数字档案工作计划

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数字档案工作计划范文第1篇

船舶档案主要是指有关于船舶方面的文字、图像以及声音和其他类型为载体的原始记录和资料，在过去的很长一段时间内船舶档案的保存一直以纸质形式存在，并且这种档案保存形式也应用于社会个行业中，为我国科学文化事业提供了重要的帮助。纸质档案作为事件记录的原始载体不仅具有唯一性的特点，不能随意复制和更改，更由于其自身的真实性和直观性，在鉴定上较为简单而受到了人们的喜爱。但是随着社会的不断进步，科学技术的不断发展以及档案量的逐渐增加使得原有的档案保存形式已经不适用于当今社会，船舶档案数字化已经成为了不可阻挡的历史潮流。

一、船舶档案数字化工作的发展现状

鉴于纸质存储档案对于外部环境的要求较高以及档案工作量的不断加大，各方面对于船舶档案管理工作都提出了更高的要求，在这样的环境背景下进行船舶档案的数字化建设显得势在必行。档案数字化工作主要就是指通过对智能信息处理技术的利用，将传统的以纸张、录音带以及录像带等为储存介质的原始档案材料借助于现代化的扫描、压缩手段将其转化为图片文件以及声音文件和录像文件的格式，并且在运用储存管理技术将其储存到各类介质上，便于在需要的时候能够通过快速检索手段将其查找出来予以利用。在网络技术的基础上，逐步建立小范围内的网络平台，逐渐向全国范围扩展，以便为需要者提供查询、搜索之需。船舶档案数字化的最大优势和特点在于资源数字化、管理网络化、智能化以及使用方便化。

从发展的趋势上来看，船舶档案数字化发展是档案管理工作整体发展趋势的方向，档案自起草、修改到印发都在计算机上进行，将会有利于档案的修改和复制，在数字化状态下的的档案能够提供更加高效的利用效率和质量，能够更好地满足船舶行业乃至全社会的需要。但是就我国目前的发展情况上来看，限于种种客观原因的限制使得计算机技术在船舶档案的管理工作中始终没有发挥出应有的作用和价值，档案的保密性和社会公众的需求两者之间的矛盾成为了影响船舶档案数字化工作的最大掣肘之一，造成了档案数字化的发展速度相对于社会数字化技术的发展来说存在着很大的滞后性，不能有效地满足各方需要。

二、船舶档案数字化的利与弊

（一）船舶档案数字化的积极影响

从发展的角度上来说，档案数字化是档案信息化建设的重要内容，资源建设主要包含两部分，一是对现有馆藏档案的数字化，二是对电子文件进行归档和电子档案管理。借助于这种数字化形式可以对档案原件起到很好地保护作用，使电子文件形式的档案替代原件的使用，进而避免原件档案的过度使用而损坏，并且在数字化副本异地保存的条件下，输出缩微胶片还能够做到永久保存和使用，通过这种手段即使档案资料出现了重大灾难和意外情况也不至于使档案资料产生毁灭性的破坏。船舶档案数字化还能够有效地改善档案利用方式，一方面数字化后的档案能够做到共享使用，这样就能够提供档案的利用效率，摆脱孤本的限制;并且当需要对档案进行利用时，利用者将会打破时间的限制，能够随时使用需要的文件。最为重要的是船舶档案数字化是当今社会发展的主流趋势，社会的发展要求船舶档案必须进行改变和创新，以适应当今社会需要。

（二）船舶档案数字化所带来的隐患

船舶档案数字化在为档案管理工作带来便利的同时也带来的相应问题，其中最为突出的就是档案信息的安全问题。鉴于船舶档案数字化工作后，其接触的范围和广度也将会变得，因此面临安全风险的几率也随之增大。档案数字化主要的安全问题来自于四方面，分别是网络安全问题、系统安全问题、应用安全和病毒防范问题以及档案数据安全问题。网络安全问题是指基础网络设施不可能保证一直正常运行，在其运行过程中很有可能出现各类故障，进而影响到档案管理;二系统安全则是指档案数字化的相关计算机系统可能存在系统漏洞，在这样的环境下档案信息很有可能被窃取和利用;应用安全及病毒的防范则是由于网络病毒是伴随着网络的存在而存在的，如果不能进行有效地处理很有可能使档案信息面临病毒的威胁;而档案信息数据的安全则是指应当对船舶档案信息进行一定的加密处理，否则很有可能加大档案信息数据丢失的风险，一般情况下用户在访问档案信息和数据时，档案信息都是真实和完整的，如果不对用户的权限进行设置变更，而任由他人进入系统，将会使档案信息处于无保护状态，随时都存在被更改和利用的风险，这也是档案数字化所带来的主要问题。为此，在船舶档案数字化的不断发展过程中还应当对安全管理技术进行不断地研究，为档案信息的安全提供更加可靠地保障。

三、纸质档案转化为数字档案工作的思考

从形式上的变化来看，船舶档案数字化工作的最大变化在于储存介质发生了变化，由传统的纸质储存转变成了电子文件形式的储存。从某种程度上来讲，数字档案的共享与网络的沟通需要一系列的标准和规范来使其得以实现，例如各类档案数据的交换、档案信息的传递以及档案资源的共享和网络平台的链接等等。无论是对于储存的老档案来说，还是对现在的电子文件形式的新档案来说都应当严格按照标准化的原则去进行，确保纸质档案能够被完整的转换为数字化，电子文件能够归档，数字化档案能够被有序的保管、传递和利用，尽量避免各自为政、互不兼容现象的发生。对于船舶档案数字化工作来讲，建立一套标准和规范是必不可少的工作，在纸质档案转换为数字档案的过程中一定要发挥出标准和规范的引导性作用，保证技术上能够实现协调性和整体性的统一。而在现实的工作中，还应当严格执行国家档案局所颁布的《电子文件归档与管理规范》，对电子文件的归档和管理要进行严格规范，对于文字型电子文件、扫描型电子文件、视频和多媒体电子文件以及音频电子文件等各类档案都应当采取通用的格式予以储存和管理。

与此同时，在纸质档案转换为数字档案的过程中我们还应当注重为数字化档案提供一种良好的运行环境。船舶档案数字化主要就是指借助于信息系统加工和计算机网络传输来实现档案资源的合理配置与有效利用。对于档案的数字化管理来说，最为重要的就是技术性支撑，档案数字化需要相应的管理平台和技术手段作保证，这也是当今社会进行档案管理所必须具备的条件。但是从难度系数上来讲，档案数字化属于一项全方位的系统工程，其中包含了文件格式标准制定以及系统运行环境中其他标准制定等诸多内容，这使得船舶档案的数字化在未来的发展过程中还有很长一段路要走。针对于纸质档案转化为数字档案仍然有很多基础性工作要做，为此在转换过程中主要应当做好如下几方面。其一是要制定网络基础设施标准，为数字档案信息提供一个标准化的网络运行环境;其二则是要制定相关的应用标准，为数字化形式的船舶档案应用提供便利条件和有效规范，在数据源、代码以及电子公文格式上要遵循自身的标准;其三就是要制定好应用支撑标准，为数字化档案信息提供应有支撑和服务;最后则是要制定出合理有效地信息安全标准，为信息管理和应用创造一个安全的环境。船舶档案数字化工作要坚持从自身的立足点出发，在纸质档案的转换过程中要注重对门类和多元化档案资源的有效整合，最大限度上做到档案资源的合理配置，强化船舶档案的管理水平。

数字档案工作计划范文第2篇

关键词：数字档案；安全风险；应对策略

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

1数字档案安全风险应急响应

数字档案安全风险应急和安全评估是一个有机的整体，一个完整的安全评估工作也包括对组织的安全突发事件及时响应能力的评估。安全评估侧重对组织日常信息安全的测评工作，应是常态化，经常性的组织行为，而安全风险应急措施是在组织安全突发事件发生时的一种突发性、临时的组织行为，但对安全事件的应急准备工作则应和安全评估一样，是一种有计划、经常性的组织行为。安全风险应急实施人员通过对各种不确定因素的分析，在突发、重大数字档案信息安全事件的发生，及时采取有效措施，弥补损失并阻止恶性事件的扩大，使数字档案信息的损失降至最小。

在数字档案信息安全应急响应中主要有计划的准备、计划的编制和计划的实践三个关键环节使整个组织形成了一个信息反馈、控制、管理、决策的良性循环。在应急响应三个环节中，计划准备是基础，计划编制是依据，计划的实施是应急响应的核心。

计划准备阶段是在安全评估的基础上，全面掌握数字档案管理系统及组织存在的不确定风险因素，明确组织及应急目标，制定应急策略。

计划编制是在明确应急响应需求和响应策略基础上，将各项需求和措施进行细化、分工，以明确不同职能部门及人员的工作内容。

计划的实施是组织内相关职能部门对应急计划的实现，通过计划的实施，在原有安全措施的基础上，对存在的可能造成威胁数字档案安全的因素进行排查与补救，使其达到安全管理级别。

2数字档案安全风险应对层次

影响数字档案安全的因素多种多样，环节涉及数字档案从生成、收集、保管直到提供用户利用，关系到其形成机构、管理机构、流通机构、档案管理信息系统、人员、管理规范等多个方面，按照应对措施涉及范围，将对数字档案安全风险应对划分为三个层次：社会层面、区域层面、机构层面。

1)社会层面

社会层面的数字档案安全风险应对主要在国家层面动作，安全风险应对主体包括两类：一是主管全国信息化建设部门，包括国家信息化领导小组、国家档案局以及各个部委的信息化部门、档案机构等；二是国家档案馆。前者负责管理社会环境安全风险因素，营造一个相对安全的社会信息环境，使社会整体有较强的数字档案安全意识，逐步健全数字档案管理规范体系，完善数字档案信息服务体系。后者则对数字档案信息的收集实现安全管理。

2)区域层面

区域层面数字档案安全应对主要体现在一个特定行政区的范围内，其应对主体包括该区内主管数字档案的行政管理部门，如信息化指导办公室、档案局，其次是该辖区内的综合性档案信息中心、文件中心、联合档案室等。前者主要负责保障本区域档案信息化建设的社会环境，后者主要任务是保障委托单位数字档案信息的真实、准确、可用。

3)机构层面

机构层次的数字档案安全风险应对主要体现在数字档案形成机构内部，主体包括形成、管理、利用数字档案的参与者，主要任务是提供高质量的数字档案信息。

3数字档案安全风险应对手段

无论是社会层面、区域层面还是机构层面，实现数字档案安全管理策略的具体应对手段主要有：系统、管理、制度、人员及资金。

1)系统

生成、管理和保存数字档案的环境和管理信息系统的安全是保证数字档案安全的基础，"系统"类的数字档案安全应对手段，既要应对信息技术的先天缺陷，又要尽量减少管理信息系统及信息传输通道设计中考虑的不周，这主要涉及计算机硬件、网络设备等物理设施与应用软件、协议等软件平台等多个方面。

2)管理

主要指数字档案的生成、保存、传输等管理性工作。数字档案和组织业务活动相伴而生，因此组织的管理活动每个环节都承担应对数字档案安全风险的任务。数字档案信息生成环节的优化与管理方法的改进，可以有效防范和控制数字档案在管理与流通服务中面临的各种威胁。

3)制度

制度是要求数字档案生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。

连续、有效、健全的制度是科学应对数字档案安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各种人员应对安全风险的积极性才是根本。

4)人员

人员是数字档案安全风险应对中最关键的部分，也是最难的部分。应对安全风险，有效管理参与人员是建立在以下两个假设之上：

一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负应对安全风险的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。

二是参与人员分工不同，每类人员参与应对安全风险的工作分工不同。在应对安全风险工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者、利用者的权利、责任和义务。

5)资金

资金是应对数字档案安全风险的基本保证。在风险评估及应对中，尽管资金不是充分条件，但是不可或缺的必要条件。组织管理、制度建设、人员激励等都离不开财力的支持。资金的参与，使安全风险应对工作在保障数字档案安全工作中发挥更有效的作用。

4数字档案安全风险应对策略

根据数字档案安全评估结果，全面分析数字档案生成、保存、管理、流通等各环节存在的影响其长期保存及安全利用的不确定因素，明确现有安全规则水平，在尽可能减少组织成本情况下，对威胁数字档案安全的不良因素进行有针对性的保护措施，使数字档案安全保护能力达到更高水平，保障数字档案价值的有效发挥。

依据安全风险管理的基本原理，应对数字档案安全风险，可以采用预防、减轻、接受、转移和回避这五种基本策略。

1)预防

风险预防是一种主动的应对策略，是一种事前控制，目的在于尽量规避安全事件的出现，是效果最好的安全风险应对策略。基本方法包括：防止不确定因素的出现、消除已经存在的不确定因素、有效管理不确定因素，防止安全事件的发生三个方面。

2)降低风险

降低风险也是一种主动的安全风险应对策略，在安全风险事件发生前，能通过计划、准备和控制，削弱不确定因素的威胁力量，降低安全风险发生的可能性或减缓不确定因素带来的不良后果。在无法完全预防不确定因素带来的不良后果时，合理规避风险也是一种优化选择。根据二八定律，在不确定因素中，只有很小一部分威胁最大，集中力量控制对数字档案影响最大的一部分不良因素，切断安全风险的连锁与耦合作用，降低安全风险的整体水平。因此，在数字档案安全管理过程中，对造成安全事件的源风险及低层风险因素的评估与预防应更加重视^。综合运用预防与降低风险两种策略，能有效阻止影响组织目标的重大安全事件的发生。

3)转移风险

转移风险又叫合伙分担风险，虽然它不能降低安全风险事件发生的概率或减轻不良后果，但借助法律规定的相关有效协议或合同，组织在安全事故中的部分损失按协议规定，由合作伙伴承担相应的风险后果，相对降低不良因素对组织的影响。

4)接受风险

接受风险是有意识地选择承担风险后果的一种策略，它不采取措施预防风险事故的发生，而是在事故发生后再进行处理。这种策略通常适用于应对发生概率低、不良后果轻的风险因素。它是一种较为"经济"的、应对风险活动成本相对较低的方法。如果风险事故中损失较小，远低于风险应对活动的费用，可以考虑接受风险的方法。接受风险策略分为主动和被动两种形式。主动接受风险活动与风险应急响应相似，有事先计划，一旦风险事故发生，立即实施计划以弥补损失，并防止向更大范围的扩散。而被动接受是不采取任务防护措施，在安全风险事故发生后，直接承担损失。

5)回避风险

由于不同的组织中，数字档案利用价值量与资源管理能力不同，组织放弃对数字档案的管理，从而避免了潜在威胁发生的可能性。回避风险是一种消极的应对策略，在档案数字化及社会化进程中，严重影响档案社会价值的发挥，浪费有效的社会资源。

预防、减轻、接受、转移和回避这五种安全风险应对策略，主动性依次降低、实施难度依次降低，而不良因素造成的损失却依次增加。在数字档案安全风险应对活动中，依据不同地区、机构、业务活动等特点，综合考虑多方面因素，根据组织自身情况的不同选择不同的应对策略，以提高数字档案安全层次。但无论采用何种应对策略，都应以主动应对为主，被动应对为辅的总体策略，尽可能避免或降低安全事故的发生。

参考文献：

[I]蒋贺.数字档案信息保存中的风险评估研究[C]. 2010年全国档案工作者年会论文集，2010

[2]张美芳.档案保护技术战略评估实践的研究[J].档案学研究，2009(1)

[3]庹宁，杨春秀.数字档案长期安全保存问题分析[J].华南金融电脑，2009(9)

数字档案工作计划范文第3篇

高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。

3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。

高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。

4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。

在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、数字化进程中高校档案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。

法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。

2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。

档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。

3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。

数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。

数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。

5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。

数字档案工作计划范文第4篇

[文章编号]1005-6041（2016）03-0021-04

在信息化时代背景下，档案载体由传统纸质转变为先数字后纸质的载体产生形式，因此需要科学的技术手段进行管理应用。档案利用过程中，会产生具有附加价值的新档案，产生“二次归档”问题，如何保证数字档案的原始性，如何对档案“二次归档”，如何解决档案保密与档案利用的矛盾，是档案管理领域需要探索的方向。数字档案研究有别于传统纸质档案等偏向保存的研究，重点在于如何确保档案原始性和如何管理利用档案。数字档案无须过多考虑存放问题，而需考虑分级保密和存档价值问题。在新的时代潮流面前，针对高校图书馆档案管理混乱的现状，本文提出高校图书馆数字档案共享模式，试图在高校图书馆特定领域挖掘数字档案管理的新需求，使数字档案的管理和利用能够保障和推动高校图书馆发展。

1 高校图书馆档案管理研究现状

1.1 档案知识管理研究薄弱

档案学研究已由档案记录的保存演进至档案记录的管理[1]，这与计算机、网络、数字存储等高科技技术普及有关。但档案学与图书馆学、情报学在知识管理研究领域上仍存在着差距。在定量方面主要表现为文献整体数量不足，期刊的集中程度不高，没有形成核心作者群，得到资助的基金比较少；在定性方面，档案学知识管理研究的关键词和主题不如图书馆学丰富，没有将知识管理的内涵和外延进行扩展[2]。这种差距与档案工作“重藏轻用”的特点和档案学整体发展落后于图书馆学有关，档案学应加强对知识管理研究的重视。作为图书馆学与档案学的交叉领域的图书馆档案管理，仍然停留在纸质档案回溯数字化、图书档案管理融合一体化阶段。档案管理要适应信息化时展需求，应吸取图书馆学、情报学研究理论和方法，通过知识管理应用技术，实现“信息”向“知识”演变。

1.2 档案管理手段单一

现有的高校图书馆档案管理手段以档案数字化、图书档案管理融合一体化为主，缺少档案演变为“知识”的形式及手段。对档案“信息”的评价、鉴定等行为仅限于档案管理人员个人对制度化管理的理解，而由此造成对档案留存价值评估处于封闭状态下的经验行为、制度行为。而制度和个人经验有时未能及时跟上科技发展的变化。当单个档案的部分缺失，档案管理人员时常以档案不全或该部分未达到留存价值等理由推诿，查阅档案用户很少就档案缺失部分提出严谨的异议。

1.3 高校图书馆档案管理服务理念缺失

我国高校图书馆信息化设施的普及阶段已基本结束，目前正朝着质量提升的阶段前进[3]，然而高校图书馆档案管理服务理念局限于被动式查阅。高校图书馆侧重于党务、人事、设备、基建、财务等方面行文格式公事化的档案归档保存，其目的是有需求时提供查阅。此类服务方式属于档案学最原始的基本的查阅功能。现有高校图书馆档案管理在读者档案、新馆建设档案、人事档案、图书馆历史档案等方面都有涉及，但都没有提出“知识”化的服务概念。在一体化中进程中，图书、档案、情报一体化数字网站必须能够快速地接收、分析、处理新的信息，并将处理后的信息及时地传递给需要它的读者[4]。这类着重网络化的服务形式，忽视了服务的理念――“知识管理”主动式服务，此管理状态形成的原因是档案管理服务理念与信息化环境脱节造成服务理念缺失。

随着网络信息化蓬勃发展，国家图书馆“十二五”规划纲要中提出加快图书馆现代化转型，开创国家图书馆事业发展新局面，强调为图书馆界提供主动服务理念。高校图书馆档案服务理念应着重在主动服务、合作共赢、引领业务、开放资源等方面进行深化。建立档案管理主动服务理念，形成有效的共享机制，能够加强馆内各部门粘连性、加强校内职能部门之间的粘连性、强化馆际之间交流学习的粘连性。通过从档案管理演变成档案的知识管理，使得图书馆档案为图书馆发展提供有力的知识储备及共享平台。

2 高校图书馆档案信息化共享模式策略

档案学应扩大原有的研究领域，借鉴图书馆学、情报学的信息组织研究方式，来满足新技术环境下人们对档案利用方式变革的需求[5]。高校可以利用档案信息化共享模式建立档案共享平台，通过平台实现档案价值评估，确保档案的完整性和档案管理的规范化。构建档案管理平台以馆内共享为主，可推广到校内学科研究服务领域和馆际之间交流服务领域（见图1）。

2.1 高校图书馆档案馆内共享模式

图书馆档案馆内共享基于公平公正公开原则，是结合图书馆绩效管理，推动业务技术共享为核心的共享模式。馆内档案的共享内容包括：馆内各业务部门的年度工作计划，年度总结报告等量化数据，馆内不同业务侧重点的服务质量评价，馆员素质培训实践效果，设备采购选择参数等。通过共享模式加强全馆馆员的参与度，利用共享档案价值评估，进行有效的量化工作服务质量评定，形成完善的服务档案群。通过年度档案的比较分析，使业务侧重调整有据可依，馆员业务培训流程有章可循，创新服务的效果有表可查，馆员轮岗交接材料也能以档案形式保留。

2.2 高校图书馆档案校内共享模式

高校图书馆档案校内共享模式策略是以科学数据服务[6]、学科服务、读者特殊服务为指向的引导型共享模式。利用共享平台让校内师生读者充分了解图书馆的特色服务内容及服务效果，以达到宣传、凝聚关联读者群体的目的。对高校新开专业，院系拆分或合并等行为进行档案存档，根据相关教学需求通过档案共享模式跟进图书资源配置，使得行政角度自上而下的执行转变为自下而上的主动配合。

2.3 高校图书馆档案馆际共享模式

图书馆档案馆际共享模式策略是以打破高校图书馆间“贫富差距”，构建海量分布式档案资源库群、统一的档案知识型管理平台，实现图书馆馆际间合作共赢的泛合作型共享模式。档案馆际共享模式能有效地进行业务部门档案交流、创新服务档案的价值评估和图书馆学术交流。共享策略的目的是节约馆际合作交流成本，提供馆际合作成功案例，使区域的发展不平衡具体方面得以量化表现，采取“跟随战略”使落后的高校图书馆发展有所借鉴。特别是针对高校图书馆的评估要求可以有依据地适度调整，针对高效益低成本创新特色服务能迅速推广，针对高效价值的服务体系由国家层面的统筹规划投入从而缩小地域性差距。

3 高校图书馆档案实现信息化共享的措施要求

3.1 档案信息化共享的硬件设施要求

档案共享硬件设施要求数据库分布式管理存储、有集中安全的异地备份。档案虽然提供查阅功能，但并不是所有范畴的档案都可以完成公开。分布管理存储使数字档案具有地域性的存放地点，可以有效地保护档案安全性，有效防范系统维护人员登录档案存储设备服务器，有效地保护档案共享范围。利用异地加密的备份手段，可以规避突况下档案存储数据库遭受灾难性打击，加快重建修复进度，确保档案管理系统可靠运行。

3.2 档案信息化共享的技术平台要求

本着节约成本，缩短开发周期出发，利用开源系统如Dspace等为基础平台，对档案管理平台进行配置和二次开发。技术平台重点是优化检索方式，简化档案录入提交的步骤，达到易录优检的效果。通过爬虫技术提取有效的关键词，组合档案录入时设置的主题词进行爬虫检索。以明晰的（档案前期的）需求分析进行相关检索，使检索结果以完整的连续存档显示。当存档部分内容有等级限制时，可通过用户级别进行隐性显示，以方便用户知晓并提出查考申请，经核准后，单独进行档案传递推送。

3.3 档案信息化共享的标准化要求

文档、音频、图片的档案存储相对于目前存储设备容量不构成负担，如何完整记录保存才是关键之所在，因此，档案信息化过程中需要执行标准化规范。真实地实时记录档案，并对档案进行跟踪记录，确保档案的完整性以方便档案的查考。引入“标准化”可以通过平台设计来量化档案录入的元数据量。“标准化”过程是通过实践让“标准”不停修正的过程，并通过平台管理应用强制执行的过程。在档案分类、分级和鉴定等量化过程需要平台以“标准化”的规范，在界面上设定简单可视符合思维逻辑判定的布局。

3.4 档案信息化共享对建档馆员的素质要求

馆员参与档案信息化建档的过程主要是把档案信息知识化的过程。规范培训内容及流程，加强归档工作的日常化、分类的规范化，适度放宽分布式参与程度，使馆员在归档交流中以常态化进行建档管理。特别在档案保密分级制度和对档案完整性的概念理解上，对完整的档案进行合理拆分提交，并对拆分各部分进行分级保护，达到档案内容分级保护的效果。馆员参与档案的建档、管理及评价有利于馆员自身业务服务水平的提高，有利于档案价值的传递推广。建档共享过程也是馆员相互学习促进的过程，达到相互共赢的目的。

3.5 数字档案原始性的存储技术要求

确保数字档案的原始性是档案管理最为核心的保护技术之一。解决的办法是依赖开放性Linux操作系统的用户权限功能，在数字档案在归档后，让系统定时对数字档案进行写权限的提升，禁止用户对数字档案进行修改增删操作。通过分布式存储技术，使存储与系统平台物理存放分离，并限定存储服务器的Root用户只能在存储服务器上登录，杜绝Root权限人员通过网络远程操作对档案进行修改增删。当需要对档案进行修改增删操作时，应视为档案进行“二次归档”的相关活动，应保留记录体现数字档案原始性。

4 通过信息化共享构建高校图书馆档案价值体系

明确档案管理的价值体系是执行高校图书馆档案管理共享理念前提。便利的获取方式，档案真实有效，数据原始且具有连续性，突显档案利用价值，并通过价值观来确定服务观。在图书馆数字化建设阶段，倾向追求读者服务为主的服务价值而忽视自身发展服务价值，目前应考虑图书馆自身发展需要，使馆员素质及图书馆自身能够稳定均衡发展，再进行下轮创新服务的发展。高校图书馆档案价值可从权威、考核及监督三个方面构建价值体系。

4.1 通过网络分布式数据库管理构建权威价值体系

高校图书馆档案分布式数据元收集的完整性体现档案考查核心价值。从归档的严谨角度，收集元数据不可修改只能追加，体现档案原始性的同时，也继承了档案文件的记录性，再现历史真实面貌的原始文献理念。通过丰富原始性数据积累为档案研究利用提供数据挖掘的条件。来源正统的权威性价值档案，让研究分析起点上建立在成功因子之上，使分布式数据档案管理得以进入良性发展。

4.2 通过网络信息化环境构建考核价值体系

高校图书馆业务档案有效记录图书馆服务质量和馆员工作成绩并进行量化管理，并作为绩效考核、高校教学评估图书馆考核的统计数据来源、新服务立项和院系专业改革等跟踪考核。在网络信息化的环境下，构建全面的参与评价考核机制，全面参与有利于考核价值的合理性和客观性，让考核价值体系在依托档案管理下公正地产生合理激励效果，考核价值体系也有利于指导档案归案细节。在档案管理和考核相互作用下，使档案管理制度及规范章程“标准化”，为“标准化”的可复制性创造条件。

4.3 通过网络信息化公开构建监督价值体系

高校图书馆档案共享平台有效监管高校图书馆投资、设备选购、新馆建设等发展项目。利用档案管理建立资金投入效益最大化为目的的监督机制，有利于图书馆集思广益、少犯错误和节能减排规避浪费。以自下而上的修正执行监督，能有效制约权力垄断格局，推进民主参与的进程。在图书馆改革修正的道路上，起到保驾护航的监管。明晰的档案管理的监督价值体系，让图书馆在有序合理、与时俱进的惯性下高速高效地发展。

数字档案工作计划范文第5篇

一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一）要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

（二）要加强新型载体档案的管理。随着办公自动化的深入推进和办公条件的改善，电子文件、数码照片等在各单位大量出现，相应的磁盘、光盘等新的存贮载体被广泛使用，档案实体和档案管理模式也有了相应的变化，对档案管理提出了新的要求。各单位要加强新型载体档案的管理，做好对这些档案的积累、收集和整理工作，保证档案的齐全完整。

（三）要今年9月市档案局下发《关于开展全市档案工作执法检查的通知》后，各部门、单位认真对照检查内容开展了自查，针对存在问题，制定整改措施，如期上报了自查材料。在各部门、单位自查的基础上，市档案局于12月份抽查了市环保局、经委、公安、检察系统等14个单位的档案工作。从自查和抽查的情况看，近年来我市学习贯彻执行《档案法》、《安徽省档案条例》和推动档案管理工作的总体形势较好，但也存在一些问题。

一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一）要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。