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高校的资产想要对存量进行盘活与调控,就可以运用新的增量来进行,增量会受到存量的制约,增量能够对存量进行激活。能够公平的对高校的资产进行配置,科学的高校预算工作能够起到非常关键的作用。对预算管理工作进行完善和喜欢能够使高校的资产结构得到有效的优化,确保能够及时的发现资产管理工作中存在的误区,并及时的进行纠正。想要有效的对高校的资产进行管理,就必须要选择最优化的方式来对资源进行合理的配置,所以,高校的资产管理工作能够与预算管理工作互相促进、互相制约。
二、明确高校的资产管理与预算管理之间的关系,并进行有效的结合
(一)对绩效审计、资产配置、预算编报管理工作进行强化,确保高校资产管理与预算管理能够有效结合
第一,在年初对预算进行编报之前,必须要对高校的国有资产的收益情况以及资产的存量进行编报。将资产管理中重要的内容与相关部门的预算进行结合,使预算管理工作与资产管理工作相结合的目的得到实现。第二,在对高校的发展规划进行预算时必须要与年度预算进行有效的结合,使中、长期的预算与年度预算互相印证、互相促进,以此来使年度预算的准确性得到保证。第三,以高校的资产配置为突破点,找到高校资产管理与预算管理之间的结合点,使实物管理与价值管理能够进行结合。第四,必须要构建一个良好的高校预算执行、绩效审计制度。
(二)建立资产信息化和管理平台,确保高校国有资产管理与预算管理能够有效结合
对高校的国有资产进行有效管理其中一个前提条件就是要构建一个高校资产信息化管理平台,这也是保证预算管理工作与资产管理进行有效结合的一种方法。对符合当前高校的国有资产管理的实际情况的信息化管理软件进行开发,对资产信息的共享以及这个过程进行实时的跟踪与控制,这样就能够确保实现动态化的资产管理以及精细化的预算编制。将摸清资产的存量系统作为基础,提供大量有效的信息来支撑国有资产管理、政府采购以及部门预算等工作。此外,还必须要提供动态、细化、准确的信息来为资产的日常管理以及预算的编审工作进行服务,这样就能够对高校的国有资产监管方法起到促进的作用,使工作的效率得到提升,管理的成本得到降低。
(三)对高校固定资产进行核实清理,确保高校国有资产管理与预算管理能够有效结合
对高校的固定资产进行核实与清点,就可以使高校管理部门对当前高校固定资产的实际情况有一个更全面、更准确的了解,要使资产的账面价值可以准确的反映出来,以此来使高校固定资产的账目能够与实际相符,为相关部门的预算提供准确的依据。此外,在对高校的固定资产进行清查与核实的过程中,如果在清查结果中发现资产管理工作中存在一定的问题,就可以及时的对问题进行解决。所以,资产清查工作其实就是对预算管理工作的结果以及高校的资产管理工作结果进行验收,是预算管理工作与资产管理工作互相结合对资产存量进行夯实的重要基础。
三、结语
(一)资产配置缺乏有效控制机制
由于高校对固定资产的管理体制不健全和重视程度不够,导致学校资产管理工作难以获得全方位的开展。一方面是当前高校的固定资产管理普遍存在基础数据差、管理程序不畅、资产账实不符等不良现象;另一方面虽然已将高校资产的购置纳入预算管理的范畴,但实际编制部门预算时,往往只强调预算经费的控制分配,而对学校固定资产的存量、资产分布以及使用状况缺少管理信息。因此资产管理难以实现资产的全面管理,也难以对开展资产合理投入和资金有效使用形成相互制衡。
(二)资产核算缺乏健全财务制度
目前,高校固定资产在财务管理和会计核算方面存在诸多问题,核算不全面、管理不规范导致财务预算工作难于满足资产管理的需要。首先,学校财务部门对固定资产资金筹集、预决算普遍较为重视,但缺乏健全的内部管理制度,资金使用效益受到一定影响;其次,资产入账和销账不及时,入账价值不准确,形成大量帐外资产,没有定期盘点核对制度,学校资产有物无账或有账无物,账实不符现象严重。另外,固定资产一直惯例不需要进行累计折旧,因此容易造成虚增资产价值、成本核算失真等系列资产价值反映不实的问题。
(三)资产管理缺乏系列创新模式
随着高等教育事业的发展和各项体制改革的深入开展,高校对资产的管理模式也应随时而变。但长期以来由于管理体制和管理意识上存在的不良问题,固定资产管理工作一直是高校管理中的一个薄弱环节,尤其是在管理机构设置、责任划分、产权关系、管理理念、内控制度等方面的现实状况不容乐观,这些都是涉及到观念创新、方法创新、制度创新、手段创新和机制创新等问题。
(四)资产处理缺乏审计监督机制
根据《行政事业单位国有资产处置管理实施办法》和《事业单位国有资产管理暂行办法》等相关规定,行政事业单位处置房屋建筑物、土地及单位价值在一定范围以上的仪器设备需经主管部门审核后,报财政部门批准,未经批准不得处置。由于目前高校资产管理基本脱离了预算管理的范畴,管理工作脱节严重,导致有些部门擅自处置国有资产,资产处置行为随意性大;常常存在不按规定办理资产“非转经”核准转移申报审批手续,需要评估的资产而不聘请评估机构开展评估,低价出租或低价处置给关系人等等,使单位资产的调拨、报废、减少等过程不仅脱离了资产自身管理,甚至成为腐败的根源。
(五)资产预算管理缺乏统筹执行力
虽然资产管理与预算管理进行了一定的工作衔接,但大多数高校只是强调资产购置行为的预算管理,“重结果、轻过程”,“重投入、轻管理”和“重增量、轻存量”现象严重,而对资产管理和预算管理两者的相互关系和长效机制结合缺少一定的认识,缺乏两者之间的统筹执行力,没有真正做到固定资产的购置、使用、调剂和处置等变动过程的动态管理,更缺乏资产日常管理与预算编制、执行和决算过程的有效结合。
二、构建高校固定资产管理的预算创新模式
(一)优化高校固定资产管理运行机制
高校固定资产主要由学校预算分配形成,资产管理与预算管理有着不可分离的关系,预算管理影响资产使用者和管理者的行为选择,而资产管理是预算管理的延伸,资产状况会对预算收支产生影响。因此高校资产管理必须创新管理运作体制,实现资源高效利用。高校固定管理运作体制至少包括机构服务保障、资产信息共享和管理监督控制等三方面工作机制。
(1)机构服务保障机制。
优化资产管理的组织结构,通过分管业务部门的校领导牵头,统一由学校财经领导小组统筹和管理固定资产,实行统一规范管理,避免交叉和多头管理;同时强调财务、资产和审计部门分别对固定资产行驶不同的职能,确保高校固定资产经费保障、资产管理、绩效管理监督运作机制的顺利进行。
(2)资产信息共享机制。
该机制内容要体现出共享系统平台和信息分类报告两个部分;其中,共享系统平台可分为内部共享和外部共享,内部共享主要是集合校内各部门的资产,进行内部服务共享;外部共享是通过横向单位之间沟通协商,实现外部资源共享,是利用现代网络技术开展资产信息共享;资产报告具体包含资产期末存量、性能分布状况、增减变动情况以及相关原因分析等内容。
(3)管理监督控制机制。
主要涉及监察审计和内部控制,是对学校资产的计划配置、使用管理和处置流程等工作的相互制约和监督,内部控制制度可以资产管理系列行为进行监控,相关监察审计是对资产管理结果进行检查,检查资产的使用效益,存在形态和人为流失等方面问题。
(二)构建高校固定资产预算管理模式
固定资产作为高校事业支出重要组成部分,对学校教学科研、人才培养和社会服务具有重要的作用,随着新形势下高校事业发展和财政支出绩效评价的不断深入,高校应当构建以管理目标为具体导向,职能部门为服务基础,财务预算为工作主线,绩效评价为管理核心的固定资产管理模式,全面实现以固定资产的综合绩效为抓手,将资产管理与预算管理相结合、绩效管理和日常管理相结合,并完善资产管理体制,细化日常管理活动,通过一个完整的资产管理运作系统,从资产需求到绩效控制各过程的协助和支持,最终实现固定资产管理的目标。
(三)建立资产预算评价绩效管理目标
固定资产绩效评价的目的就是为了优化单位资源配置,提高资金使用效率。根据西方国家总结的绩效评价理论经济性、效率性和有效性的“3E”原则,高校固定资产预算评价绩效管理目标可以从固定资产定性指标和定量指标来反映,从而实现资金投入的经济性、资产管理的有效性、资产使用的效率性以及资产运作的发展性。
(1)定性指标。
定性指标考核对象为固定资产使用部门,考核部门对固定资产的重视程度和管理水平。例如可以通过固定资产管理机构设置情况,考核高校管理机制运行状况;通过固定资产的投入依据,考核资产采购程序是否合理;通过固定资产账实相符情况,考核资产管理的账实相符情况,掌握日常管理效果等等。
(2)定量指标。
根据实际工作需要,评价指标可以为:可用固定资产率=已使用或即将使用的固定资产总额/全部固定资产总金额,该比率越大,表明可用的固定资产越多,反映固定资产的性能状况和效益情况;固定资产率=固定资产总额/全部资产总额,该比率越大,说明固定资产在总资产中所占的比率越大,反映固定资产在学校各个使用部门的具体分布情况;部门资产占有率=各个部门使用的固定资产数额/单位所有固定资产数额,通过该比例可以对资产使用部门的占有率进行分析,了解固定资产在部门的分布情况是否合理,便于及时做出资源调整;仪器设备利用率=本年实际使用工时数/核定年度适应工时数,是指单个仪器设备的使用频率在所有仪器设备中的使用比例,依据这个指标可以处置闲置淘汰的资产,避免资源浪费;固定资产共享率=已调拨共享的固定资产数额/可共享的固定资产数额,反映使用部门之间共享固定资产的状况,通过该比例调节资产使用效益,尽可能实现效用最大化。当然由于各高校实际情况不同,如何应用定性和定量指标开展绩效考核,定量指标的数值为多少合理,因校而异。
三、加强新时期高校固定资产管理对策
(一)完善预算编制内容,建立固定资产配置标准体系
加强资产预算管理的基础是建立合理的资产配置标准。目前,大多数高校对固定资产配备没有统一标准,缺乏存量资产和使用效率的报告信息,导致部门预算只是简单地经费分配,浪费现象严重。因此,资产管理部门要结合本校实际情况制定具体的资产配备和使用年限等标准体系;资产使用部门依据相应标准杜绝超标、重复购置资产的闲置浪费现象;财务部门编制部门预算时,应在全面摸清资产“家底”,合理安排资产购置和维护的预算经费,并建立存量资产与增量预算的挂钩机制,使预算分配和资产价值在管理环节协调一致,真正实现资产管理与预算管理的结合。
(二)强化预算执行控制,建立固定资产监察管理机制
为了增强资产预算的导向和约束,单位应要加强资产预算的执行控制,注重跟踪资产预算执行过程,建立科学合理的预算执行管理机制。实行部门预算后,按照预算管理的要求,资产使用部门可根据现有存量资产状况,结合工作需要提出资产的增减计划;资产管理部门要综合资产总体情况,在合理调配资产的基础上,严格按照经费预算进行资产配置,如有需要调整资产预算的,应按规定程序报批,强化预算执行约束力;财务部门要对资产预算把关审核,管好用好专项资金,尤其是把握好资产购置过程中的资金动向以及资产购置、调配及处置的账务处理;审计监察部门要从事前、事中和事前对资产管理的各个环节进行检查和评估,确保资产经费的使用效益。
(三)发挥预算管理效能,建立固定资产管理绩效评价体系
1.1实践中的管理责任主体多元化高校国有资产普遍实行由财务部门管理财务账目,职能部门管理实物及其账目,大部分资产的实际使用和直接管理权又在各个院系和机关,因此实物实际上是由多个部门分散管理,没有一个统一领导、统一管理、权力集中的综合监管、调配管理的部门。近年来,虽然不少学校成立了资产管理处,并经历了多次物资清理整顿、清产核资、产权登记等一系列资产管理工作,但往往是资产管理部门和财务部门,基建部门数据不相符,前清后乱,如建设完成并使用很久的房产因为各种原因不能结账,财务部门不能认定此项资产,而被资产管理部门认定为固定资产,由于资产的认定比较随意,造成对学校资产总量难以确定,对上级主管部门报送的资产数据真实性下降,漏洞百出。造成这种现象的根本原因是管理主体多元化,资产管理处的部分职能仍然由其它部分执行,比如,涉及到教学设备有教务处设备科参与管理,部分房产由产业处或者后勤管理中心等管理,而且部门之间缺乏必要的协同和沟通,国有资产使用效率低下、重复购置,不及时报废等现象时有发生,部门间的资产管理责任不明确,造成国有资产管理出现“谁都管,谁都管不了,谁都不负责”的状况,不能对各职能部门的资产管理实行有效控制、协调、检查、监督。
1.2国有资产日常管理环节薄弱,家底不清长期以来,由于受历史原因的影响,在高校对于国有资产的管理意识淡薄,在日常管理中缺乏必要和健全的管理体制,缺乏产权管理、产权界定、产权保护等责任意识,对资产的基础管理工作缺乏重视,以至造成下列情况发生:①账实不符。学校有多少资产说不清楚,对一些物资、设备、办公用具等资产存在账实不符、账账不符的现象,使大量的国有资产及其权益脱离了国家监督管理;一些单位管理人员调动时不办理所管资产的交接手续,引起账目不清和后续人员对所管理资产心中无数;②存在账外资产现象。目前,为数不少的高校都有部分账外资产。账外资产的来源是多方面的,有的是用账外非法资金购买的,有的是其他单位和个人捐赠的,有的是向下级单位收费购买的;③产权意识淡薄,资产处置缺乏规范,随意性较大。有些单位在资产处置过程中处置程序不规范、不申报、不评估,不经国有资产管理部门和主管部门审批,就随意处置或低价转让,造成资产流失。
1.3国有资产购置浪费较严重,利用率低事业单位购建固定资产的资金来源多数为财政拨款,其使用不计成本,存在着重复购置,各单位片面追求“小而全,大而全”现象,缺乏统筹安排,没有形成资源共享机制,在多个部门购建相同的设备和设施,造成资金浪费和资产利用率不高,甚至存在已经购置的设备长期闲置存放在仓库不用,或者因技术过时遭受淘汰等闲置浪费现象;在固定资产投资和购建过程中缺乏应有的可行性论证,投资盲目性较大,资金浪费较严重。这些现象一方面归结于高校资产管理者缺乏主人翁精神,缺乏成本效益观念,另一方面则源于缺乏完整,有效的资产数据以避免重复购置,缺乏对资产的使用状况的及时跟踪,以及时更新资产数据,比如一些单位旧的仪器设备实际已经多年不用,甚至使用中已解体或者下落不明,而各院系不报损,这些都造成账物管理脱节,财产管理与财务管理脱节,随意性较大,重复购置较多。
1.4产权意识淡薄,经营性资产管理松懈随着教育体制改革向纵深发展,高校后勤社会化已是大趋势,为此,有的高校将其使用的非经营性资产投入到经营性行业。例如:用非经营性资产作为原始资金兴办工厂、公司、商店、饮食业等经济实体,或用非经营性资产作为资本对外投资,以及将学校的房屋进行门面出租或转为经营性用房。而高校原来的这些校办企业,经过高校后勤社会化改革后,已经是独立核算的单位,但是这些单位仍然无偿地占有学校的土地、设备、房屋等国有资产进行经营活动,没有严格按规定办理资产转移手续,一些承包经营者,受个人利益的驱使,短期行为严重,有的尽管给学校象征性地上交部分利润,但对资产使用得不到应有的价值补偿。还有的经营企业由于缺乏有效的管理和监督,致使经营不善亏损倒闭、关门散伙,使大量国有投资资产无法收回,其遗留下来的“亏损”、“清算损失”和连带“债务”则由学校的国有资产填补,从而造成国有资产的流失。部分学校的国有资产经营,形成了“物资国有,利益私有”的后果,使学校投入的经营资产得不到合理的回报,实际上形成了大量的国有资产的隐形流失。
2加强高校资产管理思路
2.1建立高效国有资产管理的专职机构首先要统一思想认识,转变观念。各高校应将国有资产管理作为一项重要内容列入工作目标,领导要亲自抓,树立资产效益的意识,强化国有资产管理,建立国有资产即自己的资产,真正健全与落实每一物都有人管理,有人负责,防止国有资产的流失,使资产保值、增值,应当把部门国有资产保值增值纳入政绩考核的一项重要指标。为此,需建立高校国有资产管理的专职机构,加强国有资产管理力量。高校应结合本校实际,成立国有资产管理的专职机构,由校长(或副校长)直接领导,对学校的国有资产实行“统一领导、归口管理”。在人员组成上不仅要有行政管理人员,还应有财务审计、工程技术等人员,各二级单位还要确定兼职的资产管理人员,建立一支有专业技术能力和管理水平的国有资产管理队伍,把高校国有资产管理的日常工作纳入正常化轨道。学校还应当建立国有资产监督与责任体系。各院系、研究所、职能机构乃至课题组确定资产管理使用负责人,应同代表学校行使国有资产管理权的资产管理处签订资产使用及管理责任书。责任书中,应明确规定设备完好率、设备利用率等综合性考核指标及使用单位的责任和义务。如对使用资产进行安全保护,维修保养,并在其发生闲置、报废、丢失、损坏等情况时,及时报告资产管理处进行分析处理等。当某负责人离任时,学校应当对其负责的国有资产进行离任审计。
2.2健全和完善国有资产管理制度,实现管理规范化资产购置、资产登记和评估以及资产统计和资产分析等高校资产管理部门的日常性和基础性管理工作,为使学校国有资产管理做到科学化、制度化,高校应根据有关规定和财经法规不断完善高校国有资产管理规章制度,研究制订一套完整的适合本校情况的国有资产管理制度和具体实施的细则,并做到违规必究。具体应着重以下方面:①购置制度上国有资产管理部门要发挥宏观管理作用,对部门、单位提出的配置设备或采购要制定规划和标准,防止无计划购置、重置或闲置而造成浪费,同时在购置方式上积极推行集中采购和公开招标办法;②严格做好资产验收和入账手续。严格实行采购和验收两条线,对于用各种资金购置的资产严格验收,对质量达不到要求的资产要坚决予以退回。对于自制、接受损赠取得的资产在验收后也应登记入账、纳入全校资产管理范畴,登记总帐,分类组账,填写实物登记卡,须做到账账相符、账物相符,对大型贵重精密仪器设备和房屋要还要建立相关档案。③制定和完善资产转让和处置制度。转让、处置关系到国有资产产权的转移,因此应持慎重态度,要经过专家领导小组的评估和论证,写出书面鉴定报告,经学校领导研究决定,并报上级国有资产管理部门备案(或批准)后方可实施;④建立国有资产管理岗位责任制,加强国有资产管理内部控制和监督,对全校资产要定期或不定期进行清查,对存在的问题要及时处理、同时还要经常性地进行资产核算分析。另外要采取必要的奖励和惩罚措施,将国有资产管理落实到具体单位或个人。
2.3加强现有资产合理分配使用,提高资产使用效益高校本身教育资源是有限的,不能做到投入大量资金购置资产,因此管理出效益就显得更为重要。对于高校的资产管理部门必须确立主人翁意识,勤俭节约,对高校教育资源进行优化配置。针对高校内部有些单位资产严重不足,有些单位资产闲置凝固,利用效率不高这些资产分布不均、占用不合理现象,高校国有资产管理部门应根据实际情况,对闲置不用或不需用的资产统一调配,要本着物尽其用的原则,促进内部资产合理流动、促进资产存量优化的配置,发挥资产的使用效益。资产管理部门必须对高校包括流动资产、固定资产、无形资产等进行计划、分配、协调,实现高校办学的最佳效益。
2.4明确资产使用的责权利关系,建立资产保值增值机制为提高资产的使用效益,必须从制度上明确资产使用者的责、权、利关系,承担资产保值增值的责任。把资产保障和使用效果以及利用程度同学校各个二级单位领导业绩考核和职工经济利益挂钩,以资产效益指标来规范和约束二级单位的投入和支出。对非经营性资产资产管理部门主要通过考核资产的完好率、利用率进行评估,评估各单位对于学校直接经济效益和间接经济效益的贡献;对经营性资产,学校应征收相应的土地占用费、房屋占用费和流动资产占用费,并考核资产净资产收益率、总资产收益率和成本费用利用率。另外还应以制度规范各单位的有偿服务活动,这样有利于国有资产的保值增值。
对福建省内多所高职院校的非固定资产类实训资产管理现状进行分析,发现其普遍存在一些问题:
1.未实行有效的归口管理
对于未达到固定资产确认标准的实训资产,存在着品种杂,有时数量多但单价不高,各高职院校多数未进行归口管理,采购、使用及日常管理均由各使用部门自行负责。
2.采购前期论证不足,存在随意性
对于未达到固定资产确认标准的实训资产,多数院校存在着未建立详细采购计划,对于供应商及其提供的产品质量把控不严,如对供应商提供劳务或物资的质量、价格、供货条件、交货及时性等进行管理与评价。部分院校存在未能根据市场情况进行询价或定向采购等,未能合理选择采购方式,未能建立采购定价机制合理确定采购价格,采购过程存在随意性导致资金过度占用,采购过量或不足等。
3.使用部门在对资产使用、保管过程中未建立相应的管理制度
部分院校仅按预算执行情况对非固定资产类实训资产进行采购总额的管控,未对资产使用、保管过程建立管理制度,而由使用部门负责资产使用和保管。因此,对于该部分资产的使用、维护缺少必要的监管,可能导致其价值减损过速。
4.资产管理信息未实现有效联动
在对非固定资产类实训资产的管理过程中,多数院校未建立先进的资产管理技术方法,建立保管及领用制度,对不同使用部门之间的该资产采购、库存未进行统一调配,管理信息未实现有效联动,可能存在重复采购,资源未能充分利用等问题。
二、非固定资产类实训资产内部控制制度的建立与实施
1.建立实训资产内部控制制度
由财务部门相关人员负责组织各行政管理部门及相关实训资产使用部门建立实训资产的管理制度。如:建立分级管理网络,各部门实训室资产使用部门要建立分级负责、责任到人的管理网络,指派专职或兼职管理员。各部门根据实训资产特性制订管理细则,建账、账册完整,及时更新,确保账账、账卡、账实相符。
2.制度实施过程管理
⑴要求各部门提供详细预算,不能由部门里说了算,需交叉提意见,充分讨论;⑵计划执行、审批、资产采购合理性是否重置、闲置,是否执行定期清查、盘点,确保资产数据信息准确。试运行过程中,由财务部门专人负责对上述制度及其试运行过程进行梳理,对一些细节提出改进意见,为制度正式运行做准备。如,要求资产管理部门建立完善的实训资产明细账,与各使用部门、财务部门定期进行核对,做到账账、账实相符,确保不重不漏。物资入库存时,负责审核单据、及时核对验收单据,对购买时间、产地、名称、规格、数量、金额等填写清楚,并根据入库单据登账。采购物资到货后参加现场验收、发现差错及时查找原因,向有关部门交涉解决。经试运行及集体讨论后,该管理制度方能正式通过批准并正式运行。制度实施后,需定期对制度运行过程及结果进行定期评价,对存在的不足各职能部门可提出意见、建议反馈,持续改进。
三、制度运行效果评价
通过一定时间的运行,需要对管理制度实施效果进行评价,学院实训资产的管理水平是否提高,通常需要综合考虑:
1.是否实现了不相容岗位的分离。由原来的使用部门自行购买、管理,到资产管理部门共同参与,通过业务流程优化,保障学院资产安全,有效减少舞弊行为发生的可能性;
2.是否实现了实训资产的归口管理并明确使用责任,由相关部门统一分管;
3.是否避免了采购的随意性。防止各系部只要在系部总预算额度内,便可购买的情况。是否建立年度总采购计划,加强采购管理,避免重复采购;
4.是否建立了实训资产使用、保管制度。要求对实训资产办理入库、出库手续,建立清查盘点及对账制度,按规定处置资产。
5.通过加强制度管理,是否使实训资产成本费用控制在更加合理的范围内。
四、探索实训资产会计工作向管理会计工作持续优化的几点建议
1.应当持续优化,使采购前期论证更加充分制度运行过程中,降低了实训资产采购过程中的随意性,但采购前期论证仍旧不够充分,未能充分考虑同类实训资产之间的互抵作用。例如:某学院于2012年及2013年分别购入用友ERP财务管理系统和网中网会计综合实习平台两个实训软件。据此,应当减少同类手工实训资产的采购;同时考虑同类别相关专业实训资产是否共用、共享;减少这部分采购所带来的预算额度。
2.强化资产成本占有意识,提高实训管理的效率和效果部分实训资产使用单位人员,未建立成本意识,认为购入的是学院的资产,而未形成成本意识,这部分资产其实形成了学院的办学成本。同时,由于实训资产的管理尚未涉及信息化平台,其账仅使用Excel表格填制,有的甚至手工对账页进行处理,虽然这些工作多由各部门相关人员兼任,实施成本并未增加多少,但仍应当提高管理的效率,使得实训资产信息为财务分析和管理所用。对于办有财务会计类专业的院校,通常可以利用相关教学软件,如用友ERP财务管理系统等为高职院校实训资产管理工作所用。若能通过内部网络,来实现数据同步,其作用是可以预见的。我们认为,在实训资产管理过程中,可以引入存货批量决策模型。由于批量使用的实训资产存货水平的增加除将增加学院资金的占用外,其订货批量的变动,将引起订货成本、储存成本的变动,从而影响实训资产的相关总成本。通过存货决策,可以实现实训资产订货批量决策相关总成本的最低。各院校可通过分析,解决每批应当订多少实训资产,何时开始订,合理的实训资产订货批量决策,有利于合理维持正常的实训教学,合理控制资金占用水平,降低相关成本。
3.实现对实训资产的有效估值我们在实地调查中发现,通常各学院都会有一些闲置的实训资产,这部份资产闲置着,不能产生价值,各使用部门又不能随意处置,却无端增加了管理成本。对此,应当重新对该部分资产进行估值。对确实无价值的资产,力推进行一次集中处置,同时建立相应的实训资产退出管理流程。
4.落实对实训资产的分管责任多数高职院校的中层及以上领导,均来自于一线教学岗位,多数是某一领域的专家。那么,可以考虑让各中层及以上领导分管某一专业的实训资产采购、管理、使用过程,甚至可以有交叉审核、审批过程。
五、总结
关键词:资产管理 使用效率 产权界定 信息平台
中图分类号:G475
文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2014)01-164-02
高校国有资产是指高校在开展教学科研活动中占有或使用的、以各种形式投资及其受益、接受馈赠形成的,产权属于国家的各种形态的资产。包括国家及各级政府对学校的财政拨款或其他形式投入学校的资源所形成的资产,以及接受捐赠和利用自身条件取得收入所形成的资产。高校国有资产管理是高校行政管理的一个重要组成部分。它实质上是经济意义上的管理,是对产权属于高校的一切财权和债权的经济活动的具体各个运转环节进行组织、指挥、协调、监督和控制等一系列的管理。
近年来,随着我国经济的不断发展,教育投入的不断增多,全国各地高等院校的校区规模以及学生总数不断扩大和增多,进而影响了高等院校中的国有资产的数量、结构以及用途。具体变化有:在数量上,国有资产随着高校规模的扩建不断增多;在结构上,引进了国外科技高端设备;在用途上,随着校企的发展带来了非营利的资产向经营性资产的转变。
因此,为了应对高校国有资产管理中出现的新情况,高校国有资产管理的科学化、精细化和规范化逐步提上日程。本文在调研和分析部分高校国有资产管理的情况的基础上,针对调研过程中发现的高校国有资产管理存在的问题,提出新时期高校国有资产管理的对策,为管理者在高校国有资产管理过程中提供决策参考。
一、高校国有资产管理中存在的主要问题
1.资产管理意识淡薄,国有资产管理重视程度不够。在我国,目前高等院校资产的主要来源是依靠国家财政拨款,对于这些资产的管理没有引起学校方面足够的重视。由于学校方面资产管理意识的淡薄,导致学校在国有资产管理方面的制度缺失严重。在资产管理方面,钱款的账务明确清晰,但是对于固定资产中物品的管理机制不完善,致使资产的作用不能得到有效的发挥。同时,在产学研方面存在不足。诸多的科研成果不注重转化成经济效益,由于各种的客观原因,没有发挥科研成果带动经济发展的作用。
2.高校内部管控制度不完善,机制不健全。高校资产管理,长期以来比较薄弱,制度建设比较滞后。目前,部分高校的资产出租出借、处置,没有严格规范的内控制度,缺乏有效的监督。资产出租出借,仍是谁使用谁有权出租出借,出租出借收入也就由谁使用,对资产出租出借手续是否完善,收入是否合理没有实施监督,收多收少随意性较大,有的甚至不计收入;资产处置,基本上是资产使用部门提出资产报废申请后,资产管理部门审核同意后便予以处置,不经校领导审批、不经评估,也不报财务部门备案,且资产处置收入不及时上缴财务部门,上缴时缴多缴少财务部门无法确认,只能是管理部门缴多少是多少,随意性也很大。
3.资产账实不符问题突出,核算不规范。由于各部门之间缺乏有效的沟通协调,职责不清,内控制度不健全,资产账实不符、账账不符问题较为突出。如某高校在合校时,固定资产不按评估价后的资产进行登记、核算,账外资产达25961万元;对外投资长期不入账,账外长期投资11093万元;此外,房屋建筑物财务账面价值与资产管理部门登记的实物价值严重不符,财务少计17800万元。究其原因,除内部管理机制不健全、核算不规范外,在制度上也存在一定的弊端。目前,高校财务制度与资产管理制度,在固定资产分类上不统一。按高校财务制度规定,高校固定资产核算分为6类,而按资产管理制度规定,资产管理部门登记的固定资产分为16类。这样,高校资产的财务核算与实物管理就采用了两种不同的分类体系,给固定资产日常核算、管理,尤其是统计、对账工作带来了困难。这不仅容易造成高校固定资产核算与实物管理的脱节,也给国有资产流失埋下了隐患。
4.国有资产确权不清,资产流失导致难保安全完整。国有资产确权,是保证国有资产的安全、完整的重要手段,也是高校进行强强联合,实现双赢目标的前提。国有资产涉及权属问题的主要是房屋建筑物、土地。由于历史上高校用地多为政府划拨,管理比较松散,产权意识也比较淡薄等原因,高校部分资产没有确权;另外,有的项目建设手续不全、资金来源不合理等原因,也使这部分资产不能及时确权。经调查,某高校近70%的房屋建筑屋没有明确产权。这不仅难以保证国有资产的安全、完整,而且将造成国有资产的流失。目前,高校资产确权问题不仅成本高,而且难度大,对此国家应出台相关政策,加以解决。
5.缺乏资产管理方面的专业人才。由于资产管理意识淡薄导致高校对于国有资产管理上没有给予足够的重视,随之带来的在引进管理人员时,门槛极低,没有资产管理人员的专业素质。近年来,随着全国各地高等院校的校区规模以及学生总数不断扩大和增多,同时国家对教育行业的财政支出的逐年增加,高校国有资产的数量迅猛增长,在高校国有资产管理方面出现了许多新的情况。原有的管理人员因专业知识的缺乏不能适应新形势的要求,势必影响高校国有资产管理水平。
二、加强高校国有资产管理工作的对策
1.完善高校国有资产管理制度。结合国家有关资产管理的各种法律法规,高等院校要制定既符合校情的又具有可操作性的资产管理制度,实现高校国有资产管理的科学化、精细化和规范化,保证国有资产不流失的同时提升国有资产的增值。具体可建立如下一系列制度:资产的购置(包括论证制度和采购制度)和验收制度、财产保存管理制度(包括赔偿制度等)、使用和维护制度(包括国有资产保值增值制度)、出让管理制度(包括资产调拨制度、财产出租转让制度、资产评估制度等)、报废报批制度、统计报告制度、监督检查制度、考核评价制度等等。
2.建立统一的高校国有资产管理机构。成立“国有资产管理处”,横向上把学校全部固定资产、无形资产和投资资产等各种形态的资产(除流动资产由财务处管理外),纵向上把从资产的形成(如购置、验收)到使用过程中的调剂,再到最后的处置的各个管理阶段及各个环节,统一由国有资产管理处一家管理,改变国有资产多头管理(甚至仅固定资产就由几个职能部门管理)的现状。建立资产的产权产籍管理(如购置、配置、处置、账务、契证等)和具体使用管理(如不涉及产权的内部调配、维护维修等)两权分离的管理机制(如同财务管理中的“会计”和“出纳”),规范两权管理流程,强化两权的相互监督与制约,以有效防止资产流失。
3.加强高校国有资产的确权工作,做到账实相符。国有资产确权,是保证国有资产的安全、完整的重要手段,也是高校进行强强联合,实现双赢目标的前提。国有资产涉及权属问题的主要是房屋建筑物、土地。高校要成立专门的小组来进行此项工作,在学校领导的统一部署下,严格审核程序,做好监督管理工作。
在国有资产由非经营性向经营性转变时,需要上级主管部门和财务部门的联动,一经上级主管部门审批,财务立即调整账务,确保账务能够客观反映目前资产的真实情况,确保国有资产的安全完整。
4.构建高校国有资产管理网络信息平台。随着计算机科学的发展,高校国有资产管理可以充分利用信息化的平台来管理国有资产。首先,整合国有资产管理的名目,使其标准化,为国有资产管理信息化做好基础工作;其次,根据高校的管理特点,深度挖掘需求,开发一款适合高校国有资产管理的管理软件,为建立国有资产管理网络信息平台提供保证;最后,各部门联动建立统一的管理平台,实时监测和管理国有资产的信息,同时及时汇总,做到心中有数。
通过实施高校国有资产管理网络信息平台,可以使得学校各部门及时提供有关国有资产变更、报废等详细信息,提高工作效率,同时提升了高校国有资产管理的水平。
当前,要做好国有资产管理工作,就必须付诸实施,有的放矢,要进一步核准资产数据、规范资产账目、健全管理制度、改进管理手段,并在此基础上,通过调剂、共享、转换等手段,解决资产配置失衡、使用效率低下、大型仪器设备重复购置等问题;通过规范资产出租、出借、变卖、转换等行为,规范事业性资产转为经营性资产过程中的核算标准和操作行为,防止国有资产流失;通过采取有力措施,全面提高资产完好率、利用率和收益率,保证国有资产保值、增值,发挥最大效益。
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