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(一)高校财务审计的观念缺失我国的高校财务审计的观念缺乏,由于受到计划经济时代积弊的影响,造成了高校领导层重科研教学轻财务工作的意识。随着市场经济的发展以及高等教育体制改革的推进,财务审计工作在高校的发展过程中发挥着越来越重要的作用,落后的意识已经成为高校进一步发展的束缚,严重阻碍了高校财务审计体系的建设和财务审计工作的开展,从根本上制约了高校的发展。
(二)高校财务审计的难度较大随着新时期高校各项事业的发展,高校的活动已经不再限于以往单纯的科研教学活动,高校在发展经营过程中发生了很多新的经济活动,经济管理的难度越来越大。然而,目前高校的财务审计工作水平还有所欠缺,财务审计的难度较大。例如,从目前很多高校财务审计开展的实际来看,高校的项目审计难度较大,尤其是一些零星修缮项目,资金量不大却需很多工程人员和部门参与,财务审计工作非常琐碎,导致财务审计面临很大的困难。
(三)高校财务审计体制改革滞后我国高校的财务审计体制改革滞后,成为财务审计工作开展以及财务审计效果发挥的根本。财务审计体制改革滞后主要表现在资金使用、预算管理以及内部审计工作等诸多方面。尤为突出的是,目前我国高校财务审计机构缺乏足够的独立性,在进行内部审计等实际工作过程中往往受到上级领导部门的干预,其独立监督的作用大打折扣,严重制约了高校审计目标的实现,影响了高校的审计工作质量。高校需要从审计体制改革和创新方面加大力度,切实发挥财务审计的管理作用。
(四)高校财务审计工作人员专业素质较低财务审计工作人员素质高低是财务审计工作能否得到切实开展的重要保障。由于长期以来我国高校财务审计工作的重点都集中在对财政收支资金的审计方面,导致财务审计工作人员的专业技能比较单一。新时期我国高校的经费来源越来越多样化,审计工作的内容也发生了很大的变化,高校财务审计人员应对新形势的能力不足,暴露出专业技能缺乏、综合素质低下的问题。
二、加强高校财务审计建设的对策建议
(一)树立正确的财务审计意识高校要树立正确的财务审计意识,转变审计观念,为财务审计工作的开展奠定良好的基础。首先,高校的管理者要意识到新时期财务审计对高校各项经济活动顺利开展的重要性,为财务审计工作的有序开展创造良好的环境和氛围。领导要以身作则,带动教师、学生和其他工作人员积极配合财务审计工作的开展;其次,高校要从观念层面上对财务审计工作进行改革,提升财务审计工作的前瞻性,将以往的事后财务审计向贯穿事前、事中和事后的管理型财务审计转变,提高财务审计工作的效率和效果。
(二)完善财务审计管理体系,强化财务审计工作重点为了适应新时期高校财务审计工作的要求,高校的财务管理部门要将财务审计管理体系不断完善。首先,高校要针对基础设施建设和设备采购等活动,完善传统的高校财务审计管理体系。同时,高校扩招后,学生和师资数量的增加也对财务审计工作提出了新的要求,高校也要基于这一背景,不断完善财务审计管理体系;其次,针对目前高校财务审计工作中存在的难点,高校在财务审计工作开展的过程中,要以保障资金的合法高效使用为中心,运用预算、审计等方式维护高校的财经纪律,对审计工作的内容及方面予以明确,在此基础上开展高校的财务审计、专项资金审计、经济责任审计等工作,实现高校的财务审计目标。
(三)加强财务审计的制度和人员建设财务审计工作的有效开展需要健全的制度以及合格的人员提供制度和组织保障。首先,高校要加强财务审计的制度建设,针对新时期财务审计工作中存在的难点,对财务审计及管理工作中的具体程序设计、步骤安排以及方法研究等进行合理安排,从而充分发挥财务审计工作在高校各项经济活动中的监督、评价、引导及管理等作用。对于已经制定的制度,高校的领导以及其他人员要积极遵守,将制度落到实处;其次,高校要加强对财务审计人员的培训,提高其专业技能和综合素质。高校要加强对综合素质高、专业能力过硬的复合型人才的引入力度,尤其要重视对兼具财务管理、金融、计算机以及法律法规知识等人才的引入,为财务审计工作的开展奠定良好的人员基础。高校还要加强对财务审计人员的职业道德教育,使其在思想意识和工作理念上保持较高的水平;另外,高校要完善财务人员管理制度,将财务审计的工作质量与个人的奖惩予以挂钩,健全奖惩机制和约束机制,为财务审计工作的开展奠定良好的基础。
(四)提高财务审计部门的独立性高校财务审计部门缺乏独立性,是导致财务审计工作无法高效开展的根本原因,因此,高校一定要提升财务审计部门的地位,科学设置财务审计部门机构,为财务审计部门独立开展审计工作奠定基础。独立性是审计工作的灵魂,审计机构人员的独立性和审计工作的自主性权威性得不到保证,审计工作的质量就会大打折扣,高校就会面临较大的审计风险。笔者认为,高校将财务审计从财务部门分离出来,设置专门的审计处室,并由高校校长直接领导。同时,提高财务审计部门在高校管理中的地位,将财务审计部门领导纳入高校的决策层。另外,高校的财务审计部门在人员、经费、活动等方面要与被审计单位相独立,只有如此其才能够独立的行使审计监督职权,不受被审计单位以及其他领导的干预,真正发挥审计工作的客观性、公正性,更好地发挥财务审计工作的效率。
(五)积极构建新的管理型财务审计模式管理型审计是财务审计未来的发展方向,其主要是以改善组织的管理能力,提高管理水平为目的,对被审计单位在组织、规划、领导决策等方面管理职能的表现予以审查,促进被审计单位管理水平的提高,优化资源配置,提高经济效益。管理型财务审计是市场经济发展到一定阶段的产物,是一种新型高效的财务审计模式,其以对组织经济活动的风险评价为中心,建立全方位、全过程的监控体系,对组织资源的利用程度和潜力充分挖掘,从而实现化解经营风险、改善管理环境的目的。高校一定要积极构建管理审计模式,将事后财务审计延伸到贯穿事前、事中、事后的全过程审计,提升财务审计工作的效率。
[关键词] 财务审计信息化;审计软件;数据采集;会计核算模型;会计信息失真
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 009
[中图分类号] F239.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2012)22- 0015- 03
计算机应用技术的迅猛发展使会计电算化广泛普及,致使财务审计信息化成为现代财务审计的必然趋势。财务审计信息化是指在审计过程中使用审计软件和计算机技术,从确定审计目标,制订审计计划,收集、整理、分析审计证据,到出具审计报告以及审计过程综合管理整个流程都运用计算机辅助完成。可见,计算机审计是对会计电算化技术的拓展性应用,是实现财务管理科学化和现代化的重要手段之一。我国高校财务审计信息化工作起步较晚,目前在实践中仍存在一些问题。故而,本文针对高校财务审计信息化的现状,分析财务审计信息化的优势以及遇到的问题,并提出解决问题的办法与思路。
1 财务审计信息化的主要技术优势分析
财务审计信息化的主要优势体现在审计软件的设计和计算机技术的运用两个方面。
1.1 运用审计软件模拟手工审计流程,可大量节省人力资本,提高审计的效率与质量
具体表现在:①自动测试账目是否平衡。采用传统的手工审计方式,审计人员进入审计工作场地后首先需要核对账目,按照会计核算规则要求审查被审计单位的账账、账表是否平衡。采用计算机审计后,审计软件会自动检测账目是否平衡,并自动生成会计报表,从而免去了传统人工审核平衡账目这一环节,提高了工作效率。②快速准确地处理大量信息。高校经费的核算与管理由学校财务部门对各院系与行政单位按经费预算指标控制,有的实行总额控制,有的按项目管理,但不论采用哪种经费管理方式,在传统的手工审计环境下,按要求对数据进行分类、汇总、统计、分析都是一项繁琐耗时的工作,工作量大、易出错,效率低。但在采用审计软件的情况下则变得轻而易举。审计人员通过设定条件,利用软件对海量的财务数据进行快速准确的筛选、统计、对比、分析,从而快速得出正确数据,提高了审计的效率和质量。③多种方式查询账目。审计软件最主要的功能是完成审计查账任务,软件可提供多种查账方法,如按借方发生额、按贷方发生额、按制单日期、按会计科目、按项目、按部门等,同时又可按多种条件复合查账,并且通过账目直接追踪会计凭证,即查账时可随时访问该记录的记账凭证,会计分录一目了然。特别是按部门查账法,将部门经费按项目归集在一起,可避免审计查账时出现项目遗漏。④审计抽样快捷客观科学。在审计实践中,按照审计工作程序需进行凭证抽样审计,在样本的选择上审计软件可提供快捷、客观、科学的方法,使样本更具代表性。在样本选择上,审计软件的自动抽样程序可按照审计人员设定的抽样条件,自动生成样本库。同时,软件的自主抽样方式在需要选取某一特定项目的样本时,可快速、准确地搜集到所需样本。例如,抽样一定金额之上的办公用品支出,软件可将账目按发生额大小自动排序,同时,利用“摘要”筛选功能进行归集,这样审计关注的样本就形成了。然后,审计人员按照系统提供的样本审查纸制的原始凭证,并根据抽样审计的实际情况调整样本量。[1]可见,审计软件的应用可提供快捷、科学、客观的抽样方法以获取充分、适当的审计证据。
1.2 计算机电子表格及文字处理软件进一步提高了审计工作的质量与效率
目前的审计软件具有将查账结果输出,并以Excel电子表格形式独立保存的功能,而且输出的格式与系统中显示账目的格式完全一致。所以,在审计实务中,审计人员可针对输出的账目,利用Excel电子表格提供的各种功能,对数据进行分类汇总、统计分析、复核计算。特别是当Excel表与表之间的数据相关联时,通过设定函数关系,表与表之间可自动取数、计算,效率高,差错少。对涉及文字方面的工作,既可以借签审计软件提供的模板,同样可以应用Word文字处理软件,应用其强大的文字编辑功能制定审计目标,编制审计计划,出具审计报告,管理审计档案等。可见,计算机技术的应用为审计人员提供了准确、灵活、快捷的工作方式。
2 数据采集壁垒的形成原因与解决办法
采用审计软件辅助审计,首先要将财务软件中的数据导入审计软件,即采集数据。采集数据主要面临两方面问题:①行政障碍。单位行政领导是否授权审计部门采集数据,这直接涉及能否使用审计软件。由于财务数据的保密性,以及考虑到软件信息系统及电子数据安全性等因素,单位行政领导对审计采集财务电子数据大都十分谨慎。②技术障碍。会计软件、审计软件是专业性很强的信息系统,基于成本、技术等多方面原因,我国高校使用的会计软件、审计软件大多是商业软件。目前会计软件版本较多,使得审计软件在采集财务数据时要面对多种会计软件,而每种会计软件都有各自的数据接口,由于软件生产商出于商业利益以及为保护会计系统、财务数据安全等因素,将数据隐藏起来,由此给采集数据带来一定的困难。特别是审计软件使用初期,由于审计人员计算机应用技能水平偏低等因素,采集数据时遇到的困难更大。即使是相同的会计软件,软件升级改版后,其数据接口亦发生改变,如果审计软件经销商后续服务跟不上,未及时更新采集工具,审计人员则将无法采集数据,导致无法继续使用软件审计。同时,由于计算机技术应用的不断深入,很多层面都应用计算机管理,采集这些系统的数据仍然面临着数据接口不匹配的问题,进一步增加了采集数据的难度。
多年来,国家从制度层面上在不断地规范与完善数据接口标准。2005年1月1日起实施了《信息技术 会计核算软件数据接口》(GB/T19581-2004)国家标准,这是由审计署、财政部牵头编制经国家标准化管理委员会批准的。在此基础上,依据新版《企业会计准则》进行了技术更新,由审计署牵头组织起草了《财经信息技术 会计核算软件数据接口》(GB/T 24589-2010),经国家标准化管理委员会批准,并于2010年12月1日在全国范围内实施。[2]2012年3月,有12家企业24个产品通过GB/T 24589-2010标准符合性认证[3],至此,对使用已经通过符合性认证会计软件的单位,其软件数据接口按标准设计,审计等职能部门要快速准确获取相关数据成为可能。但在审计实践中,由于软件接口标准的制定滞后于软件的开发与使用,目前正在使用的部分会计软件未完全遵循软件接口标准,软件接口标准不匹配的问题仍未得到很好的解决,所以应积极地解决数据问题。
(1)如果审计软件一时无法采集到有效的财务数据,又未能与会计软件经销商直接沟通,在审计实践中,可借助被审计单位的会计软件的用户试用版或使用正式版建立临时账套。我们知道,软件经销商销售软件通常提供2套软件,1套用户试用版,用于使用单位的人员培训;1套正式版,用于使用单位的财务核算与管理。在借助试用版或使用正式版建立临时账套时,临时账套须完全遵循财务在用账套设计规则,并输入几十条非真实会计数据,记账后再采集此数据,审计软件经销商的技术人员据此可破解会计软件接口并制作采集工具,由此可成功地采集到财务数据。目前,高校内审部门这两种办法均采用。
(2)高校内审若想从根本上解决软件接口问题,应建立会计与审计软件共享平台。笔者认为,内审不同于外审,高校的财务部门与审计部门只是分工不同,都在为其共同的管理者服务,目标都是管理好学校资金,使其发挥更大的作用。所以,高校财务的核算与管理与高校内审的服务与管理可以在同一个平台上,可建立会计软件与审计软件的共享平台[4],即在高校会计软件模块中给审计留一个出口,或者说在会计软件中嵌入审计模块。这样内审就可以绕开采集数据过程中的种种壁垒,而直接使用数据,真正实现对学校资金的即时性管理,将服务、监督、管理同步进行。当然这仍需各方面的共同努力,借鉴审计署“金审工程”运行的办法,建议行政管理部门采取措施促使相关部门规范软件设计,使得会计软件与审计软件合二为一,从而从根本上解决数据采集壁垒。
3 完善会计软件基础工作的两项主要内容
审计软件的数据来自于会计软件,所以,在实现财务审计信息化的过程中,规范会计基础工作显得尤为重要。在会计软件中系统自动汇总凭证、登记结转账目并生成报表,需由会计人员输入的工作主要是建立会计核算模型与编制记账凭证,这两部分工作做得是否规范,直接影响到审计软件使用的效果。
(1)建立会计核算模型是使用会计软件的第一步。此模型限定会计核算明细级别,决定是否设置辅助核算,并规定辅助核算项目与会计科目关联范围等。如果会计核算软件未设置辅助核算项目,审计软件则将无法按项目查账。所以,建立实用的会计核算模型,是审计软件充分发挥作用的前提条件。
(2)编制记账凭证是会计人员常规工作。会计人员需要依据业务单据编制记账凭证并将其输入计算机,此时最常见的差错是会计摘要的误输入和错误地使用会计核算的借方和贷方。软件设计者为提高工作效率,避免手工重复劳动,在凭证输入方式中设置了摘要复制功能。即当一张记账凭证有多条会计分录时,如果摘要内容相同仅输入第一条即可,下一条分录的摘要系统将自动复制。但如果摘要内容发生变化,会计人员又未相应输入正确内容,系统会误将上一条摘要复制到下一条,这样将造成账目中记载的内容与实际发生的业务不相符。此时审计查账,通过摘要筛选出来的数据将会出现错误。而错误地使用核算的借方和贷方主要发生在财务调账时。例如,按照会计核算规则,支出类科目发生额应在借方核算,需要调减支出也应是借方发生额负数,如果错用贷方发生额来调账,统计支出时借方发生额就会大于实际支出金额;特别是当启用会计软件中预算管理模块时,由于此模块要求经费预算指标在贷方核算,这样错误地调减支出金额与经费预算指标都在贷方反映,不符合会计核算规则,同时也增加了审计统计与分析的工作量。
所以,为了使账目能客观地反映经济业务内容,满足学校财务核算与管理的需要,必须规范会计基础工作。针对会计电算化环境,规范会计基础工作需要做好两方面工作:①建立科学实用的会计核算模型。会计模型限定了会计核算的内容,所以,建立模型时要统筹考虑以何种方式核算管理学校经费,要既能按会计科目核算,又能按项目核算。特别是按项目核算,合理限定项目与会计科目关联的范围,满足会计核算与财务管理的要求。②建立岗位责任制,减少工作差错。输入凭证是会计的日常工作,工作量大,重复率高,出现差错概率大。所以,在提高会计人员自身业务素质与责任心的同时,要建立岗位责任制,用制度来规范管理,保证会计信息真实完整,既满足会计核算与管理的要求,亦保证审计结论真实可信。
4 会计信息失真的审计
产生会计信息失真的主要原因有客观和主观两个方面。客观原因体现在现行高校会计制度的局限性以及管理体制所限等因素。例如,现行的《高等学校会计制度》规定:高等学校会计核算一般采用收付实现制。所以,对固定资产的核算仅按原值计价,不计提折旧,导致高校固定资产账目计量与实际不相符,资产虚高,造成会计信息失真。这种由会计核算制度产生的信息失真问题软件无法解决。会计信息失真的主观原因主要体现为故意失真和过失失真两种情况。按照会计核算程序,会计软件将输入的记账凭证自动汇总、记账、生成报表,但编制会计分录所依据的原始凭证是否真实以及会计分录是否正确,会计软件无法判断,审计软件自身也无法解决这一问题,需由审计人员追踪原始票据做出判断。目前,高校财会人员审核单据时,更多地关注单据自身是否符合规定,如发票版权是否在使用时间范围内,票据开票日期、单位名称、数量、单价等是否齐全,金额大、小写是否一致,经手、验收、审批人签章是否齐全等。至于发票用途中填写的内容与实际业务是否相符合审查的较少。在审计实务中曾发现一个十几人的单位,一年中用于购置办公用品的经费达10余万元,经抽凭审查,支出多用于购置计算机耗材。如此多耗材已经超出实际工作的正常用量,经咨询当事人,部分支出是变通的。这是故意失真造成会计信息与实际不相符。同时,在对原始凭证审查时,亦能发现会计分录是否正确,是否存在会计人员用错科目以及误操作而导致会计信息过失失真。
由此可见,抽样审计是审计工作的重要环节,在利用审计软件辅助审计的同时,要重视对原始凭证的审查。前面提到,审计软件使得审计抽样样本更为科学、客观,但审计软件自身无法解决会计信息失真问题,抽样凭证确定后,对每张凭证的审查则要凭借审计人员的专业知识、审计经验以及对被审计单位业务流程的了解程度。为使审计结果反映客观实际,采用计算机财务审计时,需重视审计抽样环节,重视对原始凭证的审查。
5 完善审计软件的办法和方向
经过20多年的发展,会计软件的应用基本普及。但审计软件的应用起步较晚,相对说来尚处于滞后状态,高校财务审计信息化至今仍处于浅层次运用上,主要原因在于高校版审计软件功能尚不完善。导致这种状况形成的一个重要原因在于审计软件未能充分利用会计软件中的资源,这是高校计算机财务审计滞后的主要技术原因。目前,高校内部审计多采用在企业版基础上改制而成的商业审计软件,这种软件不是针对高校财务与审计的特点而设计,一些功能高校内审用不上,如“审计专家系统”模块,基本针对企业财务特点而设,设计了如税种查账及测算分析,企业财务指标(涉税指标等)总体分析等,高校自身没有这些经济业务,这些功能对高校内审不适用。相反,高校内审需要的部分功能软件又不能实现,如审计查账时未能将查账结果模拟手工三栏账、多栏账方式进行归集。例如,现行高校版的会计软件采用编码方式建立会计核算与管理模型,即“会计科目编码”加“项目编码”加“部门编码”,每组编码作用不同。①会计科目编码,依据高校会计制度的要求编制,负责核算高校全部经费。会计科目编码不区分部门或项目,即经费内容相同,会计科目编码相同。比如研究生经费,其收入的会计科目编码全校通用一个,支出的会计科目编码全校亦相同,若需区分经费属于哪个院、系的,用项目编码来限定。②项目编码,归集项目经费的所有收入(预算)与支出。如前所述,为区分不同院、系研究生经费的收入与支出,通过项目编码来确定。③部门编码,归集一个部门所有的经费项目。三组编码之间的关系是:查询任何账目均需通过会计科目编码来实现,项目编码与会计科目编码组合后可实现按项目查账,部门编码可查询到该部门所有的项目编码,避免审计时遗漏项目。但是,现行的审计软件未能充分利用会计软件编码管理账目的优势,如按项目查账,未能模拟手工将项目经费按要求归集。前面列举的研究生经费,一次查询就未能得出研究生经费收入、支出、结余情况,而需要分别查询研究生经费项目的收入、支出,然后再人工汇集在一起,费时费力,浪费资源。
基于上述分析可见,实现高校财务审计信息化的技术关键在于必须进一步开发和完善审计软件技术功能。首先,增加复合条件查账功能,实现灵活地按项目查账。按项目查账一次可查询多个会计科目,而且将查账结果模拟手工三栏账、多栏账方式予以归集,即按会计科目明细显示账目明细。如上所述的研究生经费,一次查账可完整地查询到研究生经费的收入与支出,如果支出项目有明细核算,亦可将支出内容模拟手工多栏账方式显示账目明细。其次,增加软件操作的灵活性。如对经常采用复合条件查询的账目,可以将查询条件以某种形式保存下来,避免下次查询时重复输入,提高工作效率。再次,针对高校财务核算与管理的特点设计“审计专家功能”,使得计算机能更好地实现审计思路。
6 提高审计人员计算机应用技能的思路
与会计电算化相比,审计信息化起步较晚,对计算机审计的研究相对滞后,审计人员计算机技术的运用水平偏低,至使审计软件已有的功能尚未充分利用,对Excel电子表格以及Word文字处理软件运用得也不够灵活。信息化时代的审计,要求审计人员不仅要具备丰富的专业知识与经验,同时要能熟练使用计算机,使计算机技术能力与审计专业能力完美地结合在一起,才能在信息化的大潮中做好审计工作。
根据笔者的经验和体会,主要应从以下几个方面努力:①提高审计人员计算机技能水平。或有计划地引进既懂审计专业又精通计算机使用的复合型人才,或立足现有审计人员重点培养,干中学,学中干,不断解决在财务审计信息化过程中遇到的问题,通过“传、帮、带”的方式,使审计人员计算机整体水平在实践中逐渐提高。②认真学习熟练掌握审计软件操作方法。审计软件功能强大,遇到问题要多与软件技术服务人员沟通,或借助审计软件的“在线帮助系统”,软件设计者在此系统中比较详细地说明了各功能模块的操作方法。③熟悉了解会计软件功能。审计软件所有的数据来源于会计软件,了解会计软件功能,有助于使用软件审计时找到查账切入点,特别是掌握会计核算模型设计的思路后,理清财务是如何通过会计软件核算与管理资金的,对设计审计查账方式很有帮助。④审计人员定期接受培训,定期组织高校审计人员研讨交流,借鉴其他院校的有益经验,也更具有实用性。
主要参考文献
[1]王颖.现场审计软件的应用及评价[J].中国内部审计,2012(2).
[2]李春友,苏红丹.审计取证数据接口的功能布局与实现方法[J].财会月刊,2012(13).
关键词:防范;高校财务;审计;预警机制
随着我国对高校教育事业的不断投入,高校财务工作的内容、对象日益复杂,尤其是近些年查处的高校腐败案件日益增多,充分暴露出高校财务管理工作的弊端,因此为防范高校财务风险、提高资金使用效率,应该建立防范财务风险的审计预警机制,促进高校财务资金管理工作的可持续发展。
一、高校财务风险
高校生产活动不同于其他经济体,因此高校的财务风险也与其他经济体的资金运动模式有所不同,结合高校财务资金的使用方向,其主要包括:
(一)筹资风险
随着高校教育体制改革的推进,高校的资金除了国家财政的经费支持之外,大部分的高校都会向金融机构进行融资,而资金的筹资本身就会存在风险:一是债务风险。主要是因为高校过度借入资金而产生的风险,比如高校为了扩大规模而向银行进行的贷款,一旦高校的收入不足以偿还银行的贷款之后,就会存在风险;二是利率风险。利率风险主要是由于市场利率变动而给高校造成的损失,这种损失一般受到国家宏观政策的影响较大;三是信用风险。当高校的借贷超过了自身的能力之后,就会导致高校出现偿还不及时的现象,从而导致高校出现信用危机。
(二)投资风险
在市场环境下,高校会进行系列的投资活动,尤其是十之后,国家鼓励高校开展研发成果的转化,因此高校在投资过程中会因为投资失败、投资效益低于预期而产生风险。高校的对内投资主要是对基础设施的建设投资,比如引进高端人才、新进教学配套硬件设施以及购买固定资产等,当高校所做进行的投资没有给高校带来预期的效果就会造成资金价值的打折。高校的对外投资主要是高校向外界进行的投资,对外投资行为会给高校带来双重的影响,一旦没有进行充分论证的对外投资会给高校带来巨大的经济损失和社会效益损失。
(三)财务管理风险
随着高校所有体制改革的深入,高校的资金来源由原来的单一财政拨付,转变为财政拨款为主、多渠道筹资办学的模式,这样一来就要求高校要加强财务管理水平,避免出现各种腐败问题,虽然我国对高校干部的任免有了明确的规定,但是由于高校办学规模的不断扩大,单独依靠国家有关部门的监管是很难杜绝财务管理风险,因此财务管理风险一直存在于高校财务管理活动。
二、构建防范高校财务风险的审计预警机制的必要性
结合当前高校出现的资金腐败现象以及财务管理工作中所存在的问题,为切实提高高校资金使用效益,应该建立防范财务风险的审计预警机制。
(一)高等教育市场日益竞争的需要
随着高校规模的不断扩大以及生源的日益减少,高校市场的竞争越来越激烈,每年都会出现抢夺生源的现象,因此高校为了提高教学质量、扩大高校的市场影响力,高校就会进行系列的投资活动,以此来获得较大的收益,当然有投资就会存在风险,所以要求高校必须要构建完善的审计预警机制,以此降低高校财务风险,保证高校的健康可持续发展。
(二)高校财务内部管理的要求
高校具有独立的法人,实现高校资产效益的最大化是高校财务管理工作的核心,另外由于高校属于公益单位,因此强化高校财务的事前预防能力是高校财务管理改革的重点。基于高校出现的各种腐败案件表明加强财务管理工作是降低腐败现象出现的有效措施,而建立完善的审计预警机制则是从根本上杜绝了财务腐败,因此高校为在竞争市场中占据主动,必须要从自身情况考虑,构建适合高校财务管理工作的审计预警机制,将风险控制前移置源头。
(三)落实“互联网+”行动的体现
随着“互联网+”行动的实施,高校必须要借助互联网技术实现财务工作的信息化,《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010~2020年)》提出我国高校要加快教育信息网络的部署,因此高校要建立信息化的审计预警体系,实现对高校财务信息的实时监测。
三、构建审计预警机制的对策
基于高校存在的财务风险,高校要站在战略高度建立完善的防范财务风险的审计预警机制。
(一)加强高校审计规范建设
内部审计制度是规范高校财务风险的主要依据,高校内部审计部门一定要重视制度的建设,完善相关的规则制度,以此提升审计人员的理解力与执行力:一是实行审计结果公告制度。审计结果公示是落实阳光审计的重要举措,通过审计结果的公开可以强化社会对高校财务信息的监督,避免出现腐败现象。审计结果的公开主要包括专项资金和基础设施建设的相关信息审计结果以及财政收支信息等等;二是健全审计结果跟踪整改落实制度。高校要重视审计结果,对审计出来的问题要重点进行落实整改,对于出现的违纪行为要及时的进行纠正,并且根据出现的问题进一步的完善和健全高校的各项规章制度。
(二)引入注册会计师
2014年12月9日,中国注册会计师协会(以下简称“中注协”)印发了《高等学校财务报表审计指引》(以下简称《指引》),对注册会计师执行高校财务报表审计业务进行规范。注册会计师开展高等学校财务报表审计工作,是发挥行业公信力和专业优势,服务教育领域深化改革的有益探索,有助于促进高校夯实财务信息、完善内部治理。为此高校要积极与注册会计师进行合作,将高校的财务审计工作与专门的审计机构进行交流,以此提升高校财务审计工作的质量。
(三)建立完善的内部审计制度
提高高校审计工作就必须从内部审计建设入手,通过完善的内部审计制度实施审计工作:内部审计制度可以有效防止高校腐败,并且及时针对存在的问题采取措施给予制止;完善独立的校外审计制度,定期对学校各个环节的资金使用情况进行审查监督,建立严格的问责机制,实行“反腐责任人”制度。对于发生的任何问题,都首先要对反腐责任人问责。同时还要加强财务风险防范的考核。另外高校管理部门也要就借鉴企业内部审计制度建设的要求,建立与高校审计工作相关的要求规范,例如针对高校资金使用方向以及性质的特殊要求,需要高校从风险预警控制的角度进行分析高校负债资产的使用,以此降低高校财务风险,将高校的风险控制在合理的范围内。
(四)提高高校审计人员的综合素质
一是加强审计人员的政治素质,让他们牢牢树立廉政自律的意识,形成不敢腐、不敢贪的意识。在强化群众实践教育活动以及党员自律制度实施的背景下,高校审计人员一定要清晰的认识到当前审计工作的形势,以牢固的思想政治意识、坚定的政治立场从事审计工作;二是提高审计人员专业素质,目前审计工作复杂,很多事项都需要审计人员利用该技术、高技能完成,因此需要高校积极开展审计人员的技能培训工作,以此提高其技能;另外也需要审计人员通过自学、他学的方式提升自身的综合素质。
四、实施财务风险预警需要注意的问题
实施财务风险预警要结合高校自身特点,选取合适的评价指标,确定出适合高校的预警临界值,在预警系统的实施过程中,对系统指标需要不断的予以更新,同时,还应结合非量化因素作定性的分析评价。将定性与定量预测相结合,确保预警系统的先进性和实用性,提高预警的效用。更好地预防财务风险的发生。
总之,在高校财务管理工作中,应重视隐藏的财务风险,及时建立财务预警机制,规范财务管理,落实财务管理的相关责任,并建立科学的管理制度,从而提高高校财务管理的安全性,促进高校财务管理的顺利发展。
参考文献:
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关健词:内部审计;财务管理;作用
中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2012)11-0-01
一、高校财务管理存在的突出问题
(一)资金使用缺乏计划性。预算管理是高校财务管理的重要组成部分。高校内部建立和规范预算管理制度是高校财务管理制度的核心。加强资金的预算管理,以及启动对预算结果监督职能是高校财务管理的前提。一些高校重视基建投资,对于教育事业经费预算不够充足,基本源用于上年基数加上本年增长的预算分配方法。在经费使用上往往事先无计划,缺乏统筹安排,各项支出存在较大的盲目性,因而导致资金使用超支,使预算管理成为一种虚设,有名无实。
(二)财务风险控制不力。随着教育体制改革的不断深入,高校经济自不断扩大,高校的各种筹资、校内基础设施、科技产业、校内企业及其他方面投资活动日渐增多,这些投资活动是否具备合法性、可行性、效益性等已成为高校无法回避的一个现实问题。特别是有些高校新校区建设,所需建设资金由学校自筹解决,因资金缺口而通过银行贷款,造成了学校资产负债率过高,使财务风险不断增大。
(三)财务分析工作薄弱。财务分析是运用事业计划、会计报表及其他有关资料对高校一定时期内的财务收支状况进行系统剖析、比较和评价,以求得对高校经济活动和事业发展状况的规律性认识。目前大部分高校只重视预算管理和会计核算,而财务分析工作基本处于未开展的状态,使得学校资金管理松散,资金使用不科学,使用效率不高。现行高校财务制度和会计制度中只列举的财务分析指标内容不全面,没有筹资分析 、投资分析和反映资产构成的指标;不进行教育成本核算,反映经营成果分析的指标不准确,还缺乏反映社会效益的量化指标。
(四)国有资产缺乏管理、流失现象严重。在部分高校中,一直以来都存在着不规范的利用国有资产出租、投资的行为,固定资产管理也拘于形式,缺乏严密的管理制度,导致大量国有资产收益流失,甚至是国有资产的损失。
二、加强高校内部审计的重要性
内部审计对促进高校持续、健康、快速发展具有重大意义。改革开放以来高校已由过去的单纯事业单位转变为面向社会、面向市场、自主办学的法人实体。随着市场经济的发展,高校办学经费来源日趋多元化,院校各部门经济活动也日益增多,教学、科研、后勤、基建等部门又因工作性质不同而实行不同的财会制度,高校所承担的责任、压力、风险也相应增大,这些新变化使得高校内部控制工作更为复杂,因而加强内部控制制度建设的任务更加紧迫,在客观上就要求学校建立一套完整有序的内部控制体系。内部审计作为高校内部管理的一种监督机制,在学校教育经济活动中就有着不可替代的作用,它担当着参与学校内部控制制度制定与修订的重要任务。
三、内部审计在高校中的作用
(一)增强高校的管理水平并提高防范风险能力。高校在教育经济活动过程中,各项规章制度是否齐全、是否落实到位、各项目标任务是否完成;财务核算是否符合标准、有无违反财务制度及国家经济政策的行为等,这些都需要内部审计部门对其进行经常性的监督与检查。通过内部审计工作,可及时发现教育经济活动与管理中存在的问题,审计部门可以及时反映到学院领导或直接负责部门,为学校领导提供客观、真实的财务收支信息,为其管理决策当好参谋和助手。因此,必须从高校生存与发展的高度上来看待内部审计工作,促进科学的管理与决策,加强风险意识、提高规避风险能力,只有这样才能真正推动高校的整体发展。
(二)加强高校的内部控制,提高高校管理者水平。内部控制是高校在内部管理中的监督、控制体系,也是高校正确处理相关利益者之间关系的重要方式。日常内部审计工作通过对高校中的人力、财力、生产、经营、财务、人事及后勤等各个环节及各方面的监督和审计,对损失进行稽查,查明错误原因,从业务流程的内部管理及经济效益两个方面出发,对内部控制的强与弱进行评价,验证内部系统的实用性与可操作性,将发现的盲点、漏洞及执行过程中的薄弱环节向高校管理者及时反馈,最终通过审计活动掌握的信息来协助高校管理者加强内部控制、改进控制系统的薄弱环节,促进内部控制制度的健全与完善。
(三)规范高校会计行为,保证会计资料真实完整。提高会计信息质量,确保国家有关法律、法规和内部规章制度的贯彻执行,是内部控制的又一基本目标。内部审计在保证内部控制达到这一目标上更是大有可为。高校内部财务审计是内审的基本内容之一。内审是对高校会计资料真实完整的再监督,可及时发现会计工作中存在的不足、制度执行过程中出现的偏差,内部财务审计可以针对发现的问题及时向高校管理者提出建议,促使会计工作达到内控的要求和目标。
(四)有利于保护高校财产的安全完整。通过内审部门对高校经济活动的检查分析,制止铺张浪费,及时堵塞漏洞,有效防范资产的流失。高校的固定资产,它保证着学校教学、科研、行政、管理、后勤服务等各项工作的正常运转,它是衡量高校办学实力和质量的重要指标,如果管理得好、用得好,加强对固定资产管理的内控制度,严格执行固定资产的管理办法,就能为学校节约教育经费,增强学校办学能力。反之如果制度不健全失去了内部监督,就会造成家底不清,使其固定资产处于不安全状态。
关键词:高校 会计审核 财务管理
中图分类号:G475 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2012)01-124-02
近年来高等教育处于快速发展阶段,面对高校经济业务复杂化、财务管理多元化和财务信息网络化的新形势,作为高校财务管理重要环节的会计审核工作既能保证提供真实完整的会计信息资料,又有利于合理使用资金、减少资金浪费,增加高校财务风险抵御能力。对通过加强会计审核来提高高校财务管理进行研究,是有着重要的现实意义的。
一、高校财务管理中会计审核的重要性
会计审核是集会计核算、会计监督、服务于一体的经济活动,是适应高校财务内部管理而产生,主要针对高校财务部门经济事项的真实性、合法性、有效性及准确性进行审查,包括对原始凭证审核、记账凭证审核、会计账簿审核及会计报表审核。会计审核水平直接影响高校财务工作的质量,关系到高校财务管理水平的高低。
1.会计审核是会计基础工作规范化的内在要求。根据《会计基础工作规范》第七十五条:会计机构、会计人员应当对原始凭证进行审核和监督,以及第九十条:各单位应当建立稽核制度,审核会计凭证和复核会计账簿、会计报表。会计审核是会计基础工作规范化的基本要求,会计审核不严格将直接导致会计信息的失真,影响高校的财务工作效果,会计监督职能得不到正常的发挥。通过会计审核,可以预防经济犯罪,避免财产损失,有效提升高校财务管理水平的重要保证。
2.会计审核有助于形成真实、完整、准确的财务资料。会计凭证审核是财务管理基础工作,是对会计信息质量进行源头控制的重要环节,是财务工作“生产一线”,是形成准确的凭证、账簿、报表的关键因素。根据《行政事业单位会计决算报告制度》财统(2002)第4号第23条:会计决算报告的编制单位必须做好会计决算报告的审核工作,确保上报数据资料真实、完整、准确。会计审核通过对会计凭证、账簿、报表的收支状况进行核算、系统分析、比较、评价,有助于监督本年度预算执行情况,以及为下年度预算提供财务会计信息,促进教育经费的筹集、分配、使用更加理性化;有助于保证财政支付口径的一致性,确保财政资金安全。审核无误的凭证、账薄、会计报表能为财务工作日常分析、检查提供准确的会计信息资料及数据,方便高校管理者及时作出判断、决策,提高会计使用价值。
3.加强会计审核是市场经济发展的需要。目前,高校大规模扩招导致资金、基础设施短缺与办学规模扩大之间的矛盾越来越突出,高校要发展,只有顺应市场经济合理举债,贷款办学已是高校缓解资金压力的主要途径。有负债就有风险,随着财务风险的不确定性增加,加强会计审核和内部会计控制等财务监控措施,合理有效使用资金,防范资金风险,才能提高高校办学效益,保证教学与科研规范、高效进行。
二、高校财务管理中会计审核存在的问题现状
目前,高校财务管理严重滞后于高校发展的实际形势,仍采用“报账型”为主的传统财务工作模式,存在诸多不足有待改进,具体表现在以下几个方面。
1.会计审核执行力度不够,会计信息失真。大多数高校会计人员对原始凭证的完整性、真实性、合法性、有效性进行审核时,只流于票据表面形式:原始凭证内容是否完整、摘要是否清晰、填制是否正确。因时间差或地域差因素而出现的不合常规票据是否规范、经费开支是否合理等问题在具体处理时不能对其辨别、控制。加上部分高校财务规章制度跟不上形势,会计人员在具体处理业务时无章可循,会计人员对“合情是否合法,合法是否合理”原始票据的主观判断及制度执行上存在差异。
在账务处理方面,部分高校会计人员在业务处理过程中由于业务水平不高,编制记账凭证时科目运用不规范,会计核算不准确:人为将个人借款记作费用支出,少记应收款,虚增费用,人为出现资金流失;维修费大于新购设备价值;零余额账户不按规定开支,财政支付额度人为调整使用范围;对图书教材管理核算不清,价差折扣核算不准确;对学费管理只限于账面数,不及时核对应收及已收款,导致学费收入核算不准确;长期不清理暂存款及应收款项;不及时处理积压单据现象。虽然高校普遍实行会计电算化,但部分高校会计账薄及会计报表设置不全、账外设账或报表数据人为调整现象,将二级核算单位业务进行单独核算,年终时不纳入年度财务报表进行合并核算,这种由于人为因素出现的会计核算不准确,严重影响了会计信息的质量。
2.忽略会计监督职能,会计服务意识差。在实际工作中,多数高校会计审核工作停留在报账、记账、算账层面上,会计审核只强调对原始凭证的审核,也就是只审核原始单据的合法性及报销手续是否齐全后按相关的报销制度“报账”。会计审核人员只充当了一个“报账员”的角色,只注重会计核算职能,未能从管理的角度,体现会计监督及服务职能。一方面,在会计监督审核过程中,对财务收支的合法性、真实性,特别是合理性、效益性的辨别缺乏敏感性和分析能力,使会计监督职能失效,加上部分高校内部管理制度不健全,会计监督力度不够,一些单位或会计人为操纵账务体系,集体造假,导致财务信息失真。另一方面,鉴于高校财务性质不同于企业财务,服务对象主要是全校师生,服务意识也常常提到工作日程,但事业单位财务人员的“铁饭碗”意识及财务工作中存在“吃大锅饭”现象,导致服务意识差,不能很好地为教学科研工作服务,这种现象严重阻碍了高校的财务管理水平的提高。
3.会计审核与财务预算执行割裂。预算管理是高校财务工作的核心,但由于高校预算下达时间较晚,部分高校会计人员在日常会计审核中无法对一些超预算使用的经费进行有效控制,年度经费使用与财务预算不符,执行弹性大;部分高校领导未按预算安排使用资金,收支随意调整,擅自提高开支标准,扩大开支范围,改变资金用途,突破预算,使得预算执行力度不够。尤其是目前大力推行政府集中采购后,区分财政直接支付和财政授权支付的范围,对会计审核及预算编制执行提出了更高的要求,但国库集中支付不够理想,主要是由于采购物资的多样性、专业性、集中性,导致采购时间长、政府采购成本比自主采购成本或市场价还高,增加了高校的财务成本,以及部分高校在实际操作过程中人为调整财政资金与授权支付的范围,会计核算与预算执行相分离。
4.财务工作环境落后于财务管理发展形式。由于网络技术介入,高校财务电算化工作模式大大提高了财务工作效率。但由于软件自身的升级不及时及人员培训滞后等因素的影响,不能及时满足财务管理水平需求。目前,高校普遍采用天大天财、金碟财务软件、用友财务软件,会计核算工作模式死板,只注重于会计日常工作的功能,缺乏适应高校财务管理的会计指标分析、效益评价体系,软件功能跟不上高校发展形式。
三、加强会计审核,提高财务管理水平的对策与建议
1.完善内部会计制度,加强会计核算。一方面,建立健全内部会计控制制度,规范高校会计行为。随着各高校差旅费报销规定、暂付款管理条例、货币资金管理条例等制度的建立健全,为会计人员进行审核提供客观依据,增强了会计人员工作责任心。近几年来,我校也结合财务账务处理中的实际情况,补充制定了财务报销流程、实习经费管理暂行规定、引进人才差旅费报销办法、招生经费报销细则、科研经费管理办法等一系列的规章制度,确保会计审核工作有序进行。另一方面,通过会计人员专业知识的培训,增强会计人员识别票据的能力及业务处理与分析能力,加强会计核算。会计人员对各单位经费的使用范围、开支标准、支出审批程序及执行国家财经政策、高校财务管理制度进行审核时,严格执行收支两条线,量入为出,明确资金来源、管理权限,每个事项落实经办人、责任人,各负其责,《会计基础工作规范》第七十五条规定审核会计人员按国家统一的会计制度,审核原始凭证,对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记录不明确、不完整的原始凭证,予以退回,并要求经办人员更正、补充。同时,加强对仪器设备(尤其是进口设备)、大维修项目、教材、图书、暂付款、学费收入等项目的会计审核及核算,特别是暂付款项目的管理对提高高校资金周转及资金使用效益,有着一定现实意义。比如我校财务在大维修工程项目通过“暂付款―在建工程”科目核算进度款,保证会计资料真实、完整、合法性,有效防止高校资金流失。
2.重视会计监督,提高会计服务质量。现代管理会计要求会计的职能由会计报账、记账的核算型上升到会计监督、市场分析、投资决策、风险预测等管理型职能。一方面,要求审核岗位人员要把事前、事中、事后监督有机地结合起来,把监督职能落实到实处。加强高校财务内部管理、内部监督职能,实现财务全方位监督管理。包括对校内二级核算单位实行会计人员委派制,对其收支进行核算、监督,规范二级单位财务管理,杜绝二级核算单位设立小金库,账外设账,分散教学资源,扰乱经济秩序,将财务沟通、监督落实到实处。充分利用各高校的财务局域网、校园网、构建一个全新的高校财务信息体系,强化监督职能,使财务管理更加科学化、规范化、系统化,确保会计审核做到管理不越权,监督不违规,原则不让步,服务不偏方向,既监督又服务,寓监督于服务之中。另一方面, 在会计核算、监督基础上,会计审核工作应围绕教学科研服务。坚持原则的同时,做好优质服务。提倡以人为本、亲和友善态度的服务思想,服务于师生。财务部门定期对各单位经费使用情况进行分析总结,对单位进行资金使用管理反馈意见,向各二级单位提供财务制度培训、经费开支范围培训。总之,会计核算、会计监督贯穿于服务之中,服务体现在核算、监督的整个过程,会计服务必须建立在严格的会计监督之上的服务。
3.规范会计基础工作,加强财务预算管理。会计基础工作的好坏决定会计工作质量,会计行为是否规范及会计资料质量的高低取决于会计基础工作的规范。在实际工作中,明确细化岗位职责、经济业务内容,制定合理可行的会计工作操作流程,对核算过程中会计要素确认、计量、记录、会计报告等环节进行规范,建立良好的会计工作秩序,确保会计人员报账、算账、记账工作标准化、规范化。在会计审核方面,加强对会计凭证、账簿、报表的审核工作,确保原始凭证真实、完整、合法,确保记账凭证科目设置规范性、统一性,确保会计账簿全面性、完整性及上下年度会计报表统计口径一致性,便于年度财务数据分析,为领导者决策提供准确的会计信息。
财务预算是高校会计人员在审核经济活动中进行项目核算的重要依据。编制预算时,要做到“统筹兼顾,保证重点”,正确处理好财务运转、建设与风险防范的关系,合理安排预算资金,做到资金结构合理化。执行预算过程中,方便会计人员在审核时,控制经费不超出预算支出范围、内容、限额,实行专款专用,提高正确处理经济业务的能力,最大限度满足教学科研需要。另外,通过会计审核有利于及时反馈信息,发挥会计审核的财务参谋作用,促使高校财务预算更加科学化、规范化、系统化,促使财务资金良性循环,提高高校财务资金使用效益。
4.建立良好财务工作环境,提高会计人员职业素质。良好的工作环境是确保财务工作顺利进行必备条件之一,良好的财务工作环境包括:硬件环境和软环境。
硬件环境主要指财务办公设施、财务软件配置。硬件环境上充分利用校园网和财务内部服务器,公开项目经费明细,财务信息公开化、透明化。在多校区办公情况下,财务管理系统内部信息对接,对内方便账务处理。对外建立各院系经费使用查询平台,及时公布预算分配执行情况,进行财务实时监督管理;同时将学费查询与学籍管理、教务管理相结合,及时传递信息,增强财务电算化、管理信息化,促进高校财务工作顺利有序开展。软环境主要是指人员之间的协作关系、团队意识、工作服务效率。构架一个具有团队意识、全局观念的高素质、高能力的财务队伍,在明确会计人员工作职责的同时,要做好会计人员之间的配合协调工作,增强财务团队协作精神,加强财务人员与职能部门之间业务协调沟通能力,适当进行会计人员的轮岗制,促使会计人员全面熟悉业务,提高财务人员的整体素质,建立和谐财务氛围。同时,加强会计人员思想教育、职业道德教育,培养会计人员爱岗敬业、廉洁奉公的品质,加强政策法规、制度学习,定期组织会计培训会、研讨会,熟悉各项内部财务制度规定、报销办法、办事流程;定期讨论审核中存在问题,提出解决措施,提升业务水平,在会计审核工作中,会计人员既要坚持原则又要灵活地做好会计审核工作,处理好原则性与灵活性这个矛盾,把原则性与灵活性在会计审核工作中有机结合,改善服务态度,提高业务处理能力和待人接物能力,为教学科研更好地服务。
四、结语
会计审核工作贯穿于整个财务活动,是确保会计资料真实可靠的基础,会计审核工作有利于高校合理安排预算,配置资源,发挥会计监督的职能,会计审核工作质量高低影响会计信息的质量,同时也是维护财务资金安全、合理、高效率使用的必要保证。
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