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关键词:建设项目;档案管理
工程项目的建设是地方、国家的发展需要,是大事、要事和百年大计之事。随着我国经济的持续快速发展,工程建设项目逐年增多,规模也在不断扩大。基础设施建设和技术改造项目在全国各地如火如荼地进行,众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目档案是建设项目的宝贵财产,它记载着建设者智慧的结晶,是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的宗旨,共同做好建设项目档案管理工作。
一、建设项目档案
建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。
项目档案是一个有机载体,其特点主要有三:(1)成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果,与总体的基建程序和专业内容衔接,构成项目完整的成套性整体;(2)专业性。不论是生产性建设项目档案,还是国防性建设项目档案还是民用工程,它都是专业技术活动的真实记录,包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程;(3)现实性。它具有较强的现实使用性,是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节,是竣工验收的依据,是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。
二、如何加强建设项目档案管理
建设项目档案是工程建设的客观真实记录,它不仅能静态反映项目建设的全貌,而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况,它记录了项目建设中间的每一个环节,这种客观真实的记录对单位的建设与发展,安全与生产科研,对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平,都有十分重要的意义和作用。因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符,保证建设项目档案的齐全、完整、系统,是科学管理建设项目档案的基础。
1、充分认识建设项目档案的重要性
根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可见,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外,项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用,项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。项目管理团队要高度重视项目档案工作。工程建设是百年大计,工程建设项目档案同样是百年大计,因此从项目立项开始,就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作。
2、制定符合实际情况的档案管理规章制度
首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要,合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系;其次是加强建设项目档案管理制度建设,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任,进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩,难成方圆”,建设项目由于规模大、工期长、形成资料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多,所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化,仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此,依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序,就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”,即:项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步,检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步,验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步,项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
3、对项目管理人员进行档案知识业务培训
一个单位建设项目档案管理的好坏,不仅与本单位的档案管理规章制度健全与否,主管档案领导的思想观念,档案管理人员水平的高低息息相关,更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。项目档案未形成时,档案资料都散落在各经办人手中。项目建设单位应根据实际情况,定期对各有关人员进行档案知识的业务培训,让项目管理团队从思想上重视档案管理,掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等,不要等到工程项目需要进行档案验收时,才知道项目档案还有整理的标准和安全保管要求,这时往往积累了很多工作需要处理,搞得很被动。因此,建设单位应及时跟踪项目建设进度,及早介入项目档案工作,进行业务指导,保证档案在形成过程中的完整性,为最终建设项目的验收打下基础。
4、掌握建设项目档案收集的方法
建设项目档案收集是否完整齐全, 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目,往往参建单位众多,形成的文件材料门类繁多,如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时, 要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等,或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求,把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作,符合存档要求才可办理移交手续。据以往经验,一些重要的声像材料,如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带等是收集的难点;竣工图章的签署也不容忽视,实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来,有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存,这里要强调的是,施工图可以作为竣工图保存,但必须要加盖并完备签署竣工图章,否则施工图就不能作为竣工图来保存。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节, 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。
5、定期开展资料整理检查与监督
由于资料琐碎,不直接产生经济效益,建设项目施工现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查,到最后很可能一塌糊涂,甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议,对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比,引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议,汇报项目档案工作进度,安排部署下步工作。
6、严格把握竣工验收的质量
根据《重大建设项目档案验收办法》,建设项目档案的验收内容包括三个方面:一是项目档案的基础管理工作;二是项目档案的完整、准确、系统情况;三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查,审阅工程档案是检查的法定内容,工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段,各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题,要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上,要坚持高标准、严要求、不马虎迁就,以确保项目档案的质量。
三、对做好项目档案管理的思考
一个项目的建设过程,凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血,从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程,期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目档案。在现实中存在的一些问题,一直困扰着项目档案管理工作者,例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理,有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理。因此档案管理者一定要强化基础管理,注重过程控制, 要主动参与项目建设的全过程,健全建设项目档案工作细则,使各方人员确实履行职责,认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。
加强建设项目档案管理工作,是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传建设项目档案的重要性入手,加强各级人员的重视程度,并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在领导支持的同时,取得各方人员的理解和帮助,确保建设档案的完整、准确。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索,及时总结,不断创新,更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验,少走弯路,在工作中不断发现新问题,找出新方法,适应发展与各种变化,才能更加科学地管理好建设项目档案,提高专业工作水平,为单位的科研、生产、管理服务。
参考文献:
[1]白思俊. 现代项目管理(上、中、下). 机械工业出版设,2002.
[2]GB/TS0328-2001建设工程文件归档整理规范[S].
1高层建筑电气工程监理总体原则
高层建筑电气监理要实现对电气系统质量、工期、投资三大目标的控制,必须以相关总体原则为指导,以指引高层建筑电气监理的发展方向和控制目标,主要包括以下几个方面。第一,要对各分项电气工程进行分析处理,明确在实际操作中各个电气分项工程的控制侧重点在哪里。第二,明确高层建筑电气工程进度控制的基本点是在于建筑工程本身的进度控制,同时要注意与其他部门的相互协调配合。第三,因为电气设备、材料质量、人员素质和责任感等方面的因素,造成施工阶段的质量控制是一个波动的过程。所以,在监理过程中要注意施工单位及技术负责人、设备及材料在实际操作过程可能会出现的问题,并及时处理解决。第四,施工阶段,为确保电气设备、器具的安装质量,应实施跟踪监理。施工后期,除了要监理好高、低压配电装置等电气设备的试验、调整,也要注意与专业施工单位、总包单位做好智能建筑弱电系统包括火灾自动报警及灭火系统、安防系统、通讯综合布线系统的调试验收监理工作,并做好相应的记录,检查结论是否与设计、规范要求相符,能否满足工程电气系统安稳、可靠运行。第五,高层建筑电气施工监理过程中,除了做好本专业监理工作外,为了确保供用设备安全及作业人员的人身安全,还要对电气施工现场的相关安全工作进行监督与管理。一般可采用巡视检查、定期检查、重要电气施工检测实验旁站监理、重要电气设备施工工序旁站监理等方法,对高层建筑电气施工现场的各类供用线路、装置、设备等进行安全检查。主要依据为《建筑施工安全检查标准》(JGJ59-99)以及《施工现场临时用电安全技术规范》(JGJ46-2005)。在检查或旁站监理过程中若发现安全隐患或质量问题,应及时通知电气施工单位要求其及时回复监理通知并进行整改,以保证高层建筑整个电气施工过程有效安全监管。
2高层建筑电气工程施工监理的各个阶段
2.1设计阶段
目前设计阶段的监理是监理企业拓展的一个方向。在应业主委托后,监理工程师在已充分了解业主的建设意图,并弄清业主对供配电、照明、消防、通信及视频等系统要求及其使用特点的情况下,尽快且详细编写出符合要求的设计方案,应严格审查设计图纸,特别是与土建、水暖等相关专业的配合情况,保证设计图纸的可操作性。在编写设计要求文件时,监理工程师应对供电系统的设计方案,采用密集式母线供电还是采用电缆供电,选用何种变压器,什么开关采用进口的,什么开关采用国产的等问题请设计单位提出多种方案,通过多种方案的技术经济比较分析,经业主同意,才确定最后的优化方案。
2.2施工准备阶段
高层建筑电气工程项目施工前的准备工作是不可或缺的,其中,电气施工图的审阅是最主要的准备工作,监理人员对图纸的有效消化,是对高层建筑工程电气施工质量实施全方位监控的前提,这样才能掌控高层建筑工程电气施工过程中的每一个环节,及时发现存在问题,并予以纠正,以防止质量问题的产生。由于高层建筑电气系统技术新颖、设备先进、管线复杂,因此,作为监理人员在施工前必须仔细地审校施工图,要着重梳理每一份电气设计修改通知单,并将所有变动描绘到电气施工蓝图上,为实时监控施工质量,全面保证电气系统稳定打下基础。并与其它专业的监理人员沟通协作,共同核查各专业施工图及电气施工图,找出交叉施工的组成部分,并结合交叉施工环节对施工进度计划进整体核查,对于支吊架预埋、基础型钢预埋、线路保护管预埋等交叉施工,要让施工单位列出能够准确确定配合时间的具体施工计划;在配合施工实施前,监理人员还要检查各种预埋件施工前的技术分析、材料准备、埋件制作、防腐处理等情况。
2.3施工阶段
高层建筑电气施工必须在遵循相关电气施工规范及建设法规的基础上,严格按照已审阅的电气施工图纸及相关技术文件加以实施,不允许在未经许可的情况下擅自变更电气施工设计。编制具有可操作性的满足规范要求、符合工艺标准的电气监理实施细则。每道工序验收合格之后,才能进行下道工序的施工,电气监理人员要详细的记录监理日志。施工阶段材料质量必须严格把关,每种电气施工材料要有出厂合格证、检测报告、复测报告等完整资料,并经过试验检查验收合格后才能进场使用。其次,要严格控制分部工程、重点工序、关键节点、细节部分的施工质量。
2.3.1基础施工阶段在电气基础工程施工阶段,为了避免防水层造成墙体渗漏、遗漏开凿破坏结构等问题的发生,电气施工应配合土建做好止水挡板及进户电缆穿墙管的预埋、预留工作;对配电柜基础型钢、吊杆基础螺栓、铁件、吊卡、木砖等需预埋的部件,也要配合土建提前做好准备工作,不得有任何遗漏。另外,应做好防雷装置引下线、接地装置引出线等工作。电气施工中要着重防止以下问题的产生:均压环、引下线、避雷带搭接处有焊瘤、咬肉、夹渣等;不敲掉焊渣、避雷带焊接处不刷防锈漆;本用圆钢作搭接钢筋的用螺纹钢代替;主钢筋作防雷引线直接用对头焊接等。监理人员应严格按图及有关规范做好复核、检查工作。隐蔽工程必须经检查验收合格,并由监理等各方签字,才能进行下一道施工工序。另外,随着智能建筑在高层建筑中的比例越来越大,要特别注意智能建筑的防雷及抗干扰施工,如各种接地之间不构成回路;天线须与屋面上的防雷接地装置连在一起,且连接点不得少于两处;进出建筑物的各种引入线应在进出处与大楼防雷接地装置相连等。
2.3.2主体施工阶段主体施工阶段,重点质量监控工程的划分是首要工作。高层建筑电气工程中,配电装置、配电箱、电力电缆的协调交接工作是重点,要做好事前质量监控。另外,以重点工程质量控制为基础,通过以点带面来实现整个电气工程施工质量的监控。其中,电气施工紧密配合土建,根据土建混凝土浇注流水作业顺序及施工进度安排,逐层逐段做好电管铺设工作,是整个电气施工的关键,在此作重点论述。混凝土浇注时,要求施工员做好看护工作,监理人员应进行旁站、巡视,防止配管和开关造成破坏。并做好配管、配线的预留、预埋工作,要避免以下问题的产生:①厚壁管由薄壁管代替,镀锌管由黑铁管代替,金属管由PVC管代替;②穿线管弯曲的半径太小,并出现弯皱、弯瘪、死弯等现象,且管子转弯不按规定设过渡盒;③薄壁管和镀锌管由焊接代替丝接,金属管口直接对口焊接,没有处理毛刺,通过中间接线盒时或丝扣连接处的跨接钢筋焊接长度不够,甚至不焊;④钢管接地不牢甚至不接地;⑤管子埋墙、埋地深度不够,现浇板内敷管集中成排成捆,预制板上敷管交叉太多,管子通过结构沉降缝及伸缩缝不设过路箱;⑥明暗管进盒进箱挤成一捆,不顺直,露头长度不合适,PVC管无锁紧“纳子”,钢管不套丝;⑦高层建筑电气工程使用的电缆多数为桥架、沿竖井及沟道铺设,电缆集中,数量较多,规格不等,为了防止由于电缆过热,而产生危险现象,需要对电缆的选型进行严格的审查。根据笔者的工作经验,非消防负荷优先使用YJV或者BV型电缆,消防负荷优先使用ZRYJV(NHYJV)或者ZRBV(NHBV)型电缆;矿物绝缘防火电缆(如BTTQ、BTTZ)、无卤低烟阻燃电缆(如WDZR-YJV)及聚乙烯绝缘(如BYJ)等新型电缆仅规范要求时选用(如人员密集的公共场所明敷时等)。另外,对智能建筑宜采用YVVP、RVVP等型号屏蔽电缆。⑧注意等电位联结的安装,要求电力和信号电缆的金属护套或保护罩,应进行等电位联结;采用屏蔽信号电缆时,宜采取辅助等电位导体来加强外屏蔽,如采用旁路的等电位联结导体;使用公用屏蔽信号或数据电缆时,采用旁路等电位的导体应是最小截面积为16mm2的铜质材料或具有相同电导体的其他导体;等电位联结的阻抗应尽可能小,因而应使联结尽量短,或采用感应电抗和阻抗较低的截面形状;对于含有大量信息设备的建筑物,接地母排用于等电位系统时应做成环状;不同的等电位系统应互连,并且至少用导体连接两处。⑨高层建筑应注意引下线、接地装置、均压环和接闪器间的可靠连接。当建筑高度超过30m时,每三层沿建筑物四周设置均压环,30m以上外墙栏杆、金属门窗等较大金属物通过预埋件与均压环或引下线相连;建筑物内的各种竖向金属管道每三层要与均压环连接一次,平行或交叉的管道间也应跨接。⑩电气竖井一旦发生电气线路火灾,后果较为严重,因此要妥善处理每层竖井的现浇地面,将所有电气线路的孔、洞、缝隙,用与建筑物结构件具有相同耐火等级的材料堵塞严实,电缆穿楼板套管的上、下端口和缝隙也必须作密封处理。輯訛輥高层消防电源的桥架和明敷管线应刷防火涂料,暗装的应该有30mm的保护层,否则也要刷防火涂料,应急照明灯具的蓄电池的供电时间高规规定不少30min,实际上电池用久了时间会减少,所以《消防应急灯具》GB17945-2000第5.1.2点消防应急灯具的应急工作时间应不小于45min。所以产品查验还是要按45min检查。輰訛輥需逐一核对配电箱设计修改通知单,纠正回路数不够、开关容量偏差等错误。对于智能建筑,还需适当增加配电回路,并用电子避雷器对高压柜、低压柜、主配电箱、分配电箱进行分级保护等,以提高建筑的防雷及抗干扰能力。
2.4装饰阶段
由于要按水平线及隔墙线确定管路预埋、各种灯具、开关插座的位置及标高,因此,在砌筑隔墙施工前,电气监理人员应和施工员、放线员一起核实水平线及隔墙线。抹灰施工前,电气施工人员要按设计和规范要求核实所有电气工程中的预留孔洞,符合要求后稳定好箱盒,并核实所有暗配管路,然后扫通管路,穿好带线,堵好管盒。抹灰施工时要配合土建做好箱盒收口及配电箱贴门脸工作,重点检查穿线工序,应要求施工人员严格按操作规程施工,监理人员应进行旁站巡视;线缆的连接质量至关重要,关系到基本的使用功能以及用电的安全,监理工程师应按规范要求进行抽查。
2.5竣工验收阶段
电气设备的运行调试要按先空载后带负荷、先单体后联动的顺序进行。并先将可调元件如热继电器调整至设计规定值,还要按运行规定的时间持续调试运行,检验电气、机械设备的性能稳定性,重点检查吊顶内线路及导线穿管的敷设。对功能试验项目,如照明、动力通电试运行、电梯试运行、弱电各系统等进行监督、检查时,有必要的话,要请设计单位参加,监理检验过程中,若发现存在不符合相关要求的地方,应向施工单位提出限期整改满足设计及规范要求。电气监理工程师应积极主动配合业主主持的单位电气工程验收,要如实回答和解释验收组提出的电气工程各类问题,并向验收组完整的提供相关电气工程资料。无论单位电气工程是是否通过验收,电气监理工程师必须履行职责,认真对待验收组所提出每一项需要进一步整改或完善的有关电气专业问题,严格督促和检查整改工作的实施,直到满足整改要求、达到合格验收标准为止。监理机构在审查合格后,应做好审核竣工图及技术文件资料的存档工作,为建筑电气系统运行过程中的维护和维修提供参考。