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关键词:机关档案;工作规范化;管理措施
1引言
在机关单位工作过程中形成的历史记录,即为机关档案,它具有重要的保存价值,并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以,实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化,管理水平难以满足实际需要,还影响到机关单位的正常运转,因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。
2机关档案工作规范化管理的作用与意义
档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称,它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求,应当进一步提高档案工作规范化的管理水平,有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一,机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动,是机关单位的一笔可贵财富,有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作,相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络,及时跟进工作当中出现的问题,并且总结有关经验教训,属于丰富的信息资源。第二,机关档案是指导单位工作的必要依据,档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益,充分有效地发挥档案的作用,推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类,提高档案质量,有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善,各级机关单位的档案意识不断增强,档案的综合利用率也在逐年提升,在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用,在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中,机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验,获取了突出的工作业绩。第三,规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善,机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来,档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全,制度执行没有到位,档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时,也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平,充分发挥机关单位服务任务的作用要求,必须实现档案的规范化管理,为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。
3提高机关档案工作规范化管理的科学途径
3.1完善现代机关单位档案的管理体制
从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中,构建统一的规范化管理系统,加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息,由档案部门统一进行收集和整理,在归档环节中应当注重档案的质量保证,重视归档的具体细节例如证件与附件,关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写,且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料,建立细节化明晰的归档细则,加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。
3.2科学分类资源,完善检索体系
首先要遵循文件材料的整合规律,保持各个文件之间的有机联系,并且充分体现以人为本的基本原则。其次要做到文件的准确分类和鉴定,使编目、用品、纸张和字迹的规范化更明显;要看归档的查全率、及时率与完整率是否达到了标准。再次,不同的档案检索工具构成了互为补充的检索系统,从不同角度揭示了档案资料的内容。检索工具的种类与质量直接关系到档案的查询速度与查准率,完善的检索体系能够符合不同检索渠道的要求。通常机关单位需要根据要求来设立和完善各种门类藏书的全部档案案卷级与文件级的目录数据库,按照现实要求设置目录专题数据资源库。
3.3引进和利用现代化技术,更新档案管理规范化模式
档案管理人员应当利用先进设施与专业技术,对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理,需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件,来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面,对需要永久保存的电子档案,例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等,都应使用不可擦除型光盘;电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作,只要奠定好规范化管理的基础,就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。
4结语
随着社会经济发展和科技进步,机关部门的档案管理工作需要更加科学与规范化。良好的档案管理程序可以推动机关单位的工作发展,因此领导者必须注重档案管理制度的完善,选拔专业化的档案管理人员,培养高素质的档案管理人才,加强档案管理的科学性和实用性,促进档案管理的规范化进程。
作者:翁亚洁 单位:河北省秦皇岛市海港区民政局
参考文献
[1]冼云嫦.提高机关档案工作规范化管理的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集(上)[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2017(1).
[2]张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考[J].档案天地,2016(11).
科技计划项目是以科学技术发展规划纲要为指导,以提高科技创新能力、解决经济与社会发展中的关键共性科技问题为重点,由国家科技计划安排,在一定期限内进行的科学技术研究开发项目。从科技计划项目的表述中可以看出,科技计划项目是属于科研项目的范围,是由国家财政支持开展的科学技术的研究项目,而科研项目不仅包括科技计划项目,也包括企业、个人或团体出资开展的科学研究项目。科技计划项目档案就是科技计划项目在立项、研究、验收、成果转化等全过程中形成的、应该归档保存的各种类型及载体的原始记录。科技计划项目档案是科技计划项目全生命周期的管理及时、有效的信息记录,是科技计划项目执行管理、监测、评价的依据。
改革开放30多年来,我国逐年加大了对科技创新的扶持力度,大幅增加了每年的科技计划项目的经费投入。2014年全国科技经费投入全社会研究与试验发展(R&D)支出达到13400亿元,比2013年增加1553.4亿元;R&D占GDP比重预计可达2.1%,比2013年提高0.2个百分点。按照《科技部关于下达2014年度有关国家科技计划项目的通知》中对2014年下达的国家级的星火计划、火炬计划、重点新产品计划和软科学研究计划的立项情况统计,立项的科技计划项目共达到4136项。科技计划项目成果资源是我国宝贵的技术资源,如何管好、用好科技计划项目档案是科技管理部门和科技档案部门必须解决的问题,是重要的职责所在。
1 我国科技计划项目档案管理现状与问题
1.1 管理科技计划项目档案的机构(部门)设置现状
我国科技计划项目档案的管理机构的设置是依据上个世纪80年代制定的《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》,这两个都是我国现行的国家法规性文件,对科技计划项目档案的管理都具有约束力。从科技计划项目档案管理体制看,其中仅规定了各级档案管理部门和科技行政管理部门对科技计划项目档案工作负有检查职责,其管理机构和遵遁的管理要求都是以横向与纵向相结合形式,即科技计划项目档案管理机构由本级科技主管部门主管,科技计划项目管理业务受上一级科技计划项目档案管理机构指导。以省一级的科技计划项目档案管理机构为例,机构和机构负责人由省级科技主管部门上――省科技厅或省科委来负责机构申请成立和人员任免,在科技计划项目档案管理业务上应由国家科技计划项目档案管理机构来指导。现在从国家层面来说,并没有一个专门的科技计划项目档案管理机构或科技档案管理机构。原来管理科技档案工作的国家科技部科技信息司也在1998年机构改革中被撤销了。所以现在的状况是没有国家科技计划项目档案(或科技档案)管理机构,省级的科技计划项目档案管理机构或相似的机构也不是全国所有的省市都有,也就上海市、天津市、辽宁省、安徽省、福建省、四川省等几个对科技计划项目档案(科技档案)比较重视的省市成立有专门的科技档案馆(或科技成果资料馆),市一级的科技计划项目管理机构就更少了。由于没有国家级层面的相关行业规章政策和业务标准制定,以上几个省级科技档案馆在管理科技计划项目档案(包括科技计划项目档案数字化工作)都处于群龙无首,各自为政的混乱状态。总之,目前,我国科技计划项目档案这样重要的国家科技资源的管理机构体系建设方面却是很薄弱的。
1.2 科技计划项目纸质档案的管理现状
目前科技计划项目纸质档案的管理办法仍然按照《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划(863)文档材料管理办法》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行,这些规范都是二三十年前的标准,已不能满足国家科技计划项目档案管理的需求。从科技计划项目纸质档案归档情况来看,经过长期的宣传普及档案常识,科技主管部门和科技档案部门相互配合,大部分的科技计划项目承担单位都能按照《科学技术研究档案管理暂行规定》等要求,完成科技计划项目的归档工作,将科研立项、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用等各阶段形成的相关纸质材料进行归档。但还是有一些应归档的科技计划项目纸质档案材料存有遗漏、断续、丢失等现象,这与科技管理人员和科研人员的档案意识不强,只重视物质形态的“硬成果”,而不重视知识形态的“软成果”,或只重视“软成果”中的总结性材料,而不重视原始记录性材料有关,使得相当一部分应归档的科技计划项目纸质档案,在其产生之后因没有妥善的保存而无法收集齐全。
1.3 科技计划项目电子档案的管理现状
本世纪初我国开始科技计划项目管理模式改革,2002年年初科技部启动科技计划项目网络管理工作,开始建设科技计划项目管理系统。2003年国家科技计划项目正式开始通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理,科技计划项目档案不仅有纸质档案,也有了电子档案。实现科技计划项目电子文件归档,完善科技计划项目档案(科研档案)双套制管理,成为当今科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的问题。“十一五”(2006―2010年)期间,我国进一步完善了科技计划项目管理系统功能,基本实现了科技计划项目的申报、受理、评审、立项、任务书签订、中期评估、验收等各个环节的网络管理功能。由于国家科技部门没出出台相应的科技计划项目电子档案的规范要求,所以各省级科技档案部门从自身管理实际出发,参考国家电子档案的相关法律法规,从2002年左右就开始陆续进行科技计划项目电子档案管理理论研究与实践探索。主要是通过课题引领,规范管理,积极开展课题研究,以研究带动实践科技计划项目档案管理的科学化、规范化。
2 我国科技计划项目档案工作的发展趋势
科学技术的快速发展和知识经济的迅速兴起,特别是信息网络化时代的到来,对人类社会的发展起着巨大的推动作用。我国科技计划项目档案工作也将随着我国科技事业的发展与时俱进,形成以下发展趋势。
第一,从2013年开始国家开始实行科技报告呈交制度,由政府部门立项并利用国家财政全额或部分经费资助的科技计划项目所产生的科技报告,项目承担单位必须呈交,并指定政府科技情报部门负责收藏并提供共享服务,目前,国家科技部已在联合多个部门研究建立中国的科技报告制度,以优化对科技计划项目资源的积累、管理和共享,这是改进现在科技管理和展示科技投入绩效考评的重大举措。科技档案部门要适应新的发展形势,配合科技情报部门做好收藏和提供共享服务工作。
第二,科技计划项目电子文件和数字档案的管理成为数字化环境下科研活动及其管理程序化决策的重要保证。在科研活动过程及其管理活动过程中实时开展电子科研文件的规范化和档案化管理,变事后滞后管理为事前前端控制,变阶段性孤岛系统管理为连贯性集成化管理与网络化服务,建立与科技计划项目活动及其管理业务流程集成的全项目期和全文件生命期动态管理机制,成为保障科研活动数字信息真实性、可靠性、完整性和长久可用性的基本功能要求。
第三,科技计划项目档案管理在国家科技计划项目立项管理、成果管理与绩效评估、信用管理与审计管理、学术规范治理与研究经费风险管理等科技管理活动中的作用越来越突出。随着我国科研创新体系的建设,国家在科研与发展方向的投入越来越多,社会越来越期望国家科技计划项目方面的投入产出及其运营管理能够向社会公开、公平、公正的科技计划管理,需要基于证据的科技计划项目治理,科技计划项目档案已成为科技计划项目管理的重要依据、管理对象和管理手段。
3 新形势下科技计划项目档案工作的发展思路
新形势下科技计划项目档案工作应从健全机构设置、加大宣传力度、提高人员素质、制定统一标准、采用现代技术以及加强业务协作等六个方面大力推进。
3.1 健全机构设置,统一指挥领导
目前作为科技计划项目档案管理机构的科技档案馆在体系上还不健全,没有统一的科技计划项目档案管理规章和工作标准,还没有形成强大的合力。至今还未成立国家级的科技档案馆,缺乏一整套从上至下的管理规章,同时国家对科技档案馆的性质、工作内容、任务要求、相对规模均无统一要求。已成立的部分省级科技档案馆都是按照各自的省情和工作情况自行规定规章和办法。所以新形势下我国科技计划项目档案工作要适应我国科技经济和社会发展需要就必须建立健全国家相关管理机构设置,笔者建议,国家应尽快成立国家科技档案馆以承担起对国家级科技计划项目档案的有效管理,同时指导全国各省市的科技档案馆开展工作。各省市建立健全省级科技档案馆,将本省市立项的科技计划项目档案统一管理起来,地市一级可根据条件需要相应建立科技档案馆,无条件成立的可由省一级科技档案馆承担起代管地市一级立项的科技计划项目档案的职责。如此 才保能证我国科技计划项目档案在国家级、省级、市级立项研究的科技计划项目档案得以及时、完整、安全地管理。
3.2 加大宣传力度,不断提高社会档案意识
①加强领导档案意识,建立明确的领导责任制,定期开展档案执法检查,推进科技计划项目档案工作的开展。②加强档案宣传,增强社会公众对科技计划项目档案的认识,宣传科技计划项目档案工作和开发利用的重要性,宣传档案开发利用的方法及查阅的程序。③增强科研人员的档案意识。特别要持续向科研人员广泛深入地宣传《档案法》、《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》等相关法律法规,组织他们学习相关的法律条文,增强他们的法制意识,使他们认识到,科研成果虽然凝聚着科研人员辛勤劳动的汗水,因为有国家财力的资助,科研材料应属国家财富,任何人不得采用不正当手段将属于国家和单位的知识产权成果据为己有、非法使用、泄露或转让。④科技计划项目档案部门要提高档案服务意识。政府信息公开已成社会主流,档案部门也要做好科技计划项目档案依申请公开的准备工作。
3.3 提高档案管理人员素质,造就复合型管理人才
针对目前科技计划项目档案部门知识更新快,需要学习掌握新技术知识多的状况,对现有的科技计划项目档案管理人员的继续教育要注意以下几个方面:其一,注重实用性,要结合工作实际需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同的层次、不同的需求,按需施教,学以致用,便于实际操作,讲究实效。其二,适应岗位发展需要,拓宽知识面。学习科技计划项目档案管理方法,开阔视野,增长技能,以适应档案工作的最新发展动态。其三,因材施教。档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段,对科技计划项目档案基础知识和新技术、新方法的学习和掌握可因人而异,人员变动比较频繁的单位,需要学习基础知识,掌握档案管理工作的基本技能;档案人员相对稳定的单位,需要补充一些新技术、新方法。
3.4 加快制定统一的管理标准,强化业务指导工作
前面提到我国在科技计划项目档案管理方面还没有一整套规范要求和整理标准。“无规矩无以成方圆”,要实现我国科技计划项目档案的有效收集、管理和开发利用,必须在全国推广统一的科技计划项目档案管理标准体系,实现规范化管理。同时要在工作实践中不断改进科技计划项目档案的管理方式,如科技计划项目档案是否可以以件归档?同一项科技计划项目档案中可否划分不同的保管期限?卷内目录是否可以采用固定格式来填写各部分的材料内容?等等一系列问题,研究并统一了这些整理操作方面的问题,有助于提高科技计划项目档案工作的水平和质量。统一的管理标准在全国推广开来,强化对全国科技系统科技计划项目档案的业务监督和指导工作,为实现全国各级科技计划项目档案信息资源网络共享奠定基础。
3.5 采用现代网络技术,全面实现科技计划项目档案现代化管理
目前科技计划项目档案现代管理从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,要使传统的人工管理模式过渡到计算机管理模式上来,要采用先进的技术手段来加强科技计划项目档案管理,如缩微技术、数字扫描影像技术、OA系统软件等的应用。当前,我国科技计划项目的申报立项研究验收都是通过科技计划项目网络管理系统来进行,科技档案部门在建立科技计划项目档案管理系统的同时,还必须解决科技计划项目管理系统与档案管理系统的有效连接问题,此外。通过采用先进的自动控制技术、计算机网络和通讯技术,逐步建立起一个全国范围的、面向社会提供科技计划项目档案信息服务的信息资源网络系统技术信息网络化管理系统,实现技术资料的网上传递和档案资源的数字化管理,并具备上网咨询、查阅及传递等档案资源共享服务功能。
3.6 加强业务协作,开展多形式的交流
“闭门造车”是做不好科技计划项目档案工作的,也是跟不上时代步伐的,在当今改革开放和走出国门的时代大背景下为档案工作者相互间的学习交流提供了很好的机会。
第一,要积极参加全国科技成果档案协作网的活动,让各省市的科技计划项目档案工作者交流,取长补短。也可以充分发挥各
20xx办公室主任工作计划(一)20xx年我被晋升为办公室主任一职。心中充满着欣喜和希望,因为这个职位代表着公司对我工作的认可,然而我心中又多了重重的责任。在工作当中,我逐步熟悉本部门的基本业务工作,也充分认识到自己目前各方面的不足,为了尽快的成长为一名合格的管理人员,特制定了以下工作计划和学习计划:
一、自身学习经常化
以业务学习为主,我会努力争取尽快掌握各方面的业务知识,增强全局意识、增强责任感及服务意识,积极主动地把工作做到点上、落到实处,我将尽我最大的能力减轻领导的压力。
二、人力资源管理细致化
针对员工流动性较大的实际情况(特别是核心岗位人员),深入了解并分析人员流动的原因。及时做好各岗位人员的补进,完善新员工入职档案、保险、合同等手续的办理。同时,加大核心岗位人员的招聘和人才信息的收集,建立完善的人才储备库。
三、档案管理标准化
档案的归类、存档是办公室的一项重要工作,根据档案工作要求,进一步完善和规范档案管理,及时做好各类档案的归档工作,提高档案的查阅效率。
四、制度的监督执行与完善
运行两年多以来,虽然各部门的制度已经建立,但制度的执行力稍差,办公室在新的一年工作中,重点监督相关制度的执行力度,并完善在工作中发现需要改进的事项。
五、完善质检体系
逐步规范质检工作,严格按照标准督促各部门的进步与改善,狠抓服务质量、节约降耗、卫生清洁等工作事项,对部门采取一定的激励机制,建立更加完善的质检体系。
六、加强员工关系建设
随时了解员工思想动态,积极关注员工需求,掌握员工信息,为决策提供参考。拉近与员工的距离感,增加员工对公司的归属感。
20xx年综合办公室工作的总体要求是:在公司的坚强领导下,围绕公司中心工作,发挥好承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障职能,积极开展党风廉政活动,扎实推进群团组织建设,进一步提高服务水平,提升服务质量,为公司整体工作顺利推进发挥积极的职能作用。
20xx办公室主任工作计划(二)作为一名刚刚上任的办公室主任,不能因自己以往工作中的优异成绩而骄傲,而更应该多的是一份压力、一份责任。为将接下来的工作做好,工作计划和学习计划已成我工作中的必须。下面是本人20xx年的工作计划:
一、个人工作计划
1、在第一季度,以业务学习为主,由于我们公司正在开展新的业务期间,部门的计划制定还未完成,节后,我会充分利用这段时间补充相关业务知识,认真学习公司得规章制度,与公司人员充分认识合作、
2、在第二季度的时候,公司正处于发展期间,在对业务有了一定了解熟悉得情况下,我会努力争取尽快掌握相关的业务知识,从而更好的对公司做出贡献。并与领导一起培训新加入的员工,早日让新员工成长起来。
二、制订学习计划
不断调整工作思路,学习对于我来说至关重要,因为它直接关系到与时俱进的步伐和业务方面的生命力。我会适时的根据需要调整我的学习方向来补充新的能量。掌握各方面知识。知己知彼,方能百战不殆。
三、加强自己思想建设,增强全局意识、增强责任感、增强服务意识、增强团队意识
积极主动地把工作做到点上、落到实处,我将尽我最大的能力减轻领导的压力。
一、新的一年工作思路
1、在指导思想上要切实摆正位置,把握层次性、把握准确性、把握原则性、把握分寸性,树立“以公司为家,甘于奉献、诚实敬业”的理念,不靠一时的热情和冲动,坚持每天从零开始,不计较个人得失,以积极热情地态度投入工作。
2、在日常工作中,要从服务领导、协调办理、督办落实三个方面入手,准确、彻底的领会和贯彻领导的意图,服务于领导决策。在承办工作时,对于领导交办的事项,要全力而为,注意信息的搜集,及时的整理和汇报,同时要作好信息的反馈,为领导了解情况提供准确的资料。在协调、处理各类工作矛盾、问题时,一定要相互理解,相互支持,换位思考,,抓主要矛盾,不在非原则问题上较真,不在细微末节上纠缠。在对人处事时,要格外谨慎,不能粗心大意,谨言慎行。开会发言、汇报工作、处理公文、接待来访、现场处理协调问题,是办公室工作人员的经常性工作,说话办事一定要言之有据、行之有序。
3、在内部行政事务的管理上,一是文书管理,围绕公文的拟制、处理与保管并行,格式规范,拟制准确周密,处理迅速及时,保管检索便利。二是日常管理,要求办公室工作人员从自身做起,严格制度,在工作态度上热情,具体操作上有理有据。三是注重节俭,办公室工作头绪繁多,要从企业的实际出发,控制各项行政事务开支的尺度。
4、深入实践,与方方面面的人员交朋友,建立工作友情,不放过每一个调查对象、线索、数据、情节,为工作的开展和实施的提供有益的帮助。实事求是,是职业道德,也是工作纪律。想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情,都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二,不夸大、不缩小,真实地反映客观事物的本来面目,特别是向领导反映情况,决不能"想当然"。
二、新的一年办公室工作计划
(一)、组织、群团工作计划
1、结合公司现在的发展集团公司要求,积极筹建公司的党、团、工会等组织,制定计划措施,以筹建基层组织为突破口,使工会、共青团、妇女工作上一个新台阶。定期和不定期开展活动,增加公司员工的凝聚力和战斗力;
2、积极做好入党、团积极分子的培养工作,为公司组建支部培养后备力量,为公司的干部发展提供后备积蓄。
3、开展和完善工会组织活动,充分保障员工的合法权利和利益,增强公司员工的企业归属感。
4、组织公司员工进行公司相关业务专业知识学习,了解掌握公司发展的思路和方向。组织员工进行恳谈与讨论,积极收集公司员工好的建议,及时汇报给公司领导层以供参考。
5、“五、一”、“五、四”、“七、一”、“十、一”等重大节日期间,组织丰富多彩的文体活动,如春游、拓展训练等。
6、积极同兄弟单位进行联谊,开展弘扬良好风尚、弘扬企业文化为主题的企业活动,如继续同市重点局开展乒乓球比赛等。
7、结合公司生产经营工作实际,制定方案,深入开展“岗位练兵”、“岗位先锋”等争创和评比活动,做到覆盖面要广,及时表彰兑现。
(二)、宣传工作计划
1、理顺公司宣传报道渠道,加强领导和管理,使宣传内容更加丰富,贴近员工,提高新闻报导的水平。特别加强公司网络宣传的建设,及时更新,重点是宣传公司业绩和报导先进人物和事件,同时也及时曝光公司的不足以促进警示和整改。
2、结合公司实际,强化公司形象宣传工作。重点理顺和统一公司内部的标语、宣传口号、标牌、宣传栏、公告栏等,使用公司宣传做到统一颜色、统一规格、统一徽标、统一导向。
3、为更好的体现公司良好的精神风貌和企业形象,公司员工工作实行统一着装,服装由公司按个人尺寸统一款式、颜色、徽标定制,作为职工福利定期发放,同时制定相关的着装要求和着装考核制度,定期对各部门和个人进行考核,考核结果纳入年终综合考评。
4、通过专业协会和各种媒体及活动等渠道做好公司所有产品和企业形象的系列宣传和推介工作。
5、配合公司其他部门做好宣传报道工作。如:公司重大活动、题材的新闻报道策划;联络、接洽公司外新闻单位来公司采访、选材;归口管理各部门对外宣传报道的宣传口径等。
(三)、档案管理工作计划
1、对档案室及档案管理工作进行整顿,完善档案管理系统,健全档案管理制度,使档案管理工作更好地服务于生产经营管理工作。
我要了解的公司信息主要包括公司的愿景、发展战略、治理理念、企业文化等;公司的主营业务、各项工作流程、组织结构等•获取信息的方式如下:
1.在征得人力资源部经理批准的前提下;从文件档案室调阅有关公司愿景、发展战略、治理理念、企业文化、公司的主营业务、内部治理流程、组织结构等的文件资料•
2.在征得人力资源部经理同意的前提下;到企业内刊主管部门查阅企业重要内刊及最近一段时间的内刊文章;进一步了解企业的愿景、发展战略、治理理念、企业文化、公司的主营业务等•
3.查阅公司所在行业协会的重点刊物和外界相关主要媒体对公司的报道;来了解行业发展情况、企业在行业中所处的地位以及媒体公众对企业的看法等•
4.通过公司的新员工入职培训等培训活动来获取信息•通过公司的新员工入职培训;我可以对公司的企业文化、治理制度等有初步的了解•
5.请教老员工;與老员工交流•通过和老员工的交流;可以了解公司的发展背景、发展路径等;认识公司的发展脉络•
(二)深入认识和领会自己的工作职责•
了解了公司的基本情况后;我还需要了解人事主管这個职位在公司的职位序列中所处的位置•
1.在征得人力资源部经理同意的前提下;查阅人事主管的职位說明书;并就其中载明的相关职责、权力、工作汇报关系、沟通方式等和人力资源部经理进行沟通•
2.同时;还需要了解下属的职位說明书;并就下属职位說明书中载明的相关要求和其日常工作方面进行充分的沟通•
3.查阅人力资源治理的相关制度和工作流程;进一步明确自己在工作中的主要职责•
(三)在以上两方面的基础上;找准自己的工作定位;进而制定工作目标和工作重点•
在了解了公司的愿景和发展战略等基本情况、深入领会了自己的工作职责的基础上;对自己的工作进行定位;按照人事主管职位对公司的重要程度来明确工作重点;并就这些工作重点制定工作计划方案和备选方案•
(四)详细业务开展•
1.在征得人力资源部经理同意的前提下;找文件档案室领取人事主管的职位說明书和前任人事主管的离任工作交接清单;对照职位說明书对人事主管的日常性工作进行认识;对前任人事主管已经完成的各项工作计划进行了解;对其未完成的工作计划按照其工作计划方案来进行完成•
2.对照人事主管的职位說明书;就人事主管工作范围内人力资源治理工作中某些环节发现的问题;按照轻重缓急进行分等;对最重要的、需要迅速解决的问题拟定提案;和人力资源部经理进行沟通;征得人力资源部经理的同意•
3.根据上述提案制定多项工作计划方案;包括计划目标、计划对象、计划的参與人员及各人员的工作分配、计划时间表、计划中可能出现的问题及其解决办法、计划是否达到目标的评估标准等•
4.和下属沟通这些工作计划方案;对这些工作计划方案的各個环节进行讲解并征取下属的意见;修改完善这些工作计划方案;获取下属的支持•
5.和人力资源部经理就提案涉及的多项工作计划方案进行讨论;并征求其意见;征得人力资源部经理对其中某一方案的批准•