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论文关键词:电力企业;信息化建设;信息孤岛;办公自动化
随着我国电力工业的高速发展,我国电力企业的信息化建设也得到了前所未有的关注。目前,我国电力企业信息化建设已经远远落后于电力工业的发展,一方面有长期以来资金投入分散、对电力企业信息化建设不够重视等原因;另一方面也是由于电力企业信息化建设缺乏总体规划,造成电力企业信息化系统重复建设、存在信息孤岛等原因。随着社会对电力企业的需求越来越大,一些电力企业已经认识到了信息化工程是企业管理优化的一个关键环节,而不再是一个“面子工程”,从而加深了电力企业对企业信息化的重视。由于其独特的行业特性,电力企业信息化建设必须要有明确的定位,不能够简单地生搬硬套,而应该根据自身行业的特点,来搜索适合自身发展的道路。
一、电力企业信息化建设失败原因分析
目前,我国电力企业信息化建设失败的原因可以归纳为如下几点:
1.目前,我国电力企业的体制改革仍然处于探索阶段
电力企业在业务界面的划分、内部机构的变革、公司战略的重定位以及管理职能的调整方面,还存在诸多的不确定,从而需要进行进一步的探索。而这些不确定的因素,也导致电力企业的信息化建设战略需要不断调整,而必然会对电力企业信息化建设的完整性以及连续性造成破坏,导致系统建设松散和无序,催生了大量信息系统“烂尾楼”。
2.缺乏整体规划的指导
电力企业信息部门与具体业务部门之间沟通和协作较弱,使得建设的信息系统不能够满足具体业务部门的需求,从而使得建设的系统成为了摆设。
3.缺乏整体规划布局
信息化建设是一个长期的系统化工程,需要电力企业在各个层面上给出合理的规划意见。但是,目前我国电力企业由于缺乏信息化建设的整体规划布局,从而使得信息化建设具有较大的随意性,最终造成一个个重复建设、低水平、分散的管理信息系统。
4.缺乏整体实施框架
在进行系统建设之前,并没有对企业的具体需求进行调研,使得系统实现的功能只能够部分满足企业需求,而且各部门之间的系统建设缺乏整体的实施框架,从而导致各部门之间的系统通信困难,在企业内部造成一个个的信息孤岛,没能达到信息系统促进企业发展的目的。
5.重建设、轻管理
电力企业信息化建设涉及大量的基础数据,需要对许多管理工作进行规范,例如财务信息、档案信息、物料信息等资料的管理,都会直接对系统的测试效果产生影响。
6.系统实施的目标不明确
我国电力企业长期运行在计划经济体制中,从而使得电力企业缺乏必要的危机意识、市场意识和经营意识。电力企业的经营存在投入大,而收益低的现象,使得电力企业在走入市场后,失去了明确的发展方向。
二、电力企业信息化建设的难点分析
电力企业在我国属于垄断行业,企业对于内部的管理缺乏必要的市场竞争紧迫感;另外,电力企业与其他生产制造企业不同,具有一定的公共服务性质;同时电力企业中很大部分资产属于固定资产,导致许多在生产制造企业运行良好的信息化系统,不适用于电力行业。
人员思想难统一。虽然信息化系统能够有效地提高工作效率,优化企业内部管理,但是由于信息化会改变电力企业传统的业务处理方式,从而使得企业的内部权力再次分配,所以并不是企业内部的所有员工都支持信息化系统的建设。
电力企业的资产较为分散、核心业务的流程难以实现闭环管理。目前,国内绝大多数电力企业都实行分级管理,电厂的管理在兼顾电力生产管理要求的同时,还需要服从电力公司的集约化管理。所以电力企业的信息化建设不仅需要确保实现电力资产的保值和增值;同时还要加强对企业内部资产的管控。电力企业这种相对弱化的管理基础,会导致电力企业的管控流程难以实现闭环。
受到传统观念的影响,条块化的管理壁垒难以被打破,从而企业内部的信息系统之间通信困难,在企业内部形成一个个“信息孤岛”。虽然,企业内部针对具体业务的信息系统可以解决一些实际的问题,但是“信息孤岛”的存在,使得企业难以有效地利用信息系统来提高自身的管理水平。如果不改变电力企业内部各自为政的管理模式,那么信息系统之间的“信息孤岛”必然会持续存在,电力企业的信息化建设也将难以得到长足的发展。
三、电力企业信息化建设的出路与构想
随着信息技术被广泛地应用于社会上的各个领域和电力企业对信息系统建设的重视,使得目前国内电力企业的信息化建设无论是在认识水平上,还是应用基础的建立上,都已经有了较大的改观和进步。但是,由于电力企业自身的行业特点以及人员观念等方面的原因,使得我国电力企业的信息化建设仍然存在许多问题。为此,本文对电力企业的信息化框架进行研究,以期为我国电力企业信息化建设的发展,提供一点帮助。
1.信息系统总体架构
电力企业的信息系统总体架构主要包括信息网络、系统平台以及应用系统:
(1)信息网络是电力企业信息系统的基础,主要有internet、网络设备、局域网等组成。利用信息网络来实现企业内部信息的互联,并且为企业提供vpn以及internet等远程连接。
(2)系统平台主要包括应用服务器、磁盘阵列柜等硬件设备、数据库管理系统以及操作系统等软件。其中,将较为重要的数据以及关键性的事务运行在专业的应用服务器上,而一些一般的数据和应用运行在pc机服务器中,操作系统的选择则依据系统对安全可靠性的需求以及数据处理能力的需求。关键或者大型的事务处理采用unix操作系统,而一般的pc机服务器可以采用microsoft公司的windows系统。
(3)应用系统是整个电力企业信息化建设的核心。实现具体业务的信息化,主要包括自动办公化、财务管理、企业资产管理、建设项目管理、决策分析、安全监察管理等具体内容。在应用系统与系统平台之间建立一体化的信息平台,将各子系统之间的数据库进行有效连接,同时采用数据仓库等技术来为企业领导层的决策制订提供信息依据。
(4)保障化系统为电力企业信息系统的建设提供保障,从而减少企业信息化建设所带来的风险,充分发挥信息系统的基础作用,使得电力企业信息化建设更加科学和规范。
2.信息网络架构
信息网络架构主要由各种网络及其之间的接口,以及运行在网络之上的操作系统等组成,是电力企业信息化建设的基础,支撑电力企业内部生产过程控制系统、财务管理系统、燃料管理系统、人力资源管理系统、办公自动化系统等具体业务功能系统。同时,通过采取有效的隔离手段,来保障系统的安全。
3.应用系统架构
(1)应用系统是电力企业信息化建设的核心,主要包括如下几个方面的内容:门户网站,从而实现对外进行信息和企业形象宣传;内部主页,满足内部管理以及内部信息的需求;办公自动化,从而提高企业内部办公效率,降低办公成本;具体业务功能的信息化,包括财务管理、资产管理以及人力资源管理的信息化;满足电力生产的滚利需求,从而进行安全生产管理,计划统计管理以及燃料管理的信息化;为领导决策的制订提供帮助,实现电力市场报价分析以及生产实时数据监督的信息化。
(2)应用系统的实施策略主要包括如下的内容:采用组织开发与应用软件相结合的方法,建立标准、分布实施、坚守并蓄;利用先进的管理理论和方法来对电力企业的信息化建设进行控制,重点对系统建设的质量、成本以及时间进行控制和管理;统一企业内部安全生产管理、计划统计管理等应用系统的数据接口规范,从而实现发电厂以及各子公司之间能方便地进行数据交换;建立电子商务平台,从而实现燃煤等燃料的采购以及结算的信息化,并且逐步积累经验,最终实现电力以及各种物资的电子商务化。
4.信息化保障体系
电力企业信息化保障体系包括安全保障体系、标准规范体系以及管理保障体系等具体内容:
(1)安全保障体系。在提升系统全面防护能力的同时,重点保护重要系统和基础网络的安全;并且建立有效的应急处理机制和防护机制,从物理级、网络级、系统级和应用级采取一系列的安全措施,来组成一个全面的安全管理体系,从而形成一个完整的系统安全保障体系。
(2)标准规范体系。标准规范体系的建立,主要是为了保证系统的建设遵循一个统一的规范和标准,从而保证系统之间的互联以及数据共享。
关键词:企业信息化建设;企业管理创新;策略
随着科学技术的突飞猛进,计算机信息技术在企业管理中得到了广泛应用。企业为了在激烈的市场环境中占有一席之地,必须对自身的管理进行创新化建设,然而很多企业在实施过程中出现了一些问题,一方面是对企业的信息化建设和企业管理创新的理解产生了偏差,另一方面是将重点放在了信息化硬件建设上,忽视了业务流程的再造及重组方面的管理创新。因此,市场环境的不断变化,使企业不得不将信息化建设与管理创新进行有效的结合,才能加强企业的市场竞争力。
一、企业信息化概述及作用
企业信息化是指通过现代信息技术对企业各个环节的信息资源进行有效传输,最大程度的加快信息的传递效率和传递速度,确保企业的重要资源信息能够及时保存并得到充分利用,为企业信息资源管理部门提供系统、全面、有效的信息数据。企业信息化建设的作用主要有:
1.有利于提高企业的管理效率
通过计算机信息技术科学、合理的对信息数据进行处理,及时为企业保存信息资源,在企业内部建立区域网,可使各个部门之间快速建立衔接,提高业务水平的同时,加快企业资金的运转速度,保证企业经济效益的获取。
2.降低工作人员的工作压力
信息化建设运行过程中将企业的原始信息数据存入到计算机中,一系列相关操作流程都由计算机智能化完成,一方面减少了工作过程中出现的错误和漏洞,另一方面降低了工作人员的工作压力,减轻了工作人员的负担。
3.为企业实施电子商务项目奠定了基础
企业的信息化建设为企业开展电子商务项目奠定了坚实的基础,带动企业供应链的建立与发展,从而加强社会化信息的流动。
4.加强企业管理制度的实施
企业信息化建设必须对信息资源数据的结构及出处进行严格的控制和规范,与人工操作相比,信息化模式更能够降低错误,保证工作质量和效率。
二、企业信息化建设与企业管理创新之间的关系
传统的信息管理手段中,会频繁出现一系列问题,企业信息管理环节中,不易发现这些问题,即便察觉到也不能立即进行处理和解决。企业实施信息化建设后,采用先进的信息技术,可以降低投资风险,提高工作效率,严格控制操作流程,提升经济效益。同时还需进一步加强对企业的管理,建立科学化、规范化的企业管理模式,使之能够及时的解决和应对各种问题。企业可利用信息系统集成技术,对生产控制系统进行创新和改造,提高企业的工艺水平和技术革新。与此同时,充分利用计算机信息化技术还能巩固信息资源管理系统,促进企业各部分、各环节的管理革新。最后,开展电子商务项目,研发电子商务技术,建立电子商务操作平台,建立和完善销售管理体系和运输管理体系,带动企业供应链的发展和改造,完成企业创新管理目标。
三、提高企业信息化建设与管理创新建设的有效方法
1.加强企业各层级部门人员的参与
企业信息化建设过程中,要想实现管理水平的创新,首先必须保证各层级部门的积极配合和参与。企业的领导者在企业管理环节中发挥着领先作用,领导管理人员对信息化建设的忽视,会导致企业信息化宣传、计划及布局工作很难进行下去。同时,企业管理层面的人员必须对企业的内部组织结构和分工体系进行合理的调整,使各职能部门明确自身工作职责和业务流程。因此,必须得到领导的决策和认可、管理层级的积极拉动、工作人员的积极参与,才能进一步实现信息化建设。
2.切实处理企业相关的现实问题
企业的信息化建设必须从企业发展的现实角度出发,及时处理企业现实问题,进而突出实际效果。首先要坚持统筹规划原则,做到实事求是、分阶段进行,针对企业内部的薄弱环节制定切实可行的解决对策。其次,对于大中型企业而言,营销战略、产品质量、采购环节等方面容易出现问题,必须重点关注。将现代信息技术应用到这些环节中,避免出现错误和漏洞,提升企业产品质量,提高企业服务水平,拓展资金的使用效率。最后,着重强调企业的生产及研发技术、产品创新、人力资源管理几方面,利用现代信息技术及方法不断进行创新、探索,推进企业的管理创新,提高企业的综合水平。
3.提升企业的信息化技术,进一步实现企业的管理创新
当今,我国企业在管理方面还存在一些亟需解决的问题,具体表现在管理基础不稳固,经营理念还停留在过去的思想上,经营方向不明确,管理方式单一化等。我国经济的快速发展,使各大中型企业越来越重视能否在国际市场竞争中站稳脚跟。因此,必须加快企业的产业升级,加快工业化发展进程,不断提高信息技术水平,提高我国企业在国际市场的竞争力。
4.以企业的管理创新为发展根本
企业的企业的信息化也是另一种角度的高度专业化,企业信息化建设运行过程中涉及到的内容非常广泛,其中包括企业内部控制体系建设、企业的硬件设施及软件设施等方面的问题,在选择咨询公司时必须充分考虑其资质水平和业务经验,确保能够处理企业人力资源结构分布及流动不合理、人员能力得不到发挥等问题。当然,在发展过程中,将企业的管理创新作为发展的根本,发挥企业信息化建设的主导地位,避免出现以厂商为主导的盲目跟风现象,也不能将责任全部推卸给供应厂商,因此,企业必须做好分工与合作项目方面的工作,实现企业信息化建设的实效性。
四、结语
总而言之,企业的信息化建设涉及涉及到的内容十分丰富,是一项相对复杂而繁琐的系统项目工程,企业的信息化建设是否能充分调动各部门及各环节的积极配合,直接影响企业信息化建设的成败。采用信息化建设可以促进企业管理水平的提高,而企业的管理创新是实现企业信息化的关键,因此,将二者有效的串联起来,使其相互影响、相互促进、相互补充。才能提高企业的信息化建设,实现企业管理的创新发展。
参考文献:
一、财务管理信息化对于企业现实管理的意义
企业的财务管理信息化就是指现代信息技术在企业财务管理中的充分运用,使得企业的财务管理信息得到全面的整合和优化,提高企业的经济效益和管理水平,从而带动企业各项管理工作得到更新进步。在新的市场形势下,企业的生存环境和经营模式发生了巨大的转变,积极推进企业财务管理信息化建设是促进企业管理转型的耽误之急,也是建立现代化企业制度的重要体现。
企业财务管理信息化已经成为企业财务管理发展的大方向,实现企业财务信息化管理会给企业带来很多的益处:能够减少会计核算的繁重劳动,提高财会信息的准确性和工作效率;能促使企业的成本和费用得到降低、资金得到控制;有利于企业全球化经营和多样化经营;能促使企业规范经营管理,减少各种人为因素干扰,加强内部控制;促使企业信息共享,提高管理水平;有利于企业真正形成财务管理为中心的经营管理模式。
二、企业在财务信息化建设中存在的问题
(一)企业管理人员对财务信息化建设的观念不强
许多企业对财务信息化建设的认识还停留在计算机技术代替手工操作的层次上,认为实现计算机电算化就是实现财务管理信息化的目标,对实现企业现代化管理的信息资源的需求了解不够,没有能认识到财务管理信息化的核心是实现管理现代化的保障,导致了财务信息化项目建设的经费上划拨不足,信息化建设在资金上受到了限制,并且在资金投入上缺乏重点,导致财务信息化建设无法按正常程序开展。企业建立财务管理信息化系统是一项庞大的系统工程,涉及到企业管理的理念、模式、资金运作方式、生产组织形式等诸多方面的改革,涉及到企业的方方面面,必须得到企业领导层的足够重视和企业各级有关管理人员齐心协力。
(二)财务信息化建设过程中实际技术问题较多
企业在财务信息化建设过程中,企业各部门间信息数据共享程度较低,财务工作需要集中各部门的相关信息,涉及到企业采购、生产、加工、销售等各个经营环节,而财务管理信息化的纵向发展有所欠缺,财务管理软件的功能较落后,在企业的采购、生产、经营等管理流程方面所开发的功能有限,不能沿着企业的生产线和经营思路来设计和企业经营相关的功能。我国有些企业在推行信息化建设时,只要求财务部门使用信息化管理软件,而其他部门并没有普及,这就导致在进行财务核算时,所需要的信息无法及时准确的从其他部门获取,企业经营方面的资金流反映的信息时常是滞后的,不利于管理者做出正确的经营决策。即使有些企业的部门已经进行了信息化建设,但这些部门在推行信息化建设时采取的是本部门业务的相关建设标准,只负责本部门的业务模块,这样就导致了整个企业的信息化系统是由不同部门的各自独立的信息化系统拼凑而成的,部门间信息交叉的部分会因为数据指标口径不一致,无法实现连接,从而阻碍了经营业务的及时处理。
(三)企业财务管理信息化建设在人才方面的短板
当今的时代,人才就是第一社会生产力。各类企业都愈来愈重视人才的开发和培养,企业不乏拥有各类技术型人才,有生产经营方面的专家和研发人员、财会人员,也有从事控制计算机方面的技术人员。传统财务管理模式需要引入现代信息技术才能实现企业财务管理的信息化,但由于受到墨守成规、自身知识结构不健全等因素的制约,相当一部分的财务管理人员还无法适应企业在财务管理信息化方面的改革,对财务管理信息化建设进程抱有抵触情绪,这样就导致由于欠缺既有专业的财务业务处理能力,又有相应的信息管理技术和知识的复合型人才,就造成了财务管理信息化建设过程中的很多实际困难,并且这些困难在很短的时间内将很难得到解决。
三、企业财务管理信息化建设方面的建议
(一)建立财务管理创新的理念
做好财务管理信息化建设,首要的就是要加强企业管理层在财务管理信息化建设的理念问题,这就需要政府部门和有关行业协会通过多种的形式,加强对企业经营者在管理知识和财务管理信息化方面的培训,使他们树立以财务管理为核心的创新的管理理念。企业的关键在于管理,管理的核心在于财务,管理的保障在于制度。加强对财务管理信息化的重视程度,采取有效措施提高财务人员的素质。管理者应从根本上认识财务管理信息化建设对企业发展的重要性,认识到财务管理信息化建设需要企业各级工作人员的配合与支持。站在企业全局的战略角度看待财务管理与企业管理,以财务管理信息化建设为切入点,明确财务信息化管理在企业管理中所处的核心地位。
(二)应加快财务软件开发,实现财务信息集成化
财务管理软件技术的发展始终离不开企业,财务管理软件行业发展的基础在于企业的发展,企业是财务软件开发的立足点,财务软件根据企业的需求确定发展的方向。企业推进财务管理信息化建设,为我国的财务软件行业的发展提供了广阔的市场空间。财务软件公司应主动和企业加强联系,根据企业管理的实际需要,不断改进和更新财务软件技术。只有将企业中的管理的需求和财务管理软件的开发很好的结合起来,才能开发出更加符合企业实际的财务信息化系统。财务管理的更高的层次就是将企业的经营业务和财务管理有机的结合起来,即财务和业务的一体化,这就需要整个企业用统一的信息管理软件,统一的信息标准,这样就能提高信息的利用率和整合度,从而建设有效的财务信息管理系统,以成本控制位重点,通过建立统一的计算机网络平台,采用统一的信息化管理软件平台,建立生产、采购、销售、储存为一体的内部财务管理信息系统,实现各部门的数据信息共享,为企业生产经营决策提供实时化数据信息,实现生产经营全过程的物流、资金流、信息流的集成和共享,保障企业财务管理工作的规范化和实效性。
(三)培养财务信息化建设的高端人才,提升财务人员队伍素质
【关键词】项目导向型;孵化器;新兴产业
目前常州市科技企业孵化器、加速器共92家,国家级14家,省级23家,市级55家。省级以上孵化器孵化面积从2008年的603,299m2,上升为当前的5010000m2。尽管如此,仍然存在一些问题。如组织结构僵化,管理机制缺少全过程跟踪管理,缺乏专业管理团队以及市场程度和管理能力较低等,为此,提出“项目导向型”孵化器这一组织模式,为常州孵化器企业管理能力的提升提供借鉴。
一、常州产业升级需要孵化器的促进和支撑
当前我国正处于科技创新驱动发展的关键时期,加快新型产业发展,通过科技创新引领经济产业结构转型升级是实现我国经济新常态发展的重要举措。常州市作为工业基础雄厚的城市,在工业智能化建设的历程中需要高素质的人才,只有创新体制机制,才能为建设“创新江苏”而提供支撑,因此在常州深化产业结构转型升级,大力发展智能制造城市的背景下产业升级必须要依赖于孵化器。第一,孵化器是常州科技创新企业科技成果转化的重要平台。通过构建孵化器大大提高了科技成果转化的速度,促进了常州市科技市场转化速度,加快了智能工业制造的发展;第二,孵化器是建立科技资源库的重要举措。通过孵化器建设能够整合常州市的科技信息资源,从而实现科技信息共享,为企业创新驱动提供信息资源;第三,孵化器是提升常州科技创新驱动能力的重要手段。孵化器为企业提供了重要的人才资源,当前常州市发展的重要瓶颈是人才,而孵化器着力构筑人才高地,因此在深化科技创新,打造江苏省自主创新示范区的战略背景下,大力发展孵化器是常州产业升级的重要支撑。
二、常州孵化器培育新兴产业创新模式分析
常州孵化器的建设及培育新兴产业已走出一套独特模式。一是以“八园”为载体,推进新兴产业快速发展。目前常州市在国家战略的引领下,加快新型产业的快速发展,推动形成科技孵化器聚集带,形成了具有典型特点的孵化器载体链;二是以机制创新为突破,激发科教城创新“核”力。常州深化产学研合作及重大平台创新建设等,通过优化孵化器建设与运营机制将常州科教城打造为高校、研发机构以及企业为一体的科研高地;三是以科技产业孵化器为支撑,构建具有常州特色的孵化器体系。常州市所形成的科技创新能力必须要积极依托常州市的优势产业资源,做大做强智能制造产业,所以常州市孵化器必须要构建清晰的孵化重点领域,建设特色的孵化器,形成一定规模的产业效应。同时还要建立创业项目收集机制;四是以品牌建设为目标,创新人才引领。常州市在大力发展孵化器软硬件设施的同时,还强化营销管理,通过完善的管理提升常州市孵化器的知名度。例如常州市积极争取国家支持,定期举办一些关于孵化器建设的研讨会等,以此通过活动吸引人才,为企业与高端人才提供相互交流的平台。自2007年以来连续五年通过举办各种活动实现了与中科院、北京大学、东南大学等15所高等院校的合作,构建了一批具有显著成效的科技成果项目。
三、常州孵化器培育新兴产业存在的问题研究
(一)孵化器组织结构僵化,不利于对不确定性高的创新活动进行管理。常州大部分孵化器基本还是传统直线型职能式的组织结构模式,即在政府或者上级部门的领导下,通过设置不同的职能部门对入孵企业进行服务。如江苏常州天安数码城科技创业服务中心的职能部门有人力资源部、投资发展部、财务管理中心、总裁办公室等,常州三晶世界科技产业发展有限公司职能部门包括总经理、副总经理、项目引进部、企业服务部、科技创新部、物业管理部、财务部、综合办公室等。这种组织具有重复性,尤其是体现在管理上存在交叉重复性,因此不利于组织创新活动的高效管理,而且还会影响到孵化过程的连续性,影响到具体孵化项目的针对性管理,阻碍企业的创新活动。
(二)管理机制缺少过程跟踪管理,缺乏在孵化过程中的服务指导。目前常州市的绝大多数孵化器已逐步实现了规范化管理,相关入孵、毕业的考察与管理有详细规定,这些都显示出对入孵企业的甄选和毕业的重视,而相对忽视孵化过程的服务,出现了“两头重,中间轻”的情况。这种缺乏跟踪管理的机制使得在孵企业未能在孵化过程中得到充分的计划、技术指导。另外常州市的孵化器建设存在地域差异,也是影响管理机制创新与完善的重要因素。
(三)缺乏专业管理团队,很难为新兴产业的企业提供“量身定制”服务。科技企业孵化器的核心是为在孵企业提供各方面的专业指导和服务,而部分常州孵化器由于未能建立团队管理的组织机制,尤其是缺乏相关创新型人才,使得常州孵化器服务企业只能提供一般性、常规性的服务,而缺乏针对企业特殊需求的服务,导致其难以适应常州市科技创新产业的发展,最终影响企业的科技创新能力。
四、项目导向型孵化器组织模式与新兴产业培育关系研究
要提高孵化器的孵化质量和效率,解决常州市孵化器存在的问题,应探索出在组织结构、组织体制、管理机制方面都能与创新活动相匹配的组织模式。“项目导向型”孵化器无疑对创新活动管理具备一定优势,更能适应常州新兴产业的培育与发展。
(一)项目导向型科技企业孵化器的内涵。项目导向型科技企业孵化器是以项目团队为管理主体,以企业孵化过程为管理对象,以项目管理为管理方法,为促进和扶持初创企业成长提供相应服务的新型组织模式。
(二)项目导向型孵化器所需的组织体制,以创新性活动为主的项目为“导向”。孵化器属于帮助初创企业开展技术创新和创业的企业,故其应以创新性活动为主的项目为“导向”,兼顾企业的项目与日常运营活动。建立这种组织机制主要应包括项目团队的构建、管理人员的角色转换和绩效的跟踪这三方面的内容。
(三)项目导向型孵化器所需的管理机制,以服务孵化全程为目标的“过程管理”。以项目团队为基础和主体的项目导向型孵化器,决定了其管理机制是以“自主”与“自治”和“团队管理”为核心的管理机制,包括活动管理、过程管理与目标管理。其一,过程管理,是指依据“项目团队”这一组织机制特点,通过“分权”使孵化器中的项目团队对入孵企业的孵化过程负责。基于目前常州大多孵化器事业单位性质,管理机制仍然为严格等级制度,“集权化”是一大特色,这样不利于工作人员积极性的发挥,所以孵化器企业应注重“工作分权”。由于孵化过程涉及的内容及项目比较多,因此在具体的管理中必须要做好管理与跟踪工作,也就是根据不同的孵化管理内容及工作性质,明确具体的孵化管理人员,按照预定的工作顺序等进行孵化工作安排,保证随时掌握孵化管理工作中所存在的问题,并且及时制定出解决对策,促进孵化管理效益;其二,递进管理,为了对整个孵化过程进行管理和跟踪,就必须将管理工作落实到孵化过程的各个阶段,按照递进方式逐步推进管理服务,并且按照时间顺序进行计划和安排,以保证对入孵企业整个孵化过程的跟踪服务。孵化工作必须要按照顺利进行,也就是保证每项工作的无缝连接,超越工作流程的孵化成果必然会受到影响。其三,目标管理(ManagementbyObjective),目标管理是孵化管理的重要标准,也就是在实施服务时,管理团队要与孵化企业制定孵化评价基线,以此实现对孵化企业的跟踪管理。管理团队就要对该目标的评价基线等进行实施,管理团队需要及时根据管理评价效果进行分析与问题的反馈。根据反馈信息进一步修正和改进(处理,ACTION)。修正改进后必然影响下一轮目标管理的过程和结果,以此反复,形成一个逐步上升的循环,使得孵化器企业目标制定和实施更加完善,从而对入孵企业的管理能力逐步提升,竞争力增强。
【关键词】档案 信息化 企业管理
1 当前电力企业档案管理模式及存在问题
1.1 档案管理模式
随着公司的发展,原有OA版本已不能适应档案工作需求,其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能,且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷:在安装过程中,不同平台的数据导入时出现丢失;在日常管理中,时常出现数据(案卷或文件)丢失现象;数据库无法备份,数据安全存在极大隐患;在新旧分类大纲同时存在时,档案的分类出现冲突现象,致使档案号紊乱等。
1.2 档案存储模式
当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理,还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。
1.3 档案查询模式
在手工查询档案信息的检索过程中,检索流程为:查到案卷目录,再查到文件目录,根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址,然后通知库房调卷,办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难,且在此过程中,查询的途径不够全、查全率、查准率低,容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料,难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。
由于OA系统并非专业的档案管理系统,所以其查询功能简单,检索信息的查全率和查准率都较低,无法迅速快捷地找到所需要的信息,给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业,所属企业众多而且档案管理都是相对独立,横向纵向各不互通,所以未能实现资源的共享和整合,不能更好地发挥档案的效益。
2 集团数字档案馆的设想和建设方案
集团式管理的企业,下属机构众多且层次复杂,涉及多元化行业,分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同,档案管理的重点及管理特性也不同,各机构都设有独立的档案管理机构,相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。
集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况,信息化系统建设模式,程度以及系统维护能力等不同的情况,部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广,注册用户数量多,对系统性能要求高等因素,应具备良好的网络环境,总部与下属机构通过专网或VPN连接,最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。
2.1 档案信息系统实现的功能
档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能,对文件的产生进行超前控制,包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能,不仅能完成档案管理各环节,还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理,不仅能管理文本文件,还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置,并能提供科学的查询、统计功能,从而减少人为错误,提高档案管理的效率。
实现整个档案管理业务流程的全面数字化。通过档案管理与其它业务流的集成,建立文档一体化管理系统,实现各类电子文件实时归档(逻辑归档,即在线归档)。通过与其它系统的无缝链接,以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控,实时接收,用数字化手段对档案业务各流程进行管理,从而真正实现文档一体化。
总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源,各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。系统用户可通过局域网或者互联网,在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。
建成各类数字信息资源库,并对数据进行有效的组织和挖掘,为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源,而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域,从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘,可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。
2.2 技术方案
参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多全宗协同的分布式数字档案馆系统;具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能;为档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务;为用户提供基于WEB的界面,包括:用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。利用Java虚拟机和Java服务器技术,系统允许用户通过浏览器访问系统;采用强大的工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。
采用XML技术、基于J2EE平台、以JAVA语言开发的分布式数字档案馆系统,支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多种关系型数据库系统。系统的通讯协议采用HTTP,TCP/IP,SSL。
根据档案管理的特点,档案的应用程序、处理的数据及实际的计算广泛的分布于网络中,为了平衡这种分布,采用RMI技术实现系统的分布式计算,RMI是远程方法调用(Remote Method Invocation)。RMI技术可以实现档案业务所涉及的数据远程移交,即档案机构的下级单位的数据可以主动或被动的通过网络传输迁移至主管机构的数据库中。
3 实施方案
(1)第一步:统一建设集团公司总部与各下属机构的档案管理信息系统,能够实现对历史档案的数字化管理、实现对现行文件的有效管理、实现与现有各系统的无缝接口。
(2)第二步:实现集团公司总部可以通过统一的界面查阅各下属机构的档案信息资源。
(3)第三步:实现集团公司总部与各下属机构档案信息资源的互联互通。
(4)第四步:基于集团公司总部、各下属机构的数字化档案资源,开发超大规模、分布式虚拟数字档案馆,建立集团数字档案馆。
通过建成的数字档案馆,实现档案信息化,做到业务规范化,机构网络化,数据电子化,进一步促进企业集团迈向国际化。