高校档案室工作计划

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高校档案室工作计划范文第1篇

【关键词】档案鉴定销毁;档案馆;困难问题;对策

高校档案作为记录高校管理活动、学生信息资料、科研等重要资料的载体，其工作的科学度和完善度，与高校日常工作的效率及质量密切相关。尤其是在最近几年，伴随学校规模扩大、生源的扩招，档案的销毁工作量及难度都有所提升。一方面，源源不断的新档案占据大量档案装具和档案室场所，并具有极大价值。另一方面，鉴定与销毁的不及时与缺乏科学性，对档案管理工作产生了一定滞碍。

一、当前我国高校档案鉴定销毁工作现状

高校档案的鉴定销毁工作，即对于相关档案资料价值进行判断与甄别。经过科学合理挑选，将具有一定价值的部分加以妥善保存，并将不具有保存意义的部分予以适当处理甚至废弃。从内容上讲，可分为归档前、后的鉴定及销毁。通常，由于高校日常事务繁多，学生数量庞大，科研信息量繁杂，因此相关档案的鉴定和销毁工作表现出很多问题。从宏观上来看（以会计档案管理为例），学校财务实行统一管理，会计档案管理任务重、时间紧。一方面，很多档案仅仅交由档案馆并做了数目清点和核对，而缺乏必要的后续鉴定和销毁工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而会计档案的合并工作并没有跟上步伐。再以科研档案为例，很多高校建校历史悠久，现存的科研档案资料数额庞大，不乏很多有期限保管变成了无期限保管，然而保存空间有限，造成了档案库房面积紧张的现状。

二、我国高校档案鉴定销毁工作的若干问题

（一）未对档案材料进行准确性鉴定。尽管档案理应作为高校日常工作的详尽记录，然而由于档案资料的形成容易受到客观条件及主观意愿的影响，因此在实际运行当中其内容并不一定真实、原始。很多情况下，档案资料会对于当下情形夸大、缩小及扭曲，且因不同存在时期和工作模块而情况各异。例如，会计档案资料中统计数字的虚报、科研工作成绩的夸大及学校基建档案资料与实际不符等。这些主观错误及客观过失，都会造成档案材料有失准确性，档案鉴定工作者有义务和责任降低甚至杜绝此类现象的出现。

（二） 亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大。通常，这类问题是由以下两点引起的：其一，鉴于很多高校档案室都错误地将馆藏量作为工作质量的衡量标准之一，因此为了实现一定的规模要求，将一些不具备实际价值的档案引入档案室，片面追求档案数额的升级。其二，很多档案在入管时缺乏及时地鉴定，导致工作长期累积，负担日渐增重。在上述情况下，很多档案室需要完成的鉴定和销毁工作需要涵盖如约到期档案，且还要涵盖很多被辅以永久保存之名，而实则毫无价值的部分。

（三）未进行完整性鉴定。在如今的高校档案室工作中能够发现，很多归档资料文件拥有一定的价值，但却缺乏必要的完整性。一方面，归档部门缺乏必要的健全性。学校日常事务繁杂，各个部门拥有的职能各异，所产生的档案数量、内容不具有一致性，很多仅仅是综合部门形成一定红头文件，而其他部门档案材料形成较少甚至没有，从而缺乏成体系的档案归整。另一方面，档案材料门类不全。很多学校除了财务、科研、学生信息等档案之外，其他方面信息缺失。同时，档案资料自身不完整。很多档案资料缺页、缺补充附件等，甚至很多核心部分漏失。

（四）缺乏鉴定档案的条理性。很多档案室管理仅将档案资料保管期限作为鉴定依据，缺少了一定的鉴定条理性，如忽视了档案文件本身的价值高低。然而，档案资料最为关键的并非为其馆藏是永久性还是暂时性，真正重要的是其在高校发展过程中实际蕴含的价值和作用的发挥。因此，在档案管理工作中，要分次重地进行档案保护、抢救，突出关键性档案的地位。

三、如何应对存在于档案鉴定销毁工作的相关问题

（一）提升进馆档案的质量，强化档案价值鉴定。在档案进馆之前，筛选工作就已经属于档案鉴定工作的一部分，若能工作到位，将会为后期档案鉴定和销毁工作省却很多麻烦。在筛选和鉴定档案价值、立卷及确定档案报关期限的过程中，工作人员需做到详细缜密，坚持有价值的档案入馆，无实际用处的档案不盲目接收。相关指导部门工作人员要定期、保质进行案卷质量抽查检验，档案室需要在检查案卷之后入档。凭借全面合理的档案鉴定与销毁，档案才可以立卷。在此过程中，相关工作人员要以认真负责的态度，对待每一步档案管理环节。

（二）提升监督与指导力度，完善档案鉴定销毁制度。作为档案管理工作的指导力量，领导层面要加强对于档案管理工作的监督，严格按照《档案法》的相关规定安排工作，次重点分明，依法依章办事，有部署、有安排、有检查，形成上行下效的完善档案管理体制。因此，要成立高效负责的领导班子，通过划定出鉴定委员会、领导小组，分工落实成员责任。同时，要制定周密的工作计划，按照一定时间、重要性等有序完善鉴定与销毁工作。对于不存在保存意义的档案资料，要在建立完善的书面记录且经上级领导审核后进行销毁。

（三）加强档案管理从业人员的整体素质。作为一项对于高校事业发展意义深重的工作，档案管理从业人员需要具备良好的职业素养和综合能力。很多高校档案室的管理人员身兼数职，甚至由其他部门人员监管相关工作，这样做 有失档案管理工作的完善性。高校在重视档案管理工作的同时，要首先重视起从业人员的选拔和任职环节，以必要的标准挑选专业档案管理人员。在日常工作当中，定期安排相关培训与讲座，为工作人员充电，为其介绍和普及最新、高效的档案鉴定和销毁知识。经过专业化培训，帮助工作人员形成科学的工作流程。

（四）健全档案鉴定和销毁体系。完善的档案鉴定和销毁体系是保障高校档案管理高效、高质量完成的前提，很多档案室工作人员仍旧沿用传统标准，且忽视了对于电子档案管理工具的使用。如今，高校的档案管理工作不应再沿用过去的期限管理模式，应将档案价值视为首要，例如，一些会计档案资料，如会议出差发票等，那样的话不必要进行永久保存，不仅占用库存，而且缺乏必要的价值。通过综合权衡各档案资料价值，形成明确的管理规定。

档案鉴定销毁工作质量的高低关系到高校生存及长远质量，在本文中，笔者针对当前我国高校档案鉴定销毁工作现状、存在的若干问题（未对于档案材料进行准确性鉴定、亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大、未进行完整性鉴定、缺乏鉴定档案的条理性）及有效的应对措施展开相关探讨，提出了提升进馆档案的质量、强化档案价值鉴定、提升监督指导力度及完善档案鉴定销毁制度、加强档案管理从业人员的整体素质及健全档案鉴定和销毁体系等相关策略，以期为行业提供一定借鉴。

【参考文献】

[1] 杨齐蕴. 档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J]. 办公室业务， 2012（21）.

[2] 刘琳. 档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J]. 办公室业务， 2013（01）.

高校档案室工作计划范文第2篇

科研档案主要指科技工作者在科技创新活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件资料或实物，主要包括文字资料、图表（纸）、数据等，科研档案能完整地展现一个单位每一个科研项目从科研准备、科学研究实验、总结鉴定、社会评价、成果奖励及推广应用全过程的各类材料。科研档案建设是高校科研管理部门的重要内容之一，将其纳入到高校科研管理的日常性工作并进行规划化建设越来越成为高等学校科研管理水平的重要前提。

科研档案的规范化建设主要包括管理规范和内容规范。管理规范是指有专门人员进行管理，建设要有档案形成、积累和归档的规范程序，规划化建设要纳入学校工作计划，科学管理业绩要与岗位职责考核相关联；内容规范是指从项目申报到研究过程中形成各种原始记录、实验数据到鉴定验收的各类总结，到成果的形成、奖励申报材料以及推广应用过程中设计文件、合同、用户反馈、市场调查等，缺少任何一个环节都会影响科研档案的完整性。

科研档案不仅仅是高校科研活动的历史记录，还是对科技工作者科研创新活动评价的重要客观依据，是科技评价的重要指标，是对学校科研活动总结规划的重要参考，是高校服务于地方和社会经济活动重要源泉，另外，对科研档案的科学化、规范化建设也是对高校科研管理部门科研管理规划化的重要体现。重视科研档案的管理和应用，加强科研档案的规范化、科学化建设对提高科研管理水平、充分利用和挖掘科研项目价值、提高科学研究水平将起到重要作用。

二、目前高校科研档案建设存在问题

1.收集不全

据了解，对科研档案的建设最大问题就是收集不全，体现在以下几个方面：一是项目不全，能收集到的就收集，收集不到的就不管了，特别是一些历史档案，残缺不全；二是科技人员对档案意识不高，不知道科研档案的价值，不知道存留一些科技资料，特别是信息类的东西；三是类别不全，成果材料有，项目材料没有；成功的经验有，失败的教训没有；纸质的有，实验数据却没有；图纸有，实物没有；缺少对科研档案建设的顶层规划，没有建立科研档案收集体系。

2.管理不善

科研档案建设的重点实际不在收集，而在管理。管理的难点不在资金，而在人员。科研档案收集上来，如何管理？没有科研档案的管理体系建设，没有科研档案人员培养计划，没有对科研档案进行分类而仅仅是档案的存放，等于前功尽弃。

3.利用率低

科研档案有价值不在于管理，而是如何利用。高校目前对科研档案建设普遍还停留在收集和整理上，而对于科研档案的后期利用还没有做更多的工作，对科研档案的利用还仅仅是资料的查询，对成果的推广和科研经验有分享方面还是零。所以，加强科研档案利用是科研档案建设的根本所在，也是建设科研档案管理体系的目的所在。

三、规范化建设对管理人员素质的新要求

高校档案管理队伍建设往往不会提上学校重点建设的任务单上，管理队伍呈现“三低一高”现象。即学历低、管理能力低、工作效率低、平均年龄高。高校档案室不是年轻人愿意去的地方，档案管理人员始终处于被安排的地步。现代高水平大学建设要求对高校的每个岗位都提出新的要求。

1.管理能力

人事档案、公文档案、建筑档案等其他档案的价值在于查询，重点中在于收集，档案材料要完整、齐全，而科研档案不同于它们，不是的收集、保管和查询，科研档案的价值体现在于使用，在收集、整理有过程中，要求管理人员要从繁多的科研档案中发现有价值的成果进行重点的管理和推介，在后期的科研或成果应用中发挥更大的作用。这就要求管理人员不仅要有将科研档案收集起来，还要在档案管理过程中对科研档案进行鉴别和分类管理，甚至于对科研档案为外部所用。

2.新技术应用能力

目前，科研档案不再只有纸质材料，而是有数字的、影像的、实物的等多种形式，存放条件也不再是简单的橱柜而要自动化管理、信息化管理、安全化管理，大批的新型的设备或安全装置投入使用，以传统的老弱病残来管理档案已远不能适应现代信息社会对档案管理的需要，更不用说，存在的本身就是高科技价值含量的科研档案。

3.沟通能力

科研档案在高校档案工作中应当占据相当重要的一部分，但很多高校却都存在收集不全、管理不善、利用率低等诸类问题，这些问题的存在相当程度上是因为管理人员沟通能力不够造成的。一是科技人员对科研档案的重视程度不够，对科研档案管理支持不够；二是科研档案工作历史欠账太多，大量基础性工作需要去协调、去沟通；三是科研档案的使用需要管理人员与产学研单位进行沟通联系。科研档案管理人员面对的不再是没有生命有一堆资料，而是有价值、有生命，可以指导科技工作者创新，可以产生经济价值和效益的宝贵财富。

4.专业能力

高校科研档案一定程度上代表了一个学校的研究水平和能力，是学校各个专业、团队、研究方向的科研档案信息的总和。管理人员不仅要有档案管理方面的能力和水平，还要具备一定的专业识别能力，能够对收集上来的各专业的科研档案进行初步的甄别，对其科技价值、保管需求要有识别能力。否则，会严重影响科研档案的利用价值，而这种影响却又是隐性的。

四、高校科研档案管理新模式

随着时代的发展，科研档案管理人员的观念也要与时俱进，科研档案要转化为科研信息，档案的查询、利用将转化为信息的交流，交流在场所也不再局限于档案室，而是网络化的、可远程的。所以信息的真实性、内容的完整性，管理方式的多样性对科研档案规范化建设至关重要，是科研档案形成、后期的利用的重要基础和前提。

1.加强科研档案的现代化管理水平

科研档案的现代化管理将促进科研管理水平的提高，计算机技术应用和网络化管理用为现阶段主要管理手段，也要快速地应用到科研档案的管理中去。新技术的应用拓宽了信息交换的渠道，缩短了信息交换的时间，科研档案的管理要顺应时代的要求，提高科研档案的电子化水平，通过网络为远程查询和利用科研档案提供了有利条件。

加强现代化管理水平需要高校加大资金投入，增加硬件建设，开发或购置科研档案管理系统，将收集整理的科研档案转化为电子化资料分类存放，并为广大科技工作者和决策者提供网上查询服务。

2.不断拓展科研档案服务的方式和途径

首先，科研档案服务要走出档案室面向广大科技工作者、走向社会。科研档案不再是一个单位的档案，要围绕社会需求展开科研服务，无论是管理人员的思想观念和认识，还是利用方式和服务手段都应社会化，也只这样，才能充分发挥科研档案的价值，才能走出阴暗的档案室，走到阳光下面去。如举办科研成果展、学校科研历程展，召开不定期的科研信息新闻会、信息交流会，举办科研档案建设的讨论会、座谈会、知识讲座等，使科研档案的利用工作和利用方式更贴近科技工作者，更贴近社会，更符合广大师生的要求，甚至走出校园，实现科研档案服务的社会化服务。

其次，实现科研档案服务的网络化。通过实现科研档案的数字化，开启科研档案服务的网络窗口，管理人员要尽快掌握先进的科技手段，介入网络服务领域。如实现科研档案信息的网上传送和查阅，实现科研成果的网上推介，建立与科技工作者的网上交流窗口等等，让广大科技工作者真正体会到科研档案的真实存在，改善档案管理的传统印象，用科技的手段，以科研档案服务为先导，树立档案服务的新形象。

高校档案室工作计划范文第3篇

一、近年来高校毕业生就业工作回顾

（一）高校毕业生就业政策制定不断完善

自2009年以来，我区先后出台的相关文件形成了促进高校毕业生就业的“1+9”政策体系，组织实施的相关就业计划形成了 “大学生村官”、“三支一扶”、西部志愿者、特岗教师、社区民生工作志愿服务、中小企业人才储备等6项高校毕业生服务基层项目，加上机关和事业单位招考、市场就业、人才派遣以及创业培训和就业见习，总计12项促进高校毕业生就业工作。自治区财政及其就业专项资金每年都要至少拿出两个亿的资金用于促进高校毕业生就业工作。

（二）高校毕业生就业政策宣传逐步扩大

通过电视台、电台等多家媒体开辟专栏，宣传我区促进高校毕业生就业的各项政策；向全区广大高校毕业生和有关部门发放了《高校毕业生就业计划政策宣传》的宣传单页和《高校毕业生就业政策问答》宣传手册。另外，举办了高校毕业生就业政策宣传培训班，向各盟市负责高校毕业生就工作的工作人员和各高校负责就业指导工作人员宣讲我区高校毕业生就业政策。

（三）人才市场成为高校毕业生就业主渠道

通过举办人才交流大会、专场招聘会和网上招聘等方式，积极为毕业生就业服务。人才市场是主渠道，中小企业是主方向，2010年通过人才市场实现就业人数为5万人。据统计，2009年和2010年，通过人才市场实现就业的应届高校毕业生占其当年总数的比率分别为53.4%和58%，都在50%以上，总数达10万多人，是促进高校毕业生就业工作中名符其实的主渠道。

（四）其它人才公共服务项目发挥着积极的辅助作用

全区各级人才交流服务机构及人才市场已经成为促进高校毕业生就业的主要平台和服务窗口，集“政策、项目、资金、平台和窗口”建设于一体的体系框架初见端倪，“政府促进就业、人才市场调节就业、高校毕业生自主择业”的工作格局初步形成。全区人才交流服务机构接收、调转、存放和管理高校毕业生档案达20万份以上，并提供了社会保障、职称评定、户口托管、评价派遣、流动党员管理、鉴证仲裁等相应的人才公共服务，有力地促进了高校毕业生就业。人才派遣计划就是根据企业人才需求为各类企业特别是大中型企业提供人才派遣服务。2010年我区人才派遣服务已派遣高校毕业生5234人。

（五）创业培训和就业见习力促高校毕业生就业

2010年我区共有就业见习基地300多家，国家级就业见习基地6家。我区共有8333名高校毕业生参加了就业见习。2010年我区共有3601名高校毕业生参加了创业培训。

二、当前高校毕业生就业工作的进展情况

今年年初，自治区政府专门召开了全区电视电话会议，明确了今年我区就业工作的主要目标和任务：适应加快转变经济发展方式的需要，进一步加大工作力度，不断完善政策措施，多渠道开发就业岗位，积极开展就业指导和服务，充分发挥高校毕业生服务基层、机关事业单位招考、人才储备、创业培训和就业见习等促进高校毕业生就业计划的载体作用，力争到年底使9.5万名高校毕业生实现就业或落实就业去向。

今年，我区应届高校毕业生首次突破10万人，达10.1万人，比上年增加7000余人，创历史新高。自治区人才公共服务部门负责开展12项就业计划中的市场就业、人才派遣、创业培训和就业见习。截至5月底，全区举办各类人才招聘会329场次，共有23746名高校毕业生签订了就业协议；为大中型企业派遣3279名高校毕业生；组织1617名和2130名高校毕业生分别进行了创业培训和就业见习。通过组织实施上述计划和其他8项工作计划，今年前5个月，我区共有3.2万余名高校毕业生实现了就业或落实了就业去向，占应届高校毕业生总数的32%。

三、存在的问题和思考

（一）存在的问题

经过多年的改革探索，我区人才公共服务平台为促进我区高校毕业生就业做出了重大贡献。但是，人才公共服务体系建设在我区这样一个经济社会欠发达的少数民族自治区还存在诸多困难和问题，想更好地促进高校毕业生就业还有诸多制约和阻碍。

一是高校毕业生人数增长迅速，结构性矛盾十分突出。近年来高校毕业生人数大幅增长。2011年我区毕业生首次突破10万人。据统计，十二五期间每年高校毕业生人数仍将保持高位，我区将连续三年在10万人以上。多数高校毕业生希望在机关事业单位和国有企业就业，希望在经济发达地区和城市生活和就业，到基层、中小企业就业的积极性不高，结构性矛盾依然十分突出。

二是服务经费不足，没有列入财政预算。作为基本公共服务，人才公共服务应该主要依赖财政的支持。由于高校扩招以来毕业生总量激增等原因，打破了原有的人才市场供求的相对平衡。而现行有关政策法规还难以根据社会需求变化及时修订，人才公共服务机构的服务职能还没完全得到“正名”，所需经费没有列入财政预算，处于“一事一议”地临时拨款甚至缺位状态，对人才公共服务体系发展形成严重制约。

高校档案室工作计划范文第4篇

关键词：高校；科研档案；规范化

1高校科研档案管理工作的内涵及作用

高校科研档案管理是指高等学校在科学技术研究过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源。它真实地记述了科研、生产活动的过程和成果及有关科研人员的科技思想、方法和经验，具有原始记录的基本属性，同时具有法律凭证、促进交流、提供资源再开发利用物质基础等作用。

2高校科研档案管理的归档范围

对于高校科研档案管理必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。目前，根据《科学技术研究档案管理暂行规定(1987)》高校科研档案管理包括五个阶段，即科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用。

2．1科研准备阶段

许多档案工作者会忽略此阶段的档案收集，往往此阶段的资料又存在一些重要信息。如:项目申报通知，项目申报书(含经费预算)、项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

2．2研究实验阶段

各种载体的重要原始记录(各类录音或录像资料、照片，电子或纸质笔记等)，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，同时，应注意收集项目的年度进展报告。

2．3总结鉴定验收阶段

工作总结，科研报告，科研成果(专利、论文、专著)，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料、验收材料的整套文件。

2．4成果和奖励申报阶段

成果和奖励申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2．5推广应用阶段

推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。根据教育部令第27号文件:《高等学校档案管理办法》科研类档案应当在项目完成后两个月归档。

3科研档案的规范化管理

3．1完善科研档案管理制度

目前，高校科研档案管理大多数是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要加强科技档案管理，保证科研档案的系统、准确、完整，各高校应当根据自身实际，制定属于本单位的《档案管理办法》。办法应该明确科研档案管理的总则、科研档案归档范围、归档材料细节整理要求、各部门职能分工、归档责任人、归档时间截点、归档后管理及保管期限。

3．2实现科研档案管理信息化

档案管理并不是一成不变的，随着时代的不断进步，电子档案也已成为趋势，对于该些档案的处理，需要高校科研部门与时俱进，定期组织档案管理人员进行学习。学校科研处应有功能完善的科研信息管理系统，并对该系统的维护落实到人。构建完善的科研管理信息体系，首先需要管理机制的建设，加强信息化管理的规划。信息管理系统日新月异，在旧有系统的基础上不断完善是必要的，新建的系统也必须要有“先行一步”的预知感，能够彰显人性化并做到短期内不落后。科研信息系统应实现每个科研档案管理人员都拥有自己的账号，随时登陆以便能对档案进行收集、整理、归档，实现科研档案多渠道、多方式的管理轨道。一个合格的科研信息管理系统，应实现科研项目管理的数据化，各项指标有据可查;科研资料管理标签化，档案资料进行分类整理，做出详细目录;资料信息整理标准化，一是对每一个项目做统一顺序整理，二是按照综合利用信息化要求，实现项目数据标签的录入建库;科研档案交接、查阅记录的信息化，规范完整的交接、移交记录，建立必要的查阅审批授权制度，做好科研档案保密管理和查阅记录。［1］

3．3提高科研人员归档意识

在很多的一段时间里，高校科研项目管理的过程中，高校只对项目申报、项目验收、项目成果评定等环节非常重视，对科研项目数量和到账经费特别看重，而忽略了科研档案的收集和归档。目前，科研档案归档工作已经慢慢得到重视，但仍有部分科研人员对科研档案的管理的意识薄弱。对于项目负责人来说，他更多的精力在于项目的研究与结题，而忽视了项目由申报到结题的资料整理，待项目结题时该项目的前期资料已经遗失。由于高校科研项目多、人员杂，仅仅依靠科研处的少数工作人员，根本无从掌握项目现实的研究阶段，更无法完成每个项目的资料归档。还有部分科研人员将科研成果看做自己的私有财产，许多具有归档价值的资料，如获奖证书、专利证书、论著等均不愿上交或移交档案时拖拖拉拉，有所保留。档案工作的“三参加”(即档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中)在科研档案管理工作中同样适用。科研档案工作就应该纳入高校工作计划、纳入校领导的议事日程、纳入到每一位科研人员的岗位职责中。明确知识产权为判定高校科研实力与核心竞争力的主要标准，应采取各种形式加强对科研档案工作重要性的宣传。［2］强化科研人员与科研档案管理人员的档案意识，高校应该实现资料归档的各级责任人，以实现科研项目归档的系统、准确、完整。项目立项之时，应要项目负责人提交《科研项目责任书》，该文件中应明确项目组成员及个人分工(含档案管理人)。各二级学院应有专职科研秘书，对各学院科研教师全面掌握，督促各项目负责人在时间截点内交材料，并统一项目尽量做到有一式两份的档案，一份交校科研处，一份留在二级学院，二级学院应该小型科研资料档案室。校科研处在全校科研材料归档方面责无旁贷，应配专职人员对全校科研档案进行管理，对项目全过程材料进行整理，保护材料完整性，注意材料装订细节，在科研系统对归档材料作登记，并定期交校档案室。科研档案管理人员是科研档案工作的主体，能否充分认识档案管理工作的重大意义和所承担的重任，能否及时督促科研人员归档，是确保档案整体质量、提高科研档案内在价值和利用率的关键一环，也是为经济建设和科技服务的一个必要前提。［3］

3．4提高科研档案利用率，保证科研档案完整性

针对目前情况而言，使用率和完整性都较好的是纵向项目，尤其是国家级、省级项目，这些材料在科研教师职称评定、再次申请项目、奖项申报等时候，尤为重要，科研教师对纵向项目的档案收集也相对认真，相比之下，横向项目的档案管理就较为欠缺。横向项目没有固定的申报书、合同等，这就需要科研处对横向项目所需要的材料进行规范，提倡教师使用格式合同，填报格式一致的责任书，监督教师定期进行中期检查，对符合验收条件的项目应敦促其尽快结题。对于经常有科研项目的教师而言，对于该些步骤较为熟悉，并不需要科研秘书的再三叮嘱就可完成档案收集，但是，对于一些项目不是太多，忙于教学，并对科研档案整理缺乏耐心的教师而言，往往对以上步骤产生误会、厌倦、反感，觉得职能部门“多此一举”，往往因此不断找借口，基层秘书及工作人员不好再三“得罪”该些教师，最终将导致科研项目的不完整。由不同时间段出现的分散资料到一个完整的科研档案的出现，并不是一个人努力的结果，它需要一个团队付出精力，需要制度来规范团队中每一个人的行为，为此，科研处应制定相关条例，对不能按时提交材料的项目进行处理，例如，未能交《责任书》就不能立项，未能交《验收表》就不能办结题手续，未能办结题手续就要预留响应百分比的项目经费等。古语云，温故而知新，科研档案的整理和再次利用，将迸发出更多创作的火花。

作者:欧建韶 单位:电子科技大学中山学院科技与研究生处

参考文献:

［1］李俊霖．高校科研档案管理信息化的研究［J］．技术与创新管理．2011，11(32)．

高校档案室工作计划范文第5篇

[文章编号]：1002-2139(2013)-2--01

一、总括

档案管理是管理中的一项重要内容，档案管理不仅仅体现在一个良好的制度方面，更是要求在复杂的形势下，尤其在经济、社会快速变化的情况下，需要我们把握好档案管理工作的时代性特点，不断的发现档案管理工作中的不足与失误，并紧跟社会发展的步伐，不断创新。提高学生档案管理工作水平，为高职院校的长远发展提供更优质的服务。随着高校扩招政策的推行,办学规模逐年扩大，在校学生人数不断增加，给高职院校的学生档案管理工作带来很多问题和挑战，在新形势新要求下，传统的手工管理模式已经体现出诸多弊端，这需要我们应用现代化的信息技术手段进行学生档案的数字化管理。

二、高职院校学生档案管理存在的问题

（一）学生档案管理体制不完善

高职院校通常上只设立档案室，没有按有关政策成立档案馆。档案工作的层次很难随学校的发展而提高，由于人员配置问题，档案管理人员基本限制在对档案收集、整理、归档、利用等工作中；学生档案数量多、收集分散，学生档案管理人员多认为将学籍材料归档移交便完成任务，因此高职院校学生档案管理经常处于被忽视的状态。由于高职院校逐年扩招，学生人数不断增加，大量的档案材料如果不规范入档，必然导致学生档案不完整，无法全面反映学生在校表现。

(二)学生档案管理程序漏洞多

由于学生档案的形成涉及面广，内容多数量大，部门之间协调困难，高职院校在学生档案管理模式上多采用分散管理，学校学生部门有学生档案室，但经常由于档案管理人员专业知识欠缺，而导致学生档案归档不规范，学生学籍归档移交过程中会出现班级混乱，丢档等现象，影像材料的收集和归档质量，容易出现档案收集不齐全，档案移交不及时，随意归档。虽然加大了在人力物力上的投资，但在不同程度上出现统一性欠缺，效率低下等问题。

（三）学生档案管理信息化存在不足

现代化管理是以管理的集合为特征的，任何一项管理制度几乎都以独自发挥效应。而档案管理信息化建设的落后导致了档案管理整体效率的降低，大部分档案管理单位到现在还是有手工录入、手工查档、手工登记，这导致档案管理工作量的增加，也降低了档案管理的整体效率。档案管理被认为是一项不能创造效益的工作，这种偏见导致档案管理工作没有足够的经费来支撑，档案管理工作人员也较少经过培训，很少有工作人员能了解和利用信息管理，更加导致了档案信息化程度的低下。要实现学生档案管理信息化，一般需要学校根据自身情况自行开发或者购买使用管理平台，学生人数多，流动性大，因此学生档案信息化工作量巨大，学生各项档案很难融合成完整电子版学生档案。而档案信息管理人才欠缺，因此学生档案无法实现全面信息化，即便有些院校的学生学籍档案信息化，但日常学习思想表现、社会实践以及活动等仍无法全面信息化。信息化档案仍不能很好地应用于高职院校学生档案管理的过程中，大多数院校的学生毕业前仍要用纸质打印放入档案移交用人单位，信息化真正意义无法落到实际应用当中。

三、改进高职院校学生档案管理工作的方法

针对高职院校学生档案管理中存在的种种问题，以及高职院校管理要适应信息化时代的需要，当前高职院校档案管理工作应更新观念，科学管理，充分利用现代信息技术手段，做好以下几方面工作。

（一）改善相应的档案管理制度体系

制度是运行的保障，要做好高职院校学生档案工作，首先要强化档案管理意识，提高档案管理工作的地位，应建立高职院校档案管理小组，各部门设立相应的兼职档案员，使全校档案管理形成网络，形成领导负责、组织落实、分工明确、责任到人的档案管理体系，把档案管理工作落到实处。应把档案现代化管理工作纳入学校工作计划和议事日程中，重视学生档案管理，为学校档案部门提供良好的工作条件。

（二）加强学生档案档案信息化建设

改变收集、整理、进库、取卷等繁琐低效的学生档案管理模式，将丰富的档案信息予以数字化，及时有效地将学生各项信息转变为高效的网络化服务，高职院校档案管理工作对管理科技化、信息化的水平越来越高。从现有发达国家档案管理的情况看，他们普遍的建立起了完善的档案数据库，借助科技信息优势，形成了强大的高职院校档案信息检索能力。

（三）加快高职院校档案管理工作信息化进程