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销售部管理细则一第1章总则
第1条为明确销售合同的审批权限,规范销售合同的管理,规避合同协议风险,特制定本制度。
第2条本制度根据中华人民共和国合同法及其相关法律法规的规定,结合本企业的实际情况制定,适用于企业各销售部、业务部门、各子公司及分支机构的销售合同审批及订立行为。
第2章销售格式合同编制与审批
第3条企业销售合同采用统一的标准格式和条款,由企业销售部经理会同法律顾问共同拟定。
第4条企业销售格式合同应至少包括但不限于以下内容。
1、供需双方全称、签约时间和地点。
2、产品名称、单价、数量和金额。
3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。
4、付款方式及付款期限。
5、免除责任及限制责任条款
6、违约责任及赔偿条款。
7、具体谈判业务时的可选择条款。
8、合同双方盖章生效等。
第5条企业销售格式合同须经企业管理高层审核批准后统一印制。
第6条销售业务员与客户进行销售谈判时,根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改,但应报销售部经理审批。
第3章销售合同审批、变更与解除
第7条销售业务员应在权限范围内与客户订立销售合同,超出权限范围的,应报销售经理、营销总监、总裁等具有审批权限的责任人签字后,方可与客户订立销售合同。
第8条销售合同订立后,由销售部将合同正本交档案室存档,副本送交财务部等相关部门。
第9条合同履行过程中,因缺货或客户的特殊要求等,销售部或客户提出变更合同申请,由双方共同协商变更,重大合同款项应经总裁审核后方可变更。
第10条根据合同规定的解除条件、产品销售的实际和客户的要求,销售部与客户协商解除合同。
第11条变更、解除合同的手续,应按订立合同时规定的审批权限和程序执行,在达成变更、解除协议后,须报公证机关重新公证。
第12条销售合同的变更、解除一律采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律无效。
第13条企业法律顾问负责指导销售部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜。
第4章销售合同的管理
第14条空白合同由档案管理人员保管,并设置合同文本签收记录。
第15条销售部业务员领用时需填写合同编码并签名确认,签订生效的合同原件必须齐备并存档。
第16条销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的,必须保留原件交还合同管理档案人员。
第17条合同档案管理人员负责保管合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议等。
第18条销售合同按年、按区域装订成册,保存年以作备查。
第19条销售合同保存年以上的,合同档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同清理另册保管,已收款合同报销售经理批准后作销毁处理。
第5章附则
第20条本制度由销售部负责制定、解释及修改。
第21条本制度自颁布之日起生效。
销售部管理细则二1、上班时间不得私自外出、不得吃零食或私自会友,不得随意拨打私人电话,不得恶意损坏公物;
2、不迟到、不早退;有事须请假(写请假条),三天以上须销售管理部经理批示;
3、由于个人疏忽大意,使销售业绩受损,责任自负;
4、如有偷窃公司、同事或客户财物,有辱公司名誉的,一经查实必严惩;
5、听从上级的工作分配,不得顶撞上司,更不得越权行事。
6、工作应兢兢业业,积极向上,不得拖拉散漫,延误公事,做到今日事今日必;
7、上班时间不得大声喧哗,看与项目无关的资料;
8、不准拉帮结派,不准散布灰色语言。
9、售楼处每天除正常的工作时间外,当天值班人员需留守值班延长1小时。
10、客户上门应立即起立,接待人员需主动与客户握手并交换名片,与客户交谈时必须专心,不轻易打断谈话,目不斜视。
11、与客户交谈时须使用礼貌用语欢迎、请、谢谢等。
12、客户离开时必须送客户至大门道别。
13、如客户进工地必须由销售人员陪同,提醒客户注意安全,并提供安全防护装备。
14、接热线电话,口齿清楚,咬字准确,语气亲切、热情,语速适中,能达到抑扬顿挫,具有感染力。
15、销售热线系销售专用线,必须保持时刻畅通,严禁私事使用销售热线电话;销售部每一个员工的行为都代表着公司形象,每一位员工都要本着对公司负责的态度,严于律已,提高素质,维护公司形象。
销售部管理细则三一、 总则
为了更好的对公司产品进行宣传、推广、销售以及进一步提升公司的形象,提高销售工作的效率,特制定本流程与制度。所有的销售员及相关人员均应以本流程与制度为依据开展工作。销售部经理对所属销售员进行考核和管理。
销售部经理职责
1、 对销售任务的完成情况负责。
2、 对回款率的完成情况负责。
3、 对本部门员工制度执行情况负责。随时对部门员工进行监督和指导,向公司提出对员工的惩罚和奖励建议。
4、 对本部门员工的专业知识培训负责。每周定期对过去一周所发生的重点业务及技术问题组织大家进行讨论和学习。
5、 对本部门办公设备和车辆的使用及管理负责。责任到人,发现问题及时向公司主管领导提出奖惩建议。
6、 负责制定年度工作计划、月度工作计划、周工作计划、日工作计划,并负责监督计划的执行及完成情况。如在具体执行过程中遇特殊情况需变更计划的应及时向公司主管领导提出建议。
7、 对本部门工作严格负责,及时处理工作中出现的任何问题,协调与各部门的工作关系,对重大问题及时向公司主管领导汇报。对本部门各员工出现的所有问题负有连带责任。
二、 销售部工作流程
1、拜访新客户与回访老客户流程
1)销售员按照销售考核指标自行设计和计划个人月、周和每天的客户拜访计划以及书面记录每天工作日志
2)销售员在每周六上午的工作例会上向销售部经理汇报下周的客户拜访重点计划情况,并接受销售部经理的指导,并最终确定下周客户拜访与回访的重点
3)销售员按照客户拜访计划对客户进行拜访与回访
4)在拜访与回访结束后,应将相关信息如实记录并正确填写《目标客户基本信息情况统计表》
5)销售员在每周六上午的工作例会上将拜访与回访信息向销售部经理汇报
6)销售部经理对销售员的工作予以指导和安排
2、产品报价、投标的流程
此项流程主要针对外协产品及政府农业管理部门统采的产品
1)销售员在得到用户询价或招标的信息后第一时间向部门经理汇报,由部门经理决定是否参加比价或投标(重大比价或投标需向公司领导请示)
2)对用户的询价书或招标信息进行整理(必要时由采购部和技术部协助)
3)技术部对疑难产品的型号、技术参数进行协助和支持
4)采购部对重点产品的原材料采购价格及交货期进行调研
5)销售部经理对最终报价或标书进行审核(重大比价或投标需向公司领导请示)确认后方可进行打印
6)制作出正规的报价单或投标书,装订成册盖章后发出参加比价或投标
3、商务谈判与签订合同的流程
1)销售员在给客户报价或投标后,根据实际情况可进行商务谈判
2)销售员在与客户商务谈判的过程中应及时向销售部经理通报相关情况(重大合同需向公司领导请示)
3)与原报价或投标文件发生偏离的任何技术和商务条款需经销售部经理或公司领导再次确认
4)待销售部经理或公司领导将所有问题均确认后方可签订销售合同
5)正式《销售合同》经销售部经理确认后由销售内勤于当日保管存档
6)对于因客户原因无法签订正式《销售合同》或客户电话/传真通知订货的必须由销售部经理(必要时向公司领导请示)确认后方可执行
4、发货流程
1)销售员或分部销售内勤根据《销售合同》填写〈需货申请单〉
2)〈需货申请单〉经分部经理审核确认后上报销售部
3)由销售部经理审核《销售合同》及〈需货申请单〉
3)由销售内勤根据销售部经理审核的〈需货申请单〉开具《销售出库单》并将第二联交与库管
4)库管办理出库手续
5)将客户签字的《客户确认单》交销售内勤存档
5、回款流程
1)销售员催款
2)销售员填写收款申请单
3)销售部和财务部确认
4)反馈给客户
5)客户回款
6、开票流程
1)销售员填写开票申请单
2)销售部审核
3)财务部开票
4)交客户签收
7、售后服务流程
1)接客户售后服务申请,由销售部经理确认
2)销售内勤填写《售后服务申请表》后发给技术部
3)技术部和客户沟通
4)技术部将服务状况、处理结果反馈给销售部经理及内勤
5)销售内勤与所属销售员进行内部沟通
8、退货(换货)流程
1)客户提出申请,由销售员报销售分部经理确认
2)由销售员核对欲退货(换货)产品的品名、规格、数量
3)由销售员配合技术部鉴定退货(换货)产品的真伪
4)由销售分部将核实无误后的《退货详单》即红字的(需货申请单)报销售部经理审核
5)由销售内勤根据审核的《退货详单》开具红票的《销售出库单》并将第二联交与库管
6)库管办理退货(换货)手续
三、销售部管理制度
1、对所辖区域内所有经销商的经营情况、终端用户情况、竞争对手的产品结构及销售状况以及当地市场情况等信息,销售员必须了如指掌
2、销售员不能私自收取经销商货款,若遇特殊情况必须收取的应及时将该款项汇回公司
3、销售人员在工作推进过程中产生的销售费用需事先向销售部经理请示
4、销售员不得擅自超越常规与客户进行商务谈判,超越常规的条款与价格应事先征得销售部经理的同意,并由销售部经理指导谈判的过程
5、对于任何客户提出的特殊费用(如市场促销费用、临时雇佣人员等费用)要求必须在征得销售部经理同意的情况下方可承诺
6、特殊费用的支付到底采用何种形式必须向公司领导请示后方可执行,违反规定造成损失的,由责任人赔偿损失
7、正式《销售合同》形成后,若无正当理由销售内勤应在一个工作日内组织发货
8、销售内勤开出的〈销售出库单〉内容要详细、准确。因开票内容不正确或错误而造成损失的,由销售内勤承担责任
9、销售内勤对用户的收货凭证或发货凭证要妥善保存,不得遗失。对送给用户的发票及取回的支票、汇票要登记鉴收。与用户的所有往来合同、账目、清单均应分类整理保存,销售员不得私自保管。
10、所有的出库申请及开票申请销售内勤要及时存档
11、销售内勤应每日向财务部了解回款情况,及时处理回款过程中发现的问题,杜绝错帐、坏帐的发生
12、对于收到的支票、承兑汇票、银行汇票销售内勤要在当日将相关票据交财务部签收
13、销售员应在每年的6月底和12月底与客户核对往来账目,并将结果报告销售部经理,并通报公司财务部
14、对于不能解决的现场售后服务问题,销售员应及时向销售部经理汇报,由销售部经理向公司主管领导申请协调解决(1)(2)(3)(4)(5)
15、销售内勤每月5日前,将本部门上一月的所有《销售合同》原件编号整理成册
16、销售部必须按公司要求及时准确上报以下各种报表
1)周工作计划表
2)月工作计划表
3)销售情况周统计表
4)销售情况月统计表
5)销售员工作周统计表
6)销售员工作月统计表
7)市场状况周统计表
8)市场状况月统计表
9)经销商进货情况统计表
10)区域销售情况统计表
11)每月经销商管理汇总表
一、目的
1、为了促进公司业务的发展,激发销售部员工的工作热情,实现公司的销售目标,特制定本制度。
2、增加销售人员工作的主动积极性,提升销售人员的新客户拓展、商务谈判、营销技巧及客户维护等综合能力,并培养销售队伍的团队合作精神,以使公司整个销售团队形成互相帮助、交叉学习和共同提高的良好局面,同时为公司人才梯度的建设打下良好的基础。
3、培养销售人员对公司的忠诚度,能长期地追随公司共同成长。
二、制定原则
本方案本着公平、竞争、激励、经济、合法的原则制定,旨在客观评价员工业绩的基础上,奖励先进、鞭策后进、提高员工工作兴趣和热情,体现以选拔、竞争、激励、淘汰为核心的用人机制;强调薪酬的竞争性和激励性,并向营销体系的核心骨干人员倾斜。
1、实事求是原则:销售人员定期并如实地上报工作回顾和工作计划,客观地反应客户、竞争对手及行业等相关信息至公司。
2、奖金落实原则:根据销售人员的工作业绩,公司及时地落实相关奖金。
3、公平公正原则:公司在各类奖励机制,如人员培训计划、员工晋升计划等方面要尽量做到公平公正原则。
三、范围
适用于公司销售部所有人员。
四、薪酬模式
1、总体收入=基本工资+提成奖金.
2、实际收入=总收入-扣除项目。
3、绩效奖金=销售奖金+绩效提成。
4、扣除项目:个人所得税、社保个人支付部分及其他应扣款项等。
五、薪酬模式说明
1、绩效奖金:公司销售业绩达到一定标准,为奖励员工辛勤工作而设立的薪资项目,绩效奖金分为月度奖金和管理奖。
2、津贴补助:此处是指对营销人员在工作过程中所产生的费用给予一定的补助。
3、提成奖金:根据区域销售业绩给予的一种激励奖金。
4、绩效工资:通过对员工的工作业绩、工作态度、工作技能等方面的综合考核评估。
5、设置原则:公司通过高奖金的形式鼓励销售经理提高工作积极性,增加产品销量,让销售业绩突出者实现高奖金高收入。
(一)基本工资
基本工资
1、基本工资说明
(1)基本工资:基本工资不是销售人员的主要收入来源,它是销售人员基本收入,是销售人员最基础的生活和工作保障。
2、基本工资管理规定
基本工资调整:根据公司经营效益,经总经理批准并报请公司人事部可以对基本工资进行调整.
(三)绩效奖金
绩效奖金=销售奖金+绩效提成。
1、销售奖金
(1)计算公式:销售奖金=实际签单额×业绩提成比
(2)业绩提成比:公司规定的固定值(详见后面的提成比例部分)。
(3)实际签单额:当月签单并顺利完成工程进度后收到款项的工程项目。
(4)目标销售额:是在对市场销售情况进行综合调研及切实评估后经公司批准后确定销售目标,目标销售额是在充分遵循市场规则的前提下制定的。不同的销售区域其目标销售额可能不一样,就是同一销售区域因不同阶段其目标销售额也可能不一样。
(5)提成计算依据:计算提成发放的唯一依据是该项目能为公司带来实际经营效益,经营效益包括但不限于公司有利润,可包括广告效应和业绩连续效应。
(6)
提成计算方式:
A:中央空调项目提成比例3%,
B:地暖、新风、净水等项目按照公司效益分为3%、4%、5%三个档次,分别对应价制度的3个档位
2、绩效工资
为了充分调动各方面的积极性,形成科学合理的绩效管理机制,推动公司业务发展和效益提高,不断提高员工的执行意识和工作绩效,对员工的工作状态及时进行考核。
(1)将个人的收入同其本人的工作绩效直接挂钩,会鼓励员工创造更多的效益,同时又不增加企业的固定成本。
(2)严格的、长期的绩效工资体系是一种有效的方法,让公司不断改进员工的工作能力、工作方法,提高员工绩效。
(3)这种方法使绩效好的员工得到了奖励,同时也能获取、保留绩效好的员工。
六:信息汇报制度
(1)工作内容日报制度:窗体顶端
(1)
便于公司及时了解各部门、各职级人员一天工作进展及任务完成情况,业务人员的业务拓展及业绩情况,部门工作中存在的各种需要配合的问题和困难,以便公司合理整合资源、提高公司和全体员员工工作效率以及统筹协调安排各项工作而制定的相关管理规定,
窗体顶端
公司窗体底端
(2)
公司销售部门人员,均要在每天下班前将当天的工作进展及任务完成情况,用电子邮件的方式报各自部门主管,各部门主管将所属人员一天工作情况进行汇总整理后,在每天晚上9点前,用电子邮件的方式报公司分管领导;
窗体顶端
窗体底端
(3)周工作总结:所有销售人员需要按照公司的周报模板认真填写周报,周报采取以周进行填写的方式,在每周六晚6点前提交给部门主管,部门主管在收集整理之后再每周日的上午12点前提交给运营经理并抄送公司总经理及副总经理。员工如遇出差、在外等情况,周报仍需按时提交,因特俗原因不能提交,须以电话等形式向上级主管汇报。
七、绩效考核计算办法
为了调动公司员工的工作积极性,激发员工工作热情,提升工作业绩,增强公司竞争力,保证公司目标的顺利达成,特制定本绩效考核办法。考核内容为员工本人当月工作完成情况及综合表现。
1、绩效考核管理目标项目
考核项目
考核量
绩效计算方式
签单量
1单
每月最低完成数,连续2月未能完成,该销售人员列入公司考察期,连续3月未能完成,公司有权利单方解除合同。
签单额
当月签单额在5万元(含)-10万元期间,当月绩效奖励500元、当月签单额10万元(含)-15万元期间,当月绩效奖励1,000元,当月签单额在15万元(含)以上,当月绩效奖励2,000元
信息汇报制度
工作日报漏交一次给予口头告知处理,日报漏交或迟交2次以上,每次乐捐20元,日报漏交5次或以上,每次乐捐50元,周报漏交或迟交1次,每次乐捐50元,周报漏交或迟交1次,每次乐捐100元。
八、
其他规定
(1)提成工资和奖励等个人所得税自理,公司代扣
(2)因销售人员违规或违法而被公司开除的,公司将取消其所有未核算的奖励薪资。
(3)销售人员应严格按照公司的销售政策以及管理规定执行,否则公司有权取消奖励薪资。
1市场部职能
2市场部组织架构
3市场部年度工作计划
4市场部11年度销售工作计划
实行精兵简政、优化销售组织架构
实行严格培训、提升团队作战能力
科学市场调研、督促协助市场销售
协调职能部门、树立良好企业文化
把握市场机会、制定实施销售推广
信息收集反馈、及时修正销售方案
一市场部职能:
市场部直接对销售总经理负责,是企业的灵魂,其工作职能在生产、销售、服务中的作用十分重要,是销售环节核心的组成部分,作为市场部,重要的工作是协助总经理收集、制订、执行。衡量市场部工作的标准是:销售政策、推广计划是否科学、执行力度是否严谨。
1.市场部作用:
直接对总经理负责,协助总经理进行市场策划、销售计划的制定和实施。
督促销售部年度工作计划的进行事实。
全面协调各部门工作职能。
是企业的灵魂。
2.市场部工作标准:
准确性
及时性
协调性
规划力
计划性
执行力
3市场部工作职能:
制定年度、季度销售计划、协助销售部执行。
协调各部门特别是研发生产部的协调工作。
组织销售部进行系列培训。
监控销售成本、对销售区域人员指导性的增减、调控
制定、督促、实施必要的销售推广。
专卖店形象的管理、建设、导购、督导的培训。
销售客户档案统计、归纳、整理。
全面收集销售、市场信息,筛选整理形成方案上交相关部门
二市场部工作计划
1制定11年销售工作计划:科学严谨的剖析现有市场状况和销售状况,扬长避短、寻求机会、制定年市场部和销售部工作任务和工作计划。
2实行精兵简政、优化销售组织架构:认真分析了解目前销售部组织架构、根据市场情况合理性、在市场精耕的前提下,精兵简政、调整局部人员、控制销售成本、挖掘人员潜力、激发工作热情、感受工作压力、努力作好各自市场销售工作。
3严格实行培训、提升团队作战能力:
集中培训、努力使所有员工充分掌握公司销售政策、产品知识、应用技术知识、营销理论知识,形成学习型团队、竞争型团队、创新型团队。
品知识系统培训
销知识系统培训
业执行标准培训
“从优秀到左卓越”--企业人在企业自律守则培训
销售人员职业道德培训
销售人员必备素质培训
应用技术及公司产品培训(应用中心或工程师培训)
4科学市场调研、督促协助市场销售:
市场部的核心工作就是协助、指导销售部和各区域不断的提升品牌力、巩固销售力。因此,市场部只有不断的了解市场、拜访市场、调研竞品、分析原因、找出差距、并针对各区域实际情况汇报总经理、并给予各区域给予明确的指导销售思想、思路、方法。以上都以表格形式,各区域经理必须按月完成
5协调部门职能、树立良好企业文化:
行政人事部:行政人事部门的功能和职责就是直接对总经理负责、协调各部门工作、建立完整的人事档案,制定科学的人才竞争奖惩机制,考察各部人员工作情况,在市场部的建议和科学的数字、事件、和市场情况下,不断为企业储备人才,挖掘销售人员潜力,致力于销售的提高和市场的发展。
研发部生产部:研发生产部门的职责是以市场需求为导向,通过市场需求,不断优化产品结构和产品功能、把握产品质量、严格推行ISO-2000质量体系,向市场推出竞争力产品。因此,市场部每月都会给出市场信息、竞品信息、销售情况信息,使该部门能及时、客观、科学把握市场新动态、航标,在不断调整自身产品不足之处的同时,并为企业研发、生产适合客户和市场需求的好产品来赢得市场和客户。
销售部:销售部是企业的先锋部队、是贴近市场的侦察兵、是企业发展的硬武器。他们的职责就是不断的开拓销售通路、寻求最适合企业发展的战略合作伙伴,不断的把企业的产品推向市场、同时向市场提供科学的前沿信息,而市场部在捕捉市场信息的前提下,结合企业实际情况,制定强有力的市场方案和销售策略,最有力的树立企业“灵魂”的作用。
财务部:直接对总经理负责,如果说市场部是“灵魂”、销售部是“先锋”、是“轰炸机”,那财务部则是企业的“大闸”、是企业运作、健康发展的“动脉”,它的职责是制定企业科学年度预算、结算,把屋企业的赢利,及时的为总经理提供合理的生产成本预算、市场推广预算、销售成本预算、风险和利益的客观评估。作为市场部,在结合企业的实际情况、市场的实际情况、客户的实际情况、制定合理的推广方案和费用,上交总经理或与财务部进行沟通,使之切实可行,使企业发展利益的最大化。
市场留守、物流部:直接对销售部负责,他们的职责就是及时了解定单信息,并及时转交生产步,以最快的速度、最低的物流成本、安全的把产品送到目的地和客户的手中,为销售部作好最优质的服务。作为市场部,更应该建议、指导、督促、协助他们的工作。
1市场部职能
2市场部组织架构
3市场部年度工作计划
4市场部09年度销售工作计划
实行精兵简政、优化销售组织架构
实行严格培训、提升团队作战能力
科学市场调研、督促协助市场销售
协调职能部门、树立良好企业文化
把握市场机会、制定实施销售推广
信息收集反馈、及时修正销售方案
一市场部职能:
市场部直接对销售总经理负责,是企业的灵魂,其工作职能在生产、销售、服务中的作用十分重要,是销售环节核心的组成部分,作为市场部,重要的工作是协助总经理收集、制订、执行。衡量市场部工作的标准是:销售政策、推广计划是否科学、执行力度是否严谨。
1.市场部作用:
直接对总经理负责,协助总经理进行市场策划、销售计划的制定和实施。
督促销售部年度工作计划的进行事实。
全面协调各部门工作职能。
是企业的灵魂。
2.市场部工作标准:
准确性
及时性
协调性
规划力
计划性
执行力
3市场部工作职能:
制定年度、季度销售计划、协助销售部执行。
协调各部门特别是研发生产部的协调工作。
组织销售部进行系列培训。
监控销售成本、对销售区域人员指导性的增减、调控
制定、督促、实施必要的销售推广。
专卖店形象的管理、建设、导购、督导的培训。
销售客户档案统计、归纳、整理。
全面收集销售、市场信息,筛选整理形成方案上交相关部门
三市场部工作计划
1制定09年销售工作计划:科学严谨的剖析现有市场状况和销售状况,扬长避短、寻求机会、制定2009年市场部和销售部工作任务和工作计划。
2实行精兵简政、优化销售组织架构:认真分析了解目前销售部组织架构、根据市场情况合理性、在市场精耕的前提下,精兵简政、调整局部人员、控制销售成本、挖掘人员潜力、激发工作热情、感受工作压力、努力作好各自市场销售工作。
3严格实行培训、提升团队作战能力:集中培训、努力使所有员工充分掌握公司销售政策、产品知识、应用技术知识、营销理论知识,形成学习型团队、竞争型团队、创新型团队。
品知识系统培训
销知识系统培训
业执行标准培训
“从优秀到左卓越”--企业人在企业自律守则培训
售人员职业道德培训
售人员必备素质培训
用技术及公司产品培训(应用中心或工程师培训)
4科学市场调研、督促协助市场销售:市场部的核心工作就是协助、指导销售部和各区域不断的提升品牌力、巩固销售力。因此,市场部只有不断的了解市场、拜访市场、调研竞品、分析原因、找出差距、并针对各区域实际情况汇报总经理、并给予各区域给予明确的指导销售思想、思路、方法。以上都以表格形式,各区域经理必须按月完成
5协调部门职能、树立良好企业文化:行政人事部:行政人事部门的功能和职责就是直接对总经理负责、协调各部门工作、建立完整的人事档案,制定科学的人才竞争奖惩机制,考察各部人员工作情况,在市场部的建议和科学的数字、事件、和市场情况下,不断为企业储备人才,挖掘销售人员潜力,致力于销售的提高和市场的发展。
研发部生产部:研发生产部门的职责是以市场需求为导向,通过市场需求,不断优化产品结构和产品功能、把握产品质量、严格推行ISO-2000质量体系,向市场推出竞争力产品。因此,市场部每月都会给出市场信息、竞品信息、销售情况信息,使该部门能及时、客观、科学把握市场新动态、航标,在不断调整自身产品不足之处的同时,并为企业研发、生产适合客户和市场需求的好产品来赢得市场和客户。
销售部:销售部是企业的先锋部队、是贴近市场的侦察兵、是企业发展的硬武器。他们的职责就是不断的开拓销售通路、寻求最适合企业发展的战略合作伙伴,不断的把企业的产品推向市场、同时向市场提供科学的前沿信息,而市场部在捕捉市场信息的前提下,结合企业实际情况,制定强有力的市场方案和销售策略,最有力的树立企业“灵魂”的作用。
财务部:直接对总经理负责,如果说市场部是“灵魂”、销售部是“先锋”、是“轰炸机”,那财务部则是企业的“大闸”、是企业运作、健康发展的“动脉”,它的职责是制定企业科学年度预算、结算,把屋企业的赢利,及时的为总经理提供合理的生产成本预算、市场推广预算、销售成本预算、风险和利益的客观评估。作为市场部,在结合企业的实际情况、市场的实际情况、客户的实际情况、制定合理的推广方案和费用,上交总经理或与财务部进行沟通,使之切实可行,使企业发展利益的最大化。
市场留守、物流部:直接对销售部负责,他们的职责就是及时了解定单信息,并及时转交生产步,以最快的速度、最低的物流成本、安全的把产品送到目的地和客户的手中,为销售部作好最优质的服务。作为市场部,更应该建议、指导、督促、协助他们的工作。
大约半月后,小张收到了办事处经理传真过来的策划方案、二人就策划方案中的一些细节事项进行了相互沟通和交流。虽说策划方案质量不高,但也基本把问题说明和表达清楚了。于是小张签批同意上报上级总监签字同意实施。接着小张责成办事处经理就活动邀请的下游终端单位及人数要确保有80%的单位及人员到场,否则活动将大打折扣、缺少人气影响活动的效果。并要求办事处做好前期精心细致筹备组织实施,后期做好活动总结报告及费用支出明细、报销凭据、上报总部审核报销及对活动效果评估。
在本月中旬,小张即飞赴办事处、全程参与此次客户答谢会塈药品订货会。第二天一早,办事处经理开车接小张一同到达会场与办事处其它人员做会场的搭台布置准备。在现场上与主办方X医药公司主管,主持人进行了一些细节上的沟通和交流。
万事俱备,只欠东风“下游终端客户”
订货会日程安排是:
3:00客户到场
4:00正式开式:由主持人讲话,请组办方领导讲话致欢迎词、接着请药厂到会领导讲话作企业简介并致欢迎词
5:00办事处市场主任介绍产品,订货会促销政策及抽奖细则
5:30分订货开始
6:00抽奖开始
7:00到会场对面饭店就餐
8:30分订货会结束
2:30分小张,办事处经理、组办方分管领导准时在会场门外等待下游终端客户到来。3:00后客户稀稀拉拉来到会场,经清点只有20几人。于是大家耐心地等待,到了4:00钟到会人数也只有40人、这时组办方、办事处经理、小张着急了。就这几十人离预期邀请的120人到会现在连一半都没有,这会怎么开呀!没办法再等等吧!订货时间及日程安排要作重新调整、所有预计的领导讲话及产品介绍要压缩、订货会最后调整为5:00再开始。
厂商又在澷长的期待中迎来了下游终端客户60几人,订货会在无尽的期待中匆匆举行,比预期邀请客户数量60%都不到。订货会经过大约1小时30分的厂商领导讲话,客户填写订货单、发放奖券、抽奖、就餐后总算结束。
订货会后小张和办事处经理评估总结后认为,订货会是失败的、未能达到预期的订货会目标和目的。在小张看来,成功的厂商、下游终端客户答谢塈药品订货会案例在业内是举不胜举、而失败的案例则是凤毛麟角、少之又少。为此笔者把小张这次厂商、下游终端客户答谢塈药品订货会案例经历分析其失败原因供业内人士参考、以期业内同行不再出现类似的失败案例。 订货会失败有五点
失败一:前期策划准备不足。不足不在于会前的策划方案,也不在中期的组织实施、重要在于前期办事处与组办方X医药公司沟通交流缺失、对下游终端客户到来确认不足。前期由办事处负责设计请柬,并在上面注明订货会日期、日程、促销抽奖活动等。组办方X医药公司销售部销售人员负责分发请柬到下游终端客户手中。在此过程中问题就出现了。其一、请柬不是由办事处销售人员直接分发到下游终端客户手中,因此不好掌控到客户单位数量及能到会人员、此过程完全由组办方掌控;其二、X医药公司销售部销售人员只管把请柬分发到客户手中,未能一一仔细地确认邀请客户能否在预定订货会时间到场、且没有做好统计上报销售部负责人;其三、X医药公司销售部销售人员由此可看出缺乏责任心及精心的筹划和准备;其四、办事处主管筹备人员与组办方销售部负责人沟通交流不够,与销售部分发请柬销售人员没有建立起沟通交流渠道。如果办事处主管从组办方负责人那里要到分发请柬销售人员名单,就可以在会前几天分别给销售人员打电话、了解询问请柬发放的单位数量及能到会人数、相信局面又将是另外一种境况了。
失败二:产品不够丰富,缺乏吸引下游终端客户到会也是失败原因之一。办事处产品太少,客户不能因为你一个药厂的几个产品专程来开订货会、觉得没兴趣、那到会的单位及人数太少也就不足为怪了。说到这,笔者认为由办事处独家出资、医药公司牵头组织、一定要有丰富的产品群。就2、3个产品的药厂最好不要开类似订货会、以免得不偿失。
失败三、办事处在订货会现场实施组织不力。其一、在整个现场组织实施过程中办事处人员只有大致模糊的组织分工、缺乏细致而严谨的分工职责和协作。比如在现场抽奖过程中,中奖客户没有安排专人负责把奖品送到客户手中、而是由主持人灵机一动请中奖客户上台领奖。其二、抽奖奖券准备不够,奖券应超计划数量准备、这次用不完可以留着下次使用吗?弄得现场上大家手忙脚乱地用手写以临时应急。其三、办事处销售人员应和X医药公司销售人员结成对子,“一对一”协同与到来的新老客户认识、打招呼、介绍产品及此次订货会促销政策。
失败四、组办方X医药公司缺乏组织订货会经验,同时在下游终端客户中缺少影响力和号召力。大家可以换位思考一下,一家有多年组织此类订货会的医药公司、如果办事处提出由厂家独办且就只有2、3个产品、相信有经验的医药公司肯定不会赞同。同时还会劝办事处经理最好是取消此次客户答谢塈药品订货会的想法。设想一下,组办方X医药公司就算想组织此类活动也应该再找2-3家在当地区域市场上有一定影响和号召力的药厂与办事处共同联办、可能局面又是另外一种境况了。由医药公司推荐几家药厂与办事处联办,一可以起到费用大家均摊;二可以起到“众人拾柴火焰高”具有对下游终端客户的吸引力和号召力;三还可以起到订货会上产品多,下游终端客户就会有兴趣来参与捧场。
失败五、X医药公司及办事处在邀请下游终端客户来参加药品订货会,未能给客户提供车马费或报销出租车费、下游客户没能按计划内预期的人数到达也就见怪不怪了。在行业内有个不成文规矩,那就是药厂或商业举办客户答谢塈药品订货会、普遍都要给来参会的下游终端客户有一定费用的车马费或者说是辛苦费、这样下游终端客户才会有兴趣到场参与。