采购管理系统

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采购管理系统范文第1篇

介绍信息管理部自主设计开发的金材采购管理系统的设计思路、系统功能、技术特点、应用效果。

关键词：

采购管理；设计；系统功能；技术特点；应用

1前言

金材公司主要负责柳钢废钢、生铁、热压块、钢坯、次品材、冷轧基板等采购和销售，以及废钢加工业务。金材采购管理系统通过与公司物流系统、MES系统、质量系统、财务系统、人资系统做数据接口，使金材公司各项业务如往来单位、合同、物流、库存、检化验、质量判定、结算、财务上报等全生命周期的数据信息得到自动化管控。金材采购管理系统的开发与应用为金材公司所有业务平稳、有序、按时展开，上下游数据自动获取和流转，提高工作效率，降低人为干预，提升物资监管力度提供了保障。本文总结金材采购管理系统的设计、开发、功能及其应用情况。

2系统需求调研与功能设计

2.1需求调研方法与技巧

需求调研是系统开发的起始阶段，是为项目设计阶段而准备的，需求调研质量直接关系和决定了系统软件的交付结果。由于开发人员不熟悉金材业务领域的细枝末节，金材业务人员也不熟悉计算机应用的实现方法，故需求调研和分析就是要解决这两者之间的隔阂。本次需求调研遵循从宏观到微观、自上而下的原则。首先向金材公司领导者或业务接口人宏观了解业务需求全貌，从而梳理出业务流程，把握业务范围和目标，然后进一步向各级业务人员了解需求。通过不断细化，深挖潜在需求，产生详细、明确的系统定义。在调研过程中主要使用了会议讨论法进行宏观了解和界面原型法进行深入挖掘。深挖过程主要运用了流程和数据双向驱动。

2.2系统需求与功能设计

柳钢金材采购管理系统包括系统管理、基础信息管理、往来单位管理、合同管理、补充文件管理、结算管理、报表中心等6大模块。

（1）系统管理。包含权限管理、信息管理、工作流程管理和接口数据管理。考虑到金材公司组织机构和岗位职能可能会发生变化，系统在权限控制方面必须具备足够的灵活性。本系统采用RBAC技术实现用户权限的灵活管控，权限管理实现对系统用户、角色和功能树的增、删、改、密码重置等功能。通过对系统功能的树型管理，可以在任意功能节点新增下级功能点或修改、删除本功能点，通过功能点的编码规则自动生成有层次的功能树；再通过给角色设置功能树从而给予角色特定的功能权限、数据权限；最后通过给用户赋予相应的角色从而控制用户的可操作功能范围、可查看数据范围等，即可实现用户按权限各施其职并保障系统信息安全。信息管理主要包含常数代码管理、数据字典管理、数据信息管理、组织信息查询、人事信息查询。其中，常数代码管理可以实现对系统常数的前台维护，所谓常数可以理解为一个属性、状态、类别等。例如新增一个常数名称为年份，管理员可以在前台输入所有需要用到的年份并按顺序排列。在任何需要调用年份的地方会自动将管理员维护的年份信息调用出来，极大地方便了系统维护。工作流管理可实现配置型审批流程，即通过配置审批节点和节点扭转约束条件，将节点赋予用户和角色，从而实现自动控制审批流程。

（2）基础信息管理。对往来单位、合同、结算过程中需要使用的基础数据进行集中管理，从而给予金材系统管理员足够权限对系统进行自主维护。提供对基础数据的新增、停用、删除、修改、查询、记录变更履历等功能，主要包括质量评价细则管理、合同类别管理、废钢等级价格、密封容器调价、生铁元素扣款、生铁成分判定、保量价政策、次品材基础信息管理、次品材品名管理、加工项目管理等。

（3）往来单位管理。对与金材公司有业务往来的所有供需方进行管理。包括需方管理、供方管理、供方评价活动、试供方评价、工时管理等。为规范供方评价，金材公司制定了一套具有可行性的供方管理机制，经过深入研究此机制，在设计时将每一个考核点细化到系统业务中进行自动捕捉计算，从而实现对供方的自动考评。工时管理实现了对外协单位的工时申请和自动结算。

（4）合同管理。此模块针对金材公司目前合同业务的实际情况进行设计，尽可能涵盖合同业务流程的各个环节，主要包括合同模板管理、合同管理。合同管理模块展示所有状态的各类合同模板和合同，可以对其进行新增、删除、修改、预付款管理、提交审批、撤销审批、查看详细信息、查看审批意见等操作。通过区分合同类别，设置不同查看权限，并将合同类型做到功能树中进行数据约束，可实现不同用户查看和管理不同的合同模板和合同，既方便系统管理员在角色设置时进行赋权，又可尽量避免日后因金材公司各科室职能调整而造成的系统修改工作，同时将所有合同模板和合同集中在一个界面进行管理也方便相关领导集中查看和使用。

（5）补充文件管理。由于钢铁市场行情时常变化，所以在一个合同执行期内存在不定期价格调整，并且物品出入库时间和结算时间存在时间差。补充文件管理负责对废钢等级价格、生铁元素扣款、保量价、钢坯价、加工费等随市场行情变化时的政策进行统一管理，以支撑废钢、生铁、保量价、钢坯、次品材、冷轧基板、加工费的结算。补充文件作为金材合同变更依据，其信息对结算有最直接的影响。为支撑金材公司的业务自动结算和政策展示，对补充文件格式进行了系统化规范，即补充文件在系统上必须严格按照事先制定好的规则填写。系统自动获取补充文件内容，分别反写到废钢等级价格、生铁元素扣款、保量价政策基础信息中，并记录每次变更的履历（如文件编号、执行时效），以实现废钢生铁自动结算并避免人为因素干扰。对于钢坯、次品材、冷轧基板、加工费合同，当有合同变更时，可以通过选择补充文件编号作为合同变更依据，系统自动关联补充文件，从而避免人为因素干扰。

（6）结算管理。结算管理覆盖金材公司所有外购、外销、加工费结算业务。主要包括废钢结算、生铁结算、钢坯结算、热压块结算、次品材结算、加工费结算、冷轧基板结算、保量价结算、结算单据管理。可以对结算记录进行勾选结算、扫描结算、录入大票信息、质量扣罚、整单清除、单车清除、录入合同号等操作。通过和钢后MES系统、质量系统做数据接口，直接将出入库完毕符合结算条件的信息展示在各结算子模块中供结算人员进行结算操作。

（7）报表中心。覆盖金材业务中涉及到的所有周/月/季/年统计报表。

3系统开发工具与技术

金材采购管理系统由信息管理部自主开发，软件构架为B/S模式，数据库是Oracle11G，中间件选用开源的Tomcat；同异构系统之间采用数据总线实现数据共享，使用WebService数据接口方式；系统开发视图层采用轻量级JS库EasyUI和GooFlow支持前台页面开发并固化业务审批流程，数据层采用Hibernate框架，控制层采用Struts和Spring框架；应用条码扫码技术支撑磅单的扫描结算；灵活的常数代码维护功能方便业主方自行维护系统基础数据。开发平台框架搭建实现的关键技术主要如下。

3.1基于快速开发实施的技术实现

（1）Tiles框架的引入。Tiles框架为创建Web页面提供了一种模板机制，它能将网页的布局和内容分离。它用模板定义网页布局，每个页面模板都是一个简单的JSP页，定义一些由占位符组成的外形，以放置网页内容。执行时，Tiles用相应内容动态的替换占位符，从而创建整个页面即形成布局。Tiles框架是建立在JSP的include指令基础上的，但它提供了比JSP的include指令更强大的功能。Tiles框架具有创建可重用模板、动态构建和装载页面、定义可重用Tiles组件、支持国际化等特性。

（2）自定义标签库。平台定义了一套通用自定义标签库，进而定义了一套页面实现标准标签，有机地将权限机制封装到标签库中，极大地方便了后期开发实现并定义出一组页面实现操作规范，使开发人员在开发过程中真正做到层级分离，有利于保持清晰的业务实现逻辑思维并有效提高开发效率。自定义标签库封装了常用页面标签及控件，包括文本框、选择控件、日期控件、列表显示控件、查询控件等；通过一组标准定义规范，将业务功能中需要用到的页面元素组件化，使页面更加易于实现并保持代码整洁和美观一致，同时极大地增强了开发人员的信心和业务实现乐趣，有效促进开发效率和质量，为项目顺利开发奠定坚实的基础。

（3）自动代码生成。自动代码生成技术是为弥补功能配置的不足而产生的，如果说功能页面可配置及基本操作通用化是为纯前端用户提供的，那么自动代码生成技术的应用则更多是面向开发人员而形成的，相对所见即所得的业务功能配置而言，其具有更大的可扩展性，它将开发人员从繁杂的前期准备工作中解放出来，将更多精力放在核心业务的实现上，大大加快了开发效率和质量。同业务功能配置的实现一样，自动代码生成也需要具备相应数据字典的支撑，在生成时需要指定主信息集、关联信息集、需实现业务功能如新增、修改、删除、导入导出、页面查询、查询条件等，同时还需指定业务功能所在模块、是否新增模块、模块路径等，平台将通过配置信息调用自动代码生成引擎生成一套功能全代码（包括xml配置文件，java业务实现基础代码、JSP页面显示代码等）。通过该方法，开发过程中只需要创建出业务数据字典，就可完成业务基础功能的创建，并在此基础上即可根据实际需求作页面样式及后台业务实现的修改。

3.2权限控制策略

采用基于角色的访问控制模型技术实现用户权限分配。用户及其权限分配在MIS(管理信息系统)中占据越来越重要的地位，本系统平台采用RBAC（角色访问控制）技术，解耦了权限和用户的关系，加入角色(role)的概念，更好地完成用户权限分配。平台的层次结构和框架设计及具体实现，使表示和业务逻辑分离，核心关注点和交叉关注点分离，从而使得平台更加容易维护。应用这个开发平台可提高系统开发效率，缩短开发周期，降低开发成本，且更加易于设计、实现和维护，满足了系统可扩展性和可维护性的要求，在将来的软件开发中很可能会成为主流开发方式。

3.3业务审批流程可视化动态配置

实现业务流程动态配置。针对企业快速发展所带来的业务改变，本平台提出业务流程动态配置这一设计方案，即通过动态配置业务流程更加简洁方便地实现程序上的变更，以满足客户的业务变更需求。业务流程分为通用业务流程及业务流程实例，通用业务流程T_WORKFLOW、T_LINKS、T_NODES记录业务流程定义、流程走向、流程节点信息；当启动某个业务流程后，系统即可生成相应的业务流程实例，并有T_WFIN-STANCE、T_NODESINSTANCE记录当前流程实例的运作情况，系统根据业务所处节点响应业务提醒或操作，从而完成业务审批流程的固化，规范相应业务操作。

3.4接口数据自动解析

为响应公司消除信息孤岛的IT建设战略，打通各信息系统间的数据环节，本次平台设计实现了与各相关业务系统间的数据接口，通过解析规则配置实现接口数据的自动接收并解析，极大地方便了开发人员将更多精力投入到业务实现及数据处理中。自动解析的关键在于系统间约定好接口电文封装及解析规则，包括电文号、电文封装规则（字段、长度、顺序等）。

4结语

采购管理系统范文第2篇

【关键词】小家电生产；采购管理；系统开发

1.引言

随着人们生活逐步改善，家用电器除了电视机、电冰箱、空调、洗衣机等家电外，使人们生活多样化的各种小家电走入寻常百姓家，如微波炉、电磁炉、豆浆机、面包机、酸奶机、煮蛋器、吸尘器、加湿器、取暖电器、饮水机、干衣机、面条机、榨汁机等，这些小家电价格都不贵，但能满足家庭生活的某一方面的需要，如微波炉在快速加热早餐方面发挥了重要作用。利用豆浆机可以方便快捷自制豆浆，除了制作传统豆浆外，还能自制水果豆浆、蔬菜豆浆，补充了营养，也让豆浆更好喝。南方冬季没有暖气，但有时确实很冷，室内的温度还不如室外高，买一台电暖器，使潮湿冰冷的房间也温暖起来。北京等地区的春季非常干燥，一台小小的加湿器就能解决问题。一般小家电生产入门门槛比较低，并没有特别高深的先进技术，生产的特点是小批量、多品种、装配式，一般需要本厂的工程师设计一些有创意的外壳，其它所用的原材料、零件和部件均可从外部厂家进行采购，采购回来后，与自己生产的外壳进行组装即可。因为小家电生产企业的技术门槛不高，产品的竞争能力要靠价格取胜，这就要求小家电生产企业要拼成本、拼质量。原材料成本价格往往在小家电产品价格中占有很大的比重，为了降低成本，就要从源头开始，从采购原材料开始，将原材料价格降到尽可能最低。同时还要强化内部管理，避免不必要的浪费，降低各种耗费，在生产管理过程中强调成本管理与成本控制，尽量采用定额法进行成本计算与控制，增强产品在价格方面的优势，打败竞争对手。从源头进行控制，就要对采购进行严格管控。开发一套适用于小家电生产企业的采购管理系统，势必为企业控制采购流程产生积极的作用。小家电生产企业采购管理系统的应用能够有效控制采购流程，降低采购成本，保证采购流程顺畅，为生产顺利进行提供可靠的保障，降低产品的价格，提高小家电生产企业的经济效益。

2.系统分析

2.1需求分析

经过对多家小家电生产企业的调查和分析，总结出本系统应包括如下功能：（1）采购计划管理功能：根据销售计划、生产计划制定产成品的计划，将产成品的计划数量进行BOM（BillofMaterial，物料清单）分解，制定零件、原材料、部件、配套产品的采购计划，随着生产的波动，采购计划要及时调整以适应生产的顺利进行。采购计划下达后，采购部门要严格执行采购计划，保证在正确的时间、正确的地点、采购到正确的数量的正确的产品。采购计划制定后，根据采购原材料的参考价格信息，生成用款计划，向财务部门提出资金使用申请，并提交财务部门确定，财务部门根据公司现有资金情况及年度预算判断用款计划是否合理，并报上级管理层进行批示，再由财务部门将上级管理层的意见反馈给采购部门。若领导批准该用款计划，即下达正式的采购计划。（2）请购管理功能：根据领导审批最终下达的采购计划，系统可以自动生成相应请购单或者采购人员手动输入请购单，填写请购的产品、总体限价、采购单价、数量、税率、付款条件、规格型号、供应商、交货日期、交货地点等信息，通过采购负责人审核后，将同类请购单合并再下达，生成采购订单。（3）采购订单管理功能：根据采购计划、用款计划、采购提前期、订货数量、现有库存量、运输方式、经济批量以及计划外的产品请购单进行存货合并，生成采购订单。将生成的采购订单传给供应商。可以对采购订单进展情况进行跟踪，对于放开给本公司权限的供应商，通过外联网查询供应商的发货进展状况，控制采购进程，最终确保采购订单能够按时保质保量交货。（4）收退货管理功能：由公司质量检验部门对供应商发运过来的货物进行到货质量检验。首先检查产品是否与订单内容相符，清点数量是否足够，检查运输包装是否有损坏，如有损坏，进一步检查包装箱内部货物是否有损伤。最后检查产品质量，质量检验分为抽检和全检，质量检验合格，允许入库，不合格则退回。如果该供应商能够补充合格货物，则进行换货，如在规定时间内不能提供合格货物，则退货，再从其它供应商购买同规格货物。采购人员将入库的货物录入收货单，并将供应商开具的发票信息录入系统，采购发票以后转给财务人员，由财务人员转成应付账款。对于可以对应采购订单的到货，可以直接由采购订单生成到货单，不用手工录入，减轻了工作量，也避免了二次录入易产生的错误。对于没有对应采购单的到货，由采购人员手工录入到货单。采购部门负责人对到货物料的质量和价格进行审核，对于不合格产品生成退货单。（5）供应商管理功能：供应商要经常维护，已发展成为合作伙伴的供应商，除了能够提供价格优惠外，还能提供良好的技术支持，甚至帮助小家电企业改进小家电产品的性能。与长期合作的供应商达成战略联盟，形成虚拟联合企业，互相促进，达到双赢的目标。可以按照80/20法则对供应商分类，对于那些能够给本公司带来优质产品和先进技术的供应商划分为有价值供应商，要重点管理，与他们保持密切的联系。对于那些产品质量一般，能够替换的供应商，不用重点管理，可在市场找到别的供应商进行替换。（6）采购发票管理：对供应商送至的发票进行管理，录入供应商的发票，根据条件显示发票列表。

3.总体设计

3.1系统总体功能模块设计

根据业务处理分类和工作流程，此采购管理系统包括基础设置、系统维护、采购计划管理、请购管理、采购管理、采购入库管理等六个功能模块。

3.2系统开发环境

（1）系统开发平台：2012（2）系统开发语言：C#4.5（3）数据库管理系统软件：SQLServer2012（4）运行平台：Windows10（5）运行环境：Framework4.5小家电生产企业采购管理系统的后台数据库采用MicrosoftSQLServer2012，该DBMS提供功能强大而性能稳定的企业级数据库开发平台，满足了数据安全性、完整性及一致性上的要求；前台采用Microsoft公司的2012作为主要的开发平台，可与SQLServer2012数据库完美衔接。

4.详细设计

4.1数据库设计

根据对业务流程的分析，设计出系统中包含的表：（1）采购计划表（PurchasePlan），用于存储采购计划编号、计划名称、编制时间、制定人、采购产品编码、单价、数量、需要部门、总预算、批准人等信息。（2）请购单表（ApplicantPruchase），用于存储请购单编号、请购部门、请购时间、请购人、产品编号、数量、单价、税率、供应商、折扣等信息。（3）采购订单表（PruchaseOrder），用于存储采购订单编号、业务类型、采购类型、采购部门、付款条件、业务员、订单时间、物料编号、单价、数量、税率、供应商、交货时间、交货地点等。（4）供应商档案表（Supplier)，用于存储供应商档案信息，如供应商编号、供应商名称、供应商简称、所属分类、所属地区、所属行业、联系人、联系人电话、折扣率、信用等级、信用额度、信用期限、付款条件等。（5）物料档案表（Items），用于存储物料信息，如物料编码、物料名称、规格型号、物料分类、物料代码、英文名、计量单位、存货属性、最高库存、最低库存、安全库存、请购超额上限、入库超额上限、ABC分类、盘点周期单位、盘点周期、领料批量等。（6）到货单表（ItemsArrival），用于存储单据编号、业务类型、填写日期、采购类型、供应商、部门、业务员、物料编号、原币单价、原币含税单价、数量、税率、原币价税合计金额。（7）退货单表（ItemsReject），用于存储退货单信息，如单据编号、退货原因、填写日期、供应商、部门、业务员、物料编号、原币单价、退货数量、税率、原币价税合计金额。（8）采购发票表(PurchaseInvoice)，用于存储采购发票信息，如发票编号、发票类型、业务类型、开票日期、供应商、采购类型、部门、业务员、税率、供应商发票日期、物料编码、单价、数量、发票总金额。（9）部门表(Department)，用于存储部门档案信息，如部门编号、部门名称、部门负责人、部门类别、部门地点、办公电话。（10）人员信息表(Personnel)，用于存储公司人员信息，

4.2功能模块设计

（1）采购计划管理模块：对采购计划信息进行增加、修改、删除和查询，可以按照单一条件查询采购计划，还可以将几个条件组合一起进行联合查询，具备搜索的功能。（2）请购管理模块：录入请购单，对请购单进行添加、修改、审核、弃审、审批、否决等操作。可以根据条件显示请购单列表，条件可以为物料名称、供应商、请购员等。能够根据条件显示请购单执行统计表，条件可以为请购员、单据号、单据起始日期到截止日期的期间、物料名称等。（3）采购管理模块：采购订单的增删改查操作。能够根据条件显示采购订单列表，条件可以为订单编号、起始日期到截止日期的期间、供应商名称、部门名称、供应商编号、业务类型、业务员等。（4）收退货管理：实现收货管理、退货管理等功能，对采购进来的物料进行检验，验收合格后入库，填写到货单；对不合格产品进行退货处理、填写退货单。（5）采购发票管理：将供应商送来的发票填写进系统，可以根据条件显示发票列表。（6）系统管理：添加系统用户信息，并对不同的用户赋予不同的权限。

5.结论

该系统主要实现了小家电生产企业的采购计划管理、请购管理、采购管理、收退货管理、采购发票管理、系统管理等功能。系统功能完善，具有很强的实用性。使小家电生产企业的采购管理更加规范化，使采购的各个环节在系统中都能够透明显示，避免了采购回来质次价高的商品，降低了采购成本，提高了生产率，保障小家电生产企业的生产顺利进行。

参考文献

[1]毕海玲.A公司采购管理ERP系统模块设计[J].中国管理信息化,2017.07.

采购管理系统范文第3篇

[关键词] 业务及权限控制；采购管理；用友U8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 028

[中图分类号] F235.19；F275.2 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）13- 0067- 04

0 引 言

用友U8采购管理系统从供应链管理的角度，为企业的采购活动提供了一个良好的管理平台，因其与生产制造系统、库存管理系统、应付款管理系统、存货核算系统等多个系统都存在接口关系，所以采购管理系统在供应链中的作用非常重要。但笔者在项目调研中发现，有的企业应用采购管理系统总是出现这样那样的问题，究其缘由，竟然是采购管理系统在初始化时的某个参数设置错误，并导致后续一系列错误的发生。

如图1所示，“采购选项设置”共分“业务及权限控制”“公共及参照控制”“采购预警和报警”三个页签，本文对其中容易出现错误的“业务及权限控制”参数设置进行了详细阐述。

1 “业务选项”区域

1.1 普通业务必有订单

为解决企业以订单为核心的采购管理模式，采购的业务必须有采购订单，可以通过采购订单跟踪采购的整个业务流程。勾选选中时，采购到货、入库、发票、退货，都需要有订单作为依据。到货单、采购入库单、采购发票、红字采购入库单，都不能手工新增，必须参照来源单据生成。

1.2 直运业务必有订单

一些企业有直运的业务，即产品不进行入库，企业在接到客户订单后向供应商订货，并且由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，企业分别与供应商和客户进行结算。此选项在采购管理系统中只作为显示，如果要修改，只能在销售管理系统中进行修改。当选择直运业务必有订单时，直运业务的起点为销售订单，在采购系统中，直运采购订单必须参照直运销售订单生成，直运采购发票只能参照直运采购订单生成，二者都不能手工新增。

1.3 启用受托代销

只有在建账时企业类型选择为商业或医药流通时才可以选择此参数。此参数与库存系统中的“有无受托代销业务”属于一个参数，可以在采购系统或库存系统中进行设置，在其中一个系统设置，同时改变在另一个系统的选项。

1.4 受托代销业务必有订单

此选项用于选择受托代销业务是否必有订单。只有启用受托代销后，才能编辑此选项。同样，如果选中了受托代销业务必有订单，则受托代销相关的到货单、发票只能参照采购订单生成，而不能手工新增。

1.5 允许超订单到货及入库

用于支持企业在实际业务过程中存在到货和入库时，存货的数量超过订单中对应存货的数量的业务。不选中，说明不允许超订单到货及入库，参照订单生成到货单、入库单时，不可超订单数量。选中说明允许超订单到货及入库，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“入库超额上限”中进行设置，并保证“到货单/入库单的数量≤订单数量*（1+入库超额上限）”。具体使用方法如下：

（1）如果企业的所有采购都必须根据订单入库，则此选项最好与“必有订单”选项联合使用。即选中“必有订单（根据不同的业务类型选择）”，不选“允许超订单到货/入库”，这样，所有的采购业务必须通过采购订单执行，而且到货/入库的数量要小于或等于订单数量。

（2）如果企业只是对一些重要存货进行到货/入库数量的控制，其他存货不进行控制，但不允许接收没有订单的存货，可以选中“必有订单”，并且选中“允许超订单到货/入库”。同时，对于允许超订单到货/入库的存货，在存货档案中设置可以超的上限值；对于不允许超订单到货/入库的存货，在存货档案中将“入库超额上限”值设置为0或不设置（默认为空）。

如果企业对于存货的到货/入库数量不进行控制，则做业务时也可以直接手工增加到货单，不走订单环节。

1.6 允许超计划订货

用于对参照MRP/MPS计划和ROP计划中的计划量生成订货时的订单量能否超计划量的控制。选中说明允许超计划订货，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“订货超额上限”中进行设置，并保证参照MRP/MPS计划生成的请购单或采购单时“累计订货数量≤对应MRP/MPS计划的计划数量*（1+订货超额上限）”。若参照ROP计划则不控制数量。1.7 允许超请购订货

选中说明允许超请购订货，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“请购超额上限”中进行设置，并保证在允许超请购订货时“累计订货数量≤请购单数量*（1+请购超额上限）”。

1.8 供应商供货控制

下拉框有“不检查”“检查提示”“严格控制”三个选择，具体说明如下：

（1）不检查。在录入单据和保存单据时不检查供应商与存货的对应关系；采购单据选择供应商后，可以参照到所有外购属性的存货。

（2）检查提示。在录入单据和保存单据时检查供应商与存货的对应关系，给出提示，让用户来决定“是否继续”，系统不严格控制；采购单据选择供应商后，只能参照到供应商存货对照表中该供应商对应的存货。

（3）严格控制。在录入单据和保存单据时检查供应商与存货的对应关系，如果不在供应商存货对照表范围内，则单据严格控制不允许保存；采购单据选择供应商后，只能参照到供应商存货对照表中该供应商对应的存货。

2 “入库单是否自动带入单价”区域

勾选则表示由系统自动带入单价，用户可自选手工录入、参考成本、最新成本几种取价方式。

3 “订单/到货单/发票单价录入方式”区域

3.1 手工录入

若选择，则在录入订单、到货单、发票时，价格需手工录入。

3.2 取自供应商存货价格表价格

若选择，则在录入订单、到货单、发票时，根据当前增加的单据的供应商与存货，到供应商存货价格表查询是否有相应的记录，如果有相应的记录，则带入相应供应商存货的无税单价、含税单价、税率，可修改；如果供应商存货价格表中没有相应的记录，则让用户录入。

3.3 最新价格

系统自动取最新的订单、到货单、发票上的价格，包括无税单价、含税单价、税率，可修改。取价规则参见以下“历史交易价参照设置”。

4 “历史交易价参照设置”区域

在单据中录入存货价格时，系统提供了参考以前的一些采购交易价格的功能。此选项用来设置价格参照时，要参照哪类单据，显示多少次的交易价，并可以选择是否要根据供应商进行取价。

4.1 来源

用户可选择在业务中作为价格基准的单据，在参照历史交易价和最新价格时取该单据的价格。选择内容有订单、到货单和发票。

4.2 按供应商取价

选中则按照当前单据的供应商带入历史交易价。

4.3 显示最近历史交易价记录次数

在此录入参照时所显示的记录数，默认为10。

5 “权限控制”区域

此区域设置对采购管理是否进行存货、部门、操作员、供应商、业务员和金额审核的权限控制。

以“检查金额审核权限”为例。此选项解决一些企业对采购订单的金额进行审核控制，而且要求不同的级别有不同的审判权。如果“订单金额≤操作员可审核金额”，采购订单审核成功；如果“订单金额>操作员可审核金额”，则系统提示“对不起，您的订单审核上限为××××元，您不能审核××号单据”，采购订单审核不成功。具体使用时，除勾选“检查金额审核权限”外，还需在企业应用平台左侧工作列表的“系统服务―权限―金额权限分配”中选择操作员与级别，并设置每个级别的金额。需要注意的是，此选项并不控制账套主管的权限。

6 “最高进价控制口令”区域

系统默认为“system”（小写），可修改，可为空。设置口令表示在填制采购单据时，若货物本币无税单价高于最高进价，则系统会提示并要求输入控制口令，口令不正确不能保存采购单据。

系统按规则取最高进价（先从供应商存货对照表中取值，后从存货档案中取值）；对于参照来源单据生成的采购单据，如果对来源单据也进行最高进价控制（比如根据采购订单生成采购到货单），则最高进价来自来源单据中的最高进价（不再从供应商存货对照表或存货档案中取值）。

7 “修改税额时是否改变税率”区域

在单据中，税额一般不用修改，即根据金额和税率计算得到。但在有些情况下，比如发票，系统计算出的税额和用户手工开票的税额相差几分钱，为保证手工票据与系统中的票据的一致性，用户可以调整税额尾差。选项说明如下。

（1）“修改税额时是否改变税率”与“容差控制”（单行容差、合计容差）是互斥的，即当用户选择修改税额时改变税率，则在单据中修改税额时，系统会反算税率。此时容差控制不允许修改，即不进行容差控制。

（2）如果不选中“修改税额时是否改变税率”，此时用户可以录入容差（单行容差、合计容差），在单据中修改税额时，系统不反算税率，而是根据选项中录入的容差，检查当前税额的变化是否超过了容差。单行容差用于检查每一行的税额的变化是否超过容差，合计容差用于检查本单合计的税额的变化是否超过容差。

（3）单行容差默认为0.06，合计容差默认为0.36。用户可以修改。设置了容差后，在单据中用户修改税额后，税额的变化超过容差时，对于单行容差系统提示，取消修改，恢复原税额。对于合计容差，保存单据超过合计容差时，系统提示，返回单据，让用户重新修改。

另外需要注意的是，若单据表体存在多种税率，则系统不进行合计容差控制；若启用应付管理，则应付管理选项中的容差会读取采购选项中的容差的值，且在应付系统中不可修改。

8 “结算选项”区域

（1）在商业企业中，有些用户希望把采购时发生的运费、邮费等费用分摊到采购存货的成本中。“商业版费用是否分摊到入库成本”选项就是让用户选择是否要将费用分摊到采购的存货的成本中。如果选中，则对于采购发生的费用，可以在采购系统的手工结算和费用折扣结算中，将填制的费用发票分摊到对应的入库单上。

（2）如果选中“选单只含已审核的发票记录”，则自动结算和手工结算时只包含已审核的发票记录。

9 结 语

需要注意的是，企业在进行参数设置之前，一定要详细了解各个选项开关对业务处理流程的影响，并结合本企业实际业务的需要进行设置。由于有些选项在期初记账或开始日常业务后不能随意更改，企业最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其是一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。建议企业在开始日常的采购业务处理前将账套做个备份，以免意外情况发生造成数据的丢失。

主要参考文献

[1]毛华扬，邹淑.会计业务一体化实验教程（用友ERP-U8 V10.1版）[M].北京：清华大学出版社，2014.

采购管理系统范文第4篇

关键词：企业管理；内部控制；信息化；采购管理

中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）12-00-01

一、管理信息系统在采购过程中的实现

企业以赢利为目的采购物资、服务等用于生产经营活动，由此决定了企业采办要面临一定的采购风险，为有效地控制采购风险，必须建立一系列内部控制规则从而实现对采购风险的有效控制；对于石油企业所处的能源行业，采购支出一般占整体营业额的30%-50%左右，采购管理是石油企业尤其是集团企业内部控制中最为重要的一环，根据企业战略规划及管理要求建立采办管理模式，在此基础上设立现代的采购管理制度，并通过管理信息系统等信息化的手段将采购管理制度、管理流程贯彻到每一个过程与控制节点，成为现代石油企业实现采购内部控制的重要途径。下述将就国内某石油公司构建采购管理信息系统的实现过程，力求在采购管理信息系统与采购内控管理的有机结合方面作探索。

（一）采购管理信息系统建设的组织

采购管理信息系统与采购内部控制制度的建立是企业采购管理的两个重要子系统，其相互独立而又相互关联，实施起来牵扯到企业管理的各个部门及各个层次，需要大家的共同配合，因此两个子系统的实施必须有企业最高领导者的深入理解与支持，必须成立一个最高领导负责的组织机构，调动各方面的资源，保证系统的顺利进行。

采购管理信息系统建设组织机构的建立，要考虑企业的规模与当前企业的管理现状，信息化建设项目多为阶段性项目，因此其建设一般模式是项目组建设模式，即组织机构多为项目组、项目部等形式，通过项目运作，待项目完成成熟后移交到企业内部信息化部门或专业运行维护机构进行运行维护。现在石油企业多为集团化企业，集团下设多个分公司，项目组的组成要以集团内位于核心管理层的采购部门及信息管理部门人员为主，其中要包括管理信息系统的策划分析人员、程序员等及采购管理人员。项目组一般由集团总经理、CEO或级别相当的人员担任项目经理，以此确保采购管理信息系统的顺利推动。

（二）系统需求调研与企业采购管理流程重塑

在内控管理上为适应采购管理信息系统，企业管理工作必须逐步完善以下工作：　管理工作的程序化；管理业务的标准化；表单、记录及报表文件的统一化；基础数据资料的完善化和代码化。这样才能实现通过采购管理信息系统对企业管理节点、过程及流程的有效控制，避免风险，确保内控原则的落实。

采购信息系统项目组首先要对企业的发展战略及采购战略有一个了解，对企业的组织机构进行分析，确定企业目前的采购管理模式。系统需求调研与企业采购管理流程的重新塑造主要采用调研问卷、走访座谈及查看资料三种形式结合。

调研问卷的内容包括企业目前的组织机构、采购管理模式、采购管理流程、采购管理人员及采购从业人员关注的问题等进行初步的了解，调研问卷的发放范围应确保覆盖全部采购部门，其他采购相关部门也应有一定的覆盖面。

“过程方法”是组织内诸过程的系统的应用，连同这些过程的识别、相互作用及管理。在采购管理流程重新塑造中应用“过程方法”，就是要按照：采购管理过程的识别、采购管理流程的梳理、流程改造、形成新的采购管理流程，这样一个轨迹去逐步推进。在各个阶段的工作中贯穿始终的原则是：以“过程方法”为核心思想，做到“纵向到底，横向到边”。对企业所属所有分支机构的采购过程、流程进行充分辨识。绘制企业整体的采购管理流程图，考虑控制环境、控制活动两个内控因素，各风险点的控制。对流程进行优化、合并，形成新的采购管理流程。并以此为依据，重新以体系化、标准化的形式编写采购管理制度，统一记录表格及统计报表的格式。形成采购管理信息系统应用的基础。

在“体系化”采购管理制度应用的基础上，将采购管理风险点、过程控制及流程控制等内部控制贯穿在整个需求分析报告中，涵盖以下具体内容：采购管理流程的业务描述、功能需求、数据需求、性能需求及运行需求。需求分析报告作为采购管理信息系统实施的基础性文件，编写完成后，经过项目组初步审核，经公司主管采购业务领导审核并批准。

（三）系统程序及结构特点

下图为采购信息管理系统总体设计的逻辑模型。

采购管理信息系统采用B/S的架构模式，方便该管理信息系统的部署、维护和升级工作。在软件业务流程上，根据采购管理信息系统特点定制了“工作流”引擎，其具有组织机构设置灵活，能实现复杂多变的流程设置。在管理信息系统电子化流程时，把采购管理的流程分拆成若干各关键工作过程，由系统把这些关键工作过程串联起来，对于单个工作过程根据需要穿插以审批“工作流”，这样就形成了对采购各管理流程的信息化实现。“工作流”推动的模式在实际应用中收到了很好的效果，提高采购效率在18%左右。

二、结束语

随着企业信息化的进程不断推进，采购管理水平的不断提高，会不断地改进和重写管理流程。这也给管理信息系统的不断提升提供了一个新的问题，如何开发出一套应用性更强、软件业务重组更开阔的管理信息系统解决方案。随着企业信息化水平的提高，软件工程的不断进步，相信企业管理信息系统将会与企业的内控结合的更加紧密，为企业内控管理，风险管理起到更大的作用。

参考文献：

采购管理系统范文第5篇

关键词：招标管理 授权 采购 辅助管理系统 模块升级

中图分类号： F423 文献标识码：A

“授权采购”属于集中采购的管控方式，是指个别零星、特殊采购需求，纳入省级公司集中采购确有困难的，可授权下一层级管理部门实施采购，被授权单位/部门在确定的授权范围内，根据确定的授权采购操作手册和工作流程进行采购的一种采购实施模式。总部2016年提出“固化授权采购流程，切实提升授权采购活动的规范性”以及“深化计算机辅助工作应用，确保采购过程规范高效、结果唯一公正，最大限度减轻评审专家、机构等工作人员劳动强度”的要求。结合总部和下属各级单位授权招标采购业务实际需要，立足信息化建设、规范授权采购研究已成为省级电力公司目前招标采购的工作重点。

一、授权采购现状及问题分析

（一）授权采购现状

作为电子商务平台批次采购的有效补充，授权采购主要用于解决来自地市单位的部分零星工程与服务采购的效率问题，延伸省公司集中采购的深度和力度。从实际工作来看，授权采购在一定程度上确实实现了这个管理目标。但鉴于目前总部尚未编制统一的授权采购管理制度规范，各省公司在实际操作中，授权采够实施范围不尽相同，管控程度参差不齐，亟需进一步明确实施授权范围、统一授权方式，规范采购流程、建立健全审批备案制度。同时，部分地市单位存在业务不够熟悉，过程文件填写不规范、不准确完整，采购实施流程不够严谨，计划管理缺乏刚性，采购完成后有备案和中选结果不及时等问题。

为加强对省公司及其下属各地市集体企业招投标过程的管控，公司现已开发招投标系统，该系统主要包括招标管理系统、招标系统（授权采购系统）、招标外网系统和评标子系统四部分。其中，授权采购系统完成物资采购或工程招标项目的管理功能，主要进行项目的创建、审批、、开标、定标、归档的全流程管理。依托省公司统一开发的授权采购系统，各地市/直属单位授权采购业务从原先线下采购实施方式已成功过渡到依托信息系统实现线上电子化采购，一定程度上加强了招标采购过程管控力度。然而，随着业务的不断深化，由于现有的授权采购系统侧重于授权采购业务的实施，管理较为松散，省公司逐渐难以直接对授权采购过程实施管控，授标采购过程的效率效益及规范性均有待提高。

（二）问题分析

省级电力公司结合实际工作开展的授权采购系统上线与应用工作，实现了授权工作信息化突破，加强了对省公司及其下属各地市集体企业招投标过程的管控。但随着业务的逐步深入，省公司难以直接对授权采购过程，尤其是计划环节以及流程规范性进行管控，难以满足工程服务类招标采购工作的需要，进而产生一系列问题：一是需求计划编制不合理，审核通过率低；二是无法有效地实现对招标采购管理全过程的监督与管理；三是地市级公司的采购流程和采购规范都是自行定义，缺乏统一的标准，管理粗放，随意性大；四是没有实现供应商管理（考核、评价等）与采购过程的联动管控；五是尚未实现历史采购信息有效的统计和管理。

二、招标管理系统授权模块建设

（一）系统功能架构

本文以地市级电力公司招标管理为主线，从面向省、市、区县公司三个层级用户出发，通过建设省级电力公司集中部署的“电力公司招标管理系统授权采购辅助管理模块”，实现涵盖项目管理、招标需求提报、招标过程监管、招标结果管理、合同履约全过程的在线、统一集中管理，并对招标紧密相关的评标专家、合格供应商进行管理，从而提升地市公司授权采购的规范化、公开化、信息化管理水平，招标管理系统授权采购辅助管理模块的具体功能见图1。

（二）系统功能模块

（1） 统计分析模块。主要实现集中招标、招标方式、采购分类、单位招标等信息的分析统计功能。基于日常操作中数据的积累，操作人员可以从系统中实时提取关键信息、数据，并对不同的招标方式、采购分类、需求单位的采购金额和次数进行统计分析，为加强招标采购全过程管控力度，提高采购管理效率效益等方面提供了信息化、数据化的辅助决策支撑。

（2）招标管理模块。主要实现招标批次管理、需求编制、需求审核、批次查询、需求查询等功能。

第一，地市公司招标采购管理人员根据需要，开展地市公司集中招标采购工作，制定招标批次信息并下发，系统支持“招标需求提报”和“招标需求上报”两种业务模式。

第二，需求单位针对招标批次、招标种类在线填报本部门或单位的招标需求。

第三，地市公司招标主管部门审核上报的招标需求。

第四，地市招标管理专职，基于需求计划的提报方式在线对需求单位提报的需求计划进行编制以及跟踪。

第五，需求计划信息编制审核通过后，待办事宜消息招标截止日期前在系统中推送给单位。

第六，纪检监察管理部门对整个招标管理过程进行全程在线监管，在需求评审过程中或评审后，纪检监察部门可以对招标方式、招标类型、邀请的合格供应商等信息进行监察和补充；

第七，评标结束后，相关业务人员在线进行招标结果管理以及结果评价。

（3）招标监管模块。主要实现招标过程监管、工作评价以及违规举报处理等功能。地市公司招标管理部门根据项目编号、项目名称、采购种类等条件查询，查看系统中同步的招标具体信息，对招标过程实施监督。招标工作结束后，系统中对招标工作的响应速度、招标质量、沟通交流等指标进行评价。招标过程前后若受理违规举报信息，核实后在线编制提交违规信息，提交部门领导审核通过后，专职对其进行违规举报处理，系统中留存违规处理信息，为以后的招标提供信息支持。

（4）专家管理模块。主要实现对评标专家的入库、有效期满处理、不良记录、年度考核、培训管理、信息查询等专家库基本信息进行规范化管理的功能。

第一，地市公司招标部门在线编辑完成专家入库/退库/变更申请、审核，为提高操作效率，系统支持批量导入功能。

第二，地市招标管理专职根据招标单位的专家需求在线制定专家抽取方案、由部门领导审核方案并抽取专家。

第三，基于招标部门日常维护的业务数据，系统自动生成专家资质终止/退出记录并修改专家状态，并自动调整专家资质和专家级别。

（5）服务商管理模块。主要实现合格供应商的入库管理、供应商评价、黑名单管理、供应商查询等功能。

第一，招标需求单位/部门根据各省（市）公司或直属单位的需求，在线填报合格供应商，地市招标管理部门审核通过后完成合格供应商的登记、录入，为了便于后期管理，合格供应商设置有效服务时间，当服务时间快到结束时前一周增加消息推送管理。

第二，供应商登记入库后，公司系统各相关单位对供应合同签订、商产品质量、交货进度、售后服务、产品运行等方面进行全过程、全方位跟踪管理，在线实时登记相关信息，为后期供应商履约量化评价提供数据支撑。

第三，投标活动过程中和中标后履约过程中供应商出现违规行为，业务人员在线登记保留相关记录，根据情节轻重，停止其一至三年参加本单位招投标资格。

（6）基础数据管理模块。主要实现招标管理单位管理、供应商评价规范管理、专家评价规范管理、标准字典管理、采购分类管理等功能。招标前，系统管理员通过对招标管理单位管理、供应商评价规范、专家评价规范管理、系统涉及的标准代码、物资采购分类以及工程服务采购分类等进行基础数据维护，保证招标工作的顺利开展。

（7）项目管理模块。主要实现项目同步、自采备案管理、项目状态关闭以及项目采购查询等功能。为保证系统间数据的同步，业务人员在线对项目相关信息进行管理保证与ERP数据一致；业务人员需在系统中完成自采信息的登记、审核、信息录入的备案工作；招标项目结束后，相关人员在线登记、审核项目信息，为后期招标、集中采购需求提报以及自采提供数据支撑。

三、结束语

规范“授权采购管理”是落实总部关于集中采购全覆盖工作意见的要求，是适应采购及供应链发展趋势的活动，是完善公司物力集约化的重要基础工作。省级电力公司统一组织开展授权采购应用系统建设，对现有的招标管理系统进行升级改造，新增授权采购管理模块，加强需求计划的提报、审核过程和招标业务的管理，并与ERP、招标采购系统等进行对接，进而实现对授权采购过程的实时管控，保证授权采购规范高效、闭环管理、科学考评、服务到位。

参考文献：