前言:想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗?我们特意为您整理了5篇单位会议邀请函范文,相信会为您的写作带来帮助,发现更多的写作思路和灵感。
会议邀请函的格式
1.标题。由会议名称和邀请函(书)组成,一般可不写主办机关名称和关于举办的字样,如:《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。邀请函三字是完整的文种名称,与公文中的函是两种不同的文种,因此不宜拆开写成关于邀请出席会议的函
2.称呼。邀请函的发送对象有三类情况:
(1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。
(2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠尊敬的敬语词,后缀先生、女士、同志等。
(3)网上或报刊上公开的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以敬启者统称。
3.正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的,用特邀请您出席(列席)照应称呼,再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写此致,再换行顶格写敬礼,亦可省略。
4.落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。
5.成文时间。写明具体的年、月、日。
会议邀请函的范文
【范文1】
客户会议邀请函
20XX年在愉快的合作中结束了。我们深知庚辰集团在发展的道路上离不开您的合作与支持。久久联合、岁岁相长。在此诚挚邀请您参加庚辰集团举办的客户交流会,届时滨州各行业的优秀企业代表将与您共话友情、共谋发展,总结20XX、规划20XX。
如蒙应允、不胜欣喜!
地点:滨州大饭店二楼东海厅
时间:20XX年1月22日(本周五)下午4点到8点
全程免费。
联系电话:
温馨提示:本交流会有抽奖环节,如有企业展示和宣传产品的,及时与工作人员联系。
【范文2】
________________研讨会邀请函
尊敬的 ____________:
您好!
____________研讨会定于20________年____月________日________日在________________召开,诚挚邀请您参会。会议的有关事宜如下:
一、会议主题 ________
二、主要论题 1.________面临的形势与任务
2.________建设与________的完善
3.________的经验总结
4.________队伍建设的主要措施与途径 5.________定位 6.________等________问题 7.当前________的热点问题 8.____________相关________问题 三、投稿要求
本届________研讨会,接收与上述专题相关的、未公开发表的论文与研究报告。
1. 投稿内容与格式
论文格式包括标题、作者基本信息、摘要、关键词、正文、注释、参考文献几个部分。摘要字数在200-300字之间,且关键词最多不能超过4个。论文正文总字数应不少于5000字,中文使用宋体、小四号字、1.5倍行距排版;含页眉和脚注在内,页边距设为2.5厘米。
提交的文章中凡采用他人原文或观点,务必加注说明。在引文后加括号注明作者、出版年份及页码,或者直接将引用以脚注方式标识清楚。详细文献出处作为参考文献列于文后,以作者、出版年份、书(或文章)名、出版单位(或期刊名)、出版地点排序。文献按作者姓氏的第一个字母依A-Z顺序分中、英文两部分排列,中文文献在前,英文文献在后。引文中的英文部分,专著名用斜体,论文题目写入 号内。作者自己的说明放在当页脚注。
2. 投稿电子邮箱
互联网会议PPT资料大全 技术大会 产品经理大会 网络营销大会 交互体验大会
Email:____________@____________(请在邮件主题标明:____________研讨会)
3. 论文收录
研讨会筹备委员会将会收录您的投稿,并将制作论文集, 如有PPT文件,请一并发送至投稿电子邮箱并注明:____________研讨会PPT。
4. 投稿截止日期
本次会议投稿截止日期为20________年____月____日。 四、研讨会时间及地点
会议时间:20________年____月________日报到,________月________日会议,________日考察。 住宿地点:________大酒店(________高速公路________出口____行________米路____) 会议地点:____________________
【范文3】
国际会议邀请函
Dear Prof. Wang Jianxing,
The Tenth Enhancement and Promotion of Computational Methods in Engineering and Science International Conference is going to be held from August 21 to 23, 2006 in Sanya, Hainan Island of China. On behalf of the Organizing Committee we have the honor and pleasure of extending to you the invitation to give an oral presentation entitled
Research on Thermo Quality Transmission Problems for Large-Scale Slab of With Creep
The time for your presentation is 20 minutes including 3 minutes discussion. The full-length paper should be submitted to the Conference Secretariat General, Prof. Yao Zhenhan by May 1 of 2006. The abstract and the full-length manuscript of your paper will be included in the printed and CD-ROM Conference Proceedings,respectively. The format for the full-length paper is available on the Conference web site:XXX
Equipments prepared by the conference for your presentation should be (1) Microsoft PowerPoint software and (2) multimedia projector connected to portable notebook computer. You may just bring a storage media with USB connection.
We thank you very much in advance for your contribution to the success of the Conference.
Please contact Prof. Mingwu Yuan, by (E-mail) or +8610 62751826 (Phone) and +8610 62759806 (Fax), for anything not clearly defined.
This invitation letter will be sent to you by E-mail first and then by regular post mail.
I am looking forward to hearing from you.
Best regards,
Mingwu Yuan,
在一般情况下,邀请有正式与非正式之分。非正式的邀请,通常是以口头形式来表现的。相对而言,它显得要随便一些。正式的邀请,既讲究礼仪,又要设法使被邀请者备忘,故此它多采用书面的形式,即洛阳礼仪活动邀请函的形式。
那么,什么是礼仪活动邀请函?我们要怎样来写作礼仪活动邀请函?
一、礼仪活动邀请函的含义
礼仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、礼仪活动邀请书,是礼仪活动主办方(单位、团体或个人)邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。
凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、会、单位的开业仪式等等,只有采用礼仪活动邀请函邀请佳宾,才会被人视之为与其档次相称。礼仪活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。
二、礼仪活动邀请函的基本内容
礼仪活动邀请函的基本内容包括礼仪活动的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;礼仪活动的内容和形式;参加对象;礼仪活动的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。内容根据实际情况填写。
三、礼仪活动邀请函的特点
洛阳礼仪活动邀请函的特点体现在以下四个方面:
礼貌性强。邀请事务使用邀请函表示礼貌。礼貌性是礼仪活动邀请函的最显着的特征和基本原则。这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上,强调双方和谐友好的交往。
感情诚挚。礼仪活动邀请函是为社交服务的专门文书,这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息,适宜于在特定的礼仪时机、场合,向礼仪对象表达专门诚挚的感情。
语言简洁明了。礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种,要注意语言的简洁明了,看懂就行,文字不要太多太深奥。
适用面广。礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中,而且适用于单位、企业、个人,范围非常广泛。
四、礼仪活动邀请函的结构与写法
在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重要的,尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会,写好它可以说至关重要。对礼仪活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。
首先是结构上写法类似公函。一般格式如下:
邀请函
尊敬的________________
您好!
___________单位将于____年____月____日在_________地,举办_____________活动,特邀您参加,谢谢。
例文:
邀请函
尊敬的xxx教授:
我们学会决定于xx年x月x日在省城xx宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。务请拨冗出席。
顺祝
健康!
xx省文学研究会
联系人:xxx
供应商年会邀请函(一)
致:尊敬的各供应商
您好!感谢百忙之中阅读此邀请函。
承蒙贵公司一直以来的鼎力支持,我公司的业绩才能蒸蒸日上。为此,特向贵公司同仁致以真诚的感谢!
新年将临,为感谢广大员工的辛勤工作,我司谨定于XXXX年XX月XX日举行XXXX年新春晚宴暨抽奖活动。为提高活动气氛,特希望贵公司能慷慨解囊,惠以赞助。
竭诚欢迎贵公司积极参与和赞助!特函奉商,期能共襄盛举。谨祝商祺,生意兴隆!
主办单位:XX市XXXXXXX有限公司
晚会地点:XX市XX大酒店三楼(XX区XX路3号)
晚会时间:XXXX年XX月XX日下午17:00入场,17:30开席
如蒙惠赐,请于XXXX年XX月XX日前回复,承蒙赞助,不胜感激!。
再次致以衷心的感谢!!!
XX市XXXXXX有限公司
20XX年XX月XX日
供应商年会邀请函(二)
致:尊敬的各供应商
教育部高等学校电子信息科学与工程类专业教学协作委员会20XX年会议,定于4月5日-10日在贵阳市美丽的花溪景区召开,届时电子信息科学与工程类专业教学指导分委员会工作会议也将在贵阳花溪举行.本次会议由贵州大学承办.会议的主题是:围绕国家的"十一五"计划和国家的中长期发展规划,以科学发展观统领高等教育发展,进一步深化电子信息科学与工程类专业教育教学改革,为国家建设输送合格的高素质人才有关会议详情请查询本次会议将是全国电子信息科学与工程类专业的一次空前盛会.届时将有全国100余所高校的领导,专家,学者及实验室负责人约300余人参会.我们特邀请您参加本次会议宣传您的企业和产品.
为了加强各学校与各设备供应商,教学实验系统提供商之间的交流,本次会议特设展台展位,提供10-15分钟大会发言推介产品,可根据需要设产品专题讲座,为贵方提供一次交流,宣传展示产品机会.
XXXXXXXX
20XX年XX月XX日
供应商年会邀请函(三)
致:尊敬的各供应商
我公司定于20XX年11月24日下午至25日在连云港市云台宾馆召开第五届供应商大会,会议为期2天,现将有关事宜拟定安排如下:
一、会议报到时间:
二、 会议报到地点:
云台宾馆(苍梧绿园对面),连云港市苍梧路27号
三、参会人员及相关费用
1、被邀请单位委派1-2人出席会议(请不要带同行或小孩参会);
2、此次会议住宿、交通费用自理,其他费用由我公司承担;
3、在收到邀请函后,请尽可能提早书面告知参会人员(请回传回执)名单,如同一单位需多人参会,请事先与我们沟通联系,便于我司安排接待。
四、会议注意事项
• 参加会议的代表请将回执于20XX年 11 月 15 日前回传到我公司。 • 公司于报到当日( 11 月23日至24日)接待。 五、会议联系方式
会务联系人:连云港基地:李晨或各业务经理 电话:0518-83451922 传真:0518-82459522
六、参会代表回执:
随着中国科研能力和水平的提高,越来越多的大型国际学术会议将在中国召开。它们的成功举办不仅交流了该领域国际前沿的最新进展,更好的促进了学术交流与合作,而且对提升我国该学科在国际上的知名度和影响力具有重要的作用和意义。近些年来,陆续发表了一些对国际学术会议的总结,但现代科技为人们生活方式带来的巨大变革,对传统的基于人工方式的邀请报告人管理、注册、投稿、审稿等会务工作提出了严峻的挑战。此外,相比于中小型国际学术会议,大型国际学术会议的筹备周期更长、管理更为复杂、需要建立全面地、系统地、科学地组织管理体系。本文试图从节省人工和时间成本出发,寻找保障信息的准确性、实时性的有效途径,建立通用的大型国际学术会议的组织管理体系(图1)。
大型国际学术会议的筹备应至少在会议召开时间的前一年半或更长时间。主要包含两大方面的工作(图2):学术部分和会务部分,分别由学术组和会务组完成。学术部分是国际学术会议的关键,直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利举行;会务部分的所有工作都将围绕学术部分而展开,为学术部分服务。
一、学术部分工作
1.确定和发出邀请报告(Speaker)
会议邀请报告(Speaker)通常包括以下几类:Plenary Speaker、Keynote Speaker、 Invited Speaker以及Oral Speaker。秘书处学术组工作人员受主席的委托,承担发送邀请函的具体工作,并记录和统计他们的回复情况、特别要求等各种相关信息。
在目前的国际学术会议中,邀请报告人的数量可能会达到参会人员的30%或更多。且报告人的邀请类别更改、信息更改、回复状态更改、暂时不确定等因素繁多,因此建立“邀请报告人数据库”是极其必要的,可以保证信息数据的唯一性、准确性和实时性。数据库中的关键字段应包括:姓名、学校(国家)、Email、邀请类别(Plenary、Keynote、Invited、Oral)、邀请函发送状态(已发送/未发送)、回复状态(接受/拒绝/暂时无法确定)、变更情况(类别变更/回复状态变更/信息变更)、报告题目、个人主页、注册状态(已注册/未注册)、日程要求、备注等信息。将“邀请报告人数据库”作为会议网站后台数据库的一部分,不仅可以实时更新网站上邀请人的信息、实时掌握他们的注册情况、避免传统人工方式产生的延迟、反复较对和疏漏、保证数据的准确性和唯一性,而且方便注册系统中对各类邀请报告人费用减免的设计,从而节省大量的时间和人工成本。
2.会议日程和会议手册
会议日程(Scientific Program)是整个国际学术会议的核心,主要包括:大会、分会的整体时间安排、分会场数及各分会场的议题(Topics);各类报告的时间长度、报告人(Speaker)的安排和报告题目;主持人(Chair)的安排;开幕式和闭幕式的安排。组委会根据报告人的学术研究领域,结合各分会场的议题,全局把握、合理的编排整个会议的日程。会议日程编排初步完成后,还需要对整体安排的逻辑性和冲突性进行检查,如检查姓名、类别、时间安排、同时担任Speaker和Chair的时间是否冲突等。
大型国际学术会议中,常见报告人或主持人因故临时取消参会,会务组需要提前做好预案。一个很好的方法是建立口头报告储备制度(Oral lecture reserve),事先向具有口头报告意愿的参会人发放邀请,建立报告候补人数据库,并依据现在通讯技术(如email、推特群或微信群等)及在会场的通知栏中将会场缺省的报告信息及时,对会议程序进行实时的调整安排。
会议日程是会议手册的核心,需要集结会务组全体工作人员合力完成。会议手册中,除详细的会议日程安排、Poster Presentations之外,还包含组委会主席的欢迎辞、组委会&秘书处信息、主办&承办单位介绍、赞助商介绍以及会议期间的通用信息(如会场地图、住宿、交通、天气、信息台、旅游、网络、电信)等。会议手册应至少在会前半个月修订和校对完毕,以保证会议手册有充足的印刷时间。对于会议程序的变动,及时在网上和大会的通知栏进行公布,让每一位参会人都能及时了解程序的调整情况。
3.投稿/审稿和摘要(或论文)手册制作
为保证摘要集(或论文集)格式的统一,组委会需要制作摘要模板提供给所有参会者。参会者根据所要求的格式在“会议投稿/审稿系统”中提交摘要。在注册中后期,组委会组织专家对投稿进行评审,决定是否接收以及哪些被选为“口头报告”(Oral)。为方便专家的评审,“会议投稿/审稿系统”包括在线评审和线下评审两种方式。在线评审为实时发送摘要(或论文)的评审意见和录用状态提供了可能性;线下评审则需要学术组工作人员将投稿批量导出发送给专家,再将最终评审意见录入到“会议投稿/审稿系统”中。
会议通知一般为三轮,此外还有可能发送注册延期通知和摘要延期通知。会议第一轮通知,相对比较简洁,包含会议的介绍、欢迎辞、召开的时间、地点、议题、组委会和秘书处成员、联系方式、注册信息及方式、投稿的格式要求及方式、已确定的Speaker名单以及通用信息等。会议第二轮通知,除在第一轮通知基础上完善相关信息之外,还需补充会议的初步日程和重要的时间节点,增加卫星会、赞助商的相关信息。会议第三轮通知,即最后一轮通知,应至少在会前一至两个月发出,便于参会者了解到会议最终的详细安排,包括各类报告的时间长度、POSTER板的尺寸、详细的日程安排、各分会场的议题等。每个国际学术会议的各轮通知都会因其具体情况而有所不同,所包含的内容也并不是固定不变的。
5.大会邀请函
大会邀请函分为参会邀请函和签证邀请函两类。参会邀请函是指以大会主席和组委会之名向会议参加人发出的邀请函,包括普通邀请函和报告邀请函两种。而签证邀请函是指由会务承办单位提供给国外参会者用于协助办理来华签证的邀请函,也分为两种:普通签证邀请函,即由主办单位盖章签发的包括了参会人所需签证信息的邀请信件。被授权单位邀请函(Invitation Letter of Duly Authorized Unit)。对于少数国家,申请中国签证必须持有被授权单位邀请函。办理被授权单位邀请函需要每位申请者提供他的个人简历、护照扫描件和行程安排说明。由秘书处工作人员对材料进行审查和身份核实无误后,填写申请表和呈报上级相关部门进行审批。
6.奖项设置和评选
大型国际学术会议通常会设置一些奖项,如“Best Poster Award”、为支持学生参会的“Travel Grant Award”等。近些年来,从Student Poster中选出的Slam Poster很受欢迎,选中的学生有机会在大会上做3分钟左右的演讲,增进了学术交流,并提高了学生参会的积极性。为此,大会还会设置“Best Slam Poster Award”。此外,根据赞助商的支持,还有可能设置其它奖项。
二、会务部分工作
由秘书处会务组承担的“会务部分工作”是“学术部分工作”的服务支撑。财务、网站、设计制作(图3)、会场&酒店、赞助和其它(旅游、交通、餐饮、物资等)构建起会务服务的六大保障体系。任一方面的差错或疏忽都可能造成不良的国际影响。
国际学术会议的财务预算涉及到收入和支出。会议收入一般来源于注册费、赞助费和基金项目支持等;会议支出一般用于会场(场租、设备等)、住宿、餐饮、交通、安保、印刷、设计制作、人员费、网站、税费等。组委会需预估参会人数,合理做出财务预算,以确保收支平衡,从而保障会议的顺利进行。
邀请函格式
一、礼仪活动邀请函的含义
礼仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、礼仪活动邀请书,是礼仪活动主办方(单位、团体或个人)邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。
凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、会、单位的开业仪式等等,只有采用礼仪活动邀请函邀请佳宾,才会被人视之为与其档次相称。礼仪活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。
二、礼仪活动邀请函的基本内容
礼仪活动邀请函的基本内容包括礼仪活动的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;礼仪活动的内容和形式;参加对象;礼仪活动的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。内容根据实际情况填写。
三、礼仪活动邀请函的特点
洛阳礼仪活动邀请函的特点体现在以下四个方面:
礼貌性强。邀请事务使用邀请函表示礼貌。礼貌性是礼仪活动邀请函的最显著的特征和基本原则。这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上,强调双方和谐友好的交往。
感情诚挚。礼仪活动邀请函是为社交服务的专门文书,这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息,适宜于在特定的礼仪时机、场合,向礼仪对象表达专门诚挚的感情。
语言简洁明了。礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种,要注意语言的简洁明了,看懂就行,文字不要太多太深奥。
适用面广。礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中,而且适用于单位、企业、个人,范围非常广泛。
四、礼仪活动邀请函的结构与写法
在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重要的,尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会,写好它可以说至关重要。对礼仪活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。
首先是结构上写法类似公函。一般格式如下:
邀请函格式1
尊敬的________________
您好!
___________单位将于____年____月____日在_________地,举办_____________活动,特邀您参加,谢谢。
邀请函格式2尊敬的×××教授:
我们学会决定于××年×月×日在省城××宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。务请拨冗出席。
顺祝
健康!
××省文学研究会
联系人:×××
××年×月×日
这是最常见的、标题只以文种“邀请函”字样出现的范例。
邀请函格式1________小姐/先生
仰首是春、俯首成秋,××公司又迎来了她的第×个新年。我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持,我们取得的成绩中有您的辛勤工作。久久联合、岁岁相长。作为一家成熟、专业的×X公司,我们珍惜您的选择,我们愿意与您一起分享对新年的期盼。故在此邀请您参加×××公司举办的新年酒会,与您共话友情、展望将来。如蒙应允,不胜欣喜。
地点:×××
时间:××年×月×日
备注:期间抽奖,请随赐名片
在一个商业社会里,商务礼仪活动邀请函也出现得越来越普遍。
商务礼仪活动邀请函反映了商务活动中的人际社交关系,企业可根据商务礼仪活动的目的为其合作伙伴(投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等)撰写具有企业文化特色的邀请函。一般来说,商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分:邀请函的主体内容和邀请函回执。如:
邀请函格式2尊敬的×××先生/女士:
过往的一年,我们用心搭建平台。您是我们关注和支持的财富主角。
新年即将来临,我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对XXXXXX公司的大力支持.我们特于××年×月×日×时在×××大酒店一楼×X殿举办××年度XXXXXX公司客户答谢会,届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您,期待您的光临!
让我们同叙友谊。共话未来, 迎接来年更多的财富,更多的快乐!
XXXXXX公司
×X年×月×日
这是商务礼仪活动邀请函的主体内容,标题除了文种“邀请函”、事由“××广告公司年终客户答谢会”字样外,还出现了活动主题标语“财富主角”;正文亦符合礼仪文书的行文要求,可谓是事务与礼仪的完美结合。
商务礼仪活动邀请函的回执则常采用表格的形式,将需要被邀请方填写的事项逐项列出。一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性别、职务、民族习惯、参会要求(如参与某项专题活动);被邀请方的联系人、联系电话、电子邮件地址等。礼仪活动组织部门的名称、联系人、联系电话、电子邮件地址、企业网址等。回执要随邀请函同时发出,并要求按时回复。
由以上各例,我们可以看出礼仪活动邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。
标题。一般只写文种“邀请函”即可,字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由” ,如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动
主题标语,如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。
称谓。是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名,后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“经理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。
正文。是邀请函的主体。头可向被邀请人简单问候,位置在称谓下一行,空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求,写明礼仪活动的日程安排、时间、地点,邀请对象以及邀请对象所做的工作等,并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长。
敬语。末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
落款。署上邀请单位名称或发函者个人名称,署上发函日期。邀请单位还应加盖公章,以示庄重。
其次是形式上的要求。邀请函的形式要美观大方,不可用书信纸或单位的信函纸草草了事,而应用红纸或特制的请柬填写。
五、写礼仪活动邀请函
要注意的事项
1.“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席×X活动的函”。
2.被邀请者的姓名应写全,不应写绰号或别名。在两个姓名之间应该写上“暨”或“和”,不用顿号或逗号。网上或报刊上公开的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。
3.严格遵守写作格式,称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、联系方式、落款等是必不可少的部分,不能丢漏信息。
4.邀请事项务必周详,使邀请对象可以有准备而来,也会使活动举办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。