档案文化论文
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档案文化论文范文第1篇
卫生文化建设影响着卫生档案材料的收集归档、档案的价值和鉴定工作卫生档案的价值，表现为卫生档案客体对卫生主体的需求和满足程度，卫生档案价值受多种因素的影响和制约，呈现出大小不一的价值体现。对卫生工作管理决策有用的卫生档案，其档案价值要大于对卫生工作管理决策作用小的档案；而卫生档案价值的鉴定工作，有较强的主观性，受多种因素的影响；卫生文化建设作为卫生管理活动的重要组成部分，不仅是卫生档案信息收集的重点，同时它也影响着卫生档案信息价值的鉴定。在卫生档案价值鉴定过程中，要充分考虑卫生档案对文化建设的影响，鉴别卫生档案在管理过程和文化建设中发挥的作用，体现出卫生档案的价值，使卫生档案更有价值内涵，实现档案应有的价值。
档案文化在卫生工作中的作用
在新时期发展档案文化，对促进卫生管理工作和卫生事业发展具有重要的指导作用［5］。档案文化是人类文化的宝贵遗产档案是组织和个人在以往的社会实践活动中直接的第一手材料，是历史的真实记录和反映。档案文化是中国历史文化的基石，也是卫生工作重要基础。可以说，档案文化在卫生工作中，是承前启后，继往开来，传承文明的重要载体，它的传播和交流，极大地促进了卫生工作者的工作热情，增进了卫生工作者的智慧，丰富了人们的精神生活。档案文化作为一种文化现象，在先进文化建设中发挥着积极的作用档案文化的本质是记录、传播先进文化的重要载体。在人类文明的历史中，不同民族、不同国家、在不同历史时期，有着不同的文化传统，而卫生档案是卫生工作者从不同角度，把各个时期治病救人、预防和控制疾病、保障人民健康的工作结晶记载了下来，证明了历史，展示着未来。应该说，离开了档案，就不能深入地、科学地研究疑难疾病和更好地、有效地预防与控制疾病。档案文化是对公众和行业员工教育的良好教材档案翔实地记录了卫生工作者在实践中为保障大众健康而艰辛劳作与科研实践的过程，也反映了卫生工作者在保障广大人民群众健康和处置突发公共卫生事件艰苦卓越工作的历程。其中可歌可颂的先进壮举与光辉业绩，都是向人们进行思想和道德教育的生动教材。
树立卫生良好形象，实现卫生档案的文化价值
在日常保障人民健康管理过程中的全部活动，蕴含着卫生工作深厚的文化底蕴，包含了丰富的卫生信息资源；而卫生形象是社会公众对其工作行为产生的各种感知、认识、看法、感情的综合印象，是卫生工作者以体貌特征等形象表现出来的卫生文化［6］。卫生档案与卫生形象宣传，是卫生管理文化的不同层面，它们对卫生管理工作起到了积极的促进作用，是工作管理体系中不可缺少的一部分。良好的卫生形象，不仅能推动卫生系统内部管理活动规范化，还能在卫生系统外部产生巨大的推动力，为卫生工作带来不可估量的社会效果。在卫生档案中，记载的卫生工作者在成长、发展历程中所荣获的各种荣誉奖励和成果，都是树立和宣传卫生良好形象的典型素材。卫生档案与卫生形象宣传有密切的联系，卫生档案与卫生形象宣传都是卫生的宝贵财富，能为卫生工作创造良好的社会效果，对卫生工作管理和事业发展具有重要的促进作用。作为单位的信息中心，档案管理机构应当主动与宣传部门合作，积极开发深层次的档案信息资源，为卫生事业发展做好专题服务；在服务工作中，可以收集卫生荣誉档案，对荣誉档案进行人物索引、专题编研，通过对荣誉档案的整理与编研，提取代表卫生工作者的精神风貌和有较高价值的典型素材，编写先进人物宣传册，通过报纸、电视等媒体进行形象宣传，弘扬先进人物的高尚情操，发挥卫生先进模范作用，树立卫生工作人员的外在良好形象和卫生系统内部的先进人物形象，提升卫生工作人员的社会地位，增加卫生文化的知名度［7］。因此，卫生机构利用档案材料，挖掘档案信息资源，开发卫生档案文化价值，不仅拓展了卫生档案信息中心的档案管理和提供利用的职能，还丰富了卫生档案管理工作的内容，而且在很大程度上推动了卫生文化建设的进程，促进卫生管理工作和卫生事业的全面发展。
档案文化论文范文第2篇
校园文化建设是通过对高校先进文化的进一步弘扬和发展，用先进、高雅的文化去滋润师生的的心灵，陶冶师生的品质，营造一种有深刻思想内涵的文化形式和价值取向，加强校园文化的建设，培育崇高的大学理念，铸造大学精神，是校园文化建设中要高度重视和勇于承担的重要任务。档案是高校“聚宝盆”。档案记录学校的历史真貌，不夸张地说，学校档案就是学校文化的基石，它真实地记录着过去，诚实地预示着未来。因此，档案建设与校园文化建设同属于社会文化范畴，两者之间既有共性又有差异。校园文化时代特征鲜明，档案文化则是历史渊源。校园文化建设以有教育意义的丰富多彩的活动为主要内容，档案是以档案中的传统文化、还有学校日常工作教学、科研等成果等形式存在。高校的档案工作能够促进和推动校园文化建设与发展，两者相互穿插，互相渗透。所以，高校的大学文化的建设和档案文化工作之间很多地方可以相互“借力”，充分发挥档案为学校文化建设发展服务的优势，对构建和谐校园具有重要意义。
二、发挥档案文化在高校文化建设中的作用
高校档案文化作为一种文化现象早已存在，而如何使学校档案文化在学校建设中发挥得要作用呢？
（一）做好归档统计与信息化建设工作
高等学校档案涉及面比较广，好多类别档案都或多或少的有所重叠，在工作中要按照《高等学校档案管理规范》的标准和学校当前自身的情况，认真做好档案材料的整理编目、统计、鉴定及保管等工作，让馆藏档案都有相应的检索工具并确保档案的完整安全，使之能迅速快捷地调阅利用；最后是不断提高档案现代化管理的水平，加强档案信息化建设，提升档案文化工作的服务形象。
（二）加大馆藏，全方位提高馆藏品质
根据学校特点，着力发掘构建反映学校里有特色，有代表性的特色档案，储备丰富具特色特点的档案信息资源。馆藏不够丰富，就好比无源之水，就无法发挥档案所应有的文化作用，没有任何意义。我校档案馆应成立于2009年，在建馆初始我馆就广开收集渠道，通过在学校各个部门中的调研发掘，向社会征集、鼓励校友捐赠，走访学校上的历史名人等等，将许多有价值的历史珍贵档案收集进来。同时根据我校的文化特色，重点收集学校各个历史时期教育特色、人文气息、校园文化等资料档案。我校始建于1958年，是宁夏唯一一所高等医学院校。经过近60年的建设与发展，学校发展成具有地方特色的学科专业体系。在对现保存利用档案整理研究的基础上，以挖掘抢救历史档案为重点工作。确定以收集实物档案为主其它档案为辅的全方位立体的收集档案，丰富馆藏并使馆藏的结构也有了一定的深度和广度，为高质量的服务打下了坚实的基础。在征集工作中，打破以往在家坐等的工作方式，档案人开始从台后走向台前，做到迈开腿，张开嘴，主动去发现、寻找有价值的档案材料。
（三）加强宣传教育，增强档案意识
档案文化是学校一种重要的文化，但是广大师生中并没有引起足够的注意。其表现为，在基础工作中，能及时上交归档的不去归档或者归档不及时，有利用的档案存放却根本没人想的起来而不去利用，造成了“死档案”的产生；高层次上，大家始终没有把档案工作做为学校文化建设中一个重要的和弦，认为有没有档案文化校园文化不会受到影响主旋律依然能够奏响。面对这种尴尬的局面，必须利用网路技术，在校园网主页，校刊、校报上扩大对档案工作的宣传，并此为契机对各类流散在师生中的各类档案进行无偿或有偿的征集，让大家了解档案是关乎每一个人工作，档案工作需要每个人都尽一份力，既对档案工作进行了宣传又使征集工作在各部门和广大师生中迅速传播。
（四）加大档案开放力度，构建和谐校园文化
档案文化论文范文第3篇
医院文化是医院发展的精神支柱。在现在这个社会中，医院要取得更好的发展，离不开对医院文化的建设，照片档案具有直观性与可视性，在医院文化建设中有着十分重要的作用。
（一）具有导向作用
对于医院的发展，照片档案能够发挥出导向作用。照片档案通过其所记载的历史画面，能引导医院中的医务人员向着医院的目标而努力。在2012年10月时，我院搬迁新的外科门诊楼，其中设立了一个文化长廊，有着丰富的内容：领导关怀、业务建设、医疗设备、医院环境、精神文明建设、职工文化生活等.对医院文化进行宣传，让医院的医务中的工作者能够对医院的发展历程有一个清晰的认识，引导医院职工共同努力。
（二）有助于进行广泛交流
纸质档案所能够承载的信息量较为有限，在与外部进行交流时往往会存在很多不方便的地方。随着科学技术的快速发展，档案载体的形式变得多种多样，所要求承载的信息量也愈来愈多。从信息的容量来看，照片档案要比传统的纸质档案有着更大的信息容纳量，并且可以进行大量的复制来供人们从不同的角度对档案进行利用，有助于突破空间、时间上的局限性，更加有助于进行广泛的交流。对于医院来说则有助于将医院文化进行广泛的宣传。
（三）具有辐射作用
照片档案与纸质档案相比更加形象、逼真，并且相当直观，能够在看到照片时就能够明白很多内容。通过照片档案可以对医院文化进行诠释，树立起良好的医院形象，有助于医院各项工作的开展。例如我院新的外科门诊楼所设立的艺术长廊，不仅仅是让医院的医务工作者了解医院文化，同时也是为了能够让所到来的患者及其家属对医院文化进行了解。
二、对照片档案进行开发，促进医院文化建设
对档案资源进行开发，是档案部门为医院文化建设工作服务的有效方式，同时也是实现医院档案价值的重要途径。
（一）从源头上保证照片档案的质量
照片档案是对医院各项重要活动的最直观的记录，是医院的重要财富。对所拥有的照片档案进行开发，不仅仅能够产生良好的社会效益，有时还会带来一定的经济效益。因此，在开发照片档案时必须要树立起为医院服务的观念，加强对照片档案的收集工作，这样才能够保证有充足的照片可供选择，但是同时还必须要对归档照片的质量进行严格把关。要想做到这些，就需要让档案工作者树立起全局意识与小局观念。全局意识能够让档案工作者打破“闭门造车”的现状，对医院全局工作的安排更加熟悉，可以及时的了解到医院中活动的开展，这就能够保证，医院所开展的每一项工作所产生的照片都能够根据规定准时进行移交，也能够保证医院所开展的每一项活动都有相应的照片进行记载。这是对照片档案进行开发的重要前提。而小局观念则是指的必须要对照片的质量进行注重，从所获取的照片中去其糟粕取其精华，选取能够对活动进行反映的照片，不能够去贪多、贪全，这样不仅仅是能够节省库藏空间，同时还可以对以后选取照片时的工作量进行缩减。
（二）利用医院文化长廊，利用照片档案与医患搭建起一个交流与沟通的平台
在医院中都设有专门的宣传栏，在宣传栏中拥有很多信息，例如对医院概括的介绍、医院精神文明建设等许多内容，其中有很多都是通过照片与文字进行组合的形式来进行表现的。在我院新的外科门诊楼中的文化长廊也正是这样的一个平台。文化长廊已经成为了社会人民对医院进行了解的一个重要的窗口，而其中照片档案所发挥出的作用相当明显。反映历年来医院文化建设成果的照片在文化长廊中展出，不仅仅是让患者与其他群众感到惊叹，更是对历年来医院员工的拼搏、成绩与骄傲的肯定，能够让医院的职工感到更加的自豪、光荣，进而让员工更加主动的为医院的发展而更加努力的工作。文化长廊，能够让医患双方都拥有共同的话题，能更加和谐、轻松的进行沟通。在很多时候之所以会出现医疗纠纷就是因为医患双方的关系存在问题，双方互不信任、相互猜疑，沟通与交流存在不足。而文化长廊则能为双方的沟通和交流搭建平台，而在文化长廊中其主要载体就是照片档案。
档案文化论文范文第4篇
一、文化对档案工作者行为研究的意义
档案工作者既是文化的贮存、延续、传播者，也是文化选择、吸收、加工者，档案工作者群体既经过了社会文化发展的传递历程，又经受了文化传递历程中的心理净化。因此，从服务与文化的功能来分析档案工作者与文化的关系，可以这样讲，档案工作者保存、传递了文化，文化又孕育了档案工作者，档案工作这一职业，经历了多年文化积淀与渗透，逐渐形成了当代档案工作者的群体行为的文化模式，这种文化模式既体现出中国档案工作者群体行为的共同心理，又不为别种民族、社会不同的文化所具有，并在长期发展过程中逐步形成相对稳定，为其成员所共同遵循并形成同化的价值体系、行为准则和共同的思想作风的总和。它是联系和协调档案工作者行为的牢固纽带，是档案馆灵魂所在，它深刻揭示了档案工作者中含有的文化特质，对于发展档案事业大有益处。
1可以在本民族文化基础上正确看待并理解我国档案工作者所特有的民族心理与性格。
2在中国文化背景中看档案工作者行为，可以看到当今档案工作者行为形成的历史因素，看到优秀的民族文化反映到这一职业上的印记，也可以恰当地解释和描述我国档案工作者所特有的思维和行为方式。
3对于档案工作者的服务实践过程来讲，既可以在新形势下弘扬民族的优良传统，进一步塑造档案工作者群体的完美人格，又可以帮助认识分析一些行为中的陋习与弊端，有针对性地加以改进并做出符合时代要求的调节。
二、档案工作者行为独特的文化心态
档案工作者的价值观是与社会的核心价值观紧密相连的。中国传统文化把人的价值归结为道德价值，作为一种道德文化，它之所以可以长期、广泛、持久地影响着档案工作者的行为，是因为道德文化是民族传统中的核心文化，是档案工作者在行为中起主导作用的价值观念，是协调档案馆与国家、政府部门之间，档案馆之间，档案馆与职工之间利益关系的准则。档案工作者对道德践履的尽善追求，对道德人格的完美塑造以及呈现出的高志功低物欲的行为特征，都是道德这把价值尺度在起作用。
当今人们对档案工作者的赞美也是从道德尺度出发的，“人梯”、“桥梁”、“默默无闻”、“为他人做嫁衣”这些话，集中描述了档案工作者行为中的勤恳、艰苦、牺牲、甘于奉献、创造性的人格品质，忽视了这一点，就从根本上模糊了档案工作者的心理特色。社会上很多人都说档案工作待遇、地位这样低，但档案工作者对档案事业、对利用者服务却那么热情，这种忠于档案事业的献身精神真是让人感动，其实这就是道德理想高于物质利益的价值观的力量，它充分体现了中国文化积极有为、奋发向上的基本精神，它从整体上塑造了档案工作者的风貌，也是档案工作者所具有的共同心理特征，其具体表现在：
1道德追求大于社会索取
现实中，档案工作者所从事的工作在道德力量的支持下，历久不渝地与社会上“富贵利达”为生活目标的世俗价值观大相径庭，对社会文化价值观的赞美与对世俗价值观的鄙视，是档案工作者对这种浓重道德的追求经久不衰的深层原因。
2社会本位高于个人本位
档案工作者有着一种强烈推动社会发展的历史使命感，能以天下为己任，且对国家民族有较强的社会从属感。保存党和国家重要档案文献、珍贵文化遗产，传播优秀文化思想，培养人才几乎成为全体档案工作者的信条，对社会未来的负责胜过自身付出的思考，行为表现处处皆反映出它所属的社会团体的性质。
3自我修养先于对他人的服务
自强、刚毅、耐力而乐观向上的性格，是每一个档案工作者心理品质的主流，发愤忘食，乐以忘忧，学而不厌，诲人不倦，已成为档案工作者服务的标准。
三、档案工作者交往中的文化特征
中国传统文化中有关人际关系的理论特别发达，我们民族心理倾向是“仁爱”与“和谐”，档案工作者在对内、对外交往中也具有明显的这一民族文化特征，不但强调“和为贵”的人与人的和谐，知行合一的身与心的和谐，天人合一的人与环境的和谐，而且延伸到人内在的精神和谐，这种文化渗透到历代档案工作者的服务思想、途径、形式和方法之中。直到今天，档案工作者仍保留着“和谐”、“仁爱”、乐融的特色并收到了明显的服务效益，这种文化现象在档案工作者与利用者之间已生成并深化为一种文化型的服务思想并构建了具有经典意义的民族精神。和为贵的文化观念在与利用者的关系上突出的是“爱”，强调的是服务过程中的情感因素，并具有以下特征：
“融”，即情感的融汇状态，首先要解决的是代界的填充和角色界线的延伸。心理相互渗透，“假如我是一个利用者”的心理换位，在服务功能上表现为和风细雨的沟通，减少对立情绪，扫除情感障碍。
“情”，在实际工作中只有产生情的效应，才能充分发挥服务功能，捕捉住服务最佳时机并产生出最佳效果。高质量、高效益的服务，往往会使利用者产生出久久不能平息的激情，而利用者给档案工作者的一点点慰问，也往往使我们难于忘怀。
中国传统文化重视事物的相互联系及统一，主张，使档案工作者把利用者看成是与之相辅相成的，不是对抗力量，因此要追求和谐。行为中的气质表现应是：稳建，平和，温良，体谅，不凭感情起伏任意发泄，不走极端，不冲动，不破坏内心平稳，对服务工作增加正效应，减少副作用。
四、现实对档案工作者传统道德文化的冲击
从社会发展的现实来看，中国传统文化对档案工作者的人格力量的塑造与支配力量是不可低估的，其有值得肯定和发扬的一面，但传统文化弊端的暴露也是比较明显的。近几年，中西文化的碰撞已明显触及到档案工作者行为的实践领域，商品经济的发展使民族文化传统受到了强大的冲击，档案工作者的价值观也随之发生了变化。首先，当社会在重视了档案工作者高层次道德追求后，却忽视了档案工作者的物质享受，对档案工作者及优秀事迹的表彰几乎都是以艰难困苦作为必备条件，评价中习惯的不是工作效能、质量以及对社会发展进步产生的作用，而仅仅是比较奉献与付出，社会分配中不注意档案工作的需求，尤其是在社会发展的特殊历史时期，档案工作处在比较困惑之中时，以上问题显得尤其严重。其次，中国传统中的“和”对档案工作者行为同时也产生了一定的消极影响，它以进展平稳为理想，采用克制、谅解的方法，追求人际关系的平衡。服务过程中，往往表现为消极容纳、妥协，缺乏工作的主动意识，具有一定的保守性。由于档案工作者的内心普遍存在着“息争”心态，缺乏对冲突的正确认识和恰当处理，当服务中出现矛盾时以调合甚至降低服务水准为代价来平息档案工作者与利用者之间的冲突。
档案工作者情感一般不外露，缺乏宣泄，形成了含蓄、内向、老成、稳建的风度，心理的自责与积累，造成压抑，内心的焦虑与挫折比较严重。
档案文化论文范文第5篇
(一)对城建档案数字化工作的认识不全面,观念落后
城建档案数字化不只是将城建档案信息从传统载体转化为数字化载体那么简单。数字化后形成的城建档案信息与传统载体的城建档案信息内容虽然相同,但毕竟载体形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。数字化后的城建档案信息在计算机环境下,通过数据库管理系统和网络通信技术等现代化数字信息管理手段进行管理,能够给城建档案信息资源带来更高的管理效率和更大的利用价值。如果对城建档案数字化建设认识不全面,对计算机信息管理相关功能缺乏清楚的认识;不能按照计算机信息管理系统建设的要求进行规划,就会造成建设初期因缺乏规划,无法充分发挥作用。事后还要进行再次建设,从而使投入资源严重浪费。
(二)基础条件限制,对城建档案数字化水平和质量产生根本的影响
城建档案数字化工作是一项复杂的系统工程,需要一定的基础条件作为保证,如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位幵展城建档案数字化工作基础条件的限制,城建档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。
(三)城建档案数字化标准和规范有待细化
在城建档案工作中,建立城建档案行业的法律法规及标准规范一直是城建档案管理的重要工作之一。有关档案数字化的国家标准目前只有由国家档案局于2005年4月的《纸质档案数字化技术规范》和2009年11日的《缩微胶片档案数字化技术规范》是直接针对档案数字化工作的。这两个标准都属于行业标准,对档案数字化工作提出了原则性规定,具有一定的指导意义。但是,在实际工作中,仅仅依靠这两个标准是不够的。还需要制定符合实际情况的具体标准和规范。比如有关城建档案数字化工作实施的细则、有关城建档案数字化的流程及工作要点和质量管理办法等。以便强化数字化工作中的技术要求和安全保障,这样才有助于城建档案数字化工作质量的控制。
(四)城建档案数字化人员素质有待提高
在城建档案数字化建设中需要各类专业人员的参与,人员素质的高低直接影响着城建档案数字化的质量。其中主要的是城建档案管理人员和城建档案数字化加工人员的素质对城建档案数字化工作的影响最大。
(五)安全问题直接影响
城建档案数字化的质量城建档案数字化工作中存在着安全问题主要来源于两个方面,其一是加工过程中对实体城建档案的安全问题,其二是计算机及网络安全对城建档案信息资源安全的影响。在城建档案数字化加工过程中,很多环节都需要直接接触城建档案原件。安全工作不仅在于城建档案原件的物理安全,也包括城建档案信息内容的安全,也就是不能泄密。城建档案数字化加工成果是存储在计算机数据库中的,成果的管理和利用需要在计算机系统中和网络环境下进行,这就涉及到计算机及网络安全问题。包括:系统的安全、病毒的防范、非法入侵的预防等。
二、城建档案数字化质量控制中问题的对策
(一)采取措施保障
城建档案数字化的基础条件城建档案数字化离不幵相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障,城建档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过城建档案部门依据国家制定的相关法律法规,积极幵展城建档案工作,加强城建档案工作宣传,获得社会用户和各级领导部门支持。目前国家对城建档案工作十分重视,制定了大量有关城建档案工作的法律法规。例如《重大建设项目城建档案验收办法》中规定,“项目城建档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经城建档案验收或城建档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收”。《中华人民共和国行业标准科学技术研究课题城建档案管理规范》规定“科技管理部门在下达科研计划时,同时向课题组下达建档任务。城建档案部门负责对建档工作进行监督、指导”。这些要求使得各级领导对城建档案工作的重视程度加大。
(二)做好城建档案数字化建设前期调研与组织规划
1.开展馆藏城建档案情况调研
馆藏城建档案信息调查是开展城建档案数字化的前期工作之一。主要是对实体馆藏城建档案的管理情况进行洋细调研。进行城建档案数字化的一个重要目的就是为用户提供更加方面快捷、高质量的城建档案信息服务。
2.正确选择数字化软件选择
城建档案数字化管理软件是城建档案数字化工作的一项重要环节。也是城建档案数字化建设之后,城建档案部门开展城建档案管理和服务的基础。因此,应当根据单位或部门对城建档案数字化所需要达到的目标,结合各个城建档案管理软件开发部门开发的城建档案管理软件的技术特性正确选择。一般应选择市场上较为成熟的管理软件。因为这些管理软件代表了城建档案数字化管理的最新技术。适合于今后对城建档案数据资源的迁移和通过网络进行交换。另外,还应考虑到城建档案管理部门的规模。在选择城建档案管理系统时就应当选择功能各自独立,操作时只显示相关功能界面的软件。这样也符合在城建档案管理和利用时加强城建档案信息的安全保密的要求。
3.正确确定城建档案数字化加工范围
城建档案数字化建设工作量大,投入资金多。必须按照一定的原则划定城建档案数字化加工的范围。《中华人民共和国行业标准纸质城建档案数字化技术规范》对城建档案数字化对象的确定原则是“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质城建档案文献才能进行数字化。”其中的原则包括:符合国家法律法规的原则、价值性原则。价值原则主要指“应永久或长期保存的、社会利用价值高的城建档案可列入数字化加工的范围制定合理的城建档案数字化加工方案城建档案数字化加工工作开展之前应该制定合理的加工方案。使参与加工工作的人员了解整个加工工作有哪些阶段;明确每一阶段要完成的任务、完成每一项任务所需要的设备和质量要求;以及达到要求应采取的措施。加工流程的制定应当根据前期调研所了解的馆藏城建档案情况、城建档案数字化加工的方式、设备和人员等情况制定。
4.依据国家制定的标准
结合实际设定相应加工标准和参数依据国家制定的标准,结合实际设定符合本单位实际需要的标准和相应参数,建立规章制度是城建档案数字化质量控制的又一关键。目前,国家制定的档案数字化标准有《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》。在实际工作中应以国家标准为依据,制定符合本单位实际的城建档案数字化具体标准和规范以及相应参数。标准和参数的设定应充分考虑到本单位工作情况、数字化管理软件的功能等。但是,现在的计算机技术已经有了巨大发展,计算机存储容量发展到T时代;用户对数字化后的城建档案原件的利用要求也会有所提高。如果仍然按最低标准参数的设置进行扫描,有可能不利于今后的管理和利用。应当根据城建档案部门城建档案数字化基础条件,用户需求的情况,对具体城建档案扫描参数做适当调整。以满足管理和利用需求为基础。
5.加强城建档案从业人员的培训
提高业务素质城建档案数字化工作中人员素质的高低直接影响数字化建设的质量。为保证数字化工作能高质量完成。必须在开展工作之前对从业人员进行一定的培训。参与城建档案数字化工作的人员一般包括两部分。一是城建档案管理人员,二是城建档案加工人员。针对不同人员应采取不同的培训内容。对从事城建档案管理工作多年,特别是对于传统载体城建档案的管理,具有一定的管理基础的城建档案管理人员的培训,主要是加强应用新技术设备和城建档案管理软件的能力。同时,注重加强城建档案管理人员的职业道德和责任心的教育。城建档案数字化加工人员一般都具有一定的计算机操作和数据库应用能力。针对他们的培训内容主要是有关城建档案管理的基本知识,以及数字化加工过程中相关参数和要求控制方法等。使他们能够依据制定好的数字化加工标准和参数开展工作,减少著录、分类、扫描等方面的错误。同时,加强城建档案工作安全意识方面的教育。
6.加强城建档案数字化安全管理制度和方法的制定
工作城建档案数字化加工过程中应重视安全问题。加强安全管理,防止城建档案信息在加工过程中受到损害和泄密是做好城建档案数字化加工工作的重要环节。应从管理和技术两方面采取措施。首先,加强规章制度的建设。其次,采取措施从技术手段上保证城建档案的安全保密工作。例如使城建档案数字化系统服务器和客户端计算机与外网实现物理隔绝。防止网络入侵和黑客攻击;加强计算机病毒的检查;对城建档案数据库进行定期备份。另外,严格选拔数字化加工人员。要求参与城建档案数字化工作的人员具有责任心和较强业务素质。对数字化城建档案加工和管理中存在的安全隐患有清楚的认识。
(三)做好城建档案数字化转换的前期整理工作
城建档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体城建档案的整理,这是顺利开展城建档案数字化转换的前提条件。主要工作包括:城建档案鉴定、城建档案修复和城建档案规范化。城建档案鉴定主要是依据以确定的城建档案数字化加工范围,对具体城建档案进行鉴定。将具有较高价值、有特色或利用率高、需求大的城建档案挑选出来,作为数字化加工的对象。
(四)加强城建档案数字化各环节的登记制度
城建档案数字化工作环节较多,每一环节的质量都对下一环节和整个加工成果具有重要影响,为保证每一环节工作质量。在加丁.的各环节都应该建立登记制度。例如在城建档案整理过程结束后填写《纸质城建档案数字化加工过程交接登记表》,详细记录城建档案整理后每份文件的起始页号和页数。在城建档案扫描工作结束后应填写《纸质城建档案数字化转换过程交接登记表》,登记扫描的页数,使实际扫描页数与城建档案整理时填写的文件页数一致。
(五)加强各个环节检查、监督、验收及评估
城建档案数字化工作幵展过程中,需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是城建档案数字化质量控制的重要环节,也是保证城建档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证城建档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行,对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收。各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足城建档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中,城建档案的扫描质量、城建档案信息的真实完整性、城建档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。
(六)注重城建档案信息的深层次加工
城建档案从传统载体转化为数字载体的过程中,应注意城建档案信息的深层次加工问题。不能将城建档案数字化工作简单化、形式化。城建档案数字化的目的是为了更好的管理城建档案,并为用户提供更方便的利用条件。在城建档案数字化加工过程中完善城建档案著录信息,是对城建档案深层次加工的一个重要手段。通常情况下城建档案著录主要内容包括:文件名称、责任者、文号、页号等。城建档案数字化中如果仅是将这些信息转化到数据库中,就很难满足用户的需求。也不能完全体现出数字化后著录信息对城建档案工作带来的更多优势。城建档案数字化应充分体现计算机数字库管理系统对信息管理所带来的优势。城建档案数据库管理系统通过元数据对城建档案信息进行描述。可以表现城建档案文件的来源机构的层次关系,也可以通过主题标引实现城建档案文件事由方面的集中。因此,在城建档案数字化加工中应该加强对城建档案著录信息的关注度。通过著录来描述城建档案文件之间的深层次的联系。提高城建档案信息的利用价值。特别是对主题标引信息描述,因为通过主题标引可以增加对城建档案信息背景的描述,对用户的检索具有特别的意义。
三、结束
