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关键词:机关事业养老保险 统计工作 基本情况 工作思路
机关事业养老保险工作起步较晚,又由于业务对象单位性质的特殊性,改革难度大,发展还不够完善,存在不少值得研究解决的问题,例如存在收支压力大,结余缩小,基金安全度低的问题;与企业待遇差距过大的收入分配不合理问题;个人账户不健全,缴费比例低的问题等。不处理好这些问题,影响我们的工作顺利开展,影响机关事业养老保险事业的健康发展。科学严谨的做好统计工作,搜集、整理、分析和提供好数据资料,是解决好这些问题的前提。
一、统计工作的重要性。
统计是一门认识方法论性质的科学,其目的是探索数据内在的数量规律性,已达到对客观事物的科学认识,统计工作在机关事业养老保险工作中,特别是在事业发展的关键时期具有不可替代的重要性。其一,统计工作是提供第一手数据资料的科学手段。通过统计报表,各经办机构,各期参保人员数、离退休人数、单位数据、基金收支数据及各数据的内部构成等具体数据,能够以固定格式、全面系统逐级向上提供;其二,统计工作是进行政策决策的重要依据。无论是上级部门还是具体经办机构,对政策进行分析决策离不开对统计资料的收集与分析。其三,统计工作中,科学的指数、指标能够反映事业发展的健康程度,也可以对基金运行风险进行预警,例如各期基金收支的发展水平和发展速度指标,能够揭示业务工作开展状况;结合物价指数分析基金总量对基金保值增值能力做出判断。其四,好的统计工作作风,是机关事业养老保险保险事业科学系统、高效运作的体现和前提。
二、统计在机关事业养老保险工作中的现状。
在实际工作中,统计还有值得改进的地方,不能够很好的为事业发展提供支持,根据本县统计工作基本情况以及笔者在统计工作中的认识,概括一下,主要存在以下基本情况。
(一)重形式、轻利用。
我们日常的统计工作,主要以全面统计报表的形式开展,统计报表是自上而下统一布置、自下而上逐级提供基本统计数据的一种调查方式。在每月月初按时将月报、季报、年报按固定格式报出,几乎就是基层统计工作的全部。统计工作忽视对统计数字利用。
(二)重数字、轻分析。
对各项指标数字的值、逻辑性过分关注,而轻视对数据的分析。统计分析报告质量不高,仅仅重复罗列数字或是做简单收支状况说明,不能深入揭示问题、预示风险。
(三)重整体、轻结构。
统计报表各项指标中,整体性指标多,结构性指标少或是不全面。
例如“参保职工人数”分机关、事业的整体性指标有,而根据单位性质划分的结构性指标缺失。如我县2010年7月“参保职工人数”12196人,其中机关2073人,事业10123人,而全额、差额、自收自支、企业化管理单位各有多少人?我们的统计报表中没有这些指标,各单位人员的缴费能力不同,缺少这些结构性指标,一些问题没法分析;再如“本期应发养老金”,仅有整体性指标,没有“基本离退休费”、“补贴”等结构性指标,如我县2010年截止7月份“实支养老金”9237万元,这9237万元中,“基本离退休费”、“住房补贴”、“津贴补贴”等分别是多少?我们的统计报表中也没有这些指标,这就不利于我们对基金支付进行分析。
整体性指标能总体上把握收支状况,却不能像结构性指标一样,能够揭示收支状况的深层次原因。例如“本期应发养老金”增长过快,导致基金结余减少,是由“基本工资”还是“补贴”类增长过快引起的?“本期实缴额”少于“本期应缴额”是由“全额事业单位”、“自收自支事业单位”还是“差额事业单位”新增欠费引起的?各性质单位的缴费能力有何差距?
仅凭整体性指标无法分析这些问题。
(四)重上报、轻反馈。
统计报表上报制度严格,月报必须于每月2日前准确上报,季报、年报也必须在月初准确上报。然而报表报出后,上级不能将数据分析情况反馈给统计人员和基层经办机构。缺乏反馈易导致统计工作人员积极性低,也易导致经办机构业务工作目标性差、无法及时发现问题与不足。
(五)统计工作人员素质不达标。
统计是一门科学,对从事人员要求很高,而基层经办机构统计工作人员存在素质偏低的情况。虽然现在干部职工队伍中不乏大学学历人员,但真正系统接触过统计知识的很少。缺乏统计法律意识、统计技能知识、业务生疏;人手不足、经常换人换岗;检查不到位、责任心不强等多种原因易导致数字的偏差。
三、统计工作思路探讨。
机关事业养老保险工作有其自身特点,一是处于改革发展的关键时期,需要大量的调查研究、统计数据分析支持;二是存在开篇所提到的结余缩小、基金安全度低;个人账户不健全,缴费比例低;缴费与离退休待遇不挂钩等诸多突出问题,这些问题的风险系数、严重性、影响程度都需要进行科学严谨的统计与分析。笔者认为,在机关事业养老保险工作中,统计工作应按以下思路进行改进。
(一)提高重视,求精求细。
将统计工作质量作为一项重要的考核、评优指标,落实统计工作责任人制度,摆脱形式主义,切实提高各级经办机构对统计工作的重视和统计数据的利用率。在提高重视的基础上,求精求细做好统计工作。
根据机关事业养老保险特点,统计指标应进一步细分,增加结构性指标,增强与事业改革发展需求信息的关联性,满足决策、管理和研究的需要。统计数据质量应严格要求,精益求精,增强责任意识,提高数据准确性、精度,高质量完成统计报表及分析工作。
(二)增强统计报表工作的反馈性。
反馈的对象有二,其一是指对统计报表质量的反馈,其二是对统计数据分析处理结果的反馈。
其一,统计报表工作是一项结果导向非常强的工作,工作过程难以考核、量化,工作结果的质量好坏却可以一目了然。增强统计报表工作的反馈性,经常性通报或是分析讨论统计报表质量情况,有利于提高工作人员工作积极性,对工作不足之处及时改进。
其二,由于受条件及能力的限制,基层经办机构对统计数据进行分析处理的质量不高,上级机构在收到统计报表后,经过分析处理,将结果反馈给下级经办机构,更有助于对基层养老保险事业发展提供建设性依据。
(三)努力提高基层经办机构统计工作人员素质。
加强对统计工作人员的培训,增强统计工作人员素质。一是加强统计法的培训,按照《统计法》的规定,基层单位向统计部门报送报表是其应尽的义务,不按时上报、屡次迟报、拒报就是违法行为,但在一些基层统计工作人员甚至极少部分领导的脑海里并没有这种法律意识,他们缺乏应有的统计法律法规知识,觉得迟报或不报报表也不会有多大问题。为此,必须加强基层统计工作人员统计法律法规知识的教育,增强他们的法律意识。二是加强统计专业知识的培训。从统计工作所需要的方法和技术层面来看,经常开展统计工作人员的业务培训,提高统计人员业务素质是必不可少的,统计部门或是上级经办机构利用年报或统计人员进行培训的机会,系统地讲授统计基本知识和机关养老保险基础报表,对基层经办机构报送报表和提高报表质量可以起到事半功倍的效果。
提高统计分析报告质量。
统计分析报告是对统计数据整理、分析的总结性文件,是统计工作的最重要组成部分之一,其质量好坏对统计整体工作起到决定性作用。目前看来,机关事业养老保险统计分析报告应着重描述分析以下几个方面。
1、基金安全分析。通过各期基金收支、基金结余发展水平与发展速度的时间序列分析,对基金安全性做出分析。
2、结合业务开展情况分析说明基金收支增减变动原因,特别对增减变动较大的部分作出说明。
3、利用多种统计方法,有针对性的分析好普遍存在的焦点问题。
随着我国文化改革发展的不断推进,文化统计工作的地位和作用日益凸显,文化统计数据越发成为我们认识文化现状、研究文化问题、制定文化政策的重要依据。近些年来,全国各级文化统计工作者按照部党组的要求,紧紧围绕文化发展这个主题,依托“文化系统统计能力建设工程”,开拓创新,扎实工作,取得了明显的成效,为文化的大发展、大繁荣提供有力数据支撑。但同时也应看到,由于统计基础非常薄弱、统计力量明显不足、统计管理比较滞后等因素制约,文化统计工作从数据质量到文化产品,从统计基础到统计制度都存在着一些困难与问题,需要重点加以改进和解决。
一、近年来文化统计工作取得积极成效
近年来,文化统计通过完善统计制度、优化统计软件、规范统计流程等工作,在统计制度改革、统计信息服务、统计基础保障等方面做了大量开拓性工作,取得了显著成效,充分发挥了文化统计工作反映文化发展、服务文化决策、引导文化实践的作用。
(一)指标体系更加完整
近年来,随着我国文化事业和文化产业飞速发展,以及网络化、信息化等新兴技术在文化建设中的普遍应用,对现行的文化统计制度体系提出了更高要求。为此,我们按照国家统计局的有关规定,在20__年、20__年和今年分别开展了三次文化统计制度的修订工作,在统计制度中增添了美术馆、动漫企业、文化产业示范(试验)园区和产业示范基地等统计报表以及电子图书、实际拥有产权面积等统计指标,使统计制度基本涵盖了文化事业与文化产业的各个领域,指标体系更趋于科学化、系统化,能够更加全面、及时、准确地反映当前文化发展的现状和全貌。
(二)调查模式更加多样
为进一步增强统计数据时效性,有效提升统计数据服务文化管理决策水平,20__年在现行文化文物统计制度中,增加了7张文化文物主要统计数据快速调查表,数据实行半年度报送,包括公共图书馆、文化馆、艺术表演团体、博物馆、文物保护单位维修、动漫企业以及文化产业示范基地等内容。同时,结合业务工作需要,相继组织开展了全国美术馆、剧场等专项调查,形成了以年度调查为基础、快速调查和专项调查为补充的文化统计调查模式。
(三)技术手段更加先进
统计信息化是实现统计工作规范化、便捷化的根本,也是提高统计数据时效性的保障。为进一步加强文化统计工作,完善文化统计软件功能,20__年,采用公开招标方式,研制开发了“全国文化文物统计系统软件”。该软件操作界面简洁,极大减轻了基层统计人员的工作压力,并且在一定程度上提高了统计数据质量和工作管理水平。今年,我们还将在单机版的基础上研发网络版,将会实现数据的在线传输与储存,有效提升数据的时效性与准确性。
(四)制度建设更加完善
为进一步规范文化统计工作,加强文化统计管理,保障文化统计资料的真实性、及时性、准确性和完整性,在开展调查研究、充分征求多方意见的基础上,20__年我们以部长令的形式正式颁布《文化统计管理办法》。该《办法》对管理体制、统计机构、数据质量等内容提出了明确要求,特别是重点对统计项目的制定和审批、统计资料的管理和公布、统计人员的设置与培训等一系列内容进行了详细规定,进一步规范了文化统计工作,为我国文化统计工作提供了强有力的制度保障。
(五)数据质量更加准确
数据质量是文化统计工作的生命线,是衡量文化统计工作水平的根本标准。为确保统计数据质量,我们在工作中采取设置审核公式、加强审核力度等措施,将数据控制重点前移到基层填报单位,并在年报数据会审过程中,采取按文化发展情况分组交叉审核的方式,将一些经济情况类似、发展水平相当的地区分为一组,相互交叉比对审查,有效地确保了各省数据的真实性与合理性,文化统计数据质量得到进一步提升。
(六)统计服务更加优质
通过创新性地开展统计分析研究和统计产品改版,形成了以《中国文化文物统计年鉴》、《中国文化统计提要》、《中国文化统计手册》、《中国文化发展统计分析报告》为主打的系列产品。这一系列统计产品内容翔实,观点明确,形式美观,可读性强,在各部门统计工作中处于领先地位,对文化决策具有较强的参考价值。特别是《文化发展统计分析报告》,是文化系统第一本正式公开发行的统计分析报告,引起了业内各界的广泛关注,得到了相关宏观管理部门的高度肯定,取得了明显的社会效果。今年,我们又在年报数据中选取部分核心指标,试编了《文化发展统计公报》,用数据向全社会直观解读文化改革发展成就,进一步提升了文化统计数据权威性和影响力。
(七)统计影响更加深远
近些年来,文化统计数据在体制改革、规划编制、经费测算等方面发挥了重要的支撑作用,文化统计工作也受到了部领导和有关部门的充分肯定和高度认可。近期,我们依托历年统计数据,联合国家统计局、中央财经大学、中国演艺设备协会等科研机构共同开展了“中国文化发展指数”、“公共文化服务均等化”“我国新建剧场的现状问题及对策研究”等课题研究工作,在文化理论界引起了强烈反响,取得了很好的社会效果。其中,《我国新建剧场的现状问题及对策研究》还得到了刘延东同志的重要批示,极大拓展了文化统计工作的社会影响力。
二、现阶段存在的主要问题
虽然近年来文化统计工作取得了长足的进步,但由于体制机制、历史沿革、思想认识等多方面原因影响,依然存在着诸多问题和障碍。突出表现为三个不适应:一是统计任务与统计力量不适应。随着统计工作任务的不断加大,各级文化统计部门人员不足、素质不高、统计经费欠缺的问题越发突出;二是统计需求和统计水平不适应。随着文化内涵不断扩展,文化统计调查范围不断扩大,当前部分领域的文化统计数据还存在着范围不全、口径不一、质量不高的问题,难以适应社会各界对统计信息的需求;三是统计责任和统计服务不适应。当前统计服务还仅仅停留在数据年度比对分析的层面,没有对数据背后所反映出的问题以及未来的发展趋势进行研究,难以充分实现统计数据研判发展阶段、预测发展趋势的作用。
具体来看,主要表现在以下几个方面:
(一)重视程度不够
文化统计工作是各级政府部门进行科学决策的一项重要基础性工作,是指导文化发展的重要依据。长期以来, 由于统计观念和统计意识淡薄,一些单位领导对统计工作的重要性没有充分认识,认 为统计工作只是简单的数字加加减减,实质意义不大,甚至把统计工作定位为“闲职”,可有可无。
(二)队伍建设薄弱
据了解,在全国文化统计人员中,基本上均是兼职从事统计工作,很大程度上是在做好其他工作的前提下,兼顾统计工作,且不少文化统计人员工作变动频繁,专业素质欠缺,统计工作的连续性和专业性很难保证,统计报表存在迟报、缺报、误报等现象,严重影响统计数据质量。
(三)业务经费欠缺
近年来,随着文化统计工作量不断增多,文化统计工作任务逐渐加大,文化统计工作专项经费不足的问题越发突出。据了解,目前统计培训、统计调研、统计监察等统计业务活动基本上均无专项预算,相应统计经费的落实也极其困难,严重制约了统计工作的顺利开展。
(四)数据分析不足
由于各级文化统计人员大多为非专业人员,在统计分析能力方面较为欠缺,目前的统计分析多停留在统计数据的文字描述层面,深度分析、能够提出观点和建议的分析较少。而且,受编制少、软件对比分析功能欠缺等因素的限制,统计人员往往耗费大量时间在数据审核汇总上,难以抽出更多的时间、精力对数据进行挖掘,致使大量的数据失去了生命力。
(五)考核机制缺失
目前,文化统计工作考核评价机制尚未建立,地方各级统计人员报送数据、撰写分析仅仅凭借自身的工作责任心,容易形成“报不报送一个样,早报迟报一个样,数据好坏一个样”的“大锅饭”想法。加之目前各基层文化、广电、新闻出版、体育等行政主管部门基本上均已合并,文化统计人员还要负责广电、出版和体育统计工作,据了解其他部门均已对数据报送情况、数据质量和统计分析撰写等内容开展考核评比工作,致使统计人员工作重心很难放在文化统计工作上,严重影响文化统计工作水平。
三、下阶段的工作思路
今后一个时期,加强文化统计工作的主要思路是:认真贯彻落实《文化统计管理办法》,继续努力实施“文化系统统计能力建设工程”,通过建设文化单位名录库系统、文化统计信息化系统、文化统计分析监测系统和文化统计人才保障系统等四大文化统计系统建设,高质量完成各项统计工作任务,为新时期文化发展提供强有力的统计保障。计划重点做好以下几个方面的工作:
(一)进一步加强文化统计工作力量
按照《文化统计管理办法》有关要求,一是督促各级文化行政部门加强对文化统计工作的领导,健全统计机构,并把统计数据作为规划编制、资金下拨的依据,提高统计数据的权威性;二是进一步充实统计工作人员。要求省级文化行政部门必须配备专职统计人员,各级地方文化行政部门承担统计职能的有关业务机构应当配备相应的统计人员;三是加大统计工作经费投入。要求各级文化行政部门保障统计工作所需经费,将统计培训、统计调研、统计监察等工作经费列入年度部门预算;四是加强对文化统计人员培训工作。着重提高统计人员的数据加工能力、数据分析能力和统计报告撰写能力,全面提升各级文化统计人员的综合素质;五是建立文化统计工作考核机制。制定具体考核标准和量化指标,定期开展检查督导工作,提升文化统计整体工作水平。
(二)进一步改进文化统计工作手段和方法
一是加强调研,对文化统计的功能、组织方式、指标体系、调查方法进行深层次的研究,在此基础上制定形成一套既满足国家和地方管理需要,又符合文化发展实际的统计调查制度和方法;二是针对文化领域不同门类的特点,探索运用重点调查、抽样调查、科学测算等多种方式收集数据;三是拓展文化统计数据来源,加强与国家统计局、工商、税务、民政、商务等其他政府部门以及各文化行业协会、文化咨询机构的沟通、协调和合作,实现统计数据的共用共享。
(三)进一步加快文化统计信息化建设
一是根据文化统计信息化系统建设的目标,利用先进的计算机技术,尽快建设文化统计数据网上直报系统,缩短文化统计数据的采集、审核、汇总、查询、管理和的时间,有效提高统计数据采集效率,确保数据的时效性;二是利用网络和数据库技术,积极推进文化单位名录库系统建设,全面准确掌握文化调查对象的基本状况,有效避免调查对象的遗漏和重复,确保填报单位的真实性;三是加大对基层的扶持力度,适当配备信息化设备以改善基层统计人员工作环境。
关键词:高校 统计工作 现状 可持续发展
中图分类号:G444 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2014)05(a)-0198-02
统计是指对某一现象有关的数据的搜集、整理、计算和分析等的活动。随着改革开放,经济模式逐步由计划经济转向市场经济,统计的分析预测功能也逐渐在企业管理和市场运作被广为运用。统计分析在高校管理工作中的运用起步较晚,然而近10年来随着高校办学理念的转变,高校竞争机制的凸显,高校统计工作在高校管理中的作用愈加明显。高校统计不仅真实反映学校不同时期的师资、教学科研水平、办学规模,起着为社会提供信息的作用,同时也是主管部门监督和评估高校的重要途径,除此外高校统计还为高校领导层进行科学的决策提供有利的数据支持。然而,在实际工作中高校统计的往往不被重视,造成目前高校统计工作水平落后,不能充分发挥统计的信息、咨询、监督的职能。
1 高校统计工作的现状
1.1 观念错误,对统计工作不够重视
由于统计报表与财务报表性质的不同,财务报表要求报表数据要与原始凭证的账目完全相符,金额一栏甚至精确到单位分,但统计报表在金额一栏却只要求精确到千元或万元。很多人就形成这样的错误认识,统计的数据不需要准确,统计无非就是“统计加估计”。因此,在实际的统计工作中不能严格控制统计误差,有的单位在完成规定的统计报表时甚至是在去年的报表基础上随意增减几个数字,应付了事。除此之外,高校各级领导对统计工作的认识也存在偏差,认为统计工作不过就是数据加减、填写报表的简单工作,既不是高校教学科研的核心力量,也不能为高校带来直接的经济效益。尽管早在1986年国家教委就颁布了《教育统计工作暂行规定》,要求各高校配备综合统计,负责全校(院)的综合统计工作,但大多数高校并没有设立专人负责高校统计工作,对上级下达的统计任务往往直接分配到各业务部门,造成统计出口繁多,统计数据的质量无法保证。
1.2 统计人员流动性大,素质参差不齐
高校统计人员绝大多数都是兼职人员,他们在负责本职工作的同时还要兼任本部门的统计工作,工作任务繁重。同时,统计工作枯燥乏味,不受领导重视,也没有额外的补贴和待遇,许多兼职人员在担任一段时间的统计工作后往往自谋出路,不愿意长期兼任统计岗位。统计工作是一项连续性很强的工作,统计人员需要相当长的一段时间熟悉和确定每套报告的统计口径,从专业的角度为学校提供全方位的统计分析报告。频繁的更换统计人员,统计口径不一致,造成使每年的统计数据不具可比性,统计分析报告更是没有意义。除此外,目前高校统计人员的素质也不容乐观,绝大多数统计人员都不是专业出身,也不具备统计从业资格证,更没有定期参加统计的相关业务知识培训,统计责任和法律意识淡薄。他们长期处于按自己习惯开展工作的状态,统计数据怎么对学校有利怎么上报,时常有瞒报谎报数据的情况。
1.3 统计工作停留表面,忽视数据分析
尽管目前高校统计工作较过去更加规范,但绝大多数高校的统计工作仍停留在数据搜集和整理的阶段,缺乏对数据深入的分析。高校统计工作的现状是被动开展工作,只有在上级部门或地方政府要求上报某统计报表时才开始自下而上的搜集汇总数据,经过一段时间的集中工作后形成统计报表上报相关部门,至此统计工作结束。众所周知,统计工作指利用科学的方法搜集、整理和分析和提供关于社会经济现象数量资料的工作的总称。数据的搜集整理都是为后面的分析做准备,没有深入的数据分析,就无法提炼出数据背后的真正含义,更无法形成具有参考价值的分析报告。报表式的统计工作并非真正意义的高校统计,这种机械化的统计已经无法满足高校的需求,作为高校统计工作者应积极主动搜集内部及外部相关数据,运用科学的统计分析法挖掘数据背后联系,为高校管理层的决策提供有力的数据支持。
1.4 统计工作信息化程度低,资源无法共享
随着电脑在工作生活中的广泛运用,统计工作也从手工操作时代慢慢向计算机信息化时代过渡。计算机软件的运用使统计数据的录入、整理、修改变得更加便捷,也使数据的保存更加安全有序。然而许多高校在统计工作中仍经常出现基础数据搜集困难,各部门频繁的重复统计,统计资料滞后等现象。究其原因,还是由于统计工作的信息化程度低,统计工作往往在单机上完成,资源无法得到共享。统计工作者花费大量的时间去搜集整理原始数据,而当这些数据被呈现时已经失去了时效性变得没有意义,整个统计工作也只是徒劳。因此,建立一套网络统计平台,实现数据共享信息互通,是目前高校统计亟待解决的问题。
2 实现高校统计工作可持续发展的途径
高校统计工作的现状并不乐观,要实现高校统计工作的可持续发展主要应从加强认识,转变态度,提高软硬实力三个方面着手。
2.1 加强认识,切实提高对统计工作的重视程度
作为高校管理层面和统计人员应当充分认识统计工作的重要意义。高校统计是了解高校的办学条件、师资力量、科研水平、财务状况、固定资产状况等的重要途径,是反应高校现状的“晴雨表”“检测仪”,同时也是高校制定发展规划的重要依据和高校内部进行科学管理的有效手段。高校管理层要把统计工作放到与学校基础建设同等重要的位置,转变过去旧观念,在思想上重视,在实际工作中提供有利支持。除此外,高校统计人员更应认识到统计工作的重要性,尽管统计上的错误或者误差不像财务上的错误给学校带来直接的经济损失,但由于统计数据的不准确导致错误的结论致使决策错误,从而给学校带来的间接地经济损失和其他不良影响是不可估量的。当然,仅仅高校管理层和统计人员重视统计工作是不够的,因为数据来源于各部门各科室,如果数据在源头就出了问题,那么后期无论如何的科学论证得出的也是错误结论。因此,切实提高对高校统计工作的重视程度,需要全校教职工共同的努力,真正把统计工作当成关系学校未来发展的基础工作来完成。
2.2 转变态度,摒弃过去的工作方式
高校统计工作是高校制定发展规划的重要依据,然而一直以来由于高校统计工作陈旧的工作方式,使其这一重要作用难以得到发挥。高校统计工作长期处于可有可无,应付上级部门各项报表的状态。要实现高校统计工作的可持续发展,除了认识到其重要性外,更重要的是从转变过去被动消极的工作状态,变被动为主动,把统计分析作为统计工作的落脚点。高校应根据自身实际情况建立统计指标体系,指标体系除涵盖反应高校内部信息的教学科研、师资、固定资产、财务、学生、就业等的指标外,还应增加外部高校或相关部门的对比指标。统计人员根据指标体系定期从基层搜集整理数据,并针对学校当前发展与改革的热点和难点进行统计分析,为学校改革发展提供导向和思路。
2.3 提高软硬实力,统计队伍建设和信息化建设一起抓
在硬实力方面,高校应设立独立的综合统计部门,配备专职统计人员,并在高校其他部门配备兼职统计员。综合统计部门负责学校统计数据的日常维护、相关报表的上报、统计信息的。兼职统计员负责其所在部门统计数据的搜集整理工作,并定期上报学校统计部门。除此外,高校应加大在统计工作的投入,加快统计信息化建设的脚步。整合各部门已有的统计数据库,并协调学校各部门建立全校统计综合信息数据库和管理系统,依托校园网络平台实现统计信息管理系统的自动网络化。在软实力方面,注重提高统计人员整体素质。高校专职统计人员需具备相关专业知识并取得统计从业资格证,高校还应定期为统计人员提供业务知识和统计职业道德培训的机会,提高统计人员业务水平,培养统计人员工作责任心,激发统计人员开拓意识。
3 结语
高等教育事业的不断深化改革与蓬勃发展为高校统计工作带来了机遇,同时也提出了更高的要求。高校统计要真正发挥作用,需要高校统计人员努力专研、积极进取,更需要发挥高校教育宣传作用,让高校全体教职工从切身做起了解统计、相信统计、依靠统计,从而最大限度的发挥统计在高校改革发展中的重要作用。
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1图书馆统计工作的意义与作用
统计工作在图书馆中广泛应用,是图书馆各项工作进展的真实反映和记录,在图书馆的各领域都发挥着不可替代的作用。尤其是我国目前正处于各项改革不断深入的信息时代,以科学化的方式和手段来管理图书馆的理念日渐成为主流,图书馆各项统计工作的作用也日趋显著。
1.1图书馆统计工作是图书馆科学管理的重要手段之一图书馆统计工作在管理图书馆过程中的作用主要表现在两个方面:一是统计服务[1],图书馆统计要为图书馆管理决策服务,一切统计数据和分析都要从管理的需要出发,有计划、有步骤的统计和分析各种资源数据,准确地反映图书馆运转的情况,让管理者站在一个宏观的角度从资源、人员、设备、经费等方面着手,统筹规划、优化配置,从而对图书馆进行科学管理;二是统计监督[1],统计数据是图书馆制定各种规章制度、远期发展规划和近期工作任务的数据依据,同时它也反过来监督、检查图书馆各项计划和任务的完成情况。根据一段时期的数据反馈信息以及统计人员对数据信息的定性、定量的分析研究,可以及时发现工作中存在的问题和不足,有针对性地对薄弱环节加以改善,从而保持各项业务间的相对平衡,以达到既定目标并获取最大的效益。
1.2图书馆统计工作是开展图书馆业务工作的基础图书馆业务统计工作能客观地反映馆内各项业务工作的基本状况,并通过各种量化分析为领导决策及馆内各项业务工作的发展规划提供科学依据[2]。图书馆业务工作流程主要包括书刊搜集、加工整理、管理保护和书刊利用四个方面。这就涉及到采编、典藏、流通等业务部门的统计工作,包括文献采购数、分编数、入藏数、读者数、借阅量、信息服务、文献开发等等基础数据。这些统计数据为图书馆业务工作的计量及分析提供了依据。相反地,图书馆业务工作本身,也是图书馆统计存在的基础,离开了图书馆业务工作,也就没有图书馆统计,二者相互依存,相互促进。
1.3图书馆统计工作是量化和考核业务工作的依据图书馆只有建立严格的考核制度和合理的奖励制度,才能充分调动工作人员的积极性,有助于发挥工作人员的主观能动性,为读者提供更优质的服务,而各项统计数据正是考核和奖励的重要依据。厦门市图书馆从2007年起就对职工业务工作实行量化管理,首先根据各项统计数据制定规章制度和管理目标,计量出每个部门及工作人员应有的工作数量和质量,每月月初对上个月的工作情况进行业务检查,量化考核,通过对比分析,奖勤罚懒,奖优罚劣,从而达到鼓励先进,激励后进的目的。实践证明,以科学、准确的数据为依据,完善业务考核制度,不仅能激励员工端正工作态度、强化服务意识,同时更能大大提高工作人员的业务能力。
1.4图书馆统计工作是做好读者服务工作的关键以服务读者为先的图书馆管理理念是图书馆各项工作开展的指挥棒,做好读者服务工作是图书馆的首要工作,它是联系图书馆与读者的窗口,起着桥梁和纽带的作用,因此必须制定一套科学完整的图书馆统计工作制度,充分了解读者和馆藏文献信息的动态指标,针对不同的读者群体开展读者的差异,从而加强和深化读者服务工作。其中动态指标具体包括:图书借阅、读者咨询、信息服务以及读者活动等等,这些都是图书馆为读者服务的第一手资料,它们反映了图书馆整个工作的基本环节,为图书馆制定发展规划、工作任务,调整服务内容提供了准确的数据依据。
2图书馆统计工作的实施步骤
图书馆统计工作主要包括:(1)统计调查。这是图书馆统计工作的基础,其目的是有组织地用科学的方法收集原始统计数据。(2)统计整理。原始数据往往杂乱无序,这就需要分门别类进行整理。整理工作是数据收集和数据分析之间必不可少的环节。(3)统计分析。图书馆统计工作的目的,不仅仅是简单的收集、整理、汇总数据,更重要的是对这些数据进行全面深入的分析,进而对整个图书馆工作的内在规律加以揭示,并用以提高图书馆的各项业务水平和科学管理水平[2]。图书馆的统计工作如何具体实施,可归纳为以下几方面。
2.1规范图书馆各项统计制度图书馆统计工作贯穿于图书馆管理的全过程,图书馆的每一个部门,每一项工作环节,都需要用相应的统计数据来反映其工作状态,环环相扣、有序衔接,因此必须完善规范系统的统计制度,使统计工作有章可循,做到程序化、标准化和规范化,从而保证统计资料的完整性、准确性和连续性。统计制度具体包括统计范围、周期、明确报表要求、参与人员等方面内容。从原始数据的收集、记录和整理,统计报表的填报、统计资料的积累以及对结果的分析研究再到最后的立卷归档,日常各项工作必须按一定的程序进行。同时图书馆各部门要设专人管理原始记录,定期填报馆内统计报表并进行统计分析。以厦门市图书馆为例,各部门副主任具体负责本部门的统计与档案工作,每月3日前填报业务工作月报表,年中和年末对本部门主要工作进行统计汇总、分析,向馆领导提交统计报告,次年第二季度前移交本部门包括所有统计资料在内的全年业务档案。另外,日常统计还要与重点调研相结合,定期对工作中的热点、难点问题开展专题统计调研。常规统计工作按照制定的统计制度有序进行,指标体系完整统一,数据连续性强,易于开展动态分析研究。但它有两个明显的缺陷:其一,灵活性、针对性差。因为统计制度在较长时期内是固定的,当现实中出现或需要研究新情况、新问题时,常规统计资料难以满足。其二,指标性质较单一。常规统计中多数指标是定量指标,当我们要研究诸如读者偏好、工作人员服务态度等定性变量时,常规统计无法体现。此时,需要我们适时进行重点专项调研,开展问卷调查,以丰富统计资料,满足专项课题研究[3]。这两年公共图书馆服务联合体建设以及共享工程工作广泛开展,针对这一情况,笔者所在馆及时通过实地调研和问卷调查等形式,开展了厦门市岛内外公共图书馆一体化建设研究以及厦门市共享工程建设与发展调研,用科学的数据分析图书馆发展的情况、规律和趋势,向上级领导提交了统计分析与报告,及时甚至超前为上级领导决策及指导工作提供参考。
2.2完善图书馆统计指标体系图书馆统计指标体系是指将图书馆的文献资源、馆藏类型、服务方式、馆员结构和读者结构等方面进行系统化、规范化的数量描述[4]。为了说明图书馆工作中发生和发展的各种现象及过程,图书馆统计工作常常需要拟订以计划指标体系为基础的相互关联的数量化统计指标体系,以便通过指标体系的数量方面来反映图书馆工作的全过程。一个完整的量化统计指标一般包括名称、目的、时间、范围、计算方法、解释、出处等。不同的统计指标按照其对象又可组成不同的指标体系[5]。图书馆业务统计内容涉及流通阅览、采访编目、日常办公、数字资源管理等图书馆业务工作的方方面面,统计人员需要先根据研究目的确定统计指标,通过各项数据的收集、汇总、分析,多层次、多方位地表现各项业务之间的关系。同时在图书馆信息化、自动化、网络化发展的今天,许多传统的统计指标已经不适应现代图书馆管理的需要,必须根据工作实际,及时增加新的统计内容,完善统计指标体系,不断制定新的统计标准[6]。科学的统计指标是图书馆进行评估工作的基本依据,评估工作也反过来指导统计指标的调整和完善。因此厦门市馆近几年根据图书馆的新情况、新发展,不断对本馆统计指标体系作出调整,目前主要依据评估细则中的细项要求设立统计指标体系,制定业务工作月报表,跟踪填报图书馆的各项业务数据。具体设立的指标体系包括有:基础业务建设指标体系,普通服务指标体系,检索、咨询服务指标体系,信息服务指标体系,读者活动指标体系,社会教育与用户培训指标体系,业务研究、活动、协作协调指标体系以及文化信息资源共享工程建设指标体系等等,通过不断完善的统计指标体系,以期达成对当代图书馆科学管理真正的促进和推动作用。
2.3重视统计数据的采集、整理与积累在统计制度明确、统计指标确定的情况下,还须重视统计数据的采集、整理与积累。数据采集是图书馆业务统计工作的一个重要环节,这是图书馆业务工作最初的、最基本的数据记录。根据统计数据来源可以分为客观数据和主观数据两部分。客观数据是反映“有多少”的信息,用于定量指标统计,例如馆藏量、流通人数、借阅册次等,这类数据的收集除部分读者活动数据等通过各部门人工计数外,多是利用图书馆内部自动化网络管理系统自动完成记载的,如笔者所在馆使用的Interlib图书馆集群管理系统,它一方面可以采集图书馆局域网内各项业务信息,并长时间记录、保存各项数据在自己的服务器上,另一方面可以为网络用户提供使用情况数据的获取。主观数据则应用于定性指标统计,具有随机性、可变性与不可预测性等特点,例如读者满意度、服务效果反馈等,这类数据收集多采用问卷调查表、信息反馈填报、座谈会等形式。为了保证统计资料的完整性、可靠性和连续性,还应扎扎实实做好基础业务数据的积累。对于有价值的统计原始数据、统计记录、统计报表、统计资料的积累及统计分析研究结果应按图书馆业务档案管理办法,进行收集整理,立卷归档,妥善保存,这不仅是对以往工作状态的最真实和完整的记录,也是历史数据的宝贵存档资料。因此每位工作者都要养成随时保存文件与档案数据的习惯,各部门设立兼职统计员岗位,负责收集本部门统计数据、资料,自下而上定期向馆部统计负责人报告基本统计资料。唯有当“随时保存”从制度要求,变为自觉行为直至习惯动作,形成一套完整的统计工作系统,才有可能实现图书馆统计数据、资料的有效积累[4]。
【关键词】统计质量管理
如何体现血站质量管理水平?重要的手段之一就是统计。统计工作存在于采供血过程的每一个环节,其反映的不只是事件的表象,而是反映一般不为人们所感知的、深层的,并且已经存在的或已经形成结果的事件。统计能够切切实实反映工作实际,是质量管理的有效手段,它帮助管理者准确分析事件,及时总结经验,对影响血液质量安全的潜在因素,采取积极有效的应对措施,避免影响采供血生产过程及血液质量的事件产生。
**年12月,我站通过了ISO9001质量体系认证。各项工作的统计分析成为改进体系,提升工作质量的重要手段。
一、建立质量管理体系下的统计管理体系
血站质量管理体系运行的效果,主要由质量管理体系中所建立的统计管理体系一整套数据进行反映。因此,按照质量管理体系的采供血工作各环节、各质量控制点,作为统计工作观测点,并确定各观测点准确的参照值作为标准测量值,定期或不定期进行监视、测量。
1.1组织体系重要的工作之一是得到领导的重视,尤其是质量管理主管的高度重视。建立一支由站长领导,质量主管直接负责的统计工作队伍,由具备一定管理能力和综合业务能力的专人负责,各采供血关键点指定业务能力较强的工作人员监控。统计工作的组织体系选择与质量管理体系组织人员重合,一般由科室管理者兼任,以利于分析和解决问题。
1.2指标体系采供血工作是一个密切联系、相互作用的复杂系统,指标只能反映某项工作的一个基本面,要充分了解工作情况,就需要构建一套科学、完整的指标评价体系,一方面要能够说明该工作及其影响该因素的数量表现,另一方面还要能够说明其相互联系、相互依赖、相互制约的数量关系,体现出对工作认识的全面性和客观性。指标体系的设置包括人员、设备、材料、任务和信息五个方面,其中任务包含工作项目及完成工作项目的方法和环境要求等。评价工作时,根据不同目的要求选择适宜的指标进行评价。
1.3数据来源
1.3.1采供血信息数据参比数据来源于对采供血过程所设定不同观测点,主要由血站计算机管理系统计算机提供,包括采供血、成分制备、检验等过程的血液信息、设备信息、工作人员信息、材料信息,以及受血者信息等。另外,不可忽视的是因特定统计工作需要而针对特殊点进行的统计数据。
1.3.2其他相关数据质量管理体系涵盖人、机、料、法、环,以及信息六个方面,统计指标体系的设置也应建立在这六个方面,形成一套完整的、围绕采供血工作的质量管理数据链条。
1.4观测点分布关键控制点都应作为统计工作的观测点,并建立统计观测值,分为站级观测点和科级观测点,并由测量值说明一个单位时间内该关键控制点的运行或操作是否发生了偏离。除了常规的站级观测点,作为非站级观测点的某一阶段的重要工作,也应该纳入站级观测点。
1.5标准测量值的确定计算单位时间内同一监测点的某一统计要素的平均值,作为该观测点的标准测量值,并围绕测量值确定上下限,根据实际测量值对于所测量工作的实际意义进行反馈,指导工作继续保持或改进提高。
二、统计分析
随着无偿献血事业的深入发展,加强血液工作管理,提升服务质量是每个血站面临的新课题。
优质的服务和科学的管理离不开数据分析、指标预测,以及可行性论证等。因此,统计分析在血站管理中的作用越来越受到重视。统计人员要做好日常统计工作,并对观测点数据进行分析。
2.1综合分析定期对全站质量管理指标体系进行测量,综合分析、评价,并建立统计分析信息台账。通过纵向、横向数据对比,反映各项指标、各观测点,乃至相关工作的成绩和问题,及时反馈到科室,确保各项工作得到正确的指导和改进。
2.2目标测量按照目标所规定的期限测量工作和血液质量的符合性。质量管理体系规定了若干血液质量管理目标,其目标的完成情况如何?采供血过程是否遵循质量管理规定?统计人员按照目标管理进程,定期测量,督促各项工作达到预期管理目标。
2.3专题分析针对统计工作中发现偏离标准测量值的异常现象,统计人员及时向质量管理部门和相关科室通报,并提交数据分析报告。2009年脂肪血报废分析:2009年脂肪血报废率均值为0.78。较去年脂肪血报废率均值0.63,增长了0.15。受饮食习惯和季节影响,分别在春节后和夏季呈现两个脂肪血报废高峰。2008年和2009年春节分别在2月7日和1月26日,由于人们油腻性饮食较普遍,节后采血脂肪血报废率明显增加。夏季,人们习惯于夜晚饮酒纳凉、消夏解暑,摄入脂肪较多,影响血液质量。2009年2月份和6月份,对于由数据分析产生的脂肪血报废率增高的结果,我站及时进行了讨论和分析,并采取了有效的纠正预防措施。较2008年降低了3月和7月、8月脂肪血报废率(见2009年脂肪血报废率统计)。由脂肪血报废数据统计分析,提示脂肪血报废高峰的月份或季节,采血前需要加强对献血者的征询和宣传工作,引导献血者正确认识献血的意义,有高脂饮食后不要献血,以保护珍贵的血液资源,减少浪费。
三、统计人员的自身素质
3.1职业道德素质统计人员不只是提供简单的统计数据,而是通过统计数据真实的反映出采供血工作的实际,是通过数据信息对采供血工作的综合评价。因此,统计人员应该具有高度的事业心和责任感,工作认真负责,实事求是,不受人为因素的影响,敢于发现问题和揭示问题,力求数据的真实可靠。
3.2统计专业技能统计人员具备一定水平的统计专业技能是统计工作质量的保证。统计人员要不断提高自身业务素质水平,与时俱进,积极学习先进的统计方法,熟练掌握和运用相关计算机统计技术,提高处理统计信息的能力。
3.3综合业务能力采供血质量的综合评价,不仅要提供相关质量活动的统计数据,还要从数据分析中归纳出各项工作的特点和发展趋势,并运用统计学分析方法对采供血质量活动进行监测、控制和预测。因此,要求统计人员除了具备统计专业的知识外,还要具备一定的医学知识、管理知识、财会知识,要熟知血站质量管理体系和各项业务工作流程,具有熟练的统计分析技能和良好的分析判断能力。
四、讨论和反馈
4.1组织和实施血站质量管理部门负责组织讨论和反馈会议。
4.2讨论和反馈只有统计人员对数据的统计分析,没有问题的讨论和解决办法,不能使工作落到实处,工作中存在的问题极有可能被棚架或搁浅,会对工作造成不可估量的损失。讨论各监测点数据分析结果,理解数据对采供血工作表达的实际意义,使各科室工作得到真实的反馈,从而指导相关工作得到保持或改进。这是统计工作的延伸,也是统计工作的最终目标。