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1.1工程设计方案和施工图纸问题
工程设计方案和施工图纸随意性很大,由于设计不完整、功能不齐全、施工条件不允许或者前期论证不充分等多种原因,致使项目招标后,在施工过程中出现很多问题,对项目的施工内容大范围进行调整,为增加工程造价,提供了巧立名目、弄虚作假的机会。这类问题的存在,一方面确实是单位管理人员技术力量不足所致;另一方面则是别有用心,施工方找各种理由和借口提出增项和改项要求,进行工程的变更签证,有的甚至完全了招标文件和合同的内容,导致项目的变更比例过大,违背了原来的审批招标原则,而工程管理方一般都会同意和满足对方需求,工程结束进行结算审计时给审计工作造成很大困难。
1.2工程施工变更签证问题
工程施工变更签证不及时,工程立项管理不严格、论证不充分、手续不健全、程序不规范。像这类维修工程一般都不会聘请工程监理,都是由单位内部有关职能部门负责管理监督。施工方在施工过程中对项目的施工内容进行变更,了项目原来的招标内容。有些工程中的增项和改项往往是施工方口头提出,管理方也口头同意,便付诸实施,待工程结算时再补办手续和签证的现象屡见不鲜,这就为多报虚报、弄虚作假创造了条件,提供了方便。有了工程变更签证,施工单位在工程完工后报结算时,所报的结算工程量超过实际的工程量,导致审计结果与施工单位报的结算相差很大,施工单位不认可,互相扯皮,给审计工作带来很大难度。
1.3应急维修项目存在不平等约定
有些应急项目,通过招标时间不允许,只能招一家应急维修队,对应急工程抢修后,采取临时签证审计结算的方式。在应急情况下,施工单位往往强迫医院签订不平等的合同、约定等,应急情况下约定的价格往往高出市场价很多,造成医院资金使用的浪费,形成管理漏洞,给审计工作增加难度,也影响管理者的声之旨14工程结算严重滞后,审计资料不完整由于维修工程比较零散,维修内容比较多,且存在反复修整的情况,工程完工所报结算,在审计过程中资料不全的情况普遍存在,有的签证不全,有的没有工程验收单,有的将工程量漏报或者签证资料没有达到签证的目的,签证单中只有意见,没有签署人、日期等。结算报审不及时,审计人员在审计时勘察现场存在很大困难,有的项目由于时间久根本看不出是否维修,有的项目由于功能调整而反复维修,直接影响对实际工程量的审计核算。
2改进建议
(1)要严格执行国家有关政策法规。
参照国家有关政策法规结合单位实际建立健全单位内部相应管理制度,单位根据各自的不同情况明文规定多少额度的工程必须经过招标,加强项目的论证,做好项目的前期论证工作,项目主管部门要和使用部门反复商讨论证,确定功能齐全、完整的设计方案,提供准确的参数,满足招标文件内容、合同内容和项目施工内容,尽量减少在施工过程中的变更。根据需求如果确实需要变更的,必须依据招投标文件、合同约定,符合有关技术标准,提高工程质量,方便施工。施工单位对设计施工图纸、招标文件和施工图预算核验,认为确需发生工程变更签证时,报项目管理部门现场施工管理员或监理工程师,项目管理人员必须在工程签证单中填写发生的工程量、变更原因、变更时间、涉及的材料材质、规格型号,签署双方签证人的姓名、时间等具体内容。对维修工程变更量单项或单个子目变更增加金额住5万元以上,工程施工变更总增加率在中标价或合同价的20%以上,需要重新进行审批。工程现场管理人员不得在变更单上仅签署姓名或使用禁语,如属实、以审计为准等不能明确表达签字人意见及推卸责任的语言。
(2)建立健全责任制度,严肃工程变更程序、流程,对施工管理进行规范,加强监督与制约,强化工程预算,加强工程审计。
工程审计的原始职能是合理控制工程造价,节约建设投资成本,审计工作转型要求以加强控制、防范风险、提高效益为目标,将内部审计范围从传统的财务收支扩展到经营管理各个方面,评价公司资源利用的经济性和有效性、内部控制制度的健全性和有效性、防范和化解经营管理措施的可行性和有效性。落实到工程审计工作就是进一步规范工程建设流程,健全管控制度,在合理控制工程造价的同时保障工程质量,促进工程建设管理水平的提高。增加组织价值必须正确定位工作切入点,既能保证工程审计原始职能得以履行,又能促进工程审计在工程建设管理中发挥作用。而长期以来,工程建设全过程没有一套系统的管理制度,工程建设资料的真实性、完整性和规范性难以保证,工程管理风险较高。因此,必须从制度入手,引入风险管理理念,借助内部控制评价体系,结合公司实际情况构建工程建设内控评审体系。
二、工程建设内部控制(简称内控)评审体系是以工程管理流程为主链
以相关管理政策法规为依托,通过调查确立流程关键控制点,抽取样本进行符合性测试,对于关键控制点进行管控效力校验,评价工程建设内控体系的科学性、健全性、合理性、适当性和可行性。此种管理模式的主要特征是运用系统化思考方式构建健全的内控体系,与现行的管理体系进行符合性测试,以揭示管控风险点,优化管理流程。最终目标是以工程审计为立足点,推进工程建设全过程管理的规范化与精益化。此项成果运用的最高层次是实现工程建设管理部门自觉将内部控制体系与自身工作相结合,自行检查、制约和调整工程建设管理活动,形成自我完善、自我约束的管理机制,促进工程建设管控体系不断优化。该体系不再单独从工程项目规划、设计、施工等环节制定管理制度进行控制,而是打破传统的工程建设各模块的界限,把工程建设视为一个有机整体,系统化地梳理管理流程,构建内控体系,寻查工程管理中的薄弱环节,预先评审工程管理机能,从而达到优化管理流程,强化整体管控效能,促进工程建设规范化管理的目的。
三、工程建设内控评审体系框架。
内控评价源于美国的萨班斯法案,以强化内部控制为核心,关注公司内部治理及对外信息透明、完整与正确性,是目前国际上较为先进的管理理念。工程建设内控评审体系以其为理论依据,结合公司工程管理实际情况以及不同类型工程建设的具体要求,通过风险坐标图法梳理风险点,构建内控评价标准作为专业管理的指标体系,总框架包括12个关键控制点、45项测评指标,关键控制点分别是工程建设的项目立项、初步设计和概算、施工图设计和预算、工程项目招投标管理、项目施工管理、设计变更、土建竣工验收、电气安装项目竣工验收、竣工结算审价控制、决算审计控制、资金计划控制和工程项目档案管理,形成了有自身特色的工程建设内部控制评审体系,有效解决企业内控设计中存在的中美文化和管理模式差异的难题。
四、工程建设内控评审体系作用。
1.预算环节的审计问题
造价预算是工程实施之前,对工程造价的一种评估和预判,对工程的准备环节意义重大。而在当前社会中,我国的水利工程事业,大都由招标来完成,而工程的造价预算,也是建筑投标的主要问题之一。据笔者调查,我国的水利局对工程造价的预算重视程度不够,在施工中造成了大量的麻烦,另外,其预算在细节方面的缺失,也对工程的顺利开展造成了一定的影响。当前,水利工程部门的工程预算审计问题,已经成为了水利局发展的一个瓶颈,在很大程度上制约着水利事业的整体进步,是市场经济下解决内部审计问题的关键所在。
2.施工环节的审计问题
施工是我国水利局水利工程工作的重点环节,也是其工程方案的具体化环节,是水利局内部审计控制的关键时期,因此,施工中的审计是内部审计管理的重中之重。笔者在调查中发现,我国水利局的水利工程内部审计在施工中对工程的把握能力不足,在很大程度上制约着施工的进展。首先是施工材料问题,在材料的选择上,有些会因为选用的材料价位高,施工大大超过预算,另外也有些因为贪图便宜,致使工程质量的下降。其次是施工人才问题,在施工中,施工人员,尤其是施工管理人员的素质问题是施工造价的主要问题之一,现如今,已有大量的工程因为人才素质不足,难以有效的开展。
3.市场经济的弊端
受市场经济的影响,国在各项事业上都有了长足的进步,但是其带来的功利主义,也是我们所不能忽视的一个问题,而这在我国水利工程中的影响也十分恶劣,尤其是严重影响了我国水利工程内部审计的管理。由于这种功利主义的影响,工程当中出现的瞒报开支、假公济私的状况时有发生,使得我国水利局工程问题频出,制约着其快速、可持续的发展,因而,市场经济下,我们要趋利避害,争取发展的最大化。这就要求我们在审计中重视市场经济的这一弊端,设法解决这一问题,为水利事业的全面发展提供更为坚实的保障。
二、水利局水利工程内部审计的策略研究
市场经济在我国的地位已经不可动摇,因而我们是不能通过改变市场经济模式来解决工程造价问题的,并且,市场经济所带来的机遇,也正是我们水利工程所需要的,因此要解决这一问题,规范企业内部审计管理,就必须从自身出发,寻求问题的内部解决方案,使水利局能够趋利避害,最大化的发挥市场经济的优势,促成企业的跨越式进步。针对这一问题,笔者做了大量的研究,并对国外先进水利工程的审计模式做了一定的了解,总结了一些切实可行的方案,其中,主要有以下几点:
1.水利工程预算审计工作的完善
预算是工程开展的凭借,是工程进行的参考,因而工程审计的这一环节需要我们下功夫去完善和改革,使得工程预算审计能够更为准确有效的为工程的开展提供支持。首先,我们要根据自身的实力和招标单位的实力,制定合理的方案,在一定程度上控制造价预算,避免使其成为一纸空谈。其次,要仔细研究工程的目的和作用,以及工程所需承担的问题,根据此制定更为合理的预算方案。最后,要在方案和预算制定之前,对工程地域进行严格的考察,考虑在工程中所受的限制,灵活的研究地域的特殊性,使方案的制定和预算的评估更为精确,参考价值也更高,促进我国水利工程内部审计的进步。
2.土木工程施工中的管理的加强
要解决工程审计的规范问题,就必须要规范具体施工中的管理问题,避免因人员和建筑材料的问题,导致工程造价管理的难题。首先,我们要对工程人员,尤其是工程施工管理人员进行考核,解决人员问题。另外,要对施工材料进行一定的规范,避免材料问题带来的超支以及工程质量差的问题,在此,笔者建议水利局可以与有信誉和价格保障的建筑材料商确立合作关系,从根本上解决这一问题。最后,在施工中,要不断的分析其也工程预算的出入,并实时的对各方面做出调整,保证审计工作的灵活性。
3.土木工程造价的制约与监督
工程审计体系的建立起和健全,审计监督工作必不可少。首先,水利局要建立专业的监督机构,对工程的进展进行实时的监督。其次,要对工程所造成的消耗进行详细的统计,方便监督工作的进行,避免问题的发生。最后,要规范审计的制度,奖惩并行,促使员工严格按规矩办事,方便工程审计问题的管理,水利工程发展速度越快的今天,受市场经济的影响,其审计管理也受很大功利主义的影响,因此,制约和监督工作是水利局所必须重视的。
三、结语
1.1维修标准设定不够明确
实际上我国建筑领域各类零星维修项目都未经过正规图纸检验和系统招标活动布置,相关预算资料不够齐全;加上技术员工素质和能力低下,一时间令维修质量全面下沉,资金浪费结果也便可想而知。如果说某类改造工程能够依照最初计划标准进行适当延展,使得维修细节都能够依照工作量签证形式调整,实际造价数量便会高至120多万人民币。但是目前相关部门实际投入这部分活动的经济成本不超过90万元,相信绝大多数已经卷入私人腰包之中。
1.2施工现场监管力度缺失
维修工程因为种类繁多且分布凌乱,特别是在单位工程成本金额不大背景影响下,使得建设主体针对工程实施科学监管显得更加步履维艰,管理环节的漏洞现象也十分普遍。因为各类施工管理人员本身工艺控制实力、材料选取标准和设备运作机理认识不够深入,施工期间基本难以发挥预设监管功效,使得工程交付成果一败涂地。例如:在某项目审计过程中发现,涉及甲方要求的不锈钢大门表层锈蚀现象广泛分布,与既定规范质量交互冲突,但是审计过程中始终无法对负责方作出合理认证,一时间令部分施工单位有空子可钻。
1.3施工单位普遍保留预算高估冒算意图
维修工程预算和结算工作主要由施工单位全程负责处理,经过建设单位系统认证过后,控制主体会出现所套定额和实际结果不相符结果,经常虚假报告工程量和应用材料单价;加上建设单位管理人员研究工作不够精准,有关预算、结算方面组合十分模糊,使得后期审计工作难度增加,对于系统造价控制非常不利。
2应对上述问题的具体策略内容分析
2.1结合政府发文途径制定相对完善的维修工程监管体制
包括《零星维修工程管理办法》等审计监督规章制度颁布过后,使得特定建筑工程立项、审批、招标程序得到系统维护,特别是其中重点需要推行的项目招标制度,令招标主体能够尽量选取优秀的控制调试单位,及时降低内部成本并稳固建筑结构安全质量。具体策略内容表现为:首先,合理低价定标;其次,总价适当下浮并为定标提供利益基础;再次,最近接标主体算术平均数的下浮率设定为中标单位;最后,相同施工环境下优先选取熟悉单位。经过此类零星维修工程项目招标制度改革,使得建设方能够全面选取让利多、技术优良且售后服务全面的承接单位,为日后成本规划秩序调停提供坚实支撑跳板。
2.2正确签订维修工程施工管理合同
具体要求便是有效维持合同条款合法性、完整程度,实际维修工程布置期间须事先依照《经济合同法》要求设置承包商义务完善指标,确保承包总体数额、质量维护细节以及工期结算方式信息衔接秩序,保证双方经济合法利益的有机呈现。必要情况下,应建立起维修工程项目保证金机制,针对施工组织尚且未完成的内容要收取合理数量的质量保证金,特别是在质量水准不达标的结构上要快速要求返工处理,出现拒绝现象便立即扣除保证金。再就是为了全面遏制施工单位超标决算隐患,可以考虑在合同内部额外添加审计核减超过一定幅度后实施罚款的条件信息。
2.3加强对现场签证的管理
主要是控制维修工程造价波动效应。结合既定建筑工程施工环境观察,内部须全面建立起有关工程现场签证的管理制度,管理上在严格执行吴政发(2007)22号文《关于印发《苏州市吴中区政府性资金建设工程项目管理办法的通知》要求外,还可细化管理按限额大小,分别执行现场管理、管理部门负责人、单位负责人三级在授权范围内会签的程序办事。对确需签证的事项要及时进行现场签证,签证的描述要求客观准确,载明签证事件发生的时间,签证原因和范围,确认工程量签证费或费用计算标准,并附上必要的图纸及相应的计算资料,并依发生时间先后顺序进行编号。防止施工单位在工程量和变更签证单上做手脚,防止在施工中偷工减料,以次充好。
3结语
高校内部审计对委托工程审计工作实施质量控制,具体说来就是要控制一些影响委托工程审计质量提高的不良因素的产生,同时及时发现和消除已经产生的质量影响因素[2],从而达到提高高校委托工程审计质量的目的。笔者认为高校内部审计可以通过合理委托、分权制衡、业务流程整合、质量评价四条关键路径实现对委托工程审计质量的高效控制。
1.注重对社会优秀审计力量的合理选择及委托选择和委托社会优秀审计力量参与高校工程审计是高校委托工程审计的质量控制的第一步,也是最为关键的一步。因此,高校内部审计部门选择社会审计机构时,应本着公平、公开、公正的原则,依据诚信档案和业务能力进行合理选择和委托[3]。首先,设立中介机构备选库和合理委托。高校内部审计部门应采用专家评选或招标的方式选取一定数量的在执业资质、审计力量、职业信用等方面符合要求的社会审计机构以备候选,并通过备选库中随机抽取的方式为具体项目选择受托社会机构;其次,对社会审计机构实行动态管理。每年通过对社会审计机构参与高校工程审计工作的质量评价和业绩考核,将审计质量差、职业信用低的社会审计机构淘汰出中介机构备选库;最后,建立信息公开披露制度。高校
内部审计部门应定期公开披露对社会审计机构的选择和委托,及时将监督情况进行报告和公示,接受学校利益相关者和公众的监督,保持委托环节的公开透明。2.注重高校内部审计和社会审计的分权制衡在高校内部审计部门和社会审计机构的委托关系中,社会审计机构作为具有经济人特征的人有可能会受到利益驱使无法保证委托审计质量,如为了承揽更多的审计业务压缩审计时间、与施工单位合谋损害高校的利益等谋利行为,不仅增加了委托审计风险,也影响了工程审计质量。因此,作为委托人的高校内部审计部门应注重对社会审计机构的制衡。首先,为严格防范委托审计过程中社会审计机构引发的独立性风险,应建立能够使高校内部审计部门和社会审计机构形成一种相互牵制、相互制衡的委托审计过程管理控制制度,并细化各类工程专业项目的“委托审计质量管理办法”,以制约高校内外部审计人员的自由裁量权。其次,严格按相关规定与社会审计机构签订《委托审计合同》,要做到一项一签,充分利用专用条款明确权责,强化合同对委托工程审计的约束。同时,高校内部审计部门应依照《委托审计合同》和《委托审计质量管理办法》对社会审计机构的审计行为实施实时监控管理。
3.注重业务流程的优化整合和审计资源的优势互补对于任何一个组织而言,只有管理创新和技术创新并重才能够保持其核心竞争优势。社会审计机构通常以技术革新作为创造产品价值的源泉,对管理层面的重视程度不足,而高校内部审计部门则技术资源欠缺,但又比较擅长于管理工作。因此,高校委托工程审计应注重内部审计部门和社会审计机构在管理和技术两个层面上优势互补。首先,高校内部审计部门必须建立起一套规范化的委托工程审计业务流程规范,实现委托工程审计业务流程的优化整合;其次,尽可能安排内部审计人员直接参与工程审计工作,在审计分工上应采用适当的工作交叠、替代和相互复核来弥补内部审计和社会审计各自的不足,以实现资源优势互补;最后,高校内部审计人员要加强与参审社会审计人员在关键环节上的交流和动态沟通,注重保护社会审计人员的积极性和创造力,充分发挥委托审计的资源优势。
4.注重高校委托工程审计的质量评价高校委托工程审计质量评价是指高校内部审计部门采用一定的评价方法,将委托工程审计特征要素与相关标准进行比较、分析和评级,对其审计质量做出准确、客观、公平、公正的评判结果,以加强审计质量控制力度,提升委托工程审计水平。高校委托工程审计质量评价内容包括以下四个方面:一是委托工程审计的环境因素对委托工程审计质量的影响程度;二是委托工程审计中社会审计机构的自身建设情况;三是委托工程审计实施过程的规范化程度;四是委托工程审计结果和建设项目真实情况的吻合程度。在评价过程中,高校内部审计部门应当充分考虑委托审计与内部审计活动的差异,避免因评价标准的偏差影响评价结果的公正性。总的说来,委托工程审计的质量评价有助于高校内部审计部门采用适当的正负激励手段对社会审计机构给予一定的奖励和处罚,加强了对委托工程审计质量的控制。
二、高校委托工程审计的质量评价指标体系构建
高校委托工程审计质量评价指标体系是评价高校委托工程审计质量的若干个相互关联的统计指标所组成的有机集合[4]。评价指标体系的运用是高校委托工程审计质量评价的基本途径,也是高校工程审计质量控制的根本保障。
1.评价指标体系构建的基本要求高校委托工程审计质量评价指标体系应能合理、公正、客观评价委托工程审计质量,有效促进委托工程审计目标实现。结合高校委托工程审计实践,笔者认为内部审计部门在构建委托工程审计质量评价指标体系时就应充分考虑以下基本要求。(1)评价指标体系的构建要以高校委托工程审计目标为导向。高校委托工程审计应服务于学校的战略目标及工程建设管理活动的目标,因此委托工程审计质量评价指标也应服务于这些目标。(2)评价指标体系要能反映高校委托工程审计质量的综合情况并突出重点。评价指标体系要既能全面涵盖高校委托工程审计过程的各个质量特征,又能反映审计项目的全过程的主要控制环节。在选取评价指标时,要适当压缩指标数量,突出质量控制的重点。如果指标过于繁杂会使评价工作变得很复杂[5],不易把握。(3)评价指标要便于委托工程审计质量的横纵向比对分析。高校委托工程审计质量评价指标要既能够运用在对审计质量的纵向比对中,又能够运用于横向比对中。审计质量的纵向比对是指同一个工程审计项目在其不同审计环节的审计质量特征变化情况的比对。审计质量的横向比对则指同一时期内不同建设项目之间的审计质量的比对,有利于各委托工程审计项目的优选排序。(4)评价指标体系要简明实用,测算成本适当。评价指标体系不仅要在理论上合理,还要便于应用于实际。为了方便数据的采集、计算和分析,所选择的指标应该概念明确、计算方法简明,且该指标数据应是已有的统计数据或可以通过实际检测获得的数据。
2.评价指标设计结合高校委托工程审计实践,依据前述评价指标体系构建的基本要求,本文在多方共同努力下构建了简明实用的高校委托工程审计质量指标体系。首先,按照相关性原则提出指标项。笔者邀请了5所高校15名审计经验丰富的内部审计工作者运用头脑风暴法提出了委托工程审计质量评价相关指标项,汇总后共得24项具体指标。其次,按照系统性、完整性和一致性的原则筛选相关指标。笔者将提出的24项具体指标以问卷调查方式发放给15所高校的内部审计部门,让其选择认为在评价委托工程审计质量时必须考虑的指标项目。问卷回收汇总后,共有16项具体指标被认为是必须考虑的项目。最后,确定指标和指标体系构架。经过邀请专家的进一步讨论,最终确立了涵括两层4大类16项具体指标的委托工程审计质量评价指标体系。评价指标体系分为总体指标和具体指标两个层次。总体指标的分析和管理对象是委托工程审计的某方面总体状况,包括委托工程审计环境指标、社会审计机构自身建设指标、委托审计业务操作指标与委托审计成果指标。16项具体指标是高校委托工程审计质量评价指标体系的最基础部分,其分析和管理的对象是委托工程审计各方面的具体问题。两层简明评价指标体系为高校委托工程审计质量评价提供了指导,并有效减少评价工作中的技术难题和操作阻力。(1)委托工程审计环境指标。委托工程审计环境是做好委托工程审计工作的软基础,也是高校实施委托工程审计质量控制的前提。委托工程审计环境指标是高校内部环境对委托工程审计工作的配合程度的量化反映,包括委托审计制度完整度、委托审计合同的约束力度、与建设有关各方沟通顺畅度、可控条件下审计证据获取完整度,指标说明见表1。(2)社会审计机构自身建设指标。社会审计机构是高校委托工程审计的主要参与人,其自身建设情况对委托工程审计质量有着直接的影响。社会审计机构自身建设指标反映了社会审计机构在高校委托工程审计工作中资源配备和人员管理情况,包括内控机制健全度、执业能力指数、廉洁指数、审计人员稳定度,指标说明见表2。(3)委托审计业务操作指标。委托审计业务操作指标是高校委托工程审计质量评价的主要功能指标,反映了高校委托工程审计实施总体情况,包括审计程序及方法的适当度、业务操作规范度、质量控制活动频率、问题整改率,指标说明见表3。(4)委托审计成果指标。委托审计成果指标是衡量委托工程审计质量的最重要的指标,反映了高校委托工程审计的实际完成情况,包括审计报告规范度、政策法规运用准确率、项目审减率、审计意见认可指数,指标说明见表4。
3.评价指标权重的确定在多指标评价体系中,权重值的确定具有突出质量控制重点和体现了高校工程审计目标的作用。由于各个评价指标权重值相互制约,权重值发生微小的变化都会引起指标重要性顺序的变动及项目评价结果的不同,科学确定指标权重值就显得尤为重要。鉴于此,笔者采用德尔菲法根据重要性原则确定各层次评价指标的权重。为了避免个人偏好倾向的干扰,邀请到的15名专家均在完全独立的环境下确定各项指标的权重判断数值。将所有专家权重判断数值中的最大值和最小值去除之后进行算术平均,最终得到两层次各项指标的权重值。具体权重值见表5。在实践应用中,高校内部审计人员可以根据指标判断依据和评价标准分别对每个具体评价指标的实现程度进行定量测评,得到的指标分值乘以相应权重并累加得出总体指标分值,然后再次加权汇总形成委托审计项目综合评价分值,此对社会审计机构履行职责的总体概况和委托工程审计质量水平做出评价。
三、结语