商务英语信函论文
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商务英语信函论文范文第1篇
一、商务英语信函的写作原则
写作商务信函并不需要华丽优美的词句，只需用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，并让对方得以清楚了解即可。
一般地，写作商务信函除了要坚持体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)以及正确原则(correctness)外，极为重要的当属要坚持礼貌原则(courtesy)。
礼貌原则并不仅仅是指有礼而已，并不是简单用一些礼貌用语就可以，而是在写作商务英语信函时应当从“以您为重”(You-attitude)的角度考虑问题，做到用语得当，形式得体，善意体谅。
二、礼貌原则在商务英语信函中的具体应用
1、运用礼貌语言
在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语、亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。
试比较：
a) Your order NO. 85 for l00, 000 yards of CottonPrints Art. NO. 1002 is rejected.
b) We regret to inform you that we have been unable toaccept your order NO. 85 for 100, 000 yards of Cotton Prints Art. NO. 1002.
通过比较，会发现后一句比前一句得当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。
另外，我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。
试比较：
a) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received occurs, it will be very embarrassing.
b) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received should occur, it would be very embarrassing.
相比之下，第二个句子更婉转，因此，它就符合礼貌原则。
2、突出对方本位(You-attitude)
在商务英语信函中，无论是给谁写信，都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处。站在对方的立场上，采用以对方为重的态度（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中，人称尽量不使用“I”或“we”开头而应采用第二人称“you”或其物主代词“your”，以突出“You-attitude”。英译汉时多使用谦辞，称对方为“贵方”，而称自己为“本公司”或“我方”等。
例如：
(1) If you are interested in any of the items, pleasedon't hesitate to tell us.
(2) To meet your requirement, we are willing to makesome concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individualpurchase is not less than 50 tons.
从以上例子可以看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动对方的人称就是“you”和“your”。
3、使用委婉的语气
在商务交流中，双方难免会有分歧。为了不因话语太直而冒犯他人，在商务英文信函写作中就得尽量使用温和、委婉的语气，也可以适当使用语义模糊的词汇如“I'm afraid”，“Ithink”，“I believe”或运用虚拟语气、疑问句等形式。
例如：
(1) I'm afraid we can't accept 'Cash AgainstDocument on arrival of goods at destination'.
(2) Could you make payment by irrevocable L/C?
除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。论文参考网。委婉的语气可以避免让对方产生接受命令或指责的感觉，易被对方接受，对商务沟通会起到良好推动作用。
4、展示人情味
人类总是重感情的，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达慰问或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福。这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式被称作“展示人情味”策略。
例：
We acknowledge receipt of your letter dated the 3rdthis month enclosing the reprography of the insurance policy, we are regret foryour loss.
这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。论文参考网。
5、避免不和
避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了照顾对方的面子，不至于会造成对对方的直接否定，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。
例(1)：
We sincerely recommend you to accept our proposal asour stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shallbe unable to meet your requirements if you fail to let us have yourconfirmation by return.
在此句中，如果把“recommend”改为“advise”的话，就会不妥。因为“advise”有一种居高临下的涵义，好像要让对方非接受建议不可，其实对方接不接受得由他们自己做主，别人无权干涉。
例(2)：
According to our records, you have not yet settledyour account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20thJanuary this year.
写信人用“Accordingto our records”这个模糊限制语来缓和对方未付款的事实。论文参考网。特别要注意，当双方观点不能统一时，应首先理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对己方的指责不公平时，可以据理力争，说明己方的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
三、结语
在商务交往中，商务信函不仅是用来沟通的媒介，更是建立友谊、吸引客户的手段。商务信函的特点和功能决定了商务信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。因此，在日常的商务信函交往中，应特别注意礼貌原则的运用，以更好的促进商务合作顺利进行。
参考文献
[1]曹菱：商务英语信函[M]. 北京：外语教学与研究出版社，2000.
[2]方春祥：外贸函电[M]. 北京：中国人民大学出版社，2005.
[3]何维湘：商务英语应用文写作[M]. 广州：中山大学出版社，1997.
商务英语信函论文范文第2篇
商务英语翻译中将语言功能与语言形式结合起来的策略
1.商务英语的语场特征及其应用
语场指话语范围,即言语发作的情形、议论的主题与所触及的整体活动,相应地对概念意义具有决议作用.不同的话题能够分为不同窗科、范畴和行业的语域.来自不同国度的人们为了获取各自的利益而在商务的各个方面中止交流协作,这些活动就构成了商务英语的语场,如国际贸易、货运、保险、金融等等.商务英语的语场与其概念意义相连,常经过相应的的专业商务词汇充沛地表现出来.商务英语中运用了大量的专业用语、术语及缩略语等,很多日常用词在商务英语语境中也被赋予了新的特殊的含义.例如在对外贸易中,通常会运用相关的术语如DAP(delivered at place目的地交货)、T/T(telegraphic transfer电汇)、FPA(free from particular average安全险)等,经过缩略语的运用能够简化买卖手续、缩短洽商时间,契合“时间就是金钱”的商界准绳.
一词多义在英语中是一种普遍的现象,很多词语在特定的商务活动中也被赋予了行业的意义,例如在商务英语中,discount可用来指贴现,average指海损,advice指通知,negotiation指议付.We hereby agree with the drawers,endorsers and bona fide holders of the drafts drawn under and in com pliance with the term s of this credit that such drafts shall be duly honored on due presentation and delivery of documents asherein specified.依据本信誉证并按其所列条款开具之汇票向我行提示并交出本证规则之单据者,我行同意对其出票人、背书人及好意持有人实行付款义务.上句为信誉证开立的条款之一,触及到诸多信誉证的专业术语如:drawer(出票人),endorser(背书人),draw(开具),honor(实行付款义务),presentation(提示),document(单据)等若译者只需具备相关专业学问,才干传达出相应的概念意义,否则,基本无从下手.商务英语翻译偏重于“信”,旨在真实有效地传送原文信息,刘法公对其提出“忠实、通畅、统一”的翻译规范[4].商务英语词汇专业性强,且具有多义性,要精确地传达出译出语的意义,不只需有扎实的言语学问和专业的商务学问,还要了解其语场特征及概念意义,在译入语中寻觅对等的表达方式,才干完成其语场的对等.
2.商务英语的语旨特征及其应用
语旨指话语基调,包含话题参与者的社会位置、互相之间的关系以及其讲话的态度和运用言语的企图,与之相应的是交际意义.商务英语的运用者目的是在各个业务环节完成友好协作顺利达成买卖,因此商务英语除了专业性强之外,还具有用词正式、语气礼貌、表达客观的特性,其语旨主要表往常正式水平、礼貌水平和无人称水平等方面,经过词汇、句式、语气、语态等呈现出来[5].例如在商务合同中常用assist、render、prior to、term inate来替代help、give、before、end等平常用语,以表现其正式严谨.英语论文商务信函是贸易双方的联络渠道和成交根据,属于公函文体,不但措辞正式严谨,而且语气礼貌坦率,翻译时应恰当得体地重现原文中礼貌诚恳的语气.如:W e should be grateful if you would kindly forward your catalogues and price-list,together with sam ples. 如蒙惠寄贵方产品目录、价钱表以及样品,将不胜感谢.原文中运用W e should be grateful if you would……、kindly,语气坦率真诚,译文中运用汉语商务信函中的礼貌套语“如蒙……将不胜感谢”、“惠寄”,不只贴切地表达了原文的意义,而且用语正式客气,做到了文体作风的对等.无人称水平指防止提及相关当事人而运用被动语态.被动语态一方面能够使言语表达愈加坦率礼貌,另一方面能够突出信息中心,使表述愈加客观公正,因而在商务英语中的运用也较为普遍.如:All disputes arising from the execution of or in connection with the contract shall be settled through friendly consultation.
以上两句英文均运用了被动语态,以客观叙事为主,注重事实.但是作为意合言语,汉语中的“被”字常常能够省略,而且在不同语境中,很多汉语词汇既能够表达主动的意义,也能够表达被动的意义.由于言语表达习气的不同,以上两句未能找到相应的汉语被动句,而是要转换成汉语中的主动句,译为:双方应经过友好协商处置在合同执行过程中所产生的或与本合同有关的一切争议.商务英语是国际商务活动的重要媒介,是协作双方的沟通工具.因而,商务英语翻译不只仅是言语的精确转换,更应该是其态度意愿及其位置关系的得体传达,只需了解其语旨特征及其交际意义,在汉语中寻觅契合其言语习气的表达方式,才干完成其语旨的对等.
3.商务英语的语式特征及其应用
语式指话语方式,即言语交际中止的渠道方式,能够分为口语体和口语语体等.商务交往是为了效劳于共同的协作目的,交际者在运用商务英语表达思想时,更倾向于运用明白晓畅、逻辑关系明白的方式中止交流.因而,呈现了口语向口头语逐步靠拢的趋向,越来越简约易懂、平实达意.但是口语体还是倾向于运用正式严谨的表达,不能翻译得口语化;反之,口语语体也不能翻译得书面化.商务英语语篇遣词造句重复揣摩、语法构造缜密严谨、语篇完好,其语式特征主要表现语法的复杂化和名词化方面.由于句子的信息容量大,所以语法复杂、成分繁多,长句难句众多.Our term s of paym ent are by confirm ed,irrevocable letter of credit in our favour available by draft at sight, reaching us one m onth ahead of shipm ent,rem aining valid for negotiation in China for a further 21days after the prescribed tim e of shipm ent and allowing transshipm ent and partial shipm ent.
原文以“Our term s of paym ent are by confirmed, irrevocable letter of credit”为主谓框架,其他介词短语、分词短语等皆为修饰“letter of credit”的定语成分.英文句子虽长,却构造严谨、主次清楚,注重形合,呈“汇集型”,这有别于汉语的“流散型”句式.汉语重意合,语义构造以动词为中心,句式普通较为简短明快,长句较少.英文原句翻译成汉语时,宜采用流水句式,以较短的小句转递原句的意义,以语义统摄整句:我方的支付方式为保本论文由提供整理,提供,英语,,英语论文,留学生论文,英文论文,留学生相关核心关键词搜索。
商务英语信函论文范文第3篇
论文关键词:商务英语国际贸易运用
1引言
随着中国入世，众多的外国企业将在中国寻求发展的机会，而中国的企业也迎来了走向世界的机遇。在这种环境下，商务英语就成了企业之间的相互沟通、交流和彼此合作的重要桥梁。
另外随着我国外贸体制改革的深化，出口经营资格实行了登记和核准制，这将使更多的企业拥有自。据调查，从目前我国的外贸出口量估计，未来五年内具有外贸出口权的公司将在现有的基础上再增加18万家，到那时我国将有36万家以上的具有进出口权的公司。从事对外贸易的企业的数目大量的增加，结果必将使得商务英语这个桥梁作用越发重要。
2商务英语概述
2.1商务英语内涵
一般来说，商务英语是指人们在商务活动(日usinessActivity)中所使用的英语.在西方国家通常称BusinessEnglish。现代商务英语已赋予了它新的概念，不应特指我国对外贸易业务英语，它还应涵盖我国人民在各个领域、各个层面的对外交往活动中所作的英语应用现代商务英语的内涵和外延已得到扩展。
2.2商务英语的特点
商务英语有商务背景知识、商务背景中使用的语言和商务交际技能构成。它基于英语的基本语法和词汇，既有独特的语言共同特征，又有独特的语言现象。商务英语专业知识强，多以经贸、金融、公关、管理、营销等方面的内容，它的实质是商务背景.专业知识和语言三方面的综合运用。商务英语的特点主要在于专业化、口语化和较强的针对性，归根到底，实用性是商务英语最大的特点。
3商务英语在国际贸易中的作用
3.1贸易合作的前提
当今世界经济，已进入一种你中有我、我中有你的一体化时代。设想哪一国闭关自守，自我封闭还想经济发展腾飞几乎是万万不可能的了。来自全球各个不同国家的企业间合作的机会和项目大大地增多了，这些合作项目的完成，不论性质如何，都一定会牵扯到企业内部或企业间的商务沟通。鉴于合作当事人(包括企业或者其他经济组织或者个人)所属国家的不同，不仅需要当事人在合作之前或合作过程中了解合作项目所涉及到的国家的相关经济背景及其签订或加入的国际条约以及相关的国际习惯，而且对当事人之间基于合作项目发生的商务关系的规范，还有合作过程中涉及到的经济事务，都需要具备相当商务英语知识和技能的人士的参与。可以说，离开了商务英语知识技能，国际合作简直寸步难行。商务英语的重要性可见一斑!
3.2获取贸易信息的手段
商务英语的迅速发展，企业可以在全球的范围内寻找贸易合作伙伴和开展新的业务，许多企业可通过他人介绍得知潜在客户的联系方式后，使用商务英语与他们取得联系。
3.3贸易进行的工具
当寻找到了客户以后，买卖双方在交易磋商阶段通过函电或口头方式进行业务的洽谈.它是整个业务的关键阶段，商务英语在货物的进出口贸易的程序中.在交易磋商与签约环节上至关重要。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。在整个贸易过程中利用商务英语不仅可以实现贸易的全球化，不受时间和空间的限制进行面对面的洽谈和信息交流，而且还能节约成本，加快贸易开展的速度。另外.鉴于商务英语在各种信息平台上的使用也促进了对外贸易的增长，提高工作效率。商务英语为贸易双方的沟通交流搭建桥梁、准确而具体地传送双方的各类相关信息;它起着沟通买卖双方的媒介作用并涉及到对外贸易的各个环节。商务英语在国际贸易中有促进、辅助的作用。
3.4提升从事贸易人员形象
从事国际贸易活动人士，一般文化修养水平较高，适时开展公关活动，以商务英语这种世界语作为通道来加强对外联系和交往，无疑会给当事人增加无穷的魅力。如我国副总理吴仪，原来她担任外经贸部长的时候，她的英语水平给她增添了不少知名度。掌握一定的商务英语知识.有时可以获得事半功倍的效果。未来世界里全球一体化格局将使我们的距离越来越近，语言正是拉近这个距离的桥梁。
3.5生存的技能
随着外资企业的不断增多，越来越多的中国人开始在外企里工作。虽然工作性质，工作场地有所不同，但是他们都会遇到同样的问题，就是如何从事涉外的经济贸易活动，如何在外商经营的企业里占有一席之地。语言差异无疑是这些人所遇到的最大的障碍，在我们熟知的生活英语、学术英语之外，商务英语是现代外资企业中最重要的交流工具。
从客观上看商务英语比较直白、要求严谨准确，趣味性不强。但是工作类语言和工作是相辅相成的，所有人都需要工作或面临着工作，因此它成为了生存语言和发展语言，对谁都不可或缺。国外把标准化的商务英语作为选择非英语为母语国家员工的标准，成为进入国际化企业的通途。
3.6宣传企业的手段
许多企业在进入国际市场时，广告是他们的唯一代表。成功的广告能为企业树立起良好的形象，为开拓市场奠定基础。广告能在目标市场上为企业的产品实现预期定位，是联系潜在客户的最有效手段。许多企业使用英语广告，向世界传递信息。英语广告作为一种应用语言，它有着自己独特的语言风格和特点。广告英语用词优美独到，句法洗练而内涵丰富，修辞变化多端，耐人寻味。
4提升商务英语在国际贸易业务中运用的方式
新经济对商务英语的知识能力结构提出更高的要求，传统的“英语流利一招鲜，走遍天下”已经不再有竞争优势。英国文化委员会最新的调查结果显示:21世纪的英语教育是与一门专业或一门学科共同结合起来，培养复合型人才。用人单位要求商务英语毕业生必须在熟悉掌握了英语通用词汇、语法知识与常用语言表达的基础上，扩展语言应用技能、加强语言知识与相关国际贸易知识的结合.熟练掌握对外贸易的基本流程.掌握基本的贸易理论、基本的国际贸易法规及相关的商务知识。了解相关的对外贸易的政策和技巧.基本的理论与实务。
4.1增强商务英语口语表达能力
首先，加强英语口语的基本功训练。学习口语目的是为了与别人进行交流，所以流利、准确、恰当是英语口语中的几个重要要素。平时应千方百计地找机会、时间练习，并持之以恒。
其次，学习并掌握各种商务场合所必须的英语表达，如:会议和报告、电子邮件的收发与撰写、商务联络、与客户会面、商务旅行的准备等。第三，尽量进行原生听力练习，以听促讲。第四.用英语思维考虑问题。纠正中国式英语，让外国人更好地理解说话者要表达的意思。
最后，增加商务词汇且正确的使用方法。
4.2增加商务英语阅读量
商务英语阅读是一种特殊胡阅读.它不仅是基础英语阅读的延伸，更是商务知识胡获取过程。在商务英语阅读的过程中，往往会出现较多的经贸等方面的专业术语，一些普通阅读中的核心词意思在商务英语中会发生改变。所以增加商务英语阅读，扩大商务知识，显得十分必要。在阅读材料的选取上，可以阅读商务周刊、财经杂志、贸易收支报告，以及商务理论书籍。
4.3提高商务英语写作水平
商务英语写作是以英语书面语进行商务沟通以达到各种商务目的的一种表达手段。从建立业务关系开始，经过交易双方的询盘、发盘、还盘、到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过书信完成。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成重要的依据。
在21世纪信息时代，要充分利用函电简便、快捷的优势，提高业务量和效率。要实现这样的目标就必须提高商务英语写作水平。在拟定商务信函时应注意以下特点:
①礼貌(Courtesy)。礼貌是缓和紧张气氛.森得善意尊重的有效手段。所以，尽管竞争激烈，但表现在信函上还是要显得彬彬有礼。
②直接简练(Directnessandconciseness)。由于商人业务繁忙，求实而重效率.每天要处理大量的信函收函人关心的是所收函如何影响其业务他应采取哪些行动，所以商函应直接简练，开门见山争取以最少的语言传送最多的信息。商务英语的简练不仅体现在句法的简练.而且体现在用词的直接和简明。
③准确清楚(Precisionandclarity)。商务英语可谓字字千金，必须准确清楚地表达所要传递的信息，谨慎使用夸张，比喻等手法.尽量避免使用模棱两可的词语，以免产生不必要的争议，因为商务信函通常用来作为确定有关当事人权利和义务的依据。如果一个词或一句话的意思不明确，就有可能给公司或企业带来损失。
信函写得好可以协助推销货物和度得顾客的好感，争取新客户，维持老主顾。
4.4掌握国际贸易知识
商务英语是商务知识和英语相结合的专门用途英语，是英语在国际贸易中的具体运用。既然这样，就必须掌握一定的国际贸易基础知识，才能进一步使用英语进行书面和口语交际。
商务英语涉及贸易的各个领域，掌握国际贸易专业词汇的用法、内涵，了解国际贸易的基本流程及其相关法规，才能在表达上做到用词准确、达意。丰富的国际贸易知识与良好的英语墓础完美的结合，贸易的开展必将取得成功。
4.5采取务实的态度
商务英语是英语在商务活动过程中的一个桥梁，英语的运用必须服从商务，为商务服务。“一切从实际出发，实事求是”是开展国际贸易工作的一项基本原则，其基本要求就是务实。
在国际贸易过程中，遵守贸易规则、法律原则，开展诚信贸易固然重要。但是，随着贸易的快速发展，多元化贸易理念的产生，更加要求采用有效且富有弹性的处理贸易实务和解决贸易问题的方式方法，务实贸易具有这种灵活特性。务实贸易的最大特点是业务活动的处理不仅能够随机应变，而且能够应用好各种策略和战术，对于贸易问题的出现能够通过协商、变通、灵活、高效加以解决，努力寻找共同点，把风险降到最低，最终实现“双烹”。
4.6重视文化差异
现在，随着中国进一步对外开放，在经济、政治、文化方面与国际间的交往与合作日益频繁，文化因素在商务英语环境中的重要性逐渐显现出来。
文化差异妨碍了人们用英语与以英语为母语的外国人进行有效的交流，忽视东西方文化上的差异.即使商务十英语最优秀，交际能力也可能因文化原因而受到限制.他们对周围世界的理解也可能因此而产生障碍。语言和文化有着密不可分的关系:相互作用，相互影响。所以在从事国际贸易业务时，必须考虑中国人和英语国家的人的生活风俗习惯、、思维方式、道德观、价值观等方面存在很大的差异。
商务英语信函论文范文第4篇
关键词：负面信息；商务信函；词汇策略
中图分类号：H315 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2013）10-0221-02
商务交往过程中存在许多的拒绝言语行为，在这些行为中充分体现了不礼貌及其冲突本质。通常情况下，写信人在英文商务信件表达拒绝信息时有两个目标需要达到：第一个是其主要目标，即传递坏消息，第二个是次要目标，即和读者保持良好的关系。写信人要时刻清楚他自己任何不恰当的拒绝行为都可能意味着客户流失以及公司的经济损失。英文商务信件以上的特点说明写信人在写作过程中必须时刻保持警惕，避免拒绝信息的不当传递。因此，在布朗和列文森的面子理论的基础与指导下，本文主要从词汇学角度出发，探讨礼貌原则在英文商务拒绝信件中的使用。
传递坏消息的商务信函易给收信人造成损失，因而会伤害收信人的正面面子。所以，在具体表达方式上，坏消息商务信函中的措辞应尽量使用模糊语， 避免直接使用否定的词汇。在确保信息准确性的前提下，通过多种用词策略来体现礼貌原则。
一、使用正面的词语和表述
商务信函中经常会涉及有关负面信息的表达和传递。为了尽量减小由负面的、否定的信息对交际双方关系带来不利的影响，最大限度维护对方，即坏消息接收方的面子，我们应尽量减少使用那些具有强烈否定意义的相关词汇。如cannot， forbid，fail，impossible，refuse，prohibit，restrict and deny等，这些词汇的使用在口气上相对生硬，表达上过于直接。对于坏消息的接收方而言，它所带来的消极影响也被进一步放大。在处理外贸关系中，如何给对方留下一个良好的印象是写信人首要考虑的基本要素，也是交流获得成功的基础。比较下列两个句子：
（1）Please do not expect us to send you the forms you requested if you carelessly omitted the identifying numbers.
（2）If you will send us the form numbers， we will be glad to send you all the papers you requested.
从上面例句比较可以看出，例句（1）在措辞上显得生硬，突出了不友好的负面的情绪。这个句子出现在拒绝对方要求的商务信函中，是属于典型的坏消息。句中使用了do not expect这样具有强烈否定意义的表述，有对收信人的指责之嫌，态度上也比较傲慢，没有顾及到对方的感受。例句（2）使用了we’ll be glad to…这样的表述，向对方传达了肯定的意思，语气上也更加友好热情，通过这种正面的积极的表述，易于给对方留下好的印象，减小给对方带来的损失，充分顾及了收信人负面面子的需求，从而也更有利于双方今后的合作关系，从而在行文上也更符合商务信函的礼貌原则。
二、使用模糊语
根据Brown和Levinson的面子理论，我们要表达负面的或者否定的信息时，有可能使信息接收方的面子受损，从而对双方后续关系的发展产生消极影响。在这种情况下，模糊语的使用可以使我们的表达显得更含蓄，伸缩度和灵活性也更强。且对双方都留有余地，情感上也更易于接受。何自然在讨论“面子理论”时提出了3个避免伤害面子的策略，其中之一便是间接礼貌策略：避免直言不讳，或者提出客观根据，对话语作出间接评估，如I think/ believe/ wonder/suppose等。例如：
（3）I’m afraid we can’t effect the shipment as you demand.
（4）I wonder if you can change the terms of payment to close this deal..
这两个例句中，起模糊作用的就是afraid， wonder这两个关键词。如果将这两个词删除的话，原句就变为：
We can’t effect the shipment as you demand.
You can change the terms of payment to close this deal.
比较上述两组例句，不难看出，例句（3）（4）在表达上更加委婉，给双方的进一步协商合作留有余地。即使协议不成，也很大程度上缓和了可能造成的尴尬局面。而后面两句显然在语气上更加生硬，态度上也缺乏努力达成协议的合作性，给对方感觉会比较傲慢，合作的成功性降低。
三、使用否定连词
在坏消息商务信函中，不愉快的信息往往通过间接的方式来表现，以使对方有个逐渐适应接受的过程，不会让对方感觉唐突以至难以接受。否定连词用在坏消息商务信函中可以达到保存对方面子的目的。一般来讲，否定连词如：but， however， while的使用可尽量减小或柔化负面影响。例句：
（5）Today I received the four engine stands you recently welded and assembled for me. The welding itself is fine， but I noticed that the welds have not been ground and polished.
（6）Due to its popularity， all places for the May 15 seminar have been filled. But a similar seminar will be organized in October and we will be happy to reserve a place for you.
在上述句子中，通过否定连词but的使用，减弱了坏消息带来的负面影响。许多语言行为本身具有伤面子的特性，而否定用法就是一种给对方留面子的恰当选择。
四、使用情态动词
情态动词具有情态意义。情态意义是一个动词的语气，表达说话人对所谈话题的态度与情感。情态意义的强弱决定着礼貌程度的高低。情态动词could， might， would should等带有更多地商量口吻，可以使句子的语气缓和委婉，常作为一种表达礼貌的策略用于商务英语信函中。
（7）We would appreciate it if you could extend the date of the L/C.
（8）We may place further orders if you could send us your latest price list.
在上述例句中使用了情态动词的一般过去式。这类词在表达信息发出者的愿望、要求时，在口气上更加委婉，谦逊。让信息接收方感觉受尊重，从而更利于要求的被满足。
五、避免使用代词You
在传达负面的或拒绝性信息时，多用隐性对方态度。尤其是当对方在某些行为上存在过失，则更应避免使用直接的，强硬的，带有谴责性口气的表达方式，避免代词You的使用。尽量使用we（our）代替you（your），一方面体现出信息发出者的体恤和涵养，另一方面也尽量保存了对方的颜面。这就是隐性对方态度（invisible you attitude）的具体体现。比较如下例句：
（9）You didn’t make clear our specific request and shipped the cargo in improper conditions.
（10）I’m afraid we didn’t make our request clear with the result that the cargo in improper conditions.
例句（10）的表达上比例句（9）更体现了多站在对方角度上考虑的立场，勇于承担责任，弱化对对方不当行为的指责。这种表达不仅有助于达到具体的商业目的，也给对方留下好印象。根据礼貌原则，不适当地使用你的语言直接责备对方，即使作者有权利和理由这样做，也要尽量避免。因为它会破坏善意和友好的人际关系，威胁到对方负面面子的需求。
相对于普通商务信函的写作，传达负面信息的商务信函在措辞上需要更多地考虑如何尽量减小否定性、拒绝性信息给对方面子带来的消极影响，努力维护交流双方长期有效的合作关系。在这类信函的写作中，礼貌原则的体现就显得尤为重要。既要准确表达相关信息，还要使其在表达方式上更加灵活，得体，易于接受。而礼貌原则的具体体现又是多方面的。我们需要在实际的商务交往和沟通中，多从微观上进行比较研究，以积极的方式传达消极的信息，提高商务书信写作的有效性，增加商务合作的成功性。
参考文献：
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商务英语信函论文范文第5篇
[关键词]商务英语 电子邮件 写作技巧
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。
尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。
学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。
而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。
因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。
一、读者
了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。
二、遣词
简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。
行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。
三、造句
句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。
商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。
最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。
标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。
表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。
四、分段
信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,
位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。
电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。
五、外观
外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。
选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。
绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用――即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。
参考文献:
[1]侯晓莉.商务英语函电教学探讨[J].北方经贸,2004,(2).
