项目档案管理细则
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项目档案管理细则范文第1篇
中图分类号：C271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2011）01-217-01
随着项目管理变得越来越普及，为探索提高企业管理水平和经济效益的途径，提高企业在全行业的竞争力，中电投电力工程有限公司率先在电力行业实行项目委托管理制试点，取得了令行业瞩目的成果。其中，在工程档案管理方面实现了其管理目标，从确定目标到实现目标，涉及项目立项、可研、初步设计、核准、采购、施工安装、监理、调试、性能验收和竣工达标环节等复杂的各个系统交叉管理的过程记录文件。为整个项目目标的实现提供了软管理的保障。在国家规定质量终身制，谁建的谁负责，工程档案的可追溯性和可鉴定性在竣工验收时所起到的定论作用不言而喻。工程档案管理工作与工程建设是如此的一致性和相辅相成，促使项目管理者把追逐管理的目标定格在了管理好工程档案这个软管理环节。
电力工程参建单位多，建设工期长，形成的工程档案数量大，内容庞杂，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，要确保项目工程档案的完整、准确、系统就要特别重视档案的过程收集与集累，将项目档案管理从末端前移，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全过程控制的记录体系，将项目档案工作和项目建设一样纳入项目管理程序，与项目建设的各阶段同步进行，从项目开工前就应筹划档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。实践证明，抓好工程项目档案管理与工程建设管理的“三同步”，就可以实现工程档案完整、准确、系统化。
以河南某两个大型电力基建项目为例，实践中，为了实现电力工程项目委托管理阶段的工程档案管理工作统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理，安全保管和有效利用的目标，作为项目建设阶段的管理方从项目开始就着手对工程档案管理进行了策划，组建了有效的管理团队，机构编制隶属工程部，借鉴国际国内先进的管理经验，根据项目的具体特点编制了相应的工程档案管理实施细则，对档案管理人员进行了相关的培训。实践证明，这些举措从机构、人员配备和管理制度上为实现项目工程档案管理目标做了充分准备。
实践中，项目管理方与项目参建方实施了项目合同制。例如，与项目公司（两大发电有限公司）签订了项目委托管理合同，与设计、安装、监理、调试等单位签订了相关的委托合同。以合同制来约束各方的职责和利益关系，其中，就约定了合同主体与相对方在工程档案管理方面的职责和相互关系，明确合同各方的职责。例如，委托管理合同中约定，项目公司职责：（1）负责前期文件、设计基础文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其归档工作。（2）负责工程竣工验收交接文件收集、整理及其归档工作。（3）负责考核期运行资料的收集整理及归档工作。委托管理合同中还约定工程管理公司职责：（1）认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对项目部各职能部门以及参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作；（2）负责制定《项目竣工档案管理实施细则》，提供统一标准的档案装具和管理设施；（3）负责工程管理性文件（包括招投标文件、合同、协议、来往文件、会议纪要）、工程未完工项目文件的收集整理归档工作；4、负责按管理合同的要求向项目公司移交竣工档案资料。设计合同中约定设计单位的职责：（1）负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册；（2）负责按设计合同要求提供设计文件的归档资料；（3）负责对汇总的设计变更文件进行最终审核。保证其完整、准确编制竣工图；施工合同中约定施工单位职责：（1）建立单位工程总清册，并按细则要求编制单位工程竣工档案；（2）负责自购材料的资料收集整理工作；（3）每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一周内提交工程管理公司项目工程管理部，由工程管理部和档案资料室共同组织有关单位审核，汇总后及时移交设计单位编制竣工图；设备材料代管理方职责：负责设备技术文件的收集整理工作。
实践中，项目管理方制定了一整套科学、合理、适用和操作性强完善的工程档案管理细则，从机构、人员、培训措施到领导管理体系、职责分工等行政职能层面和对档案的收集整理、分类组卷等等业务职能层面进行了分项规范。实践证明，制定完善的项目档案管理制度，是实现项目档案管理目标的保障，使各参建单位在收集和编制竣工档案时做到有章可循、标准统一、职责分明。
实践中，项目管理方的档案主管编制了管理方内部各有关部门的归档范围、归档时间以及归档的质量要求，定期对文件的产生和收集、档案编制工作进行检查、指导。项目管理方通过这种内部的职责分工和过程控制，首先做出了表率作用，各个职能部门在实施作业的过程中把好了每一个重要的文件收集、编制和归档节点，形成了能够起表率作用和行为标准的工程档案卷册，完成了既定目标。以此为标准，约束和引导整个项目参建单位过程文件的收集归档管理。实践证明，项目管理与引导作用是项目参与单位档案管理规范化的保证。
实践中，项目管理方的档案主管加强了与各参建单位的沟通协调力度和检查过程管理，对参建单位的档案主管进行业务培训，统一思想、统一认识、统一标准。两个项目成立由发电有限公司（项目公司）、项目管理方（工程公司）及主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组，负责领导和协调竣工档案管理工作；组织检查组，对竣工档案资料管理情况进行监督检查，领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。项目管理方（工程公司）工程部具体负责竣工档案工作，建立项目档案管理网络，不定期地组织监理公司及工程公司的技术人员对各参建单位的过程资料进行了检查评比，保证了档案的真实性、完整性和及时性，做到了移交精品工程的同时移交高标准的工程档案。在项目所有参建方的档案管理过程统一采用了PAP工程管理系统软件并多次对各参建单位的档案管理人员进行了档案专业知识及PAP档案资料管理模块使用的培训，既减少了协调的频率，又提高了管理效率。规范化的电子文档提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在参建单位之间资源共享，也对档案编研工作起到了快速整合作用。管理过程中还严把案卷质量关，按照对原件、抄件、供应商资质报审附件、质量验评文件、工程技术记录表式等的归档要求，对施工、监理、设计、调试等单位的档案组卷情况进行了严格的过程检查，实践证明，采用先进的管理模式、有效控制案卷质量、遵循合理化的组卷原则，大大强化了项目管理各方的档案管理，其结果使得工程档案更加标准化、规范化，统一化。
通过以上的行政和业务管理环节，项目管理方组织各个参建方完成了约定的168小时后三个月期限内的基建工程档案的整体移交，实现了项目工程档案全方位的管理和既定目标（完整、准确、系统、规范）的实现。以此为契机，管理方将此两个项目管理中的档案控制经验经过系统的梳理总结，形成完整的理论与实践相结合的项目委托管理工程档案管理手册并在项目实施过程中与企业内部的各个在建项目交流完善，不断扩大应用项目范围，造就了企业各个参建项目管理的档案控制风险，最终实现了企业项目管理和经济效益的双赢。
项目档案管理细则范文第2篇
【关键词】项目档案；档案信息化；组织机构
随着国家对军工研究所固定资产投资力度的加大，对项目竣工验收的要求也越来越严格，固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）验收作为项目竣工验收的重要组成部分，其管理体系日益受到关注，如何有效地提高项目档案管理水平，顺利完成项目竣工验收任务，是理论与实践亟待解决的问题。
一、 军工研究所项目档案管理面临的挑战
（一）上级机关对项目档案管理的严格要求。早在2007年国防科工局就下发《固定资产投资项目档案验收办法》，对项目档案的验收组织、验收申请、验收要求提出了具体指导意见。随着国家对军工研究所固定资产投资力度的加大，对项目档案的管理和验收要求也越来越严格。2013年国防科工局下发《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》，明确规定“项目进行竣工验收应完成项目档案单项验收”，并指定项目主管部门负责其所属单位项目档案单项验收工作。随后各军工集团也出台相应规定，进一步规范项目档案的验收工作。如中国兵器工业集团于2014年印发《中国兵器工业集团公司固定资产投资项目档案验收评分细则》，作为项目档案归档与验收量化标准的依据，该细则从项目档案基础管理、项目档案完整性、准确性、系统性、项目档案的保管与利用和档案验收工作6个方面提出了量化评分标准。
（二） 军工研究所传统项目档案管理模式已经落后。军工研究所固定资产投资项目具有建设周期长、投资金额大、涉及单位多、参与人员广、专业技术跨度大等特点，批复周期之长可达48个月，项目从资金计划下达到竣工，需要完成数百套国内外设备及软件的订购与安装，同时也需要完成大量的基建工程建设，涉及部门往往包括军工研究所所有技术部门、信息安全部门及若干机关单位部门。此外，随着军工研究所信息化水平的提高，OA办公系统、固定资产投资系统、档案管理系统等一批管理软件陆续建立，项目档案的信息化管理水平也亟待提高。
（三）传统项目档案管理体系已不适应军工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多军工研究所正进入向精益化、信息化转型升级阶段，项目档案的管理体系建设也要及时跟上军工研究所的发展步伐。项目档案的管理需要大多数部门的参与，项目档案管理部门需要通过实用高效的管理体系，明确每个人在项目档案管理中的责任、工作内容及目标，变静态管理为动态管理，逐步推进项目档案精细化管理的建设步伐。军工研究所很多项业务，都或多或少与项目档案业务有流程和数据层面的关联，因此改进项目档案管理体系，实现与相关信息系统集成，才能更好地服务于军工研究所主营业务。
二、军工研究所项目档案管理体系建设的指导原则
军工研究所项目档案管理体系建设的最终目标为高质量通过国防科工局项目档案验收。要实现这一目标，必须保证项目档案管理的高效有序，并通过信息化技术、领导机构设置、制度约束、激励评价、沟通交流等手段，对项目档案管理全过程进行有效控制。具体指导原则是：
（一）加强各部门协调。项目档案管理涉及到方方面面，是一项系统工程，必须各层级各部门集成推进，成立项目档案领导组织机构，建立项目档案管理团队，统筹协调，实现联动，共同建设项目档案管理创新体系。
（二）完善相应的制度建设。要紧密结合研究所机构设置、职责分工，制定相应的规章制度，全方位、多角度对项目档案管理形成约束机制，有力保障项目档案管理体系的作用。
（三）融入信息化建设。只有以信息化为手段，使目标管理与过程控制相结合，加强阶段性检查，才能确保目标实现。
（四）创建激励机制。应该充分调动研究所各技术部门、机关人员的积极性和创造力，多方面促进项目档案管理。
（五）打通沟通交流通道。通过参加项目主管部门例会，参加项目设备到货验收、终验收会议，不定期走访项目实施部门，增进项目了解，掌握项目资料情况。
三、军工研究所项目档案管理体系建设的内容
军工研究所项目档案管理体系建设主要内容可概括为：组织机构建设、信息化建设、管理机制建设、激励评价体系建设、协调交流机制建设。
（一）组织机构建设。为建立健全军工研究所项目档案管理体系，形成“统一管理，分工负责”的档案管理体制，维护项目档案的完整、准确、系统与安全，军工研究所应该成立项目档案工作组织机构，由分管档案工作的副所长担任档案工作领导小组主任，各部门领导作为档案工作领导小组成员，主要职责是贯彻国家和上级部门有关项目档案工作的制度和规范，负责项目档案工作的组织领导以及重要问题的决策，负责对各单位项目档案工作日常管理、整改落实情况进行评审、评比和奖励。这样项目档案管理工作有了强有力的领导机构，保障军工研究所项目档案工作的领导力以及资金、人员、管理等顺利落实。
（二）信息化建设。以信息化手段为支撑，规范项目档案管理及归档流程。加强项目档案的过程管理与控制，（下转第131页）（上接第128页）必须在管理手段上有所创新，为此应将项目档案的管理纳入军工研究所档案管理软件中，并和项目主管部门的管理软件深度融合，以实现项目档案信息资源的全周期管控。以某军工研究所为例，该研究所项目档案的管理融入新上线的数字档案馆软件中，并与固定资产管理系统做了接口，实现了项目档案资料的在线归档。通过该接口，各类项目文档签署完成后，即可发起归档申请。同时在即将上线的档案门户网站上预置了项目档案入口，通过创建项目档案门户的方式，为项目参与各方提供一个高效率信息交流和共同工作的环境。
（三）管理机制建设。将项目档案工作要求纳入项目建设实施计划，与项目建设实行同步管理。各部门在签订项目建设合同时，必须将项目文件材料的收集、整理和归档要求纳入合同条款，以明确责任。签订基建项目设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确需要提交的项目文件材料范围、份数，以及整理要求和归档责任。签订设备仪器研制或外购合同、协议时，应当设立专门条款，明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求。设立专（兼）职项目档案人员，负责项目竣工验收前管理类、基建类、设备仪器前期文件材料等项目文件材料的收集、整理和归档，负责组织、协调和指导项目勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
（四）激励评价体系建设。成立考核机构，制定考核标准，对项目团队及个人的档案资料移交情况进行定期化、制度化考核，执行激励与处罚。考核标准主要包括项目档案工作组织领导情况、归档项目档案的完整性、规范性、及时性，对项目档案情况的熟悉程度等，同时给兼职档案员发放一定津贴，提高各实施部门和个人参与项目档案工作的积极性。建立短期激励体制和长期激励体制，短期激励是在每年年底评选出优秀兼职档案员、优秀固定资产投资建设项目先进单位和个人，长期激励体制是在项目验收通过后，组织评选项目先进单位与个人，以激发项目档案工作参与者的积极性与主动性。
（五）协调交流机制建设。项目档案管理部门积极参加军工固定资产投资建设项目例会。及时掌握各实施部门的工作进度，并将近期项目档案工作中出现的问题进行探讨，参会人员集思广益，对项目档案的管理提合理意见或建议。在参加项目例会的同时，综合档案馆常以走访形式或开验收会的方式到各实施部门沟通交流，召开部门工作会议，了解项目档案工作中遇到的问题，并根据各部门遇到的具体问题具体分析，为项目实施部门排忧解难，共同促进项目档案管理工作的进步。
【参考文献】
[1]王海静.固定资产投资项目档案管理存在的问题及应对措施[J].机电兵船档案，2016（1）：42-43.
[2]吴朝霞.浅议实验室仪器设备档案的管理[J].办公室业务，2016（2）：148-150.
[3]刘守华.用档案规范助推工作规范[J].中国档案，2015（1）：30-31.
项目档案管理细则范文第3篇
论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
1加强领导，建立档案组织
抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。
2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。
资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。
管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强对有关人员的培训
一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。
项目档案管理细则范文第4篇
关键字：电网；项目；档案；管理
中图分类号： G271 文献标识码： A
1.电网工程建设项目档案管理现状
500kV及以上电压等级的项目和部分220kV项目由各地电力超高压建设管理公司和运检公司建设维护管理工作。220kV及以下电压等级的项目由各地区局承担建设管理工作。各建管单位成立业主项目部，具体承担工程项目的建设管理工作。项目运行维护单位代表业主对全套项目档案行使接收、保管、使用权。电网公司办公室作为公司档案主管部门，对各单位贯彻落实档案工作责任制情况进行监督指导，原则上不接收保管具体工程项目档案。各工程项目建设管理单位负责项目档案移交的组织和协调工作，监理单位负责档案初步审核把关工作，运行单位负责项目档案的验收和保管工作。在建设过程中对工程资料实施同步管理。认真贯彻执行档案工作与工程建设同步布置、同步检查、同步验收的“三同步”原则。
2.如何做好电网工程建设项目档案管理工作
2.1建管单位、运行单位以及参建单位三者独立工作又相互配合
2.1.1建管单位
在正式开工时应及时组织参建单位和运行单位开展档案培训交底工作，明确档案工作要求，落实档案责任人员，发放档案离线客户端软件。在交底培训前，建设管理单位应将完整的项目参建单位信息提供给运行单位，以便运行单位根据此信息导出档案离线客户端软件。
2.1.2运行单位
运行单位应主动介入今后拟接收运行的项目，要全程参与项目建设的档案管理工作。要向参建单位提供项目文件材料收集、整理、编目等方面的指导和帮助。
2.1.3参建单位
参建单位应在项目档案日常管理工作充分发挥档案离线客户端软件的作用，按照项目建设进度，及时收集整理录入项目文件材料。最好能够做到文件办理完毕即归档，在离线客户端软件中录入对应信息。这样做的有几个好处：一是文件材料及时归集，不容易遗失；二是文件随办随归，减少后期工作量；三是可以检索录入系统的文件材料，方便管理。在项目文件材料正式移交归档前，建管单位应组织参建单位对收集整理的文件材料进行自检，及时消除文件材料中存在的问题。运行单位应积极予以配合，提供相应的指导和帮助，同时也是对项目文件材料情况的预检。
2.2加强领导对档案管理的重视
加强领导对依法制定企业档案管理制度，在各种相关的会议上都对档案工作制度的落实提出严格的要求，使档案管理工作能够在顺利开展。企业领导还应及时了解和协调各参建单位在工程达标投产和创优质工程档案归档工作中存在的问题，确保了档案工作的顺利开展。领导的重视和支持，可以给档案专业人员干好档案工作增强信心和决心，在工作中充分发挥档案的管理职能。一方面档案管理人员加强学习，与时俱进，不断提高管理的能力和水平；另一方面树立了有为才有位的思想观念，强化过硬的业务管理能力，对如何加强工程项目档案管理提出合理化意见或见解，使档案管理职能得到有效发挥。
2.3加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质
为适应电力建设的飞跃式发展的需要，应加快档案队伍建设素质培养，提高档案管理人员素质，是提升档案事业发展水平的关键。随着电网建设先进技术和先进设备的投入，档案管理人员要不断更新观念，掌握新技能、补充新知识、提高管理能力。应根据相关要求加强对档案人员队伍的培训与管理，提高档案管理的能力和水平。在注重提高档案人员业务水平的同时，在企业内部也应加强对工程管理人员的培训，定期或者不定期的举办归档知识讲座，从而使工程管理人员和兼职档案人员增强档案意识，不断掌握归档工作技能。
2.4制度建设和激励机制相结合
依照相关法律法规，制定企业工程建设档案管理办法、实施细则等，各种制定的规范文件，以此来强化工程项目资料的及时归档工作。在管理制度中要突出激励机制，明确档案管理的权力、责任、义务，同时制定了经济责任制考核，通过“同业对标”对工程及档案管理进行考核。将制度管理与机制相结合，使档案管理工作进入良性循环的轨道，保证重点建设工程项目档案的及时归档，确保档案的齐全、完整、准确。
2.5加大投入新技术、新科技
以档案管理的要求为基础，加大科技投入，不断引入新技术、新知识、新软件。充分利用数字化档案管理系统，不仅可以提高工效，还能使档案管理能统一格式、统一标准、使档案的归档、检索、利用达到科学、便利、快捷，并能和设计、施工、监理等单位通过网络达到资源共享，可以为现场对档案的科学使用、规范管理提供可靠的服务。
2.6坚持两种职能，指导与监督相结合
在电网建设工程项目档案的形成和归档过程中，可以采取全过程管理的模式，从工程立项开始，建设单位档案管理人员就加大对建设项目档案的监管力度和指导，把好建设项目档案质量关，确保工程档案的完整、准确、系统。在归档过程中、强调完善全过程管理模式，档案人员主动参与管理，从工程立项到工程竣工每一个环节严格把关，帮助、指导各参建单位和工程建设管理部门，依法将工程过程中形成的全部资料，按归档标准及时整理归档。
3.电网建设项目档案管理主要做法
3.1统一业务规范
重大电网建设项目档案管理工作认真落实国家档案局关于重大建设项目档案管理要求，严格执行《国家电网公司档案管理办法(试行)》。具体工程项目中，由建设项目档案管理单位(国网直流公司、交流公司)负责制定实施细则并组织实施，做到标准一致、规范统一。
3.2统一质量标准
公司委托建设项目档案管理单位统一实施项目档案业务管理，负责电网建设项目档案业务交底培训、过程检查、整体质量控制与把关，形成自始至终的同一标准控制。
3.3统一验收迎检
贯彻项目档案成套性、系统化的要求，项目档案由建设项目档案管理单位统一汇集，经自查自检整改后，由办公厅统一组织预验收和申请国家档案局验收。
3.4统一保障措施
为确保各项管理要求落实到位，坚持实施经济手段和立体考核。在经济方面，明确一定数额档案保证金写入工程合同条款，保证项目档案管理的顺利实施。在考核方面，公司将项目档案管理纳入档案工作年度考评内容，同时作为电网建设管理的一部分纳入专业建设公司和省公司领导班子业绩考核指标。
3.5集中保管
A．成套整理，公司重大电网建设项目档案由建设项目档案管理单位负责汇总整理，形成一套完整项目档案。
B．原件归档，坚持档案的原始凭证要求，归档的建设项目文件材料须为原件，特殊情况可归集复制件，但需注明原件保管档号。
结语
在今后的档案管理工作中，应弘扬“努力超越、追求卓越”的企业精神。为适应社会的发展需要，电网应加大投资、加快建设，建成国内领先、国际先进的电网，面临大量输变电设备的投产和新技术的投入，这对我们档案管理和档案人员既是挑战、又是机遇，应把握这一电力大发展的大好时机，把电网建设的工程项目档案、管理得更加规范、更加完善，争取使每一项工程达到“优质工程”标准的同时，项目档案管理工作达到优质、一流的水平。
参考文献:
［1］陈宁钊.吴鸿超.智能化变电站资料管理系统的设计及应用[J].供用电.2008年06期.22-24.
项目档案管理细则范文第5篇
【关键词】电网建设;档案过程;档案管理
电网建设项目档案是在电网工程建设全过程活动中形成的一系列具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，输变电工程验收标准规定未经档案验收或者档案验收不合格的建设项目，不得通过项目竣工验收，而且对于输变电工程达标投产和优质工程评选，档案都是重要的考核和评选指标之一。它是工程建设和竣工验收的必备条件和凭证，也是投产后生产运行、检修、改建和扩建的重要依据。它能否真实反映建设过程和实际情况，将影响电力工程的有效利用。目前，各单位对项目档案的管理基本都依赖传统的档案管理模式，仅仅把档案管理工作作为项目建设管理的一个工作环节，没有将其作为与项目建设同步进行、全程控制的记录体系。项目档案全过程管理是以国家、行业标准规范为管理依据，依托国家电网公司档案管理系统平台，通过建立档案目录、固化标准模板、应用“二十四节气表”工作月历、加强过程监督检查等管理手段，实施“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”的全过程控制模式。通过建立这种新型管理方式可以将档案工作渗透于项目建设的各个阶段、各道程序之中，从而使工程项目建设档案管理能够贯穿于工程项目建设的全过程，将档案管理从末端移到前沿，实现档案工作与工程建设的同步进行。
一、电网建设项目档案管理的现状
(一)项目档案资料不齐全、不完整。电力建设项目大多参建单位多、建设工期较长，由于各参建单位对档案工作的重视程度和管理水平不高，从而导致重项目建设、轻档案管理的现象会不断在建设项目中出现。在部分项目部中时常发生档案原件丢失或者资料不全的现象，尤其是招投标文件，项目前期文件等。此外，经常出现工程建设与项目档案工作进展不同步，实体建设完成后项目档案不能在规定时间内整理完毕，不能及时完成档案移交工作，临竣工进行突击整理资料的情况，以上情况导致无法保证档案的齐全性，其真实性也在一定情况下难以保证。(二)项目资料不准确，归档质量不高。项目档案的内容真实反映了工程建设的全过程实际情况，档案数据的准确性会影响到整个工程质量的评价，但是现实中往往出现档案数据与工程建设的实际不符情况。在施工过程记录中经常出现漏填、错填，数据不真实，签字不规范，签名常用图章代替，甚至用计算机打印等，施工过程中发生的变更环节没有在图纸上进行标注，造成竣工图纸和工程建设实际不相符，为日后工程的运营维护工作埋下隐患。
二、电网建设项目档案管理不善的原因分析
(一)思想认识偏颇。项目建设单位各级人员“重工程建设、轻档案管理”的现象普遍存在，思想意识还很淡薄。有些人认为建设工程有“一份合同、一张图纸”就足够说明问题，弄这么多资料没有必要;有的参建单位认为工程档案管理仅仅是单位档案主管部门的事，与已无关;还有的甚至把档案作为“自己财产”，不愿移交归档。很明显看出来，对档案工作的认识不到位是造成工程档案管理不到位的首要原因。(二)管理工作失职。输变电工程管理职责不明确、没有建立有效的管理制度，极易发生“推诿扯皮”的情况。没有严格的档案管理网络，就不能形成有效的管理机制，也就无从谈起责任落实。档案主管部门人员往往只是在办公室里整理，不经常去现场，对基层档案管理指导监督不够，也是导致档案工作质量不高的原因。缺少制度和管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。(三)人员素质不高。工程档案收集、归档工作技术性和专业性很强，一般档案人员对专业知识不了解，很难全面做好工程档案工作;而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有专人负责，投入档案工作的时间和精力无法保证档案高标准要求，只能疲于应付日常事务，更谈不上加强档案业务学习提高业务素质。档案管理只能满足于“装进袋子、不丢失、锁进柜子、你查我调”的状况。档案人员素质不高，是造成工程档案管理落实不到位的根本原因。
三、完善电网建设项目档案管理的对策
(一)完善组织体系建设，为档案管理工作提供保障。1．建立健全档案管理组织。工程开工建设前，建设单位负责牵头成立由建设、设计、施工、监理、安装、调试等单位负责人共同组成的工程档案管理领导小组和由业主项目部、监理、施工、设计项目部人员组成的档案管理工作小组，形成以建设单位为核心，各参建单位为支撑的档案管理网络体系，以统一领导、分级管理为原则，实行“定人、定岗、定责”的方法，杜绝责任不清、互相推诿的情况。集中对工程项目档案进行统一管理，并通过定期召开会议协调解决在收集和积累过程中出现的问题，不断总结经验教训，促进档案工作的顺利实施。2．健全完善项目档案管理制度。莱芜公司以《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》和《山东电力集团公司输变电工程建设项目档案管理实施细则》为依据，结合公司有关项目档案的归档要求，编制了《莱芜供电公司输变电工程建设项目档案管理实施细则》，明确了档案管理的组织机构、管理体系、职责要求和奖励处罚等，并对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、组卷以及竣工图的编制和竣工验收等提出要求，以保证各参建单位及项目部在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有据可依。(二)完善管理手段，实现全过程管控。1．制定下发归档目录。依据工程的实际情况，从项目立项到项目档案移交，按照项目文件形成的先后顺序和项目建设的阶段，将建设项目全过程中应当归档保存的全部文件资料进行梳理、分类，并将归档材料名称、范围、编号、分类、归档部门、归档时间、保管单位、保管期限等有关的规定、标准进行整合，集中在一个表格中，简洁明了，十分方便实际工作应用。2．统一应用国家电网公司档案管理系统。严格落实国网档案管理办法的要求，全面应用国网档案管理系统，通过统一使用档案管理系统，真正实现各参建单位间档案信息资源的互通共享和各门类档案业务模式的规范统一，并且能够通过系统实时对其他资料进行归档、查询。3．建立标准归档模板。根据莱芜公司多年项目档案管理的经验，通过大量的调研分析和研究将普遍需归档的文件材料逐项列出来，建立树状结构的工程档案模板。业主单位从工程一始时就将模板导入档案管理系统，各参建单位进入系统进行下载并参照标准模板进行归档文件材料的收集工作。通过建立标准归档模板，各参建单位能够由被动要求归档转变为主动收集、填充，根据模板大家也可以清楚知道自己需要归档的内容、哪些内容应该归到哪个类目、什么时间需要归档、哪些需要挂接电子文档等，并能够确保文件材料收集的齐全性和完整性。(三)强化过程监督，确保同步进行。1．应用二十四节气表”工作月历，实现工程进度与档案同步。按照工程建设里程碑计划，以工程建设的关键节点(基槽开挖、基础施工、主体完成、土建转电气等)为“节气”，编制各参建单位和项目部档案工作“二十四节气表”月历，让各参建单位和项目部能够明确各阶段过程中需要整理、立卷和移交的资料及时间节点。通过应用月历表，将档案工作与工程建设进度紧密连接在一起，让项目档案工作与项目建设的各阶段同步进行，和项目建设一样纳入整个程序管理。2．加大检查力度，及时发现问题落实整改。利用激励奖惩机制，充分发挥调动监理的职能，要求监理档案管理人员每周深入现场，及时检查文件资料收集整理情况，及时发现收集整理过程中存在的问题，提出整改要求，督促责任单位限期完成整改。建立定期通报制度，每月召开项目档案管理专题会议通报当月检查考核情况，并提出下一步改进措施。
四、结语
