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引进精细化管理来管理办公室工作能够提升办公室工作水平、带动各部门提高工作质量。精细化管理是一种社会分工精细化,服务质量精细化的管理理念,具有明确、正确、准确、精确的特点,办公室各项工作的高效进行需要精细化管理方式的应用。本文主要对基于精细化管理的办公室工作应用进行研究。
一、办公室工作应用精细化管理的必要性
随着经济的发展,企业之间的竞争不断加剧,这必然要求企业对办公室管理进行改革。办公室的工作关系到单位的整体形象,关系到企业全局工作能否顺利的开展。在实际办公室工作中存在着成员沟通效率低,职位权责不明确,服务程度不到位等现象,影响着办公室的工作效率提高。在这种情况下,明确分工、精确部署、有效沟通成为管理办公室工作的主要目标。
办公室工作应用精细化管理能最大限度的提升办公室的工作效率,提高所在部门的工作业绩,提升企业的整体形象[1]。将精细化管理应用到繁琐的办公室工作中有助于理清工作思路,分清轻重缓急从而统筹兼顾,合理安排,从根本上提高办公室办事效率。
二、办公室工作精细化管理的应用措施
1.更新办公室管理理念增强责任意识
办公室工作是企业运转的枢纽,工作繁多责任重大,更新办公室管理理念,增强办公室成员的责任意识是抓好办公室的管理工作的必由措施。随着现代生活节奏的不断提高,办公室工作中逐渐显现出沟通不畅,办事效率低下,信息调研程度低,行动迟缓等现象。更新办公室管理理念,增强办公室成员的责任意识有助于提高办公室的工作效率,使办公室工作紧随时展,进而提升企业整体的发展速度。
要更新办公室管理方式,引进精细化管理理念,增强办公室工作人员的责任意识、危机意识,就要求办公室工作人员树立“细节决定成败”的工作理念,增强自己的工作责任感。在办公室工作过程讲质量、讲效率,时刻督促自己从细微之处做起,注重细节,警惕细小漏洞造成的不必要的麻烦。提高自己的责任意识,形成严谨负责的工作态度。
2.建立办公室工作专业化的岗位职责体系
在办公室工作中,如果岗位职责混乱就会导致管理无序、责任推诿、成员抱怨等状况,导致工作效率低下进而影响企业竞争力的提高[2]。在这种情况下就要结合业务流程组建适应办公室工作的专业化职责体系,清晰界定每个人的岗位职责,具体性描述岗位的工作权责。紧密结合细化的权责提炼出合理的量化考核指标,使成员明确绩效目标值,各项指标的权重以及评价期的长度,对不能量化的指标,应设计具有个性化的态度及能力指标。建立专业化的岗位职责体系是精细化管理的基本要求,能够充分调动办公室成员的工作积极性,切实地指导不同职位的人员履行职责、开展工作。
例如,在办公室当中建立专业化的职责体系,结合业务流程,将办公室中档案的收集整理、文件的修改收发、账目登记、会议纪要、来访人员的接待等工作,安排专人具体负责。使办公室内的每项工作都有明确的岗位定位,使办公室内的工作人员清楚自己的工作权责。并且制定合理的考核指标,定期考察个人的工作态度,工作完成情况,提高办公室工作人员的工作积极性,提升工作效率。
3.建立办公室目标管理和计划监控系统
办公室工作需要建立一套精细化的目标管理系统,清晰得规划自己的发展方向,明确自己在今后一段时间内工作的绩效指标。然后将已限定规划的战略发展目标层层分解,通过年度、季度绩效考核体系落实到各个办公室成员身上。
为了督促工作人员及时完成自己限定的绩效指标还需要建立一套办公室计划监控体系。通过周、月度、季度、半年度和年度的系列检查反馈和总结,使每个办公室成员及时掌握与自己相关的信息,并提前对下一步的工作做出调整和安排。通过这套管理系统,将目标制定与实施过程和人员的工作情况结合在一起使办公室工作更好得完成。
4.建立办公室工作的考评体系
建立办公室考评体系是办公室工作精细化管理的一项重要内容,目的是对办公室成员的工作成果进行测评[3]。以“精、准、细、严”为基本原则,最大限度保证考评的客观、公平、全面,强调参与、互动、共赢,重在绩效改进、能力提高。把员工的工作业绩、工作能力、工作态度列入考评标准内,对员工工作的综合情况进行考评,考评结果与员工奖励和任用挂钩,能促使工作人员更加重视自己的工作完成情况,提高工作积极性,从整体上提高办公室的工作成绩。
三、结束语
办公室工作精细化管理就是切实落实办公室管理责任,将管理责任具体化、明确化、细致化,明确限定工作人员的职位分工、权责界定,检测并纠正处理工作中发现的问题以及对工作成果进行测评。应用精细化管理,能够合理安排办公室工作,提高办公室的工作效率,有助于企业整体竞争力的提高。
参考文献:
[1]刘恩龄.办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].现代商贸工业,2011,02(04):141-142
[2]黄晓菊.办公室工作中的精细化管理[J].办公室业务,2013,03(06):27
一、注重创新,开展文艺在条件允许的情况下,可以在一些节日举办些小型的文艺晚会,将以往的节目进行创新,或是引入一些能活跃校园气氛,并适合当代大学生的活动。从上学期院里举办的卡拉OK大赛的效果来看,大家的积极性还是比较高的,所以我部门认为我系也可以举办一个小型的卡拉OK,在保留此活动的基本意义的前提下,颠覆以往的中文演唱,我们也可以加入其他语种,如戏剧、方言、粤语等类歌曲的演唱,使我们的文艺源远流长,并且多元化;
二、拓展文艺,颠覆以往文艺的表现不单单只是以歌曲、舞蹈的方式展现,我们也可以将文艺活动的范围进行拓展,比如一些常见的节目,但在校园中却难得一见的,如魔术、歌剧、小品、相声、乐器等类的节目,使校内文艺进入现代的潮流,也可以从中发掘出不少的文艺人才;
三、鼓励兴趣,给予表扬鼓励兴趣的前提要让活动具有吸引力,让大家踊跃加入,工作计划《经济管理系学生会文艺部工作计划》。首先,我们可以收集一些当代大学生比较感兴趣的活动信息,再在一定的条件下进行讨论,看是否有开展的必要性,并对一些积极参与的班级或是个人给予表扬,从而让参加者感到文艺给他们带来的荣誉;
四、促进交流,共同合作在一些活动预想之前,我们应该召集各班的文艺委员或对文艺方面极具爱好的同学开个小会,进行交流,收集他们对预想活动的意见及独特的见解,从而了解活动开展的必要性,也可为以后的活动收集无形的资料,如活动具有可开展性,我们可以共同合作,将活动顺利的开展;
关键词:党群工作;竞赛活动;精细化管理
精细化管理是一种先进的管理文化和管理手段。如果说基础管理是决定企业发展的方向,那么精细化的管理则是企业发展过程的必经之路。毋庸置疑,企业与时俱进的基础是管理方式的不断升级,而升级中最必不可少的莫过于“精”、“细”二字。细中有精才能统领全局,精于细微才能提高水平。“天下大事,必做于细”,意思说的就是再大的事情也要从最细微的地方做起。
作为一名石油企业的基层党群工作者,思考最多的还是如何把精细化管理更好的延伸并应用到党群工作上来,解决好偏重于基础,偏重于形式,偏重于务虚的成份,逐步实现基层党群工作的重务实、重具体和重成效。针对自己所在基层党群工作的现状,结合目前石油企
业的党群整体情况,通过学习与思考,感到要想把石油企业的基层党群工作融入精细化管理,应该最先考虑的就是解决“两个转变”和“一个载体问题”。
一、两个转变
一是由“表”及“里”的转变。按着华北油田的模式:他们实行的是“流程管理、环节控制”的链条运作,就是每项党群工作都有标准、每项党群业务都有流程、每个工作岗位都有标准,变过去的“不看过程、只看结果”为既管过程又看结果的全程监管、监控,把每项党群工作的安排布置变抽象的描述文字改为图文并茂的多媒体解读。摒弃了以往生涩、深奥的大道理,使基层党群工作从安排布置的一开始就浅显易懂,并能把展开的方式、方法,讲清、讲明。既能够让基层的党群工作者感到真实存在,又能让人看得见,摸得着。具体来讲,就是安排的工作让人很清楚的知道“干什么”、“怎么干”、“何时干”、“干到什么程度”、“最终要达到什么效果”。
二是从“虚”到“实”的转变。时下,打造中石油系统开展“精细化”管理的奋斗目标已经确定,关键是如何更进一步的全方位的抓好上水平的问题,这个问题是需要生产建设、经营管理等方方面面加强和提高的联动工程,基层的党群工作当然也包含于此。长期以来,在一些人的思想中还存在着党群工作属于“号召、倡议”,“虚的多、实的少”,党群干部也因此经常感到委屈。那么要想真正改变这些人的思想就必须从单位的生产实际出发,紧贴中心任务从实、从细安排好党群工作,把工作的着眼点和着力点都集中到原油产量、经营管理上来,把抽象的指标变为实实在在的成果。
二、一个载体
精细化管理党群工作,其中最重要的一点就是竞赛活动的载体设计。党群干部的强项是把组织竞赛活动作为有效载体,推动急、难、险、重任务的完成,并且往往是一搞就灵,一搞就成。很多的任务指标在遭遇瓶颈和难题竞赛活动这个有效载体就能起到破解难题,突破瓶颈的“快捷键”和“推进剂”作用。但是从精细化管理的角度评价竞赛活动这种载体,还需要设计者应该尽量避免在竞赛活动上的“两个不宜”。
(一)载体不宜过多
按着精细化管理对载体含义的解释,载体就是承载、依托和平台,它是制造完成既定工作目标所需要的基本形式。因此,基于这种解释我认为任何内容的竞赛活动都不能依托的载体过多,那样容易让人对需要完成的实现目标在认识上产生迷茫,不利于完全树立一心一意向任务目标努力奋进的决心。所以,竞赛活动的载体不宜过多,能用一个载体解决的问题千万别用两个,最好是一事一赛,目标单一,尽快收获成果。比如:今年三月份作业二区为了解决春节长假后油水井现场标准化问题,四个管理站的党、工、团组织集中一个月时间专门开展了“现场规格化”竞赛活动。活动直观的从油水井的标准化现场入手,将竞赛细则作为评判内容。全体动员全面展开,很快作业二区的 270 余口油水井现场在一个月内发生了质的变化,最终实现了活动的竞赛目标。
(二)周期不宜过长
【关键词】财务会计工作;精细化管理;问题;策略
1引言
最近几年伴随着我们国家财政体制改革的进一步深化,财务会计管理工作也必须要做出调整和改革。在这之中精细化管理理念渐渐被广泛运用到了财务会计工作之中,财务会计工作中实施精细化管理,能够有效降低风险发生的概率,同时可经营管理构建一套科学的管理体系,以保障经营管理的平稳和持续,另外,通过将精细化管理引入会计工作中,能够使管理层更加清晰地掌握企业经营发展的状况,为经营决策的制定提供可靠的依据。
2财务会计工作精细化管理的特点
财务会计工作精细化管理的特点重点体现在两方面,即财务会计工作的系统化和专业化。第一,财务会计工作的系统化。精细化的管理手段能够实现事业单位财务会计工作的系统化。财务会计工作系统化是指从多个方面来把握事业单位的财务管理,要求做好事业单位的成本管理、核算管理,做好员工评价,系统把握成本管理和财务会计综合性工作。通过精细化的管理理念和手段从各方各面来开展财务管理的相关工作,就能够有效促进财务会计工作的系统化。第二,财务会计工作专业化。在财务会计工作精细化管理中,专业化是核心基础,而财务会计工作的专业化对会计从业者的要求更加严格,专业的工作人员才能推动财务会计工作的专业化实施,而财务工作的精细化管理,更要求专业化的软件系统进行辅助,以确保财务会计工作的有效开展,这个过程更需要制定专业化的制度。
3财务会计工作精细化管理存在的问题
3.1精细化管理的认识不足
现阶段,在财务会计工作中,对于精细化管理的认识严重不足,不能将财务目标与经营发展目标进行融合,传统的管理思想模式依旧存在,因此,精细化管理的作用始终无法发挥。另外,单位管理层对于精细化管理的认识不够充分,也是导致精细化管理价值无法发挥的重要原因之一。3.2管理制度水平低任何工作的开展都要辅以完善的管理制度,这一规律对于财务会计工作同样适用。但是在实际的工作中,有的单位财务会计工作方面的制度不够完善,并不能与时代的发展保持同向,甚至还有的单位没有建立管理制度,这不利于财务管理工作的有效开展,同时工作效率和工作质量也会受到不同程度的影响。
3.3无法保证基础工作质量和效率
由于受到传统思想观念的影响,财务会计工作模式缺乏创新,尤其是在引入先进工作模式以及理念时,全新的工作模式很难发挥出来效果,而财务会计工作较倾向于停留在手工时代。另外,由于在会计工作中会计核算的准确性不足,会计信息失真的现象时有发生,财务监管落不到实处,财务会计工作与战略发展目标无法进行有效结合,因此,财务会计工作的质量和效率得不到保障。
4财务会计工作精细化管理的对策
4.1树立正确的工作观念
思想是一切行动的先知,在财务会计工作中,正确的工作思想观念是开展一切工作的前提,所以树立正确的会计工作观念是非常必要的。在财务会计工作中,传统守旧的管理模式已经不复存在,取而代之的是精细化的管理理念。对于事业单位财务会计工作而言,应该充分认识精细化管理理念的重要意义,单位管理层更应该起到引导作用,以实际行动来落实精细化管理,从自身做起,起到模范带头作用。财务会计工作人员在树立精细化管理观念的同时,也要注重自身会计综合素质的提升,不断加强自我知识的积累,以更好地投入到会计相关工作中,对于财务部门而言,更应该加强与其他部门的沟通和交流,以不断提升财务会计工作的精细化管理质量和水平,促进会计工作的健康开展。
4.2提升财务工作者能力和素质
开展财务会计工作的精细化管理,要从财务会计工作者着手,不断提升财务会计工作者的综合能力,从而促进精细化管理工作的有效开展。财务会计工作者除了要拥有会计相关知识外,对会计相关法规制度也要有清晰的认识,同时具备一定的管理能力,以保障精细化管理理念能够有效落实。因此,为财务工作人员制定培训计划是非常有必要的,对培训情况进行考核,以提高会计工作人员的学习主动性。另外,要重视高端会计人才,以优化会计队伍,从而提升会计队伍的整体素质。
4.3编制详细的管理标准与制度
在财务会计工作中开展精细化管理工作,同时要辅以相应的制度和标准,以此来确保会计工作的有序进行。所以编制详细的管理制度,对会计工作的精细化管理起着重要的作用,将精细化管理的内容制定成细则制度,将会计目标及会计岗位职责紧密联系起来,从而保障会计工作的有效性开展。与此同时,要将考核制度一并纳入其中,通过考核来激励财务会计工作人员的工作热情,采取继续教育和培训的方式,提升财务会计工作人员的专业技能水平,以推动会计精细化管理工作的开展。
4.4加大对信息技术的应用
伴随着信息技术的飞速发展,信息技术已经应用到了各行各业中,在财务会计行业中同样适用,将信息技术引入财务会计工作中,使其与管理进行融合,以此来提升会计工作质量,使管理更加高效和科学。与此同时,会计工作中通过利用先进的信息技术,能够无形中提高会计核算的水平,从而降低工作人员的工作量,会计核算效率得到了大幅提升,而精准度也得到了保障,财务会计工作成效显著。
4.5所有人员都要参与进来
财务会计工作实施精细化管理的过程中,要求工作人员都要参与其中,使其对精细化管理有更深的认识,同时为财务会计精细化管理工作奠定坚实的基础。另外,所有工作人员的参与可以无形中推动精细化管理的进行,尤其是对于财务会计工作人员,能够促进财务工作高质高效,同时也发挥出了会计人员的有效职能。
4.6建立精细化的财务会计体系
对财务会计工作进行精细化管理,必须构建与之相符的精细化的财务会计体系,从而实现财务工作各个环节的精细化管理,如成本管理、资产管理、收入管理等,对资金的出入账目进行严格的管理和控制,并开展监督和复查工作,将资产管理体系按细节进行划分,并同时将其列入会计体系之中。在对固定资产进行精细化管理的过程中,要辅以折旧制度来进行,以将对固定资产的精细化管理落到实处。在对成本进行精细化管理的过程中,要对各项支出进行合理、科学的核查和分析,以确保资金用到实处,合理地利用资金,提高利用率。在对收入进行精细化管理的过程中,要严格创收内容,实行收入和支出的双向管理,将其控制在合理的范围。
4.7做好精细化的财务预算
财务预算作为会计工作的核心工作,科学合理的财务预算才能确保资金用到实处,减少不必要的开支,避免浪费现象的发生。现阶段,事业单位对于财务预算的执行度严重不足,究其原因是财务在编制预算中出现了不合理、不科学、不规范等问题。现阶段,我国的预算批复制度尚且不够健全,这便使得单位容易将申报文本误当成执行预算,而预算的客观性、严肃性和科学性严重缺失。鉴于此,要求财务部门对申报文本进行批复,将批复文件作为预算执行的依据才符合客观性、严肃性和科学性要求,反之则存在着较多的主观臆断行为,另外,以批复的申报文本为依据,也提高了预算执行的效率。在财务预算精细化管理工作中,要结合单位上年度的实际财务情况进行预算,并以预算管理制度为根本出发点,发挥财务预算精细化管理工作的作用,以此来推进财务会计工作的有效展开。
5结语
关键词:集约化;供电公司;会计管理
中图分类号:F23 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)11-0-01
一、财务集约化、信息化的背景概述
财务集约化是企业集团提高财务效率和效益的重要手段,是集约经营管理的一个组成部分,以内涵式的增长为基本特征,主要依靠生产要素的优化组合来促进企业的发展,注重效率和效益。供电公司财务集约化围绕“五集中”、“六统一”对业务流程和标准体系进行优化与完善。
近年来,财务信息化工作以支撑财务集约化管理为核心,以“财务业务横向融合、财务管理纵向集约”为目标,以巩固基础、完善功能、提升应用、推进集成为重点,全力提高财务信息系统的稳定性和实效性,全面建成“横向集成、纵向管控”的一体化财务信息工作平台,信息化成果突出,有力地支撑了公司业务发展,促进了公司财务管理水平及创新能力的大幅提升。随着供电公司体系变革不断推进,外部监管要求日益增强,财务信息化的支撑作用日益重要。
二、财务集约化、信息化背景下供电公司会计管理工作中存在的问题
(一)供电公司内控制度需要进一步完善。供电公司风险内控工作主要基于部门职能为主的业务垂直管理,跨部门、跨业务端到端的内部控制体系尚未全面建立,缺乏覆盖全公司统一的内控执行标准和评价标准,专业化的风险内控信息系统尚未全面建成。公司监督机制不够完善,会计从业者无法按照制度实行监督职能,使公司的监督机制不能发挥应有的作用。
(二)会计集中核算的整体效率和水平需进一步提升。财务与业务横向融合程度不高,部分业务信息还未与财务集成联动,前端业务系统数据质量仍然制约着会计信息的时效性和准确性;薪酬、电价、工程、资产等业务管理报表部分信息不能自动取数,“一键式”报表覆盖范围和功能有待拓展;年度决算审计时间过紧,决算审计的监督作用未能充分发挥。存在部分报表格式变动频繁,不利于连续、系统地开展财务分析的问题。
(三)标准流程的实用性和可操作性需进一步优化。标准流程的业务覆盖不够全面,统一的跨部门流程尚未建立,部分标准流程的设计还需优化,存在节点多、流程长、效率低,或者设计、描述不够详尽等问题。标准流程的维护机制尚未建立,流程调整与标准流程库更新可能脱节。
(四)财务分析的效率、效果有待增强。基础数据薄弱,部分专业数据积累不足,部分信息不能跨业务联动互用,数据信息的相关性、易用性、时效性不足;体系创新性不够,分析内容偏重于传统的财务情况和成本分析,分析方法局限于历史比较、单位比较,各种成熟的未来趋势分析等模型应用不多;薪酬、电价、工程等财务分析深度、广度不足,前端业务信息的利用和加工不够,对公司投资能力、发展能力、偿债能力等专题分析不足。
三、财务集约化、信息化背景下加强供电公司会计管理的策略
(一)强化会计基础工作管理。建立会计核算办法动态调整和的机制是加强供电公司会计管理的基础,应根据国家会计准则、外部监管和公司业务变化等,建立会计核算办法的动态机制,及时各项补充规定和解释说明,增强会计核算办法适用性。其次应制定公司原始凭证规范化管理意见,进一步强化会计监督职能。对重要的外部原始凭证进行电子扫描,对重要的内部原始凭证统一格式并固化到系统和流程中,提高原始凭证的传递效率,支撑重要原始凭证的追溯查询和在线审核。
(二)优化会计集中核算。研究按照业务属性为公司设置会计科目体系,满足外部监管机构的监管与披露要求,精简归并下级会计科目,将管理信息标准逐步从会计科目体系中剥离,净化会计科目。同时提高“一本账”结账的时效性,根据供电公司具体情况完善结账流程,通过制度规范来保证实现会计“一本账”所提供的信息具有决策价值性,提高供电单位结账效率。将会计核算规则嵌入业务系统,简化会计记账过程,推进财务业务融合应用、进一步提升核算规范化、自动化水平。
(三)创新优化报表编审模式。固化报表格式以及勾稽、取数、运算关系,提高不同期间报表信息的可比性。健全信息披露机制,明确披露内容和审批程序,提高披露信息的针对性、合理性。强化日常财务审核,消除风险和问题的诱因,避免各类问题在决算审核过程中的集中呈现。
(四)持续优化财务管控标准流程。依托财务信息化建设,优化现有标准流程,细化部分管理流程,优化部分运转低效的流程,结合新增业务需求和功能需求变化更新部分流程,扩大覆盖范围,将衔接紧密的业务环节逐步融合进财务标准流程,确保标准流程适用性。创建财务管控标准流程手册,明确与标准流程相关的系统操作细节,建立标准流程与系统手册相互索引,便于标准流程更新、维护与使用。
四、结束语
实施财务集约化管理是一项系统工程,需要持续推进深化的过程,不可能一蹴而就。依靠会计管理体制改革加强会计管理,通过提高经营要素质量、增加要素含量、要素集中投入以及调整要素组合方式等使财务集约化增益,才能在激烈的市场竞争中,发挥资金的最大效用,提高单位财务管理水平。
参考文献:
[1]杨萍.浅谈如何加强电力企业会计核算[J].财经界,2012(22):17-18.
[2]段浩英.电力企业会计核算问题研究[J].商场现代化,2011,8:120-121.