合同管理系统
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合同管理系统范文第1篇
随着集采公司业务领域的不断拓展和深化，近几年来，公司信息化建设以信息服务为主导，先后实施了ERP、合同管理系统等关键业务系统，将企业的管理融入应用中，充分利用现代信息技术提升集采公司的管理和管控能力。本文结合集采公司合同管理工作的特点及部门业务的需求，初步建立了基于合同管理系统的协同商务平台，主要包含发货协同、到货验收协同、结算开票协同、付款协同、合同附件协同、物流跟踪等合同协同商务基础功能，主要对采购合同的货物履行过程进行透明化管控，加快签约双方文件协同速度，全程跟踪物流信息，有效提高合同双方商务协同工作效率和合同履约管理能力，为双方合同管理人员的协同工作提供合规、便捷、高效的业务平台。
1构建合同协同商务平台的必要性
集采公司的合同种类多样，多为物资、服务、施工总包类的合同，合同数量多，付款方式及验收要求各不相同，参与的合同主题多，在现有的管理模式下，集采公司与需求单位及供应商的数据与信息交互缺乏有效的交互和共享，导致集采公司的合同管理不能有效地衔接、时效性查、工作效率不高等问题，集中体现在以下几个方面。（1）进度控制困难。由于合同数量多，参与部门与人员多，合同的进度控制仅靠合同管理系统无法满足集采公司合同管理的需求，相关人员想全面了解合同的执行进度存在一定的困难。（2）缺少动态响应机制。缺少对合同履行、发货验收、开票结算等关键节点的有效控制，无法有效帮助集采公司掌控开票情况，不能及时回款及发票核销。
2合同协同商务平台的功能模块的构建
主要采用模块化设计来实现各项功能，包括移动工作台、合同信息管理、发货/到货/验收协同、结算/开票/付款协同、系统管理及第三方服务平台等一系列功能模块：（1）系统管理。用户的基本操作，包括用户的系统登录，身份验证、密码修改重置、权限控制等。其中平台管理员通过后台管理可实现用户管理、界面定制等功能，确定权限域并对不同的角色分配相应的权限，以保证平台与数据的安全性、增强平台的灵活性，供应商可登录协同平台对本单位的基本信息进行维护，确认后提交审核，待系统管理员审核通过后，系统会通过短信通知用户处理接口信息等功能。（2）移动工作台。工作台主要展示待处理的工作事项，是一个待办业务汇总页面，包括我发起的任务、待处理的任务，已处理的任务及消息查询等。（3）合同信息管理。合同信息管理主要是包括合同信息查询、合同文件协同及合同文件物流跟踪。合同信息查询：包括合同主信息、明细信息、附件、时间轴四个页签，合同主信息包括合同基本信息、签约信息、累计收支情况三部分；合同明细信息包括合同明细主信息以及明细详情；附件为合同对应的附件；时间轴展示为合同全生命周期过程以及相关过程中业务处理单据。合同文本协同：为供应商提供文件传输的通道，供应商的合同承办人在找到相应合同信息后，可在系统允许附件上传的前提下，选择对应的附件类型并上传相关文件，该环节便于合同传输规范化，提高文件协同效果。合同文件物流跟踪：在合同文件协同环节合同承办人可人为判断是否有对应的纸质文件，如有则可填写纸质文件相应的物流信息，待对方收到以后可以进行确认文件收到，继而完成合同文件协同的流程。（4）发货/到货/验收协同发货协同：包括可发货的合同明细页面、发货信息录入页面；发货是交易后合同履约的首要环节，供应商可针对需要发货的合同新建发货单。到货/验收协同：包括可到货/验收的发货单列表页面、到货信息录入页面/验收信息录入页面；到货/验收协同是指供应商确认发货后，集采公司或者需求单位对发货单的明细信息生成到货验收单的协作流程。（5）结算/开票/付款协同结算/开票协同：包括可结算的验收单列表页面、结算/开票信息录入页面；结算/开票协同通过供应商发起结算申请，由集采公司进行结算确认，并发送短信提醒对方开票，开票完成后维护发票信息，并确认的协作流程。付款协同：包括付款信息录入页面；付款协同是发票协同的闭口环节，是针对合同履行不同节点下的对应款项，进行付款申请的协作流程，付款申请是付款的前提。供应商通过合同信息搜索定位到相应的合同信息，可发起合同付款的申请，待提交以后协同平台会同步推送数据至合同管理系统，集采公司相关人员登录合同管理系统后可在相应的付款申请单上进行更新，进行集采公司的内部付款审批流程。（6）第三方平台。通过第三方短信平台及物流平台实现相应业务环节的短信提醒功能，及相关物流信息追踪功能。
3合同协同商务平台的功能和作用
合同管理系统协同平台，是合同管理系统的功能延伸平台。实现了合同履行协同商务全过程管理（签订、发货、到货验收、结算开票、付款），物流在线跟踪、协同业务短信提醒、合同文件协同交互管理等，实时合同履行过程的动态化、协同化和网络化管理，提高合同管理效率，防空合同风险，确保合同工的顺利与及时的全面履行。（1）合同数据更加精确。通过与外部供应商的协同操作，为供应商提供精确的发货数据，精确的送货地址信息，精确的合同编号及采购凭证对应信息，减少人为匹配过程，做到信息关键信息高度共享。（2）履行信息及时提醒。提供订单的催办功能，以及货物的物流信息在线实时跟踪功能。到货、验收历史记录跟踪查询，合同货物履行数据信息化、透明化。（3）提高工作效率。合同签订以及履行过程中的附件往来，可在协同平台上进行文件的交互，缩短邮寄时间，提高签订效率。
合同管理系统范文第2篇
【关键词】EOS；SOA；合同管理
0 引言
随着企业的逐步发展壮大，业务领域的不断拓展，人们对于反应企业经营活动重要载体――合同逐步重视起来，合同管理也就逐渐成为企业管理的一个重要组成领域和研究的集中点。运用信息技术手段，利用现代企业的先进管理思想为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台也就成为企业所日益迫切的需求。某军工企业长期以来一直以传统的手工方式对公司的海量合同进行管理，管理效率低下流程难以监控等诸多问题严重的制约了企业的运营管理，以快速方式开发一套适应企业日常合同起草、流程审批、履行监控等要求的合同管理系统就显得尤为必要和迫切了。
1 EOS概述
1.1 EOS Platform概述
EOS Platform是SOA应用平台，基于JavaEE、Eclipse等开放的技术和平台，采用SOA架构和标准规范，支持在线业务配置化开发，并把平台化扩展技术、构件技术、可视化技术、图形化技术与SCA、SDO等SOA标准技术结合起来，为构造SOA应用提供从设计、开发、调试和部署，到运行、维护、管控和治理的全生命周期支持。
1.2 EOS编程模式
EOS采用的编程模式是：流程+数据+人机交互。
其中流程包括：工作流、页面流、逻辑流。页面流用于描述用户界面元素流转关系的图形化流程，管理页面和页面间的跳转关系，以及页面和页面间共享的数据。逻辑流用于完成后端业务功能，采用图形化的方式将小粒度的运算构件组装成一段业务逻辑。工作流用于完成包含人工和自动的业务活动流程的构件，通过BPS for EOS开发环境来开发的流程管理的图形化描述。
不同类型的流程从逻辑设计上把业务逻辑、业务服务及业务流程松耦合分离开来，按照SCA规范封装、组合，达到业务应用的流程化。
数据包括持久化实体和非持久化尸体，并采用SDO标准来描述这些数据的格式，SDO作为一种数据编程架构和API，它统一了不同数据源类型的数据编程，让开发人员可以从不同的数据源以统一的方式访问和操作数据。
人机交互采用富客户端控件及具体页面来实现。
2 合同管理系统需求分析
在信息化的应用逐渐深入到从设计到生产及企业运营的方方面面，合同管理信息化需求的声音也日显强烈，为进一步规范公司合同管理，防范和控制合同法律风险，完善合同管理制度体系，建立一套从起草到生效，从履约到归档的全生命周期的完整的合同管理系统，实现合同信息化管理，达到对合同的实时监控预警，有效防范和控制合同法律风险，真正实现全过程的、系统性的、动态性的闭环合同管理，满足合同管理事前、事中、事后风险防控需求。
合同的全生命周期管理分为以下几个阶段：合同起草、合同审批、合同执行、文档管理和合同统计。
1）合同起草
提供合同范本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，完成合同文本的拟写。合同范本只允许起草人填空，不允许修改固定条款和格式。
2）合同审批
合同文本拟写完成，在企业内部依照相关规定及流程，提交相应的审批流程，流转经业务主管、财务价格审核、法律事务等相关部门，履行必须的审批手续，完成合同审批。
3）合同执行
合同审批结束双方盖章，合同正式生效，进入履约阶段，此阶段合同双方需要按合同约定完成各阶段的合同交付及付款，直到全部完成合同约定内容。其中包括：正常履约和中途发生合同变更、解除或终止等情况，如果发生变更需要以更新后条款对合同进行相同程序的管理。
4）文档管理
合同履行完毕，对合同进行归档，对于已归档的合同需要一个完善的合同文档台帐管理，记录合同相关信息，并且可以查看原始及变更合同、查看审批单等内容。
5）统计分析
对于企业签订的合同按阶段、类别、金额等可以进行统计分析，给企业管理者提供统揽全局，分析决策的参考。
3 合同管理系统的设计与实现
3.1 功能设计
根据以上的需求分析，合同管理系统划分为：合同相对方管理、合同范本管理、合同起草管理、合同审批流程管理、合同履行与风险监控管理、合同台帐管理、合同变更解除终止管理和合同统计分析管理几大功能模块。
1）合同相对方管理
在合同管理系统中建立合同相对方资信管理模块，其中包括相对方的基本信息、信用等级、合作领域、履约评价的管理，通过对合作单位资信的有效管理，在源头上规避合同法律风险的产生。此模块内容为合同起草的必要条件，所有拟写合同的相对方必须从已经登记在册的具有相应资质的相对方中选取，否则无法拟写合同。
2）合同范本管理
以合同范本管理标准化为基础，建立完整的合同范本库管理模块，提供合同范本管理平台。该模块中，将企业常用合同文本以word文档形式固化并上传，减少手工填写部分，同时固化合同固定条款和格式使拟写者不可随意修改固定文本，在简化合同拟写的内容同时约束拟写者的随意性使之标准化，以减少审核人员的工作难度及强度。整个系统中使用的合同均由此功能模块提供范本完成拟写。
3）合同起草管理
合同起草管理模块为合同文本的在线拟写平台。流程是由拟稿人填写必要的合同基本信息，再选择范本进行在线合同拟写，拟写的合同存放于草稿箱，可随时进行编辑修改，直到定稿后提交流程审批。
4）合同审批流程管理
根据公司的业务及合同类型不同，定制了四种类型的流程：审价流程、不审价流程、培训流程及课题流程。合同拟写完成，由拟稿人选择相应的审批流程，根据不同的类型流转于不同业务部门进行审批及提交审批意见，全部完成后提交流程结束，系统自动生成公司统一的合同编号，填写价格审核部门最终审定的合同金额，自动计算依照合同类型和最终核准价格的印花税并记录到合同信息中。同时可以在流程管理的流程历史中随时跟踪合同审批状态及查看当前审批人和审核意见，并在流程结束时，提供合同及审批单打印功能以供相关部门存档。
5）合同履行与风险监控管理
合同管理系统通过合同信息，自动生成合同履约任务，对于合同履行情况进行监督，对于超期履约情况系统生成不同级别的履约报警，为合同履约负责人提供实时的合同风险预警，有效控制因合同履行引发的法律风险。合同履行由合同拟稿人按合同不同阶段的交付及付款情况维护履行信息，到期未履行的亮灯提示。
6）合同台帐管理
合同履行完毕进行合同归档，归档后可以在合同台帐管理中查看和导出合同的全部信息，并且可以查看合同文本（包括原始文件及变更文件）和合同审批单。其中合同信息包括：合同编号、合同名称、经办人、所在部门、对方当事人名称、合同金额、印花税、合同类型、合同签订时间、合同收付款情况、是否存在变更终止解除、等信息、合同交付情况、合同付款情况、合同是否全部履行完毕等信息，并且可以按照不同查询条件查看合同并导出查询结果。
7）合同变更解除终止管理
该模块为合同变更解除终止提供专门管理，首先，列出已生效进入履行阶段的合同，用户可从中选择对其发起变更、解除、终止的申请并拟写相应协议，完成合同补充协议的拟写后提交审批流程，通过审批，合同以变更后的新条款进行履约，在台帐信息中关联原合同。
8）合同统计分析管理
合同管理系统提供针对合同数量、金额、类别、履行情况的内容，对实效、工作量、质量，基于公司维度、部门维度、个人维度的统计分析功能，并进行图形化展示。
时效类统计：范本及非范本类合同审批时间、月审批时间最长的10个合同、各承办部门平均处理时间、各审批部门平均处理时间等；工作类统计：按所属部门统计合同数量及合同金额，未履行、部分履行和全部履行的合同数量及金额，按合同类型统计合同数量及金额，变更、解除、终止合同的数量、金额及占比等；质量类统计：合同倒签数量、合同审批退回数量及占比、承办部分废除数量及占比等。
3.2 系统实现
合同管理系统应用EOS Studio开发环境，Tomcat应用服务器，Oracle数据库进行开发。具体由以下步骤实现：
1）创建项目
作为一个应用系统运行的功能模块放在同一个项目中进行开发。项目开始是要创建一个合同管理系统的空EOS项目，然后再进行构件包设计。
2）构件包设计
构件包设计主要是针对整个系统的子模块进行划分。在系统设计视图中，将一个系统划分成若干构件包，并且可以设计构件包间的依赖关系。这里分别对应以上功能模块设置构建包，并创建一个公共构件包用于放置通用服务构件，供复用。
3）数据建模
数据模型是构建一个业务系统的基础，在进行具体的构件设计前，需要首先设计系统的数据模型。首先在oracle中完成数据库表的创建，然后导入到EOS系统中生成数据实体。在数据建模的视图中，可以设置实体间的关联关系、设置实体和数据库表的映射关系、将一个查询SQL语句映射成一个数据实体、根据数据库的Schema生成数据实体。
4）页面流开发
页面流由一系列页面、从这些页面发出的用户请求、以及系统为响应用户请求而执行的逻辑处理所构成。它不仅描述了页面之间的流转关系，同时也定义了从一个页面可能发出的用户请求，以及对这些请求的响应行为。在页面流设计中，对每项功能定义一个页面流，从功能菜单为入口进入页面，在页面触发一系列动作及响应。
5）页面开发
可通过JSP源代码编辑开发，或使用EOS提供的页面控件、组合控件、控件向导以及JavascriptAPI，快速生成jsp页面。
6）业务逻辑开发
逻辑构件开发：一个逻辑构件相当于一个Java类，逻辑构件是由多个逻辑流组成的，一个逻辑流相当于一个Java类里面的方法。逻辑流开发是利用EOS提供的基础构件库及用户自己开发的运算逻辑和Spring构件，通过图形化的构件组装来实现应用的后台处理逻辑。使用逻辑构件和逻辑流可以用可视化的类似流程的方式开发。这里在页面流里需要使用逻辑构件实现的页面提交后的功能都在逻辑构建里进行开发。
7）业务流程开发
业务流程是用于完成包含人工和自动的业务活动流程的构件，它是通过 BPS for EOS 开发环境来开发的流程管理的图形化描述。BPS负责对业务流程整个生命周期的管理，包括业务流程的定义、测试验证、部署、运行、监控、管理、业务化定制调整。合同管理系统中所有的审批流程都在BPS中定义和开发，通过运用开始活动、人工活动、自动活动、路由活动、子流程、连线、结束活动等图元绘制整个业务流程图，在每一个流程活动中设置对应的流程活动页面流及流程参与者。
8）部署调试
EOS的部署调试提供了开发期的开发资源部署和调试功能。通过部署功能将整个项目、构件包和所需的开发资源文件部署到服务器上，并通过在逻辑流、页面流和代码中设置断点的方式调试跟踪每一个业务功能的执行过程，借助调试功能完成业务逻辑和页面流的单元测试，保证逻辑运行和页面流转的正确性。
9）功能打包
系统开发完毕后，通过EOS提供的导出部署包和导出EAR的功能将开发的构件包导出，供上线实施时使用。对于已上线的系统，可以将修改和增加的内容导出生成补丁包，在EOSGovernor中对系统打补丁或进行升级。
10）部署实施
通过EOS Governor进行服务器、应用系统的配置管理，部署应用和构件包，完成系统的上线实施。
在实际开发过程中，其中的步骤不一定是严格按顺序进行的，很多情况下是交互进行的。在开发模式上，EOS支持自顶向下、自底向上、迭代开发等开发模式，开发和实施人员可以根据项目的实际情况灵活执行这几个步骤，完成应用系统的开发和实施。
4 结论
EOS面向构件的开发方式和丰富的基础构件库及其强大的工作流开发平台大大简化了系统的开发工作，使得复杂合同管理功能及流程得以快速实现。合同管理系统的开发实施，实现了合同完善的全生命周期管理，规范了合同管理的业务流程，增强了合同业务处理过程的透明度，节约了管理成本，提升了管理水平，实现了由传统管理阶段向信息管理与决策分析阶段的转变。
【参考文献】
合同管理系统范文第3篇
关键词：建筑施工企业、合同管理、信息化、必要性、要点分析、优势
中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
进入21世纪以来，中国逐步迈进了全面信息化管理的时代，信息化技术应用广泛，信息化管理已经成为一个现代化企业管理的重要工具。为了适应现代化管理的需要，增强建筑施工企业的竞争实力，国有大中型企业逐步由粗放型管理向精细化管理方向转变，在这个过程中，对企业的信息化建设提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企业管理的核心，承发包双方通过施工建造过程来完成合同中约定的工作内容、质量目标、工期目标、安全文明施工目标和合同金额，并通过合同条件来约束和保障双方的权利、义务，所以实现有效、可控的合同管理是每个建筑施工企业都要思考和解决的重点和难点，采用何种方法来解决也就至关重要。
2.合同管理具备周期长、标准高、逻辑严密、内容广泛的特点。而将合同管理过程划分阶段、划分时段，应用网络信息化技术对其不同阶段、时段的信息进行跟踪、记录、研究，保证了建筑施工企业对合同管理全过程的掌控。
3.合同的网上管理，极大地缩短了信息的传递时间，提高了信息传递的效率。节约了合同的管理成本，也节约了企业上下级单位业务人员异地往来签字、盖章的时间和精力，节省了人工成本，也减少了办公设备的消耗和纸张的浪费。
4.以往合同管理人员要花费很多时间制作、收集和整理合同，而合同在网上传递、评审后，管理人员腾出了大块时间，将精力投放到合同条件的研究、变更索赔地分析等专业工作中，进一步提高了管理人员的工作质量和工作效率。
5.实现了数据的网上采集，便于数据收集、整理和不同数据间的对比、分析，更容易发现风险，总结经验。同时，也方便了其他业务部门查询和使用数据，减小因数据传递时间长、传递环节多而易产生错误的概率。
6.合同在网上评审，加强了各业务部门之间的联系，改变了以往只是造价人员关注合同条件的局面，加强了资金、技术、质量、工程、材料、安全等部门对合同条件的关注，有利于合同管理的全面性、完整性。评审过程在网上公开，增强了合同评审的透明度，加强了过程监管，有利于反腐倡廉、树立良好的管理氛围。
二、合同管理信息化的要点分析
合同管理的信息化的建立，需要确定管理目标、管理制度、标准和流程，功能需求分析，制订解决方案，建立合同信息化管理系统，组织管理人员培训，系统试运行，跟踪、完善系统，正式运行系统、系统信息维护九个步骤。为了合同管理信息化的成功实现，要特别关注以下四个方面。
1.制定与信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理业务流程和技术规范，细化合同管理阶段；其次是制定合同管理环节标准和要求，包括合同信息的录入、上传，合同的网上评审，合同执行过程中记录的留存，不同合同文件的分类、归档等；为了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立统一的合同管理标准。标准规范化是合同信息化建设的重要基础之一。要求合同执行的各级单位应充分利用统一的合同管理办法，实现合同的集中管理。特别要注意标准录入合同基本信息、规范上传合同文件、避免合同评审的形式化、及时留存合同执行过程中的记录等。如果没有规范的标准，合同信息资源平台就无法建立；如果各级单位合同管理部门不按统一的标准去做，各自为政，像一盘散沙，那么企业的合同信息化系统就无法畅通，资源共享也就难以实现了。
3.通过良好的技术保障，建立稳定、易操作的管理系统来实现软件功能。技术人员会根据管理目标、管理办法和标准进行功能需求分析，分析不同功能间的逻辑关系，确定前置事务、后置事务，明确需要输入的信息和应该输出的信息；对比较复杂的环节再分解，优化处理。因为流程图具备逻辑性强、条理清晰的特点，所以采用流程图实现系统功能是非常好的方法。合同管理的流程图可分为总流程、事务流程和环节流程。总流程是将合同全寿命周期划分为几个阶段，明确不同阶段间的相互联系和制约关系；事务流程反映不同合同管理阶段中各项事务间的逻辑关系;环节流程则明确了某一项事务中环节活动间的流转过程和先后时间顺序。好的流程图可以直观地描述整个活动中的全部信息流，使阅读者很容易掌握。
4.建立优秀的合同管理队伍。优秀人才的作用在企业中越来越重要了，同样合同管理信息化的实施的关键也离不开优秀管理人员队伍的建设。首先要提高合同管理人员的信息化意识。由于信息化文件的录入、上传、评审、归档、检索、传递等都是在计算机上实现的。这就要求合同管理人员不仅要熟悉管理办法和标准，还要掌握计算机的操作和合同信息化管理系统的使用，以确保合同管理各阶段记录、数据的准确性。合同管理人员要端正工作态度，立足本职岗位，强化自我学习意识，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。要重视提高合同管理人员的工作技能，企业要积极创造学习氛围，定期举行合同管理信息化的培训，分阶段、有侧重地提高合同管理人员的工作技能。
三、合同管理信息化的优势所在
合同管理信息化的优势主要体现在四个方面：
1.实现了合同信息的网上录入。信息一次录入后，就可以在整个信息网路内循环、多次使用，实现了信息的共享。同时保证企业中的市场营销、人事、行政、财务、造价、技术质量、工程安全部门的数据统一，各级管理人员在相同数据的基础上分析、决策，避免因信息不对称而造成的损失。
2.实现了合同网上评审。参与合同评审的上下级单位的业务部门结合自己对合同条款的理解提出修改意见和建议，并根据自身的审批权限独立评审，评审过程并没有受到外界的干扰。评审过程透明，评审结果受到监督，保证了评审工作的公平、公正。评审采用分级授权，下级单位评审后再由上级单位评审，评审时间长短有严格的限制，从制度和流程上提高了评审工作的积极性，有效节约了评审时间，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期长，合同履行的过程中，在合同外部自然和社会条件的影响下，合同实施的条件不断变化，合同内控条件也要随之调整，以保证合同目标的实现。通过合同信息的网上跟踪，针对付款、变更索赔、现场签证真实过程的记录、描述和分析，实现合同的全寿命周期管理，即保证了信息的完整性，也提高了各部门对合同管理过程的了解，便于集中各个部门的意见，确保合同管理在项目部及上级单位的控制下良性发展。
4.项目合同管理过程中，任何一个技术、质量、安全或进度的风险都可能会导致施工成本费用的增加。合同管理要求合同的风险始终在可控的范围之内，成本的支出也在受控状态。为了减少施工过程中风险的发生，首先应制定风险管理预案，识别不同施工过程可能产生的风险源，对风险产生的原因和状态定义，提出处理风险的提示，并落实到人；通过合同风险的信息化管理，便于各级单位、不同部门预先掌握本业务的风险控制点，制定出风险管理预案。若出现了突发事件，也便于各级单位掌握真实情况、分析产生原因、结合预案，快速、及时地处理，避免事态的扩大。
四、结束语
为了实现企业合同管理的信息化不仅要拥有先进的信息化技术，也要具备与之配套的内控管理制度。合同管理的信息化实现了企业合同管理水平的提升，使得企业向精细化管理大步迈进，企业良性发展的同时也减少了资源消耗，为节约型社会贡献了一份力量。
参考文献：
[1]姜洪艳.基于管理流程的工程项目合同管理信息化设计[J].城市建设理论研究,2011(12).
合同管理系统范文第4篇
合同管理信息系统在开发设计过程中，需重点考虑起草合同和变更合同在审核处理过程中的状态转换情况。起草合同一旦录入则置为待发送状态，在进行审核时，会依据实际情况产生审核通过或审核未通过的状态。在合同进行结项操作后还可以进行取消操作，恢复到审核通过状态。起草合同状态为审核通过时，如果需要对合同状态进行修改，则需要启动合同变更流程，变更合同的状态与起草合同的状态相同。审核通过的变更合同在审核通过状态下可以再次进行变更。结项状态的合同不能进行任何修改操作，如需要进行修改，则必须取消结项操作，将合同置为审核通过状态，然后使用变更合同的流程对其进行修改。同时，系统应重点解决合同的起草、评审和执行情况监控，主要有合同起草和合同变更2个流程合同变更流程在新增合同审核通过后进行。业务流程。
2系统设计
2.1总体架构
合同管理信息系统总体构架共划分为4层。
（1）数据层：主要用于数据的存储，为其它各层提供基础的数据支持。包括合同信息、变更信息审核信息、附件信息、统计信息、基础信息6个数据库
（2）支持层：对系统的基础和公共功能进行整合，形成平台，主要包括：组织机构管理、数据字典管理、数据导出管理、角色管理、权限管理、登陆管理等模块。
（3）业务层：业务层是合同业务处理的核心内容，基于数据层和基础层建立，包括：合同起草管理。合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理5个模块。
（4）访问层：使用平台层的登陆管理，进行认证后，对业务和平台操作在页面中进行统一展现。
2.2系统功能设计
按照系统功能分析结果，为实现系统建设的目标，系统在提供人员部门、角色管理等基础功能的情况下，需要实现5个应用系统的功能，主要包括合同起草管理、合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理。各业务模块基于支持层建立，是实现企业合同管理规范的关键。起草合同在审核通过后，可以进行合同变更，变更合同也必须在审核后才能生效。起草合同和变更合同进入执行管理。只有录入了财务数据的合同才能进行结项管理。在进行收、付款合同统计和合同管理统计时，不区分是否为结项合同。合同管理信息系统各子系统关系。
2.2.1合同起草管理起草合同管理是办理合同业务的入口，为合同管理人员起草合同时使用，在此处提供新合同信息、审核未通过合同信息、待办事项的提醒等功能。系统中要管理的合同关键信息包括合同基本信息（名称、类别、对方单位、签订日期、起止日期、签订人等）、财务信息（合同金额、计划到付款信息、多部门联合分劈信息等）、合同文本等。
2.2.2合同变更管理当已签订的正式合同需要变更时，由合同管理人员发起变更申请业务流程。此功能主要包括合同内容修改和合同变更申请的提交，以及对未通过审核的变更合同的修改，并提供合同变更历史和审核意见的跟踪查看功能。
2.2.3财务信息管理财务人员对已签订的合同进行日常管理。包括财务工作号记录、实际到付款信息、发票开具与接收信息、税款信息等。
2.2.4合同执行管理执行管理功能主要对合同的执行情况进行监控和管理，重点是对合同查询和统计功能。
（1）收/付款提醒：依据收付款计划，提醒合同管理人员近期收付款信息；
（2）结项管理：当合同履行完成时，进行合同的结项操作，同时应对特殊情况，系统支付解除结项功能；
（3）查询与统计：在对合同进行分类别、分形式管理的基础上，重点统计与分析系统的收/付款情况、税款情况、开具发票等。
2.2.5合同模板管理针对铁路科研企业合同种类多而杂的特点，方便合同起草人正确的使用最新的合同模板，系统提供外部合同模板、企业内部合同模板以及版本管理。
2.2.6系统管理功能模块主要为以上系统功能提供支持，主要包括组织机构管理、角色权限、人员管理、数据字典管理和系统日志等功能。其中数据字典涵盖了合同内容中的所有选择项的内容，包括合同类别、企业实体等内容，并与查询与统计功能紧密衔接。
3结束语
合同管理系统范文第5篇
关键词：高校；合同管理；管理会计；预算管理
一、加强高校合同管理的意义
为了进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》等法律法规和相关规定，自2014年1月1日起，财政部印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》。该《规范》分总则、风险评估和控制方法、单位层面内部控制、业务层面内部控制、评价与监督、附则。合同管理是单位经济活动业务层面内部控制的重要内容。随着高校事业的快速发展，合同管理在高校内部管理中占据了越来越重要的地位。合同管理的有效性决定了高校经济法律风险控制的有效性，促进高校完善内部控制体系，有利于提高高校整体管理水平，保障高校的合法权益和经济利益。
二、A高校合同管理现状
A高校是综合性大学，学科门类较齐全，涵盖文、理、医、工四大学科领域；多地办学，校区分散。近年来教学科研事业发展迅速，收支预算规模扩大，国际影响力增强，与多个国家和地区的学校签署了校际合作协议。基于A高校办学特点，合同管理涉及领域广泛，种类繁多，内容复杂。
(一)现行制度
2016年《A高校合同管理办法》实施，明确了学校合同管理实行统一授权、分级审批、归口管理、部门会签、执行部门负责、合法性审查及全过程监督的工作机制。合同管理机构包括合同主管部门、归口管理部门、执行部门、监督部门。合同类型包括合作办学合同；科研技术合同；聘用合同、劳动合同；建设工程合同；采购合同；修缮合同；赠与合同；委托合同；租赁合同；供用水、电、气、热力合同；其他类合同。要求归口管理部门根据业务管理权限对各自职责范围内的合同事项进行业务审查。(1)涉及人事、人才事项的，由人事、人才部门审查；(2)涉及人才培养、培训事项的，由本科生教育部门、研究生教育部门及继续教育管理部门审查；(3)涉及科研工作事项的，由科研部门审查；(4)涉及国际合作与交流事项的，由国际事务部门审查；(5)涉及资金事项的，由财务部门审查；(6)涉及资产事项的，由资产管理部门审查；(7)涉及修缮事项的，由后勤部门审查。涉及其他事项的，按照职责范围及管理权限由其他相应归口管理部门审查。
(二)合同审核流程
①学院(部门)提交合同及相关资料送审；②归口管理部门负责将重大合同报校长办公室法律事务办公室进行合法性审查；对职责范围内合同的审批及合法性审查，并实行统一分类和连续编号、建立合同台账；③学院(部门)负责合同及时全面的履行，办理合同履行过程中的变更、解除、终止及验收；④财务部门负责办理结算业务，进行账务处理时应当按照合同约定付款；⑤监察部门主要负责在合同签订、履行和管理中，对违反本办法规定给学校造成损失的负责人、责任人的监督、执纪问责。审计部门主要负责对合同签订、履行、验收等环节及管理过程中的审计监督，发现问题及时提出整改意见。
(三)实施情况
因发文部门宣传力度不足，很多教职工不知道该文件的及实施，存在学院和科研项目负责人未经学校授权、盖学院公章签订合同的情况。各个学院和项目负责人自行签订合同并已经执行，只有在到财务部门报销或借款时，才得知合同管理制度相关条款的要求。因报账时依据的合同未经过学校授权审批而无法付款，老师们只能重新按照流程履行合同签订审批手续，导致老师们误认为财务部门刁难，报账手续繁琐，激化了矛盾。
三、A高校合同管理中存在的问题
(一)合同预算管理缺失
管理层对预算编制的重视程度不足，监管力度差，财务部门与合同执行部门、归口管理部门信息不对称，合同管理与预算管理和收支管理严重脱节。财务部门参与合同审核的人员与负责报销审核的人员沟通不足，导致财务报销审核人员不了解合同的签订执行情况，与合同管理脱节。
(二)合同管理制度和流程有待完善
现有的合同管理办法侧重宏观的指导性意见，各个环节的实施细则不够细化，审批流程复杂，效率低。合同管理机构(合同主管部门、归口管理部门、执行部门、监督部门)都没有制定详细的实施细则，老师们在合同签订执行时无据可依。合同签订流程复杂，从提交到各个环节审核、批复，流转时间没有限制，例如一份设备租赁合同从申请人提交到签订完成，历经18天、五个部门间的35次OA流转。老师们无法预计合同审核通过需要的时间，严重影响到下一步教学科研工作的进行。
(三)归口管理部门分工不明确
例如老师签订出版合同时，按照支出的经费性质划分归口管理部门，从院部运行经费支出时由学校法律事务室审核；从科研经费支出时由科研部门审核。如院部运行经费和科研经费各负担一半出版费时，则易出现两个归口部门相互推诿。同类型的合同，有时归口学校法律事务室审核，有时归口科研部门审核。不仅老师们无所适从，也造成管理部门权限和业务重叠，疲于解释、协调，降低了工作效率。
(四)归口管理部门监管不到位，合同签订的审核流于形式
由于相关制度的缺失，归口管理部门缺乏监管的动力和压力，每天审核合同数量多、类型多，工作量大，合同审核和监管职责流于形式，在签订合同时不严格审核条款，不审核该业务是否有预算，资金来源是否有保障，只负责盖章，导致出现采购验收完成后无法入账的情况。归口管理部门甚至引导经办人拆分合同，化整为零，低于财务要求必须附合同的报销金额就可以不签订合同直接购买，以减少合同签订审核工作量并逃避应承担的监管责任，学校的权益没有保障，无法有效降低合同风险。合同执行过程的监管缺失，例如一份委托加工合同签订后，由提交部门负责执行，财务部门按照合同条款付款，归口管理部门对加工进度、产品数量质量验收等方面不再跟踪监管。归口管理部门对合同的执行进度不跟踪，对执行结果不验收，存在签订虚假合同以套取资金的风险。
(五)对合同的税务筹划不重视
在全面营改增的形势下，由于缺乏对高校作为增值税纳税人身份的认识，在签订合同时，没有认真核实对方的资质、信用和履约能力，未能全面考虑税务筹划问题，结算条款普遍语焉不详。如有的采购合同签订后完成验收，到付款时出现供应商不能开具合规发票，用其他公司发票代替的情况；或是有的供应商不接受对公转账，要求支付给个人账户的情况。合同中对付款进度、开具发票的种类和时间条款约定不严谨，对赔偿金和违约金的约定不详，有的条款明显有失公平，如某学院因50名学生要到外地实习，与交运公司签订租车合同，约定提前2个月预付全部车费，没有具体的赔偿金和违约金条款，只写“出现纠纷协商解决”，不能有效保障学校权益。
四、高校合同管理改进建议
(一)建立合同信息化管理系统
财政部的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》明确，信息化是支持管理会计理念与方法落地、支撑管理会计功能发挥及价值实现的重要手段和推动力量。建立合同信息化管理系统，进行合同管理与预算管理、财务报销等数据信息对接，实现全校范围内合同管理的网络化、自动化和信息共享，最大限度的减少合同管理过程中的信息不对称现象，以保证高校合同管理的正确决策。财务报销时自动调取系统中的合同信息，按照合同预算、招标采购结果、执行进度、各管理部门的验收结果等进行结算，提高信息准确率，提高财务结算效率，减轻经办人奔波于多校区多部门之间盖章签字请示验收等环节的负担。
(二)完善制度，再造流程
一是学校管理层应重视风险控制，组织完善合同管理制度体系，各个归口管理部门制定实施细则，明确权责范围。二是简化合同管理流程，减少反复流转的环节，以减少经办人因逃避繁琐流程而拆分合同的现象。三是加强执行力，对不作为的部门、管理缺失的环节重点监管整改。
(三)实施合同模板管理，建立合同示范文本库
组织专业人员制定合同模板，细化财务结算条款，明确付款进度和付款方式、质保金条款；明确供应商开具的增值税发票类型、时限、供应商银行账户；发生退货时，约定开具红字增值税专用发票；约定合同标的发生变更时发票的开具与处理等。关注国家税务政策，按照新制度要求及时修订补充合同模板中涉及财务结算问题的条款，如2017年7月1日起国家税务总局通知简并增值税税率结构，取消13%的增值税税率；要求取得增值税普通发票须填写税号，否则不能税前扣除。
(四)财务会计人员转变观念，工作重点由单纯的报销核算转向管理分析，更好的发挥管理会计的作用
将合同风险控制和防范的关口前移，与各个归口管理部门配合，例如在采购合同签订环节提前审核供应商的工商税务资质，在合同中明确供应商开具增值税发票的法律义务与风险责任。将会计管理和服务的工作前移，力求财务管理精细化，为教学、科研业务合同的全面预算、税务筹划提供参考。
参考文献：
[1]王春晖,曹越.内部控制视角下对高校经济合同管理的思考[J].会计之友,2016(19):87-91.
[2]靳海虎.浅析高等学校经济合同管理在财务管理中存在的问题及建议[J].财会学习,2016(7):43-44.
[3]周山.高校合同管理探讨[J].合作经济与科技,2017(4):101-103.
