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1拍摄难。一方面,表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解,不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面,表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
导致拍摄内容不齐全完整的原因:一是工作人员兼职较多,没精力去做;二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划,没办法去做;三是对城市原貌的拍摄范围把握不准,什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存,搞不清楚;四是拍摄人员或是由于技术水平不高,责任心不强,或是因为计划性不周,对整个情况不了解,失掉了许多拍摄机会;五是由于经费有限,没资金拍摄。一些单位面对老化的设备,或因资金困难,无力更换,或因控办限制,无法购买,使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来,直接影响了此项工作的开展。
2收集难。主要是多门拍摄,收集上难以控制。拍摄多为业务部门,随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了,也是星星点点,很不完整。在收集上,档案人员常常叫苦连天,工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也一同卷走,还说这属于个人知识产权。
另外,目前由于声像档案载体材料成本较高,而且,属于“账外”档案,不易控制。许多城建声像档案形成部门,出于使用便利,不愿将其无偿交给档案部门管理,而往往从个人实际工作需要出发,对声像资料任意处置,致使照片底片损伤或丢失,录像制品也因多次使用,将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因,这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面,体现在保管上的分散性,另一方面,体现在管理上的不科学性。首先,一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是,散存在各业务科室,档案不能实行集中统一管理。其次,一些单位形成的城建声像档案不能及时归档,久而久之,面对一堆照片,没有人能说清来龙去脉。照片说明,不是缺时间,就是缺内容,造成整理上的不规范,也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存,加印费用较高,许多单位索性不存。再有,照片档案装具规格通常固定,而实际照片大小、形状不一,使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种,其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此,我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓,尽量避免和减少这部分档案人为的流失,以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是:
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约,档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定,凡属国家档案,不管是何种载体档案,都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此,各单位应根据实际情况,建立各项规章制度,层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员,确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难,首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程,具有一般文字档案所不能替代的作用,对现实和历史有着重要意义。因此,领导要抱着对历史高度负责的态度,站在全局利益和长远利益看待这一问题,并且将这项工作纳入单位管理工作日程,提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果,轻形成结果过程;重企业有形的经济效益,轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题,没有与之相应的人、财、物,就会成为一纸空谈。第一,应选派有责任心,懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二,在经费使用上应给予必要的保证。第三,添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位,可通过光盘保存声像档案,这样提供档案更便捷,保存更耐久。另外,档案业务主管部门,应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题,以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用,应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外,还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系,向有关人员及时了解信息,查询照片档案的去向,并做好有关人员的思想工作,尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来,集中保管,更好的发挥其利用价值。
另外,还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如,凡为工作照相的,照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则,不予报销。
5部门配合共同管。
1拍摄难。一方面,表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解,不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面,表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
导致拍摄内容不齐全完整的原因:一是工作人员兼职较多,没精力去做;二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划,没办法去做;三是对城市原貌的拍摄范围把握不准,什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存,搞不清楚;四是拍摄人员或是由于技术水平不高,责任心不强,或是因为计划性不周,对整个情况不了解,失掉了许多拍摄机会;五是由于经费有限,没资金拍摄。一些单位面对老化的设备,或因资金困难,无力更换,或因控办限制,无法购买,使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来,直接影响了此项工作的开展。
2收集难。主要是多门拍摄,收集上难以控制。拍摄多为业务部门,随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了,也是星星点点,很不完整。在收集上,档案人员常常叫苦连天,工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也一同卷走,还说这属于个人知识产权。
另外,目前由于声像档案载体材料成本较高,而且,属于“账外”档案,不易控制。许多城建声像档案形成部门,出于使用便利,不愿将其无偿交给档案部门管理,而往往从个人实际工作需要出发,对声像资料任意处置,致使照片底片损伤或丢失,录像制品也因多次使用,将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因,这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面,体现在保管上的分散性,另一方面,体现在管理上的不科学性。首先,一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是,散存在各业务科室,档案不能实行集中统一管理。其次,一些单位形成的城建声像档案不能及时归档,久而久之,面对一堆照片,没有人能说清来龙去脉。照片说明,不是缺时间,就是缺内容,造成整理上的不规范,也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存,加印费用较高,许多单位索性不存。再有,照片档案装具规格通常固定,而实际照片大小、形状不一,使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种,其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此,我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓,尽量避免和减少这部分档案人为的流失,以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是:
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约,档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定,凡属国家档案,不管是何种载体档案,都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此,各单位应根据实际情况,建立各项规章制度,层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员,确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难,首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程,具有一般文字档案所不能替代的作用,对现实和历史有着重要意义。因此,领导要抱着对历史高度负责的态度,站在全局利益和长远利益看待这一问题,并且将这项工作纳入单位管理工作日程,提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果,轻形成结果过程;重企业有形的经济效益,轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题,没有与之相应的人、财、物,就会成为一纸空谈。第一,应选派有责任心,懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二,在经费使用上应给予必要的保证。第三,添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位,可通过光盘保存声像档案,这样提供档案更便捷,保存更耐久。另外,档案业务主管部门,应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题,以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用,应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外,还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系,向有关人员及时了解信息,查询照片档案的去向,并做好有关人员的思想工作,尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来,集中保管,更好的发挥其利用价值。
另外,还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如,凡为工作照相的,照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则,不予报销。
5部门配合共同管。
一、基层计生档案工作的问题
1、缺乏档案管理意识。人们缺乏计生档案工作重要性的认识,特别是一些领导不够重视基层的档案管理工作,没有把档案工作提到议事日程上来。比如:尚未将档案工作纳入计生的考核体系中,在人员配备上兼职多,专职的少,缺乏资金投入,疏于用制度管档,从而影响了计生档案管理事业的健康发展。
2、档案人员素质偏低。基层大部分单位计生档案管理人员由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频,也造成了档案资料的散失。
3、档案管理不到位。基层计生办(站)无专职档案管理人员,没有专用的档案室,文件分散存放、分散管理,材料不全,许多文件没有归档,甚至随意销毁等不良现象;有档案室的也设施简陋,无保护措施,不符合档案存放条件,基层计生单位普遍存在不能按照档案管理规范化要求去操作,管理水平亟待提高;村级计生档案受村干部更迭频繁等因素影响,更是管理混乱、残缺不全。
4、档案管理没有形成制度。许多乡镇的档案管理就是领导的一句话,用的时候就有了,不用的时候就闲置到一边,缺乏有效的管理,更别说形成制度,用一句话说,就是可有可无。这样的工作就别说系统管理,就连说长效机制都不是,实在是日常积累的最大的浪费。
二、加强基层计生档案工作的对策
1、加强学习培训,提高思想认识。要采取多种形式,通过开展档案管理法规的宣传教育,全面提高基层计生工作人员特别是领导干部的思想认识和档案法治意识,增强对计生档案管理工作重要性的认识,计生档案管理工作要列入党委政府的重要议事日程,在人、财、物等方面给予保证。加强档案工作人员的理论业务学习,尤其是要掌握计算机知识,以便管理档案。同时,档案工作人员要有责任心,要爱岗敬业、脚踏实地、敢于开拓创新,科学地保管好档案。
2、建立有效机制,规范管理制度。基层计生档案工作是一个系统工程,必须综合治理,要建立健全适合基层计生档案管理特点的管理制度,让计生档案管理工作有章可循;要把档案管理工作列入基层计生干部年度目标责任制,与计划生育工作同步检查、同步考核,建立起计生档案管理的长效机制,形成一个相互配套的规章制度和政策,促进基层计生档案管理规范化、制度化建设。
3、适应形势需要,创新管理模式。计生档案管理要适应新形势发展的需要,必须与时俱进,用创新的思维对待计生档案管理工作,逐步树立起大档案思想,建立计生档案室,配齐人员,实现计生档案统一管理。要严格要求,加大检查力度,推动其业务工作的开展,使档案管理与计生业务良性互动,收到实效,不断提高管理水平。
4、加大经费投入,改善保管条件。在财力上要给予大力支持,把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算,以便改善基层计生档案室的保管条件,档案室窗户要挂窗帘,室内应安装瓦数适宜的白炽灯泡,以便有利于保护好档案资料。有防潮措施,安装排风扇,购买温湿度计,有条件的最好安装空调、去湿机等,还要用计算机管理档案。
5、强化服务观念,拓宽服务渠道。计生档案管理人员要用发展的眼光积极拓宽服务领域和范围,靠优质高效的服务,争得理解和支持,求得发展的空间。要对计生档案实行动态管理,注意材料积累,及时收集材料归档,建立完整准确的计生档案,善于利用档案材料为各项工作服务,为计生档案的信息化管理打下坚实基础。还要重视计生档案的证据作用,通过档案材料总结经验教训,分析规律指导实践。在推进计算机管理的过程中应先根据档案的重要程度进行排队,将那些利用率较高的档案进行优先加工整理,提高计生档案的利用率,计划生育工作的深人开展和社会经济的加快发展作出贡献。
办法说了不少,但最总来讲,基层面对的问题也较多,比如人员不足、经费有限、没有专门的保管途径和场地等原因,但不管是什么原因,我个人认为,人的因素是最主要的原因,要从以下几方面重视起来:
1、领导重视,落到实处。计生部门领导必须高度重视本部门档案管理工作,要把它放在全局建设的高度来认识,将其列入全年工作要点和重要议事日程,加强档案工作的组织领导,定期研究档案工作,定期监督、检查与指导档案业务。并树立全局“一盘棋”的思想,建立综合档案室,实现全部档案的集中统一管理,切实强化档案意识,有效避免档案工作“说起来重要,抓起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的现象。要大力开展人事劳动档案管理工作的宣传,努力营造全社会关心计生工作,自觉支持计生档案管理的良好氛围。
2、明确人员,提高素质。计生档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员,不断提高自身的专业素质尤为重要。计生工作档案管理员要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,来熟悉档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。要在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,不厌其烦地去收集材料,认真鉴别材料的真伪,按照要求将材料及时归档、整理成册。要努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量,积极探索新的管理模式,使计生档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
关键词:档案管理;高校档案;归档;利用
一、问题提出
档案是最早产生的文献之一,是现代社会信息的重要门类。高校档案是学校发展的重要组成部分,是学校发展的一部分,又要与学校发展共进,同时在学校发展中发挥独特的作用。它由具有保存价值的各种文字,图表,声像等构成,因此作好档案管理工作,是档案利用的前提。档案实体管理分为收集、整理、保管、统计等工作环节,随着档案的信息化发展,很多传统的纸质档案逐渐被电子档案替代。档案机构在收集档案之后,须对档案进行详细的整理, 对档案信息进行有效的整合, 并采取多元化的利用方式,为社会提供良好的实践服务,因此档案的收集及立卷就成了一项非常重要的工作。
二、高校档案分类具体工作
档案工作由校长领导,纳入高校整体规划,建立健全的档案机构、档案库房,由高校各部门选出兼职档案员,每年由兼职档案员整理移交给档案机构的档案工作者,并立卷入库。
高校档案主要分为五大类:学生成绩、论文、名册等为教学类;学校行政、党群部门产生的文件、会议纪要归为党政类;财会档案、学校申请的科研项目及基建部门的相关资料;学校派遣相关人员出席的国际会议,考察、讲学,聘请的境外专家、中外合作办学,港澳台专家、学生等材料归为外事类;其次为出版及声像类。下面,分别对各类档案的归档进行详细探讨。
(一)教学档案
教学工作是学校工作的重心,它担任着重要角色,教学档案是反映教师和学生教学的情况及对学术成果的肯定,具有一定的保存价值。由于过去学校对档案的不重视,使得学生成绩混乱、缺失等不规范化的归档,给档案的利用带来了极为不便,也给学校及学生造成了负面影响。随着档案知识的普及,高校各部门对档案工作逐渐重视,通过档案管理工作者对各学院的指导及协助,教学档案形成了一套规范化的归档流程。各学院每年对学生成绩按班归至档案馆,学位论文以学院为单位进行归档,最后由档案工作者对成绩进行编目、装盒、输机;学位论文则实行一人一盒制。在利用教学档案时,直接在档案管理系统里输入相应的信息,查询到档号,取出档案,从而提高了档案利用的效率。
(二)党政档案
党群行政档案包括学校各行政单位每年产生的文件,是评价党群、行政工作和档案工作的依据。党政档案包括人事处的聘用合同,审计处审计资料,党政机关形成的文件,会议材料,政府部门颁发的文件、法律法规以及一些有参考价值的文件。具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、签章手续完整,发现问题及时补救。
党政档案的文件资料为原始件,按时间顺序排列。批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;结论在前,依据在后的归档原则。
(三)基建、科研、财会档案
基建档案是高校校园中各种建筑物,地上、地下管线等基本建设工程的规划、施工等活动的记录,是评估基建工作和档案工作的依据,是反映项目建设的全过程。包括基建文件、施工技术文件,施工合同、设计图纸、投标文件等。基建档案按项目组卷,剔除重份,图纸采用“手风琴”式折叠。
科研档案是反映高校科研成果的依据,包括科研管理、科研准备、申报奖励等文件。与国内外合作的研究课题,经学校批准申报所获得的各项成果,均应由兼职档案员整理移交给档案工作者。
财会档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等材料,是记录学校经济业务的史料。由专人按照财会档案移交清册所列的内容逐项交接,并签名盖章,任何人都不得私自拆封或抽换。最后档案工作者对财会档案的保管期限定期对旧的财会档案进行专业销毁,销毁单位出具销毁凭证。
(四)外事档案
外事档案是学校对外合作的桥梁,它由出国、出境资料,专家聘用合同,学术交流涉外教育等材料组成。高校外事档案能真实反映学校对外合作与交流的全过程,是支撑本科教学水平提高的依据。在归档过程中需去粗取精,概括整理出高层次的档案信息,分类整理、装盒,对同一性质的档案进行文摘汇编,以便于不同的利用。外事档案的查阅须由单位开介绍信,持本人身份证,登记后方可允许阅看。
(五)出版、声像档案
由学校自行编辑出版的学报、学术刊物以及出版的样书、审稿单交由档案工作者统一编制目录,对于出版合同、原稿则由部门建立出版社档案分室,高校档案馆指导协助。
声像档案是指被计算机识别,按一定格式存储在磁盘、光盘上的电子档案,如照片、视频等。电子档案能节约能源,节约档案占用空间,易于管理,不易丢失,可以提高工作效率。随着档案信息的网络服务,电子档案已成为高校档案归档的趋势。因此声像档案应选择声音、图像清晰、完整,体现主题内容等因素的材料,按载体类别、年度、保管实体顺序编号,打印或粘贴实体说明标签、档案目录、保管期限、制作单位及时间。
三、结语
高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构,因此做好档案的归档是档案利用的支柱。档案开发利用已经成为了不可缺失的信息资源,加强档案的开发利用,实现资源共享。档案工作者需指导各部门形成一个规范的归档流程,在立卷中,编制好目录、档号、备考表等,这将有利于档案的高效利用。同时,应加强档案的数字化建设,将重要的纸质档案制作成电子档案,方便查询,为纸质档案的不确定因素提供了备份。在人才资源开发上,成立熟悉档案业务及计算机操作的复合型人才,加强档案工作的指导、监督工作。各级领导对档案工作的重视,使高校得以稳定、健康的发展。
参考文献:
无论是什么档案,对其管理之前都要进行分类,城建档案自然也不例外。
关于城建档案的分类有着明确的要求:①分类类目设置应具有包容性;②类目体系的排列应具有逻辑严密性;③一种建设工程档案的同一级类目设置只能采用同一种分类标准;④设工程档案的类目体系应保持相对的稳定性;⑤分类编制应符合建设部编制的《城建档案分类大纲》的要求。
城建档案的分类又要先考虑到它的接收范围,市城建档案管理的接收的档案包括:①市政公用工程档案;②本市确认的重点工程的档案;③建筑在十层以上或投资过五百万或面积超过一万平方米的档案;④设计新颖有特色的建筑工程和具有纪念性的新、老建筑和构筑物的档案;⑤住宅区工业区总体档案材料和同一类型单位报送的完整的竣工档案。档案的接收范围可以说是很大,因此对凌乱而又十分重要的档案的分类显得十分必要。根据不同的属性和科学需要,城建档案分的类比也是各不相同。
而最主要的分类可以分成:①城市勘测类。城市勘测档案是在城市地质、水文、地形、地貌等勘测测绘中形成的档案及各种比例的地图、地形图等,是城市规划、建设和管理的重要依据;②城市规划类。城市规划档案是政府对城市建设进行规划编制过程中产生的档案,它是城市建设的蓝图,也是城市管理的重要依据;③城市建设管理类。城市建设管理档案是在城市建设用地规划管理、建筑工程规划管理、房地产管理、土地管理、城市地名管理等工作中产生的档案;④市政工程类,市政工程是城市基础设施,包括道路、广场、桥梁、排水、隧道、涵洞、环境卫生等;⑤业、民用建筑类。工业建筑工程档案是在工业建筑物建设过程中形成的文字、图纸及其相关资料。根据行业划分,分为动力、矿业、冶金、机械、电子、石油、化工、轻工、纺织、建材和医药建筑。民用建筑工程档案是在城市住宅和公共建筑建设工程中形成的文字、图纸、图表等档案。根据建筑物的使用性质,分为住宅、办公用房、文化、教育、卫生、体育、商业金融保险及其它民用建筑;⑥地下管线类。地下管线包括供水、排水、燃气、电力、电信、军事、工业输送管线等,是城市重要的基础设施,在城市规划、建设、管理工作中起着极其重要作用;⑦声像类。声像档案分为录音档案、录像档案和照片档案三个属类,以拍摄南昌市城市面貌、重点工程、重要活动等为主要内容;⑧其他的档案类型,包括了公众基础设施、交通运输设施、环境保护和园林绿化、名胜古迹以及军事工程等各种类型的档案。当然,分出的档案类型远不止这些,但这些是城建档案的主要分类,其中的工业和民用建筑近几年来增长比较快,增加的档案也较多。
城建档案的保护
档案在分类的同时还包括编号和进行纸质档案数字化工作,这些工作的同时进行也更加有效地使档案入库,更方便管理和利用。由于档案的重要性,不得不提出关于对方面。关于保护好城建档案要做到两方面,一是做好实体保护,设立专门的城建档案库房,强化保护措施,制定破损档案的修复方案;二是挖掘城建档案的信息资源,通过数字化加工,建立城建档案目录和全文数据库,以电子档案代替实体档案提供利用,提高和开发效果。
在过程中要注重两个方面,一个是“防”,另一个是“治”,其中防的目的是防止或减少外界不利环境条件对档案制成材料的破坏,保证档案完好无损。治的目的是对已遭到损坏的档案制成材料进行大量的人为修复,是它尽可能恢复原貌,并且不再损坏下去。第一,由于城建档案馆的存在,大量的城建档案由各个地方传递过来,大部分的档案在部门的保护下并没有得到损坏,所以怎样减缓其损坏才是重点。城建档案是对城是建设和规划的真实记载和描述,一旦遭到损坏很难恢复其原貌,因此在执行档案管理的过程中,一定要运用科学有效地保护措施,减缓档案材料的损坏速度。第二,在档案保护时强调以预防为主,并不是说治理工作就不重要了,档案是物质材料制成的,终究有一天会损坏,如果不注重治理和修复,一些珍贵档案一旦遭到损坏,而没得到及时的修复,将造成无法挽救的局面,因此,在档案保护的过程中需要时刻保持“防”、“治”结合的思想。