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图书馆档案及文件资料是对图书馆以往工作的一种原始记录,是图书馆历史工作的重要体现,它是在日常活动中形成的多种文件资料,是对图书馆日常工作的数据和资料进行的总结。图书馆档案及文件资料真实地对图书馆开展的各种活动的思路、措施和方法进行了记录,所以说图书馆档案及文件资料是以往图书馆业务进行的历史记录。在图书馆服务的探索工作中,要做好图书馆档案及文件资料的管理工作,对图书馆工作发展整个历程的所有文件资料进行完整和真实地收集、整理和记录。这些文件资料主要包括图书馆历史活动情况、组织活动的过程以及其他一些经验教训等。因而可以说图书馆档案及文件资料的管理工作可以对图书馆的服务工作进行有效地保证,它不仅可以为今后图书馆稳步工作打下良好的基础,还能够对图书馆的研究工作提供有效的资料以及可靠的信息,为图书馆的检查工作提供一定的基础,保证图书馆的先进技术管理可以得到有效地深化和改革。
2加强图书馆档案及文件资料管理的措施
2.1加强图书馆档案和文件资料的归档和保管
图书馆档案及文件资料管理工作是一项复杂并且专业技术性较强的工作,所以必须严格采取有效的措施做好其归档以及保管工作,加强相关制度和规范的建设,对图书馆工作中各个阶段积累、形成的资料进行全面的收集。需要建立的制度和规范主要内容应该涉及档案的目录管理以及借阅管理工作。除上述以外,为了保证和维护档案及文件资料的完整性,应该设置专门机构和人员对档案及文件资料进行保管。在对图书馆的档案以及文件资料的管理工作中,除了要做好资料的收集和整理工作,还需要加强对其的日常管理工作。做好对其的防火以及防潮工作,保证档案资料的完整性和可靠性,防止其在存放和存储的过程中受到外界环境的影响而导致发生损坏,尽可能的提高档案资料存放的时间,为今后的图书馆事业奠定良好的基础和提供参考。
2.2做好图书馆档案和文件资料的开发和利用
在对图书馆档案资料进行管理的工作中,必须对其进行有效的利用,充分发挥其作用,为了充分地对其作用进行发挥,主要采取以下几点有效的措施:①加强图书馆领导的决策工作,并且加强协调和配合。一旦需要对档案资料进行利用,必须保证档案资料提供的及时性、完整性和准确性,保证工作开展能够得到有效的参考和依据,保证图书馆活动的顺利开展。这样不仅可以不断完善以及丰富档案资料的完整性,还能够根据档案资料的需求,保证资源的充分性,以此对图书馆的正常运行工作进行有效的展开,并且对图书馆的日常工作效率进行促进和提高。②对图书馆的各种活动以及任务进行积极地配合,对需要的档案资料进行及时并且积极地提供,保证档案资料检索以及传输工作的快捷,积极有效地推动图书馆正常工作的展开。③保证图书馆档案资料的完整性,能够为图书馆的创优工作提供有效的参考。
2.3图书馆档案及文件资料管理工作要做到高标准严要求
2.3.1争取领导重视是做好档案及文件资料工作的关键
图书馆领导应该高度重视档案资料的管理工作,加强对档案资料重要性的认识,将图书馆档案资料的管理工作纳入到每年的工作计划中。并且为了保证图书馆管理工作的有效性,领导部门应该加强设置专门人员以及专门机构,购置专门的资料管理柜以及资料管理盒等相关档案资料存储设施对其进行存储。
2.3.2增强档案及文件资料的管理意识
必须加强管理的意识,提高档案管理工作的及时性,对档案资料的管理工作进一步重视,加强对日常资料的收集、处理和存储工作,保证档案资料的管理工作正常进行。
2.3.3提高管理水平并发挥档案及文件资料的作用
在管理工作中,必须全面发挥人的作用,利用更新技术手段对档案及文件资料的管理工作进行加强,不断地推动档案及文件资料管理工作逐渐向着高标准、高质量以及高效率的方向发展。
2.4加强图书馆档案及文件资料管理信息化建设
在全球化以及信息化的今天,随着科学技术的快速发展,必须强化信息化技术在档案资料管理工作中的运用。运用信息化技术可以加强图书馆档案及文件资料管理工作的效率,减少其人力以及物力的投入,有效节约了工作时间并且减少了工作量。图书馆档案及文件资料管理信息化建设是一个庞大的系统工程,它包括了档案及文件资料信息资源的有序整理、档案及文件资料信息数据库的建设、档案及文件资料信息网络的建设、档案及文件资料信息资源的开发利用等。档案及文件资料管理信息化是利用数据库技术,对纸质的档案及文件资料、声像档案及文件资料、实物档案及文件资料进行录入、扫描、数码处理,将馆内各类档案及文件资料数字化,以达到对档案及文件资料信息管理和利用的高效、准确。
3结语
提高图书资料管理人员的素质是时代不断发展的必然要求,随着知识经济的到来,知识在社会中的作用以及地位在不断的提升,人们对于知识的重视程度也在不断的提高,对其需求也在快速的增加,这就对图书管理部门提出了更高的要求,而且随着信息技术的发展,人们也更加重视知识的提供的及时性和有效性,在这种情况下就必然要求图书资料管理人员的必要掌握一定的信息技术,而且还需有着丰富的专业知识和管理能力,才能适应社会发展的需要。其次,图书资料管理人员是为科研人员以及生产人员研究生产提供服务的,如何保证科研人员能够从海量的资料中选取对于其研究有帮助的信息是图书资料管理人员素质的一个重要的体现,而对于广大的普通读者来说,及时的提供新的资料,进一步引导读者可以有效的获取信息资料,更好的读数也是一个不可忽视的重要方面[2]。另外,我国当前很多图书资料管理方面由于受到传统的因素以及社会环境等各方面因素的影响存在着很多的问题,亟需解决,在图书资料管理方面我国也要明显的落后于一些发达国家,也没跟上时展的步伐,在这方面最为突出就是图书资料管理人员的素质普遍较低,服务意识也很差,没有充分认识到图书资料管理的根本性质。
二、提高图书资料管理人员素质的具体措施
基于上述提高图书资料管理人员素质的重要意义,以及当前我国图书资料管理存在的问题,下面是笔者结合自身的工作实践提出的几点提高其人员素质的具体措施,具体有以下几点:
(一)转变图书资料管理人员观念。提高图书资料管理人员素质的一个重要的前提就是转变其观念,须知在当前的环境下,随着网络信息技术的快速发展,图书资料管理工作其已经不再简单的局限于对于图书资料的保管、借书和还书等这些简单的日常工作,其已经变成一个需要根据社会发展变化,进行相应创造性的工作,在日常的工作中需要管理人员能够做到变被动为主动,可以为广大的读者提供一个周到而且热情的服务[3]。
(二)提升图书资料管理人员的形象。图书资料管理人员的素质也包括了管理人员的形象,而且读者在进入图书馆伊始最先接触的就是为其服务的图书资料管理人员,在这种情况下,图书资料管理人员的文化素养。具体的技术操作水平、职业道德、服务的态度以及仪表服饰等就是读者对于图书馆所产生印象的一个最重要的方面。另外,图书资料管理人员也是图书馆信息开发以及使用的直接实施者,对于信息使用的成效有着最直接的体会,直接关系到图书资料信息更新改进的有效性。
(三)在图书资料管理人员中提倡终身教育。随着社会的不断发展,以及图书资料管理的信息化,这对于图书资料管理人员的素质和综合水平也是一个巨大的挑战,在图书资料的管理过程中需要管理人员有着一个良好素质和技术水平。而且随着教育理念的不断发展,在图书资料管理人员中提倡推行终身教育也是一个必要的选择,这对于管理人员更新自身的知识结构,丰富自身的专业面,成为符合图书资料管理的一个即精通图书馆学又熟练的掌握了计算机等其它科学知识的全面人才。另外,图书馆还需要积极开展对于图书资料管理人员的集中定期培训,这也是提升管理人员素质的一个重要方面[4]。
(四)加强对图书资料管理人员的综合管理。有效的管理是提高图书资料管理人员工作规范和工作效率的重要保证,同样也是提高管理人员自身各项素质的一个必不可少的环节,一旦对于管理人员缺少一个有效管理,就很容易使得管理人员提高素质失去了约束性和主动性,在图书馆的日常工作开展中需要报任务计划和工作计划纳入管理人员素质提升之中,并切实的贯彻到图书资料管理人员的具体的工作之中,给管理人员形成一定的压力,促使管理工作人员必须提升自身的素质,以确保管理工作可以顺利的完成。另一方面,可以制定相应的监督管理机制以及考核考评机制,对于图书资料管理人员定期实行考评,并将考评分为日常工作考评和考试考评两个方面,分别考察管理人员在日常工作中的具体表现和考试中水平,并以此与工作绩效挂钩,实行一定的奖惩制度,以调动图书资料管理人员的工作积极性和学习的积极性,刺激管理人员主动的不断学习,提升自身的素质。
三、结束语
[关键词]信息化;档案;管理;图书馆
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.123
[中图分类号]G273.5;G258.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)04-0-01
图书档案的管理对于图书馆来说尤为重要,档案当中详细记载着整个图书馆的发展轨迹和运营的状况,具有重要的价值。伴随着信息时代的发展,图书馆的部分档案管理可能并不能满足对于图书馆的发展需求,在这样的情况下信息化的图书馆档案管理能够更好地实现整个目标,可以避免人工整理的繁琐,并且在很大的程度上降低了整理过程中的错误率。随着时代的进步和发展,图书馆档案管理与信息化建设有着密不可分的关系,信息化建设在图书馆档案管理中占有重要的地位。
1 图书馆档案管理的主要内容
图书馆的档案管理包括着人事档案管理、文书档案管理、业务档案管理和设备的管理。其中的人事档案,是指图书馆的使用用户的资料,包括书籍的取还情况、用户的基本信息等;文书档案指的是图书管理上级领导下发的相关工作文件,图书馆的会议纪要、工作总结、工作计划以及对上级机关发送的请示文件等。业务档案指的是档案管理部门日常活动的开展情况及业务的完成情况。设备档案指图书馆设备的登记、清查、核对和维修信息,以及报p、报废物品的核实登记信息。
2 图书档案管理信息化建设的重要意义
图书馆的档案管理信息化建设,就是利用现代的信息与网络技术,依据图书馆自身的发展要求和自身的建设要求来开发和利用图书馆的各种信息资源,为图书馆读者提供更为优质的信息化服务。只有这样才能更好地满足不同的人群对图书的相关需求。图书档案的信息化管理相对于传统的图书馆档案的管理模式来说,其重要性主要表现在下面3个方面。
第一,随着整个信息时代的不断进步、发展,人们图书馆档案信息的需求越来越高,传统的纸质档案管理存在着信息流通量不高、查询繁琐、文档归档工作的工作量较大、处理不及时、档案容易丢失等大量的问题。此外,档案信息的检索不够灵活,不能及时、精准地满足读者的要求。对比之下,档案管理实现信息化后可以使用计算机和网络技术,进行更高效的检索和书籍的处理,使图书馆的档案信息,在速度和准确率上都有很大的提高。正是通过网络的终端,图书馆的的读者才能更好、更快速地寻找到自己所需要的相关书籍内容,不需要像过去一样一本本地翻开、一卷卷地查阅,从而为获得更多的读书时间。
第二,在传统模式下各个图书馆的档案都分开来管理的,所以图书馆出现一种半封闭的“典藏馆模式”。在这样的情况下想要实现信息的共享非常困难。对如果采用信息化的档案管理系统,就可以很好地解决这种问题,让图书馆变成一个开放的信息共享的平台,与此同时,也给知识的传播、科学的普及提供了更便捷的渠道。此外,对于每一位使用图书馆的读者来说,在信息化的平台上将能获取更多的信息,让时间得以高效利用,信息的时效性得以发挥,展示出信息化系统人性化的一面。
第三,在传统的管理之下,储存档案的空间相对较大,还需要借书室、还书室、类室等相关办公场所。另外,图书馆档案的整理、归档的工作量巨大,需要大量的人力、财力来维持。一些图书馆没有这么大空间,也很难配备这么多的工作人员。而信息化建设下的图书管理工作只需要一个不是很大的空间,几台可以使用的电脑、存储设备和服务器就可以实现图书馆的档案管理工作,对于人力、财力、物力都是很大程度上的节省,并且这种情况下还可以提升图书管理工作的效率,为社会带来更大的效益。
3 结 语
现阶段,信息化建设对于图书馆的档案管理工作来说,十分重要,其能更好地提高档案信息的利用率及档案工作的效率,满足图书馆用户的多元化需求。作为图书馆管理的重要环节,图书馆的档案管理应该更积极地吸入现代信息技术,大力开展图书馆的信息化建设,从而促进图书馆的长远发展。
主要参考文献
[1]沈滢滢.浅议信息化建设在图书馆档案管理中的必要性[J].教育界:基础教育研究,2011(5).
教务处是学院主管教学、科研工作的职能部门,负责教学管理、图书馆管理和科研管理,协调各系(部)教学工作。主要职责如下:
一、负责拟定和组织实施学院教学工作计划,制订教学方面有关规章制度及有关教学文件,提出学院教育事业的发展规划、专业设置及调整意见。
二、负责学科和专业建设。组织和指导专业规划制订和专业申报、专业设置和专业建设方案工作;组织院级重点课程、重点专业遴选和建设等工作;组织学院的教学改革研究、经验交流以及教学工作会议、学术会议。
三、负责组织各系(部)制定、管理实施全日制大中专及各类成人教育的教学计划和各专业实习计划、各课程教学大纲;协助各系、部做好校内外实习基地建设工作。
四、负责学院图书和教材的管理工作,指导教材建设和评优工作;搞好图书馆日常管理,做好全日制教材、图书报刊资料的订购工作。
五、负责学院全日制大专生的学籍管理,包括注册、休学、复学、退学及转学、成绩管理、学历证书等。
六、负责学院的考务工作,组织、安排各类考试。
七、负责全日制大中专课程教学情况的检查、督导、评优和教学事故认定及上级部门对学院的各类教育教学评估检查工作。
八、会同有关部门编制年度科研和全日制大中专教学经费预算,拟定分配方案,监督审核科研和教学经费使用情况。
九、负责编制学院科研规划,制定科研管理规章制度,组织实施学院科研工作,组织教学和科研项目的申报、立项、管理、评奖和成果转化等工作。
十、参与教师队伍建设工作,协助制定教师培训计划、教师工作量计算办法及教学津贴编制核算工作,协助做好外聘教师聘用和学院教师的教学考核、评先工作。
十一、负责组织编制校历,编写教学进度表、课程任务总表、各教学班级和教师课程表,以及教室的使用调度。
十二、负责学院学术委员会的日常工作。
十三、负责学院文印室工作,承担学院的打字、文印、复印任务。
十四、负责学院的教育统计和教育管理信息系统的建设与管理工作;搞好教学和科研档案立卷归档。
1高校图书馆开展信息服务营销的必要性
1.1能够提高高校图书馆信息利用率网络资源和电子资源的普及,网络简单方便的特点,使其成为人们查找和利用信息的主要途径,高校图书馆已经不再是师生获取信息的重要来源。虽然高校图书馆有着幽雅的阅览环境,有着海量的馆藏资源,但是近几年从高校图书馆的读者到馆率和借阅率来看,都是呈连续下降的趋势,这是不争的事实,值得图书馆界思考。所以,图书馆必须通过开展服务营销工作来提升服务质量,根据用户需要,加强二、三次文献的开发,开展多种形式的信息服务宣传,把读者吸引到图书馆来,提高图书馆的信息利用率。
1.2能够提高用户满意度由于高校图书馆员缺乏服务理念,缺少竞争意识,没有切实考虑到读者的真正需求,也没有认真考虑到信息资源的合理利用,更没有把自己当做是读者和信息资源之间的桥梁,发挥为读者找资源、为资源找读者的重要职能,观念还停留在“坐等读者上门”的时代。这种落后观念势必导致读者的流失,同时也造成高校图书馆资源的浪费,所以信息服务营销是提升高校图书馆服务新的理念和方法,是提高用户满意度的途径,也是当代图书馆管理的重要内容。
2高校图书馆信息服务营销现状分析
2.1缺乏营销意识不注重用户需求高校图书馆在平常工作中缺乏营销意识,在服务上基本处于坐等用户上门的状态,不积极主动向读者推销自己的服务和资源,对新进的资源特别是电子资源不能及时向读者介绍。读者不会使用新进的资源和服务,造成高校图书馆资源的极大浪费。再有就是高校图书馆这种被动服务形式,不了解用户的需要,新进的资源缺乏针对性,没有用户,造成图书馆资源与教学实际、科研需求相脱节,馆藏资源得不到合理配置。由于高校图书馆缺乏营销理念,没有从用户的实际需要出发,也没有积极主动地推销自己的资源和服务,导致高校图书馆的信息资源未能得到最合理的利用。
2.2馆员专业素质较低且缺乏深层次文献开发流通服务直接体现了图书馆的服务理念、服务模式和服务绩效,在一定程度上流通服务的好坏直接影响着图书馆的整体服务水平。目前,我国高校图书馆流通部门工作人员年龄老化,学历不高,专业素质较差,缺乏服务营销意识和爱岗敬业精神。高校图书馆流通部承担着为读者提供文献借阅、一般咨询等基本服务的任务,直接面对读者,只有引入营销理念,围绕转变流通服务用人观念,重视直接面对读者服务交流,才能全面提升流通服务的整体服务质量。由于我国高校图书馆的学科馆员制度处于开始建设阶段,学科馆员能力参差不齐,缺少既有专业背景又有图书情报方面知识的人才,也缺少计算机网络技能水平和外语水平都相当高的综合性人才,在工作中不能胜任开发挖掘网络资源的工作,难以形成二、三次文献提供给用户使用,也难以胜任对院系教师和科研人员提供优质服务的工作。面对这些困难,学科馆员应时刻关注学科科研动态,树立营销理念,积极主动把工作渗透到系部,提升图书馆服务水平。
2.3不重视服务营销效果且缺少评估体系根据调查,我国高校图书馆建立有效的服务营销效果评估体系的不多,虽然高校图书馆采用各种方式来推广其资源和服务,但服务营销结果很少有人去关心,例如服务营销的过程是否存在问题,是否起到应有的效果,读者满意度怎样,这些情况都没有人过问,也没有总结经验教训,无法知道自身的不足和服务营销的效果,这样就造成图书馆只重视服务营销计划的实施,不重视服务营销的结果,图书馆的工作得不到提高。
3高校图书馆开展信息服务营销策略
3.1注重用户需求并树立营销理念根据调查,将近一半的高校图书馆没有服务营销计划,只有少数的图书馆在工作计划中谈到服务宣传,但没有具体的服务营销计划。由此可见,我国高校图书馆信息服务营销活动还未得到重视,成为图书馆的日常工作。高校图书馆要适应时代的发展变化,就要打破传统服务观念,加强服务营销理念的学习,寻找图书馆服务新的突破口,将营销理念贯穿整个图书馆工作过程,围绕用户需要开展营销活动,通过调查了解用户的需求,根据用户个性化、多样性等不同需求,高校图书馆提供有针对性的信息资源和服务,来满足科研和教学的需要。同时我们也要与时俱进,关注信息技术的发展和通信技术的更新,时刻关注用户需求,为用户提供更优质的服务,使高校图书馆资源得到合理充分的利用。
3.2开展营销活动以提高服务形象高校图书馆通过开展形式多样的服务营销活动,面对面与读者互动,缩短了与读者之间的距离,让读者更深入、更全面地重新认识了图书馆,吸引他们走进图书馆,利用图书馆提供的资源和服务。(1)利用课堂介绍。对大一新生进行入馆教育,向他们发放图书馆读者手册,带领他们实地参观,介绍图书馆的功能、图书分布、借书环节等。对大二学生开设信息检索课,主要介绍各大搜索引擎的使用以及各种数据库的使用。对大三、大四学生进行学科信息素养教育,针对他们的学科特点以及毕业设计论文撰写提供指导。高校图书馆通过课堂,把学生带进图书馆,让他们能够更好地利用图书馆。(2)借助读书月活动宣传图书馆,树立品牌营销形象。通过举办国学知识竞赛、汉字英雄比赛、全校十佳读者评选、“读书之星”评选、有奖征文评选、朗诵比赛、知识竞赛、信息检索技能大赛等活动,来宣传图书馆、图书资源以及购买的特色数据库资源、自身开发的数据库资源等高质量资源,彻底改变高校图书馆的原有形象,树立高校图书馆的新形象。(3)积极开展日常宣传活动。高校图书馆可以通过馆内外的宣传板、校内的宣传板、校广播站等形式,将图书馆的服务理念、图书馆中长期规划、新进的图书馆资源、新的服务方式和服务形式、在科研教学中的支撑性作用、图书馆获得的奖励和荣誉等这些内容加以宣传,让读者能够随时了解图书馆的变化,树立图书馆的形象,吸引更多读者走进图书馆,能够熟练地利用图书馆提供的资源。
3.3加强馆员培训以提升专业素质近几年,我国高校图书馆员队伍正在向高学历化、知识化、专业化方向发展,但是图书馆一线岗位仍然存在些学历不高、专业素质较差的馆员。他们每天直接面对读者,跟读者接触最多,他们的言谈举止直接代表了图书馆的形象,使读者对图书馆的满意度受到影响。当前,高校图书馆应该加强这些馆员的培训。对此,笔者所在的图书馆请来信息工程系老师和本馆的专业馆员讲座,组织他们学习网络知识、计算机应用知识以及图书馆专业知识,提高他们的专业技能和素质;请礼仪专家讲着装形象、言谈举止,提高他们的服务形象,让读者进入图书馆就感到亲切温馨,在读者中树立图书馆良好的声誉和形象。
3.4关注营销效果并建立营销评估体系图书馆开展服务营销的目的就是赢得更多读者,让更多的读者走进图书馆,让图书馆的资源得到充分利用。为了达到营销预期的效果,就要对服务营销的结果进行评价。高校图书馆可以将读者到馆人数、读者借阅量、读者满意度、对教学科研产生的支撑作为服务营销效果的评估指标体系,每次服务营销活动结束,都要进行对比,找出差距和原因并采取相应的措施,确保服务营销产生的效果,吸引更多读者走进图书馆,利用图书馆。
4结语