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关键词:形式逻辑;系统;企业组织结构;分类
目前,在国内出版的管理学相关著作中,通常把企业组织结构形式划分为直线型、职能型、矩阵型和事业部型,等等。这种分类方式存在着普遍性的逻辑错误。本文即针对这个问题,探讨分类的前提及分类时应该遵守的逻辑规律,目的在于揭示进行逻辑学教育的重要性,从而培养学生的独立思考能力和创新能力。
1对事物进行分类的前提
对事物进行研究的前提,就是明确对象。确定研究对象时所应用的基本方法和所遵循的基本思维规律就是“一分为三”。确定研究对象的过程,也就是把世界“一分为三”的过程。现代系统论认为构成宇宙的物质的基本存在方式就是系统。所谓系统,就是相互作用着的若干要素的复合体。
如果以系统来划分空间,宇宙可以在任何一个层次上分割为3部分:系统、系统的内部要素以及系统的外部环境(系统、要素、环境)。宇宙中每一个层次的系统都可以作为研究和思维的对象。针对某个企业而言,可将宇宙分为:企业内的要素、企业本身(以系统整体存在)、企业环境(企业系统边界外的部分)。企业的要素在这里指的是针对企业整体的下一级组织,可能是职能部门或事业部或项目部,具体情况具体分析。系统是以层次性体现出来的,分类即用某个标准,对企业这个系统向内进行的划分,逻辑上只能是一个层次、一个层次地逐步进行。显然,在思维中产生对象的过程就是把时空“一分为三”的过程。
2分类时应该遵守的4个逻辑原则
2.1每次分类的标准要同一
对某个事物进行分类时,每次分类的标准(根据)只能是1个,不能是2个或2个以上。否则,就犯“分类标准不同一”的逻辑错误。如把“文学”分为“古代文学、外国文学、民间文学”,就同时采用了3个不同的分类标准对“文学”进行分类。针对“企业组织结构”,假如按照“企业对管理工作的高度授权是基于项目、产品或区域的选择”的标准,企业组织结构可分为:项目型和职能型,或产品事业部型和职能型,或区域事业部型和职能型。
2.2分类后各子项外延之和必须等于母项外延
分类后的各子项外延之和与母项的外延必须相等,否则,就犯“多出子项”或“子项未尽”的逻辑错误。“多出子项”指分类后的子项外延之和大于母项外延。如把“高校教学人员”分为“教授、副教授、讲师、助教、见习助教、研究生”,就多出子项“研究生”。研究生虽然有时也承担部分教学任务,但他们是学生,不是教学人员。“子项未尽”就是分类后的子项外延之和小于母项外延。如把“生物”分为“动物和植物”,漏掉了“微生物”。针对“企业组织结构”,假如按照命令传输是否是线性的标准,结果只有两类:直线型和非直线型。而非直线型往往以矩阵型组织为主。
2.3分类后的子项之间互不相容
违反这条原则,就会犯“子项相容”的逻辑错误。例如,有辅导员把“班级里的学生”分为“三好学生、积极分子和后进生”,就犯了“子项相容”的错误。“积极分子”与“三好学生”是交叉关系,与“后进学生”也是交叉关系。“子项相容”的逻辑错误通常是由分类标准不惟一引起的。如把“企业组织结构”分为“直线式、职能式、矩阵式”3种类型,即犯此错误。因为同时采用了2个分类标准,导致了“直线式”和“职能式”有交叉的共同部分——直线职能式。
2.4分类应当按层次逐级进行,不能越级
事物以系统方式存在,概念本身就是一个系统,具有层次性,其上有属概念,其下有种概念。分类就是把一个属概念分成几个并列的种概念,如果需要,可以将种概念再分为次一级的种概念,这样逐次进行。如果在分类时混淆了属种层次,就会犯“越级分类”的逻辑错误。例如,汉语“词”可先根据能否充当句子成分这一标准,分为“实词和虚词”,然后可再把“实词”分为“名词、动词、形容词、副词”等等,把“虚词”分为“介词、连词、助词等等”,如果需要,还可继续分下去。但是,如果越过“实词和虚词”的层次,将不同层次的概念并列,如把“实词”与“介词、连词、助词”等等并列,就属于“越级分类”。
3企业组织结构分类中存在的逻辑问题
3.1企业组织结构的定义
什么叫组织结构?可定义如下:组织结构指组织中对人的责任、权力和利益的安排所表现出来的结构特征。其表现为职能部门和岗位的设置、部门之间的指令关系的界定等等。责任,即职责,就是分内应做的事;权力,指个人职责范围内的支配力量;利益,即回报,是物质利益和精神利益的总称。
实现组织目标是进行组织结构设计的目的。因此,企业组织结构可定义为:指企业中对人的责任、权力和利益的安排所表现出来的结构特征。
3.2相关著作和教材对企业组织结构进行分类时存在的主要逻辑问题
对企业组织结构进行分类并不复杂,然而目前在许多的管理学教材和相关专著中,往往把企业组织结构分为明确的几种类型,这是很不恰当的。把企业组织结构描述成几种固定的类型,会导致学习者思维的僵化,非常不利于培养学习者的独立思考能力。事实上,对相关基础概念进行准确的界定,是对事物进行深人研究的前提和基础。相关文献对企业组织结构进行分类时,存在2个方面的问题:一是疏于对企业组织结构进行精确而严谨的定义;二是在分类时,不遵守逻辑原则,导致出现逻辑错误,表现如下。
3.2.1分类标准不同一
管理学教材中,在对企业组织结构进行分类时,存在许多逻辑问题,却鲜有人论述。例如,文献[3]把企业组织结构分为:直线型组织、职能型组织、直线职能型组织、事业部制组织、矩阵制组织、委员会制和网络组织;文献[4]则把企业组织结构分为:直线制、职能制、直线职能制、事业部制、矩阵制、控股型和网络型。文献[5]则用组织部门化的概念取代组织结构的概念,也指出了依据不同的划分标准,可以形成不同的部门化形式。把组织结构分为:职能部门化、产品和服务部门化、区域部门化、顾客部门化、流程部门化、矩阵型结构、动态网络型结构。文献[6]把企业组织结构分为职能型组织、项目型组织和矩阵型组织。
文献[3]和文献[4]的不足之处在于:对组织结构进行分类时,同一层采用的分类标准不惟一。文献[5]的不足则在于:没有给出依据某一个标准划分后的全部分类结果。比如说,按照产品管理职能是否部门化的标准,对此标准进行肯定的回答,表现为职能部门化,却没有指出否定情况下,表现为什么。文献[5]中,其他几种类型的划分也都存在分类结果不完整的问题。文献[6]中,出现了3种平行的组织结构分类结果,却用了3个标准来划分。
3.2.2分类后各子项外延之和不等于母项外延
在对企业组织结构进行分类时,文献[3]~文献[6]中,都存在分类子项外延之和与母项不合的问题。仅仅采用列举法,把企业组织结构分为6种、7种乃至更多,种概念之和总是小于属概念。原因在于没有理解正概念和负概念的含义,导致分类后的子项外延之和小于母项外延,逻辑上出现漏洞。
3.2.3分类后的子项相互包容
文献[3]~文献[6l在对企业组织结构分类时,同样也犯了种概念子项相容的错误。例如,直线型组织、职能型组织、直线职能型组织、事业部制组织是不能并列的,因为组织是分工的产物,直线型和直线职能型有互相重叠的部分,即子项是相容的。
3.2.4跨越层次进行分类
概念是人们对事物本质的认识,是思维的基本单元和形式。事物以系统形态存在,具有等级与突现、通讯与控制的特征。因此,概念亦以系统的形式存在,具有层次性的特点。分类中的属概念和种概念之间的关系,即属种关系,就是概念的层次性的体现。所谓跨越层次分类,指的是将不同层次的分类结果,表述在同一个层次内,如文献[5]中所指出的第四种类型“顾客部门化”。“企业”与“部门”之间表现为属种关系,“顾客部门化”实质上是对企业内的一个部门即市场经理部(种概念)的分类,根本不是对企业(属概念)的分类,原本属于种概念的分类结果,却和属概念的分类结果并列,出现“越级分类”。
4针对“企业组织结构”3种较为常用的分类标准及分类结果
4.1第1种分类
a.分类标准:企业中命令传输是否线性(即每个组织单元是否只向一个上级负责,一个上级对下级直接行使管理和监督的权力)。
b.分类结果:A直线型组织;B非直线型组织(包括矩阵型组织)。
矩阵型组织作为非直线型组织的主要代表。所谓矩阵型组织结构,它是由纵横两套系统交叉形成的复合结构组织:纵向的是职能结构;横向的是为完成某项专门任务(以项目为代表,如新产品开发)。而根据对职能部门与项目部门的指令权的分配比率,一个矩阵型的组织又可分为3种类型:弱矩阵型(项目部门指令权低)、平衡矩阵型(职能部门与项目部门平分指令权)和强矩阵型(项目部门指令权高)。
4.2第2种分类
a.分类标准:企业是否基于特定的项目、产品或区域,对管理工作高度授权。
b.分类结果:A项目型或事业部型(包括产品事业部型、区域事业部型);B职能型组织。若基于项目(具有特定目标的一次性活动)而高度授权,则为项目型。对于事业部型组织,若管理工作的高度授权是基于某个特定的产品,则为产品事业部型;若授权是基于特定的地域,则为区域事业部型。职能型指企业的管理工作由各个职能部门分别承担一部分,不再高度授权于特定的项目、产品或区域。
4.3第3种分类
a.分类标准:按管理层次(管理级层)的数量多少。
b.分类结果:A扁平型组织(管理级层少);B金字塔型(管理级层多);C过渡型(管理级层介于前两者之间)。
现实中往往运用2种或以上的标准,从不同角度对企业组织结构进行分类。例如,直线职能式组织,就是从2个角度对企业组织结构进行分类的结果。也可以逐层分类,例如,将职能型组织或事业部型组织。再按管理层次(管理级层)的数量多少,细分为6种更加具体的组织结构类型。同理,以职能型企业组织的某个职能部门——营销部为对象,按照营销管理是否基于地域而高度授权的标准,则可将营销部分类为:区域事业部型(表现为各区域营销方案自主安排)和职能型(全部营销管理工作由下属各个职能部门分担,表现为各区域营销方案致)。
另外,动态地考察某个企业的组织结构会发现,其本身也在不断变化。不同时间点,同一个企业的组织结构的类型可能完全不同。一个非常典型的职能型组织,在某段时间,因为特定的任务或项目要完成,则会产生项目部门,此时就形成了矩阵型组织。若企业中的各种项目活动交错产生,则项目存在期间,企业的组织结构表现为矩阵型;企业内的项目结束后,则可能恢复为职能型组织。
关键词林业分类经营生态经济协调发展
实施林业分类经营就是遵循现代林业思想,根据社会对生态和经济的要求,按照对森林多种功能和主导利用的不同,将林业划分为以发挥生态效益和社会效益为主的公益林业和以发挥经济效益为主的商品林业,并按照各自特点和规律,建立相应的管理体制、经营机制、投入机制和发展模式,逐步建立起比较完备的生态林体系和林业产业体系,以市场为导向,大力发展商品林,强力推动林业跨越式发展,使森林的生态效益和经济效益得到整体发挥,促进人与自然的和谐。
1林业在生态经济协调发展中的作用
当前,林业问题己成为全球生态环境的核心问题,林业是生态与经济协调发展的关键,保护和发展林业己成为缓解生态环境危机和实现生态、社会与经济协调发展的根本措施之一。
1.1林业在改善生态环境中的主体地位
森林作为地球生态系统的主体,在维护自然生态平衡中起着决定性的作用。
首先,维持碳氮平衡,缓解全球“温室效应”。从全球来看,由于森林的大量砍伐,大气中本应该被森林吸收的CO2没有被吸收,地球的温室效应不断增强。据分析,在过去的20年中,大气中CO2浓度增加了25%,地球的平均气温上升了0.5℃,温室效应使得自然生态发生了重大的变化。据测定,lha的阔叶林在一天内能够吸收1000kg的CO2。由于森林的存在,能够大大缓解“温室效应”。
其次,防风固沙,为农业的稳产高产提供有力屏障。在干旱和半干旱地区,森林植被破坏后,由于阳光爆晒和雨水冲刷等因素的作用,形成土地荒漠化。实现荒漠化综合治理的根本在于发展林业。森林能够使风速、风力大大下降,在防风固沙林的作用下,同时配合农业、水利等措施,风沙量将会逐年减少。除此之外,森林在增加降水、改善农业小气候等方面的功能也十分显著。
最后,维护生物多样性。生物多样性是人类社会赖以生存和发展的物质基础,而森林又是生物多样性赖以存在的重要基础。野生动物种群的组成和多样性不仅与森林的面积有关,还与森林植物种类组成及结构密切相关。
1.2林业在经济社会发展中的基础作用
林业是国民经济中一个重要的物质资料生产部门,是一个基础性产业部门。
首先,提供林产品,满足国家经济建设的需要。国外林业发展的经验表明,林产品的供应在促进国家和区域经济发展方面具有十分重要的战略地位。林业为国民经济发展提供着木材、林副产品等,既为工业发展提供着大量原材料,又生产着人民日常生活所不可缺少的必需品。
其次,提供以木本粮油为主的非木质林产品,为解决我国食物安全问题服务。丰富的森林资源,不仅能够提供各种林产品,还是人类未来营养食品和养殖业饲料供应的重要基地。据有关专家预测,我国木本粮油及野生淀粉植物,森林果菜、食用菌等合计总产量折合成粮食达200亿kg。森林食品还能满足人们改善饮食结构和提高食品保健能力的要求。
最后,提供就业机会。林业的资本有机构成较低,吸纳的劳动力数量较多,为促进社会再就业工程的实施提供了机会和有利条件。林业吸纳劳动力的主要途径有:林业生态环境建设、天然林保护工程、自然保护区建设、林业山区开发、林业产业发展、承包开发荒山、非公有制经济、劳务输出等。由此看来,林业的发展,不仅能够改善农业生产条件,也能增加就业机会。
2我国林业经营现状分析
以生态为代价换取经济发展的不合理生产方式,造成了森林资源的大量破坏和消失,形成了贫困-生态环境的破坏-更加贫困的恶性循环。下面这一组数字或许能从某个侧面说明当前我国林业发展中的一些问题:中国国土面积占世界陆地面积的7%,而森林面积仅占世界森林面积的4%;中国人口占世界的20%以上,而木材蓄积量只占世界木材蓄积量的3%;森林面积122万km2,人均1000m2,是世界人均森林面积的1/10;林业用地利用率低,有林地面积占43%,而发达国家是80%~90%;森林蓄积量95亿m3,人均8m3,是世界人均森林蓄积量83m3的1/10,大约名列世界第120位之后。以上数字可以看出,我国林业的现状既难以为我国经济发展起到强有力的支撑作用,更难以肩负起改善生态环境的历史重任,林业生态与经济发展极不协调。
传统林业经营模式的客观局限性混淆了作为商品产业的林业与作为社会公益事业的林业在经济性、经营利用目标、经营方式、管理要求、社会实现形式以及价值补偿等方面的差别,使得人们不能很好地按照各自的不同特点和规律选择相适应的办法来经营管理和建设林业,而是采取同样的经营方式。也就是在木材永续利用理论指导下,把林业只当作一般的产业来看待,没有引起对公益林业的真正重视,其结果是林业生态环境恶化问题没有缓解,林业经济处于危困之中不能自拔。
3我国实施林业分类经营所遇到的难题
我国实施林业分类经营必须从我国的实际出发,这样才能制定出适合我国林业分类经营的战略。就我国当前的林业状况看,实施林业分类经营必将遇到如下的难题:
(1)规划中的难题。我国林业经济成份复杂,有国有林、集体所有林,也存在部分私有林。实施林业分类经营需要从总体上进行规划,哪些是生态公益林,哪些是商品林,都要规划清楚。但在总体安排和规划中必然要涉及到部份总体规划与所有者之间的矛盾,规划中要求建设生态公益林,而所有者从强调自身利益出发,强调建设商品林。因此,在林业多种经济成份存在的情况下如何实施林业分类经营,正确处理好规划需要与所有者利益要求的矛盾,则是实施林业分类经营的重要难题。
(2)树种选择上的难题。实施林业分类经营既要满足社会对木材及林木产品的需求,又要满足对林业的多种效益的需求。用小面积的林地进行集约经营,培育出社会需要的木材及林木产品,在此基础上,培育和保护大面积天然林,以实现林业的多种效益,这是实施林业分类经营的重要原则。而要想在小面积上培育出大量的所需木材,树种选择极为重要。树种既要适于林地生长,又要生长快;既要适于培育,又要便于加工增值。因此,我国实施林业分类经营,根据不同区域选择不同的目的树种,并满足商品林业的需要,则是一个主要的难题。
(3)林地使用上的难题。实施林业分类经营,一方面,保存现有天然林的面积,并提高其生长力;另一方面,就是拿出一部分林地,集约经营生产出社会所需的木材。而目前,在林地使用上,存在很多难题,一是森林面积在一定程度上被蚕食,毁林开垦现象十分严重;二是林地和农田在使用上的矛盾日益突出;三是一些环境遭到破坏,林地生产力下降。因此,实施林业分类经营,如何使用好现有林地,保护住现有的森林面积,提高其生产力,同时,在有必要的前提下,扩大森林面积,也是实施林业分类经营必然遇到的难题。
(4)投资体制上的难题。不同的所有制,在投资培育森林上有着不同的方式。国有林区在投资上可以形成规范的制度,而集体和私有开发投资就很难形成规范的制度,并且在很大程度上投资的与否取决于所有者,实施林业分类经营后,哪些天然林要保护经营好,哪些林地实施集约经营,要受到所有者利益的驱动,既便是造林成林的林地,也容易遭到破坏而挪做他用。实施林业分类经营,国家必须要有足够资金作保证。
4实现生态经济协调发展的我国林业分类经营对策
实施林业分类经营战略,既是我国林业发展的需要,又是寻找林业发展道路的必然选择。我国在实施林业分类经营战略过程中,必须针对所遇到的难题,采取一定对策解决,从而形成具有我国特色,推动我国林业发展的经营战略。
4.1分步骤、有层次地推进林业分类经营的进程
林产品生产不能超过森林的再生能力,要求对森林资源在培育、利用和多种用途方面实行综合管理。林业分类经营战略必须以林业可持续发展为指导,制定规划,分步骤、分层次地推进。按地域和环境要求制定出商品林、公益林的经营规划;在认真研究的基础上,结合林产品的市场需求,选择目的树种;分步骤、分层次地推进,先从保护天然林逐步转向保护治理环境,先从天然林的一般保护入手逐步转到利用人工林,全面保护天然林,先从国有林区启动,逐步扩展到山区、农村等,实现对森林资源的恢复与发展。
4.2加强科学研究,寻找和选择商品林树种
实施林业分类经营,商品林的建设是重点。在我国,目前商品林建设有两个关键方面,一方面,选择适合我国的商品林树种,另一方面,在商品林发展过程中,要保持林地的生产力。就我国北方而言,现在落叶松虽易成活,早期生长快,但后期生长慢,再加工的商品化程度低,市场面窄。因此,极需通过科学研究,寻找选择和培育一种或几种目的树种。过去,我国比较注重选择针叶树种,但是大面积营造针叶林造成林地酸化,地力减退,我国现有的人工林,大多是针叶林,主要是第一代,第二代的很少,地力减退也要引起注意,因此,针阔混交的营造林方式必须坚持,且需不断地进行研究、改进和完善。
4.3构建适合我国林业分类经营的投资和技术体制
实施林业分类经营,必然要有大量的投资,投资不到位,投资使用效益差都是不允许的。因此,投资要建立投资法人责任制及项目负责制,通过法律、法规和各种管理制度约束责任人。实施林业分类经营,科学技术必须先行,目前,林业工作中就科学技术运用上有两个弊端,一是林业企业粗放经营不重视科学技术,林业生产经营中的科技含量越来越低。二是科研与生产实际严重脱节,实验的项目很少有推广见效的,企业极不愿意参加任何有价值的科研和技术推广活动。这种状况不适应实施林业分类经营的需要。因此,必须构建灵活有效的技术体制,即建立产学研相结合的体制。只有这样,才能真正依靠科学技术,推进林业分类经营的进程。
4.4强化林地管理和充分利用林地
实施林业分类经营策略,在某种程度上是对林地的区划和林地利用的规划。但林地现存的问题也不能使林业分类经营更好地进行。因此,必须要加强林地管理和充分利用林地,要遏制林地不断被侵蚀的态势,坚决杜绝毁林开荒、乱占林地的现象;要对生态位置重要的地段,退耕还林、退耕还草,确保林地作用;要坚决还林于山,还林于沙,利用森林系统的生态作用,改变自然环境;要不断地扩大林地的面积,在森林母体的情况下,依据林木生物学特性,扩种出更多的植物,使林地的利用率得到提高。
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高校教学档案是高校教学实践、教学研究和教学管理过程中创造和使用的一系列原始资料,是具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是整个教学史的缩影和见证,可以直接或间接地展现整个教学史的全貌,反映高校的整个教学活动,是办学的依据和凭证。高校教学档案多属于原生态材料,它既能客观、真实、形象、具体地反映各高校基层单位的教学、教改和管理实际,又能在一定程度上折射出高校在教学、科研、专业建设、师资队伍建设和人才培养等方面的发展轨迹与质量。教学档案是教学科研工作的结晶,是教师通过不断积累和反思教学、提出问题、改进教学的信息资料库,是教学活动和教学研究中不可缺少的依据和参考资料,是了解教学内容、考察学校历史、总结经验教训、改进教学管理、提高教学质量、促进学术交流的信息源。
教学档案是高校档案的重要组成部分,是提高学校教学质量和管理水平的一项重要依据。因此,教学档案不仅要作为一个工作系统来管理,而且要从办好学校的高度来抓好这项工作。
二、教学研究型高校教学档案管理的模式
所谓教学研究型高校指的是以学生为中心,以全面、协调、可持续的科学教育发展观为指导,把教学与科研有机结合,把人才培养与学科建设有机结合,把学习、研究、实践有机结合,以培养高层次、复合型、多样化的高素质创新型人才为根本的高等院校。教学研究型高校的教学档案管理同样体现了以人为本的宗旨,谋求并服务于高校教学、科研的长远发展。
对于教学研究型高校的教学档案管理模式,从管理方法上可以采用分级管理与分类管理相结合的模式,从所采用的技术手段和服务方式上可以采用网络化信息服务模式。
1、分级管理与分类管理相结合模式
(1)分级管理的教学档案管理模式是指根据高校行政管理层次的划分对教学档案进行分级管理,即在校级教学档案部门统一管理的情况下,在各院系设立教学档案管理部门,对教学档案实行校、院两级管理。校级教学档案管理部门制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则,对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序等作出明确的规定。凡是涉及全校招聘、招生、教学/考试安排、学籍及学位管理、科研成果管理等的相关文件归入校级档案管理部门统一保管,各院系产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等可由院系档案管理部门保管。这样既有利于优化馆藏,也方便各院系教师和管理人员的利用。
(2)分类管理的教学档案管理模式是指根据管理对象的特点将教学档案分类进行管理。从校级教学档案管理的角度看,可以把教学研究型高校的教学档案分为以下几大类:第一大类是教学文件及规章制度,包括《教学计划(培养方案)》,《教学大纲》,《教学文件汇编》,《规章制度汇编》,学校及教务处下发的各类文件、规章、规划、计划、总结、各种重要会议记录原件、承办结果等;第二大类是教师档案,包括教师基本信息统计表,晋升职称申报批准材料,教师深造证明,进修、高访登记表,工作量考核表及考核结果总汇、评选文件、资料及获奖证书复印件等;第三大类是科研成果档案,包括教师的教学科研成果、成果转化及获奖情况,发表的学术论文、论著(译著)、编撰的教材、省内外讲学及出国讲学的讲义等复印件等;第四大类是教务、考务档案,包括了在教学、考试过程中高校对各项资源的统一调度和安排的记录等;第五大类是学籍档案,包括本校所有学生的学籍档案及学生在校期间的有价值的档案材料等;第六大类是学位档案。
从院系级教学档案管理的角度看,可以把教学研究型高校的教学档案分为以下几大类:第一大类是教学建设档案,包括教材档案、课程档案、教学档案、实习档案;第二大类是教学管理档案,包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案;第三大类是教学成果档案,包括科技制作、毕业论文成果等。
在整个教学研究型高校教学档案管理的过程中,采用分级管理和分类管理相结合的管理模式,一方面有利于高校从宏观角度加强信息的统筹规划、收集和利用;另一方面有利于各院系对于专业信息的深层次分析和使用,有利于对问题的灵活把握和处理。
2、网络化信息服务模式
教学档案保管的目的就是为了开发利用。开发利用是教学档案管理工作的重要内容,也是体现教学档案价值的有效途径。新形势下提高档案的利用价值,变被动服务为主动服务就是要利用计算机和网络,探索教学档案的现代化管理,通过网络为广大师生服务,从而更好地提高教学档案的服务水平。
前面提到的分级管理和分类管理相结合模式是高校教学档案资源管理方法的应用模式,从高校教学档案管理的具体操作过程中采用的技术手段和资源开发方式看,最重要的模式就是教学档案管理的网络化信息服务模式。所谓的网络化信息服务模式,实际上就是以为利用者提供方便、服务师生、服务教学、服务学校、服务教育为目的,进行教学档案管理的信息化、数字化和网络化。
档案管理的信息化、数字化主要反映在两个方面:一是纸质文档的数字化处理,形成电子文档;二是档案的计算机辅助管理系统,以解决档案的组卷、查找和利用问题。尽管电子文档和纸质文档将互动,电子文档并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字化、信息化将大大改善其管理和利用的效率。同时教学档案的信息化管理可以降低劳动成本,提高工作效率。
教学档案管理的网络化主要反映在两个方面,一是服务方式的网络化,即档案管理部门可以通过网络和信息系统为使用者提供教学档案信息的查询以及档案信息的统计、分析、报表制作等服务;二是教学档案管理主体的多样化和网络化,以前档案管理的主体就是特定的档案管理人员,网络化信息服务模式的档案管理的管理主体不单包括了传统意义的教学档案管理人员,同时将教学档案的使用者转化为档案管理主体,并分别赋予不同类别的管理主体相应的权限,比如学生也可以成为教学档案管理的管理主体。他们可以通过网络增加、编辑自己的个人信息,这些信息经教学档案管理人员审核确认后即生效存档。同样,新的档案管理系统还存在其他各种不同类别和权限级别的信息提供节点。这种网络化的教学档案信息系统不但能统一处理各种信息和数据,避免自相矛盾,还可以充分利用网络来收集、共享,降低了劳动成本,同时也解决了重复劳动的问题。
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