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作为学委,这一年的工作大概有这几方面:
一、收交作业,监督学习,这是个基础而由繁重的工作,大学里,个人的活动和集体的活动是交集,并不是每个人对作业都非常重视,所以,我能做的不是强制他们做作业,而且我也没有这个权力,我只能催促他们,一次次一遍遍的,所以,我认为,基础的工作,只要用心,做起来最辛苦。
二、收集资料,高效应对各种考试,当考试来临时,我询问班级同学和凭借自己的学习经验收集相关的考试资料并复印发给同学们,是同学们更高效的应对考试,辅助同学们取得好成绩。
三、学风建设,互相进步,我认为,我们班里平时的学习氛围就很不错,他们每个人都有自己独特的学习方法,而且非常有积极性和热忱,特别是临近考试的时候大家都很清楚自己的实力,学习变得很主动很自觉,不用导员或者老师们过多的提醒,补考的同学也很正确的对待,但我们班的缺点也很致命的,我想说的是,一个人或一撮人的成绩好并不代表整个班的成绩好,一个班的强大并不是考一个人的努力就可以换来的,它更需要的是凝聚力。
一、主要工作完成环境
(一)学习与自律
1 认真学习新知识,尽力进步本身的学识程度,同时,关注时事政治,能紧跟形势,做到用学到的知识来阐发明实现象,让学到的知识不脱离实际。
2能依照校规要求本身,遵守规律,起到带头作用,自觉接收群众监督,任期内没有违规违纪行为。
(二)班委与生活委员工作
1.本职,即生活委员工作方面,做好治理班费和督匆匆寝室卫生,同时按期约谈生活条件艰苦学生,安慰并将其艰苦反应给学校。
2.同时在班主任指导及班委和请教授教化长学姐下,订定出游计划并组织实施,3次出游没有一次呈现平安问题。
3.平时共同班长工作和学校看护的事项以保障正常开展和有效运行。
二、存在问题及尽力偏向
1. 部分班委积极性尚显不够。由于光阴和财力的限制,有些对全班成长的想法未能获得全面有效的开展,在必然水平上影响班级的连合心。
2. 对人际关系的认知不够,过度强调或者说达到本身的目的性,操之过急反而会遭排斥,如何把握工作与班级的人际关系是要重点办理和培训的问题。
3. 对付钱的问题,也是生活委员工作最难的一个问题,并不是盘算那么简单,当必要生活委员抉择如何分配的问题时最容易引发不满。应该保持不损害任何合理合法利益的理念并执行。
三、几点感想感染
1. 生活委员工作作为班级班委工作的一个构成部分,是在各班委的支持共同下进行的,如果说在本届任期内这方面还取得了一些造诣,首先要归功于他们。在此对他们 对我工作的一贯理解和支持表示深切的谢意。
学习实践活动分析检查阶段集中在5、6月开展。重点
要开好以下“四会”:
(一)召开民主恳谈会,广泛征求意见建议
1、召开民主恳谈会。要结合国土资源工作实际,邀请市委学习实践活动指导检查组、局行风监督员、政协委派民主监督员、“两代表一委员”、村干部及服务对象代表等参加恳谈。面对面虚心听取恳谈对象对局机关在贯彻落实科学发展观和领导班子自身建设的意见和建议。同时,采取设立意见箱、电子邮箱、发放征求意见表等方式,广泛征求意见。
2、认真汇总梳理意见建议。对征求到的意见建议,要认真汇总梳理,作为撰写分析检查报告和民主生活会发言材料的重要依据。对征集到的意见建议,要深入分析研究,分轻重缓急,突出重点,即知即改,边查边改。要在6月10日前将梳理汇总好的建议意见,上报市委学习实践活动办公室。
(二)召开专题民主生活会和组织生活会,认真开展批评与自我批评
1、会前充分准备。局领导班子专题民主生活会与2009年度民主生活会合并召开,会议召开时要邀请台州市局和市联系领导到会指导,另外邀请市纪委、市委组织部、指导检查组、评议团派人列席。民主生活会要以深入贯彻落实科学发展观、进一步推动科学发展为主题,认真查找班子和个人在深入贯彻落实科学发展观方面存在的突出问题、影响社会和谐稳定的突出问题、党性党风党纪方面存在的突出问题,结合前期征求到的群众意见建议,进行深刻剖析。局领导班子成员要相互谈心,交换意见,并撰写好民主生活会发言材料。
2、会上认真开展批评与自我批评。要认真开展批评与自我批评,开诚布公地谈问题、找原因、提建议。除领导班子专题民主生活会外,还要以党支部为单位,对照“三查三看”召开组织生活会。党员领导干部要参加双重组织生活会。当前,尤其要认真学习“全国模范检察官”金启和同志的先进事迹,对照典型分析查找自身的差距和不足,明确努力方向。
(三)召开分析讨论会,写好分析检查报告
1、领导班子讨论分析检查报告提纲。局领导班子要充分运用学习调研、征求意见和专题民主生活会的成果,着重从思想观念、发展理念、发展方式、社会管理、服务群众、党性党风党纪等方面,进一步讨论分析存在问题的主客观原因,尤其是主观原因,明确贯彻落实科学发展观的主要思路和加强领导班子自身建设的具体措施,形成分析检查报告。分析检查报告要突出检查和分析两个环节,做到有问题、有分析、有思路、有举措,避免写成工作总结或工作报告。
2、讨论分析检查报告初稿。要召开党委扩大会议,对分析检查报告初稿进行民主讨论,充分吸收各方意见,并认真修订完善。
3、进一步完善分析检查报告。对分析检查报告进行反复修改完善,形成分析检查报告定稿,并以文件形式报市委学习实践活动办公室。
二、指导思想
认真做好分析检查阶段的工作,对于巩固和扩大学习调研阶段的成果,促进整改落实阶段的深入开展具有至关重要的作用。这一阶段要围绕“强化科学发展观新理念、激发科学发展新活力、增强科学发展新本领、争创科学发展新局面”实践载体,进一步解放思想、转变观念,广泛征求意见,找准影响制约科学发展的突出问题、群众关注的热点难点问题以及领导班子、党员干部自身建设方面的问题,深刻剖析根源,进一步理清科学发展思路,明确工作目标措施,着力转变不适应科学发展观的思想观念和工作方法,不断提高科学发展的能力和本领。
三、工作要求
1、领导带头,当好示范。局领导班子分析检查中必须做到“五个带头”,率先垂范,推动分析检查阶段工作深入开展,即:一要带头深入自我检查;二要带头批评与自我批评;三要带头撰写分析报告;四要带头查找突出问题;五要带头解决实际问题,以实际行动为广大党员做出表率。
2、边查边改,讲究实效。要坚持把人民群众得实惠作为搞好学习实践活动的目的,坚持边学边改、边查边改,认真解决好群众反映强烈的突出问题,多为人民群众办看得见、摸得着、促进科学发展的实事好事,多在实效上下功夫,坚决防止搞形式主义。在认真抓好分析检查各环节工作的同时,继续开展“五送”活动、“城乡手牵手、共建新农村”活动等,要切实按照“一线工作法”,深入基层调研走访,听取意见,帮助解决突出问题。
为认真做好深入学习实践科学发展观活动(以下简称学习实践活动)分析检查阶段的各项工作,根据上级部署和市委《关于开展深入学习实践科学发展观活动的实施意见》要求,结合我市实际,现提出如下实施方案:
一、总体要求
分析检查阶段是学习实践活动承前启后的重要阶段。认真做好分析检查工作,对于巩固和扩大学习调研阶段的成果,促进整改落实阶段的深入开展具有至关重要的作用。这一阶段要围绕“聚力科学发展,加快转型升级,再创*辉煌”实践总载体,以“民主公开,共谋科学发展大计”为主线,认真开展党性党风党纪教育“十个一”系列活动,充分运用学习调研阶段取得的成果,组织各级领导班子和广大党员干部,紧密结合当前形势和本部门(单位)的工作实际,通过深刻分析检查,深入查找贯彻落实科学发展观方面存在的突出问题、党性党风党纪方面群众反映强烈的突出问题、影响社会和谐稳定的突出问题,进一步理清本部门(单位)推进科学发展、加强党风廉政建设的思路和举措,为整改落实、扩大成果奠定基础。
二、具体安排
整个分析检查阶段从2009年5月中旬开始,6月底前基本完成。这个阶段时间紧、任务重,各个环节的任务应及早安排,重点抓好以下七方面工作。
(一)早谋划认真做好准备工作
1、精心制订工作方案。各部门(单位)要紧密结合实际,对分析检查阶段的工作进行认真研究,制订详细的工作方案和具体日程安排,提出切实可行的具体措施,使工作方案和日程安排更具针对性、可操作性。各部门(单位)分析检查阶段工作方案和具体日程安排经市委学习实践活动督导组审核同意后,于5月20前报市委学习实践活动办公室备案。
2、周密部署阶段工作。市委于5月15日前部署分析检查阶段工作。各部门(单位)要在5月22日前召开好工作会议,参加对象为全体党员、机关干部,由党委(党工委、党组)主要领导对学习调研阶段工作进行回顾总结,对分析检查阶段工作作出具体部署和安排。市委学习实践活动督导组要到会进行指导。
(二)重深化继续推进理论武装工作
要在前一阶段集中学习培训的基础上继续深化学习,当前特别是要深入学习中央、省委、市委领导关于学习实践活动及落实科学发展观的一系列重要讲话精神,省委十二届五次全会精神和市委有关重要会议精神。要紧密联系实际,把学习调研和解放思想讨论的成果,体现和运用到分析查找自身差距和不足上,体现和运用到形成高质量的分析检查报告上,体现和运用到推进科学发展的主要方向、总体思路、工作要求和主要举措上。重点开展党性党风党纪教育“十个一”系列活动。
(三)多途径广泛征求意见建议
1、明确征求意见的内容。要按照科学发展观的要求,重点围绕理论学习、思想解放、服务大局、发展思路、科学决策、改革创新、统筹协调、转变职能、服务基层、工作效能、正确政绩观和党性党风党纪等方面,广泛听取广大党员、干部和群众的意见建议,进一步找准影响和制约本部门(单位)科学发展的突出问题、影响社会和谐稳定的突出问题、党性党风党纪方面群众反映强烈的突出问题,以及应对当前严峻经济形势面临的突出问题等。
2、采取多种形式征求意见建议。各部门(单位)要在学习调研阶段专题调研、“三服务”专项行动等征求意见的基础上,继续做好问计于民、求智于民、取信于民的工作。要采取发放征求意见表、召开民主恳谈会、个别访谈、设立意见箱和电子信箱等方式,主动征求上级有关部门、相关业务部门、本部门内设机构、所属单位以及党代表、人大代表、政协委员、一般干部职工、离退休老同志、专家学者、服务对象代表等各个方面、各个层次的意见,确保征求意见的广泛性。党员干部个人也要通过座谈、上门走访、谈心等方式,主动听取和征求群众的意见。
3、认真汇总梳理意见建议。各部门(单位)对征求到的意见建议,要认真汇总梳理,作为撰写分析检查报告和民主生活会发言材料的重要依据。对涉及到市四套班子及市领导的意见建议,由市委学习实践活动办公室汇总后,及时提交市四套班子领导;对市领导征集到的以及各部门(单位)征集到的、涉及其他部门(单位)的意见建议,由市委学习实践活动办公室汇总梳理,以文件的形式,分解落实相应单位办理。对征集和交办的意见建议,要深入分析研究,突出重点,分轻重缓急,即知即改,边查边改。意见建议的办理情况通过一定渠道及时向反映对象反馈。
(四)严要求开好领导班子专题民主生活会和党支部专题组织生活会
1、认真撰写发言材料。领导班子成员要对照科学发展观要求,对照应对危机、加快发展,实现*经济社会又好又快发展,对照单位的职能和个人担负的职责及履行情况,对照本部门(单位)科学发展的措施和成效,对照党风廉政建设实际,结合征集到的意见建议,分析检查领导班子和个人存在的问题和不足,认真撰写发言材料,提出整改的打算和建议。
2、广泛开展谈心谈话。党委(党工委、党组)主要负责同志与其他班子成员、班子成员之间、班子成员与分管部门(单位)的负责同志要开展谈心谈话,就本部门(单位)和自己在科学发展上的思路、措施和党性党风党纪等情况,对如何落实科学发展观要求、推进本部门(单位)的工作沟通思想、交换意见。谈心谈话要坦诚相见,增进相互了解,增进班子团结,增强工作信心,激发工作热情。党委(党工委、党组)主要负责同志还要主动与党外干部沟通思想,认真听取他们的意见建议。
3、召开领导班子专题民主生活会。各部门(单位)党委(党工委、党组)领导班子专题民主生活会,要紧紧围绕深入贯彻落实科学发展观、推动*科学发展,紧密联系当前国际国内经济形势的新变化,紧扣市委“聚力科学发展,加快转型升级,再创*辉煌”实践总载体,深入查找本部门(单位)在保持经济又好又快发展、维护和发展群众利益、促进社会和谐、加强党性党风党纪建设等方面存在的突出问题,深入分析研究主客观原因特别是主观原因,提出整改落实的措施。各部门(单位)要在做好充分准备的情况下,及时召开贯彻落实科学发展观领导班子专题民主生活会。专题民主生活会一般在6月5日左右召开。在专题民主生活会上,要开诚布公地谈问题、找原因、提建议,要正确地开展批评与自我批评,深入查找个人和班子存在的突出问题。要在本部门(单位)科学发展思路上进一步统一思想,振奋精神,坚定信心,共谋发展。要坚持正面教育为主的原则,不翻历史旧账,不纠缠细枝末节,重在分析问题、重在明确方向、重在统一认识。要通过召开专题民主生活会,引导党员干部把精力集中到认真分析研究和解决制约科学发展的突出问题、努力推动科学发展上来。
专题民主生活会可与年度民主生活会合并召开,列席人员可以适当扩大范围。会前,各部门(单位)要认真制定会议方案。各部门(单位)应在专题民主生活会前7天左右,向市纪委、市委组织部和市委学习实践活动办公室书面报告。市委学习实践活动督导组要派员参加督导部门(单位)的专题民主生活会。市领导要到联系点指导专题民主生活会,市纪委、市委组织部要派员参加。会后,各部门(单位)要分别向市纪委和市委组织部报送专题民主生活会情况报告、领导班子成员发言材料、会议原始记录等有关会议资料。
4、召开党支部专题组织生活会。6月10日前,各部门(单位)要结合前期梳理的意见建议,以学习实践科学发展观为主题,组织党员以党支部为单位召开专题组织生活会,按照科学发展观的要求,交流思想,统一认识,分析查找自身差距和不足,明确努力方向。党员领导干部要以普通党员身份参加所在党支部的专题组织生活会,认真听取党员意见建议。
(五)高质量形成领导班子分析检查报告
1、准确把握分析检查报告的主要内容。撰写分析检查报告,是分析检查阶段的中心环节,是前段活动成果的集中体现,也是整改落实的主要依据。各部门(单位)要在充分运用学习调研、征求意见和民主生活会成果的基础上,撰写领导班子贯彻落实科学发展观情况的分析检查报告。分析检查报告要突出重点,全面总结回顾本部门(单位)贯彻落实科学发展观的情况和党风廉政建设情况,客观看待和深入反思在改革、发展、稳定工作中出现的一些失误和教训,认清当前严峻经济形势对本部门(单位)带来的挑战和不利影响,进一步找准存在的突出问题,认真分析产生问题的根源,理清科学发展的思路,提出推动科学发展、加强领导班子及干部队伍建设和党风廉政建设的具体措施。分析检查报告要突出检查和分析两个环节,避免写成一般的工作性总结和报告。
2、认真组织分析检查报告的撰写。从分析检查阶段一开始,就要认真抓好分析检查报告撰写工作。撰写报告要认真学习中央和省委、市委精神,紧密联系本部门(单位)工作实际,充分运用学习调研阶段和民主生活会的成果,突出检查分析问题、理清科学发展思路这个重点。要组织专门力量集中精力撰写好分析检查报告。党委(党工委、党组)主要负责人要全程主持分析检查报告的撰写;其他领导班子成员要积极参与,既要认真负责所分管方面的工作内容,又要对整个报告提出具体的意见建议。在撰写分析检查报告的过程中,要充分吸收各方面意见建议。分析检查报告形成初稿后,要在6月20日前要报市委督导组审阅把关,市领导联系部门(单位)还要报送市联系领导审阅把关。
3、召开党委(党工委、党组)扩大会。初稿基本形成后,要征求领导班子成员意见,并以适当方式,广泛征求各方面的意见,对正确的意见建议要认真消化吸收,不合理的要做好解释说明工作。要召开党委(党工委、党组)扩大会,对领导班子分析检查报告初稿进行讨论和修改完善。党委(党工委、党组)扩大会由主要负责同志主持,党委(党工委、党组)成员参加,并根据本部门(单位)的实际适当扩大参加会议人员。要在会议召开前将分析检查报告初稿送到与会人员手中,以便与会人员熟悉有关内容。要对与会人员提出的意见建议进行汇总、梳理,对比较集中、突出的问题要进行专题研究,并将正确的意见和建议体现到分析检查报告中,努力形成高质量的分析检查报告,使之成为指导本部门(单位)科学发展的重要文件。
(六)聚民意组织好群众评议
1、明确评议的内容。领导班子分析检查报告形成后,要组织开展群众评议,使领导班子分析检查报告更好地反映实际情况、更好地体现群众意愿、更好地凝聚群众智慧,更加广泛地形成领导班子和广大党员、干部在科学发展上的共识。要将具体的评议内容同分析检查报告的主要内容统一起来,引导参评人员着重从以下方面进行评议:一是领导班子对科学发展观认识深不深,调查研究和听取意见的范围广不广;二是领导班子查找的问题准不准,原因分析得透不透;三是领导班子对进一步贯彻落实科学发展观的思路清不清,制定的工作措施可行不可行;四是按照科学发展观要求加强领导班子自身建设的具体措施有没有针对性和可操作性。各部门(单位)要对民主评议中提出的意见建议进行认真研究,充分吸收到修改后的分析检查报告。
2、合理确定参评人员的范围。各部门(单位)要根据实际情况,合理确定参加评议的人员范围和比例,注意体现参评人员的广泛性和代表性,注重吸收熟悉情况、有较强参政议政能力的人员参加。参评人员既要有本单位的党员群众,也要有基层单位、服务对象的代表,还要有本部门(单位)职工中的“两代表一委员”,同时要根据部门(单位)职能,安排熟悉业务的专家学者参加。民主评议团成员要参加所联系部门(单位)的评议活动。
3、采用适当、有效的方式组织评议。各部门(单位)要根据实际情况,采用行之有效的方式组织评议。可采取召开座谈会的形式进行深入讨论,充分听取参评人员的评议意见;也可通过召开评议大会,在认真分析、充分讨论的基础上,由参评人员提出评议意见;还可制作分析评议表,组织参评人员进行书面评议。
2009年6月30日前,各部门(单位)要将领导班子分析检查报告和评议结果,报送市委学习实践活动办公室备案。分析检查报告和评议结果要通过新闻媒体、公开栏、通报文件等方式,在一定范围内进行公开,主动接受党员群众监督。
(七)全过程坚持边学边改
1、进一步突出实践特色。要把应对当前严峻经济形势、保持经济平稳较快发展作为学习实践活动最大的实践、最重要的实际、最需要取得的实效,切实把市委、市政府关于保增长、抓投入“两大任务”、“两年”活动、“两大工程”等一系列决策全面落到实处。各部门(单位)要深入查找在防范国际金融风险、抵御外部冲击、保持经济平稳较快发展方面存在的突出问题,认真分析本部门(单位)在当前经济形势下面临的新课题新挑战,进一步理清应对危机的思路举措。重点要全力推进学习实践活动“6311”工程,进一步拓展“6311”工程内容,采取有力措施,加大推进力度,力争“6311”工程的民生问题、实事项目、发展难题、基础设施建设取得实质性进展。
2、深化“三服务”专项行动。要结合本部门(单位)实际继续深入开展“三服务”专项行动,着力扩大专项行动的覆盖面和受益面,突出服务重点,创新服务方式,深化服务内容,通过点上上门送服务、面上巡回送服务、举办专场服务活动、出台相关服务政策等措施,努力把“三服务”成果从点上向面上延伸,把专项行动从阶段向长效化服务拓展,积极为群众办好事、办实事、解难事,以实实在在的成效取信于民。继续扎实开展好“服务企业”、“对接民生”和“问责提效”等活动,组织开展半年度涉企科室、中层岗位满意度测评,5月底前完成“亮党员身份,亮岗位职责,亮服务承诺”工作。
3、及早谋划创新体制机制工作。要及早把创新体制机制工作纳入部署、统筹安排,制定创新体制机制工作方案,找准完善体制机制工作的重点,明确专门人员集中精力抓好这项工作。要抓紧对本部门(单位)现有工作机制以及制度、政策进行认真梳理,确定哪些是当前急需废止、修改、建立的,哪些是需要一定时间逐步进行创新和完善的,哪些是部门(单位)内部能够研究解决的,哪些是需要上级帮助解决的,抓紧组织力量开展修订和完善工作,确保通过学习实践活动能出台几项管用有效、涉及根本和长远、有利于加快推进科学发展的制度。
分析检查阶段基本结束时,各部门(单位)要认真搞好工作总结,超前谋划好整改落实阶段的主要任务与措施。各部门(单位)分析检查阶段工作总结请于2009年6月30日前报市委学习实践活动办公室备案。
三、工作要求
分析检查阶段是把认识成果转化为实践成果的关键阶段。各部门(单位)要充分认识搞好分析检查工作的重要性,把握要求,严格程序,精心组织,周密实施,扎实做好分析检查阶段的各项工作。
1、领导带头率先垂范。要加强对分析检查阶段工作的领导,主要领导要切实履行第一责任人的职责。党员领导干部在分析检查过程中,要以身作则,要带头征求意见,带头找准问题,带头分析原因,带头理清思路,带头明确方向,带头解决问题,特别要带头参加党性党风党纪教育“十个一”系列活动,切实为广大党员干部做出表率。
2、切实加强指导检查。要切实加强对分析检查工作的督查指导,严防形式主义、走过场。市委学习实践活动办公室要加强全过程的组织协调,正确把握分析检查阶段各个环节的工作要求,及时了解掌握工作进展情况;市委督导组要认真履行职责,加强指导、严格把关,指导各部门(单位)科学地分析和判断形势,确保分析检查工作符合实际情况;民主评议团要充分发挥作用,切实加强监督评议。
关键词:高校档案;管理;考核;实践;机制
中图分类号:G647文献标识码:A 文章编号:1992-7711(2015)01-091-2
《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)第三章第十四条明确提出:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。”针对国家对高校档案工作提出的新要求,有些高校已经开始尝试将档案工作纳入年终绩效考核或对档案工作进行校内考核。但目前还没有健全的考核机制和成熟的典型案例,大家都在摸索一条既科学合理又具有实际可操作性的档案工作校内考核之路。本文将以安徽师范大学档案管理工作考核实践为样本,对高校档案管理工作考核机制进行一番梳理和探索。
一、安徽师范大学实施档案管理工作校内考核的实例分析
为进一步贯彻《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》,推动部门立卷、归档工作的制度化,规范化建设,全面提高档案管理水平,更好地为学校教学、科研、管理工作服务,2012年笔者所在的安徽师范大学进行了第一次档案管理工作校内考核。
考核紧密结合2011~2012年度全校各部门档案工作开展情况,严格依照《安徽师范大学档案管理工作考核办法》、《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》,从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、系统著录、兼职档案员业务能力等方面进行全面考核,考核结果分为优秀、良好、及格、不及格四个等次。通过此次考核实践,对全校的档案管理工作进行了一次完整细致的梳理,暴露出有些部门在保证档案收集的齐全完整方面、电子文件和声像档案的整理归档方面、基建档案和仪器设备档案的整理归档方面存在着或大或小的问题,亟需整改。
虽然在考核过程中发现评分标准里有些条款有待讨论和调整,有些评分因素需要整合或修改,但基本上如实反映了全校档案工作的总体情况,对今后全校档案管理工作的重心和“疑难杂症”的对症处理具有积极的指导作用。
二、高校档案管理工作考核机制探索
“定期对基层单位进行档案管理的考核、评比,不但可以提高基层各单位对档案工作的重视程度,也可以加强监督机制,检查各单位每年的档案工作开展情况,推进档案管理工作的健康发展,进一步提高基层档案工作的整体水平。”[1]如何保证高校档案管理考核工作的顺利进行,关键在于建立一套科学、合理的档案管理工作考核评价机制。在任何系统中,机制都起着基础性的、根本的作用。机制的建立,一靠体制,二靠制度。档案管理工作的考核机制应与其它机制一样,着眼于体制和制度的建立,明确岗位职责,出台规章制度,并从考核方法、考核标准、考核程序、考核结果的有效运用四个方面进行科学合理的制度设计或目标管理。
1.出台考核办法等规章制度,保障考核工作的顺利进行
俗话说:“不以规矩无以成方圆”。制约机制是保证管理活动。有序化、规范化的一种机制,而形成这种制约机制就要靠规章制度来指导和约束相关工作人员。在进行档案管理工作考核之前,必须先出台考核办法等规章制度,从制度上确立考核目的、考核范围、考核内容、考核方式以及奖惩措施等。从而实现考核工作的规范化,考核方法的科学化,考核结果的公正性,以期通过考核来激励全校各部门档案工作分管领导及兼职档案员努力学习档案业务知识,提高档案工作水平。此项工作中需要注意,制度的制定必须以有关政策、法律、法规为依据。制度本身也要有程序性和可操作性,避免模糊不清或歧义的条款出现,为档案管理工作校内考核提供可供遵循的有力依据。
2.制定科学合理的考核标准,保证考核工作的公正公平
考核标准的制定作为档案管理工作考核的核心内容,为考核提供技术保障的同时,也对档案管理工作提出了具体的可量化的详细要求,使考核具有实际可操作性,有利于保证考核结果的公平公正。
制定一份科学合理的考核标准需要分三步走:第一步:确定评分因素。即首先要确定哪些因素作为评分的内容。通过对高校涉及档案管理工作的各部门进行调研,考察、走访、咨询专家等,结合档案工作实际,笔者认为把“组织领导、兼职档案员业务能力、案卷质量”三个因素作为评分内容较为合理。第二步:分配因素比重。即将评分总比重分配到各个评分因素上。案卷质量作为档案工作考核的主要内容,其分配的比重应该高些,组织领导和兼职档案员业务能力作为次要评分因素,应减少得分比重。第三步:制定评分细则。即制定各个评分因素具体分值的评定办法和评定标准。以《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》为例,三大评分因素比重为“组织领导”占20分,“兼职档案员业务能力”占30分,“案卷质量”占50分。又将三大评分因素细化为30个评分细则,每个细则分值1~5分不等。主要考查分管领导是否履行了岗位职责,及时学习、布置、检查档案工作;兼职档案员是否熟悉本部门的归档范围,独立做好本部门文件材料的整理立卷工作,及时、齐全、完整地向高校档案馆移交档案;各部门移交的档案案卷是否齐全完整,是否符合档案整理的要求,组卷是否合理,案卷标题和保管期限是否正确,装订是否规范等等。
3.确定档案工作考核程序,保证考核工作的公开透明
(1)成立档案工作考核领导组。在档案管理工作校内考核启动之时,为保证考核工作的公开透明,应成立由校长、分管副校长、纪委、档案馆等相关部门负责人,档案工作委员会的专家组成的档案工作考核领导组。领导组可下设办公室负责考核的具体工作。
(2)部门自查。各立卷归档部门对照考核标准,对本部门档案管理工作进行自查评分后连同本部门考核时间段内的档案工作总结和支撑材料一并报送档案工作考核办公室。
(3)学校复查。档案工作考核办公室组织有关人员采取看材料、听汇报、抽查移交档案、集体评议等方式,对各立卷归档部门的档案管理工作进行复查,综合评出各部门总评分,并按照分数评定出优秀、良好、合格、不合格等级。
(4)专家审定。考核结果报送高校档案工作委员会的专家进行评审。审定后给出最终意见并形成书面材料或报告。
(5)结果公示。将考核结果公示在学校受众面较广的校园网站或自动化办公系统等平台上,公示期一般为一周左右。
(6)奖优罚劣。公示无异议后对优秀等级的部门进行表彰,对不合格等级的部门予以通报批评,并限期整改。
4.及时反馈档案工作考核结果,提高全校档案工作水平
考核不是目的,是为了促进各部门档案管理工作的整改。在考核工作结束后应将考核中暴露出的问题及时准确地反馈给各部门分管领导和兼职档案员,使他们在今后的档案管理工作中有针对性的弥补不足。高校档案馆也应利用考核结果,有针对性地开展档案业务指导工作。对各部门在考核中暴露出的分管领导不够重视、兼职档案员队伍不稳定、兼职档案员业务能力不足、案卷质量参差不齐等等问题进行对症解决,或加强档案相关法规和制度的宣传与学习,或就文件材料归档工作进行培训,或增强兼职档案员的积极性,提高其档案工作理论水平和实际操作技能。或经常性地派员上门指导,从源头上保证各部门的档案能统一规范标准,各类档案收集的齐全、完整、准确,最终达到提高全校档案管理工作水平的目的。
高校档案管理工作考核机制的构建是一项复杂的系统工程,各项体制和制度的建立与完善需要假以时日,扎根于高校档案管理工作实践中不断摸索经验,提炼总结。在实践中检验机制的科学性合理性,不断修改、完善,最终形成一套不断促进高校档案管理工作良性健康发展的校内考核机制。