城建档案工作计划

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城建档案工作计划范文第1篇

城市建设档案（简称“城建档案”）是城市规划建设管理工作的重要组成部分。为贯彻落实建设部《城市建设档案管理规定》（部令90号）和《城市房地产权属档案管理办法》（部令101号）等规定，进一步加强城建档案的管理，适应我省加快城市化进程的需要，特通知如下：

一、提高认识，健全城建档案管理机构。加强城建档案管理工作是保证城市规划建设和管理安全、正常运作的重要保障，城建档案的接收、管理和利用是基建程序不可缺少的环节，各级城市规划建设行政主管部门要提高对城建档案工作重要性的认识，抓住机构改革的有利时机，采取措施进一步建立健全城建档案管理机构，充实管理人员，配备相应专业技术人员。设市城市应设立城市建设档案馆；中心镇及经济发展较快、建设量较大的镇也应设立专门的城建档案馆（室）。未设立专门城建档案馆（室）的城镇，城镇规划建设行政主管部门要指定专人负责收集和管理本地区的城建档案，并接受上级城建档案馆的业务指导，加强对城建档案的收集和管理。要多渠道争取城建档案馆的经费来源，探索城建档案有偿使用的途径，争取将城建档案的管理经费列入地方财政。各市城建档案馆要加强对县、镇城建档案馆（室）的业务指导和人员培训工作。

二、进一步做好城建档案的收集和管理。各级城市规划建设行政主管部门要把城建档案工作列入建设事业发展规划，发挥其在城市规划、建设和管理中的作用，促进城建档案事业与城市建设同步发展。建设工程竣工验收备案制度是保证城建档案完整、准确、及时接收的重要手段，各级建设行政主管部门要认真贯彻省建设厅印发的《广东省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收及备案管理实施细则（试行）》（粤建管字[*]35号）和《转发建设部关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令，切实加强工程档案管理工作的通知》（粤建管字[*]105号）精神，支持城建档案馆（室）对竣工工程进行档案预验收。无城建档案主管部门出具的建设工程竣工档案验收认可证明的，不能办理竣工验收备案手续。同时，要积极做好有关文件的宣传工作，进一步提高建设单位以及勘察、设计、施工、监理等单位对工程档案工作的认识，督促做好工程档案收集和整理，并按规定及时向城建档案馆移交。

城建档案的收集和管理要严格按照建设部第90号、101号令的要求进行。城建档案的著录和归档整理必须严格按照国家颁布的《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》的要求进行。

城建档案工作计划范文第2篇

关键词 城建档案 实现路径 城市建设

中图分类号：G27文献标识码： A

引言

城市档案是城市建设过程中的全方位、全过程的记载，在我国城市化进程越

来越快的今天，做好城市档案管理具有重要的意义。城建档案收集工作是城建档案工作的首要环节，是城建档案馆的一项重要工作。在城市建设日新月异的今天，城建档案收集工作面临新的机遇和挑战。为此，城建档案馆如何将城建档案收集的更加齐全完整，以便更好地为社会发展和城市建设服务，是摆在我们每一个城建档案工作人员面前的新课题。当前，我国城市档案管理工作仍然存在着多方面的问题，以及在城市档案管理工作方面的开发仍显不足。基于此，从城市档案管理的实际情况出发，不断丰富完善城市档案管理工作，解决城市档案管理当中存在的问题，为实现城市建设提供良好服务。本文就如何推进城建档案管理工作的问题进行浅析。

一、城建档案管理的重要性

城建档案管理工作是城市建设发展中的一项全局性、基础性工作覆盖城市发展规划、建设与管理的全过程。当前经济社会发展条件下，加强城建档案管理工作具有重要意义,建档案管理对于城市建设的诸多方面工作都起到了不可或缺的作用。其主要表现在几个方面：

1、与城市建设息息相关

城建档案首先与城市规划密不可分,是城市规划的重要留存,城市建设依赖于城市规划城市建设中出现的任何问题都能从城建档案中找到依据。城市管理工作过程中的一个主要工作方面就是对于公共基础设计建设的管理维护，城建档案是确保这项工作快速有效开展的关键，建立完善成体系的公共基础设施建设方面的档案，能极大的促进其城市管理工作开展。

2、间接参与城市建设

城建档案在城市在进行规划布局建设的过程中起到十分重要的参考作用。城市建设本身是一项工程量极其庞大、系统极其复杂而且严谨的工程，是需要经过科学论证、设计才能付诸实践的工作。没有详实的历史资料为分析、论证工作的基础，是不可能让城建工作高效、稳定开展的。

3、服务城市发展

城建档案统一收集管理工作是城市建设发展中的一项全局性、基础性工作覆盖城市发展规划、建设与管理的全过程。从宏观层次来看城建档案首先与城市规划密不可分,是城市规划的重要留存,城市建设依赖于城市规划城市建设中出现的任何问题都能从城建档案中找到依据;从微观层次来看城建档案会涉及城市每一个功能区的建设管理大到一座城市小到一栋房屋、一个公园。可以说城建档案统收集管理工作涉及了城市建设、发展、管理的整个过程。体现了城市建设发展的整体水映城市发展中的诸多细节问题。

4、见证城市历史

每一个城市都有其悠久的历史将城市的悠久历史保存下来城建档案功不可没。城建档案将城市发展过程中的点点滴滴记录下来,整理成册,为保存城市的记忆、见证城市的历史起了重要作用。

二、推进城建档案工作采取的措施

1、完善管理制度,促进城建档案收集管理规范化

大力贯彻和落实《中华人民共和国档案法》，积极推进城建档案管理制度化建设。坚持城建部门和档案部门联合工作制度，坚持以城建部门集中收集、后期档案部门集中管理为原则的制度,从项目准备、建设、使用全过程搜集档案使档案收集覆盖城市建设的全过程以做到无缝隙、动态化、实时化。城建部门要不断强化对城建档案工作的组织管理和领导，各级城建行政部门应依法履行职责把城建档案事业的发展纳入到建设事业发中和日常工作计划，定期听取城建档案部门的工作情况汇报妥善解决各种问题。

2、增强档案管理知识培训

档案管理部门应针对目前电子档案管理现状加强有关培训，在培训专业基础知识的同时加强操作技能的训练，通过电子档案工作安全和保密意识的教育使血站电子档案管理人员全面树立保密意识，鼓励档案管理员考取《档案人员从业资格证》以全面切实提高档案管理水平。

3、加强宣传，增强全社会的城建档案意识

通过相关媒体加大对城建档案的价值和作用的宣传，提现其在维护工程建设各方主体合法权益的作用，在加强工程质量控制和监督，追究工程质量责任及工程日后维修等方面有着不可替代的作用。其次，通过建立城建档案网站加快推进城建档案电子化、信息化建设与管理的步伐，城建档案网站也是政府城建档案信息的权威平台，具备法律法规宣传建设动态披露、档案咨询查询G、在线预约服务等多项功能。网站的建成与开通直接推动了城建档案各类信息资源的有效整合，为进一步深入宣传城建档案信息方面的法律法规、统一城建档案信息电子化平台，方便广大市民开发利用现有城建档案信息，通过实时开展网上在线答疑服务于经济建设大局，提供顺畅的沟通平台和服务载体。

4、加强城建档案的接收管理，实现城建档案的全覆盖接收

接收单位的档案做好调查摸底工作，对全市规划区范围内已通过验收尚未报送建设工程档案的建设项目进行全面调查摸底，根据建设工程档案报送责任书签订情况确定尚未报送建设工程档案的单位。

5、以信息化建设为突破口,实现资源共享

加快信息化建设步伐实现城建档案资源共享是城建档案统一收集管理工作的新的发展趋势和工作目标。要以建设数字化的城建档案系统为核心加快共享数据库、网站网络建设加快标准化、科学化、规模化的数据集中系统为城建档案统一收集管理提供基础保障。要大力开发城建档案管理软件和操作技术,对横向和纵向的档案信息管理实施分布开发。同时要加大信息的安全性建设建设数据库管理系统和高可靠性的数据安全系统。防止因城建档案信息泄露和数据破坏造成不必要的损失。

6、加大经费保障,促进城建档案事业快速发展

城建档案事业的最大障碍在于资金和人员，没有充足的资金和人员保障无法实现大量的档案收集工作。因此不断加大经费投入以保证城建档案收集与管理，改善档案馆的硬件设施以保证收集的档案资料能够完好无损，更换现代化的档案管理设备。逐步优化储藏环境提高档案保管的安全性、保密性。建立一支专业化的人才队伍，在人员编制、人才培训等方面适当倾斜,增加人员配备件寺别是专业人才的配备使用。加大培训力度使城建档案管理队伍的思想观念、业务水平适应新形势、新任务的需要,逐步建立起一支掌握现代科技知识、业务精良、作风端正、素质较高的城建档案管理队伍。在人才的培养使用上完善考评激励机制对业务能力强的人才要大胆使用进行奖励提拔激发其工作的积极性和主动性。

结束语

城市建设已进入高速发展模式,城建档案管理工作要不断适应城市形势发展。城建档案馆要努力完善自身形象，增强城建档案收集工作的主动性与灵活性，要与产生城建档案的单位加强联系，主动协助其做好档案的收集与管理，做好对城建档案收集的指导工作，改进城建档案的收集方法，主动上门服务，对重点城建工程档案的收集，促进城建档案统一收集管理工作的科学发展。

参考文献

[1]林勤兵.浅谈城建档案的优化管理[J].城建档案,2005(05).

城建档案工作计划范文第3篇

关键词：城建档案馆；信息化；现状；对策

Abstract: At present, the rapid development of science and technology, we have entered the information era. Make a spurt of progress along with the city construction, the quantity of urban construction archives also is in grow with each passing day, the traditional manual management has been unable to meet the social demand diversification, timeliness of urban construction archives management requirements, take the path of information, to adopt modern management means, realize urban construction archives informatization, digitalization and networking, it is the inevitable requirement of social development, and urban construction archivists an urgently important subject.

Key words: urban construction archives; information; present situation; countermeasure

中图分类号：TU242.3    文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

中小型城建档案馆信息化建设的现状

由于中小型城建档案馆规模较小，基础较差，实力较弱，尤其是我们内地的一些中小馆，与南部沿海地区的先进馆相比，更是相形见绌。比如广州、深圳等地的城建档案信息化建设搞的是轰轰烈烈、如火如荼，而我们这里则刚刚起步。由于我们很多地方经济欠发达，在信息化建设方面，既不能急功近利、盲目攀比，也妄自菲薄、不思进取。应当根据当地实际情况量力而行，制定切实可行的发展规划和工作计划，逐步实现城建档案信息化。

目前，中小型城建档案馆的普遍现状是档案资料进馆难，管理方式落后，基础设施较差，人员素质较低。主要表现在以下几个方面：

1.1馆藏量少、结构不科学

城建档案馆是永久保存城建档案资料的基地，是城市建设的信息服务中心。它所保存的城建档案资料是在城市规划、建设及管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。收集工作是搞好城建档案管理的基础，但竣工档案收集难是困扰城建档案管理部门的难点问题。一方面该进馆的档案资料收不进来；另一方面接收进馆的档案不齐全、不准确。馆藏档案中普通住宅建筑的竣工档案占了大多数，而地下管线、公用设施、市政工程、重点工程、典型建筑以及反映城市面貌的声像档案等许多重要内容却没有，或寥寥无几。使得馆藏机构严重不合理，必将制约城建档案馆作用的发挥。

1.2 管理方式落后，利用效率低

中小馆基本上是以手工操作的传统管理模式为主，有些馆采用了计算机辅助管理，但仅是较低层次的目录管理，既没有建立局域网，更谈不上网络化、自身技术和信息化基础设施落后。几乎所有档案馆都拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品，但网络设备的拥有率很低，数据库软件、MIS、GIS等应用软件的拥有率更低。相当多的档案馆的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。不论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等等都远远低于其它行业。

1.2.1档案馆仍未走出封闭状态。

大多数档案馆的工作方式基本上是接收移交的档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷几步曲，档案馆类似于资料仓库，"活"信息被束之高阁，变成了"死"档案。

1.2.2档案介质仍囿于传统形式。

目前档案馆绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽已运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相去甚远。电子文件接收归档管理仍未提上日程。

1.2.3.资源共享观念淡薄。

档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标，于是追求自我实体拥有成为档案馆工作的重中之重。但如何将自我主体拥有的馆藏置于整个社会信息体系中，实现信息资源的共享，至今仍然未被重视。

1.2.4.档案资源的深度开发远不能满足社会需要。

各档案馆在地下管线档案信息化、工程地质档案信息化、城市管网、路网、市政、公用设施等档案信息化系统的建设的重要性未被档案馆管理决策层充分认识到。

1.2.5.档案馆信息化水平极不平衡。

主要体现在地区、大中小档案馆差异明显。我国各地区、不同规模的档案馆信息化建设水平极不平衡，沿海地区的信息化建设和应用水平好于其它地区，大城市城建档案馆信息化进程明显快于中小城市城建档案馆。

由于城市建设的飞速发展，城市人民政府在规划、建设和管理过程中迫切需要大量的信息作为工作和决策的参考依据。而过去传统的城建档案服务方式，由于受到时间、地域和利用手段等方面的限制已经不能适应信息时代的需要。随着计算机网络技术、数据库及多媒体技术的应用，这就可以为城市人民政府的科学决策提供便捷快速的信息。因此建立数字化城建档案馆，为社会提供数字化、网络化的城建档案信息服务就显得尤为迫切。

   2、城建档案信息化建设的对策

随着科技的进步和发展，特别是通信技术、电子技术、激光技术、集成电路、计算机等高技术的出现，在加快经济建设和社会发展的过程中，信息的作用越来越突出，信息和我们的日常生活密切相关，信息的获取已经成为我们生活、工作中的重要内容，信息在服务于我们的生活的同时，对我们生活方式的影响也越来越大，所以我们称现在为信息社会。

信息化是指在电子、信息技术的驱动下，由以传统工业为主的社会向以信息产业为主的社会演进的过程，是培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力，并使之造福于社会的历史过程。

城建档案是城市建设的基础信息资源，有较强的针对性和时效性。城建档案信息为科学地进行城市规划和城市建设提供技术参数、理论依据，从而把握决策的方向性、正确性、有效地维护国家的经济利益。同时城建档案是最有真实、最原始的历史记录。只有科学地开发其内在信息，才能在市场经济社会中发挥巨大的潜力，为社会各界提供具有法律依据、可靠凭证和现实参考价值的信息资源。为了适应社会的需要，提高城建档案馆自身的服务能力，城建档案馆必须改变传统的服务方式，运用高科技手段，建立数字化城建档案馆，对城建档案的实态管理转变为充分发掘城建档案潜在的信息资源，并将信息进行数字化转换和加工，通过网络传递快速而有效地为社会和城市建设提供优质的信息服务。另一方面，数字化可以最大限度地满足社会及公众对城建档案信息的需求和利用，这不仅提高了城建档案的利用率，充分发挥了城建档案的作用，而且提高了城建档案馆的社会地位。再者，城建档案馆保存的档案文献中，有不少是珍贵的历史文物，若频繁地翻阅使用，原件极易损坏而不能永久保存。对档案文献进行数字化技术处理后，可以在网上和获取，而档案文献的原件则可以妥善的保管起来，既利于档案原件的保存，又档案信息的提供利用。因此，城建档案馆数字化、网络化信息服务是新世纪城建档案工作发展的方向和必然趋势。

城建档案工作计划范文第4篇

（一）城市规划区内各类单建式人民防空工程。

（二）结合民用建筑修建的防空地下室和普通地下室。

（三）城市规划区内其他地下空间工程。

1、地下交通设施。包括交通隧道、地下过街道、地下步行街、地下停车场等。

2、市政地下设施。包括地下泵房和具有一定掩蔽空间的共同沟。

3、地下空间综合体。包括地下车间、地下设备间和地下粮库、地下油库、地下储备库等仓储设施以及各类矿井（含废弃）、岩洞等。

（四）适合进行人口疏散地域的其他可以利用的地下自然空间和人工开发空间。

以上普查范围不含现由军队管理的国防工程。

二、普查建档工作的组织、步骤及主要内容

（一）工作组织

这次普查建档工作由市人防办组织，各县、区、高新开发区（按属地管理原则分区组织）实施，各工程所属单位配合开展。

对于确需联系的省直属和中央驻市单位，由各县、区在月8日前，统一将要普查的单位名称（全称）、隶属关系、地址、联系方式等报市人防办工程科，由市人防办统一报省人防办工程处，统一联系协调。

（二）工作步骤

1、动员准备。主要开展思想动员，建立机构，落实普查工作人员，工作人员主要由工程、维管、质监、平战等技术骨干组成；制定工作标准、具体工作程序和普查建档工作计划、措施等。

2、组织实施。深入辖区内各单位进行拉网式普查、摸底，广泛进行数据采集，分类建档，管理软件及建档培训，微机录入，打印校对，组卷装订。

这一阶段工作以市人防办组织为主，各县、区配合，按属地管理原则进行普查、汇总资料后，交市人防办统一微机录入。普查建档工作人员缺少时，可从基层单位抽调或向社会临时聘用；工程图录入和现场测图等专业性强、工作量大的工作，可由市人防办统一协调。

3、检查验收。市人防办对各部门工作进展情况进行不定期检查、指导、验收和汇总，建立完善的全市人民防空工程和其他地下空间工程资源信息系统，并适时总结评比，对完成普查任务成绩突出的单位和个人给予表彰。

（三）主要工作内容

1、动员阶段：各县、区月日前上报普查工作单位及人员名单、联系电话；同时，上报参加普查建档培训人员名单，由市人防办统一上报省人防办，参加培训。

2、组织实施阶段：月11日前各县、区要在初步普查摸底的基础上，上报本辖区需要普查建档的任务量以及完成任务的具体措施和计划。这次普查建档是在国家人防办推广使用的《人防工程管理自动化系统》平台上进行的，是有严格信息化标准要求的一次普查建档。数据资料采集和电脑录入工作量十分巨大和庞杂，需要内业和外业两方面工作并重。目标是建成全市人防工程管理自动系统的电子档案部分内容。其中，更重要的是要建成较完善的人防工程AutoCAD（dwg格式）竣工图电子文档库，彻底解决纸质图纸保存难、调阅不便等问题，切实提高人防工程管理信息化水平。

要完成好这次普查建档工作，必须外业和内业两方面工作并重，两手抓，切实投入足够的人力、财力和物力。普查建档按照先公共、后单位工事；先重点、后一般；先规模以上，后零星小型工程；先人防工程，后其他地下空间工程的程序进行。

首先，要做好外业数据采集工作。安排技术骨干深入实际，切实把需要的工程档案资料、数据资料收集齐全，这是开展好这次普查建档工作的前提和关键，各县区、各部门要把主要精力放在外业数据采集上。

其次，内业录入工作主要由市人防办来完成，各县、区紧密配合。为保证（数据整理、资料归档、微机录入、工程图纸扫描录入、绘图录入等）工作均衡有序进行，应注意以下几点：

第一，先录入公共工程，再录入近年来新建的、资料较为齐全的“结建”工程，对于其他地下空间工程，确有利用价值，改造成本不高并且易实现的，列入统计归档。

第二，对于进入人防统计数据的早期重要工事（拟报废除外），特别是没有工程图纸的，应组织专业单位进行测绘，补充资料。

第三，属于“结建”工程资料的，一般由工程建设单位提供，内容不齐全的，到当地城建档案管理部门调阅、复制。

第四，对于因各种原因确实无法提供竣工图纸的规模以上等级人防工程，由市人防办委托有资质的单位进行测绘。

3、检查验收阶段：月中下旬对普查前期准备及工作开展情况进行一次巡回检查，查找存在的问题，并及时纠正解决，督促普查建档工作全面协调开展；月中下旬，开始对建档的标准、进度以及普查完成情况进行一次检查，同时组织召开一次经验交流会；12月上旬组织验收评比。

建档资料的验收报送，市人防办要认真组织实施，按时做好向省人防办的验收申报工作。

三、基本要求

（一）加强领导，提高认识。对已建人民防空工程和其他地下工程的普查，完善工程档案，提高信息化管理水平，使之适应新形势下人民防空建设发展的需要，是一项十分重要的任务。各县、区人民政府、各部门要站在维护人民群众利益的高度，充分认识搞好这次普查工作的重要性和必要性，按照统一部署，扎扎实实做好工作。人民防空工程和其他地下空间工程的普查建档工作，是一项复杂的系统工程，各县区、各部门，要按照省政府的要求，切实把这项工作列入议事日程，抽调素质高、懂技术的人员组成工作班子，以求真务实的工作作风开展工作。

（二）落实经费，全面保障。各县区、各部门，要落实一定的普查业务经费和必要的物质保障，确保普查工作顺利开展。

（三）主动协作，形成合力。为保证普查工作的顺利进行，发展改革、规划、城建、房管、市政、档案、公安等相关部门要给予大力支持，普查对象所属部门和企事业单位必须积极配合、提供方便，对影响、干扰普查公务的单位和责任人要严肃处理。

（四）严格要求，保证质量。各县、区要严格按普查建档标准开展工作，不得擅自降低标准。结合民用建筑修建的普通地下室和其他空间工程，经普查确无利用价值的，上报省人防办批准后，可不对其建档。

城建档案工作计划范文第5篇

关键词:奥运工程档案 前端管理

工程档案的前端管理是指在档案形成之前，从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制，避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程，是确保赛时、赛后使用的重要凭证，是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中，对工程档案采取的有效措施，切实实现了工程档案的前端管理，把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中，使档案管理与工程管理工作同步进行，协同作战。

一、健全档案网络，完善制度建设，确保档案管理的前端控制

1、组织机构、明确责任、落实到人

强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况，我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系，保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导，部室经理、部室档案员负责的档案管理网络，落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人，总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络，实行层层管理，落实责任。领导负责制的档案管理网络，为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。

2、完善奥运工程档案新制度

为保证奥运工程档案高质量、高标准，必须实现与施工进度同步进行的要求，我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法，使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求，做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度，并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度，并要求把这些制度悬挂于墙上，时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事，为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。

二、实行动态监管，强化档案管理与施工管理同步

1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合

档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中，要求参建各总包单位根据工程施工进度表，制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合，根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》，这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起，把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做，为档案及时收集、整理，为保证档案的齐全、准确，为工程竣工发挥了保障作用。

2、工程分部分项划分措施，从源头解决档案收集问题

奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重，交叉施工现象非常严重，因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现，工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分，档案收集就会出现杂乱无序的情况，与施工同步进行便无从谈起，因此，要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准，根据分部分项划分标准，确定档案的形成时间和收集内容，从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题，使档案技术人员很快进入收集状态，有效解决了档案收集入手难的问题。

3、动态监管保证档案同步收集

(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段

按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况，如施工单位何时进场，何时土方开挖，何时物资进场，何时进行相关试验，哪项工程进行隐蔽，哪天进行分项验收，哪天进行分部工程验收等。针对施工进度，集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件，真正达到同步管理的目的。

(2)有效监督设计变更通知单整改

工程前期，大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求，设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单，只有设计单位自己内部各管理层的签字，即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认，这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件，给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦，档案部门积极与设计院进行协调，提出按《规程》整改的建议，并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足，实现档案的前端控制，保证了工程质量与责任。

档案工作计划的制定，分部分项的划分，动态的监督检查，把施工单位档案工作量化，增加了可操作性，使档案管理工作更具针对性，从真正意义上达到同步整理的目的，实现工程档案的前端控制。

三、建立风险管理机制

1、成立档案检查小组，实行全过程把关

在集团网络制度下，成立档案检查小组，由公司副总经理担任组长，由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成，有效实行从规划到竣工的全过程把关。

2、成立档案验收小组，保证高质量竣工档案的移交

为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行，集团成立档案验收小组，编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》，在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见，使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中，把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案，填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》，让总包单位按检查要求进一步整改，合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等，办理移交手续，使档案验收、移交工作做到程序化，进一步保证了竣工档案的准确性与完整性，体现了奥运工程档案的历史价值。

3、建立档案防汛应急预案机制，保证施工现场档案安全

档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场，由于条件的限制，每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁，为保证现场施工技术文件的完好与安全，集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》，从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料，提前对现场档案保管情况进行监督检查，检查档案设施、设备、装具，检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季，施工现场雨水倒灌的现象时有发生，然而由于我们提前采取了架高档案柜，柜上加盖防雨布等措施，没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识，实现了档案安全工作的前端管理。

四、加强档案培训，提高档案管理人员业务水平

1、强化档案意识

强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说，档案意识越强，越有利于档案材料的有效收集，从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，最大限度地满足利用者的需求。为此，我们利用工程档案例会，第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯，强化各级管理人员的档案意识。

2、加强档案业务人员专业培训