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信息活动贯穿管理的全过程。高校管理部门对学校的发展有极其重要的作用,担负着制定教学、科研等方面的发展策略及中长期规划任务,引导学校今后发展的方向,因此需要不断掌握最新的、尽可能全面的信息,并根据这些信息科学、合理地制定重要决策,保证决策的正确性与可行性。高校管理部门的信息需求具有以下几个特点。
1.1信息需求的突发性和不确定性
高等教育要适应社会不断变化的人才培养需求及新情况、新问题的不断出现。科研人员的研究方向比较固定,信息需求较为稳定,信息的收集、整理以及信息推送等工作较为系统、稳定。教学、科研等方面的管理活动是富于变化的,受突发任务、行政命令等的影响,所需要的信息相对较散杂,对信息的需求是随时变化的和不确定的。
1.2信息表达方式客观、简洁
信息不足会使决策缺乏依据,但信息量过载同样会影响决策。高校的正常运转与管理工作的有效组织和执行密切相关。管理工作琐碎、繁杂,日常工作中有大量的事务需要处理,管理者最需要的信息不是从各种途径搜集来的大量原始信息,而是经过系统加工处理的。特别是管理工作中需要的各项数据,要求经过处理后的信息,直截了当的信息可直接为学校管理工作者做出决策或调整决策内容提供依据。
1.3信息内容宏观、综合
高校的管理工作内容丰富,涉及到教学、科研、人才建设等。与科研、教学人员的需求不同,管理人员的信息需求并不要求高、精、尖,大多需要宏观的、综合性的各类信息。如教学管理人员的信息需求涉及国内外同类院校的专业和课程建设、教材建设与管理、教学组织及评价方式等;科研管理人员的信息需求涉及国家、地方科技政策,前沿学科的发展,各类科研活动的组织、协调和管理等。
2我馆为学校管理部门服务的实践
2.1为教学管理提供事实参考
未来十年我国高等教育将进入发展模式转变、体制机制改革和教育质量提升的新阶段。实现高等教育发展理念战略性转变,必须把提高质量作为核心任务,深化体制改革和教育教学改革,在重要领域和关键环节上取得突破。近几年,我校教学管理部门开展了一系列教学改革,在计划及实施的过程中需要大量的信息。在与教学管理部门交流的基础上,我馆组织人员对其所需信息进行了搜集、整理。如在课程设置、教材选择等方面,我们在搜集国内医学院校相应信息的基础上,通过图书、期刊及网络信息,查找了哈佛、剑桥、麻省理工、约翰斯霍普金斯等世界著名大学医学院的课程设置信息以及教材选择情况,整理并撰写了调查报告。我馆还通过多种途径搜集整理了美国、英国、德国、日本等国家军医学院的管理、课程、训练等基本情况供管理部门参考。这种具有较强针对性的信息服务,受到了教学管理人员及部门领导的欢迎和好评,为他们制定和实施教学改革措施提供了依据。
2.2为科研管理开展主动服务
高校作为国家科技创新体系的重要组成部分,肩负着科技创新与推动国家科技发展进程的重任,是国家基础研究、前沿技术研究和社会公益研究中的主体力量。科研管理对于高校科研工作的开展、科研目标的完成与科研战略的规划具有至关重要的作用。我校图书馆与科研管理部门联系极为密切,已持续开展了20多年的查新工作,早期图书馆是被动接受任务,现在图书馆通过与科研管理部门的沟通,提前掌握重大科研项目立项及成果评价方面的信息,预先做好准备,使查新高峰期工作高效有序,为科研管理工作提供了及时有力的保障。此外,为使我校科研管理部门及时了解国内外科研动态,我馆利用SCI、ESI、F1000等数据库,统计我校各科室及科研人员论文数量,并列出同期北大、复旦等地方医学院校以及第二军医大学、第四军医大学、军事医学科学院等军队院校的情况,同时精选ESI及F1000中较有影响的、高质量的热点论文以及科研管理方面的论文提供给科管部门配合翻译Nature、Science、Lancet、NEJM等权威医学期刊每期重点内容的摘要,编制成册,每月1-2期,为科研及管理人员及时提供最新医学研究热点和前沿。最为突出的是为管理部门的临时应急任务提供及时的信息保障。如2010年11月,我校医疗队参加了我国与秘鲁在利马开展的为期13天的“和平天使-2010”人道主义医疗救援联合作业。我校医疗管理部门在任务开始前一周联系我馆,要求提供有关秘鲁当地的医疗情况及流行病等方面的资料,在时间紧、任务重的情况下,我馆组织人员精心查阅了大量相关资料,进行了综合比对分析,及时将相关信息提供给管理部门。
2.3为人才管理提供学术依据
引进一些海内外高水平专家学者成为学校的学术、学科带头人,从而进一步带动学校的教学和科研水平,无疑是高校向前发展的强大助力。高校对于人才的遴选一般包括政治素质、学术素质和发展潜力等方面,其中学术素质主要是通过量化指标评价测评的,如中科院、中国人民大学等都要求其论文被SCI、EI、ISTP等收录,这些工作也正是图书馆信息服务的主要内容之一。2010年以来,我馆承担了学校引进人才、职称评审、导师聘任等教学工作中学术成果的核实任务,有力地支持了学校人才队伍的建设。此外,从2012年起,我们还根据人事部门的要求,为更合理地评价不同学科领域人员的学术水平,在参照中国科学院、浙江大学等单位制定的SCI期刊分区表的基础上,协同多个部门的专家,以JCR学科分类为参照,以我国国家教育部学科专业目录为框架,结合我校学科建设实际情况,对生物医学相关SCI期刊进行学科分类分区,形成了符合本校特色的《生物医学相关SCI期刊分级分区排序目录》。该目录每年更新一次,具有较强的针对性和实用性,为学校管理部门进行人才评价提供了参考。
3改进措施
为了更好地为管理部门提供信息服务,发挥高校图书馆在在学校管理决策中的作用,进一步提升信息服务能力,高校图书馆需要在资源建设、服务方式等方面进行相应调整和改变。
3.1拓宽管理类信息资源的来源途径
丰富的信息资源是图书馆开展信息服务的基本条件。管理类信息来源较为广泛,包括报纸、图书、期刊以及网络资源等,对于多数高校,特别是学科较为单一的学校而言,在购买图书、数据库等资源时主要侧重于与其专业设置相关的内容,管理类的相对较少,无法满足管理类信息的需求。为更好地为管理部门提供信息服务,图书馆应不断拓宽管理类信息资源和来源途径,在管理类信息资源的建设中,除了常规的采访工作外,还应开辟多元化的管理类信息源。例如建立管理类网络资源的导航系统,加强对网络上管理类信息的收集、组织和保存;建立管理类网络信息的自动采集系统,针对本校管理人员需求特点,进行有序组织和加工整理,使管理人员能够快速便捷的利用网络资源。此外,图书馆有限的经费不可能满足全面的资源,需要借助馆际联盟,走资源共享之路。
3.2树立主动服务意识
【关键词】学校图书;文化管理;图书馆;建设
放眼我国目前各级学校内部的图书文化管理方式,图书馆毫无疑问是最主要、最直接同样也是最有效的图书管理途径。研究我国不同级别的图书馆内部的图书文化管理模式与现状,就是探究我国学校图书的文化管理的模式与现状。本文就目前我国各个级别、个个性质的学校内部图书的文化管理情况的现状进行分析整合,以中小学和各大高校的图书文化管理为例,浅论我国学校图书文化管理的发展情况以及在其过程中存在的相应问题及最终的解决对策。
一、广大中小学图书文化管理的现状与存在问题
在我们国家中小学的校园内部基础设施建设计划中其重要支配地位的就是中小学的图书馆内部图书文化建设。一直以来,中小学的图书馆图书管理建设工作存在着国家投入资金不到位、地区差别城乡差别过大、高科技数字化多媒体技术应用不到位等一系列问题。学校内部信息文化的传播中心就是图书馆。广大中小学教师进行教学科研的重要地方就是图书馆。广大中小学通过各式各样图书馆得建设达到拓宽学生视野,充分调动学生学习兴趣的重要途径。
2003年,教育部下达了关于印发《中小学图书馆(室)规程(修订)》的通知,明确提出“进一步加大对中小学图书馆(室)建设的经费投入,设立图书专项经费,加强数字图书馆和图书资源中心的建设”的总体要求。然而,政策制定的再好,如果没有地方政府、学校及其相关部门的密切配合,中小学图书馆的相关建设工作就不能得到应有的重视。
二、各个高校图书文化管理的现状与存在问题:
在中国特色社会主义的中国,高校对全社会的进步和不断发展起着指导性的重要作用,为我国的社会进步提供着源源不断的精神动力。各大在推进我国文化事业不断发展的改革创新之路中的作用是举足重轻的。学校作为我国全方位、各领域、多层次人才的聚居地和培养地。是中国文化传承和不断创新的模范带头基地。但是,就目前我国不同地区各大高校的图书管理工作的现状来看,任然存在很多不足的地方:
(一)部分高校图书馆建设投入支持力度不足,图书馆的发展建设政策并不均衡。地区、地域、城乡差别较大。
受我国不同地区的不同历史、政治、经济、文化等因素的影响,我国各大高校的图书馆管理、建设状况在地区之间、地域和城乡之间的差别比较突出。这些都已经成为我国各个高校图书馆建设差异形成的影直接影响因素。东部沿海地区由于经济发展速度较快,经济水平比较发达,对高校文化建设的投入力度比较大。因此东部地区的图案书管理建设配套设施比较完善。相比之下,西部等部分经济欠发达地区的高校图书馆建设无论是图书的收藏量还是书目结构以及图书馆的总体规模都与中东部地区的高校向距甚远。
(二)部分高校图书馆文化建设高科技数字多媒体应用程度明显不高。
经济的发展,推动科技的进一步创新。计算机技术的广泛普及与传播,使得其自身对信息资源的收集整合、智能搜索处理的能力不断加强。这一大背景的催化作用带出了数字化图书馆的问世。其具有速度快、资源丰富、广泛化的特点,深受各大高校的青睐。但是由于这一高科技技术科技含量较高,其运行必须依托强大、雄厚的经济实力。也正是因为这个原因,部分高校图书馆文化建设高科技数字多媒体应用程度明显不高。
(三)图书管理人员数量不足,专业素质不高
高效率的工作以及低成本的服务要求,高校图书馆工作人员的工作压力将只增不减。另外受我国各大高校师生比例数量的限制,高校内部图书馆的图书管理人员数量日趋紧张。目前多数高校图书馆内部现有的图书管理人员是从教学岗位轮休下来的教学不合格人员或者部分由权威资格教师的家属等非专业图书管理人员。由于没有接受过正规的图书管理相关方面的专业技能培训,他们的业务素质普遍不高,不具备正常的图书馆工作人员的能力。这一现状与数字化图书馆时代对管理人员的高标准要求格格不入,不利于高科技数字化图书馆强大作用的进一步发挥。
三、解决我国中小学和各高校图书文化管理问题的措施:
(一)改变传统的学校图书管理模式,明确分类,精确化管理
无论是中小学还是各大高校,图书馆内部图书的管理模式都是制约一个学校文化氛围的决定性因素。所以,图书馆的工作人员要多多向大家提供借阅、查询图书的快捷方法。将图书整理、规制的参照分布普及到各个学生和老师那里。帮助学生更快捷、有效的找到自己需要的图书。改变以往传统的图书管理模式,明确分类,精确管理,只有这样才能更好地为广大师生服务。
(二)建立学校图书的文化管理信息一体化模式
信息高速发展的今天,学校的不断发展对图书馆的图书文化管理和服务的要求也不断增加。这一发展对我国广大学校的图书馆来说,既是机遇也是挑战。建立学校图书的文化管理信息一体化模式,也是顺应经济大发展的需求,是承接文化发展的需求。我们在进行知识管理与创新的具体过程中,高效、方便、快捷的文献信息服务是非常有必要的。建立新的学校图书的文化管理信息一体化模式需要广大图书管理工作人员改变管理理念和指导方针,创新工作和服务模式,提高自身的业务技能与水平,更加灵活的对图书进行分门别类,检索查询等。从最基本的工作入手,层层递进,节节把关,对学校图书馆的所有文献信息、知识、智力资源进行统一的一体化科学管理,使文献知识的更新和服务的提供等够充分适应信息时代的发展需求。
(三)加大对经济欠发达地区学校图书文化管理工作的支持力度,均衡中东西部不同地区的学校图书的文化管理与建设工作。
受我国不同地区的不同历史、政治、经济、文化等因素的影响,我国各大高校的图书馆管理、建设状况在地区之间、地域和城乡之间的差别比较突出。这些都已经成为我国各个高校图书馆建设差异形成的影直接影响因素。要想解决这一问题,就要从根本上完善我国的基本文化支持发展政策。对西部等一些社会经济欠发达地区要给与适度的倾斜。因地制宜,因地而异。均衡中东西部不同地区的学校图书的文化管理与建设工作。
(四)全面提升学校内部图书文化管理工作人员的综合素质
关键词 零借阅率 灰度预测 核心出版社
分类号 G253
Abstract This paper starts from ubiquitous zero lending rate of college libraries, carries out quantitative analysis of zero lending in book circulation on the basis of circulation data. Besides, it analyzes effects of physical space and service adjustment on zero lending from the perspective of time span, applies grayscale forecast and “core press” measurement to optimize zero lending in terms of “quality” and “quantity” and explores the best binding point between rational collection structure and reader demand through data mining.
Keywords Zero lending rate. Grayscale forecast. Core press.
图书馆作为高校文献资源的保障机构,为了满足教学和科研的需求,每年都需更新大量资源。特别是按照教育部本科教学评估要求,每年要根据学生人数采购相应数量的纸质图书。与此同时,网络化和移动互联的发展十分迅猛,数字阅读的便利性,引导了读者阅读习惯的改变,传统纸质图书的借阅情况受到了前所未有的挑战,纸质图书零借阅问题也变得更为突出。
零借阅率问题一直都是图书馆界关注的焦点。很多学者针对零借阅率现象进行分析并提出一些解决策略。其中,对于零借阅率数据统计分析较为详实,但在优化分析上偏重理论。本次研究将针对高校图书馆零借阅率情况及优化策略展开量化分析,希望能通过数据量化的方式,探索零借阅率问题的解决方法,在合理馆藏结构和读者需求之间寻找最佳的结合点。
1 零借阅率分析中相关概念的界定
“零借阅图书”,借鉴斯多利亚洛夫对零借阅文献概念的界定[1],主要指在一定时期内(通常指一年或者更长的时间),图书馆馆藏中某种一次都没有被读者借阅过的图书。
在零借阅率公式设计上,图书馆界对于分母的设置有一些分歧,有的学者将分母设为“可借馆藏图书数量”,也有的学者设为“某年入藏图书数量”。两者的分歧在于研究视角的不同,若是考察某段时间的馆藏图书利用率,可考虑将“可借馆藏图书数量”设为分母;若是考察文献采访工作质量,则可选择将分母设置为“某年入藏图书数量”[2]。本次研究涉及到零借阅率的优化策略,与图书馆采访质量有着密切关系,因此在零借阅率计算公式的分母设置上选择“某年入藏图书数量”为统计量。
零借阅率的数据统计以“种”还是“册”为计量单位,也存在着不同意见,本次研究将以斯多利亚洛夫的定义为准,选择“种”为统计单位。
零借阅图书的概念中提到“一定时期”这一时间范围的确立也有很多种选择,有提出1年[3]、2年[4]为限的,也有提出3年、4年[5]甚至更长时间,还有提出以文献半衰期作为统计时段[5-6]。对此,笔者的观点是,采用以“种”为统计单位测量零借阅率时,图书利用率的高峰期是设立统计时间段的重要依据。因为图书在高峰期被借阅的可能性要高于低谷期,由于复本量大于1,低谷期借阅的图书很有可能在高峰期前就已经被借阅了,因此图书的借阅量出现拐点时应作为时间参考点。以金陵科技学院图书馆流通数据为例,对时间参数进行实际测量,具体数据如表1所示。
从表1可以看出,2010年入藏的图书,在2011年进入借阅高峰期,随后的2012、2013年借阅量开始递减,笔者认为2010年入藏图书首次借阅的时点大部分会出现在2010―2012年内,即使2012年以后的某册图书被首次借阅,也存在是已被借过的某种复本。因此将“一定时期”的时间统计量设定为3年(含入藏当年)。
2 高校图书馆零借阅率的数据分析
2.1 数据来源
本次统计以金陵科技学院图书馆江宁校区的馆藏数据为数据来源,以中国图书馆分类法为依据,将中文图书分为37类(其中T大类分为16个小类),通过图书管理系统统计各类图书入藏及零借阅情况,入藏时间选择2010年、2011年两个年度,借阅时间段设为入藏后3年(含入藏当年)。
2.2 高校图书馆零借阅率统计分析
对江宁校区图书馆2010年、2011年入藏图书按类进行零借阅情况统计,具体情况如表2所示。
从表2可以看出,2010年入藏图书在随后3年(即2010-2012年度)中的零借阅率比2011年入藏图书在随后3年(即2011-2013年度)中的零借阅率普遍要高,部分类别数值悬殊较大,结合金陵科技学院图书馆江宁校区实际情况,尝试进行原因分析。
(1)物理空间。纸质图书的采购不光受到经费的制约,同时也会受馆藏面积等物理因素的限制。在教育部高校本科教学水平评估的要求下,学校大幅增加文献采购经费,连续几年大量购入纸质图书,2010年已有部分类别书架出现涨架现象,但图书采购工作并未停止,导致部分图书加工结束后无法上架,只能暂时进入库房,无法正常流通借阅。2011年11月江宁馆购置新书架,并完成书库布局调整,方便读者更快地找到所需图书,改善了读者的借阅体验,是零借阅率降低的因素之一。
(2)业务流程。2011年以后,图书馆的服务工作有了进一步的改进,读者服务部增加人员配置,延长服务时间,保证归还图书及时上架;咨询工作进一步加强,读者有问题也能及时找到工作人员解决。文献资源建设部在采购过程中从原来重数量转为品质、数量并重,对图书外包加工工作的审核更加严格,在图书验收环节中对新进图书逐本核对,将编目、典藏、分类等环节中出现的错误在送交流通前全部改正完毕。这些措施的实施,使得同类图书更好地聚类,方便读者查找所需文献。可以说,基础业务的改进也是零借阅情况改善的原因之一。
2.3 零借阅优化的量化策略
图书馆管理和业务的改进对降低零借阅率是有帮助的,但是进一步改进的空间不大,从表2可以看出,2011年入藏图书的零借阅率已有所降低,但37个类别中,还是有7类图书的零借阅率超过30%,这也表明通过改善物理空间及业务流程对降低零借阅率的帮助有限。
在采编工作中,往往采用与读者服务部门沟通了解读者需求及读者荐购等方式构建以“读者需求”为导向的文献资源采购模式,力求满足读者,增加图书利用率。但在实际工作中,只通过沟通难以获得精准的信息,特别是读者服务部多采用轮班制,同一书库馆员面临的流通情况不一定一样,难以量化操作。所以,笔者认为图书管理系统中,实际的借还记录更具有客观性,而且可以进行数据整理、统计,具有实际操作性。通过对流通日志的整理、统计,可以理清读者对各类别图书的需求及变化,从而及时调整文献资源建设经费的采购比例,从源头上降低零借阅率。
调整图书的采购比例需要合理地预测出可能流通情况,而图书流通情况是受多种不确定因子影响,其内部状态不能用定数论规律描述,属于灰色系统的范畴,因此采用灰度模型预测情况更加合理[7]。从图书管理系统中调出2009―2013年的流通日志,按照37个类别,分别代入GM(1,1)模型中,对2014年度的流通情况进行预测,采用MATLAB(2010b)编写代码计算预测值。以TP类为例,2009―2013年度流通量设为原始时间序列,将数据累加后代入GM(1,1)模型估计参数,通过MATLAB(2010b)编码计算出预测值为10 098册,设定平均复本数为2本,则TP类2014年预测值(种)为5049种。同理其他36类图书可依次计算出2014年的预测值(种)。
根据GM(1,1)模型可以预测出2014年读者的需求情况,采购策略可以参考上述数值进行制定。通过科学合理的预测,减少采访工作中的主观性和盲目性,能更好地把握住各类图书的读者需求结构,切实控制好“量”的问题。
读者的阅读需求不仅要求类别结构适合,而且还需要该类图书具有一定的阅读价值。图书采购类别结构合理化后,若是本身质量不高,也难以引发读者借阅行为。根据2009―2013年度的流通日志提取文献借阅特征,探寻与读者阅读需求相符的文献类型特点,在此基础之上规范文献采购策略,降低零借阅率。依据笔者工作经验,比较有操作性的是将各类图书的出版社进行细化,在读者阅读需求的基础上,归纳出符合本馆读者需求的出版社群即“核心出版社”,在日常采购文献工作中,围绕“核心出版社”选择图书,从而降低零借阅率,控制好“质”的问题。
“核心出版社”的遴选方法采用类H指数的运算方式进行,对37个类别图书2009―2013年的92 732条借阅记录分别提取出版社数据,以类别做区分,按出版社累计借阅量降序排列,累计借阅量不小于排序值时,作为核心出版社的遴选参考点,累计借阅量大于遴选参考点对应借阅量的出版社,纳入核心出版社群。以A类为例(见表3)。
从表3可以看出,A类图书的累计借阅值为14时不小于排序值,因此将累计借阅值14作为遴选参考点,将红旗出版社、上海三联书店等14家出版社列为A类图书的核心出版社。按照上述方法对其余36类中文图书的核心出版社进行统计,具体情况见表4。
通过流通累计借阅量和H指数运算原理统计出的核心出版社,能够真实地反映图书集合的读者热衷情况以及出版社对应的读者群活跃度,有利于日常采访工作制定科学的采购策略,采购到更贴近读者需求、借阅更充分的图书。
3 高校图书馆零借阅率的量化分析结论
通过上述分析,可以看出高校图书馆零借阅情况的成因比较复杂,受到多种因素的影响。笔者选择金陵科技学院江宁校区作为研究标的,主要考虑其情况也同样较为复杂,具有一定的代表性,能够通过对其数据的分析总结归纳出对策建议以供其他院校图书馆做决策参考。
首先,当通过零借阅率公式计算发现零借阅情况较为明显时,应当优先考虑是否因图书馆的基础业务脱节,导致异常现象的发生。例如图书是否出现滞留库房尚未流通,图书摆放设置是否合理,乱架情况是否已经影响图书正常流通借阅等等。这类情况虽然属于图书馆日常基础性工作,但由于目前图书馆岗位设置通常采用“相对公平”的管理策略,以轮岗制平衡岗位工作量,在工作交接上容易造成工作疏忽、相互扯皮,导致上述情况时有发生。通过零借阅率的量化分析,可以帮助图书馆管理者发现这些问题,还可以进一步通过类的细分缩小范围,提高解决问题的效率。
其次,图书馆采访部门作为图书馆流通业务的源头,其采购策略将对零借阅情况有着直接的影响。高校图书馆采访部门在制定采购策略时,一般按照高校学科设置进行图书的采购,采购质量多数情况下依赖采访人员的经验,决策偏主观性,容易脱离读者的真实需求,情况一旦出现后续难以调整。通过图书馆管理系统的流通日志的挖掘以及合理的预测,能够使决策更加客观、科学,保证高校图书馆采购策略的合理性。
另外,零借阅现象的成因还存在着其他方面的因素,例如数字化时代的来临,读者对纸质图书的依赖不断降低;图书馆图书推荐工作做得不够,读者不知道新书的情况;某些有强烈时效性的图书因为采购、加工过程过长,而导致内容过时,文献老化;全开架模式下读者将某些图书占为己有等等情况。
随着人们对科学决策认知的不断提升,尤其是大数据时代的来临,决策不再来自于一般性的主观认知,更多来自于客观的数据分析。对于图书馆原有的一些经验法则需要我们通过数据来验证,对于零借阅情况的改善,要以图书管理系统中长期累积的数据为基础,对其进行再挖掘再加工,提高我们解决方案的科学性、可行性。本次研究以金陵科技学院为例,以图书管理系统中的流通日志为基础,进行数据统计及再处理,以灰度预测流通量、测量“核心出版社”控制图书采购“质”和“量”的问题,探索从源头解决零借阅情况的发生。
参考文献:
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孔 超 金陵科技学院图书馆馆员。江苏南京,211169。