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第一条 为了加强工会资产审计监督,维护工会资产安全与完整,防止工会资产流失,促进我市工会资产在规范、有序地流动中实现保量增值。根据《会计法》《工会法》和全总《工会资产管理办法》,制定本细则。
第二条 本办法所称的工会资产、是指工会拥有或控制的能以货币计量的经济资源。包括流动资产、投资、固定资产、无形资产等。
第三条 工会资产审计是指对工会流动资产、投资和固定资产的审计,包括:库存现金、银行存款、借出款、应收款、库存材料、投资,在建工程和其他资产的真实性、合法性、效益性所实施的审计监督。
第四条 工会资产审查监督体制,实行统一领导、分级管理、分级负责的原则。
第五条 工会资产审计(审查)任务,一般由各级工会经审办承担,审计情况应向同级工会经审会和全委会报告。
第六条 上级工会经审会有权对下级工会及所属企事业单位的资产管理、使用、经营情况实施审计(审查)监督。
第七条 各级工会经审会应当参与工会及其所属企事业单位资产重组、对外投资、承包经营、租赁经营等重大事项的监督工作。
第八条 工会及其所属企事业单位在建工程和大型维修工程,工会经审会应当提前介入,参与工程预算制定、预算执行、竣工决算的审计(或委托审计)。
第九条 工会经审会要参与固定资产集中采购招投标和比选的监督工作,促进工会资产采购在公开、公正、公平中运作。
第十条 本细则适用于我市各级工会组织。
第二章:工会资产审计监督内容
第十一条 流动资产
(一)库存现金的审计。库存现金是指工会组织按照国家有关规定管理使用的现金。
1、检查工会内控制度设置情况,是否建立合理的岗位责任制度,是否按照《会计法》规定,“不相融职务相分离”的原则,实行会计、出纳分设,开票人、收款人分开,钱、账、物、支票、印鉴分管,是否制定资金管理相关制度。
2、检查现金收付、记账是否按照有关规定办理各项现金业务,日常现金开支是否有相应的授权和审批。
3、检查库存现金收支管理中,有无“贪污、挪用、私设小金库”等非法支出现金的行为。
4、库存现金盘点,检查实有金额与账面结存金额是否相符,如果出现差异,是否查明原因并按照工会规定程序审批后及时处理。
(二)银行存款的审计。
银行存款是工会组织存入银行或其他金融机构的各种款项。
1、检查出纳、会计岗位是否分离,分工是否合理、合规。
2、检查银行存款账户开设是否合规,各种账户是否纳入财务部门统一管理,有无私设账外“小金库”的行为。
3、抽查、复核银行存款总账与银行存款日记账、会计报表数据是否一致。
4、核对银行存款日记账与原始凭证是否相符,各项收支是否合法、合规,所反映的经济内容是否真实、完整,会计分录和记账是否正确。
5、核对银行存款日记账的发生额和期末余额与开户银行对账单的发生额和余额是否一致。
6、检查未达账项是否编制银行存款调节表来确定期末余额,核对银行存款调节表账面余额与总分类账是否相符,如出现差异,是否查明原因并按照工会规定程序审批后及时处理。
(三)借出款的审计。
借出款是指工会组织因开展工作或发展工运事业需要而出借给其他工会或工会所属单位的款项。
1、检查对外借出款是否坚持了领导班子集体研究决策制度,各项借出款理由是否充分、合规、真实。
2、检查借出款管理是否有效。审核借出款是否签订了借款合同、协议,相关合同、协议内容是否符合《合同法》和工会有关规章制度,是否确定还款期限。
3、审查长期挂账的借出款是否及时进行清理并说明未收回的原因。
4、审查借出款呆坏账的确认和处置是否符合工会有关制度规定的确认条件,呆坏账核销是否按照工会规定程序审批认定后处置。
(四)应收款的审计
应收款是工会组织应收未收上级或下级工会经费以及其他应收款项。
1、审查应收上级或应收下级经费的真实性。审核各种应收款项的有关文件、工会经费收缴分配表等相关财务资料,确认应收款的真实性、合法性。
2、审查应收款呆坏账的确认和处置是否符合工会有关制度规定的确认条件,核销呆坏账是否按照工会规定程序审批认定后处置。
(五)对外投资的审计
对外投资是指工会组织按照国家有关规定,行政法规和工会的相关规定,以货币资金、实物资产等方式向其他单位的投资。
1、查阅工会对外投资项目是否坚持了集体研究决策制度、分析投资项目是否经过科学论证,审查合同、协议内容是否符合《合同法》和工会有关规章制度,投资损益分配是否科学、合规、合理,按照工会规定程序批准同意后实施。
2、审查对外投资项目的入账价值,包括债券投资、股权投资、承包经营、租赁经营等项目的真实性、合法性。
3、验证对外投资、承包经营、租赁经营等项目收益的合理性。重点审查投入与产出是否匹配,是否真实、有效、符合实际。
4、审查对外投资、承包经营、租赁经营等项目收益是否按照相应的合同、协议规定取得收入并及时入账,有无损失。
5、投资、承包经营、租赁经营等项目出现损失时,是否查明原因、明确责任,对确认无法收回或不能实现的收益是否按工会规定程序批准认定后处置。
(六)库存物品的审计
库存物品是指工会组织取得的将在日常活动中耗用的材料,物品达不到固定资产标准的工具、器具等。
1、审核库存物品与固定资产的划分和核算是否正确。
2、物品盘点,核实库存物品的品种、数量、计价情况。
3、核对实际盘存数量、价值与总账、明细账数量、价值是否相符,确认库存物品的真实性。
4、如有盘盈、盘亏的情况,是否查明原因,明确责任,经审批授权后处理(对盘盈的物品按重置价入账)。
第十二条 固定资产
(一)在建工程的审计
在建工程是指工会正在建设中,尚未完工的固定资产,范围是工会机关及所属企事业单位的基本建设工程(含新建、改建、扩建)和单项金额在五万元以上的维修改造工程(五万元以下维修工程由经审办审查)。
1、审查在建工程是否立项,是否坚持了招投标制度,并取得相关批文,预算是否科学、合理,预算执行是否严谨,工程决算是否真实合法。
2、审查有无将其他费用挤入在建工程、虚增在建工程成本。同时审查有无将在建工程费用挤入工会业务费或行政费支出、虚增行政费支出的行为。
3、审查在建工程预算和竣工决算是否开展了审计,是否按工会规定程序审批认定后办理工程决算。
(二)固定资产的审计
工会固定资产是指一般设备单位价值500元以上,专用设备单位价值800元以上,且使用年限在一年以上,在使用中基本保持原有物质形态的资产,包括:房屋及附属设施、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书等。
1、审查是否建立健全工会资产监督管理机构或明确工会资产监督管理部门和责任人。
2、审查是否建立工会资产监督管理制度,包括:预算、采购、验收、领用、盘点、报废、核销和经营性资产监督管理等内容。
3、审查是否建立健全固定资产总账、明细账、实物台账和卡片,购入的固定资产计价是否准确、账务处理是否正确。
4、审查是否依法取得工会房屋产权证、土地证和工会资产登记证,账内面积与实际建筑面积和土地面积是否相符。
5、审查是否坚持每年对固定资产进行清查盘点,确认各项资产是否真实存在,账实是否相符。
6、审查固定资产报废、报损是否真实,是否按照工会规定程序批准认定后及时进行账务处理。
7、审查报废、报损的固定资产残值收入是否全部纳入单位财务收入,有无将残值收入转移“小金库”的行为。
第三章 工会资产审计监督程序
第十三条 工会经审办根据审计计划,组成审计组,制定审计方案,于实施前三天通知被审单位准备有关审计所需要的资料。主要包括:
(一)会计报表、会计账簿、会计凭证
(二)固定资产总账、明细账、实物台账、卡片
(三)工会资产监督管理制度
(四)年度库存材料、固定资产盘点表
(五)借出款、对外投资、承包经营、租赁经营等相关合同或协议书
(六)基本建设工程各项批文、招投标书、预算决算资料、竣工决算审计报告等资料
(七)工会企事业单位年度经营考核指标
(八)其他与工会资产管理使用和核算有关的财务资料
第十四条 审计组根据国家法规和工会有关制度,审查会计资料、查阅有关文件资料,检查工会资产管理、使用、经营情况,并向有关人员询问取得证明材料。
第十六条 审计报告送被审单位征求意见,被审单位自收到之日起10天内提出书面意见,在规定期限内未提出意见的视为无意见。
第十七条 审计组对被审单位反馈意见作进一步核实,根据核实情况对审计报告作必要修改。
第十八条 经审会或经审办审核审计报告,对审计事项做出综合评价,出具正式审计意见书,发送被审计单位,必要时,可送达具有人事管理权限的党委和行政单位。
第十九条 被审单位收到正式审计意见书后,在15天内将整改情况报送工会经审会或经审办,同时应当将审计意见书和整改结果报送同级工会委员会。
第二十条 根据被审计单位整改情况,进行审计回访检查。对于整改不认真,审计意见不落实的单位和个人,将进行通报批评并追究单位领导和相关人员的责任。
第二条资产损失包括企业改制过程中清查出来的坏帐损失、存货损失、固定资产及在建工程损失、担保损失、长期投资(含股权投资和债权投资)损失和经营证券、期货、外汇交易损失以及应摊未摊销的费用挂帐和应提未提的利息等损失。
第三条坏帐损失是指因债务人破产、撤销、失踪或死亡,或长期催收而未能收回的逾期应收款项。坏账损失视不同情况按照以下方法确认:
(一)债务人被依法宣告破产、撤销的,应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料,在扣除以债务人清算财产清偿的部分后,对仍不能收回的应收款项,作为坏账损失;
(二)债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡,其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项,应当在取得相关法律文件后,作为坏账损失;
(三)涉诉的应收款项,已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定其败诉的,或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的,作为坏账损失;
(四)逾期3年的应收款项,具有企业依法催收磋商记录,并且能够确认3年内没有任何业务往来的,在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额,作为坏账损失;
(五)逾期3年的应收款项,债务人在境外及我国*、*、*地区的,经依法催收仍未收回,且在3年内没有任何业务往来的,在取得境外中介机构出具的终止收款意见书,或者取得我国驻外使(领)馆商务机构出具的债务人逃亡、破产证明后,作为坏账损失。
第四条存货、固定资产、在建工程等实物资产盘盈、盘亏,具有完整的清查盘点明细资料,或者经过质量管理机构检测鉴定为毁损、变质、报废的,扣除残值、保险赔偿和责任人员赔偿后的余额,可以确认为资产损失。
第五条企业的不良长期投资,取得由中介机构出具的被投资单位资不抵债的资产负债表或县级及其以上工商行政管理部门注销登记和企业主管部门撤消企业的批准文件或被投资单位被依法宣告破产的证明等,扣除预计可收回金额和责任人员赔偿后的余额,可以确认为资产损失。
第六条遭受自然灾害或者意外事故等不可抗力因素造成的资产损失,取得自然灾害或者意外事故的证明、保险赔偿证明的(如果属于责任事故,还应取得司法机关结案材料),扣除残值、保险赔款后的余额,确认为资产损失。
第七条因企业担保形成的企业或有负债成为事实负债后,应当行使追索权,对确实无法收回的债权,比照第三条中的有关规定确认为资产损失。
第八条企业经营证券、期货、外汇交易的损失,取得合法的资金交易结算单据的,确认为资产损失。
第九条企业在长期待摊费用中应摊未摊销的费用挂帐和应提未提的利息,经审核批准后,可以确认为资产损失。
第十条对改制企业的各项资产损失,中介机构应在企业改制专项审计报告中予以披露,并报经审核批准后,依次按照盈余公积金、资本公积金和资本金顺序冲减企业所有者权益。
第十一条对确认为资产损失的逾期应收款项和长期债权投资,应实行帐销案存,继续保留追索权,移交国有资产运营管理机构负责统一清理、追索和管理,收回的资金作为国有企业改革专项资金管理和使用。
第十二条企业改制中各项资产损失处置,视不同改制方式进行财务处理:
(一)企业实行整体改制或合并改制的,清理出来的各项资产损失冲减改制企业的所有者权益;
(二)实行分立式改制的,按照“先分立、后改建”的方式,冲减分立后改制企业的所有者权益。
第十三条企业资产损失按下列程序报批:
尚未与党政机关或主管部门脱钩的企业,由企业主管部门审核后,报同级财政部门审批;已经脱钩的企业,直接报同级财政部门审批。数额较大的报同级人民政府审批。
子公司以下企业,由国有资产出资人按上管一级的原则组织报批。
第十四条企业报批资产损失,应提交书面申请,并附以下材料:
1、企业资产损失的原因和事实依据的说明材料;
2、企业董事会或者经理(厂长)办公会对资产损失及相关责任人的处理决定;
3、中介机构出具的披露相关资产损失的审计报告;
4、涉诉的法院裁决书或律师出具的法律意见书;
5、属于坏帐损失或长期投资损失的,要提供破产、撤消企业的公告、批准文件和工商注销证明,债务人死亡、失踪的合法证明材料,应收款项催收磋商记录等;
6、属于存货、固定资产、在建工程等实物资产报废、毁损、盘亏等损失的,应提供清查盘点明细资料、质量或技术鉴定资料;
7、属于自然灾害或者意外事故造成的损失,应提供保险赔偿单据和事故鉴定证明材料;
8、属于担保损失的,应提供法院裁决承担连带责任的法律文件;
9、属于企业经营证券、期货、外汇造成损失的,应提供合法的资金交易结算单据;
10、属于企业应摊未摊销的费用挂帐和应提未提的利息支出,应提供相关的财务报表等会计资料。
关键词:内部控制;固定资产;管理
中图分类号:F27 文献标识码:A
收录日期:2014年2月12日
资产作为企业重要的经济资源,是企业从事生产经营活动并实现发展战略的物质基础。鉴于资产管理的重要性,《企业内部控制基本规范》将合理保证资产安全作为内部控制目标之一,单独制定了《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》着重对存货、固定资产和无形资产等提出了全面风险管控要求。
一、固定资产内部控制相关要素分析
内部控制贯穿于经营活动的全部过程,包括控制环境、风险评估、控制活动、与财务报告相关的信息系统与沟通、对控制的监督等五个要素,并受企业董事会、管理阶层及其他人员影响。内控制度五要素内容广泛、互相关联,控制环境是其他控制要素的基础。就固定资产而言,控制环境关系到固定资产管理的制度建设、实施与效果;风险评估直接关系到固定资产正常运行及保值增值;控制活动关系到固定资产的正常使用与合理摊销、价值转移(折旧);信息与沟通关系到固定资产的采购、使用、处置等通过账务、报表等进行的反映;监督也是固定资产内部控制关键的一个方面。因为固定资产的价值比重较大、使用时间长,使用与摊销不当,或者提前毁损对企业的经营状况、经营成果、现金流量情况的影响都非常大,属于企业的关键控制方面,也是企业容易存在错弊的环节,因此监督因素也非常重要。
二、固定资产内部控制现状分析
当前企业固定资产管理较以前在计划、采购、日常管理等环节上强化了措施,取得了一些成绩。但应该看到,在固定资产内部控制方面仍存在很多的缺陷和不足,主要体现在以下几个方面:
(一)控制环境不完善。目前,较多的企业对于固定资产的采购、使用等都制定了相关制度,但相关制度并不是很完整,如材料采购与审批由一人完成、现金与出纳由一人兼任,处置业务由同一部门执行,均未实现固定资产不相容岗位的分离。任何一项业务如果全部由一个人或一个部门担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为。
(二)风险评估不健全。较多企业的风险评估工作还比较薄弱,没有建立起完整统一的公司风险预控体系。对固定资产相关业务风险意识不强,对社会风险、经营风险、财务风险等没有充分认识,企业风险评估及预测的手段缺乏,未进行有效地预防与处理,甚至只凭管理者的感觉盲目决策,导致投资决策的失误以及固定资产进入企业各风险环节发生错弊。
(三)控制活动缺乏必要的针对性。由于企业只追求固定资产高规模,对投资项目的可行性缺乏周密系统的分析研究,决策环节往往草率行事,决策所依据的经济信息不全面、不真实,对风险认识不足等原因,都会导致投资决策失误频繁发生。决策失误使投资项目不能如期建设,预期的收益不能实现,投资无法按期收回,会给企业带来巨大的财务危机。固定资产报废处置部分政策规定不科学,过于僵化。
(四)信息与沟通不完整、不及时。固定资产内部和外部信息在企业内部没有统一规划和管理,相互之间缺少沟通和信息传递,形成企业资产管理中现实存在的“信息孤岛”,致使因违反行业政策项目叫停、在建工程不能及时转固、折旧计提不合理。
(五)监督无力。表现在两个方面:一是程序性执行不力。如在建设材料的购买未经比值比价及适当审批环节,固定资产处置也未执行合理竞价及审批;二是缺少有效的监督体系。监事会形同虚设、财务监督被架空、相互制衡的法人治理结构难以发挥实质性作用,内部控制制度难以有效运行,内部稽查、评价内部控制制度不完善、不健全。
三、基于内部控制的固定资产内部控制改进建议
国内一些专家学者在加强固定资产内控管理研究中已提出了很多合理的对策建议,比如要大力加强企业员工的思想品德、职业道德及反腐倡廉教育;严格会计管理制度,增强会计信息披露真实性,等等。这些,本文不再重复论述,仅从内部控制角度提出改进建议。
(一)从控制环境的角度。企业总是在一定的环境中生存、发展。对于企业而言,内外环境同样重要。内部控制的控制环境就是企业在各内部控制关键点、关键人员的组织机构与行为准则。针对固定资产内部控制,管理层首先要建立合理的组织机构,设置或完善采购、验收、保管、预算及财务部门,明确岗位与职责,相互独立,不得越权,互相监督。明确各部门职责后,管理者要坚决执行其制定的内部控制要求。任何一项业务如果全部由一个人或一个部门担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。固定资产的管理人员要实行不相容职务的相互分离制度,合理设置相关的工作岗位,职责分明、相互制约,确保资产安全完整。
(二)从风险控制的角度。风险管理对于我国绝大多数企业来说仍是一个新概念。在企业管理中处于一个相对薄弱的环节。在固定资产投资决策、工程项目实施等方面风险意识不强,风险管理工作薄弱,是造成相应重大风险事件的重要原因。开展全面的风险管理,同时兼顾企业内外部风险,不仅是出资人对企业的要求,也是企业自身参与市场竞争,确保其持续、健康、稳定发展的需要。
在明确企业目标的前提下,在对企业总体风险进行初步分类的基础上,进行风险管理。具体实施全面风险管理时,可分为计划准备、实施运行、检查评价、监督比较四个相互关联的阶段来进行。
(三)从控制程序的角度。从固定资产投资项目的决策、购置到固定资产的日常管理、处置都有一系列的业务流程。科学合理的流程设计能够有效地指导业务人员的工作,使其能够识别业务执行中的风险控制点,人工审批流程得到切实执行,防止某些程序的遗漏。按程序办事,避免因操作标准不统一而造成业务处理的随意性,因个人理解差异、人与人之间衔接不到位等不确定因素对工作进程造成干扰。同时,在固定资产内部控制出现问题时,易于找到事故原因,避免出现内部扯皮现象。固定资产流程管理,是对固定资产内部控制制度进行的一个全新的再认识、再提炼,打破过去职能部门责权不明晰的弊端,有利于规范化管理。
(四)从信息与沟通的角度。良好的信息系统应建立多层次的沟通方式,包括企业内自上而下、自下而上以及横向的沟通,和企业内外部的信息与沟通。信息化建设过程必须坚持“可靠、实用、科学”的理念和原则,贯彻“持续优化、整体推进”的管理思想,运用“逐步实施、不断提高”的实施方法,将固定资产信息化建设分阶段实施,整体建设固定资产管理信息系统。具体实施要通过“搭建固定资产管理信息化平台、实现固定资产管理业务信息化、推进横向业务的信息化三个阶段。”
(五)从内部监督的角度。一是要建立固定资产内部控制绩效考核机制。企业应在全面经济核算的基础上建立完善的绩效考核指标体系,并在科学合理的绩效评价的基础上,建立全面的奖惩机制。尤其要重视建立长效激励机制,鼓励员工不断学习相关业务知识,选拔优秀人才走上领导岗位;二是要建立有效的内部审计机制,完善监督体系。企业内部审计工作不仅要包括会计账簿,还应包括稽查、评价内部控制制度的效率及审计报告的提交。同时,要定位好内部审计的组织模式,将内部审计部门置于董事会或监事会直接领导下,以保持内部审计的独立性和权威性。将内部审计人员从会计、财务人员中分离出来,直接对董事会或监事会负责,真正发挥内部审计人员的作用,监督和保护企业资产的安全,监督企业向合理、合法、合规的良性方面发展。
固定资产占用金额大,使用时间长,在企业生产经营中发挥着重要的作用,对企业的费用、资金流动都有着极其重要的影响。公司的内部控制是公司管理的核心环节,建立完善的内部控制,形成以法人治理结构为依托的全员、全过程、全方位的管理,防范和减少管理风险,确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性,促进企业经济增长方式的根本性转变,提高经济效益。
主要参考文献:
[1]索芳萍.固定资产内部控制对策研究.财会研究,2009.4.
[2]施娟娟.浅析固定资产的内部控制.淮北职业技术学院学报,2009.5.
风险是指未来的不确定性对企业实现其经营目标的影响。内部会计控制是指企业为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。施工型企业内部会计控制的内容主要包括:结算与收款、分包工程项目、采购与付款、成本费用、货币资金、实物资产等经济业务的会计控制。内部会计控制的方法主要包括:不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等。
一个较好的内部会计控制建设步骤是研究分析企业内部会计业务存在的风险可能,并对风险进行识别,采取相应的内部会计控制加以控制。风险防范控制是企业的一项基础性和经常性工作,企业必要时可设置风险评估部门或岗位,专门负责有关风险的识别、规避和控制。各施工企业也在不断建立并优化面向业务的财务会计管理模式,从核算分析、监督评价、决策支持等方面,增强与业务的融合共享,以提高财务创造价值的能力。现就施工企业内部特别是基层项目处理最频繁的经济业务存在的风险与会计控制进行简要分析。
一、建造合同收入确认控制
(一)风险分析。建造合同收入确认不准确,可能人为地多确认或者少确认,严重影响会计信息质量,影响企业决策。建造合同收入确认涉及的相关因素有:预计总收入、预计总成本、开累实际成本。
(二)控制措施。预计总收入组成资料必须齐全。合同内已施工未计价部分计算准确,上报审批资料齐全;合同外工程量、设计变更、洽商、索赔等资料施工方计算准确,项目设计、监理、业主等各方签字手续齐全;暂定款实际施作时才计入预计合同总收入,否则应从预计合同总收入内减除;奖励确实有明确文件或者奖励款确实已经收到。项目财务人员在确认项目预计总收入时应充分考虑上述因素,在初始的合同价上进行增减确定项目预计总收入。
预计总成本为项目开工至预计完工所需发生的成本,包括开工至决算期末开累成本和预计至完工还需要发生的成本。
开工至决算期末开累成本核算必须真实、及时、准确。为了实现成本真实、及时、准确,企业必须要制定严格的财务结算制度:详细分析各种成本费用结算周期,严格按周期结算,保证各种成本入账核算及时,超过结算周期结算的应给予惩罚;明确各种成本费用票据资料及结算资料、证实人、审批人;明确成本费用科目归集范围,避免核算对象成本统计不真实。
预计至完工还需要发生的成本取决于诸多因素,要与工程施工水平匹配、估计依据充足合理,避免人为估计波动幅度大;预计基础资料表格及编制依据齐全,一般每季度预计一次,重新对已发生成本统计,并估计预计还需发生成本;每次预计应与上次预计总成本进行比对,查找变动数据、分析变动原因并予以记录,以便日后查询分析。
预计总收入、预计总成本、开累成本确定之后,正确计算工程完工百分比,根据工程完工百分比计算开累应确认收入、进而确定本期应确认收入。确认的开累收入要和开累施工产值比较,分析差异原因,检查是否多计、少计收入可能;确认的开累收入还应与开累验工计价相比较,分析差异说明已完工未结算、已结算未完工形成原因,分析存在潜在的风险,提醒相关部门及时跟进相关工作。
二、收款控制
(一)风险分析。收款人有可能侵吞现金收入并注销相关应收款项;对应收款项的注销即会计软件中的贷项记录没有审批文件;无清收制度易形成坏账风险。
(二)控制措施。现金记录和账款核销岗位分离,如果同一个人已能记录现金收入又能核销应收款项余额,那么他就可能侵吞收入的现金并注销相关应收账款。
记录应收账款的扣除应该取得公司领导的认可批准。特别还款计划应经批准,如返还汇票、货物、延缓还款期限等。
明确清收责任人,工程项目一般是项目经理、总工、经营部负责人、财务负责人,明确收款责任,否则可能根本不会有人去收款,这会导致严重的延迟付款。定期对清收责任人进行重新明确,收款人员可能会与长期客户联系过于紧密,这会造成他们对客户问题产生高度的认同,从而放松对坏账风险的关注,特别是完工项目的清收,长期关系还会增加客户与收款人员串谋的风险。为了避免这些问题,应该定期重新明确清收责任人,实行收款人员轮岗,不需要一次进行大量人员轮岗,这可能会严重影响收款的效率,可以考虑进行持续、滚动式的轮岗。
为了加强清收力度,可以采取委托商收款,委托商收款应该经批准,并验证收账商的担保,减少商上收账后不付款风险。必要时可以采取法律行动,采取法律行动前对客户进行事先审查,减少即使法庭判决大额偿付及补偿金,对方公司可能没有足够的资产予以支付风险。避免花钱去起诉一个没有足够财力的客户。
所有收款方法都失败后,公司同意批准注销账户账目,注销逾期账户,须保持注销记录并对坏账进行事后检查,总结经验,减少再次发生坏账的可能性。
三、发票管理
(一)风险分析。接受虚假发票,增加税务风险,纳税调增企业所得税,减少企业利益。接受不规范发票:发票两章不全、抬头不是企业全称,发票要素不全,发票与业务性质不一致等增加纳税调增风险。企业发票管理不善,丢失、重开造成漏缴、重复纳税等税务风险。
(二)控制措施。严格报销制度,报销岗位严格审查发票,要对接收的发票认真进行真伪鉴别,对发票不规范要素不全的情况不予报销。严格发票管理制度,妥善保管发票,建立发票领用、开具台账,按月及时进行纳税申报、缴税工作,申报税收财务主管应复核,经办税务人员对已开具发票缴税情况进行登记。
四、专业分包结算及付款控制
(一)风险分析。先入场后签订合同,造成分包合同条款谈判很难,降低分包单价很难,分包队入场后谈判不成要清退很难,结算付款无合同依据结算很难。分包合同工程款支付条款签订太松,与主合同工程款支付比例不相匹配,造成项目资金紧张、支付困难。分包结算不及时,账面分包成本不真实,结算入账迟造成账面预付分包账款,超付风险大。分包单位不正规,无发票或者开具假发票,扰乱正常结算且造成我方审计、税务风险加大。分包合同条款研究不足,费用承担界定核算不正确。
(二)控制措施。企业应当建立规范的工程项目决策程序,明确相关机构和人员的职责权限,建立工程项目招投标决策的责任制度,加强工程项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制,防范决策失误及工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为,严禁先进场后签合同情况发生。财务人员必须参与合同评审,评审时主要关注与合同的结算条款、支付条款、惩罚条款等,并对这些条款严格把关,上述条款应比主合同条款更加严格。注意比对主合同分包单价与分包合同单价,了解合同分包盈亏情况。严格分包结算制度,认真研究分包合同条款,明确双方责任义务,特别是相关费用承担主体,避免为分包方承担不应该承担的成本费用。开展月责任成本核算分析,月度、季度及时检查分包结算与否,结算资料是否齐全,及时督促结算负责部门结算。分包入账会计科目、辅助科目使用正确,正确归集核算,既便于核算各分部分项工程成本,又能正确核算与分包单位往来,对所欠分包工程款、质保金、履约保证金等进行分类核算,并登记相关分包台账。对形成预付款的分包单位要对照合同支付条款检查,对不正常的提醒项目经理,通知相关部门整改。付款要严格按合同条款执行,资料齐全,付款同时索要工程款发票,做好税款抵缴工作。
五、工资薪金控制
(一)风险分析。工资薪金领域是欺诈活动的“重灾区”,通常欺诈活动运用以下几种手段:通过虚报工作时间造假;通过篡改工资项目公式造假;通过人为增加工资项金额;通过编制“幽灵员工”(不存在的员工)把钱汇入欺诈者的账户,编造“幽灵员工”付出的代价要昂贵的多,几乎是伪造虚假工作时间的十倍。
(二)控制措施。保证上交的考勤表的完整、准确和经过授权,由工薪计算人根据现有员工名单检查并证实所有员工的考勤卡已经全部收到并复核考勤表,对于没有收到考勤表的个别遗漏的考勤表,联系各工作点的负责人索取,复核所有的考勤表是否附有主管签名,主管必须标记所有的加班时间以表明授权,如果考勤表没有经主管批准,将被返还给主管直接进行审查和批准。该员工需要获得批准来保证所有考勤卡上的时间是正确和经过授权的,这样超时申报的问题也会暴露出来。复核各种假期是否附有请假条,请假条批准部门领导批示同意授权。获得对工薪变动和特殊工薪申请的批准,如岗位晋升、职称评定、人事调动令等。禁止工薪计算人员单独修改工薪数据库中的档案数据,工薪数据库人员档案修改要有主管审批。由独立人员来复核工资计算人员计算的工资金额,与社保中心、住房公积金中心复核五险一金,与税务主管复核个人所得税计算是否正确,复核当月工资总额与上月工资总额分项及汇总的变动情况并找出原因;抽查部分员工工资条应发、实发计算是否正确、收入变动情况查问原因。由管人事档案独立于工薪岗位的员工不定期复核工资计算,如果员工档案不存在,那么可能工薪支付给了“幽灵员工”。比较工资总额预算与年度工资总额可以解释工薪计算的合理。工资记账前,会计人员应检查对比工薪登记簿和各种支持性凭证齐全,主管复核。不允许同一名员工同时兼任工薪处理和工薪发放两项职责,保证适当的职责分离,使工薪处理人员不能签发支票、发放现金、记录支票并将这些资金装入自己的口袋。将现金直接交给收款人或者打入收款人账号,要求收款人出具工作身份证领取并要求签字,如果有员工未能领取,在工资单上注明,工资主管保留无人领取的现金,防止员工离职后公司继续支付工薪情况或者工资计算人将其占为己有。
六、存货原材料采购及付款控制
(一)风险分析。缺少用料计划造成采购无计划;存货积压或短缺,可能导致流动资金占用过量;验收水平低,验收不严、不正确、不准确,以次充好,超验;接受虚假发票,采购人与供应商勾结串通超开发票,虚领材料款;材料已入库发票未到,不进行材料入库登记;不盘点盘存,账账不定期核对;材料领用无计划,领用无授权批准;采购人、保管人、领用人同一人或者都为同一部门人,易串通;领用人责任考核缺失,分包方领用材料节超缺少考核依据,缺少考核;材料领用发放单不标明工程使用部位,落实不到具体的分布分项下,不利于核算对象成本核算。
(二)控制措施。采购和付款控制,企业应当合理设置采购与付款业务的机构和岗位,建立和完善采购与付款的会计控制程序,加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制,堵塞采购环节的漏洞,减少采购风险。严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目,履行预算调整程序,项目经理审批后再办理请购手续。严格进行未提账单核算,发票未到材料已入库需要预点,待正式发票来后再进行红字冲销,然后按正确的发票金额入库。收集市场价,采购发票和市场价做比对,查找价差原因。对大额的采购入库,财务人员有条件的应会同材料验收人员监督材料验收入库,防治虚假欺诈行为。材料入库后严格限制无关人员对实物资产的直接接触,只有经过授权批准的人员才能够接触资产。建立定期盘点制度,通常可采用先盘点实物,再核对账册来防止盘盈资产流失的可能性,对盘点中出现的差异应进行调查,分析原因,查明责任、完善相关制度。对重要资产进行财产保险,增加实物受损补偿机会,保护实物的安全。在工程中标后就应按照成本核算明细程度合理确定成本核算对象,核算对象一经确定不允许擅自变动,并须让项目所有部门熟知成本核算对象,并要求所有人在发生成本时严格区分成本受益对象,严格按照成本核算对象区别各部门发成成本,以便正确核算成本对象成本。材料收发料单特别要规范填写,领用材料必须按照事先确定的核算对象进行发料,以便正确按照分部分项核算对象归集成本,准确核算各分部分项成本。认真研究分包合同条款,对分包领用材料要按照合同约定,不该由我方承担的,应该提请相关部门注意完善分包方签认手续,以便从工程结算款中扣除,如由我方承担的,也要对分包方领用料消耗使用材料情况进行节超考核。
七、固定资产控制
(一)风险分析。固定资产购置不合理,造成浪费,占用资金;资产保管、使用、维修、保养不善,造成设备丢失、毁损、维修费用增加;固定资产提前报废处置、可用设备已好充次低价变相卖给相关方,个人获取非法利益;固定资产租赁缺少授权审批;租赁结算不及时,业务人员与出租方勾结串通,虚假结算谋取非法利益。
(二)控制措施。管理层应该通过正式的审批程序来审批所有的固定资产购置,包括进行现金流分析和按投资规模由相应级别管理层审批。资产购置的总体战略是评价支出的必要性。首先,投资项目应考虑是否提高了公司的整体生产率和公司的整体盈利水平,识别考虑解决企业运营的瓶颈(制约)业务的需要。固定资产采购所需的资金应通过年度预算的批准,在实际购置之前,购置申请也需要获得批准,使用与现编好的购置和处置表格,对于预算外的购置项目,要求进行额外评价。之后还应当将投资的实际结果和固定资产投资预算数据进行事后比较和分析。给所有的固定资产建立固定资产卡片,明确固定资产使用部门、责任人,办理固定资产移交时,转入转出部门和资产管理部门书面批准,财务准确进行固定资产折旧处理。在固定资产的处置上,需定期进行处置检查,从而保证处置之前这些资产仍具有一定变现能力,处置应获得证实批准,确定资产确实无修理价值,处置资产取得的现金得到正确处理,恰当跟踪相关处置收入,如要求员工提供每项已处置资产的档案中附有资产报废公司的收据或销售单。对固定资产进行定期审计,将现有固定资产与会计记录进行核对。复核固定资产的分类、原值及折旧的计算是否正确,因为这些方面不正确的记录会对财务结构的报告水平产生极大的歪曲。租赁的固定资产应该报上级机关审批其必要性,如果企业固定资产充足,应该加强设备调配减少租赁,租赁后要严格按合同执行,结算时设备主管应复核签字确认。
八、业务招待费控制
(一)风险分析。业务招待费金额巨大,40%调增企业所得税;招待礼品等金额大,去向不明,缺乏监督;业务招待费缺乏标准,或标准太高,招待无节制;招待费发票不合规不合法,全额调增企业所得税;报销手续不全,科目列支不正确,报表披露不准确。
(二)控制措施。制定业务招待费开支制度,严格招待费审批手续,严控招待费支出,实行招待费事前审批程序,大型招待费集体协商讨论,花小钱办大事。会计核算报销资料齐全,党政会签审批齐全,会计核算、报表披露准确。熟悉掌握税法标准,正确进行企业所得税汇算清缴。
九、科研费用控制
(一)风险分析。缺少科研立项,科研费用归集不足,达不到高科技企业应达到的标准。立项不科学,科研人员、科研费用界定不清造成科研费用多列少列,科研费用归集不完整、不准确。科研费用审批手续不全,依据不足,高新技术企业审批审计风险较大。
(二)控制措施。严格科研立项管理,确保有书面科研合同,合同中应明确科研负责人与科研人员。原则上科研费用总额应达到企业当年收入的3%以上。科研费用应由科研负责人签字确认,各种票据资料齐全并能明确归属于科研项目。科研费用应在一级专项科目核算归集,区别费用化、资本化进行会计核算,费用化应该在管理费用中核算,科研费用应在财务报表单独表中准确披露。
十、资金预算(计划)控制
(一)风险分析。资金预算编制不准确不科学,预算与实际脱节,资金预算编完后束之高阁,不按预算执行,不进行预算执行分析,预算执行无考核,资金支付还停留在听项目经理说了算的管理阶段。预算偏离调整不及时,偏离考核不兑现。在预算执行过程中经常出现预算支出控制不均衡、预算收入受外部环境影响进度不达标等状况,如果到预算期末才发现,就来不及采取有效的应对措施了。
(二)控制措施。完整的预算流程包括预算编制、执行、控制和考核四个阶段。资金计划应以“量入为出、以收定支、确保必付、略有节余”的原则编制;资金计划由单位财务部门牵头、各相关部门配合拟订,经单位领导班子会议审议、行政第一负责人签字批准后确定。计划一经形成就必须严格执行,更不能随意修改。凡未纳入计划的支出款项均不得支付,突发性事件等除外,通过编制资金计划加强对资金运营的事前控制。采用资金集中管理模式,对预算执行状况进行分析、预警,加强对资金运营的事中控制,以便及时采取措施确保企业计划目标的达成。期末必须对当期的计划执行情况进行认真的分析,通过对资金账户信息的统计分析,加强对资金运营的事后监控,并进行总结和考核兑现。分析要客观、全面、透彻,总结要从主观和客观方面找出原因,还必须有保证计划顺利执行的措施。
十一、财务报告控制
(一)风险分析。没有形成企业财务报告体系;缺少企业账表流程管理,编制违反会计法律法规、企业会计准则,可能导致企业担责;没有建立相应的分析制度监控企业整体风险;报告不能真实反映企业实际情况,造成决策失误;报告频次太频繁,花费巨大精力达不到预期效果或者频次太少影响决策。
(二)控制措施。健全完善财务报告体系是企业内控和风险管理重要的事后控制手段之一。常用的内部报告有:①资金分析报告,包括资金日报、借还款进度表、贷款担保抵押表等;②经营分析报告;③费用分析报告;④资产分析报告;⑤投资分析报告;⑥财务分析报告等。健全企业账表流程管理,严格按照会计法、企业会计准则编制财务表表,正确合并抵消。企业财务报告应当符合例外管理的要求,内部报告要根据管理层次设计报告频率和内容,统筹规划、避免重复。通常,高层管理者报告时间间隔长,内容从重、从简;中下层管理者报告时间间隔短,内容从全、从详。定期召开财务分析会议,通过与相关目标、标准对照分析明确责任、发现问题、采取措施、改进管理,全面分析企业经营管理状况和存在的问题,不断提高经营管理水平。财务分析报告结果应当及时传递给企业内部有关管理层级。
十二、内部审计控制
(一)风险分析。施工企业内部会计控制制度再健全、再严密,如果执行力度不够,文件仅仅停留在纸上而未贯彻执行,成为一纸空文也起不到控制的作用。内部管理权限失控,不相容职务没有有效分离,职责不清,越权行事,给滥用职权、贪污舞弊以可乘之机。
编制和执行财务预算是行政事业单位的常规性工作。预算的编制和执行不仅体现了财政资金的收支变化,还反映了作为资金物化形式而存在的国有资产的增减变动情况。因此,一套科学、完整的财务预算体系不仅应当包括资金收支安排,还应包括资产的构建、配置以及处置的相关计划或安排,即资产预算。资产预算,作为行政事业单位财务预算的重要组成部分,集中反映了预算年度内各级行政事业单位有关国有资产配置方面的收支计划,从一定程度上体现了行政事业单位的资金收支规模、业务活动范围和方向。因此,资产预算的编制应与财政资金预算相辅相成,共同构成完整的财政预算。但是,资产预算又不等同于财政资金预算,其侧重点在于它是政府资产管理部门根据实际需要做出的有关行政事业单位资产购置、配置和处置的决策方案,因此,主要体现的是作为资金物化形式而存在的国有资产的增减变动计划。
编制资产预算时,要尽可能的细化预算内容,以提高预算的透明度和约束力。预算编制部门应对资产配置的必要性和有效性进行综合评价,提出各单位资产预算的具体内容和计划。资产预算应包括资产项目的具体技术参数,如各项资产规模、类型、构建或处置方式、资金来源等。以资产购置方案为例,预算内容主要包括资产购置项目提出的具体依据,资产购置数量、规模及型号,资产购置项目的支出规模和资金来源等具体项目。同时,行政事业单位国有资产如有其他配置或处置方式,如租用或部门调剂等,资产预算内容还应包括欲购置或租用资产的性能、价格及其运转、维护费用等因素分析,部门间资产调配的可能性分析等。
预算编制仅是预算管理工作的开始,更重要的是预算的执行和落实。为了确保预算编制的严肃性和有效性,资产预算一经审核批准,预算单位就必须严格执行,这是深化预算管理的关键环节。预算执行必须严格遵照预算内容和项目进度计划,预算单位要接受财务部门和相关职能部门的监督,及时对预算项目执行情况进行审核。预算执行过程中,如发现行政事业单位擅自改变资产用途,或者挪用资产购置资金的,应立即减少或停止财政拨款,并按有关规定予以处罚。同时,必须强调的是,预算执行内容一般不得随意调整,但在预算执行过程中,由于国家政策、单位职能或其他环境因素发生变化,有时也需要对预算进行适当的调整以确保预算的科学性。预算调整必须遵循严格的审批程序。一般而言,预算单位需要调整或追加国有资产预算的,应提前报经国有资产管理部门审核同意后,方可按程序调整或追加预算。资产预算执行结束后,主管部门应对单位的预算执行情况进行全面分析和考核。
二、行政事业单位会计核算存在的问题
(一)配套制度的相对落后,在一定程度上增加了操作难度由于现行的财务制度中费用报销的标准,大多数制定于20世纪八九十年代,有的开支规定不够具体,有的标准偏低,同当前的经济水平和实际情况有着差距。例如差旅费标准、住宿费报销等等。这是会计集中核算实践中,最为突出的矛盾之一。如何把握好既坚持规章制度,以达到节约经费,提高资金使用效益的目的,又实事求是地处理好实际开支的报销问题,以保证行政事业单位正常业务活动的开展,这是对中心工作人员业务素质和职业判定能力的严峻考验。
(二)内控制度不足,造成单位内部牵制与监督机制的弱化单位财务纳入会计核算中心后,其原有的会计出纳相互牵制及内审制度被不同程度地弱化,财务会计知情面缩小,虽然核算中心在记账时,也履行了牵制和监督职能,但由于其置身单位外部,对单位经济业务只知其表,不知其里,表现在支出的合理性、发票的真实性难以把握,造成了财务治理与会计核算分离,失去了实地实时监督的优势,单位报账时,会计中心只能根据经验来判定,一是看报账发票的手续是否完备;二是看票据是否规范合法。只要手续完备,票据合法有效,不管反映的经济内容是否真实,都必须报销。这就使得一些单位假借住宿、会议、印刷、修理、运输、劳务费、代办费开支等合规票据列支送礼、超标准吃喝招待、滥发奖金,补贴、公款旅游等不合规支出,造成了新的监管隐患。
(三)财政监督管理不力行政事业单位主要资金来源于财政拨款,这种性质对其财务行为产生了一些不良影响,主要表现为:①看银行存款花钱“有钱不花,过期作废”的错误观念比较严重;②较少关注资金使用的合理性。
(四)会计人员素质不高目前行政事业单位的会计人员直接来源于财经专业的很少,大多数会计人员是从其他岗位转岗而来或直接由其他岗位人员兼职。
三、行政事业单位部门预算改革与会计核算的协调
(一)继续加强部门预算管理,加快部门科学预算推行的进度部门预算是一个涵盖各部门所有公共资金的完整预算,其预算编制以部门为单位,将各类不同性质的财政资金均统一反映在该部门的年度预算之中。因此,要进一步推行预算管理改革,改进和完善预算支出科目体系,早编细编预算,提高预算的科学性、合理性。预算单位所有的财政支出都要严格按规定标准和相应的科目列入预算,一经审核批准,财政部门和预算单位都要严格按预算执行;财政部门要对各部门实行从预算编制、预算下达、资金拨付到资金使用的全过程监督管理,实行从预算编制、预算下达、资金拨付到资金使用的全过程监督管理,并追踪问效。
(二)完善会计集中核算体制,减少财务日常监管盲区,促进各项会计制度的执行,更好地维护国家财经法纪首先要扩大会计集中核算的覆盖面,将核算单位所有下属单位的账务也逐步纳入进来,不留尾巴。其次,完善各项配套的操作办法,让单位和核算中心的职责定位和情况沟通有章可循、易于操作,实现二者之间的良性互动和密切配合。再次,定期组织对单位的资产盘点,加强实物管理。财政部门要严格界定固定资产范围,使会计中心能够统一固定资产入账口径;要进一步完善固定资产报废处置审批制度,健全固定资产账务审核机制,严格规范预算单位固定资产核算。
(三)发挥财政日常监督与审计综合监督的合力作用,及时纠正会计集中核算中存在的问题,促进单位财务管理规范化水平的提高首先,财政部门应做好对核算中心的业务指导,提升基层财务人员的业务水平,不断改进会计集中核算工作。其次,财政部门应加强对单位的财务监督和管理,通过定期或专项检查,及时发现问题,并不断研究对策进行整治。再次,审计部门对由于核算中心方面原因而形成的问题,应在审计报告中一并反映,并要从宏观角度提出改进建议。
(四)积极创造条件,搞好会计集中核算与国库集中收付的融合一是将所有预算单位的资金全部集中在国库。可以避免库外资金的无效、低效运作,使政府在宏观调控方面更加得心应手。二是能够减少国库、会计中心与专业银行之间人为的频繁的资金划拨、结算和对账的麻烦。三是将大大提高会计信息质量,尤其是会计中心所提供的月、季、年终决算报表数据的真实性、囊括资料的全面性及会计信息的可利用性。因此,我们应搞好会计集中核算与国库集中收付的谋合,努力实现收入税收化、支出预算化、账户国库化、了解全面化、核算完整化。