文书档案管理制度
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文书档案管理制度范文第1篇
关键词：卫生监督；档案；数字化；管理研究
随着社会的不断进步发展，数字化在人们日常生活中越来越普遍，在利用其方面的同时，有效提高了工作效率同时节约了不少资源，只都是值得肯定的地方。公共卫生监督执法档案由传统的方式向现代数字化科学管理的转变也是大势所趋，符合当下发展的形势。数字化的档案存储方式方便管理人员分类、检索、收集规整信息。当然在向数字化转变过程中存在不少问题，涉及基础设施、资金投入等多方面。因此公共卫生监督执法档案数字化的实现是一项综合的大型工程，需要多方面支持配合。同时，建设过程也是学习的过程，在解决问题中完善档案数字化管理。
1 卫生监督执法档案的数字化管理的概念和意义
1.卫生监督执法档案的数字化管理的概念
卫生监督执法档案的数字化管理是目前档案科学建设的重要组成部分，它以图像、文字、声音等为载体，以多种形式将有价值的资料保存下来，方便以后的参考使用。数字化管理档案资源，对他们分门别类整理、收集、设置检索等。使得档案管理趋于科学化、有序化和实用化。能够有效节约现有资源，提高工作效率，提供方便的服务。
2.卫生监督执法档案的数字化管理的意义
卫生监督执法档案的数字化管理的意义体现在三方面。第一，节约存储空间。以纸质形式为主存储凡事，需要一定的空间和适宜的存储环境。但是数字化管理有效节约空间，降低了存储成本。第二，提高工作效率。数字化管理以计算机操作为主，简化了工作流程，操作简单。人力的使用大大降低，工作内容在很大程度上，交由计算机处理分析、第三，实现档案形式多样化。数字化的存储支持多种存储格式，文本、音像、视频等格式的重要信息能够真实有效的记录下来。
2 卫生监督执法档案的数字化的发展现状
1.基础设备和建设资金不完备
档案数字化的管理转变需要一定的资金投入和基础设施的构建，这是一项复杂的工程，所需的人力物力也是在所难免的。目前存在的问题在于基础设施的构建和资金投入。缺乏资金的有效供应，导致相关的软硬件设施建设不完备，而且相应的升级服务，软件维护等工作也不能落实到位，在一定程度上限制了数字化的转变和发展。而且现在卫生监督执法档案的数字化还处于发展阶段，会碰到诸多问题，这都需要加大资金的投入，从根本上解决问题。
2.缺乏有效的监督管理机制
卫生监督执法档案的数字化的发展缺乏有效的监督管理机制主要表现在两方面。第一，档案的监督管理不到位。尽管实施数字化的档案管理使得管理起来方便快捷科学，但是各部门监督管理的标准不一致，信息资源共享过程中增加不必要的麻烦。第二，人员工作积极性不高。日常的监督管理工作疏松，人员工作积极性不高，工作效率低下。对数字化档案管理的思想认识不深刻，缺乏严格的工作素养。而且缺乏有效科学的奖励机制，这也是管理人员工作积极性不高的原因之一。
3.数字化管理的人才匮乏
数字化管理方面的专业人才的匮乏是制约公共卫生监督执法档案数字化快速发展的一大因素。目前现状是旧员工工作经验丰富，专业知识有所欠缺，而新员工知识储备丰富但是缺乏丰富的经验和对工作的认识，在思想认同方面也有所不足。管理人才不仅要求过硬的专业知识，还要有认真谨慎的工作态度，熟悉档案方面的规章制度，遵守职业道德，这是企业单位对员工自身素质的基本要求。
3 卫生监督执法档案的数字化管理的解决策略
1.加大资金投入，完善基础设施
转变传统的思想观念，适应的当下的发展形势，加大对数字化档案建设的资金投入，着力完善基础设施。对于建设过程中必需的软硬设施如计算机和网络配置等，保证工作性能稳定可靠，使用寿命长。良好的工作环境，有利于工作的正常进行，提高工作的积极性和工作效率。日常的维护工作要求落实到位，对于软件升级、设备维修等，各部门积极配合，加大资金的投入，这样才能从根本上解决问题。
2.建立健全监督管理机制
建立统一的档案的管理标准。由于各部门因为工作需要，各自制定了不一的档案存储格式，各部门之间的共享存在一些问题，因此避免这些问题需要制定统一的档案管理标准。统一的档案管理标准要求整洁大方、格式统一、结构严谨。档案按照一定的标准转、归类、存档。分门别类整理收集，同时按照一定的顺序索引，有效提高了工作效率。建立健全监督管理机制的建设，提高管理人员的工作积极性。绩效考核制度的实施，有效激发管理工作人员积极性，端正工作人员的态度。而且监督不仅仅局限于考核，还要监督整个数字化系统的可靠运行，定期对档案进行检查监督，软件日常维护、升级工作的落实到位。数字化的档案管理不只要求科学性、快捷性，更重要的是注重它的时效性和实用性，这样在监督管理的背景下，才能稳定安全工作。
3.培养和引入专业人才
培养和引入数值化档案管理的专业人才是该工程的关键组成部分。企业单位一方面扩大人才来源，在社会上招聘合格的专业人才。另一方面，企业单位自身对于人才的培养集训。引入的人才在某种程度不能胜任工作，他们的工作能力需要提高，实践经验需要积累。因此企业单位要定期对管理工作人员进行培训，一方面增加专业知识方面的巩固提升，另一方面积累丰富的工作经验。除此之外，还要培养提高他们的思想认识，增强他们的企业单位的认同感，能够深刻理解工作的必要性和重要意义，在他们能够熟练掌握设备的使用的同时和提高了解决问题的能力，可以应对解决在发展过程中遇到的问题，这才是企业单位取得长足发展的关键。
总之，卫生监督执法档案的数字化管理工程的建设不是一蹴而就的，需要时间的发展和资金的投入，建设完备的基础设施才是该工程长足发展的基本要素。在数字化档案的实施过程当中，必要有着严格的监督管理机制进行约束。不单单是从档案的格式上要求，还要统筹规划整个工作整体，协调发展，提高工作的积极性和工作效率。只有完善的监督管理机制才能保证在实施道路上坚定不移的向既定目标前进。除此之外，专业人才的培养和引进也是解决问题的关键所在，企业单位不仅仅是引入人才，更重要的是培养人才。相信未来的不久，在卫生监督执法档案实施数字化管理的道路上能够取得不菲的进展和明朗的前景。
参考文献
[1]张蓓蕾，李安琪，陈华俊，孙永萍，黄娟，张帆.卫生监督档案数字化管理研究[J].中国卫生监督杂志，2014年4期.
[2]孙洪坡，关于医疗卫生档案的电子化管理分析[J]，科技风，2015（8）.
[3]曹思静，新时期的疾病预防控制中心的档案管理工作[J]，城建档案，2015（6）.
文书档案管理制度范文第2篇
关键词：文书档案；管理工作；问题；对策
政府机关部门、企事业单位、社会团体以及其他社会组织在领导与行政管理活动过程中所形成的具有保护价值的文件，就称之为文书档案。其文书档案作为档案工作中的主要组成部分之一，其具有较强的政治性、服务型以及技术性[1]。同时其也是衡量档案管理水平的主要标准，文书管理水平的高低，不仅决定了档案资料的质量，同时还对单位的建设与持续发展带来一定的影响，尤其是在新时期背景下，文书档案管理工作更为关键。为此，本文针对现阶段文书档案管理工作所面临的新挑战进行分析，并从根本上解剖管理工作中存在的问题，以制定有效的对策提升文书档案管理工作的效率与质量，进一步促使文书档案管理工作逐渐向现代化、科学化以及规范化方向发展。
一、新时期下文书档案管理工作面临的挑战
（一）工作复杂、繁琐
文书档案管理其主要的工作内容是收集并保存各类资料，其管理的对象是对人事、事件、过程记录以及各种文件资料进行存档管理，通过利用各种各样的载体对这些对象进行记录并做好分类存放[2]。在新时期下，由于文书档案数量的大幅度增加，其所涉及的资料越来越复杂，同时门类也逐渐增多，这就使得文档管理工作量变大，其管理的过程也变得更复杂繁琐。
（二）内容丰富、载体多样
在社会发展步伐不断加快、科学技术水平不断提升的时代背景下，文书资料的种类变得越来越丰富，所涵盖的范围也更广。在新时期下，文书档案其所涉及的面可包含党群文书档案管理、行政文书档案管理、特种载体的文书档案等多个方面。与此同时，在科技日新月异的新时期，文书档案其载体也呈现出多样化发展，例如电子文件、图片、录音、录像等都可作为文书档案的载体。而多样化文书档案载体的发展，则对现代化文书档案管理的相关管理人员其工作能力提出了更高的要求。
（三）管理标准化、规范化
不管是在旧时期还是在现阶段的新时期下，文书档案管理都具有公文管理所具有的管理标准化以及文书档案规范性、保密性以及服务性的特点[3]。在文书档案管理工作中，在资料的完整性与安全性上具有较高的要求，这就表示，现代化的文书档案管理工作需要做到认真仔细，要求相关的管理人员需要具有良好的事业心与责任感。
二、新时期下文书档案管理工作存在的问题
（一）缺乏规范化的文书档案管理制度
文书档案管理规范性不足是各企、事业单位文书档案管理工作中普遍存在的问题，其主要表现为档案号残缺不全、案卷标题缺乏一定的科学性，或是案卷内缺少目录以及组卷过于混乱等方面[4]。文书档案管理的不规范，不仅会对档案管理的质量造成一定的影响，同时还会阻碍文书档案再利用价值的提升。而分析其规范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文书档案管理制度而导致的，因此，在新时期下，需要不断完善相关的文书档案管理工作制度，以规范文书档案管理工作行为，从而促进企业持续、健康发展。
（二）缺乏现代化的文书档案管理手段
在文书档案管理手段上，缺乏标准化与专业化的计算机软件系统。目前许多档案管理软件，仅局限于档案专业化管理流程的研究上，而没有充分考虑到档案与文件之间的衔接性，缺乏现代化的管理手段。特别是在办公自动化推行之后，传统的文书档案管理软件很难实现与OA系统之间的无缝链接，这就导致部分的电子文件不能及时和准确的进行归档[5]。
（三）文书档案检索效率有待提高
在文书档案检索上方式上，主要有手工检索与计算机检索两种方式，而长期以来手工检索在文书档案检索中的应用最为广泛。在现阶段的文书档案检索中，仍是以手工检索为主要手段，但该种方法的检索效率并不高，很难适应新时期社会发展的需求。虽然也有部分文档案管理人员为了提升手工检索的效率，花了许多时间与精力开发了一些检索工具，但在检索质量上较差，着又会导致文书档案的价值受到影响。而文书档案检索效率低，也会在关键时刻对企业的决策带来不可估量的影响。
（四）文书档案管理人员素质较低
文书档案管理人员作为档案管理的执行者，其工作能力与自身素质的高低都直接影响了文书档案管理工作的质量。而据研究调查显示[6]，现阶段大部分企业的档案管理人员大多属于转岗的老龄职工，而部分的则为企业管理阶层领导的亲戚等，这就导致文书档案管理团队人员专业水平与个人素质较低的现象，从而影响了管理工作的质量。因此，在新时期的文书档案管理工作中，提升管理人员的综合素质对促进企业的发展具有重要意义。
三、新时期下做好文书档案管理工作的对策
针对新时期下文书档案管理工作主要面临的挑战出发，并结合现阶段各企、事业单位在文书档案管理工作中主要存在的问题，提出以下几点相应的解决对策。
（一）完善文书档案管理制度
为满足新时期对文书管理的要求，针对目前其管理工作中由于管理制度缺乏而导致的文书管理规范性不足、保密性不够等问题，首先需要在原有的文书档案管理制度上进行完善。通过对现有制度的评估、分析，遵循科学、合法以及适用的原则，结合相关部门公文管理的实际工作要求，制定出符合现代化发展的“公文处理实施办法”[7]；并通过对以往的文书档案管理方面的各项具体要求或规定进行梳理，最终将档案管理、统计归档、文档处理程序以及档案的保密、借阅与销毁融为一体，并提出相应的规范化操作要求，以建立一个具有统一性、标准化的统一运行操作流程。同时对当前的存在管理漏洞的各项管理制度进行修缮，针对一些不合理或与实际管理工作不相符的制度，应及时废除，从新修订出适合企业发展与新时期要求的现代化文书档案管理制度。
除此之外，在电子科技不断发展的新时期之下，文书档案开始向电子档案的形式转换，因此，在建立或完善相关档案管理制度时，还需制定相应的电子文档管理制度，通过将现代化的文书档案管理制度与传统的管理制度进行有效的结合。从而使文书档案管理在健全的制度引导下得到全面、综合与完整的管理，从根本上提升管理工作的质量。
（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理
在办公自动化系统的广泛应用使得收文、发文能够通过OA流转完成的新时期下，要求文书档案管理人员需要摒弃传统手工管理的观念，学会利用现代化先进的管理手段实现文书档案的现代化管理。
这就要求企业从文书档案管理工作的实际情况出发，选择合适企业档案管理工作需要的现代化管理软件，充分发挥计算机技术的作用，对文书档案进行整理、立卷、编号与储存、查阅等工作。同时，创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，使OA办公自动化系统能够与档案管理系统实现无缝链接，从而保证电子文件数据能够通过办公自动化系统进入档案管理系统并进行归档，并使纸质文档能够与电子文档相对应，确保信息的一致性。同时，企业需要利用相应的软件，加强对企业内部文书档案管理信息系统的建设，从而在保证文书档案质量的基础上提升文书档案的应用价值，进一步实现文书档案管理向信息化与现代化方向发展。
（三）提高文书档案检索效率
在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根企业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。
（四）提升管理人员的综合素质
管理人员作为文书档案管理工作的最终执行者，同时也是保证各项档案管理工作正常进行的关键因素，管理人员自身素质水平与工作能力等综合素质直接决定了企业文书档案管理工作的水平。因此，各企业在文书档案管理人才队伍的建设上，一定要重视管理人员的综合素质水平。企、事业单位可以结合自身管理工作的需要，一方面可以通过引进或聘用的方式将具有一定文化水平、专业素质与业务能力较高的人才充实到管理队伍中；另一方面，企业可以从现阶段文书档案管理人员的具体情况出发，通过加强对管理人员相关知识与技能的培训，利用多种渠道、多层次与多手段对其进行继续教育，从而提升文书档案管理人员的专业知识与综合素质；除此之外，要求各管理人员对于新的管理知识、技术与手段不断加强学习，并定期开展业务交流活动，以提高其在文书档案管理方面的综合能力。
四、小结
在新时期下，企业的文书档案管理工作水平直接反应了企业内部的基础管理水平，文书档案管理工作想要适应时展的需要，就需要针对当前存在的问题，通过完善相关管理制度、利用现代化先进的管理手段，以提升文书档案检索效率，并通过提升相关管理人员的综合素质，从而促进文书档案管理工作向现代化、标准化、制度化与规范化方向迈进，促进企业的健康发展。
参考文献：
[1]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志，2013（20）：62-63.
[2]董小莉.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2016（07）：91.
[3]孙晓.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].机电兵船档案，2016（04）：20-21.
[4]陈雪琛.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].城建档案，2016（10）：75-76.
[5]王雅群.论新时期如何做好文书档案管理工作[J].现代国企研究，2016（18）：46.
文书档案管理制度范文第3篇
一、信息化条件下广播电视台文书档案业务数字化的发展机遇
信息化条件下不仅文书档案数字化迎来了良好的政策机遇，而且也使得数字化工作的成本大幅度的降低，可行性大幅提高，从而对于广播电视台文书档案数字化发展带来了重要的机遇。
1、文书档案信息化的政策机遇良好
为迎接信息化时代的到来，国家制定出台了诸多的扶持政策，鼓励包括文书档案等业务在内的产业数字化发展，如《国务院关于大力推进信息化发展和切实保障信息安全的若干意见》（国发〔2012〕23号）就对各领域的信息化提出了指导意见。此外，《电子档案管理基本术语》、《电子公文归档管理暂行办法》等制度的出台则为信息化条件下文书档案数字化提供了政策支持。
2、文书档案管理数字化便捷性大幅度提升
信息化条件下，首先，各种信息设备被大量的开发出来，文书档案数字化具有了可行的基础，如文字扫描专用设备以及扫描后不同文档格式转换工具的开发，使得各种历史文书档案可以便捷的转变为数字档案。其次，各种信息技术被广泛的应用，文书档案数字化管理具有了可行性。由于信息化的推广应用，一般的文书档案人员都具备计算机操作技术，而各种软件供应商开发出的文书档案管理软件界面简单、操作方便，降低了文书档案管理的难度，提高了文书档案数字化管理的可行性。
3、文书档案数字化成本大幅度降低管理水平得到提升
随着信息化的推广应用，无论是硬件设备还是软件服务供应商的产品价格都大幅度降低，这就使得文书档案数字化的成本大幅度的降低，即使是县及以下的单位，只要购买了基本的软件，并利用WORD、EXCEL等办公软件辅助就可以实现数字化管理及应用。此外，从管理来看，信息化条件下，文书档案可以利用数据库进行统一管理，从而提高了管理水平。
二、信息化条件下广播电视台文书档案业务数字化面临的挑战
信息化虽然为文书档案业务数字化带来了机遇，但同时也带来了诸多挑战，表现在文书档案业务流程需要重构等方面，需要广播电视台组织力量积极应对。
1、文书档案业务流程需要重构
广播电视台传统模式下文书档案的业务流程基本是各部门将文书档案资料送交档案室或者档案管理人员，档案管理人员审核后就按照一定的原则进行分类保存，直至最后销毁，这一过程中如果需要调阅则只能到档案室办理相应的手续。但在信息化条件下，这种业务流程需要重构，如需要调阅文件则只需要到存放文书的档案的计算机设备中进行操作，而无需到档案室调阅纸质文档，这就改变了传统的业务流程，但部分广播电视台尚未推进流程重组，难以适应信息化的需要。
2、文书档案工作内容需要创新
在传统模式下，广播电视台文书档案主要是对纸质档案进行保存，但在信息化条件下，文书档案增加了电子档案的内容，这就需要广播电视台在工作内容上进行创新，一方面，要制定数字档案的管理制度，即数字档案如何保存、如何开发利用等，这就必然需要对业务进行创新。另一方面，要对数字档案与纸质档案的一致性进行验证，即保证两者在内容上是相同的，特别是，由于数字档案具有可修改性，在正式成文之前可能经历了不同领导者的修正，因此必须有效的进行核对，确保数字档案保存文稿为最终定稿的文书。
3、文书档案的安全性遭遇威胁
在信息化条件下，特别是没有开发专门的数据库的背景下，广播电视台的文书档案都是简单的利用计算机系统进行保存，如建立一个文件夹将同类型的文书档案存放在里面，但由于这种存在只能进行简单的加密处理，部分文书档案管理人员甚至没有进行加密处理，如果遭遇不法分子的攻击容易导致信息泄露，给广播电视台带来压力。
三、信息化条件下促进广播电视台文书档案业务数字化的思考
数字化是广播电视台文书档案业务发展的必然趋势，在数字化过程中，广播电视台必须把握机遇，积极完善数字化设施设备，加强文书档案人才管理，完善数字化管理制度，以此加快文书档案业务数字化进程。
1、积极完善数字化设施设备
首先，要积极完善硬件设备，广播电视台要加大投入，积极购买包括计算机、扫描仪等在内的信息化设备，并进一步完善纸质文书档案管理设备，以促进纸质文书档案与电子文书档案同步升级。其次，要积极完善软件设备，广播电视台要根据其文书档案涉及的内容多等特征，积极组织开发文书档案数据库，利用数据库的存储能力强、管理方便、安全高效的特征，强化文书档案管理。
2、加强文书档案人才管理
首先，广播电视台要明确信息化条件下文书档案管理人员需具备的基本素质，即要明确这一岗位人员在档案管理、计算机等信息化设备使用中所需要具备的基本能力，为文书档案业务人才选拔、聘用和培训提供目标指向。其次，广播电视台要根据文书档案数字化发展的需要加强人才培训，制定完善的人才培养方案，对培训的内容、培训的形式等进行规划，如在培训形式上可以采取“手把手”的教以帮助文书档案管理人员掌握计算机软件使用方式。
文书档案管理制度范文第4篇
[关键词]现代化；文书；档案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097
[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02
现代化文书档案管理的实施，是为了进一步提高文书档案的安全性，并高效分析和处理档案信息，提高其管理能力和服务质量。文书档案管理的现代化，主要包括信息化和规范化两个方面，并具体围绕着制度、技术和人才进行管理，实施科学、可行的管理办法。
1 现代化文书档案管理对企业发展的重要价值
1.1 提高企业信息的分析和处理能力
文档案信息，能够详细反映出企业的发展概况和现实状况，其关系到企业未来的发展。在文书档案管理工作中，不仅需要保证关于企业发展的信息资料的安全和完整，还需要重视这些信息的功能和作用。文书档案信息能够为企业的经营发展给予指导和引领，为企业发展战略的制定提供有价值的参考。为了从文书档案中获取更加全面的信息资料，企业需要对其进行严格、规范的管理，以高效完成信息资料的调取、分析和处理等工作，因此，实现现代化文书档案管理显得尤为重要。应用信息技术和网络技术手段，建立文书档案信息系统，极大的扩展了文书档案的储存空间。同时还能利用计算机代替人工，更加快速的分析和处理信息资料，提高了信息服务工作的效率和质量，减轻了相关工作人员的压力和负担。由此可见，现代化文书档案管理对企业的经营发展有着积极的影响。
1.2 创造更高的经济效益
文书档案记录着企业经营发展的全过程，涵盖了生产、经营和管理等多项工作。企业经营发展与管理过程中所出现的问题，均可以参考文书档案找寻原因，以更好的采取解决办法。在当前社会环境下，面对复杂多变的经济形势，企业发展面临着更多的挑战。而提高文书档案管理水平，能在很大程度上提高企业的竞争优势。为了进一步提升文书档案管理的安全性，企业需要转变其管理理念，更新其管理策略，依托于先进的技术和规范的制度，将文书档案信息转换为有价值的资源和生产力，以更好地服务于企业的生产经营，进而创造更高的经济价值。
1.3 更新经营理念
现代化文书档案管理，能够为企业的经营管理工作提供全新的思路，转变其经营理念。企业领导干部需要对文书档案管理工作予以重视，能根据其信息资料，更加清楚认识到企业今后的发展形势，更新经营理念。还能合理进行工作任务安排，让每一名员工的价值均能在岗位中予以实现，自觉规范要求，重视创新与创造，其对企业的经营发展有着良好的推动作用。
2 现代化文书档案管理的不足之处
2.1 缺乏专业、明确的文书档案管理机构
部分企业单位在开展文书档案工作过程中，没有设立专门的档案管理机构，多是由人事管理部门负责。文书档案管理的分工不明确，从事文书档案管理的并不是专业的工作人员，其基础业务水平不高，对电算化技术和信息技术的掌握不够熟练，这在很大程度上影响了文书档案管理的工作质量，同时也制约了文书档案管理的现代化发展。
2.2 缺乏规范化的管理制度
很多企业单位在文书档案管理方面缺乏规范化和标准化的制度。当前，企业文书档案管理工作正逐渐朝着信息化和自动化过渡，这便需要一个更为标准化和规范化的管理体制。文书档案信息系统构建的主要内容包括应用软件的开发和数据库建设，但由于缺乏规范化的管理制度，资料的收集和储存不严谨，文档分类不合理，应用软件杂乱。文书档案的收编管理缺乏统一的标准，其通用性和适用性较为欠缺，信息资料的完整性、准确性以及安全性均难以保障，这是现阶段文书档案管理工作中需要改进的部分。
2.3 信息化建设滞后
从某种意义上说，文书档案的现代化发展也是信息化的发展。但文书档案的信息化建设相对滞后，企业在该方面的投入较少，这就导致文书档案信系统相关硬件和软件功能不全，办公系统落后，相关设备和技术得不到及时更新和升级，数据库和整编库尚不完善，电子文件资料的存储存在障碍。与此同时，缺乏防火墙、杀毒软件对信息系统的防护，文书档案的安全性难以得到保障。
3 现代化文书档案管理的新思考
3.1 管理制度的完善
文书档案管理现代化的发展，需要依托于规范化、标准化的管理制度，进而保证管理工作的质量。基于企业自身的管理体制和组织架构，结合企业经营发展的实际，建立健全企业单位文书档案管理制度；设置专门的文书档案管理机构，并由专业的管理人员负责，分别管理纸质文档和电子文档；改变传统的工作形式，更加灵活地进行管理。加快文书档案的信息化建设，并加强对文书档案信息系统的管理，并将其纳入管理制度的条目中。文书档案的调取和查阅，需要进行详细的登记和记录，相关管理人员需要认真履行其职责，严格执行文书档案管理制度，避免出现差错。建立相应的考核制度，以激励管理人员，调动其工作积极性，使其全身心投入文书档案管理工作中。
3.2 管理技术的革新
进一步加快文书档案的信息化建设，需要依托于先进的技术手段，增加在该方面的资金投入。购进性能良好的硬件设备，开发和应用功能强大的软件设备，加强对数据库的建设，进而推动文书档案管理的现代化发展。加快文书档案管理技术的革新与升级，提高其信息化程度，高效处理繁杂、庞大的信息，减轻管理人员的工作负担，同时保证文档信息的准确性。应用防火墙、杀毒软件，提高文书档案信息系统的安全性。应用密钥技术，设置信息的查询权限，并设置保护密码，分别由档案管理人员和企业领导掌握，以保证文书档案信息的安全性。对于查阅资料的用户，经过实名认证和身份认定后方可登录系统，并做好相关记录。
3.3 管理队伍的建设
现代化文书档案管理工作的责任和难度较大，需要工作人员具有良好的专业能力和职业素养，加强对文书档案管理队伍的建设，培养更多高素质人才。现代化文书档案管理人员需要熟练掌握网络技术和信息技术，并重点予以培养。定期开展培训活动，让文书档案管理人员能够在尽可能短的时间内掌握新技术，定期开展技能考核，并将其纳入绩效考核中，营造竞争的氛围，提高工作人员的责任意识，不断提高自身素质，进而从整体上提升现代化文书档案管理水平。
4 结 语
现代化文书档案管理，对现阶段企业经营发展有着重要的指导和引领作用，有助于提高企业信息的分析和处理能力，更新管理理念，帮助企业制定正确的经营管理决策，进而创造更高的经济效益，其应用价值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技术革新，强化人才队伍建设，以全面提高现代化文书档案管理水平，对企业未来的发展产生积极影响。
主要参考文献
[1]徐晓霞.提高企业档案文书管理效能的实践路径[J].东方企业文化，2015（16）.
[2]邱迎莹.供电企业文书档案现代化管理探究[J].劳动保障世界，2015（12）.
文书档案管理制度范文第5篇
1 文书档案管理的特点
1.1 文书档案管理的重要性
文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文书档案载体多样，内容丰富
作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。
1.3 文档工作一体化
文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。
2 当前文书档案管理存在的问题
2.1 文书档案管理制度不规范
当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。
2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题
文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。
2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
3 办公室人员做好文书档案管理的措施
办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。
3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理
在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
3.3 强化档案管理人员的培训
作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。
