文件管理系统

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文件管理系统范文第1篇

【关键词】php技术 网络文件管理 系统设计

一、文件管理现状

就目前的文件管理来说，主要有三种方式，比较传统的两种就是将文件存储在个人的电脑硬盘上以及将文件存在移动存储介质上，如移动硬盘等容易携带的介质。之所以说这两种方式比较传统，是因为相对于目前的发展状况和用户需求来说，它们已经趋于落后，这主要体现在两者各自的弊端上。对第一种方式来说，它的弊端就在于不易携带，不辩解；而相对于第二种方法来说，虽然便于携带，却有着容量小、已损坏的缺点。而来那个着共同的缺陷就是无法实现有效的共享，数据信息间的交流度不够。那么第三种方法就是比较便捷且拥有高共享度的方式，就是将文件存于网络服务器上，构建一个安全便捷的文件管理系统。

二、PHP技术的网络文件管理系统的特点与优势

（一）具有灵活性。网络文件管理系统不仅可以在单机上供个人使用，也可以在网络上供多人使用，具有灵活性，同时，文件的分类汇总工作做得很好，用户在进行文件管理时可以尽情享受管理系统所带来的灵活与便捷。

（二）管理便捷。在文件查找方面，文件可以通过录入关键词、标题、作者、摘 要等一些信息进行查找，大大提高了文件查找的速度，这是基于网络文件资源的丰富性，同时，查找好的文件也包含了文件的许多具体信息，为文件的使用提供了便利。

（三）安全性高。首先，文件管理系统的安全性体现在权限的认证上，需要通过密码和口令才能够进入系统，同时，管理员和用户的权限也不同，这就很好的阻挡了攻击分子对文件的攻击和对信息的泄露。另外，网络文件管理系统是建立在网页浏览的基础上的，这就与传统电脑存储文件不同，它避免了文件存储于个人电脑上的一些列不可预见的危险，如电脑病毒、黑客攻击等，这就避免了文件和信息的泄露，提高了安全性。

（四）功能齐全。网络文件管理系统就文件管理来说是功能完善的，用户不仅可以对文件进行一些常规的管理如文件的查找、浏览、下载、共享等，同时网站对文件的管理也是非常到位的，不仅实现了文件管理的便捷，更提高了文件的安全度。这与传统的文件管理形式相比起来，更加便捷与智能化，大大提高了人们的工作效率。

三、文件管理系统的设计追求的目标

（一）满足用户需求。文件系统的设计必须要以满足用户需求为根本出发点，在操作界面方面，一定要保证简单明了，易操作，实现用户操作的便捷性。

（二）保证系统安全。系统的安全对于文件信息和用户跟人来说，都是及其重要的，这也是文件管理系统设计的基本要求。在安全性反方面，系统设计时要保证登录界面的安全性。在用户登录时，要设置密码进行验证，并且在系统加密方面，也要采用最先进的加密技术增强系统的保密性。

四、文件管理系统的设计

（一）系统设计的基本要素。系统的 WEB 服务器为 Apache，开发语言是 PHP，所谓PHP是一种运行在服务器端的嵌于HTML的脚本语言，具有安全性高、运行稳定等优点。系统的管理模块主要包括用户认证、用户的记录包括信息记录与操作记录、用户权限判断和系统安全管理等。这在我们下面的文章中将会介绍到。系统的存储空间包括个人与公共两个存储空间，个人用户空间是具有私密性的，存储着用户的私人信息并保证着这些文件的安全性，当然，注册用户可以对个人的文件进行管理；而公共空间则是向用户开放的，用户可以对公共文件信息进行浏览，并下载使用，为用户提供大量的文件与信息。

（二）系统主要功能模块

1.用户登录界面。用户登录是进入系统的第一步，也是系统设计的第一步，用户登录界面主要包括用户名和用户登录密码的信息。

2.权限设置与认证。在用户登录后，服务器需要对用户进行权限的验证，这里是针对普通用户和管理员的权限进行设置的，普通用户对个人存储文件具有查阅、删除、移动、分享等权利，并且能够浏览和下载公共文件，但不能对公共文件进行移动、删除、编辑，这是只有管理员才能进行的操作。用户权限的认证对于整个文件管理系统的安全也有着重要的意义，是文件管理的一道安全屏障。

3.用户注册。用户注册也是一个重要的功能模块，注册后的用户能够在普通用户的操作权限基础上对个人文件进行编辑、移动、删除等操作。

4.文件管理功能模块。系统的核心模块就是文件管理，主要功能包括文件资源的搜索、文件资源浏览功能、文件的上传与下载、文件分类管理等。文件资源信息都在网页中显示，而且文件自身信息完整，用户在对文件资源进行搜索时可以通过文件标题、关键词词、上传时间、作者等多方信息快速搜索到文件，方便快捷，并且网上文件资源本身信息量巨大，且分类齐全，对于用户来说是强大的信息资源库。文件的上传是基于PHP技术的，是文件的上传更加快捷智能，文件下载顾名思义就是为用户提供文件资源下载的功能，在这个过程中，文件的路径、服务器信息等都是被隐藏和保密的，具有极高的安全性。而文件的分类管理则包括对公共文件好个人文件的分类管理。另外，文件管理也包括文件删除、编辑的功能，这是针对用户对于私人文件的管理来说。

五、结语

文件管理系统范文第2篇

关键词 ：电子文件管理系统；通用功能要求；IS0 16175；比较

中图分类号：G271文献标识码：A

蒋术

一，引言

“与纸质文件相比，电子文件管理最大的特点就是化载体控制为系统控制。也就是说系统将取代载体成为电子文件管理方法体系的核心”…。电子文件从生成到销毁或永久保存，一般流经三个信息系统，分别是形威电子文件、支持单位工作开展的业务系统，我们称之为电子文件形成系统( Electronic DocumentsManagement System，以下简称EDMS)；从EDMS中识别、捕获电子文件，维护电子文件与业务、电子文件与电子文件间的各种联系，提供利用和对电子文件进行处置的电子文件管理系统( Electronic RecordsManagement System．以下简称ERMS)；负责维护电子文件和长期保存利用的数字档案馆系统（又称可信数字仓库，Trusted Digital Repository，以下简称TDR)。这三个系统之间的关系如“图1”所示。本文所比较的两个标准主要针对的就是ERMS的功能要求，它们都是指导开发合规的ERMS的最新纲领性规范。在现代办公环境下，对电子文件的有效管理主要靠ERMS，维护电子文件的真实性、可靠性、完整性、长期保管和利用电子文件也是依靠ERMS。可以说开发的ERMS是否合规、功能是否完善决定了电子文件管理的成败。世界各国都很重视ERMS的开发，纷纷制定相关标准，明确ERMS功能需求，规范其开发过程，比如：欧盟的《电子文件管理范例要求》( Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2，简称MoReq2)、美国国防部的《电子文件管理软件应用系统设计评价标准》( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application，简称DoD5015.2-STD）、ISO16175等。由于文件管理工作、科技发展水平、文化传统等方面不同，各国指导ERMS开发的标准规范既有一定的相同之处，又有各自特色。本文拟就我国与ISO规范ERMS开发的两个标准（《电子文件管理系统通用功能要求》和IS0 16175）的异同点进行比较研究，以期对我国ERMS开发部门、文档管理部门了解和认识国际标准，推动我国ERMS的合规性建设有所裨益。

二，标准简介

2013年6月1日实施的《电子文件管理系统通用功能要求》（下文简称《要求》）是目前我国唯一一部电子文件管理系统功能需求标准。此前，由于我国没有相关标准，各部门开发出的ERMS功能很不完善（见下文调研结果），难以对各部门生成的电子文件进行有效管理。该国标的出台，旨在规范我国ERMS开发，提高我国电子文件管理水平，保证电子文件的真实、可靠、完整。国标分为六个部分：范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、基本功能要求和可选功能要求。IS0 16175共三个单元，均是国际标准化组织采标自2008年7月第十六届国际档案大会颁布的《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》( Principles and Functional Requirement for Recordsin Electronic Office Environments，下文简称ICA-Req)。“2010年12月，ICA-Req第一、第三单元被国际标准化组织采用。201 1年4月，ICA-Req第二单元被国际标准化组织采标为国际标准IS0 16175的第二部分。至此，ICA-Req的三个单元悉数成为国际标准《信息与文献一一电子办公环境中文件管理原则与功能要求》(IS0 16175)的三个部分。第一单元是概述与原则综述，第二单元是ERMS指南与功能要求，第三单元是EDMS指南与功能要求。”本文主要比较《要求》和IS0 16175:2-2011即与ERMS功能需求相关的部分。这两部标准都是集大成之作，在各自领域都很有影响力，具有很强的时代特性，通过对比了解其异同，对我国ERMS开发部门了解国际前沿大有裨益。

三．基本信息

通过“表1”我们发现：《要求》和IS0 16175：2—2011适用范围基本一致，即适用于机构ERMS的设计、审核和实施；它们都详细的对相关术语进行了界定，以便标准能更好地被使用者理解；它们都引用了相关标准和规范，都是集大威之作；从书写形式上看，《要求》和IS0 16175:2-2011都是先写功能要求概述，后文均以表格的形式对概述内容展开分块进行条分缕析的罗列，不同的是，对罗列的每一项ERMS功能要求条款，《要求》给出了“必选”（必须采用）和“可选”（可根据用户需要选用或不选用）两种，而IS0 16175:2-2011给出了三种，分别是“Must”（必须的、绝对的要求，必须选用）、“Should”（不使用这条规则的理由有说服力时可不予考虑）和“May”（真正的可选项，可以忽略或采纳），更加的细致；《要求》与IS0 16175:2-2011的不同点还体现在ISO16175的起草者有具体实践部门如软件经销商的参与，而《要求》则是政府机构和高校合作的产物；《要求》可以看做是一个整体，主要论述ERMS的通用功能要求，而IS0 16175三个单元即相互独立又相互联系，要了解ERMS的功能要求仅仅看IS016175:2-2011是不够的，还必须参考IS0 16175:1-2010概述与原则综述，它是IS0 16175纲领性部分；由于是国际标准，IS0 16175参考的文献涉及到全球具有影Ⅱ向力的项目如InterpARES和各国国家标准，而《要求》主要引用自身体系内的标准规范，这可能是由各自的服务对象不同所决定的。

四，标准相关内容

“图2”和“图3”分别给出了《要求》和ISO16175:2-2011对ERMS功能要求的框架图。

《要求》的基本功能四个模块大体对应ISO16175:2-2011功能要求中的四个模块（设计模块ISO16175:2-2011未予详述），它们之间的对应关系见“图4”。《要求》和IS0 16175:2-2011中都规定ERMS应该根据机构自身实际情况建立分类方案，并赋予其唯一的识别符，均强调只有授权用户才能创建分类方案等。《要求》为了保证分类方案的质量和稳定性，还规定了维护分类方案的条款，包括对类目进行拆分、删除、复制、合并等。它们对元数据的捕获均贯穿整个电子文件生命周期，在文件流转的每一个环节，在对文件进行操作的每一个过程，元数据都不断地生成，像滚雪球一样越来越多，并且都要求ERMS对元数据必须集中存储、管理和维护。具有独特性的是《要求》中规定了ERMS应该支持管理员定义和维护不同的文件类型模板，这样就极大地简化了机构文件管理的复杂度。如机构只需要提供必要的信息如发文机关、文种、正文等，系统就可自动套用模板生成完整的文件。IS0 16175:2-2011的附录中提供了一张《审核现有电子文件管理系统是否符合规范要求的对照检查表样表》，很值得《要求》学习，这张表使评价ERMS是否符合规范具有可操作性。关于安全方面，IS0 16175:2-2011主要使用访问控制（根据基本工具，它是用来描述网上信息资源，加强对网络资源搜集、开发、组织与利用的数据集合”。文件管理元数据包括识别、认证文件和文件背景关联等信息，以及生成、管理、维护和使用文件的人员、流程和系统信息，文件管理政策等。只有具有关键特征的元数据文件才是真实有效的文件。元数据在文件的流转过程中不断增加，无处不在，有效地保障了文件的真实、可靠、可用和完整。

2在操作层面上特别强调通过权限控制等保证文件的真实可靠。比如只有获得相关权限，才能定义和维护分类方案、保管期限表等。

3最大限度地保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。系统尽量减少人的操作，如相关数据系统自动捕获，制定文件类型模板、统计模板等。不得不由人进行操作时，要用元数据记录其操作过程。

五．开发合规性软件的建议

中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式，于2007年6-12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了调查，结果显示： “已使用电子文件管理系统( ERMS)的机构占79.6%；仅有25.6%的电子文件管理系统能够接收和管理机构内部形成的所有的电子文件．74.4%的电子文件管理系统（或模块）不能接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等；只有2%的机构的电子文件管理系统（或模块）具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能。不能进行元数据统一管理的系统，我们认为是不合格的系统；37家单位的系统声称具有归档功能，却没有一家有规范的功能需求；11家单位的系统声称具有鉴定功能，却没有一家有电子文件保管期限表；22家单位的系统声称具有元数据捕获的功能，却没有一家执行元数据规范；34家单位的系统具有长期保管功能，却有21%已经出现了电子文件无法读取的情况；17家单位的系统具有迁移功能，却有仍有24%已经出现了电子文件无法读取的情况”。

从上述的调查数据中，我们不难发现，所调查的153家机构的电子文件管理系统功能很不完善，开发很不规范，难以保证电子文件的真实、可靠、完整和长期保存。因此，按照最新《要求》开发合规的ERMS刻不容缓！

1 基于前沿，遵从规范

“将现实中保障电子文件质量的管理元素（管理方法、相关制度、功能需求）技术化于ERMS功能中，通过该系统的运行达到理想的电子文件管理，已成为全球IT界和文件管理领域的共识”。上述的调查是在《要求》实施之前，当时的ERMS开发尚无统一指导标准，质量参差不齐在所难免。但是，作者近期通过网络调研，试用我国科技公司开发的ERMS发现，它们仍然没有参照最新标准开发系统，没有元数据捕获功能，如“华天动力协同OA办公系统”等。笔者认为，ERMS的开发必须遵照最新标准。当然，由于我国标准制定的滞后性，开发部门可以参考相关国际标准。从前文的比较中我们可以发现，IS0 16175:2-2011中对ERMS的功能需求大体涵盖了《要求》的基本功能模块。当然，在没有国内标准而引进国际标准时，一定要根据引进单位具体情况进行“改造”。

2基于业务，实用适用

“ERMS未来的发展方向必须紧密联系政务业务和过程，支持基于证据的善治和协同服务”。因此，以部门的具体业务为基础，打造实用、适用的系统，合适的才是最好的。比如，档案鉴定工作完全可以依靠ERMS提前到文件形成阶段，由文件起草者根据系统提供的档案保管期限表进行鉴定，因为档案的鉴定理应由最熟悉文件的人决定。对文件的著录信息，应该存储到数据库中，当文件到达归档阶段时，大量著录信息已经具备，这样就极大地减轻了档案部门的压力，也就是要做好ERMS与TDR的衔接工作。

3基于元数据，确保真实可靠

电子文件管理最大的挑战在于如何确保文件的真实可靠与长期保管，而元数据为保证电子文件的真实可靠提供了证据。 “ERMS的开发全程应该以元数据为基础，实施抓取、保管、维护元数据，尽量避免人为的元数据操作。对于不得不进行人为录入的描述性元数据应该做好权限的控制和监督审核工作，使元数据需求越来越趋于细化和规范”。元数据是ERMS开发的主线，贯穿系统开发的每个环节，做好元数据管理工作可以说是开发合规ERMS的关键所在。

4基于前端，全程管理

业务系统、电子文件管理管理系统和数字档案馆系统是紧密联系在一起的，绝不能孤立地对待。因此，要把握全程，统筹兼顾，做好各系统之间的衔接工作、数据共享工作等。ERMS管理的是业务活动中产生的文件，假如没有合规操作，比如起草的公文不符合最新的《党政机关公文格式》( GBIT 9704-2012)，那么这份文件的真实性、有效性则无从谈起，后续的分类、归档、处置等工作将变得毫无意义。因此，ERMS的开发一定是基于前端的（指文件的形威阶段），必须做好前端控制，它是后续工作的基础。

参考文献

[1]刘越男，提升电子文件管理系统质量的路径分析[J]档案学研究，2010(5)：82-86.

[2]国际档案理事会．电子办公环境中文件管理原则与功能要求[M]．王健，译．北京：中国人民大学出版社．2012:1．

[3]国家电子文件管理部际联席会议办公室，等．GB/T29194-2012电子文件管理系统通用功能要求[S]．北京：中国标准出版社，2012:1．

[4]姜晓曦，孙坦．2007年国外元数据研究进展[J]图书馆建设，2009 (4)：107-112．

[5]张宁．我国电子文件管理现状调查与思考【J】档案学通讯，2008 (6)：15-19．

[6]刘家真．电子文件管理一一电子文件与证据保留[M]．武汉：武汉大学出版社，2009: 35．

[7]安小米，张维，孙舒扬．电子文件管理的国际进展、发展趋势与未来方向[J]档案学研究2012(3):82-86．

文件管理系统范文第3篇

信息时代的到来不仅逐渐改变着人们的生活方式和生活观念，也改变着人们的工作习惯和工作方式。与花费整个组织约6%～15%的收入的纸质文档相比，电子档案的应用能够在很大程度上提高文件档案归整的科学性。尽管使用电子文件档案管理系统对档案进行处理已然成为新时代办公的必然趋势，但是随着电子文件档案管理系统的普遍应用，电子文件档案管理中存在的各种问题也随之而来。

一. 电子文件档案的概念及特点

根据2002年国家质量监督检验检疫总局的《电子文件归档与管理规范》，可以得知电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。通过此定义可以看出，电子文件与其他形态的文件档案相较而言具有其自身的特殊性。

电子文件档案信息与载体的可分割性。电子文件档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。

电子文件档案信息的非人工识别性。电子文件档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子文件档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。

电子文件档案信息依赖于设备及环境。电子文件档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子文件档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子文件档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子文件档案信息的完整性、可读性造成影响。

电子文件档案信息的可共享性和相对不安全性。因为电子文件档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子文件档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子文件档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子文件档案信息具有相对不安全性。

二. 我国目前电子档案文件管理系统存在的问题

随着电子文件档案管理系统在企事业单位的普遍应用以及各机构对文件档案信息化管理认识的不断加深，电子文件档案信息管理工作愈来愈受到人们的关注。虽然电子文件档案管理系统随着科学技术的发展而得到了一定的发展，但是在实际生活工作的应用中，依然存在许多问题。

电子文件档案信息的原始性难以保证。电子文件档案不同于纸质的文件档案，它是依托于计算机技术和办公自动化的一种数字化信息，纸质版文件的复制稿与原稿，正本与副本之间存在一定的差异，具有可区别性。但是电子文件档案的可共享性使得，电子文件档案信息的管理者难以区别信息的原始性，每个电子文件档案的享有者都可以根据自身的需求和存储的习惯，依靠自动化的办公实现对信息的整合、分类以及修改，因此，电子文档的管理者很难追溯文件的原始性。

电子文件档案的安全易受威胁。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第547期2014年第15期-----转载须注名来源电子文件档案信息的安全性受到多方面的影响，主要包含：网络环境的安全性，网络环境中病毒等的存在会造成文档信息被窃取或丢失；电子文件档案数据更改的不可逆性；电子文件档案信息的载体容易受到环境等影响，载体理化性质的改变会造成数据的丢失等；第四，电子文件档案中包含的某些重要信息，会诱使利益相关者的破坏或篡改，优势甚至吸引网络骇客的关注。

电子文件档案的管理缺乏高素质的管理人员。电子文件档案管理系统的应用，不仅需要档案管理硬件上的配备，也需要高素质的电子文档管理人员的存在。而目前，许多机构中电子文档的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。虽然，组织或机构中引进了先进的管理设备，但是没有高技术人才的操作和监管，仍然不能很好的发挥电子文件档案管理系统的最大效用。

三. 电子文件档案管理系统的优势

电子文件档案存储量大， 形式丰富。电子档案载体的体积虽然小，但是存储量却异常大。一个2G的闪存盘大致可以储存40960张A4纸资料上的全部文字信息，相比之下，电子文件档案的储存节省了相当大的空间。另外，依托于计算机的电子文件档案不仅仅可以保存文字信息，也能实现对声音、图像、影像的存储和处理。

电子文件档案便于归档和查阅。电子文件档案可以在任意的时间进行规整，并且根据文件内容、文件保密度、文件储存时间进行特别的归档，以供不同的人员和不同的部门进行检索和查阅。同时，电子文档管理者可以对电子文档添加主题词、著录、档案分类号等信息，以供使用者方便快捷的查阅所需信息。另外，随时对电子文档进行规整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和开发利用。与纸质文件档案相比， 电子文件档案信息能够实现更为快捷的传递，建立科学的电子文件档案管理系统，有利于实现信息资源的流通和信息价值的共享，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥，并为将来档案管理工作全面深入的信息化打下基础。

四. 意见及建议

加快电子文档工作的现代化进程。电子文件档案的管理部门要转变思维，从纸质档案工作的思路中走出来，加大对档案管理工作的投入和重视，优化配置现代化的电子文件档案管理系统，配备优良的硬软件工作环境，最大程度上确保电子文档现代化的可实施性

确保电子文件档案可长期使用。由于网络安全性等问题的存在，在电子文档的管理中应该定期对电子文档进行复制和保存，并定期更新网络安全固件。也可以对文件既采用电子文档进行归整的同时也进行纸质版归档，以保证数据的有效性并实现数据来源的可追溯性。另外，而对那些参考价值重大，信息价值较高的文件可以仍旧采用纸质版进行保存。

文件管理系统范文第4篇

[关键词]电子办公系统　电子文档管理系统　电子文件管理系统　信息生命周期管理　业务信息集成管理系统

[分类号]C931

2009年，课题组对珠江三角洲地区、湖南株洲以及天津开发区的250余个政府信息中心进行了问卷调查，并对南方电网下属的多个公司进行了实地调研与访谈，发现不少省市级政府部门、央企的电子办公系统基础设施建设已经基本完成，正在探索如何将机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统集成起来，在遵从法规的基础上协同工作。但更多的机构和组织尚未认识业务信息系统集成管理的重要性，仍然沿用传统的文档、文件分离的管理模式管理电子文档，使被保留的业务信息面临多种风险。

1　电子业务信息集成管理的必要性

电子业务信息集成管理是指采用IT手段将同一机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统整合为电子文档与文件管理系统，使其集电子文档创建、保存、流转、利用和归档于一体。这个问题的提出是基于以下几个原因：

1.1　文档与文件分离的管理模式不适于电子环境

长期以来，机构的业务信息是分由业务管理部门与档案管理部门分别管理的。业务部门仅对文档进行管理，档案部门则专门管理归档后的文档(即档案)，如图1所示：

同一机构内的文档与文件相离散的管理模式，在电子环境下是难以满足文件归档要求的。文档管理与文件管理的管理目标的差异，造成沿用传统管理思想设计的电子文档管理系统(EDMS)与电子文件管理系统(ERMS)的离散状况。

EDMS与ERMS尽管都要捕获元数据，但前者是为便于文档检索、版本与存取控制，并不考虑捕获文件管理元数据(如文件来源的详细信息、文档产生的技术环境描述信息、文档管理过程的痕迹等)，其后果是无效归档产生。所谓无效归档，即缺乏来源与过程信息的电子文件失去归档价值。只有在EDMS内置人文件管理需求，才能将电子文档管理与电子文件管理逻辑地关联起来，无效归档问题才可能解决。如图2所示：

20世纪初，随着办公自动化的普及，很多国家更新或扩充了原有的文件管理系统功能需求规范，使其顺应信息技术变化对文档管理的要求。如欧盟在2008年了电子文件管理功能需求更新扩展版(MoReq2)，在整个规范中都扩充了文档管理与文件管理相互关联的功能需求，“10.3文档管理与协同工作”对文档管理系统明确地提出了文件管理需求。此外，联合国与其他国家也都有整合文档管理与文件管理的系统功能需求规范的出台。

1.2　满足法规遵从要求

随着人们对数字信息认识的加深以及电子办公中问题的凸显，国家与一些行业组织要求机构在法律框架下管理电子数据，保证其真实、完整与可用，特别是一些关系民生的企业(如金融、财务、医药、食品等系统等)，其电子办公系统必须具有文件管理功能，保证生成的电子文档具备可说明其来源、管理过程、保存痕迹及生成环境的说明性数据，以便随时接受审计与调查，保障客户、合作伙伴和其他股东等的利益。

在电子办公环境下，必须依靠集成和可认证的业务信息管理系统才可能满足以上法规遵从要求，保障电子办公系统中生成的重要文档可防止变更、利于检索、便于审计与应对可能的诉讼，保障归档的文件可传承这些数据的信息价值、管理价值与历史价值。美国新墨西哥州EDMS／ERMS应用标准项目组指出，业务信息集成管理系统要求EDMS与ERMS有关联的部分必须覆盖，相关功能必须集成，使整个机构的工作流程、业务信息管理无缝连接与整合，全面、系统地控制业务信息的精确度、完整性以及可利用性；将重要的电子文档与电子文件都存储在处于日志管理严密监控与授权存取的档案环境中，以满足法规遵从要求并实现直接成本的节约。

1.3　优化存储环境与信息共享

长期以来，文档、文件与资料都由机构的不同部门分别管理，要使用这些信息，必须到不同部门去获取。若是按照传统的离散管理方式，很多正在业务流程内流转的文档，是无法在文件管理系统中获取的。整合后的业务信息集成管理系统，可通过机构内的同一检索平台，搜索引擎就可能全方位地提供所需的当前业务活动信息与累积的历史文件信息，以达到集腋成裘的最佳效果。如图3所示：

业务信息集成管理系统整合了存储环境，便于使用不同的存储管理工具，有效处理已存储信息，使信息存储及管理随信息价值的变化而改变。在电子办公环境中，管理与利用信息变得日益复杂，更多地依靠将现代管理理念融入IT技术，利用软件管理替代手动管理流程。业务信息集成管理系统的实质是将文档管理、文件管理和信息提供有机结合起来，构建一个高度智能化的人机交互系统，实现文档与文件管理的整合，提高机构和组织的工作效率与应对社会需求的能力。

2　机构业务信息集成管理框架设计

尽管我国从文档一体化的角度讨论业务信息集成管理系统架构的理论文章不多，但我国不少大型企事业机构与政府部门已经开始建造这类系统。图4是在对这类集成系统调研基础上，经过归纳、总结与提炼后勾画的业务信息集成管理系统框架。

可见，机构业务信息集成管理系统主要由电子办公系统、电子文件管理系统与电子文档交换平台及数据交换中心构成。与传统管理方式不同的是，以上4个部分尽管各司其责，但却以业务流程为主线，利用信息技术与管理制度相互关联为一整体，以保障业务数据的有效性、可用性和可理解性。为达到该目的，以上4个部分须具备的基本功能如下：

2.1　电子办公系统

电子办公系统主要是支持日常办公与事务管理，便于机构和组织的工作流管理与协同工作，并维护重要文档安全与将其传入电子文件管理系统。为满足业务信息集成管理需要，原电子办公系统的功能需要重构。除保留已有的控制、捕获、访问和安全、处置、查找与检索功能外，还必须补充的功能有：标记重要文档，文件管理元素据的添加与捕获，多版本管理，输出与脱机保存等。

・标记重要文档。重要文档是待归档的文档与遵从法规必须保留一段时期的文档。对重要文档标记的目的是便于电子文件管理系统对重要文档的识别与捕获以及分类保存与严格管理。

・文件管理元素据的添加与捕获。重要的电子文档必须携带与文档保持紧密联系的描述性数据(即文件管理元数据)，用以说明重要文档的内容、产生的背景、结构及其管理过程等，因此，系统必须具备保障文件管理元素据捕获的功能。

・多版本管理。对于同一文档的多个版本，系统必须进行标记并建立它们之间的联系，支持文档草稿

的使用，并维护各版本的电子文档的完整性。

・输出。电子办公系统的输出功能，应不仅能使电子文档与其相关的元数据一并完整输出并保持联系，还要求与电子文档及其所在文件夹相关的审计跟踪日志也能一并输出。

・可脱机保存完整的业务信息。利用移动存储设备可同时保存电子文档与其关联的元数据，并保持文档与元数据的原有联系。

2.2　电子文档交换平台

电子文档交换平台的主要作用是接受电子办公系统的重要文档并导人电子文件管理系统，它是电子办公系统与电子文件管理系统的接入平台或接口，是通过IT技术整合文件管理与文档管理的重要桥梁。为了实现电子文档管理系统与电子文件管理系统无缝连接与整合，电子文档交换平台必须具有以下基本功能。

・接受各类重要数据。由于电子办公系统的应用工具种类繁多，电子文档交换平台需具有强大数据接口，可在线或离线接收不同类型的重要电子文档。

・平稳地在电子文件管理系统与电子文档管理系统间移动数据。所谓平稳移动是指当数据在文档管理系统与文件管理系统流动时，可保持文档与其元数据原有的关联不变。

・数据比对。对电子办公系统传来或导入的重要文档的文件管理元数据是否齐全完备进行数据比对，对不合格者不予传人。如图5所示：

2.3　电子文件管理系统

电子文件管理系统的主要功能是捕获重要文档、登记文件，并对保存其中的文件和文档进行有效控制、维护与处置等，保证其完整与安全。为适应业务信息集成管理需要，电子文件管理系统需要增加以下功能：前端捕获文档，多版本文档的管理，标识文档与文件，安全控制，分层存储、统一管理功能。

・前端捕获是指电子文件管理系统在电子办公系统捕获文档，并在捕获后视情况给予其唯一标识符并宣布其成为文件的行为。

・多版本文档的管理是指电子文件管理系统应具有对电子文档多个版本的辨别与管理能力，可将同一内容的多个版本捕获并指定其中某一文档作为文件归档，将不同版本的所有文档分散存储并保持关联，版本编号清晰可见以供检索或搜索。

・系统应对捕获的重要文档进行分类与标识，以便文件与保留文档清晰可辨。

・安全控制功能要求系统通过权限控制与日志管理等功能，保护归档文件与保留文档的真实与完整。

・系统能够在统一存储空间内，将电子文件与重要电子文档分层存储、统一管理。

2.4　数据交换中心

数据交换中心应是机构对内提供利用的公共平台，也是向专业档案馆或公共档案馆提供移交的桥梁，其主要功能有数据移交、存储与检索等。在该公共平台上，应具有与电子文件管理系统内设资源库相分离的数据资源检索库，为机构内职工提供电子文档与电子文件的综合查询。

3　机构业务信息集成管理系统实例

在我国，政府与一些大型的企事业单位已经建立了本系统或本单位的业务信息集成管理系统，图6是这些集成系统文档形成、捕获与管理的示意图：

可见，电子文档的生成、流转过程基本一致，只是电子文档归档捕获方式不一致。以下通过实例说明集成后的新增功能。

3.1　电子文档的元数据捕获

为防止无效归档发生，电子办公系统均具有文件管理元数据捕获功能，图7是元数据捕获的解决方案的实例：

为保证电子文档管理系统对文件管理元数据捕获并建立与其文档的关联，该系统采用了两种措施：①文档的元数据信息表单前置；②系统嵌入必须捕获的元数据，以便选择性捕获。

图7显示了两份元数据信息表单。接到文档保存命令后，系统首先提出该文档的元数据信息表单并要求文档形成责任人填写，只有填写完毕才可添加拟保存的电子文档(见该图左下部)进行保存。一旦点击保存，电子文档与元数据表单就捆绑一体存入系统，持久保存元数据与文档的关系。

图7还显示，为了方便与准确捕获元数据，系统事先嵌入了必须捕获的元数据并以下拉框方式提供捕获选择。这要求电子办公系统支持常见电子文档元数据模板的定义，并可为不同类型的文档模板(如表格、报告、信函等)设定不同的文件管理元素据集。

接口平台上的数据比对功能为元数据录入质量把关，可降低归档前文档元数据捕获不全的风险，如图8所示：

图8左图是必要元数据填写不全退回文件形成者(见左图上方的不可归档字样)，右图是经过数据比对后被电子文件管理系统接收的文档元数据表单。

可见，IT管理在整个元数据的产生与捕获过程中起到强制、协调、监督与审查作用，不仅提高了工作效率，也减少了不同部门间的责任推诿带来的摩擦。

3.2　电子文档的归档捕获

由图6可见，集成管理系统可提供两种不同的捕获方案，分别适于不同类别的电子文档的在线归档捕获。图6的归档接口可提供行政公文的实时归档捕获，而预归档平台是为捕获形成周期长的文档准备的。

实时在线归档捕获较为简单。满足归档要求的电子文档通过系统接口传人或导人电子文件管理系统后，系统会在导人工作完成后传出归档日志以显示导入是否成功(见图9左)；系统也可自动生成某段时期内归档移交成功的统计表(见图9右)，以便定期比对移交纸质红头文件。

对于需要积累一段时期方可在线导入电子文件管理系统的重要文档，必须建立预归档平台，指定个人文档积累空问。预归档平台可以设置在电子办公系统内，也可设置在电子文件管理系统。无论位于业务信息集成管理系统的那个部位，其管理过程都是一样的。预归档平台的文档积累也必须配置相关的元数据，并与电子文档保持紧密联系。

图10是在预归档平台上积累电子文档的实例。当用户点击目录树的节点时，系统首先呈给用户的就是该文档的描述信息(元数据)，填写完毕点击“添加”，被积累的文档添加到系统的同时，该文档的描述信息也与文档联系在一起。待文档积累齐全完整，满足归档条件后，选择待归档的文档条目并点击“归档”，被积累的电子文档便传人电子文件管理系统。

4　结论与讨论

业务信息集成管理系统不仅能整合电子文档管理与电子文件管理，还可以数字档案馆为资源提供平台，将与业务相关的当前信息资源(在线文档)、历史信息(归档后的文件)与资讯集成为一体形成机构业务知识库，通过搜索引擎提供网页快照和详简可选的业务信息服务。因此，业务信息集成管理系统将是机构内电子资源管理的发展趋势。

文件管理系统范文第5篇

一、设置操作员

1、出现的问题及原因

许多初学者注册进入系统管理模块后，直接就建立新账套。在按照建账向导提示，进入到第三步时，系统提示确定账套主管。而建账向导中只能在账套主管下拉菜单中选择，不能输入，由于还没有设置操作员，因此就没有可选择的操作员而无法继续操作下去。

2、解决方法

建立新账套之前，应先进行操作员的设置，以便建立会计核算账套后指定会计主管，及为操作员进行权限分配。正确的操作步骤应是：启动系统管理模块并进行注册设置操作员建立新账套。

二、给操作员赋权

1、出现的问题及原因

按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人，因此，在进行审核之前，需先更换操作员。有的初学者在填制完凭证后，要进行审核凭证操作时，发现没有其他的操作员可以更换，即在【文件】菜单中的【重新注册】功能中，可供选择的用户名只有制单人一个。出现这种情况的原因是，在给操作员赋权时，没有选中自己的账套。因为在一个单位的财务部门，可能需要对下属多个独立核算的单位设账，每一个单位需建立一个账套，这样可能导致同一台计算机中存在多个账套。而初学者在进行操作员赋权时，往往直接选中界面左侧的操作员行，没有注意界面右侧上面的账套号和账套名称。

2、解决方法

回到系统管理的【权限】菜单，选择正确的账套号、账套名称和正确的操作员，再对其赋权即可。

三、会计数据备份

1、出现的问题及原因

由于计算机在运行时经常会受到来自各方面因素的干扰，有时会造成会计数据被破坏。因此，为了保证会计数据的安全，必须经常对会计数据进行备份。有的初学者可能已通过账套输出功能进行了账套备份，但打开目标文件夹却发现是空的。造成这种情况的原因是，在备份时，只是选中了目标文件夹没有将文件夹双击打开，备份数据并没有装入目标文件夹内，而是存放在上一级文件夹中。

2、解决方法

方法一：在原备份目标文件夹的上级目录下寻找，可以找到丢失的备份文件，然后将其复制到目标文件夹中；

方法二：可以重新备份一次。只是在账套备份时要注意：要选定并双击打开目标文件夹，再点击“确定”。

四、关闭系统管理

1、出现的问题及原因

在设置操作员、建立新账套、给操作员赋权等操作完成后，就可以退出系统管理，进入系统控制台录入单位的基础信息了。但在这个时候，有的初学者发现无法关闭系统管理模块窗口。或者，有的初学者由于其他原因进入系统管理模块，想关闭时也无法退出。在这种情况下，操作员肯定是除admin以外的其他操作员。因为只有系统管理员admin才能执行退出系统管理的功能。

2、解决方法

点击【系统】菜单下的【注销】功能，把操作员换成系统管理员admin即可关闭【系统管理】系统。

五、修改账套信息

1、出现的问题及原因

有的初学者在建立完新账套后，发现单位信息录入错误，或没有对供应商进行分类，或科目编码级次确定的不合理等等问题，想对建账信息进行修改，否则没有办法进行下面的操作。可是，又不知道怎么修改，一筹莫展。

2、解决方法

这时，可以账套主管的身份进入【系统管理】系统，在【账套】菜单下选择【修改】功能，进行相应的增添、修改、删除即可。

六、系统锁定

1、出现的问题及原因

在操作过程中，有时系统会提示“＊＊人＊＊操作被系统锁定”，可能是误操作导致出现这种状况。

2、解决方法

进入【系统管理】模块，以系统管理员admin的身份注册，选择【视图】菜单下面的【清除所有锁定】命令，在打开的界面中选中相应锁定，单击“确定”就可以解除锁定了。

七、账套路径的调整

1、出现的问题及原因

用友ERP－U8系统默认账套路径在c：＼windows＼system＼ufsystem下，大部分操作者建立账套时使用的是系统默认路径，既影响了系统的运行效率，又增加了维护的难度。