档案数字化工作要求
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档案数字化工作要求范文第1篇
高校历史档案一般是指1949年以前形成的档案，它是一所学校历史的真实写照，也是其独特的办学传统和优良学风得以形成、继承和发扬的物质载体。尤其是一些保存百年以上的珍贵档案更是研究我国高等教育起源、发展和改革的重要资料。我校档案馆现馆藏有近1万卷珍贵的历史档案，如1896年四川中西学堂和1910年华西协和大学创办资料，、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求学档案，这些档案对研究近代中国西南地区的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要价值。但由于保存时间较长等诸多原因，这些宝贵的历史档案已出现了不同程度的破损，特别是近年大量而频繁的查阅历史档案，更加剧了档案的损坏程度。为了更好地保护这些珍贵的历史档案，同时，也为了能给大家提供更安全、高效、及时和便捷的档案查阅服务，我校档案馆启动档案数字化示范工程，实施历史档案数字化、信息化项目，同时采用缩微胶片形式对数字档案实施异质备份，保证数字档案信息的有效性和长期保存，努力建立一套安全有效的数字化档案信息资源长期保存体系。
1 历史档案数字化建设模式
历史档案数字化建设目前主要有两种模式，即所谓的“内包”模式和“外包”模式。“内包”模式是指档案管理单位完全依靠自身力量实施数字化，该模式通过自己实施数字化加工过程，实际也是一个熟悉信息化、数字化软硬件设备和流程管理的过程。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，在不知不觉中提高了大家档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。该模式数字化成本相对较低，能培养和锻炼队伍，但在档案数量巨大时，自行实施加工工期相对较长。“外包”模式即业务外包加工服务模式，随着社会分工日益细化、专业化程度日益增强以及数字化技术不断更新，社会上专门从事档案数字化、信息化加工的机构应运而生。通过选择专业化数字加工机构，可以在较短时间内完成较大量的档案数字化加工任务。本次档案数字化也尝试引入档案数字化加工服务的社会机构，实行业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司协助完成历史档案的数字化工作。
2 历史档案数字化建设内容及要求
我校档案馆历史档案数字化建设内容主要包括历史纸质档案整理、档案数字化扫描加工、扫描图像处理、档案目录著录、档案全文转录、数字化档案数据挂接以及采用缩微胶片实施异质备份等。
2.1 档案整理
档案整理是实施档案数字化的第一步，也是保证档案数字化质量的重要程序。因此，数字化之前应根据实施数字化档案的实际情况制定档案出库档案交接档案拆卷档案修复档案扫描、著录档案装卷档案入库等一套完整的方案，并严格执行档案管理制度，保证在数字化过程中档案不丢失，不二次损失，对破损严重或褶皱的档案实施技术修复和作压平或熨平等相应处理。
2.2 扫描加工及图像处理
采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。为更好地展现档案原貌，全部采用彩色单页.jpg的存储格式，扫描分辨率为300 dpi；对于案卷中字迹较小、较密集的档案，可将分辨率提高到600 dpi；照片档案分辨率应不小于600 dpi。根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合，扫描后的原始图像需要进行优化处理，使成品图像清晰、端正，无图像歪斜、图像脏点、脏斑、字迹洇透、图像深浅不一等现象，图像拼接不能有明显的拼接痕迹。
2.3 档案著录
全文转录信息以Word文件存储，全文转录的文字识别率和全文转录的合格率应达到相应要求。目录著录信息以Excel文件存储。
2.4 异质备份
对数字化后的所有档案按16 mm缩微胶片实施异质备份。缩微胶片制作符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）的有关要求。按GB/T18444-2001标准的要求，提供必要的长期包装存储装具，包装存储装具标示明确，便于检索利用等。
2.5 成果提交要求
项目成果包括采用符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）规范要求的扫描图像、目录著录、全文转录的档案级光盘各一套和符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T 44-2009）有关要求的缩微胶片一套。
3 历史档案数字化建设的风险防范
由于采用外包模式实施档案数字化，因此，档案安全等风险防范措施也是档案数字化的重点工作。主要风险体现在：（1）外包服务公司的选择，历史档案数字化场所以及历史档案数字化过程中外包服务公司的人员管理风险；（2）历史档案数字化的技术标准或技术规范以及历史档案数字化过程中档案的安全风险；（3）历史档案数字化成果形式及其质量控制。要求在外包服务公司的选择上须事先做好充分调研，加强对外包服务公司的资质审查，选择有较强从业经验、有较强技术人员和历史、档案专业类团队的公司。同时，要求外包服务机构必须在指定的工作场地完成项目内容；档案数字化实施过程中，不得擅自安装使用存储介质，不得擅自复制或留存档案文件和数据；不得将档案原件、复制件、数字信息等带出工作场地；工作场地可以辅助安装监控等措施加强现场的管理。根据档案实际事先确定技术标准或技术规范，并在实施工程中根据实际情况与服务公司及时沟通，实时调整技术标准或技术规范。严格质量控制，及时组织专家对工程质量和效果抽查，并反馈信息给外包服务公司，及时纠错或纠偏。由于历史档案多是竖排文字，古体文、繁体字且没有文件级题名，没有标点符号，因此，实施历史档案全文转录便是此次数字化的难点，这不仅需要信息技术人员，更需要具有历史知识和档案知识的专业人员。
4 结束语
档案数字化是建设数字档案馆，实现档案资源整合、提高档案利用效率的基础。选择基于外包模式的历史档案数字化，档案数字化场所的安全、外包服务公司的资质要求以及对纸质档案的安全保护和服务人员的有效管理等是档案数字化得以顺利实施的保障，而数字档案信息资源的安全保存和有效整合，保证作为档案价值的有效性以及提高档案利用效率是实施档案数字化的根本目的。因此，提出一个保证档案安全和人员有效管理的档案数字化外包服务实施方案以及风险防范措施是非常重要的。同时，对数字化档案信息资源的长期保存机制和利用服务以及数字化档案信息资源作为档案价值的有效性进行探索是也档案数字化后续工作的重要任务之一。
参考文献
[1]张小亚，王文娟.高校历史档案数字化发展与实践探讨[J].陕西档案，2008（4）：9-11.
[2]史江，秦慧，赵德喜.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索[J].档案学通讯，2010（1）：37-40.
档案数字化工作要求范文第2篇
总体情况
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。同月，国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布“十五”期间，我国将加快数字档案馆的建设。为适应新时期档案工作需要，北京市档案局(馆)在《北京市档案事业“十一五”发展规划》、《北京市档案馆“十五”发展规划》、《北京市档案局馆2004 2008信息化建设要点》中提出了“档案数字化工程”概念，该工程包括三大系统：制作系统、存储系统和应用系统。其中制作系统是指传统载体档案的数字化，即：纸质档案、缩微品档案和照片音像档案的数字化，由此拉开了大规模对馆藏档案数字化工作的序幕。
2001年确立馆藏档案全面数字化的发展战略；
2002年4月起，纸质档案数字化工作全面推进。以每年400万页的速度递增，截止到2010年底，纸质档案数字化累计完成112万卷册、3525万页，占馆藏纸质档案总量的58％，完成了“十一五”规划的3500万页预定目标；
2005年底，建立数字化档案利用系统，实现了接待利用工作从登记检索到调档归卷、复制、审批、统让阅览、打印全过程的计算机管理，利用者可登录系统在线检索目录数据并阅览、打印数字化档案；
2007年国家档案局的传统载体档案数字化试点工作中，分别提出了“统筹规划、分步实施”、“需求引导、利用优先”、“三网并进，高效服务”、“确保安全、平衡发展”和“优先存量、注重源头”的数字化工作原则；
2008年针对档案数字化之后成品利用率不高的问题，陈乐人局馆长提出了提高数字化工作质量，加强挂接工作，做到数字化进度与成品利用进度同步的要求，提高数字化工作质量和成品挂接工作，使档案原件保护和数字档案利用工作进一步强化。技术部门通过案卷级别挂接和文件级别挂接建立了目录条目到电子图片的对应关系，目前已经实现了3000万页档案全文数据在局域网的挂接；
历经十年的不懈努力，至“十一五”末，全馆已建立起一套包括纸质、缩微品、照片和音频、视频等各种载体档案在内的数字化加工、存储、利用系统，系统功能更加全面，性能更加稳定。在档案利用大厅，22台计算机、高速的局域网络和先进的档案利用系统搭建起北京市档案馆数字档案利用平台，馆藏全部全宗级目录和案卷级目录、75％文件级目录实现了计算机检索，利用者采用刷卡登录系统的方式，可以在线检索42个数据库的700多万条数据，在线阅览3000万页数字化档案，同时档案馆通过北京市档案信息网提供180余万页开放档案的互联网在线阅览。数字档案资源不断丰富，数字档案利用成效凸显，档案利用工作的效率极大提高，广大利用者真正享受到方便快捷的服务，切实体会到档案数字化成果带来的实惠。
工作目标和原则
馆藏档案数字化工作对北京市档案馆而言是全新的工作，也是一项长期的系统工程，局(馆)党组对给予了高度的重视和持续的关注，制定了明确的工作目标和工作原则，不断提出新要求，完善工作意见，确保平稳、有序、全面、深入、可持续地开展数字化工作创造了条件。
(一)“全面数字化”工作目标
“全面数字化”涵盖三个层面的含义。
第一，要对全部馆藏档案数字化。北京市档案馆保存着记录北京几百余年历史发展的文字、照片、音像等不同载体的档案210万卷件，“全面数字化”就是要将这些存储于多种载体上的档案信息全部异质转化为数字档案。
第二，要对每个全宗中的每卷件档案全部进行数字化。
第三，要建立起包括纸质、缩微品、照片、音视频等多种档案载体在内的全套而非单一载体的档案数字化系统。
(二)五项工作原则
1 统筹规划、分步实施
以纸制档案数字化工作的发展阶段为例。
2002年数字化工作启动之初，北京市档案馆采取外包服务形式，指定公司对馆藏档案进行数字化制作、档案馆负责质量检验。经过两年的探索，初步积累了一定的实践经验。
2004年，由馆长总牵头，馆内主要业务处室参与，由信息化主管处室负责总体协调和质量检验，档案事业服务中心负责纸制档案数字化制作。
目前，采取由局(馆)统一管理数字化工作设备，以劳务派遣的方式聘用员工从事数字化制作，档案馆工作人员负责后期质量控制检验的工作模式。经过多年的实践和不断发展，已建立了一套较为完善的档案数字化管理工作机制，目前拥有工作人员50余人，各类专业设备百余台，日扫描量2万余页。
2 需求引导、利用优先
为加快数字化工作，我们区分馆藏档案情况，制定了“先目录、后全文”、“先纸质、后其他载体”、“先开放、后控制”、“先历史、后现代”的数字化实施步骤，并根据实际情况进行适时调整。结合利用需求分析，对利用率高的开放档案先行数字化，如：民国社会局、警察局档案等；对尚未开放的档案，从利用需求和利用安全等方面考虑，选择性地进行数字化，如：奥运档案、房产档案等。通过实践，“需求引导、利用优先”的工作原则在实际工作中发挥重要的指导作用。
3 三网并进，高效服务
北京市档案馆始终把为利用者提供高效便捷的服务放在首位，逐步建立了分别以互联网、政务网和局域网为平台的档案信息资源网络服务体系。网络服务体系面对不同服务对象，提供不同的服务内容，如面向公众、以互联网为平台，提供馆藏80余万条开放档案目录和馆藏180余万页档案数字化原文及1000张数字照片的在线查询服务；面向全市各委、办、局，以政务网为平台，提供馆藏26万行云流余条档案目录“一对一”查询服务；面向来馆查阅档案的利用者和局馆内部人员，以局域网为平台，提供馆藏全部700万条档案目录和馆藏3000万页档案数字化原文的查阅服务，最大限度地满足了各类利用需求。
4 确保安全，平衡发展
档案实体安全和信息安全始终是北京市档案局(馆)各项工作的重中之重。按照陈乐人局(馆)长围绕档案实体安全、信息安全、设备设施安全、馆室环境安全，筑牢思想、机构、制度、技术、设施、网络和应急七道防线的要求，全馆不断加强信息系统安全防护能力，实施局域网、互联网、政务网物理隔离，对所有上网档案进行二次鉴定，确保档案信息的安全。平衡发展，是在大规模开展馆藏档案数字化工作的同时，也同样重视缩微复制技术的运用，把馆藏中不开放档案制作成缩微品，待其开放后可直接由缩微胶片进行数字转换，两种技术的充分融合，为档案的安全存储和有效利用提供技术保障。
5 优先存量，注重源头
为了对档案进行抢救性保护，我们把数字化重点优先放在馆藏档案上面，也同样注重即将进馆档案的数字化工作。通过《北京市档案馆档案接收办法》和全市档案移交工作会议，提出对移交档案进行数字化的要求，要求移交单位开展档案数字化工作。
抓住机遇，加快建设
档案数字化工作要求范文第3篇
一、数字化中期：目录优先，注重源头，确保质量
1. 确保目录数据库的规范和完善
虽然档案信息全文数字化是数字化工作的方向，但在全文检索还无法大规模实现的今天，机读目录数据仍是档案检索的主战场，构建规范和完善的目录数据库是档案信息进行数字化的第一步。各学校应首先补充完善案卷级与文件级机读目录，特别是办学历史悠久和馆藏档案数量大的学校；其次，应检查已有机读目录数据的质量和规范，目录信息能否规范、准确地反映档案内容。
2. 重视电子文件的接收
电子文件的接收是减轻档案数字化工作压力的有效途径，每推迟一年接收电子文件，就意味着以后要多花人才物力对其进行数字化工作。目前，大部分学校都实现了校园办公自动化，但都着重于文件资料的流转利用，至于归档保存则是另一回事。因此，学校档案部门应主动与本单位信息部门商讨，将档案信息化管理纳入校园信息化工程，以实现电子文件的网上传输和归档，对于还未实现校园一体化的单位，则应要求在纸质文件归档同时要求提交电子版。
3. 做好全文数字化档案的校验工作
全文数字化是一项工作量相当庞大的工程，但学校专职档案管理人员往往人数偏少，因而档案全文数字化工作一般都委托给数字化处理专业公司来做。数字化专业公司常常是在短期内加班加点完成委托的数字化处理任务，至使档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验。因此，各学校在与数字化处理专业公司签订数字化处理技术委托合同时，应明确写明数字化处理的质量要求、质量标准、质量检查方法以及质量问题的解决办法等。在实践过程中，除了数字化专业公司指定专人负责数字化处理中的校验工作，还应安排档案管理人员进行抽样校验工作，校验工作与专业公司数字化处理工作同步，做到随扫随校，发现错误，立即重扫，确保不会出现图像歪斜、污点、大小不一等情况。
二、数字化后期：统筹兼顾，安全第一，讲求实效
1. 统筹兼顾，保证数字化工作可持续
档案数字化工作牵涉多个业务部门，只有统筹和兼顾好各种关系，数字化工作才能可持续。一是要善于共享、利用本校的软硬件设施和网络资源，避免不必要的重复投资；二是要合理分配部门内人员和技术，避免有限资源的不合理分配；三是要根据馆藏实际情况配置适用的设备，避免不必要的高起点、高标准和盲目跟风；四是要合理安排每年的工作进度，避免不切实际、盲目乐观地定数量、定进度；五是要借档案数字化之机，进一步规范纸质档案管理，避免数字化档案被随意访问、篡改、复制等破坏档案原始凭证性和真实性所带来的严重后果。
2. 确保数字化工作的安全
首先，档案数字化过程中要大量利用档案实体，因而应加强档案实体流通过程的监控，保证档案实体不丢失、不损坏，确保绝对安全；其次，要选择安全的档案信息存储设备。数字档案信息能否长期存取与存储介质息息相关，一旦存储介质受损，其数据也将不复存在。因此，应选择优质、安全的存储介质来确保数字档案信息的安全，如光盘、移动硬盘、服务器等。再次，要做好档案信息备份。数字化处理的档案信息应备份两套以上，其中原件封存保管，复件用于对外查阅利用和异地保存，同时做好原件与复件数据的比对校验工作，确保备份信息可读、可还原，并做好数据信息备份时的登记工作。最后，应做好信息数据库的日常维护，以防止数据的丢失、破坏、更改、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。
档案数字化工作要求范文第4篇
[关键词]档案；数字化；思考
随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，计算机普遍应用于各单位、各部门。局域网、互联网已成为信息交流最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化信息，电子商务、电子政务在短时间内产生并迅速普及，在政治、经济等多个领域产生大量的数字化文件，进而形成大量的数字化档案。特别是区级国家综合档案馆的档案信息化建设、馆藏资源建设，实现档案事业的基础工作。
一、档案资料数字化建设的必要性
1、档案资料数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。
2、档案资料数字化是形势发展的需求。当今，政府把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。
3、档案资料数字化是社会的强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、档案资料数字化建设的内容
1、推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、有重点地抓好数据库建设。目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。
三、对档案资料数字化建设的思考
档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。
1、加强领导，提高认识。加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率。
2、加大投入，配备管理软件。将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。
3、改变工作方式，健全工作规范。档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解本地区的重要实践活动，为社会发展的基本情况的基础上走创新之路。
4、提高人员素质，培养现代化管理人才。作为信息化社会的档案工作者具备一定的计算机、网络技术和电子文件管理知识是必不可少的。但从目前档案工作人员学历上看，档案管理专业的人员非常少，这对档案管理现代化、信息化工作的控制十分不利，要改变这种情况，简捷的办法就是适度调入档案专业的大专院校毕业生。对有发展前途的年轻干部，加大业务培训，适应现代化、信息化管理的需要。
档案数字化工作要求范文第5篇
中国气象局气象档案馆（以下简称气象档案馆）馆藏的我国器测气象观测记录始于19世纪40年代，而可利用的数字化气象记录档案基本始于解放后。大量纸质气象记录档案无论在实体所占空间还是在内容记录时间跨度上都处于绝对优势地位，这种档案的实体状况严重限制了其信息提供利用的时间范围与空间范围，降低了其信息利用的效率，亟待数字化。在此背景下，气象档案馆于2007年2月正式启动了气象记录档案数字化项目。近期，气象档案馆决定，在做好此次低温雨雪冰冻灾害灾后重建阶段档案服务的同时，加快历史气象档案数字化的步伐，加大档案数字化的力度。
制定气象记录档案数字化方案
为顺利完成气象记录档案数字化，气象档案馆在项目启动前制定了完整的方案，对气象记录档案数字化的内涵、范围、建设原则和组织实施方案等方面作出了明确的定义与说明，对什么是气象记录档案数字化、如何开展气象记录档案数字化等问题给出了详细的阐释。
参考现有气象记录电子文件格式，我馆决定将TXT格式作为本次电子文本形态气象记录档案的标准格式。
一、 对数字形态档案信息进行科学管理
数字化气象记录档案信息的编目是以传统形态气象记录档案目录为基础，结合新生成数字化形态气象记录档案信息的组成形式及内容特点，以条目的形式对数字化形态气象记录档案信息的内容种类、信息组织形式、记录责任者、观测要素、时空范围等信息内容与形式属性进行概括的工作。为规范该项工作，我馆制定了《数字化气象档案案卷级和文件级目录著录格式》，对著录内容与格式作出明确规定。
数字化形态气象记录档案的整理是指按照相关档案管理规定对新生成数字化气象记录档案进行完整性检查、质量和格式检查及逻辑分类与排序的工作，它是数字形态气象记录档案信息生成的基本环节，其工作质量直接影响到档案归档后的管理与利用。气象档案馆制定了《历史气象档案扫描电子文件检查方案》等技术规范来对数字化形态气象记录档案的整理提供技术支撑。
数字化气象记录档案的存储是将整理完成的数字化形态气象记录档案存储在特定的磁带、磁盘或光盘上的工作。根据现有电子档案存储设备及档案管理和利用的需求，我馆要求数字化气象记录档案使用磁带、光盘各存储一套。归档存储的各种技术指标，按照《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894―2002）》等相关规定执行。
二、 对数字形态气象记录档案信息进行有效利用
对数字形态气象记录档案信息进行有效利用是本次档案数字化的最终目的，需要解决的主要问题是确定提供利用的范围、对象及方式。根据中国气象局《气象资料共享管理办法》规定，本次档案数字化形成的所有数字形态气象记录档案信息都应提供利用，提供利用的对象及其利用权限参照该办法中的相关规定执行，提供利用的时间顺序由数字化形态信息归档的先后顺序决定。
档案利用的方式可根据是否使用网络分为在线与离线两种。离线服务与传统气象记录档案的服务相同，按同一规章制度及程序执行。在线服务是通过建立网络平台来满足用户通过网络调用档案的需求。与离线服务相比，在线服务工作相对复杂，其主要任务是满足档案管理与利用需求的系统平台建设。为建设系统平台，我们制定了《历史气象档案电子文件应用服务系统功能需求》，委托数字化加工企业据此开发。
三、 气象记录档案数字化实施原则
气象记录档案数字化实施原则是数字化工作必须遵循的强制性规则，是达到数字化总体目标的重要保证。根据档案管理需求与数字化工作总体目标，气象档案馆确定了四条原则：保证档案的安全性：气象记录档案的安全包括实体安全与内容信息安全两方面；保证档案的有序性：气象记录档案的有序性包括纸质或缩微胶片气象记录档案的有序性和数字化形态档案信息的有序性；保证档案信息的真实性：在档案数字化实施过程中保证原始气象记录档案内容信息的真实性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同对气象记录档案信息组织形式要求也不同，档案数字化产品的特点与形式必须兼顾档案的管理需求与用户的利用需求。
气象记录档案数字化的经验与不足
通过对气象记录档案数字化方案的贯彻执行，气象档案馆实现了馆藏194万页气象记录档案的扫描数字化，完成了数字化档案应用服务系统的开发建设。在实现档案数字化既定目标的同时，取得了宝贵的实践经验，为馆藏其他档案数字化及全国气象记录档案数字化奠定了坚实基础。
通过对气象记录档案数字化工作实施情况的分析，总结出以下经验：即只有对气象记录档案数字化流程进行全程管理、规范管理、安全管理才能较好地完成数字化工作。
1.全程管理是气象记录档案数字化成功的基本保证。根据气象记录档案数字化方案的有关规定，本次档案数字化工作实现了数字化流程的全程介入管理和全面细节管理，有效保证了传统形态信息的安全、有序，较好地保证了数字化产品的质量与应用效果。
2. 规范管理是气象记录档案数字化成功的关键。由于本次数字化的气象记录档案数量巨大、种类众多、格式复杂，使得数字化工作任务繁重、技术问题繁杂、工作流程复杂、产品质量控制困难。为此，必须制定详尽的数字化操作流程及技术标准来规范具体的档案数字化工作。
3. 安全管理是气象记录档案数字化的基本要求。为做好数字化过程中的档案安全保障工作，气象档案馆采取了诸多措施，如提供专用的数字化加工场地、制定规范档案移交与归还的《历史气象档案交接管理办法》、制定响应突发安全事件的《气象档案馆防火应急预案》、在数字化加工合同中明确规定档案保密与保护条款等。
4. 档案修复与数字化工作同步进行。由于档案修复工作需翻阅全部档案并进行破损情况鉴定，为节约时间和减少档案原件调用次数，气象档案馆将破损档案鉴选与档案整理编页同时进行。
根据档案数字化的具体情况，结合工作实践，总结了以下三点不足：
1. 前期传统载体档案整理工作不足。由于历史原因，在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页，气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行，一方面给档案完整性检查带来不便，另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍。为解决该问题，气象档案馆不得不对这些档案以原档案实体状态及档案内容的内在逻辑联系作为数字化文件完整性检查与文件排序的依据。
2.数字化加工进度控制不足。本次气象记录档案数字化在进度控制方面有所欠缺，未按预定计划完成数字化任务。原因主要在于气象记录档案数字化是一项任务繁重、流程复杂的工作，在实际工作中存在很多无法预见的问题。
3.档案信息安全管理不足。本次气象记录档案数字化工作对档案实体安全进行了有效的管理，但对档案内容信息安全的管理在档案内容接触范围及档案传输控制方面略有不足。第一，数字化工作委托企业进行，在客观上不可避免地扩大了档案信息的接触范围。第二，数字化过程有质量检查、格式检查、信息复制等环节，无法实现扫描与存储设备的全封闭管理，给档案内容信息的外泄留下隐患。目前，我们正针对如何对档案信息内容进行更严密的安全管理做深入研究。
