社会化管理论文

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社会化管理论文范文第1篇

1.后勤管理的产权关系不清晰

高校后勤管理的社会化是通过组建高校后勤服务公司、实体、中心或集团，用企业化、集约化、专业化的管理形式，提供高效的后勤保障服务。因此，实现后勤管理的企业化经营，做到与高校分离是社会化改革的关键所在。目前，在高校后勤管理社会化的改革中，虽然后勤管理的经费和人员与学校已经分离，但是后勤管理部门的资产仍归高校所有，使得后勤管理实体的产权关系不清晰。后勤管理实体的人员和资金在与高校分离后，高校却抓住后勤的资产不放，造成以企业管理方式运行的后勤管理实体在自负盈亏的模式下，无法明确与高校之间的产权关系。

2.后勤管理社会化的体制不完善

“后勤社会化改革的长期性和缺乏市场竞争的后勤管理观念导致后勤管理机制不合理和管理体制不健高校后勤管理社会化改革中存在的问题及对策徐光伟全”目前，高校后勤管理的体制还很不完善，其主要表现为监督和经营的体制不完善。部分部属或省属的高校的主管部门在管理过程中，只是按照国家的相关政策去进行宏观调控，而一些具体的管理政策是由高校自行制定，这样一来，后勤管理的社会化改革也就变成这些高校独立的管理行为，使得高校的主管部门也无法对其进行监督，而高校中有监督职能的部门受到专业水平和经验等方面的种种限制，往往无法与后勤部门进行有效的协调，对于监督也起不到作用，因此造成高校的后勤管理工作在社会化改革的进程中出现诸多问题。另外，很多高校原有的后勤管理部门在社会化改革的过程中被后勤集团代替，在实际的运作过程中，后勤集团经常会将自己作为管理部门，通过管理代替服务与经营，使后勤部门的经营过程过于行政化，忽视了经济效益和成本核算的重要性，从而导致经济效益差、员工没有积极性，与后勤集团的经营目的和服务宗旨严重偏离。

3.后勤管理社会化的制度不健全

对学生食堂与学生公寓管理的规章制度是目前高校后勤管理社会化过程中最为缺乏的。在学生食堂的运营管理中，高校没有相关的规章制度进行约束，很多承包方由于过分追求利益，从而降低成本，服务质量也随之下降。此外，高校也没有明确的规章制度来保障学生公寓的用水、用电，对于违章用水、用电的现象无法做到完全禁止，因此管理方常常会为了节约成本，而违规的停电停水，对于学生们的正常的学习和生活会造成严重的影响。

4.后勤管理队伍的专业水平偏低

目前，高校的后勤管理人才资源匮乏，现有管理人员普遍存在基本素质低、文化水平差等问题，他们对于高校的后勤管理工作知之甚少，所以很难适应社会化改革的新形势。对此，高校的后勤管理部门应不断加强管理队伍的建设，提高管理人员的素质，推动社会化改革的发展进程。

二、推动高校后勤管理社会化的相关对策

1.更新管理观念，提高后勤管理及服务的水平

在社会化改革中，高校的后勤管理人员一定要更新观念，将为高校师生提供优质的服务作为目标，提高自身的服务意识，同时要加强监督，注重收集和汇总学校师生对后勤工作的意见和建议，对于存在的问题要采取及时有效的措施进行改进，衔接好后勤管理实体与学校之间的关系，从而将社会化改革落到实处，提高后勤管理工作的服务水平。

2.加强队伍建设，提高后勤管理人员素质

我国高校的后勤工作人员通常是由临时工及部分后勤管理人员组成的，他们的待遇普遍较低，使得他们的工作积极性不高，因此，在聘用人员时，要选择专业素质较高的人员作为管理者，提高这些人员的待遇，并给他们提供培训和学习机会，不断提高他们的管理水平，对于普通工作人员，要采取一些有效的奖惩机制，激发他们工作的积极性和主动性，提高他们的服务意识和服务水平，从而使后勤队伍的整体素质得到提高。

3.健全监督体系，促进后勤管理的社会化

在高校后勤管理的社会化改革中，对于后勤服务的质量、价格以及管理水平都不能通过行政指令进行强行监督，而是要进行有系统、有计划、有组织的监督。这就必须要建立健全消费者的监督体系，并且严格贯彻执行该体系，才能使高校后勤管理社会化改革的方向有所保障。

三、结语

社会化管理论文范文第2篇

基层群众文化因为有着广大群众作为活动主体，所以保证了整个文化活动的影响力和作用，通过进行群众文化活动，可以带动整个社会向着优秀文化发展。这是和人民息息相关的事情，所以能够充分调动每一个人的参与积极性，在有足够的文化活动设立后，社会管理就会在无形中进入一个全新的局面。群众是一个不断变化的群体，而这个群体的变化性也就促进了社会管理的灵活性，社会管理的主要任务和目标是保证社会安定，人民富裕，开创一个适合国家和政府发展的有利环境，所以，群众文化活动和社会管理二者之间是密切结合的，密不可分的。通过群众文化活动的开展，就会方便社会管理，让社会管理变得更加顺畅。但需要注意的是，如今的时代不断变化，社会管理不能固守传统模式停滞不前，需要根据人民大众不断变化的需求来重新创造，这也就要求群众文化在组织和落实的过程中要积极创新和改革。通过对基层群众文化的创新，能为社会发展注入更大的活力，切实的推动社会在新的轨道上前进。通过分析可以看出，群众文化活动和社会管理创新之间是一个相辅相成的关系，进行合理的、积极的群众文化活动创新可以促进社会管理的进步，相管理的进步又可以辅助群众文化活动的进行[2]。

二、加强群众文化活动的具体措施

群众文化活动的惠及面是十分广泛的，并且人民群众需要的文化是通俗易懂的，而不是晦涩难解的。在加强群众文化活动开展时，应该紧抓重点。根据我党的工作报告可以看出群众文化工作的宗旨十分明确，就是要“千方百计地把基层群众的文化活动搞丰富、搞热闹”。这个宗旨虽然看起来简单，但是实施起来有着一定的困难。在进行基层群众文化建设时，要尽量将文化活动和重大节日相结合，用群众乐于接受的、喜闻乐见的方式来实现。像是我国的传统节日例如春节、端午、清明、重阳等民族节日，都可以被丰富利用起来，进行有规模有组织的群众文化活动。文化类型可以选择为凭吊烈士、参观主题展览、参观博物馆科技馆、开展读书演讲比赛，或者是开展猜灯谜、红歌会、免费戏剧场、放映电影等紧扣主题的文化活动。既可以弘扬我国的传统文化，又可以同时提升群众的文化素养，便于社会管理的创新和进一步发展。在进行群众文化活动开展时，应该充分认识到基层群众的重要性，像是很多偏远山区，因为交通闭塞等原因，很难进行与之有关的文化活动，导致当地出现长时间的文化素养较低、文化水平低等现象，对当地的社会管理造成了严重的阻碍。在进行群众活动时，应该高度关注诸如此类的偏远地方，尽量将群众文化活动惠及到我国的各个角落。其次，在进行群众文化活动时，应该将“统一建设”和“基层需求”紧密结合在一起。根据报道，很多地方因为进行的文化活动不能贴近当地群众的最基本需要，而出现了文化活动无人参与的现象，针对这个情况，就要求进行文化活动的有关政府和部门应该全面的、深刻的了解老百姓最迫切的需要，从而根据老百姓的需要来制定一系列的活动方针，只有将群众文化建设立足在广大人民最基本的需求上，才能将进行群众文化活动的效果优势最大化，而不会造成不必要的资源浪费。同时，不管在何时何地进行文化建设，都应该发挥政府的主导作用，贯彻落实科学发展观等科学观念，坚持“以人为本”的要求，走创新发展道路。

三、结语

社会化管理论文范文第3篇

从整体上来看，社会保险档案管理工作取得了很大的发展，然而道路是曲折的，工作过程当中不可避免地会出现一些问题。

（一）管理制度不够完善的问题从当前社会保险档案管理的现状来看，社会保险档案管理缺乏统一的社会保险档案管理制度，许多工作处在混乱、无序当中。社会保险档案管理在制度上的缺陷，极易造成社会保险文件材料收集不全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，使群众对社会保险档案管理产生不信任的心理。

（二）工作条件差的问题社会保险档案管理在社会保险工作中不受重视的地位，造成社会保险档案管理工作的办公环境较差，各地的社会保险档案管理办事处经常出现经费不足、场地不够等问题。这给社会保险档案管理工作带来极大的不便，也给档案的保管带来安全隐患。档案管理工作中出现的材料易丢失、毁损等状况在这种环境下出现得更为频繁。

二、加强社会保险档案管理信息化的对策

（一）完善社会保险档案管理制度社会保险档案管理工作中出现的问题，很大程度上是因为制度上存在缺陷。因此，为了从根源上解决社会保险档案管理中的问题，就必须完善管理制度，优化资源、整合资源，使社会保险档案管理在统一的制度管理下有序进行，从而改变社会保险档案经常被涂改、损毁的情况。

（二）有效利用网络多媒体技术信息化社会就是因为网络多媒体技术的发展而形成的。因此，要实现社会保险档案管理的信息化，就要充分利用网络多媒体等现代信息技术。在办公条件不够理想的情况下，档案管理的信息化可以降低办公条件带来的不利影响。比如：在档案信息安全方面，运用信息化的技术来保管档案就比传统的保管方式要安全得多，并且占用的空间也是虚拟的，不必要求实地上的大空间来存放纸质档案。当今社会电视、广播等信息传播工具，以及微博、微信、论坛等网络信息交流渠道，为实现信息的交互性发挥着巨大的作用。所以，也可以利用这些平台来加强社会保险档案管理的信息交互性，使群众能够得到最新的资讯，同时群众的心声也能够在交流中得到积极的回应。

（三）建立社会保险档案管理信息数据库社会保险档案管理具有工作量大、内容多、关系复杂、管理难等特点，据研究表明，建立社会保险档案管理信息数据库有利于提高档案管理的有效性。建立社会保险档案管理信息数据库即为将被保险人或被保险单位的信息纳入个人专属的数据库，实行对应性很强的信息管理。比如，将被保险人的姓名、性别、出生日期、身份证号等信息集合起来，建立一个专属于被保险人的数据库，这样，在管理社会保险档案的时候就可以快速准确的定位并找到相应的资料信息。

三、结语

社会化管理论文范文第4篇

内容摘要：本文认为工矿企业的物业管理要有自己的的发展模式。21世纪，是中国物业管理行业进入发展、完善和成熟的重要阶段，在这个阶段将会出现一个竞争激烈、管理完善、服务理念提升的时期。对石化行业的物业管理来说，质量理念和品牌理念的角逐、市场环境的变化、竞争格局的形成、高新技术的应用、消费观念的更新，要求物业管理企业从服务观念到服务方式，从经营理念到市场定位，都要作出相应的改革，才能适应发展的需要。物业管理企业应当在国内物业管理规章制度不断健全、物业管理市场容量不断扩展的机遇下，坚持“以人为本”服务理念，不断创新服务平台，才能获得市场。

关键词：改革尝试良性发展精干高效以人为本根深蒂固资源配置环境意识规模效益

中国石化集团公司管辖的油田、炼油化工企业属于典型的独立工矿企业，由于社会经济、地理环境和生产的特点所决定，承担着沉重的社会负担。炼油化工企业多建在远离城市的郊区，生活区往往自成体系，石油企业由于油区分布广，居民区分散建设，没有城市依托，企业不得不建设自我封闭、包罗万象的社会服务系统。到2000年底，石化集团社会服务系统拥有固定资产原值200多亿元，从业人员20余万人。物业系统是社会服务部分的主要内容，拥有居住面积4300多万平方米，住宅总数超过66万套，各类物业公用基础设施和文体娱乐活动设施等超过4万个，资产原值超过20亿元。从事物业管理工作的人员达到近8万人。

1998年经国务院决策，石油和石化两大行业进行了重组，实现了上、中、下游业务一体化经营。为了适应国际化竞争需要，寻求更大发展，1999年开始，石化集团对内部业务和资产进行了重组。将核心业务中的优良资产从集团公司剥离出来，改制成中国石化股份有限公司，并于2000年10月在纽约、伦敦、香港三地成功上市。占从业人员60%的非核心业务和大量的不良资产作为存续企业留在了母体，主要包括专业化施工、生产后勤辅助、多种经营和社会服务四部分。在过渡期，对存续企业实行关联交易、限额亏损、定额补贴的经营管理政策。社会服务部分的改革目标是将来与企业分离，在条件成熟时最终移交政府、回归社会。国家关于企业办社会的指导方针和企业体制的重大变化对物业管理系统提出了新的要求。像石油石化这样缺乏城市依托的独立工矿区，物业管理行业今后的发展方向是什么？应采取什么样的发展模式和对策？本文拟就这些问题作粗浅的探讨。

一、石化集团物业管理的探索和实践

伴随着石化集团重组改革的进程，作为社会服务部分重要内容的物业管理系统也进行了改革尝试，取得了一定的进展。一是形成了专业化的物业管理队伍。按照石化集团重组改制的总体要求，企业办社会部分的人员、资产从原来的主营生产单位分离出来，组建了专门的社区管理和服务机构。例如，在油田企业管理层设有公共事业管理部门，分片设立若干社区管理中心（二级单位），下设物业管理公司或物业管理站，负责居民小区的日常管理工作。二是物业管理的覆盖面大大拓宽。目前小区物业管理和服务涉及的内容包括房屋的维修、基础设施、公共设施的管理，小区环境的综合治理，治安、环卫、绿化、交通、消防管理，向居民提供日常生活服务，组织开展健康有益的康乐活动，丰富社区文化生活等。三是按照关联交易的原则物业公司形成了新的经营运行机制。物业管理公司做到了经费来源规范、成本明晰、费用开支透明。物业管理费支付结算实行业主（即主营单位）与服务方（即物业管理公司、站）共同签认制度。物业管理单位实行了独立核算，实行以满意率指标为主的综合考核。四是形成了合理的服务定价机制。定价是业主和委托服务方关注的焦点。为了体现公正、公平、公开的精神，服务价格确定的原则是；有国家定价的按国家规定的价格执行，无国家定价的按市场价格执行，既无国家定价又无市场定价的按照实际成本+合理利润定价，以上情况都不适用的通过双方协商定价。

物业管理改革的实践证明，对独立工矿企业的居民小区实行物业管理，得到了主营单位和广大居民的支持拥护，总体效果是好的。一是矿区面貌有了很大的改观。居民的生活质量、环境质量有了明显的提高，广大职工更加安居乐业。二是矿区的城市化水平有了显著的提高。实行物业管理，解决了过去长期存在的各自为政、重复建设的状态，为居住小区统一规划、集中建设、优化资源配置创造了条件。物业管理工作进一步拓展了社区的综合服务功能，加快了矿区城市化的进程。三是有力地促进了企业的社会主义精神文明建设。创建国家级、省级和城市文明居住小区活动是社会主义精神文明建设的有效载体，物业管理工作是创建文明居住小区的重要内容。在创建文明居住小区的过程中，通过居民的参与，有利于塑造他们的文明意识、环境意识和健康向上的行为规范。四是解放了主营单位的生产力，促进了生产发展和经济效益的提高。实行物业管理，实现了企业生产经营与社会服务系统的分离，主营单位彻底摆脱了生活后勤方面的后顾之忧，便于集中精力抓好生产经营。同时，物业管理系统与主营单位在资产、资金、人员上做到了三个分清，明晰了成本，有效地解决了过去存在的生活后勤挤占生产成本问题。

石化集团虽然已经开始了物业管理的实践和探索，但总体上尚处于起步阶段，还没有完全摆脱行政型、福利型的运行模式。物业管理经费的来源主要是行政性补贴，个人支付的费用很少。物业公司的造血功能不足，尚未建立起企业化经营、社会化服务、自立生存的良性发展的机制。由于职工的收入水平不高，居民的支付能力不足，加之根深蒂固的福利观念的影响，在矿区还没有形成足以支撑物业管理公司自立生存的服务市场。从物业管理队伍本身看，也存在着总体素质不强、管理手段落后等问题。

二、独立工矿区物业管理的定位和基本思路

物业管理是市场经济的产物。这一行业在深圳、广州、上海、北京等城市迅速崛起和迅猛发展的事实证明，物业管理在我国具有强大的生命力。在独立工矿企业推行物业管理，是符合建立现代企业制度的改革方向、顺应社会发展趋势、呼映职工群众对改善居住环境质量要求、促进矿区经济和文化繁荣的重大举措。推行物业管理的目的，是向业主提供有效且经济的服务，最大限度的提升和发挥物业的使用价值和最大效用，为居民提供优美、舒适、宁静、快乐、健康的生活环境。物业管理联系着千家万户，物业管理活动既是物业公司通过提供优质服务获得合理报偿的企业经营行为，同时又是社区文化建设的重要内容。从贯彻“三个代表”要求的政治高度认识和看待物业管理工作，把物业管理与建设文明矿区，塑造有理想、有道德、守纪律的公民，创造温馨、和谐、安居乐业的良好氛围结合起来，促进物业管理工作向规范化、市场化、专业化、社会化的健康轨道发展。

根据独立工矿企业的特点、社会发展趋势和物业管理本身的发展规律，独立工矿企业物业管理发展的基本思路是：以社会主义市场经济为导向，以产业化发展为目标，以提升物业价值和改善居民的居住环境为根本出发点，从独立工矿企业的实际出发，循序渐进、分步运作，努力促进物业管理方式从行政管理型向经营管理型转变，服务性质由职工福利型向市场经营型转变，经费来源以单位支付为主向居户支付为主转变，服务方式由内部封闭型向社会开放型转变，实现物业管理经济目标和社会目标的协调发展。

独立工矿企业的物业管理应分三步走，第一步，实现专业化管理。将企业内部的生活服务系统与生产经营系统相分离，成立专门的物业管理机构和管理队伍，按事业性管理，按合同制和甲乙方方式运作，通过物业管理的专业化提高服务质量。第二步，实行模拟企业法人运作。物业管理公司经济上独立核算，经费来源以产权单位支付为主、个人缴纳为辅，实行经费补贴、模拟法人经营和市场化运作。第三步，实行产业化发展、企业化经营、市场化运作。在住房制度改革到位、房屋产权归个人所有的基础上，物业管理费用暗补改明补，进入个人工资总额，由个人支付物业管理费用。在居民收入、支付能力大幅度提高的情况下，物业服务市场比较发育，服务价格到位，物业公司以优质的服务获得合理的报酬，实现自立生存，自我发展。

三、独立工矿企业物业管理发展模式探讨

石化集团大多数石油化工企业的物业管理已经迈入了第二步，预计还需要经过较长的服务市场发展发育过程，才能跨入第三步。在向产业化发展的进程中，笔者认为，独立工矿企业的物业管理应采取以下的发展模式和策略：

1．走“建管一体化”之路，形成以建养业、以业促建的良性发展机制。对房地产项目从开发建设、销售到售后管理，实行一体化运作是许多开发商采取的成功做法。通过良好管理和优质服务创造开发商信誉和品牌、以提升物业价值、进而促进商品房的销售、取得良好的经济效益，反过来再为物业管理提供必要的经费支持，这是以建养业、以业促建的良性发展机制。随着我国住房制度改革的到位，在独立工矿企业取消实物性分房、实行货币化分配之后，住宅建设必须按房地产开发的方式运作，这必然面临房屋销售的问题。借鉴城市开发商的做法，将商品房开发和物业管理相结合，实行建管一体化模式是独立工矿企业物业管理发展之初的必经之路。

2．走“一业为主、多元化经营”之路，广开财源。服务市场不发育、物业管理收入来源不足是独立工矿企业物业公司生存发展的最大障碍。拓宽收入渠道，弥补经费不足，必须实行“一业为主、多元经营”的经营策略。独立工矿企业物业公司开展多元经营有许多有利条件，特别是发展居住小区的社区服务业大有可为。独立工矿区因远离城市，许多社区服务项目无法依托城市供给，因此物业公司可以发挥自身优势组织开展各种形式的家政服务、养老服务、餐饮服务、商业服务、教育培训服务、医疗卫生服务、文化体育服务、家庭装饰服务、房屋出租等内容，既可以方便居民的生活，又能增加收入来源。

3．走精干高效之路，实现管理手段现代化、服务方式社会化。在实行物业管理的初级阶段，物业管理属于劳动密集型行业，技术含量不高、以自我服务为主。随着经济发展和技术进步，物业的技术含量越来越高。尤其是信息化已经开始渗透到各个领域，物业管理行业也不例外。在服务质量要求越来越高、社会分工越来越细的形势下，物业管理如果不摆脱传统的劳动密集型产业的管理模式，不用信息技术提升管理手段，仍然采取封闭式的自我服务方式，物业管理公司在市场经济的条件下就难以生存。因此，用信息技术提升传统管理手段，走社会化服务、精干高效管理之路，是独立工矿企业物业管理生存发展的唯一出路。

4．走规模化发展之路，是优化资源配置、降低管理成本的必然选择。像石油企业这样的独立工矿区，居住区分散、规模相对偏小，物业管理机构往往按居住区设置，造成物业管理资源分散，成本偏高，形不成规模效益。随着服务市场的发展、物业管理公司之间的竞争，通过兼并、重组，走向集约化、规模化是物业管理发展的趋势和生存之道。深圳、上海等地的经验充分证明了这一点。因此，独立工矿企业必须适应规模化发展的要求，对物业管理机构有计划的进行合并重组，以发挥规模效益。

5．加大人才培养力度，努力造就高素质的物业管理人才队伍。独立工矿企业物业管理的人员大部分是过去从生产一线分离出来的老弱病残和闲散人员，知识结构和整体素质已不能满足新形势要求。工矿企业物业管理必须按照产业化的发展方向和专业化、社会化、信息化的发展趋势，重视人才培养，努力造就一支适应市场经济要求的素质优良的物业管理人才队伍。

新世纪里，市场意识和市场竞争，对于物业管理行业来说，既是机遇又是挑战。物业管理企业要生存、要发展，就必须走进市场参与竞争。因此，物业管理企业应当在国内物业管理规章制度不断健全、物业管理市场容量不断扩展的机遇下，坚持“以人为本”服务理念，不断创新服务平台，才能获得市场。总而言之，物业管理企业，要想求生存，求发展，就必须为参与市场竞争做好充分的准备，才能在竞争中，赢得市场、占领市场。

参考文献：

1、杨文士,张雁.管理学原理.北京:中国人民大学出版社,1994.120

2、王芳华,现代企业管理.上海:复旦大学出版社,1989.86-102

3、郭西强，名牌发展战略理论与实践.兰州:甘肃人民出版社1999.27-36

社会化管理论文范文第5篇

[关键词]信息时代 社会组织 文件管理模式 核心要素

中图分类号：F208 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）03-0321-02

信息时代，文件作为社会组织活动原始记录，被公认为组织核心资产和信息资源。社会组织发展愈来呈现出对文件管理的重度依赖性特征，对其更提出了越来越高的要求。由此，社会组织理应积极构建切合自身需求的文件管理模式并做持续优化，以促其结构和功能上的动态优化和静态最优，尽可能实现高标准、高质量、高水平的文件管理。

1 文件管理模式构建与优化的基本战略框架

这里所谓文件管理模式，是指社会组织内文件管理的整体表现形式，也是文件管理的理论架构、制度架构、功能架构、技术架构等组成的完整结构。已有研究成果表明，欧美发达国家虽重视文件管理，较深入探讨了有关细节，尤为关注电子文件管理，却仍然较少直接且系统地讨论类似课题。国内研究现状与国外些许类似，但除冯惠玲、安小米等以外，更鲜有涉及。

本文认为，当前及可预见的未来，社会组织相对最佳的文件管理模式可表述为充分采用计算机技术为核心的现代信息技术，广泛借鉴应用系统科学、管理科学、信息科学等相关学科理论，根据社会组织类型文件管理需求特点，应用高水平标准，具体从管理理念、管理手段、管理内容3个方面着手构建高水平的文件管理系统，并与组织内其他管理系统和信息系统协同，以确保组织利益最优化实现。

2 文件管理模式构建与优化的核心要素

2.1 核心要素界定

如上所述，文件管理模式是一个完整结构体系，涉及到所有要素。然而，却始终围绕着管理内容这一核心要素，即具体的文件管理实际工作。分析社会组织类型在于确知特定文件管理功能需求；管理标准是用于参考构建高质量的文件管理模式；管理理念是文件管理的理论和方法基础；管理手段是文件管理的实施工具。这些都是为核心要素直接服务的，也是社会组织文件管理模式构建和优化的终极目标。

2.2 核心要素的三种视角表述

文件管理实际工作这一核心要素可以分别以系统科学、管理科学和信息科学3种理论视角进行阐释和操作。简言之，从系统科学角度，包括文件管理系统设计、系统实施、系统维护；从管理科学角度，包括文件生成、登记、保存、利用、处置等所有环节；从信息科学角度，包括文件信息的产生、编码、传递、利用等完整运动过程。

2.3 三种视角阐述的因由

第一，包括各类社会工作在内的所有事物皆可运用多种视角予以审视。因为任何事物和工作同时具有多重属性，人们可根据自身特定需要和现实条件以一种或几种视角进行探讨研究，以便深度认识和多维应用，文件管理亦是如此。

第二，目前，人们日渐采取跨学科研究方法。跨学科研究方法可以简单归结为3类，即研究视角、研究方法和理论体系的相互交叉和借鉴应用。由此也产生了3种获益，一是能对同一事物在某种视角下的更深入认识和应用；二是能从多种视角带来对同一事物的多维、全面、深入的认识和多种应用；三是在特定情况下可能衍生新的事物或学科。对于本文提出采取3种视角探讨文件管理模式构建与优化来说，主要追求前2种获益。

现代科学研究日益重视跨学科研究，各学科理论研究的界限渐趋模糊，一是基于任何事物同时附含多种属性这个基本因由；二是为了以上的获益目的。鉴于此，学科交叉对于各项社会工作的理论研究和实际运作越显极为必要。

2.4 着重采取系统视角研讨核心要素

本文虽认为需采取3种视角对文件管理工作这一核心要素开展研究，然而主要采用系统科学视角进行具体讨论，也即将其看成为文件管理系统的构建优化和实际运作。以下从电子文件管理系统的角度就核心要素展开探讨，却同时适用于传统纸质文件管理，仅在技术层面需做一定程度的区别而已，因为纸质文件管理同样可看作是系统运作。

采取系统科学视角是基于以下考虑：一是系统科学提供的是一种全景式视角，将某种事物或工作看作一个完整系统予以审视。这在整体性研究文件管理工作方面比管理科学和信息科学视角更显直接、有效；二是信息时代，文件管理工作主要将表现为电子文件管理系统运作。虽然纸质文件管理将依然存在，但电子文件管理无疑将占据主导地位；三是从更高层系统的视角来看，文件管理系统同时又是社会组织整套系统的有机部分，着重运用系统科学来构建和优化文件系统，对于促进文件系统与其他子系统的协同运作，共同服务于组织效益具有重要意义。

3 系统视角下核心要素具体阐述

3.1 文件管理系统的设计与优化

系统设计需完成以下子任务：A. 调研组织文件管理的功能需求，进而形成系统设计的总则指南；B.确定系统功能、结构和内容以及予以技术实现的整体架构；C.采用合适的系统开发平台工具和编程语言，配以其他可靠的相关信息技术，将系统设计予以完整实现。

上述每一方面的失误都将直接导致系统设计的失败。设计工作可谓是对整个系统的立法，是对整个系统包括结构和功能等在内的所有层面进行全面规划和参数设置。故此，系统设计工作对于文件管理模式构建与优化最为重要。

系统设计可遵循以下途径逐次展开：

第一，做好前期调研分析，重在准确获得以下信息：

A.完整准确的组织结构和管理体系；B.主要业务范围和发展愿景；C.具体的业务流程；D.组织内信息流程体系；E.现行各类系统的现状和主要功能（包括现行文件管理系统及其后续的评估报告资料等）；F.总体的财政状况；G.组织在同行业领域内的相对绩效表现。

需对这些资料展开深层次多维分析，将主要形成各种分析报告，得出设计工作所需的关键性信息要点，主要是形成组织在当前及未来一定时期内业务发展对于文件管理的功能需求体系，以及相应的元数据体系等。功能需求体系是指文件管理整个流程的有效实现对于系统所提出的功能要求及其完整体系。

与其他管理工作相比，元数据体系对于文件管理功能的可靠实现尤其关键。因为，作为文件的背景信息、内容信息和结构信息标识的各类元数据，是有效实现文件管理全流程功能的关键因素。

第二，在调研基础上，着手系统设计工作。

系统设计将综合运用系统工作和管理工作等方面的先进理念，依据前期调研分析结果，设计出完整的文件管理机制和管理流程的总体架构，其中包括元数据体系、功能体系、协同运作功能、升级和改进空间等构成的技术实现方式完整架构。管理机制是指文件管理的总体原则体系，主要包括如管理层次及相应职责的配置、管理规则体系。因此，管理机制更多地体现为各种原则和规范的体系。

设计工作也可视作为系统搭建一个理想模型，该模型应强调在理念上足够先进、在功能上足够强大、在整体架构上足够优化，且具备较好的协同功能以及足够的升级空间，等等。

第三，对系统模型予以程序和技术实现。

建立模型后，仅需根据既定的技术实现方案完成系统设计。技术实现方案主要包括系统程序开发工作规划、相关的网络通信技术方案、其他软硬件设施配置，等等。其中，最关键的是系统程序开发。

系统设计需在理念上积极借鉴系统科学理论。文件系统符合系统的一般特性和运行规律。宏观层面上，文件系统主要表现为常规线性系统的高度结构化运行。因此，系统设计中有必要从各方面予以优化，以便在未来实施过程中发挥预期的理想效果。

文件系统同时也是一个有人参与的信息系统，且文件信息蕴含着知识属性等，都使得系统在微观方面必然存在一定的软性特征，主要表现在文件利用工作中，人的因素和信息的知识因素发挥着主导作用，由此导致系统呈现非完全可控的复杂现象。此外，由于文件系统一般会与组织内其他系统实施协同，必然导致极为复杂的协同作用，尤其是当与专家系统等典型非线性系统协同运行时，必然对自身系统产生整体反馈，其影响是非完全可控的。故此，文件系统同样存在一定的非线性和复杂性，可能对文件管理甚至整个组织管理产生难以估计的优劣影响。然而，作为开放系统， 文件系统在非线性运作中一般会自动适应于环境、自动趋优。这就是为何强调子系统之间应该协同以产生协同效应，其获益往往超出预期。

3.2 文件管理系统的实施与优化

文件系统实施是系统设计开发的直接目标和具体实现。从实施步骤来说，又可分为调试运行、正式全面启用2大阶段。调试运行对于真实验证系统工作质量起到决定性作用。严格的调试运行将对系统设计工作提供完整报告，真实反映出系统设计工作质量，并具有以下价值：一是调试运行将直接得知已设计的系统能够较好地胜任既定目标；二是若试运行过程中发现系统设计所应用的理念和技术无法满足现实需求和未来拓展需要，同时在功能架构这一主要方面存在重大硬伤等等重大问题，将直接导致设计失败，需做大幅度修改，甚至需要推倒主要架构重新设计，这都将导致系统开发工作超过预定期限。在成本过高的情况下，更将直接导致组织可能无法负担二次开发的高昂支出，将不得不终止开发工作。

系统调试运行并基本解决了所有关键性问题和主要的细节问题之后，可选择可行方式正式启用。可行方式主要包括如：A.一次性全面启用；B.分段启用方式；C.将新旧系统并行运行一段时间，待新系统实现了稳定运行之后适时撤除旧系统。每种方式各具优缺点，后两种尤其是最后一种方式的突出优点是稳妥，缺点在于组织必须为此承担双系统并行运作的较高成本。

从系统工作视角，实施工作就是通过充分应用系统预置的所有功能，促使系统得到最高效的运作，尽可能获得最佳效果。换言之，也即充分挖掘文件系统的综合潜力，并且促其与组织其他系统的协同，促使系统出现非线性作用下的更趋优化的整体效应。

系统实施过程中还需做好培训。系统开发小组应编制详尽的系统操作手册及相关培训资料。一般是在系统正式启用的前后提供集中培训，也可视具体需要适时提供各类后续咨询或零散培训。总之，培训目的在于促使组织内相关职员全面深入了解文件系统，使职员能够开展标准化、流程化的系统操作，最大程度地发挥系统作用，促进组织业务发展。

另外，还应鼓励（或在系统设计构建中制定相关激励制度）职员在系统日常操作过程中，根据组织业务发展潜在的文件需求，以及系统实际运行状况等，形成相关报告乃至建议等，将为系统的改进升级乃至换代提供直接依据。

3.3 文件管理系统的维护与优化

系统维护也即后续评估和升级对于文件系统同样重要。一是对于系统的正常运行来说，后期维护是极重要的。刚开发完成的系统虽在当时基本满足组织发展对系统的功能需求，但随着组织业务的发展，功能需求必然发生变化。同时，系统在长期运作中，也很可能会显现出各种深层问题。当综合评估认为这些需求变化和问题并不对文件系统的功能架构和技术水平等构成致命威胁时，则完全可在现有系统框架下予以持续性升级，这样不仅能较好地解决问题，成本也较低，对于组织绩效来说是至关重要的；二是若现行系统的功能架构和技术水平等关键方面已经无法适应组织发展需求时，最好开发全新系统。

详尽评估是对系统实施过程的直接展示，将为新系统开发工作提供翔实资料，甚至可作为设计工作前期调研分析的直接参考资料。必须根据实际情况，采取高质量评估工具，制定可行方案，采用成熟的评估方法具体开展系统实施的评估工作。评估需从“文件管理功能需求的有效实现”以及“系统的安全高效运作”2个方面综合审视文件系统的实际表现，同时评估文件管理对于组织发展实际发挥的作用。总之，主要目的在于通过评估获得原始数据，综合考察系统运作的整体情况，做出相关研判。

条件许可的情况下，应尽量做好文件系统评估工作，为系统最终处置的相关决策提供依据。当评估认为只需对系统做持续升级时，只需在不触动主体功能架构的情况下，对系统各方面进行改进。当评估认为需要开发新系统时，则需积极准备。然而，在新系统尚未投入使用之前，仍需做好现行系统的维护工作，以满足日常业务的需要。

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