档案管理职责及工作要求
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档案管理职责及工作要求范文第1篇
一、企业工程档案管理的现状及难点
企业工程档案为项目投产后正常生产维护、检修或改造、扩建的重要依据。也是保证建设项目档案的完整、准确、系统地为建设项目档案竣工验收提供依据。尽管档案管理重要性认识不断提高，但目前仍存在问题值得思考和重视。
1.项目档案管理工作重视程度不够及范围、职责界定不清
建设项目前期、建设过程到竣工验收，各级领导非常重视立项、投资、设计、招投标、安全、质量、进度、决算、竣工验收等各环节的工作，但对办理过程和形成结果的依据性文件材料只关心是否办理完毕，不关心文件材料的集中和安全管理，以散存在个人手中为普遍存在的问题，造成形成文件责任者与文件管理者责任不清，没有做到项目档案工作与项目建设同步，没有严格执行建设项目档案“统一领导、统一管理”的管理原则。在遗留项目中有的建设单位，在建设过程中对档案管理的责任就界定不清，准备接受验收时，又将自行负责的各阶段文件材料口头委托施工单位进行整理、组卷，施工单位对这部分文件材料的形成过程不了解，只能在案卷外观质量上达到要求，其内容的完整性和准确性达不到要求，是遗留项目验收、在建项目档案管理中存在的普遍问题。
2.企业档案管理人才队伍问题
企业发展没有充分考虑到档案管理人员素质建设和能力培训，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。
3.建设单位各级管理、工程技术人员档案管理意识淡薄。
各级管理、工程技术人员是建设项目前期和管理中文件材料的主要形成者和具体执行者，是建设项目档案进行收集、积累的主要来源。在对遗留和在建工程项目的档案管理进行分析时，大部分建设单位存在人员少、兼职多，缺乏档案管理基础和专业知识，他们习惯将自己形成的、具有参考和利用价值的文件材料放在“手边”方便再利用，主观意识上对建设项目过程中档案“统一管理”有抵触情绪，待项目检查和验收有关联时再做“回忆录”，临近整体项目竣工验收时，才感到档案管理工作麻烦、压力很大或由于工作变动又没有被监督交接“私人财产”，使原本有价值、凭证作用且无法补救的文件材料遗失和没有利用的机会，是建设项目管理的文件材料收集不全的因素。
4.项目参建单位对项目建设文档的收集不够重视。
建设项目档案管理不仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项密切配合的工作，各参建单位之间存在一种互动的关系。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在建设项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证项目档案的顺利进行。
二、强化工程项目档案管理的对策
1.人员素质建设与能力培养
人的管理理念依然是企业档案管理的主要因素，其素质和能力的培养应视为基础中的重点进行，因此需要引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。
2.将项目管理的要求与档案工作的要求紧密结合、同步进行
工程档案管理工作只有与项目建设紧密结合、融入项目建设同步之中才会有生命力。从项目的提出开始、项目建设各阶段中到项目竣工全过程，档案的形成、收集、整理都要同时跟上，合格的竣工档案与竣工验收同步进行。只要高度重视过程监管，紧密结合、同步进行，健全管理体制和工作网络，坚持“统一领导、统一管理”原则，才能逐步实现项目档案管理同步化、制度化、网络化。
3.明确建设单位自身档案管理及职责范围
档案管理首先应明确自身档案管理职责范围：按照建设项目各阶段档案管理范围、责任划分，除施工文件、监理文件由施工单位、监理负责各自范围内各类文件的收集到归档；生产准备和试运行阶段的文件由使用单位和建设单位共同完成收集到归档；其它各阶段文件（项目立项、设计及基础、项目管理、工艺设备、涉外、消防、财务和器材、竣工验收文件）的收集到归档均是建设单位的职责范围。其次是建设单位对监督、指导各参建单位将项目档案工作与项目建设同步负有责任。只有明确了档案管理的职责，才能避免出现分工不明的现象
4.充分发挥建设单位在项目档案管理中监督指导的作用
一是将项目档案的管理制度化，纳入合同管理中，在项目招投标和签订合同时，设立专门的条款，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准。明确设计单位、各施工单位以及监理单位提交有关基础资料和文件的期限、份数、质量要求和对项目文件的监督、审查责任。用合同作为约束各参建单位强有力的法律依据。二是发挥监理单位的重要作用，依照《建设工程监理规范》，监理单位对项目文件特别是竣工图、竣工文件的完整、准确、系统，负有监督、指导、检查、审核、签认的责任。三是针对项目实际编制建设项目档案管理办法，对项目建设文件材料从形成积累、质量要求、整理编目到移交归档及责任部门提出统一要求，并在项目建设各阶段严格执行。通过建设单位和各参建单位的共同努力，逐步实现建设项目档案遵循：施工中把“形成关”，交工验收时把“归档关”，建设、监理单位共同把“质量关”，保证项目档案的齐全、完整、准确。才不会在对档案进行汇总整理时出现遗失，缺失，漏失的现象。
档案管理职责及工作要求范文第2篇
关键词：财政档案；档案管理；新时期
概述
财政投资评审是指由各级财政部门根据相关规定，对融资建设项目与财政性投资，进行工程预（结）算、概算、竣工财务决算等一系列与实施评价审查相关的工作。财政投资评审档案（以下简称“评审档案”）则是指在财政投资评审工作过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、视音频等原始记录。做好财政投资评审档案管理工作对规范财政投资评审工作，保障财政投资评审工作准确、客观、公正具有积极的现实意义。新时代评审档案管理工作要坚持全生命周期理念，把握评审档案的规律和特点，从评审档案的收集、归档、保管和利用全环节严格执行评审档案的规范和要求，确保评审档案工作的规范性、标准化，以满足新时代财政投资评审档案的新要求。
一、认识评审档案价值
财政投资评审是衡量财政投资项目综合管理水平的重要标尺，也是多角度、全方位、各层次的评价财政投资项目的系统评价体系，是强化政府财政投资管理的重要手段。在思想上要充分认识到做好评审档案管理对提升财政投资项目资金利用效率，规范项目资金使用、做好项目竣工验收等等发挥着重要作用。
1.领导思想高度重视财政投资项目评审档案管理管理领导要高度重视评审档案管理工作，在思想上要充分认识到评审档案工作对于财政投资项目评审工作的极端重要性，是财政投资项目评审的重要信息资源。要把评审档案管理工作纳入到评审业务重要议事日程，强化组织领导，明确部门及人员职责分工，纳入到年度目标绩效考核的重要内容，带头落实各项目标要求，从人、财、物等各方面给予评审档案管理工作以大力支持，营造部门上下高度重视评审档案管理工作的浓厚氛围。
2.管理人员清晰认识评审档案工作的具体人员要在思想上充分认识到评审档案管理工作的重要性认识，明确评审档案工作岗位的职责内容、职责要求，增强做好评审档案工作的使命感、责任感，熟悉评审档案工作的各项基本要求，明确评审档案收集、整理、分类、编目、保管、利用等全过程标准和规范要求，增强做好评审档案管理工作的思想自觉和行为自觉，切实加强财务投资评审及档案管理方面的业务知识学习，提升自身业务素能，为评审档案管理工作提供可靠技术保障和过硬业务素能支撑。
3.增强档案意识观念财政投资评审档案管理工作业务性强、保密事项多、各项要求高等特点，要求档案管理者及具体操作人员要牢固树立法治理念、规范意识，切实增强依法管档、依法用档的意识。档案人员要明确财政投资评审领域相关法律法规以及财政投资评审方面纪律要求，严格按照相关规定和要求自觉做好财政投资评审档案管理工作。
二、全面收集评审档案
资料收集是做好财政投资评审档案管理的前提和基础，资料收集的及时性、完整性和准确性，直接影响到后期评审档案归档、利用的质量和效果。因此，要在思想上高度重视评审档案收集工作，及时、全面、完整地做好评审档案收集，切实做到应收尽收。
1.及时收集评审资料成立评审档案管理领导小组，安排专人负责评审资料的收集，赋予不同岗位人员工作职责。明确不同部门、不同人员承担相应的职责。如财政投资项目单位应定期上报相关评审文件，将评审文件交档案管理人员登记，包括：财政投资项目单位名称、地址、文件资料目录、报审时间、联系电话及联系人签名等，确保评审资料应收尽收。此外，评审人员在日常评审环节注意评审资料的搜集、整理和保管，评审结束后及时移交档案管理部门。
2.明确评审资料范围财政投资评审资料归档范围包括：工程预（结）算审核资料和工程决算审核资料等都应纳入收集归档范畴。前者，主要包括项目立项批文、工程概算文件、施工图纸、预算书、工料分析表、工程量计算书、计算底稿及其他资料；后者，主要包括决算书、工程竣工图、工程建设合同、开工报告、竣工验收证明、施工许可证、隐蔽工程记录、工程监理报告等等。
3.评审资料收集要求评审资料收集应做到及时、规范、准确、完整。如，评审资料收集时要检查内容是否齐全、格式是否规范，评审资料来源是否合法可信。此外，评审员还应保证移交的评审资料内容完整，格式符合相关要求，获得的签证记录、合同文件等真实有效。
三、及时归档评审档案
评审资料收集后，还需要及时移交至档案管理部门，由档案管理部门按照《档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关规定，严格按照归档程序做好评审档案立卷、归档等工作，确保应归尽归。1.移交财政投资评审档案应在项目评审人员在项目竣工财务决算批复后，在规定的时间内（通常为15天）将属于归档范围的评审资料收集、整理后移交至档案管理人员。由档案管理人员与项目评审人员共同清点所移交的文件资料数量等，并由双方签字确认，确保评审档案及时移交、完整归档。
2.立卷评审资料立卷程序一般为：分类—组合—编目。即，在评审材料完整收集基础上，将评审资料按特点进行分类，再将分类的材料按照一定规律进行组合，经过组合后的材料再进行系统的排列和编目。其中，“分类”可采用“年度——组织机构”分类法；而“组合”则是以问题为主，兼顾其他，构建紧密联系、保管期限划分准确。评审类以评审报告在前，项目批办单、评审依据等材料在后的原则排列；以全宗为单位，按不同门类、载体、保管期限分别排列。
3.归档根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《建设工程文件归档整理规范》等相关规定，结合财政部门工作实际，档案管理者应把握财政投资评审档案特点和规律，在做好分类整理、装订、立卷的基础上，及时归档文件目录，做好案卷编号和登记，确保归档及时、完整、准确。
四、做好评审档案保管
评审档案记录了财政投资项目的全过程，做好评审档案保管，确保评审档案安全，是评审档案管理工作的重要内容。1.实行分类保管将评审档案分为本年度评审档案和跨年度档案，分别做好相应的管理。其中，内年评审档案应交由档案管理人员单独保存，并于每年年底或者归档月统一交由档案室保管。跨年度档案，则应安排档案管理人员与项目评审人员共同做好档案管理，确保评审档案规范管理。
2.完善保管机制根据评审档案保管实际需要，完善档案保管机制。如，根据评审档案数量，购置相应数量的档案密集架，设置专用库房；档案库房应符合“九防”标准和要求；保持库房温度（14℃-24℃）湿度（50-65%），照片、底片、录音录像等放入特制密封盒、底片夹；购置恒温机、计算机、复印机、除湿机等等。根据信息化发展需要，做好评审档案资料的数字化进程，利用数字信息技术，提升评审档案保管的水平。此外，要定期组织档案管理者深入库房，对评审档案进行全面检查，发现破损退变的评审档案要及时进行修裱、复制；对录音录像档案要定期进行翻录，一旦发现异常要及时补救，确保评审档案安全。
3.健全保管制度根据财政投资评审档案的保管要求和特点，制定并完善保管环节档案管理各项规章制度，为财政投资评审档案保管提供有力支持和保障。根据《档案法》《保密法》的相关规定，制定符合财政投资评审档案保管要求的相关规章制度和标准要求。如，《财政投资评审档案人员职责》《财政投资评审档案安全保管制度》《财政投资评审档案借阅、归还流程》《财政投资评审档案保管保密制度》《财政投资评审档案鉴定销毁制度》等等。
五、注重评审档案利用
档案的价值在于其利用，评审档案利用也是评审档案管理的重要组成部分。随着政府财政投入的不断加大，项目的逐渐增多，政府财政投资项目评审所产生的档案越来越多，档案利用的频率和次数越来多。此外，随着信息技术的快速发展，以及在评审档案利用中的应用，改变了评审档案利用模式，提升了评审档案利用效率。
1.完善档案利用资源首先，要重视评审档案数据库及数字档案资源建设。随着信息技术的应用和发展，丰富的馆藏评审档案资源是档案利用的前提和基础，也是评审档案利用的价值所在。财政部门要结合政府投资项目评审的实际需要，建立具有评审档案内容的数据库建设，将现有馆藏档案资源进行数字化扫描、录入和处理，不断丰富数据库的信息资源。其次，丰富配套资源。随着评审档案利用的频次越来越高，要积极顺应政府投资项目评审工作的发展和趋势，注重档案网络技术的应用，加强后端建设和管理，如局域网平台建设等，为评审档案利用搭建良好应用平台。再次，实行分类管理。评审档案资源中涉及不同类型、不同领域和不同密级的档案信息，要做好馆藏档案资源的分类管理，为档案资源的利用提供便利。
2.丰富档案利用方式评审档案价值是评审档案利用的出发点和落脚点，也是开发多元化评审档案利用方式的基础和前提。因此，评审档案管理部门在数字化加工和数据库建设的基础上，最大限度地发觉评审档案信息资源价值，为评审档案利用提供支持和保障。首先，找准利用需求。通过问卷调查、深入一线等形式，向评审档案利用者征询需求内容和需求方式，结合政府财政投资评审工作的实际，做好评审档案编研，满足不同群体的评审档案信息需求。其次，加大技术应用力度。利用大数据、云计算等，做好馆藏评审档案资源的深度挖掘、分析，加大评审档案编研力度，为档案利用奠定扎实基础。再次，满足信息资源共享。通过互联网、局域网等，推进评审档案在档案管理部门之间、档案管理部门与其他部门之间的数据共享，打破信息壁垒，畅通评审档案信息交流渠道。
3.健全档案利用制度评审档案利用离不开一套完备的利用制度作为支持和保障。一方面，要根据评审档案的特点，制定具有针对性的、含有档案利用条件、范围及要求的档案管理制度。如出台《财政投资评审中心档案管理制度》，《财政投资评审档案借阅、归还、销毁实施细则》等等，使评审档案利用有章可循、有据可依，细化评审档案利用管理。另一方面，要从评审档案管理大局出发，细化评审档案收集、归档、鉴定、借阅等若干规章制度，并将其与政府投资项目评审工作有机衔接起来，实行扁平化刮泥。此外，要针对评审档案制度进行常态化的修订和完善，根据评审档案工作的实际需要，及时做好利用制度的立、改、废等工作。
档案管理职责及工作要求范文第3篇
关键词：船舶档案管理；新理念；信息化
中图分类号:F407.474 文献标识码：A
引言
随着社会经济的不断发展和科学技术的迅猛进步，我们社会已经金热了信息化的时代。在此时代背景下，加强信息化建设以成为各行各业的必然要求。船舶档案能够较为准确的反映航道及水运的发展轨迹。因此，加强船舶档案管理的信息化建设对航道的维护、建设等具有更加重要的作用。
一、创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化的积极作用
（一）提高船舶档案管理的办公效率
在传统的手工式档案管理中档案的收集、整理、保管、分类等各个环节都需要人工的参与，而众所周知人工参与的过程中出现失误的几率较大，对档案管理造成了极坏的影响。而实现船舶档案管理信息化则可在一定程度上有效保证信息录入的准确性，进而达到节省时间的目的，使档案管理工作的办公效率得到明显提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息资源间的共享
传统手工式的档案大多仅有一份，复制或抄写较为困难，对需求信息的查找也较为困难，因此在管理上难以实现船舶信息资源的共享。而实现了船舶管理的信息化后，对计算机、网络、大型数据库等技术的应用就使船舶档案的管理显得更加便利，资源之间的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶档案的稳定性保存
传统的纸质档案在保存方面的稳定性不够高，尤其是纸质的信息特别容易受到外界环境如火灾、水灾、腐蚀、虫鼠啮咬等严重影响。即使不受外界环境的影响，经过较长时间后纸质档案必然会出现各种自然损耗现象。但是，档案的信息化管理则可以使档案信息与档案载体之间实现异质分离，以便于信息化档案的长久保存和及实的查询利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息传递的速度及安全性
在日常的档案管理工作中，文件之间的相互传递通常采用传统的邮政系统手段，一方面传送时间会受到距离长短的限制，另一方面还常常会发生工作人员将某些文件在传递过程中丢失或延误的情况，给档案管理人员的归档工作及其他人员的检索利用带来很大的不便。而利用计算机网络技术进行管理，则可以直接通过网络进行传递，有效地提高了文件传递的安全性和及时性。
二、创新档案管理理念，实现船舶管理信息化的有效措施
（一）深化对船舶档案管理的认识，加强组织领导
要想创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化，首先应当深化相关工作人员对船舶档案管理的认识。这就要求各局、分局及船间的各级领导尤其是主管领导必须加强档案管理的责任意识，充分认识到船舶档案管理在航道事业发展过程中的重要意义。其次，应加大船舶档案管理的硬件设施建设的资金投入，为档案室配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等现代化办公设备。
（二）建立健全船舶档案的三级管理机制
除深化对档案管理的认识外，建立健全船舶档案的三级管理机制也是创新档案管理理念、实现船舶档案管理信息化的关键所在。这就要求船舶信息化管理工作必须明确各级管理人员的职责，实现管理的制度化、规范化。其一，明确档案管理督导员职责，即制订相关管理规定及规章制度，负责各种资料、报告、文件的收集整理和归档管理；制订船舶维修、保养方案、计划，督促员工按操作规程行驶船艇和按规定对船舶进行保养、维修；制订各种应急方案，掌握天气变化情况，正确指挥船艇机动，保证船舶在紧急状态下按正确方法操纵，确保船艇安全等。其二明确船舶管理员的职责，即定期对船舶状况进行排查，并将检查的结果及时归档；加强对船舶动态监控，及时对驶入非运营水域附近的船舶、违反安全管理规定的船舶发出警告并及时采取有效措施；发生水上交通事故立即向船务部主管领导报告并接受海事部门的调查处理等。其三明确船舶岗位人员职责，即协助档案管理员将各个传播的信息落实到位，确保信息的准确度；对于存在安全隐患或重大不安全因素，及时汇报并进行整改或停止作业，并及时记录相关信息；协助健全各种管理制度等。
（三）进一步推进船舶档案管理的现代化进程
随着社会经济的发展和科学技术的不断进步，进一步推进船舶档案管理的现代化进程则显得十分重要。这就要求船舶档案管理必须进一步引进科学的管理思想，并不断创新管理方式。尤其是面对信息网络时代的冲击，尽快使船舶档案管理脱离传统的手工管理逐步变成计算机管理，运用计算机加强船舶技术档案管理的收集、传递、开发和利用，充分发挥计算机技术在档案管理中的积极作用。如利用计算机条码技术将各个船只的机械设备进行编码，然后统一录入计算机数据库。这样就可以利用数据库管理技术对各个船只的使用情况、维修保养情况等进行汇总、整理和管理，以提高档案管理的质量及效果。
（四）加大对船舶信息的开发力度
加强档案信息化管理的目的就是方便日后对信息的利用。因此，加大档案部门对船舶技术档案的利用率及对信息的开发力度，也可以加快档案管理的信息化建设。这就要求船舶档案管理人员在日常工作中坚持服务的宗旨，针对航道生产及船舶运营的特点，不断扩充档案服务的内容及领域，并提高档案服务额质量和水平。
（五）引进并培养档案信息化管理的人才
提高船舶设备档案管理人员素质也是实现船舶技术档案管理信息化的重要方面。因此，档案管理部门必须重视工作人员的素质培养，可定期组织开展一些档案管理的学术交流活动， 邀请档案管理专家来局讲座、指导，或组织档案管理人员到先进单位参观学习。其次，提高档案管理人员的政治素质，使档案管理工作人员要有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律， 避免失密和泄密现象的发生。再者，应提高档案管理人员的综合业务素质。尤其是深造计算机应用及档案管理的能力，以保证档案管理人员队伍的稳定。
结语
综上所述，创新档案管理李奶奶，实现船舶档案管理的信息化建设对船舶行业的进一步发展具有重要意义。因此，我们必须从深化认识，引进和培养信息化管理人才，建立健全三级管理制度等方面不断探究实现船舶管理信息化的有效途径。
参考文献
[1]王焱. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息,2013,01:115.
[2]张莹. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息,2013,08:107.
档案管理职责及工作要求范文第4篇
高度重视档案工作建立和落实项目档案工作领导责任制，将档案工作纳入工程质量进行监督。各参建单位领导在基建工作中，都要把档案工作同时计划、同时布置、同时检查、同时考核。及时建立档案管理机构，配备相应的档案管理人员，形成档案管理网络。在项目建设单位的领导下，由监理牵头，成立由设计、施工、监理、调试等单位有关人员参加的档案领导小组和档案协作组，从组织上保证建设项目档案工作的开展。
二、档案人员要加强学习，掌握电网建设项目档案管理的有关规定
档案人员要不断提高业务水平和自身素质，积极主动与有关部门人员联系，了解项目建设的动态，做好每一环节的归档工作。工程档案是记录工程项目开始、发展、结束的原始信息，是推动工程建设业务流程发展的驱动器。只有将工程文件、档案的管理真正作为工程实体检查评分并且设立重要考核指标，加强工程项目档案的全过程控制和质量控制，才能实现以工程档案管理促进项目管理，使工程档案管理与工程项目管理同步进行，互相支持，互相促进。
三、制定符合项目特点的档案规章制度
明确各参建单位在项目档案上的职责，是做好建设项目档案工作的保证和协调档案工作的依据。从建设项目开始，建立科学、合理、适用和可操作性强、力度大的一整套建设项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、各方职责等方面做出明确规定，将文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、组卷以及竣工图编制和交接验收等问题，提出具体要求。
四、健全档案管理网络，发挥档案管理网络的作用
依靠一线兼职档案员，健全档案管理网络，各参建单位分工负责。网络成员各司其职，使建设单位部门由单纯地收集、整理档案，变为负责整个工程档案的管理、协调、指导。加强对工程档案全过程的协调、监督和指导，统一工程档案标准和要求，定期对兼职档案员进行业务培训。
五、开展工程档案管理的前
期策划和技术交底在工程项目建设前期，应制定档案管理的总体目标和整体战略策划，建立符合项目实际需求的档案管理体系，明确各参建单位归档职责和过程文件、档案的形成、收集、整理、组卷、归档要求，并将具体责任落实到人。
1.前端控制
前端控制要求工程项目档案管理人员在工程开始前就提前介入，并对文件的形成、整理、保管和利用全工程负责。只有在工程开工前对所有形成文件的信息做到事先掌握和事先策划，才能有效地加强对文件的前端控制。
2.过程控制
过程控制主要体现了全员参与的理念。要求在整个工程项目建设各个阶段中全员参与。同时，要将工程档案管理纳入基建工程计划及工程管理工作程序之中，纳入有关部门和有关人员的职责范围之中，档案人员要参与设备开箱、工程竣工验收等相关活动，做到工程档案收集、整理工作与工程管理、工程进度同步，把工程档案的管理作为整个工程管理的一部分，而不是单独地、孤立地档案管理。
3.后端控制
后端控制即对文件转化为档案的阶段里对档案的控制。必须对这个阶段的工程档案的归档质量和整理规范进行严格控制，维护工程档案的真实、准确、完整、规范和系统，同时还应以工程创流动红旗检查、质量监督检查、工程中间验收和竣工验收检查及达标投产、创优检查等活动为契机，对各参建单位档案资料严格把关、抽查，对归档资料不规范、不齐全的参建单位，及时提出口头或书面意见并敦促整改，最终达到形成档案工作责任管理和档案资料考核机制的目标。
六、强化声像档案资料的管理
档案管理职责及工作要求范文第5篇
2006年，我区农行系统的档案管理工作在省分行办公室和地县两级档案行政管理部门的指导帮助，以及各级行领导的重视、支持下，认真贯彻《档案法》和《中国农业银行档案管理办法》，紧密结合《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定（试行）》以及《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》，从薄弱环节和业务基础工作入手，在不断完善基础建设，逐步推行规范管理的前提下，积极主动抓了全区各行的档案管理达标升级工作，取得了一定成效。到年末，全区九个县支行和地分行机关10个单位的档案室，有 9个达标，其中 3个单位达到“省一级”，3个单位达到“省二级”，2个单位达到“省三级”，1个单位达到县（市）一级。所有达标单位均已基本成为门类齐全、结构合理、内容丰富的综合档案室，档案的利用价值和利用效果普遍有了提高。
一年来，主要做了以下几项工作：
一、加强组织领导，建立完善组织管理体系
按照上级行和当地档案管理部门的指示要求，地分行将档案管理工作当作内部管理和加强精神文明、企业文化建设的一项重要内容，给予了高度重视。首先通过组织学习《档案法》和《甘肃省档案管理条例》，以及上级行关于档案管理的有关规定，强化了全行员工，特别是档案文秘人员的执法守法意识和岗位职责意识，使各级领导和全体员工对档案管理工作重要性的认识不断有所提高，为开创全行档案管理工作的新局面奠定了基础。二是明确分管领导和配合协作部门，按照有关规定要求，选拔配齐了具有一定文化素质和有较强实践经验的档案管理人员。每个单位都把档案管理工作列为分管领导的重要议事日程，作为办公室主任的重要职责，定期分析研究档案工作，及时解决存在的问题，并把此项工作纳入岗位责任制中，确保档案工作与业务经营工作同步发展。三是根据上级行和当地档案行政管理部门的有关要求，结合全区档案达标工作的实际，地分行提出争取在年内一次性达标的具体目标，并将此项工作的任务目标落实到具体部门，实行部门领导责任制，从而加强了对各县支行档案工作的领导、督促和帮助，为促进全行系统档案工作的不断规范起到了有力的组织保障作用。
二、认真落实档案管理达标升级工作
我行根据实际情况，提出了具体的贯彻意见和措施，使达标升级工作得到了地县两级行领导的高度重视和大力支持；地分行主管领导对档案达标升级工作经常进行强调，就做好全区农行系统档案管理达标升级工作做了具体部署和要求，引起了各县支行的高度重视，使必要的人、财、物得到了及时落实；同时为了全面带动全区农行的达标升级工作，地分行办公室积极与地区档案处联系沟通，及时对有关达标升级的具体规定事项进行请示、咨询和研究，制定了具体的落实方案。首先从地分行机关抓起，对当年的文书档案按新的要求进行了整理、装订和充实提高，并从管理体系、干部队伍、管理制度、档案设施、业务建设、开发利用6个方面中的具体内容抓起，逐条进行认真仔细的补充完善，然后按规定在组织有关部门进行自查的基础上，及时向档案管理部门进行了申报，经检查验收，保持了“省一级”标准。为带动促进全行的档案达标升级工作发挥了积极作用。
三、建立健全了各项档案管理制度
2004年，我们在认真学习《档案法》和《甘肃省档案管理条例》的基础上，按照《全省农行2003年档案工作要点》及《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定》，狠抓落实，把建立和完善各项档案管理制度当作加强档案管理工作的重点，列入了部门工作的重要议事日程。一是邀请档案行政管理部门的专职人员亲临现场指导帮助，对不符合制度规定的有关具体问题及时进行了整改和纠正。二是认真按照档案管理的有关规定和要求，结合农行特点，统一制定了《档案管理制度汇编》，从档案人员的岗位职责，到档案的保管、查询、移交、保密、安全、统计、鉴定、销毁、接收、利用等各个方面都建立了比较系统完善的制度。三是全面落实了各种登记制度，从收藏、借阅、利用，到保管接交，都统一实行严格的登记签字制度，有效杜绝了丢失、泄密、损毁等各类事故的发生，初步实现了档案管理的规范化、程序化和制度化。
四、重视加强业务基础建设，档案管理服务水平有所提高
一年来，我们认真按照总行《档案管理办法》的要求，在不断建立完善档案设施和管理制度的同时，集中精力，主抓了业务基础建设。一是通过强调、检查和督导落实，使全行每个单位的档案用房、安全设施、档案装具等管理设备不断完善。二是注重抓了文件的归档收集，特别是对积存文件中一些应归档而未归档的重要文件，进行了再收集，使档案内容不断得到了丰富和充实。地分行档案室在完善达标后，对历年的收、发文件进行了全面的清理清查，对每个部门或个人保存的文件全部进行了清理收回，使室藏案卷卷数达到1583卷、2649件，使档案室的门类、结构及信息内容初具规模，为更好地服务全行的改革与经营创造了条件。三是积极提供服务，使档案利用的效果及价值有了显著提高。据不完全统计， 2004年全行档案利用共190多人次，仅地分行机关档案查阅就达40多人次，使档案的自身价值得到了充分发挥。
五、存在的主要问题和2004年档案工作的设想
回顾我行2004年的档案工作，由于上级行和当地档案行政管理部门的大力指导帮助，在地县两级行领导的关心支持和全体档案人员的辛勤努力下，不论从升级达标，还是业务基础建设等方面都取得了一定的成绩。但是，就全行档案工作与全行改革发展的整体状况比较，还很不协调，特别是与上级行的要求还有一定的差距。一是由于县支行机关人员精简后，档案管理人力严重不足，兼职人员没有经过培训，档案管理的业务素质较差，不适应档案管理新的要求；二是由于全行费用十分紧张，对有关档案达标所要求的资金、设备等难以保证，整体上不适应档案管理要求，要达到规范化管理规定，需要投入大量的资金；三是个别支行对档案工作重视不够，有1个县支行至今未达标。四是制度建设不太完善，部分档案室的登记制度不落实，流于形式；五是业务基础建设亟待进一步加强，门类不齐，结构单一，室藏档案不全，财务、人事、信贷档案未统一保管的问题仍未解决。上述问题的存在，与检查指导不到位有很大关系，对此，我们将在新的一年里重点加以改进。
