高校档案文化建设
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高校档案文化建设范文第1篇
1、高校档案文化属性的内在要求。高校档案真实地记录了高校历年来艰苦创业曲折发展的实践过程，记录了广大教职员工在教学、科研、管理、生产等活动中积累的宝贵经验和重要的知识信息，具有文化属性。校园文化建设是高校校园育人文化环境的建设，离不开对历史经验的学习和借鉴。因此，档案部门不仅要整理好、保管好档案资料，更重要的是要做好档案信息资源的开发工作，有针对性地进行整理、挖掘，为学校文化建设提供系统的具有参考价值的档案资料，努力做到学校文化事业发展需要什么档案资料，就能提供什么档案资料。高校档案作为高校先进文化的载体，参与和指导校园“文化品位”建设便是高校档案文化属性的内在要求。
2、高校档案是校园文化建设中最具吸引力和渗透力的有效形式和载体。高校档案既是一种宝贵的文化资源，又是高校文化传播的重要媒介，其真实性、直观性、社会性特点决定了其是新时期校园建设中最具吸引力和渗透力的有效形式和载体。高校档案不仅能为本单位服务，还是对外服务的重要的信息和文化资源。充分利用这种资源可以提高学校的声誉，扩大学校的社会影响力，便于高校与社会各界建立广泛的联系，增强学校的知名度、信誉度，从而提升校园文化品位。
二、高校档案为校园文化建设服务的主要作用
高校档案不仅在人们的道德修养、文化学习等方面具有启迪、教化作用，而且还能为高校科研、文化、教育等项工作提供素材，在营造高雅、和谐、有序、充满活力的文化环境中发挥独特的作用，是校园文化建设的生动素材和有力工具。
1、拓宽高校文化研究和学习的领域，为传播高校文化发挥积极的作用。
高校档案是高校文化的记录者和承载者，蕴含了丰富的科学文化知识，是高校教育和文化发展创新所必需的营养，具有重要的学习和研究价值。如果充分拓展档案馆（室）传播社会文化知识、信息的功能和社会文化教育的功能，将档案的开发利用放在突出位置，把档案馆（室）建成一个档案文化研究和学习的基地，就能拓宽高校文化研究和学习的领域，为繁荣高校文化，传播高校文化发挥积极的作用。这样，学生不仅可以在教室、图书馆、实验室学到知识，而且可以到档案馆（室）接受文化和知识的熏陶。
2、优质高效的档案利用服务，是实现档案“服务育人”的重要保障。
高校档案馆（室）如果充分利用现有设施，根据档案管理法律、法规的规定全面清理馆（室）藏档案，对能公开的档案大胆尝试采用像图书馆的开架书库、查阅大厅等类似的公开查阅档案的方式，尽可能简化手续为师生利用提供便利，建立一个开放式的档案利用服务体系，并且档案馆员在接待学生利用档案时，应以亲和的语言、耐心细致地为查询者提供服务，处处体现人文关怀。档案人员言行举止所表现出的高尚的职业道德、强烈的爱岗敬业精神和良好的个人修养，以及娴熟的技能和厚实的专业基础知识，会让学生切实感受到档案的魅力。
3、高校档案为开展校园文化建设活动提供丰富的素材。
(1)前辈贤圣的示范教育素材。利用高校档案馆保存的大量历史名人的珍贵资料，以名人的人生经历感染和教育当代大学生。我校通过举办校友中国工程院院士郑皆连的专题展览，为学生学习树立了榜样和楷模，得到师生的一致好评。(2)爱国、勤奋、敬业的文化教育素材。高校的良好校风有着丰富的爱国荣校的教育内容，是进行德育教育的模范读本。同时，高等学校在长期办学实践中积淀形成的带有强烈自身特色的良好校风、学风是一种群体气质、作风的反映，它对青年学生养成良好的操行和树立正确的价值观具有潜移默化的导向作用。(3)学校成就的激励教育素材。通过展览展现学校的精神风貌和传统特色，突出学校的历史地位和取得的重要成就，使大学生了解教育的发展史、学校的发展史和学科的发展史，激发大学生热爱母校的思想感情，增强主人翁责任感，提高大学生的审美情趣、文化品位、人文素养和科学素质。(4)知识创新教育素材。高校档案忠实记录了学校教学工作的全部内容，如教学大纲、教学计划、招生情况、专业设置、教学评估，教师考评、教学改革、教学设备，学生学籍成绩、毕业生工作情况反馈等等。这些记录经过总结、提炼，可以上升转化为教育理论，成为新的知识信息点和成果。
三、高校档案服务校园文化建设的途径
1、强化服务意识，提供优质高效的档案利用服务。
档案管理部门和档案管理者要改变过去默默无闻的被动状态，从后台走向前台，充分发挥档案信息资源的优势，创新档案文化，打造档案文化品牌。通过网络、媒体、橱窗、宣传板等途径，专题讲座、报告等方式宣传特色档案信息，自觉把档案工作纳入校园文化建设的轨道，树立档案文化建设理念，把静态无声资料开发成声文并茂、形式新颖、贴近校园文化建设实际、赋有震撼力的宣传材料。
2、进一步充实馆藏档案，丰富档案编研资料。
高校档案是高校文明进程最重要的记录载体，它以其原始性和真实性较好地反映了高校文化的发展变化，是直接参与校园文化建设的生动素材。高校档案馆（室）利用档案编研的各种资料，如我校编制的财务制度汇编、基础数字汇编、校志、年鉴、优秀教案集、优秀论文集、优秀成果集等具有丰厚底蕴的档案文化作品，充分挖掘了高校历史文化的内涵。通过档案编研，参与校园文化建设，弘扬学校优秀的文化传统，为师生开阔视野，深入研究提供基础。
3、举办校史展览，提升校园文化品位。
高校档案馆（室）中的实物档案、照片档案、声像档案浓缩了高校的发展历史。通过对这些材料的巧妙组合与设计，举办高规格的校史展览，真实生动地再现高校创业的艰苦历程及发展中所取得的辉煌成就，展示学校的美好形象，反映学校的精神风貌，将是提升校园文化品位的有效措施。校史展览不仅能加深学生对学校历史的了解，增进爱国、爱校思想，而且展出中名人所取得的杰出成就、突出贡献更能激励学生的集体荣誉感和奋发图强的奋斗精神。我校在50周年校庆时，通过举办校史展览，使上万名校友更加全面地了解了学校，为他们以后的工作提供了强大的动力，激发了他们为学校、为祖国争光的强烈斗志。
4、利用档案展现高校的良好形象。
高校档案馆（室）通过学校公布的各项教学管理制度以及校史馆、博物馆建设，挖掘学校的人文精华，增加文化特色，把高校档案馆建成校园文化建设的基地。很多高校通过著书立说、举办展览、开发多媒体宣传软件等方式，利用各种图表、照片、录像建立了展厅基地和网上宣传基地，使学生在全面发展的校园环境和文化氛围中了解学校的成就，接受多种知识和美的熏陶。同时，校史馆、博物馆等学校文化场所还有助于社会了解高校培养人才的质量、水平和过程，通过公众效应促进档案馆教育功能的增强，展示其良好的对外形象。
5、利用档案中的学术研究成果，为高校科学研究提供信息保障。
档案是科学研究的基础，高校学术档案记载了高校师生历年来的学术论文、著作等学术成果，记录了他们在教学、科研活动中形成的大量有价值的事实、数据，总结了他们在科研教学活动中成功和失败的经验，蕴藏着丰富的知识资源，是知识继承和创新的基本条件。它不仅能帮助研究者了解科研的进展情况和已有的项目成果，使研究者得到启发，避免重复研究，而且还能提供实验、观察和理论概括的基础材料。
参考文献
1、邬雪军：《发挥高校档案在校园文化建设中的作用》，《档案与建设》，2003年第6期。
高校档案文化建设范文第2篇
1、校园文化与高校档案
校园文化是一个学校形成和发展的物质文明和精神文明的总和，它是一种以学生为主题，以培养人才为导向，以环境、精神、风气和行为制度为主要内容，以精神文明为特征的群体文化。校园文化既包括舞台内容如建筑风格、庭院设计和整体布局等，也包括各种规章制度及自成一体的行为准则[2]。健康积极的校园文化能够使德、智、体、美有机合理地统一于学校整体的育人环境中，使在校学生得到全面发展，成为社会和国家需要的人才。
高校档案指的是高校在进行教学、科研、党政管理、制度建设和其他各项活动中形成的有重要价值的历史记录，这种历史记录以各种文字、图标、声像、数据等为载体，便于高校的统一管理。高校档案包含一个学校所有的教学、科研、党政工作、制度建设等基本建设档案，学校成立以来的各种重大事件的说明和相关资料也都事无巨细的完好的保存着。这些档案展现了学校的建设全程，不仅是学校文化的沉淀，也是学校宝贵的文化财富，对高校的校园文化建设具有重大作用，充分利用和发挥高校档案的文化功能能够有效地推动校园文化建设[3]。
2、高校档案的利用工作
档案利用工作是高校档案部门的一项基本服务工作，高校档案能够为校园文化建设提供全面准确的信息。
2.1声像档案的利用
学校的校园建设和环境能够体现学校身后的历史文化底蕴和精神面貌，校园环境是学校灵魂的体现。在为现代校园文化建设服务时，我们可以采用多角度的校园风光、特色建筑、高校大门、雕塑等老照片来增强学校的吸引力。利用学校成立以来不同的校徽，校训和各个时期的建校目标、口号等资料展示学校的风采。在校园文化建设中的校庆活动中可以利用上述的档案资料，将丰富的校园历史文化融入进去进而推动校园文化建设[4]。
2.2实物档案的利用
实物档案包括奖杯、奖状、证书、校徽、校牌等资料。利用这些实物档案使每一位同学走进学校过去的生活岁月，切身体会到学校的不断发展壮大，逐渐在学生心中建立我以学校为荣，我要为学校争光夺彩的思想，使学生时刻警醒自己的言行，让自己的一言一行都符合学校的准则，不断提高学生自身素质。利用实物档案可以举办各种专题的展板，在潜移默化中提高学生的道德思想水平。档案馆通过对历任校长、著名学术带头人及知名校友的教学、工作、科研甚至创业等方面的实物资料设立名人展堂，起到宣传教育作用。
2.3科研档案的利用
科研档案的利用逐渐成为现代高校档案部门开展档案工作的趋势，有效地，有目的地利用这些档案能够引起人们的注意和支持，成为校园文化建设的另一条途径。档案馆具有得天独厚的优势，努力做好科研档案的编研工作，充分发挥科研档案在现代校园文化建设中的作用。
3、编研工作
加强高校档案的编研工作，采取合适的档案记录方式，将会给校园文化建设带来极大的便捷，也会使挖掘和传播档案中的文化资源变得更有效率。
档案的编研工作对象主要是文书档案、教学档案和出版档案。对于文书档案，档案工作人员可以有计划、有步骤的将馆藏档案汇编成册，挖掘海量档案中有价值的信息，整编成高质量的工作成果以供使用。对于教学档案，将历年来招生、毕业生及就业信息按专业汇总、梳理，对档案进行二次加工，通过整理将学校的历程进行凝练，站在历史的高度俯瞰整个发展历程，在学生面前呈现学校真实可靠，具有说服力的档案信息，完成对学生心灵的洗礼。对于出版档案，高校的校报，学报，期刊等出版物是学校各项工作的集中体现，通过这些媒介使学校形成独特的校园文化，使学生在生活、学习中感受到特色文化的激励，在其成长的道路上留下鲜明的特征[5]。
4、宣传工作
高校档案中存储了大量有意义的信息，这些信息有了合理的组织方式，被师生了解后才能发挥其最大作用。作为档案管理机构，需要通过各种报纸、网络来加强宣传工作。
高校档案文化建设范文第3篇
（一）高校档案与校园文化的含义
校园文化是学校在一定的社会历史环境和社会文化背景的影响下，在其自身发展的过程中形成的，既能体现学校历史传统，又是当代学校全体或部分师生认可的、极具特色的思想意识形式。每个学校都具有各自特色的校园文化，它是学校办学宗旨、教育思想、校风校纪、校容校貌等文化底蕴的体现。校园文化通常表现为物质文化、制度文化、精神文化和行为文化几种形式。它们的关系是：物质文化是表象，是校园文化的基础；精神文化是灵魂，是校园文化的核心；制度文化是规范，是校园文化的保证，行为文化是活动，是校园文化的表征，它们一起影响并制约着整个高校的发展。
（二）高校档案与校园文化的关系
高校档案与校园文化既有区别又有联系，既有共性又有差异。
1．高校档案与校园文化的共性
从本质看，高校档案与校园文化同属社会文化范畴，两者教育方针、教育对象是一致的，都是依托于校园这个大舞台，以育人为本职，以传承大学精神为己任，以开发学生心智，培养高素质人才宗旨，二者相辅相成、互相交融、互相促进。具体地说，高校档案中蕴含的丰富的文化信息资源可以为校园文化建设提供生动、丰富的素材，抓好高校档案工作可促进校园文化的发展与完善；而精彩纷呈的校园文化活动又可以为高校档案提供丰富多彩的文化资源，丰富高校档案的内涵。
2．高校档案与校园文化的差异
高校档案与校园文化的差异主要表现为如下几点：
（1）从形式上看，高校档案主要以不同形式、不同内容具有丰富文化价值的馆藏资源以静态形式参与、支持并服务于学校的校园文化活动，而校园文化活动则通常以各种学术性、知识性、趣味性的课堂内外活动以动态形式进行展示；
（2）从内容上看，高校档案通常以学校的日常教学、科研、管理等活动中形成的各种具有保存价值的历史记录为主要内容，而校园文化则是以开展丰富多彩的具有一定教育意义的各种校园活动为主要内容；
（3）从特征上看，高校档案主要记载学校发展的各种历史信息，具有深厚的历史渊源，而校园文化则是以现时举办的各种校园文化活动为表征，具有鲜明的时代特征。
二、高校档案在校园文化建设中的作用
优良的大学校园文化能够激发学生的求知欲，增强创新意识，促进大学生的能力培养和素质提高，因此，加强校园文化建设具有重大现实意义。高校档案蕴含丰富的文化信息，具有较强的文化教育功能，加强校园文化建设必须充分认识、利用、发挥高校档案的教育功能，在传承和开拓高校传统文化过程中，加强学生的素质养成与能力培养。
1．高校档案是建设大学校园物质文化的重要源泉
校园物质文化是学校物质环境所构成的一种文化，主要包括校园规划与建筑、校园绿化、楼宇景观命名、学校标识等所体现出来的物质文化形态，是校园文化的外在表现，看得见、摸得着，良好的校园物质文化可以给置身其中的师生以美的享受。校园物质文化实质是一种硬件文化，对校园文化的发展起着基础性的支撑作用。高校档案是建设校园物质文化的重要源泉。各高校在建设校园物质文化过程中既要结合时展特征，又要充分利用高校档案中所蕴含的历史文化信息，对大学校园的规划、楼堂馆所的设计、路亭林廊的布局、景观楼宇的命名，以及校训提炼、校歌谱写等都要赋予它们丰富的文化内涵，使得规划科学、设计精心、布局完美、命名艺术，以体现独具特色的高校校园文化。师生置身于学校富有个性、品位与寓意的文化气息中，潜移默化地影响着师生的文化品位与人文素养，发挥着熏陶、激励、教育师生的作用。
2．高校档案是建设大学校园制度文化的重要依据
校园制度文化是校园内一切制度形态的总和，是规范师生员工道德观念与价值标准的宝贵财富，具有导向、约束和规范性的作用。俗话说：无规矩，不成方圆，通过建章立制形成优良的制度文化是高校实现有效管理、维系学校正常教学、科研、管理秩序的重要手段。高校档案是建设校园制度文化的重要依据。高校档案积累了高校丰富的管理经验，记录了学校具有特色的行为准则，各类档案反映了学校教学、管理、科研等方面鲜明特色，完整再现了学校各项机制形成的全过程。高校档案为学校制度建设提供了重要的参考与借鉴，对校园制度文化建设具有很强的约束功能。它所反映的道德观念、价值标准，为学校优良校风、学风的形成提供了宝贵的财富。
3．高校档案是建设大学校园精神文化的重要基础
校园精神文化是一所学校通过长期的文化建设积淀而形成，包括校园历史传统、学术风范、价值追求、文化形态和师生共同理想观念。它是学校个性和总体精神面貌的集中体现，是学校在各个历史时期发展壮大的精神支柱，是师生员工奋发拼搏、不断进取的精神动力。高校档案是建设校园精神文化的重要基础。高校档案真实地记录了学校发展的各个阶段和各个方面，蕴含着深厚的文化底蕴和气息，是对校园文化的传承和延续，它所具有的真实感和历史凝重感是其他宣传教育形式所无法取代的，发挥着独特的教育功能。高校档案部门应结合校园文化建设的实际，利用馆藏资源和现代科学技术逐步将静态无声的“死”档案，开发成形式新颖、易于传播的“活”资源，充分发挥高校档案的教育功能，引导学生树立正确的人生观、价值观，增强对学校、国家的荣誉感、使命感，激励他们继承学校的光荣传统，发扬艰苦创业的精神，将自己的远大理想和社会实际紧密结合，并能正确看待成败得失与金钱权力，正确处理学业与创业，正确规划人生与职业，为将来实现人生价值做好充分的思想准备。
4．高校档案是建设大学校园行为文化的重要指引
校园行为文化是校园文化的具体表现，是学校师生员工通过实际行动对校园文化的体现和实践。学校师生是行为文化的主体，他们通过自身参与学校教学和管理直接展现师生员工的精神风貌，体现大学精神、价值观和办学理念。高校档案是建设校园行为文化的重要指引。俗话说：身教胜于言传，古往今来，名家大师的道德品质、行为风范，对师生的言行举止、学术风范、道德品质等方面具有强大的感召力、影响力。高校档案部门在协助学校宣传学术道德、教师师德以及各种行为道德规范的过程中，应精心编撰名师传记、学子风采集与知名校友录等，结合社会主义核心价值观，积极培育师生正能量，让他们学有榜样，行有方向，遵纪守法、明礼诚信、互助友善、勤俭自强、博学务实、砥砺德行。
三、积极拓展高校档案功能，不断促进校园文化建设
高校档案对促进高校校园文化建设作用巨大，高校档案部门应当充分挖掘高校档案的文化底蕴，积极发挥其教育功能，自觉融入校园文化建设大格局，与时俱进，开拓创新，使高校档案成为校园文化繁荣发展的重要支撑。
1．强化服务意识，积极把高校档案工作纳入校园文化建设的轨道
档案工作者要转变观念，强化主动服务意识，变被动为主动，积极参与到校园文化建设之中。档案部门要组织业务骨干、大力研究档案资源与校园文化的关系，利用现代网络技术与计算机技术，充分挖掘、整合档案信息资源，开发图文并茂、形式多样、富有深厚文化内涵、又具有一定现实意义，能够满足校园文化建设需要的各种档案信息产品。档案部门要通过多种途径与手段，配合校园文化建设的开展，积极宣传学校的特色档案文化，使广大师生在校园文化建设中感受学校档案文化的特色，提升自己的认知与修养。
2．深化档案编研，为高校档案参与校园文化建设创造条件
高校档案作为校园文化建设的基石和重要载体之一，是取之不尽，用之不竭的信息资源。高校档案部门要立足馆藏，“精收善用”，积极开展档案史料的编撰，加强对档案资源的深度开发，有针对性地对档案史料进行“精、深、细”加工，充分挖掘档案资源中寓含的人文精神，积极参与校园文化建设。档案部门还可以利用现代信息技术开发多媒体宣传软件等不断挖掘、展示高校档案的文化历史内涵，创造出具有丰厚文化底蕴的档案精品，营造高品位的校园文化，使学生在优美的校园环境和良好的文化氛围中接受知识和美的熏陶，为校园文化建设提供新思路。
3．拓宽档案收集范围，提高档案收藏质量，满足校园文化建设日益增长的档案信息需要
随着高校各项事业的深入发展，档案信息的收集、整理工作日益繁重，传统的档案收集方式、收集范围已经难以满足校园文化建设的需求。档案工作人员要认清形势，树立参与意识，重视重大事件的跟踪，积极主动地参与到学校各项活动中去，及时、完整地做好各项档案资料的收集工作。档案部门在收集文件材料时，要认真考虑富有人文精神、有助于校园文化建设的档案文件，要本着“多方式接收，多渠道征集，多载体接纳”的原则，既要收集反映校园文化的档案信息，又要收集与学校教学、科研、管理活动等相关的文化素材。对于具有本校特色的珍贵史料，档案部门更要加大收集力度，力求完整、准确地将那些具有重要历史文化价值或某些特别意义的实物以及照片、文书等档案一起按规定存放标准陈列于校史室，成为对学生进行德育教育与校史教育的第一课堂。
4．加快档案信息化建设，提高高校档案为校园文化建设服务的效率
信息化建设主要包括基础设施建设、应用系统建设和信息资源建设等几个方面。信息资源建设是对馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收，是档案信息化建设的核心。加快高校档案信息化建设，具体的做法有：加快推进档案馆数据库建设，运用现代信息技术完成对馆藏各类纸制档案、照片底片档案、录音视频档案和现行文件档案的数字化，逐步实现档案全文信息查询；加强电子文件归档管理；建立档案区域管理网络公开档案信息网络查询利用，实现文件的网上传输和资源共享；有计划地在校园网上载开放档案目录及现行文件全文信息，为师生员工提供网上查询和利用服务，为校园文化建设提供高效、快捷的档案信息服务。
5．提高档案工作人员素质，提升高校档案为校园文化建设服务的水平
高校档案文化建设范文第4篇
【关键词】高校 档案管理 数字化建设 问题 对策
随着数字化进程不断加快，高校传统纸质档案管理面临巨大挑战，其半封闭式的管理模式已经无法适应时代需要，这种落后的管理模式导致了十分严重的“重藏轻用”问题。而随着高校教育改革的推进，高校档案管理体系日益完善，档案数量也不断攀升，信息媒介日渐丰富，传统纸质媒介已经无法精准快速的保存档案信心，所以，加强高校档案数字化建设已经成为高校的一大发展战略。这是高校档案发展的现实需要，不仅能够保护档案原件，而且能够提高高校信息服务水平，提高档案工作者的工作效率和业务水准。如何做好高校档案数字化建设工作是高校未来发展的需要亟待解决的一个问题。
一、当前高校档案数字化的主要问题
（一）数字化管理意识薄弱，高效管理体制不完善
尽管高校档案数字化建设越来越规范化，但由于师生整体的数字化管理意识淡薄，导致数字档案和纸质档案“双套制”管理现象非常普遍。再加上高校管理体制的不完善，分散领导的管理体制已经成为普遍现象，最终导致了各高校档案单位各自为政、自我发展、自成体系的半封闭管理局面。长期以来，高校档案建设因资金投入不够，管理意识淡薄，导致档案管理人才的后续力量严重不足。高校档案管理人员的整体素质不高，简单地认为做好保密工作就可以了，从不重视数字化管理的重要性，忽视了计算机能力和网络应用能力，普遍存在着网络应用容易带来安全问题的管理心理，因而高校档案数字化建设可谓是寸步难行。
（二）档案标准化水平不高，档案数字化平台缺乏
由于种种原因，高校档案数字化建设走的是各自发展、各自为政的封闭式道路，各高校结合自身的经济实力和资源条件选择不同的硬件设备，可谓是五花八门，丰富多样。目前，各大高校所应用的档案管理系统软件，大部分都没有严格按照国际标准进行研制，功能单一，标准化水平不高，数据缺失，导致高校之间的档案资源共享程度较低。而国家还未能形成统一的发展标准和建设规划，各高校的档案馆建设存在普遍盲目性。这里特别指出的是，高校档案数字化的网络平台缺乏，未能形成统一的数据库系统和资源共享体制，导致各高校各自为政，没有充分发挥共享的优势。
（三）数字化安全水平不高，数据库建设进程滞后
数字化档案体系的构建需要不同环节，每个环节都存在着安全风险，它不像纸质档案那般容易发现，因此安全工作也相对复杂和苦难。此外，数字化档案可以实现网络化互联，而病毒又成为了有一大安全隐患，稍有不慎就可能造成系统崩溃。目前，各高校的数据库建设存在着缺乏统一性、封闭性强、规模小、标准化不高、类型单一、重复建设、缺乏规范化控制、资源利用率低、信息服务水平低等问题。但部分数据库都是自建自用，严重降低了数据库的利用率。而当前大部分高校所使用的数据库都属于条目数据库，而这已经无法有效满足信息化时代用户的个性化需求。许多高校档案馆虽然已经实现联网，但却只能访问主页，无法实现真正的资源共享。
二、高校档案数字化建设的对策
首先，强化对档案数字化建设的全面认识，推进高校档案数字化建设进程。要实现有计划、有步骤、有重点的数字化建设。首先要将价值较高的信息进行数字化处理，然后在综合考虑本校档案利用情况的基础上，实现有步骤、有层次的数字化处理。高校档案管理部门要定期召开档案数字化建设工作的会议，加强对数字化档案管理所需的应用软件的学习和了解，真正做到合理归档、利用率高、安全性强，充分发挥档案数字化的优势和作用。档案数字化建设离不开软硬件系统的支撑，硬件系统是顺利推进数字化建设的前提和基础，因此，必须要加大对其资金投入。
其次，加强信息资源库的建设，实现重点馆藏档案的数字化。要积极开展档案资源利用情况调查，改变传统被动的服务模式，在充分了解用户实际需求的基础上，加强本馆信息的宣传，积极解决用户在信息利用过程中遇到的问题。结合本校馆藏实际，进行合理选择，首先将价值高、利用高和个性化的信息进行数字化。
再次，建立相应的规章制度，加强电子档案的安全系数。高校档案部门要根据数字档案的特点， 制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。加强电子档案的监管。由于档案管理人员使用不同的应用软件，加上采集、录入、复制、扫描等过程中疏忽等原因，可能引起各种各样的问题，所以必须设置监管部门，确保数据质量，减少建设过程中的错误。
最后，加强人才队伍建设，积极引进复合型人才。高校档案数字化建设离不开人才支撑，为了尽快实现高校档案的全面数字化，必须加强档案管理人才队伍的建设。一方面，开展业务培训，提高现有档案管理人员的业务水平，使他们在原有基础上，不断提高计算机和网络应用能力。另一方面，大力引进档案管理复合型人才，确保数字化建设的后续力量，只有如此，才能数高校档案数字化建设才能跨上新台阶。
参考文献：
[1] 左晋. 论高校档案数字化工作流程的应用实践[J]. 兰台世界. 2012（17）
[2] 徐惠琴. 现代高校数字化档案备份探析[J]. 兰台世界. 2011（12）
[3]刘雁鸣. 网络环境下高校数字档案的信息安全威胁与对策[J]. 安徽科技学院学报. 2013（03）
高校档案文化建设范文第5篇
关键词:高校;档案管理;现代化
随着经济、信息与科技的发展,高校档案作为重要的信息资源,其服务领域也由原来的高校内部逐步向社会诸多领域扩展。社会发展需要高校加速以自动化、信息化、社会化建设为主的档案管理现代化建设。因而,高校档案开放式的网络现代化管理与服务,已成为高校广大档案工作者共同关注的课题。
一、高校档案管理现代化建设的内容与意义
高校档案一般有文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、编辑档案、外事档案、会计档案、人事档案等,有的学校划分的类别更细。这些档案都是师生在工作、学习中产生的,应视为一个整体,实行统一管理。每一类档案的管理、每一个环节的工作都有其专业要求。业务的统一管就是要使每一类档案业务工作的开展都在学校档案机构的督促、检查之下,即严格要求档案工作人员按照不同的业务规范要求,认真完成每一道工序,使档案的整理、归档、技术保护等各个方面达到档案业务建设的要求,有效地为高等学校各项工作服务。
(一)档案管理现代化的内容
档案管理现代化是指应用现代科学技术的原理和方法,遵循档案工作的客观规律,通过计划、组织、指挥、协调和控制行动,合理地使用档案系统的人力、财力、物力,以最小的投入实现最大的服务功能。档案管理现代化的内容包括档案管理观念的现代化、档案管理装备的现代化、档案管理人员素质的高级化、档案管理工作的法制化、档案管理方法的科学化。
1.档案管理思想现代化
在科学发展观思想指导下,创新高校档案的建设、管理和改革工作,使这项工作有责任、有秩序、上水平、提质量,使其真正成为领导的智囊库、参谋部,为各项工作和“史”、“志”工作打下良好的坚实基础。要使这项工作达到四有,即有人员、有馆舍、有设备、有制度。要对档案人员定期或不定期地进行以档案专业为基本内容的培训、考核,提高档案管理人员的档案管理意识、管理水平和素质。
档案管理人员要专业化、知识化,最好年轻化,要自上而下,形成体系。档案管理人员要有高度自觉和不怕苦累的敬业精神,要像媒体记者一样吃苦耐劳,勤奋进取,积极主动,善于采访、收集、积累各类素材,而绝不能贪图安逸,“守株待兔”。
2.档案管理组织现代化
实现高校档案组织管理,这是时代的要求。我国档案部门从20世纪80年代初开始探讨计算机管理档案,目前已取得了长足进展。
实现高校档案自动化管理,购置设备、开发软件,仅是必备的基本条件。在实施自动化管理的过程中,还必须处理好大量的数据输入与有限的人力、物力的矛盾,要尽快实施和完善文档一体化管理,这样可以避免大量未数字化处理的档案数量成倍递增,“老账”未清,“新账”又来,如此循环往复,数据准备工作将顾此失彼。
3.档案管理方法现代化
目前,针对高校合并、规模加大和“一校多区”的具体情况,通过建立教学档案网络管理系统的办法,改进高校院系档案管理工作,效果明显。(1)加大档案管理宣传力度,增强教职工及有关领导的档案管理意识。(2)运用各种现代化信息技术建立电子档案,形成以电子档案为主、纸质档案为辅的档案管理系统。(3)及时收集完善各种院系档案文件,提高归档资料的完备率和规范程度,同时坚持开放档案文件,方便师生检索查询,发挥档案的资料价值。(4)加强电子档案的安全管理。目前的电子档案资料散存于部门或个人的电脑中,不规范、不系统,安全性也令人担忧。如果遇到电脑病毒或人为操作失误,就容易造成电子文件的丢失。
4.档案管理手段现代化
档案管理手段现代化是指运用现代科学技术管理档案,达到优化目的,取得最佳效益的过程。高校档案管理的现代化主要包括三个方面:一是观念现代化。要确立高校档案是重要的信息资源这一观念。二是管理现代化。
要正确确立高校档案管理的概念,并要制定一套与现代化管理相适应的政策、法规、管理体制和运行机制。三是技术现代化。要用计算机、扫描仪、档案管理软件等现代化办公设备,对档案信息资料进行收集、整理、利用,提高档案的服务水平。建设现代化还必须有进行现代化建设的理念、现代化的技能,尤其需要的是坚持科学发展观,充分调动方方面面的积极性,保持高校档案事业各项工作全面协调、持续、快速、健康的发展,从而为学校和社会大众提供更优质的服务,使学校档案现代化管理、信息化建设总体上达到国际先进水平,更好地为社会主义现代化建设事业服务。
5.档案管理人才现代化
高校档案是反映学校历史面貌和发展变化轨迹的真实记录,是一个重要的信息源,是学校的宝贵财富。因此,建设一支忠诚事业、业务精良、作风过硬、一专多能、结构合理、相对稳定的档案人员队伍,是做好高校档案工作的重要保证,也是高等教育发展的需要。根据高校档案管理的具体要求和发展需要,高校档案管理人才队伍建设有以下策略:争取领导重视,保障档案管理人才队伍的建设;更新观念,提高高校档案管理人才队伍的创新意识;强化激励机制,稳定高校档案管理人才队伍;加强继续教育,提高档案管理人才队伍的素质。
(二)加强高校档案管理现代化建设的意义
高校档案管理现代化建设有利于提高档案信息资源的利用率,通过网络可以使信息共享,减少重复劳动,提高档案管理人员的工作效率与工作质量;高校档案管理现代化建设有利于提高档案管理水平,增强服务意识,使档案工作与时俱进,更好地为社会大众服务;高校档案管理现代化建设有利于实行档案标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作;高校档案管理现代化建设有利于实行档案综合管理,提高档案工作的整体水平。
二、高校档案管理现代化建设存在的问题
近几年,全国高校加强了对档案管理工作的改革,高校档案管理已步入现代化建设进程并取得了一定的成绩。
但是,目前大多数高校档案管理对计算机的应用单一、功能简单、利用低效。各高校档案管理现代化建设的进展十分不平衡,经费紧张,档案信息化建设滞后,管理人员综合素质低等,在不同程度上制约了档案工作管理,使其处于低水平重复的状态,造成了财力、物力、人力的巨大浪费,—105—致使高校档案管理现代化建设的进程缓慢。
(一)缺乏统一的网络化协调机构
网络化是高校档案管理现代化的重要内容,但受高校管理体制和运行机制的影响,各高校档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多高校档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性,但还是比较缺乏馆际之间的合作。目前,还没有一个统一的组织机构来规划协调高校档案馆网络化建设和资源共享工作。
(二)标准化水平偏低
由于历史的原因,高校档案管理现代化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。目前,研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准,功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着较大的盲目性。
(三)数据库建设滞后
经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。但缺乏整体性,数据库大都自建自用,规模小,标准化程度低,类型单一,数据无规范化控制,社会服务水平较差。而且大多是条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽然联网,但只能访问其主页,无法实现实质性的资源共享。
(四)人员素质较低
目前,高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境,档案管理工作严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。
三、加快高校档案管理现代化建设的几点建议
(一)抓好档案管理标准化
档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提。没有标准化,就没有现代化。所以,在当前和今后一段时期,加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容。这是应用计算机技术的重要前提,也是一项十分艰巨和细致的工作。
(二)加快档案信息化建设
档案管理模式正转向以档案实体数字化信息这种主要形式向社会提供服务为中心,目标在于实现档案信息接受、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享。而数字化、网络化建设,是实现这一目标的关键。网络是档案信息传输、交换和资源共享的重要途径,在具备网络条件的高校,档案网络化建设的重要环节在于制作各种接口,在自己的网站、网页上建立各种数字化的档案资料库,实现档案信息的网上接收、管理和传输。
(三)促进档案信息利用的社会化
高校档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下,更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大高校档案工作者既要强化服务意识,打破只为学校内部党政管理、教学、科研服务的思维定式,还要注意提高服务水平和服务效果。
(四)加强档案管理现代化软硬件基础设施
建设软硬件基础设施是高校档案现代化建设的基础。目前,高校自身对档案管理部门的投入仍然有限,成为高校档案管理现代化建设的瓶颈。加大经济投入,加强基础设施建设,是保证高校档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面,高校应给予财力上的支持;在网络和软件方面,高校档案部门应发挥教育网、高校校园网的平台作用,吸引和运用校内计算机、信息等学科的技术、人才力量,以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。
(五)优化队伍结构并提高人员素质
档案人员的素质高低,是影响档案管理现代化的重要原因之一。要解决这一问题,人才开发是关键。一方面通过高等院校培养高层次档案现代化管理人才。充分发挥高等院校设施齐全、师资力量雄厚、科研水平高、辐射面广等优势,培养高层次档案信息化管理人才。研究生教育中设定档案信息化建设研究方向,本科生教育中加大现代化、信息化管理等方面的课程分量。同时还可以用委培、进修等形式为各省、市培养高层次的管理人员。另一方面通过继续教育的形式,普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作,使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者、档案信息利用的解答咨询者、档案信息的传播者。同时通过岗位培训,使档案信息管理知识成为入门必读,这是有效而不可缺少的重要渠道。
总之,加强高校档案管理现代化建设,创造条件实现档案管理现代化,是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理规范化、科学化的客观要求,也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此,高校档案管理现代化建设是一项长期、系统、艰巨的工程。除了高校自身的重视和努力,还需要国家和高校档案主管部门的宏观调控及信息部门的大力支持。
参考文献:
