告,并令其整改。
四、工程项目内部控制审计对审计人员提出了更高的要求
企业工程项目技术复杂,涉及土建、装饰、给排水、强弱电、园林景观等多方面工程,审计的广度和难度不断加大。对此,审计人员要提高政治素质,遵守职业道德,加强后续教育,扩充知识结构,工作中要更新观念,提高认识,与时俱进,主动参与工程项目的内部控制;对过程积极干预、渗透和有效控制,适应工程项目管理的要求。
参考文献:
[1] 梁世连、惠恩才.工程项目管理学[M].中国经济出版社,2008,(03).
[2] 杨兴荣.工程项目管理[M].合肥工业大学出版社,2007,(08).
【关键词】工程审计;质量控制
【中图分类号】TU297【文献标识码】【文章编号】1674-3954(2011)03-0374-01
工程审计是应用审计程序对工程项目的造价、预决算进行评价、审核的过程,是真实反映工程项目成本,考核项目承包主体经济效益的有效措施。要充分发挥工程审计的功效就必须建立和规范工程审计的质量控制体系,从而明确工程审计目标,规范工程审计行为,明确审计责任,严格按照审计程序对工程项目进行审计,提供高质量的工程审计报告。
一、工程审计质量控制过程存在的问题
当前,我国工程审计在质量控制方面还存在许多问题,这些问题的存在严重制约了工程审计的实际效用。
1、工程审计调查不深入
当前我国工程审计在调查阶段投入的精力太少,不能深入到工程项目的现场进行实地勘察,或者虽然到了施工现场但只是走马观花式的查看,对于涉及到工程项目建设合同的条款、工程项目的概预算、工程量、工期、建造标准等多采用被审计单位提供的书面报告,缺乏对施工过程的直观判断和了解,难以保证所获审计证据的真实性、有效性。审计人员在制定审计计划时,单单对某单个项目进行审计,忽视了对工程建设单位的内部控制有效性的检验,也会导致工程审计不能全面的分析因企业整体内部控制失效带来的审计风险,影响工程审计的质量。
2、工程审计组织不得力
工程审计是一项系统性很强的工作,做好审计工作的组织安排显得尤为重要。在实际工作中,不少工程审计由于缺少合理的调度,导致审计工作东一榔头西一棒子,整个审计工作无法有序进行,审计进度和质量自然也就无法得到有效保证。
3、审计重点不突出
工程审计工作量大,涉及的审计内容非常多,特别是一些大型的工程项目,但就工程成本就包括人工费、材料费、机械使用费、其他直接费和间接费、管理费、利润、税金等等。工程审计如果忽视了审计的重要性原则,对工程项目的各项内容眉毛胡子一把抓,就会导致工程审计无法深入下去,虽然涉及的内容多却无法发现问题,再加上审计人员精力有效,很难对施工组织审计的合理性、验工计价的真实性以及工程收费标准等进行有效审计,使得各项审计程序流于形式,审计人员疲于应付。
4、内部审计监督不到位
内部审计监督在工程审计过程中发挥着重要作用,一方面完善而有效的内部审计可以为工程审计提供大量可靠、真实的数据,从而大大减少工程审计的调查和整理工作,也有利于发现需要重点审计的关键环节;另一方面,内部审计贯穿于审计准备、审计实施和审计报告的全过程,也能够对工程审计人员进行指导和监督。当前,建筑施工单位对内部审计的认识不足,内部审计的责任不明确,各项内部审计制度都没有落到实处,在工程审计过程中无法发现潜在的问题,也无法给予工程审计人员足够的支持和监督。
二、加强工程审计质量控制的对策建议
1、充分做好审计调查
审计调查是审计准备阶段的重要工作,审计人员应对审计项目的承建单位、建设单位、施工单位的资质、信誉情况进行核查,以从整体上对被审计项目的风险有一个大致的认识。要仔细审阅审计建设单位和施工单位的施工合同,以此为依据对工程项目的预算决算进行评估,尤其是竣工验收的程序和方法。此外,还要到工程现场实地了解工程物资的价格、人工成本、设备费用支出,确保获得可靠、详实的一手资料。
2、理顺工程审计的组织管理工作
工程审计工作要求有一个详尽的审计计划,这是做好工程审计的第一步。在工程审计目标确定的基础上对工程审计任务目标进行分解,确定每一阶段的主要任务是什么,各个阶段的时间安排,每个阶段又需要分解为具体的工作,力求把审计任务分解到工作小组或者个人,从而保证做到目标明确、责任清晰。合理组织工程审计还可以合理分配审计人员,工程审计涉及到财务管理、成本核算、工程技术、物资设备等多方面的问题,工程审计组织管理活动必须根据工程项目的特点搭配专业技术人员和审计人员,发挥不同技术专业人员的优势,这对于提高工程审计质量至关重要。
3、做好关键点的重点审计
工程审计涉及的项目繁多,必须有主有次,重点突出的开展审计活动。要做到重点审计需要从审计准备阶段入手,在编制审计计划时就应该根据工程项目的特点确定审计的重点项目,例如,对自建工程应将财务物资的采购、验收、领用和核算作为重点。要做的重点审计还需要从人员配置上给予侧重,对于审计程序比较复杂,或者具有重要性的审计项目应配备足够的人员参与审计过程,必要时还需要聘请有关方面的技术专家进行咨询。
4、推行全过程工程审计
实施全程审计的关键是将以往工程审计的关口前移,将以往的事后工程审计变为事前、事中、事后相结合的审计模式。这就要求在招投标审计中严格把关,应审查招投标文件内容是否全面规范,投标单位资质是否齐全有效。应做好大型工程项目标的制作委托工作,对招标过程实施全面审计监督。事中审计监督强调对施工过程的实施介入,从施工单位开始施工就应该会同有关部门一起勘察记录施工现场的情况,包括施工现场的地形,现有建筑及地上设施等。在施工过程中,工程审计人员应配合并参与施工中一些复杂工程的技术复核的记录和检查,对影响到工程进度、工程质量和验收情况的审计资料应做好记录,对重要的设计变更和签证及工程索赔造价等及时审计,这既是及时发现项目管理中存在问题的必要措施,也可以为工程结算审计提供可靠的资料。在事后审计阶段则应当注意在出具工程审计报告之后,应当对工程审计质量进行评价,参与评价的部门包括审计部门的自我评价、企业主管部门对企业内部审计的评价以及外单位审计部门对企业内部审计的评价,通过审计质量评价来提高单位审计水平。
5、充分发挥内部审计督导的作用
针对企业内部审计督导无效的现状,企业应从明确审计质量责任入手,建立工程审计质量控制责任制度,按照内部审计制度的相关要求,建立完善的内部审计机构和组织,培养高素质的审计人才队伍,做好工程审计的审计计划、审计范围、审计重点、审计程序与方法、审计证据的收集、审计工作底稿的编制、审计报告的撰写等方面的核查工作,对审计工作底稿和审计报告实行三级复核,切实发挥内部审计督导的作用。
参考文献
[1]魏坚.浅谈重大建设项目的跟踪审计[J].江南论坛, 2009, (10)
关键词:工程项目;决算审计;经验;
一、工程项目概况
某高速公路工程项目,于2005年12月30日通车营运后,该司于2008年下半年完成全线28个标段的结算工作,并于2008年10月向省造价站提交工程竣工决算报告,造价站于2008年年底对主线竣工决算报告进行初步审查,于2009年2月至5月期间对该司审查资料进行第二次查询。2009年10月,省审计厅授权委托某会计师事务所与某建设工程咨询公司组成联合体,对该项目进行社会(中介)审计,为期两个月,经该司积极、主动的配合,社会(中介)审计工作按原定计划顺利完成,并于2009年12月30日向上级主管部门及审计厅提交了竣工决算审计报告。省造价站亦于2009年12月16日在该工程项目竣工验收会议上宣读通过造价审查报告,该工程造价审查工作全面完成。
二、该项目审计过程中我们有以下一些经验总结:
(一)建立一套完善的管理制度
公司在筹建期间制定了《X项目管理手册》,在管理手册中规定各种章制度,如招标计量与支付管理、资金管理、材料管理等,使各项业务都有章可循。
(二)重视项目基础资料收集整理工作,为竣工资料编制打下了良好的基础
该司包括上级主管单位都十分重视竣工资料管理工作,始终把档案工作作为项目建设管理的重要组成部分。项目从筹建开始,该司就将内业资料管理工作列入工作议程,配备了专职档案员,落实了资料管理专人负责制。该司从项目筹备开始就注意收集、整理内业资料,制定了《X项目竣工文件编制与管理暂行办法》,明确各参建单位竣工资料管理职责和资料编制要求,为项目档案管理工作的顺利开展奠定了基础,为竣工资料编制打下了良好的基础。同时为结算、竣工决算审查和审计提供依据、充分发挥了档案在工程竣工决算审查和审计中的作用。
(三)重视合同管理,为结算提供充分依据
合同是结算的依据,结算的结果常常取决于合同的完善程度和表达方式。这方面该司的做法是,首先依法制定合同,严格按合同办事;制定严密的合同审批程序,使合同条款不断趋于完善,减少和避免了不必要的合同纠纷。工程实施和结算严格按照合同条款的规定进行,有效保证工程建设的顺利进行,为最后的结算提供合法的依据和基础。
同时,建立完善的合同管理台帐,制定了合同执行情况动态表,并配套制定了合同付款单,明确了合同执行程序。由于层层把关,严格按合同条款进度来执行款项的支付,在工程实施期间,保证了工程顺利进行。另一个重要作用是在工程结算时,上述原始资料可保证结算编制内容的完备性、真实性,可作为辅证资料,证明合同双方的合同执行情况,避免在今后竣工决算审查和审计时产生不必要的疑问。
(四)处理好财务和工程技术专业协调和配合问题
竣工决算审计是综合性审计项目,既涉及对财务信息的真实性、合规性做出评价,又涉及对工程管理、结算以及概算投资进行监督和分析。一方面对专业技术人员驾御财务和工程两个专业知识的能力提出更高的要求;另一方面做好两个专业的配合,协调显得尤为重要。因此,在工程实施期间,计划合同部、工程管理部和财务部要充分沟通、合作,为会计核算人员及时提供详细全面的与工程有关的资料和信息,主动让财务人员参加工程的过程管理。在会计科目设置上严格按照《集团会计核算办法》的规定进行,避免在编制决算报表时,财务出现大量调账现象,保证会计信息的真实性,确保工程经费核算的准确性和有效性。
(五)建立有效的内部控制制度
公司建立了一套完善的内部控制制度和财务管理制度,具体情况是:公司股东会是公司的最高权力机构,公司重大的事项均需股东会和董事会审议通过才能实施;公司总经理负责制定公司的各项经营方针,并向董事会报告工作。公司实行预算管理制度,各项资金的使用均需控制在预算范围内。公司费用开支的执行分级审批制度,根据费用的性质和金额由部门或公司领导审批后再报财务部门报销。有了这些有效的内部控制制度,审计单位对该司提供的决算资料能够充分信任,从而节约了审计时间和成本。
三、该项目审计过程中我们有以下几点建议:
(一)进一步加强合同管理
经过审计,我们认为合同管理在竣工决算中占有重要地位,合同台账是编制竣工决算报表的基础,是工程决算数据和财务账套数据进行核对的有效载体。因此,加强合同管理有重要的意义,我们认为,在项目建设过程中,与工程决算有关的计量及支付等所有业务,都纳入到合同台账管理中来进行管理,对竣工决算有积极的作用。在会计科目设置中,也可以考虑在建工程科目中设置合同编号为项目辅助核算。
(二)进一步完善工程建设期间的会计核算
根据工程项目的特点,我们认为“建筑安装工程投资”都能够以标段为单位进行明细核算;对“待摊基建支出”,设置客商辅助核算,这样能够使会计核算明晰,利于工程与财务之间的账目核对工作。
(三)进一步加强信息沟通
由于工程竣工决算建设时间长,跨度大,因此竣工决算审计对相关信息要进行充分沟通,这包括计划合同部与财务部、公司与事务所、事务所与施工单位、事务所内部主审所与合作所之间都要有充分的沟通,为这些沟通提供一个必要的平台,让相关问题能得到充分解决,对提高竣工决算审计有积极的作用。
(四)配备必要的熟悉项目的人员
在工程完工后,由于人员调动比较大。在竣工审计时,由于竣工审计经常要咨询多年以前的工程事项,因此,配备熟悉工程建设过程的人员,对提高竣工决算效率有积极的作用。此外,在聘请审计事务所时,聘请熟悉交通行业审计工作经验丰富的事务所对提高审计效率也具有积极的作用。
参考文献:
电力企业基建工程开展全过程跟踪审计,在项目开工前、施工期间、工程结算、竣工决算等阶段,对工程的设计审查、招投标、物资验收、工量确认、分项工程验收、竣工验收等关键环节进行监督、审查,从而使工程的质量、安全、进度、费用风险得到有效控制。
关键词:
全过程;基建工程;跟踪审计
随着我国经济的发展,电力投资建设力度不断加大,基建工程作为电力企业工程建设的重要组成部分,不仅是社会关注的焦点,也是公司经营管理的“发热点”和“出血点”,尤其国家审计机关及电力企业内部专项审查对基建项目的监督力度逐年加大,跟踪审计作为一种全新的审计模式应运而生。跟踪审计将管理审计、财务审计与工程造价审计相结合,是一种综合性强、时间跨度长、审计程度深的新型审计方式。
一、开展全过程跟踪审计的必要性
作为电力企业工程建设的重要组成部分,基建工程具有资金投入大、建设时间长、投入人力物力多、与系统外单位联系紧密等特点,但基建工程管理缺乏自上而下、从内到外的全面、系统管控。正因为有其特殊性,所以基建工程一直是风险管理的重要领域,也是内、外部审计检查的重点。长期以来,电力行业基建项目的审计主要采取工程竣工决算的审计方式,这是一种事后的静态审计监督方式。实践证明,这种方式虽然在决算时节约了建设资金和时间,但存在一定的局限性。在建设项目竣工后,即使在竣工决算审计中发现了管理漏洞,也由于不良后果和影响已经产生,问题已难以纠正,而损失的资金往往难以挽回。因此,这种工程竣工决算审计方式存在时间滞后、诉讼较多、风险较大、可控性不强等问题。根据基建项目管理的特点,从计划下达开始至竣工决算完成的全过程推广跟踪审计势在必行。
二、全过程跟踪审计的主要内容
基建项目建设过程通常包括计划下达及立项、可行性研究报告及初步设计编制、招投标、工程实施、竣工验收、竣工结算、竣工决算等过程。基建项目全过程跟踪审计是指审计机构对基建项目从立项开始至竣工决算完成对所有经济活动的真实性、合规性、合法性及效益性进行的全程跟踪审计和审查。主要包括以下几部分:
1.在设计招标阶段,对基建项目可行性研究报告与初步设计的设计单位及跟踪审计的中介机构进行公开招标,确定供应商。
2.在施工招标阶段,审计机构完成对招投标工作程序与合规性的审核与档案的收集。
3.在项目实施阶段,审计机构完成对工程资金、物资管理、现场签证、设计变更等方面的审核与档案的收集。
4.在结算、决算阶段,审计机构全程参与工程结算、竣工验收、资产移交、工程决算工作并审核相关资料,完成工程档案的收集。审计机构将工程档案移交给项目建设单位,并提交项目跟踪审计情况报告。在收集工程档案齐全后,项目建设单位配合审计机构完成工程竣工决算审计工作,并完成审计报告工作。从以上内容可以看出,全过程跟踪审计监控了基建工程质量、安全、进度、费用等多方面的情况,因此可以及时发现有苗头性、倾向性的问题,并能够采取有效对策,在第一时间将不利于工程项目管理和投资控制的问题消灭在萌芽状态,从而化解风险,达到规范工程管理的效果,而这体现了“预防、服务、监督”三位一体的现代化管理理念。
三、开展全过程跟踪审计的注意事项
1.合理确定审计切入时机和重点在制定审计实施方案时,应沿着项目建设过程这条主线,综合考虑项目的建设规模、建设周期、建设要求、审计资源和审计成本等多方面的要素,科学合理地选择审计介入的时机和审计内容的切入点。而一般是选择对工程质量、投资、进度影响较大且事后不能审计或审计难度较大的内容,并把它作为审计的重点跟踪点。同时,还要体现跟踪审计的连续性、适时性,效率性。
2.科学制定审计操作规程审计操作规程对审计工作具有较强的指导作用,重在可行性与可操作性。应根据基建项目的条件和特点,从确定跟踪审计项目计划开始,对跟踪审计方案的准备、通知制发、审计实施、审计意见发表、分期报告到竣工决算报告出具的一系列程序和文书,规范制定相应的规程。对中介机构参与的跟踪审计项目,还应对其风险控制予以明确,以保障全过程跟踪审计执行工作有章可循,有据可依。
3.加强资料归档管理工程建设是一个动态的过程建设,在完工后,项目建设全过程的资金使用、项目管理、招投标最终均通过工程档案反映出来,因此,工程档案的完整性与准确性对日后工程项目审计质量起着至关重要的作用。基建工程各类档案数量庞杂、卷帙浩繁,而任何资料的遗失都有可能影响到后续工作的开展和审计的最终质量,因此,务必要高度重视基建工程资料的归档收集工作,而从事这项工作的人员最好由熟悉档案管理工作、责任心强、认真仔细的专人负责,以达到事半功倍的效果。
4.采用内部审计和外部审计相结合的方式跟踪审计的工作量大、工作任务重,而电力企业内部审计人员数量有限,基建工程众多,以致难以投入大量的人员和精力应对所有的审计项目。因此应充分整合审计资源,优先考虑以内部审计和中介机构审计相结合的方式进行跟踪设计。利用内部审计机构熟悉内部业务、易沟通等优势,结合中介审计机构专业人才较全面、业务较精通的优点,内外协作,更好地开展项目跟踪审计工作。
5.加强沟通协调沟通内容包括在跟踪审计过程中发现的重大问题、落实整改情况等。加强沟通可以使项目管理单位随时掌握工程项目的进度和相关问题,从而利于提升项目管控力度的指数。
四、结束语
电力企业开展基建项目全过程跟踪审计,由传统的“事后审计”转变为“事前、事中、事后的全过程动态审计监督”,将基建项目立项、初步设计、招投标、施工、竣工验收、结算、决算等环节纳入到过程监管中,全过程跟踪审计将每个环节存在的风险点在项目建设过程中得到了识别与化解,使基建工程项目管理水平得到大幅提升,在强化依法治企、加强企业投资项目管理、提高企业资金使用效益、规范投资行为等方面发挥了积极作用。
参考文献
【关键词】 工程; 财务管理; 标准化; 模式
工程财务管理是个涉及面广、周期长的复杂的系统工程。工程成本控制单由财务部门来执行十分困难,需要将财务管理与工程项目管理有机地结合起来,制定一套相应的标准,对各个流程、环节、事件加以协调和规范,从而更好地降低成本,提高效率,增强反应的灵活性,确保工程按计划高质量地完成。
一、工程财务管理目前存在的问题
(一)工程管理过程中各部门的职责分工不明确,缺少执行及考核标准的约束。
(二)缺少完整的组织体系和必要的领导机构,对工程建设过程中的问题进行协调,对工程已完工工作量进行评估。
(三)财务部门没有介入工程的全过程管理,对具体工程造价的构成不了解,使得工程财务控制被动、滞后。
(四)工程项目在合同管理方面,还有待规范。有关合同缺少必要的约定事项,如日后出现纠纷埋下隐患。大部分合同仍采取预算招标、费率招标等方式,在技术层面已相对比较落后。
(五)工程物资招标、价款支付、质保金的留取以及工程物资的出入库管理缺少规范的流程。
(六)工程结算、决算资料移交不及时,不全面,对财务编制财务决算,移交资产管理,审计部门进行审计均带来困难,同时也不利于资料档案的归档。
(七)完工工程缺少评估机制,不利于工程项目经济指标的考核及对工程概算偏差的校正。
二、工程财务管理流程
针对以上有关问题,笔者深入研究现状,分析形成问题的原因,并结合自身的实际,修改和完善相关制度,建立工程管理组织领导小组,对合同价款的支付、工程结算、工程决算等环节的流程重新加以梳理和规范。
财务部门作为工程财务管理的牵头部门,以财务特有的视角对工程项目每个时期的工程造价进行解读。跟随工程项目各个阶段的计价标准的变化,加强对工程造价方面的控制。
(一)工程项目前期
财务部门全程参与工程前期管理、积极做好事前财务监督。财务部门在工程前期管理工作中应首先把握好几个方面:
可行性研究阶段:财务部门要对建设成本进行分析,提出合理化建议,既保证项目切实可行,又避免投资的盲目性。
设计阶段:财务部门参与设计方案的造价估算、设计概算和施工图预算的编制和审查。对设计方案进行比选,对设计取费标准进行审查,避免盲目扩大规模,虚列费用。
招投标阶段:参与招投标全过程,履行财务监督职能,保证公平、合理、经济、可行。
合同签订阶段:配合内部法律部门,严格执行国家合同管理的有关法规,着重注意付款方式、进度结算、项目结算等事项,保障合同合法有效、全面履行。
在把握上述原则的基础上,全面导入预算管理的理念,对工程成本实施预算管理模式。对工程成本费用进行科学的分解,编制工程费用分解表。
(二)工程项目建设期
资金管理作为企业经营管理的核心,在工程管理工作中同样得到了充分的体现,在工程项目建设期,工程财务管理以资金管理为重要内容和手段,在工程建设、资产形成、交付使用的各个阶段发挥着重要的作用。
1.工程款的管理
工程款是工程支出的重要内容,工程项目建设周期长、管理过程复杂、资金量大。公司依据上级有关规定,对工程款项的申请、审定、支付制定了严格的操作规范。
工程项目在开工支付款项前,由工程管理部门依据批复概算编制工程费用分解表。财务部门通过对概算与分解表的对比审核及费用开支合理性的分析,在工程开工前即对工程开支有了总体上的把握。
工程支付资金实行月平衡、周调度、日安排的管理制度。每月28日前工程管理部门根据工程进度计划编制工程资金支付月度计划,财务部门在每月30日前审定后报省公司财务部。
工程预付款及进度款,严格按照《邢台供电公司工程结算管理办法》以及上级机关有关规定:
工程预付款实行按合同约定拨付,预付比例不低于合同金额的10%,不高于合同金额的30%,对重大工程项目,按年度工程计划逐年预付。对于没有签订合同或不具备施工条件的工程,财务部门不予预付工程款,杜绝以预付款为名转移资金情况的发生。
工程进度款执行监理审批制,严格按照监理单位审核的月度工程进度付款。坚持按月结算与支付。即实行按月支付进度款,竣工后清算的办法。工期一年以上的工程,在年终进行工程盘点,办理年度结算。项目负责单位根据工程管理部门、监理部门签字确认工程进度款结算单,开具发票向财务部门申请付款。
2.工程物资采购与领用管理
(1)工程物资的采购
对于符合《国家电网公司构建两级招标管理体系实施意见(试行)》中规定的招标采购范围的工程物资,严格坚持由国家电网公司总部和网省公司统一招标采购。
对于不符合国家电网公司总部和网省公司统一招标采购范围的物资,由本公司招标办公室负责招标采购。严格按照《国家电网公司构建两级招标管理体系实施意见(试行)》的要求,贯彻“公开、公平、公正”的原则,严格履行合法合规的程序,综合考虑信誉、质量、价格、到货时间等因素,把好工程物资的采购关。
(2)工程物资价款支付及出入库管理
为了实现物资价款的支付、工程物资的出入库流程的信息化,公司组织研发了物流管理信息化系统。这一系统涵盖公司物资管理过程中的计划、采购、合同、收付、库存、查询及统计分析等业务,涉及公司所有物资计划申报、审批和资金结算部门。系统采用ERP理念,全面采用网上审批流程,迈出了物资管理业务的全过程、流程化、信息化的第一步。同时这一系统的研发,也进一步规范和固化了工程物资价款支付以及物资出入库整个流程。
在信息化物流系统中,对各环节的工作状态、时间有直观清晰的反映,并通过声音提示,督促各环节待办工作的进行,也有助于发现管理中的问题,明确管理责任,落实考核。
每月月末,财务部门与物资管理部门进行当月物资结存稽核工作。物资管理部门应定期对物资进行日常盘点,并有盘点书面记录。财务部门则要对结存物资实施定期或不定期抽查核实。
(3)工程决算的编制
工程竣工决算报告是综合反映工程项目从筹建到竣工决算日的投资情况、建设成果和财务状况的总结性文件,是考核工程概、预算执行情况,分析工程建设成本,准确核定新增资产价值的重要依据。
由于决算编制阶段涉及的部门比较多,每一步骤出现拖延,都会影响决算的编制进度。为每一环节限定时限,成为了必要的手段。目前公司结合上级有关精神,对工程结算、决算的具体时限要求如下:电源工程和220KV及以上电网工程项目应在工程项目经完工验收后六个月内编制完成,110KV及以下的电网工程和其他工程项目应在工程项目经完工验收后三个月内编制完成。
为了推动精益化管理,在上述各环节工作时限内,应进一步将结算、审核、审计时间段进行细分。如工程的土建部分结算根据实际可以提前进行审核和审计,以减少工程决算编制阶段的时间压力。
工程竣工决算报告在上报审批前,必须经内部审计单位或中介机构审计,并出具审计报告。其中:220KV及以上工程由省公司审计部组织审计,110KV及以下工程由各单位审计部负责审计,并出具审计报告。
工程决算编制阶段,财务工程管理人员和资产管理人员到现场,核对设备清册所列设备与实际设备是否相符,并拍照,为建立固定资产台账和编制固定资产卡片提供有利依据。对固定资产制定统一编号,与公司其他信息系统编号一致,方便与其他系统的连接,实现对固定资产的跟踪与监控,为实施固定资产全寿命管理,打造良好的开局。另外,核对不须安装的机械设备、生产工器具及家具等资产的辅助台账与实际是否相符,并对这些资产的使用部门进行登记,坚持“谁使用,谁负责”的原则,加强对工程中形成固定资产及流动资产的管理力度。
工程安装费用、其它费用的分摊是工程财务决算编制的重要环节。财务人员要通过对工程概、预算、工程价款决算等依据进行认真分析,以此为基础确定不同资产的费用分摊,从而合理、准确地反映每一固定资产价值。
三、竣工工程项目的评价体系
公司正在逐步完善对竣工工程项目的评价体系。评估体系按内容划分,主要有以下四个方面:
目标评估:针对项目立项时原定决策目标的正确性、合理性和实践性进行重新分析和评估。
项目前期工作和实施阶段评估:主要通过评估项目前期工作和实施过程中的工作实绩,分析和总结项目前期工作的经验和教训,为今后加强项目前期工作和实施管理积累经验。
项目运营评估:通过项目投产后的有关实际数据资料测试与同类工程项目数据的偏离差异,并分析其原因。
项目影响评估:分析该项目对所在地区、所属行业的经济环境社会方面的影响。
四、工程财务管理下一步的思路
对于工程财务管理标准化工作的开展,我们做了大量的努力,也取得了一定的成效。但是由于在管理手段上还存在着一定的不足,有一些做法还需要进一步的验证,管理理念还需进一步创新。下一步笔者主要从以下几个方面,完善工程财务管理工作。
(一)积极推广限额设计和典型设计
限额设计是设计阶段控制工程造价的重要手段,能促使设计单位加强技术和经济的统一,能克服设计概、预算本身的失误对工程造价带来的负面影响。另外,推广典型设计不但能够提高设计质量,而且能够压缩现场工作量,提高效率、节约成本。
(二)推广设计监理制度,加强设计变更管理
设计监理制度的推行,能够提高人们对设计工作的重视程度,从而使设计阶段的造价控制得以有效的展开,同时也可以促进设计单位建立完善的管理制度,提高设计人员的质量意识和造价意识。另外,设计图纸的变更越早造成的经济损失越小;反之则损失越大。因此要尽量避免设计与施工相脱节的现象发生,由此减少设计变更的发生。对非发生不可的变更,尽量控制在设计阶段,要做到“先算账,后变更”,层层审批,有效控制工程造价。
(三)强化工程项目审计监督
公司应进一步加强工程项目审计制度建设,将审计监督纳入工程建设的全过程管理,尤其在强化合同签订、招投标管理、工程结算和竣工决算环节的审计工作。各部门应该注意归纳和分析审计底稿或报告中检查出来的问题,认真总结、坚决整改,有效地避免以后重蹈覆辙。
(四)引进外部机构,再造工程管理流程
引进外部专业机构,采用ERP的理念,对公司现有的工程管理流程进行进一步的分析、整合。大力推动信息化进程,通过技术手段实现现有的物流管理系统V6、生产MIS等系统的链接。努力拓宽信息系统的应用范围,最大程度优化管理流程,提高效率,降低成本。
【主要参考文献】
[1] 国家电网公司. 国家电网公司输变电工程结算管理办法.
[2] 国家电网公司.电网建设工程投资审计业务指南(试行).
[3] 国家电网公司.电力企业物资采购管理审计办法.
[4] 国家电网公司.工程监理表式.
[5] 国家电网公司.国家电网公司输变电工程达标投产考核办法.
[6] 华北电网有限公司.工程竣工决算报告编制办法.
[7] 河北省电力公司.河北省电力公司基建工程项目结算管理办法.