学校档案管理论文

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学校档案管理论文范文第1篇

论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

1.中等专业学校档案管理工作现状分析

1.1领导不够重视

就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

1.2档案管理人员缺乏，素质较低

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。

1.3档案信息载体结构单一

目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。

1.4收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

1.5硬件设施不达标

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。

2．加强中等专业学校档案管理工作的对策

2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2.2加强人员配备，搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。

参考文献：

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).

[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.

[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.

学校档案管理论文范文第2篇

结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科(处)室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此，档案人员要有埋头苦干、默默奉献的精神，同时应当多一些敏捷和睿智，多一些果断，从基本上转变观念，要主动自己联系市场，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。

档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。服务于现实是档案的一个重要功能，切实抓好档案管理工作可以为领导决策提供借鉴，为学校工作提供保障。

档案管理也是学校管理的重要组成部分，加强学校管理可以有效地促进学校工作。档案工作要发挥其对日常教学工作的检验监督作用。

学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案，但主要是文书档案和教学档案两大类。

文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成的，具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料，是学校领导进行决策、总结工作、制定计划的可靠信息资料。

学校档案管理论文范文第3篇

（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主

档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。

（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低

高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。

（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够

高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措

（一）从手工到现代，从纸质到数字化

首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。

（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设

首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设

二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。

学校档案管理论文范文第4篇

在高校学报编辑、出版、发行的过程中，逐步留存了一系列具有保存价值的档案资料，这都是高校学报管理工作的重要凭证。随着网络技术的发展，网络信息化管理模式已经逐渐普及，在高校的学报管理中，尽可能地运用先进的科学管理具有十分重要的意义。首先，运用信息化的手段可以更进一步完善学报档案资料；其次，从使用期限上开看，数字化的手段可以延长凭证的保存时间，最大限度地发挥档案的价值；最后，高校档案网络化的前提是标准化。标准化是资源共享的捷径,可以避免学报人力、物力的重复浪费，方便了相关部门的参考、查询，把一些难以找到的资料变成大家可以共享的数据资料，因此，为高校学报档案管理提供完善的信息化管理模式，提高这些档案资料的再使用价值，已经成为目前迫切需要解决的问题。

1.1目前学报档案管理中存在的问题

高校学报档案的信息网络化管理是当前发展的必然趋势，但如何做好这一工作，如何将信息技术与本校的学报档案管理模式结合起来，利用互联网、局域网、计算机、扫描仪、数码产品等实现对档案资源的收集、存储、检索和管理，是摆在学报管理人员面前的一大难题。针对现状分析，目前的学报档案管理中还存在如下问题以及不足之处：

1.1.1管理人员的业务素质有待于进一步提高

一方面，学报编辑部的主要工作是编辑、出版、发行，因此也大多数编辑人员把精力重点到学报质量上，对“存档”工作意识较为淡薄，认为不是“正事”只要做好编辑校对工作就行了。长此以往，造成了管理人员对学报档案管理规范不了解，工作不积极的现状。这一状态在很大程度上使学报档案工作成了整个编辑出版工作中最薄弱的环节。另一方面，学校档案管理部门作为一个教学辅助单位，长期得不到学校的充分重视，往往由非专业人员构成，因而在工作难免存在不少问题。首先，这个部门的工作人员常常不是学习档案管理专业的人员，对这一领域的专业知识掌握不足，在这一岗位上也不能及时得到相应的正规培训，大多都只能做做收集原始资料、整理档案等初步的工作，对学报档案简单地进行整理分类、建档保存的基本操作，缺乏进一步对其进行综合开发利用的专业素养。其次，由于服从学校的人事安排等原因，高校的学报档案管理普遍存在管理人员变更频繁、长期不固定等弊端，这样往往会导致学报档案的资料管理工作缺乏一致性，学报档案残缺不全、时间上缺乏连续性等，最终的结果就是等到要调用数据时难以找到原始资料，无从查证。

1.1.2管理人员的思想观念亟待转变

由于高校的主要任务在于教学和科研，因此学报档案管理人员往往会认为自己是教辅人员，工作即使再努力，也不会得到领导重视。这种思想观念的存在也很大程度上影响了相关工作人员的工作热情，经常出现人员“在岗并不爱岗，在职并不尽职”的现象。这种情况常常会导致两方面的问题：其一，相关人员难以安心本职工作，忽视本职工作的重要性，容易产生职业倦怠情绪。其二，在岗人员缺乏上进心，因而也就缺乏钻研业务的精神动力，学习新知识的动力不足，难以适应日新月异的知识更新。这一职能部门的主要工作是将学报档案整理归类并编写卷综等存储备查，可以说，人员观念的陈旧保守和不思进取是高校学报档案管理存在的最大问题，在思想上习惯于传统的简单管理模式，业务上依赖于手工操作方法，对信息化管理认识不足。由于许多人员还没有充分认识到档案管理信息化的重要性，收集到的档案资料长期束之高阁，很少有人问津，既没有很好地分档归类，信息化处理文本信息、学报档案信息更是无从谈及，难以充分发挥档案资料的价值。就现状来看，许多高校学报档案管理工作囿于种种原因，大多仍然停留在收集、分类、归档、保管等基础层面上，无论是档案管理计算机软件的开发应用以及从业人员的业务培训方面都存在巨大的发展空间，同时也具有较大的难度，有待进一步提升。可以说，提高学报管理的整体水平已经是当前高校管理工作的当务之急，不容忽视。

1.2信息化学报档案管理的优势

学报档案的信息化管理，有助于宏观信息的掌握及领导阶层的决策分析。只有正确的数据资料才能导向科学合理的决策。随着国家对高校科研成果的进一步重视，学报档案的重要性也得到近一步体现。学报档案是学报发展历史演变轨迹的一种定格；所以，学报管理工作要得到不断的改进与完善，就少不了档案作为支撑材料和参考依据。学报资料都有作为档案保存的价值。从学报档案的性质来分析，信息化管理具有重要的优势。（1）学报档案具有一次性建立、长期使用的价值。学报管理部门为学校建起信息化的学报档案，学校即可多次、长期使用。（2）学报档案的信息化管理更有利于科学管理。数字化和信息化的档案资源的在存储和调用方面的优势是传统的纸质文本所无法比拟的。（3）系统完善的档案也便于数据分析，在需要时，可以为校方及更高层领导决策层提供更为全面真实、准确可靠的数据资料。在网络技术迅猛发展的大数据时代，高校可以利用高校学报资源与当地政府、企业加强联系，积极拓宽融资渠道。例如，帮助地方政府、企业出专刊,为学校的信息化建设寻求足够的资金来源。这一切，都依赖于学报档案的信息化管理。由此看来，运用信息技术来处理、保存学报档案已经是一种势在必行的发展趋势，这一举措有利于提高档案资源的利用效率，使学报档案管理的整体水平得到明显提高。

2信息化学报档案管理策略分析

2.1建立健全机制促进人员素质的提高

信息化的学报档案管理模式，首要的是提高相关工作人员的业务能力。从建立相应的创新激励机制入手，从进人用人制度、工资分配制度、奖金奖惩制度等入手，将个人业务素质的提高作为考核职工的重要指标，有效激发档案管理人员的创造性，使其充分发挥潜能。管理人员的业务素质是信息化档案管理效率高低的关键，也是起决定作用的因素。只有转变观念，摒弃那种认为档案管理部门就是一个消化、安排闲置人员的部门的观念，从引进人才的业务能力开始作出明确要求，并加强在岗人员的培训，不断提高人员的档案管理知识、信息资源的处理能力，使其掌握现代信息技术，具备相关岗位需要的专业技能。

其次，学报档案信息化也是社会进步发展的客观要求，顺应现代社会发展的总体趋势，忽视不断学习就无法适应学校发展的要求。就学校的档案管理人员而言，要想适应新时期对这一工作的要求，就不能安于现状，需要正视个人在知识结构、业务能力等方面的不足，抓住时机，不断充实自己的档案学专业知识和网络化管理知识，提高档案管理的能力，才能更好地适应本职工作。应注重将计算机网络与档案管理相结合，提高个人对专业软件的应用能力，注重学报档案信息资源的收集、存储、处理、调用、分析等综合能力的培养，条件具备的人员还应该积极参与学报档案系统管理软件的开发、调试，建立稿件数据库、作者数据库、审稿专家数据库等，提供准确、快捷数据资料，给学校管理部门，档案的信息服务作用得以充分发挥。

最后，做好高校学报档案的信息化管理，尤其要重视管理制度建设。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作为约束人们行为的有效准则，健全有效的规章制度保障了我们相关工作的顺利开展。因此建立一套完整的工作制度可以规范各方面的行为，例如学报档案原始数据的收集、制作、整理、归档、保管等，电子登记簿登记内容的规范性及统一性等。有些问题在传统的档案管理过程中已经积累了丰富的经验，然而有一些问题却是随着信息化的过程逐步产生的，都需要相关工作人员的及时处理，因而有效的制度保障至关重要。

2.2利用信息技术完善学报档案信息

高校学报档案的信息化管理，首先重视信息的标准化。关于档案管理的标准化，李杰在相关论文中指出：“是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。其内容归纳主要有以下五个方面：（1）档案信息采集标准化；（2）档案信息存储标准化；（3）档案信息管理标准化；（4）档案信息网络标准化；（5）档案信息管理软件标准化。”这五个方面是学报档案信息化管理的前提和基础。与以往的历史档案不同的是，随着高校学报的发展，高校的学报档案也呈现了不少新的特征，主要表现为：在使用过程中，很多档案数据资料需要及时更新和增加是高校学报档案的一个特点。这就要求相应的学报档案数据库的管理要实现保证学报档案信息的实效性，档案信息与学报期刊发行同时更新，同时，还要利用计算机强大的检索功能，将期刊发行时间、卷数、期数等档案管理中的各个要素都作为检索条件，来编制有效的检索工具，最终实现提供高效、便捷的查询服务的目标。如果在管理上不采用信息化的手段，传统的手工编制的文本信息很难做到同步调整、更新，更无从谈及及时的资源共享。这就要求学校学报档案管理人员学会使用各种现代化的办公设备，及时收集各类档案资料，及时录入，及时更新数据，才能保证资料的时效性和使用价值。

高校学报档案要实现真正意义上的信息化管理，还需要注重数据信息的及时性。一方面在于信息的采集，要求利用扫描仪、数码相机等将原始资料转化成数字化档案资料，数字化存储是档案信息化的基础，要使档案信息能够及时实现数字化转换，这就要求学报档案的管理人员能够熟练操作各种现代化的设备、仪器，及时采集各种档案资料，制作并录入电脑中，形成数字化学报档案。只有这样，才便于利用计算机进行分类、检索、分析，建立起完整、准确的档案数据库。另一方面要注意信息的维护和及时更新，档案管理的关键在于数据库资料要随着学报状况的变动而同步更新，最终达到通过互联网及校园局域网等实现对学报信息的统一管理。

原始档案经信息化处理之后，再利用计算机建立数据库，利用校园网来实现数据信息的传递与共享，这就要求必须建立完整的学报档案的电子数据，便于专业人员能够对这些数据进行加工、整理、运算、分析，运用现代信息技术来管理，最大限度地提高学报档案的利用效率。学报档案信息要为高校的管理者提供科学的决策依据，以便决策者能够从多角度对相关数据进行分析，以便相关职能部门能够及时获取信息、准确把握科研和教学的发展成果，为管理部门的科学决策提供资料。

2.3利用校园网真正实现信息一体化

随着信息技术的深入发展和计算机网络的普及，网络资源日益朝着丰富和多样化的方向发展，“信息集成自动化程度将迅速提高，电子化、数字化、网络化是未来全球信息服务发展的基本标志。”网络技术的发展和普及也使高校办公自动化得以现实，因此在高校学报档案管理工作中，有必要利用先进的数据库以及网络技术实现高校学报档案信息的资源共享，利用数据库和网络技术实现区域内的信息共享和数字化输入输出，在保障信息安全和资料保密的前提下，实现和国家主管机关、各院校之间的信息自由交流、查询、下载，这将是高校学报档案管理发展的必然趋势。要真正实现这一目标，高校学报档案的管理就必须要注重两个方面的问题：其一是要遵循国家标准，并借鉴社会上相关行业的管理标准和经验，不能因为自己是高校，就忽视了行业内信息化的发展；其二则是要借用学校其他部门的技术力量，办公自动化要与档案信息化建设同步进行，档案部门自身的力量难以解决信息技术问题，因此，搞学报档案管理不能闭封自守，要打破高校档案工作的僵化封闭局面，尤其是注重利用现代化的设备和信息传输技术，实现档案资源共享。在充分满足学报档案管理基本要求的前提下，在校园网上及时公开学校期刊出版、发行情况，这一做法，有利于全校师生对本校学报资源的关心和了解，也有利于增强师生各方对学校科研和教学成果的关注和关心，对于构建和谐校园、促进关爱学校等校园文化的建设，将起到不可估量的作用。

3结语

学校档案管理论文范文第5篇

[关键词]中小学校 档案管理 作用 问题 对策

中小学校档案是中小学校工作的真实写照,它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况。因此,我们要充分认识做好中小学校档案工作的重要作用,研究当前中小学校档案工作普遍存在的问题,制定做好中小学校档案工作的对策。

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广,包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。 中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程,是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结,又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案,可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败,为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时,中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果,记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹,形成特色的教育教学总结,是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录,能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄。长期以来,由于人们档案意识不强,在中小学校教学过程中,上至学校领导下至一线教师,他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全。中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹,应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象:一是没有综合档案室,学校各科室按照传统惯有的做法,只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总,档案保管各自为政;二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节,档案工作人员没有深入各科室全面收集,各科室教职工贪图一时之便,也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度,又缺少必要的监督机制,档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后。中小学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源。因此,如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好中小学校档案工作的对策

1.增强档案意识,健全各项制度。增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先,中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》,通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次,制定明确的岗位目标责任制,从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三,建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度,使档案资料进、出(室)及时,真正实现资源共享。第四,各部门要积极参与和配合,及时收集有关资料,使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作。档案工作是一项积累性工作,这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传,密切保持与学校各科室、部门的联系,全方位收集中小学校本身产生的档案,同时,努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范,包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定;三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术。随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面:一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率,克服以往档案工作的人工操作的落后性,不断地添置现代化的设备。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理,克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,使中小学校档案室不仅是管理部门,更是一个信息供应中心。

4.努力与校园文化建设相结合。中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,最大范围反映中小学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要,使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者,从而实现档案信息的活化和共享,档案工作者要争取校领导的支持,进一步完善学校档案室的功能建设,努力与德育教育各类活动相结合,把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构,成为校园文化建设的重要基地。

参考文献: