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伴随着知识经济时代的到来,知识管理也是越发的重要。现在,如何更好的开发、分享和使用知识,更好的为企业的各部分人员提供便捷、为企业创造价值,成为大家非常关注的一个热点问题。企业的知识管理系统,也就是KMS,是一个企业实施具体的知识管理技术的重要支撑体系,并且在整个的管理过程当中起着非常重要的作用。现在对于企业知识管理系统的研究主要是关于以下的几个方面:
1、关于企业知识管理系统的概念和结构的相关问题的分析。
2、关于企业知识管理的实现方法和实现的技巧经验。据目前既有的分析结果来看,其中涉及到用新的管理理念和新的管理方法来帮助KMS更好实施的研究是比较少的,从而这也就容易造成一种KMS的实施与基本组织的应用背景产生脱离比较严重的一种现象,对企业更进一步的发展产生一定的约束和限制。所以本文就从知识管理系统如何运用先进的理念的角度,对其进行新的探讨和研究,从而对知识管理系统如何更好的实现提出一种新的思路和策略,并且给出相应的理论分析的框架。
二、对企业知识管理系统框架的分析
1.关于系统分析的思维模式
我们在分析一个问题的时候,需要的是综合多个方面的知识、技术和方法等等,所以需要主要运用系统思维的方式。也就是说要从系统的整体结构开始,并且散发到各个的子系统,逐层的分析他们之间的相互关系和变化。所以对于企业知识管理系统框架的分析,我们首先就是要建立一种系统思维的方法。
2.对知识管理的系统分析
在对于知识管理的系统分析中,我们首先需要做的是要明确它的基本组成要素,包括:知识(其中含有显性知识和隐性知识,两者都不可忽视)、人、用于进行知识交流的场所(要考虑到现实的工作场所和虚拟的电子交流的空间这两个部分)。知识管理的过程其实就是这些的要素之间进行知识转换的一个动态的过程,并且知识的管理与信息的管理是密切联系在一起、不可分割的,如图一所示。并且跟一家企业的企业文化和相关的环境也是有很大联系的。所以企业知识管理不仅需要对显性的知识进行管理,同时要更加注重对于知识交流、转换所需环境的重视,更好的实现显性、隐形知识转移的过程,简单说来,也就是要实现知识管理的动态性和资源性的相互统一和协调。
3.企业知识管理系统的层次分析
企业的知识管理系统具体来说可以分为四个不同的层次。分别为:方法层、技术层、应用层和战略层。
(1)方法层
对于知识管理的方法层,简单点来说,就是将知识管理的相关策略进行更好的实施和具体的推进。并且从方法层的角度来说,更加注重的是知识管理的动态性。企业为知识管理和实施提供一种具体可行的方法论作为指导。帮助在企业内部更快、更有效的实施知识管理的推进、应用和改善,从而使它发挥出更加重要的作用。
(2)技术层
技术层的重要作用是确保企业内对于知识管理,一定要有一个非常有效的平台和工具。其中涉及的方面也是非常多的,所以一定要注意其全面性。一般来说,必不可少的平台有:知识管理的IT系统平台、为知识管理运营而提供保障的安全系统平台等等。除此之外,专业的安全管理制度和具体的实施方法也是非常必须的。
(3)应用层
应用层是从知识管理实施的效用的视角,通过对于知识的管理提供一系列的决策方法的支持和相关的业务方面的帮助。并且知识的积累、沉淀和管理,为大家组织并且实施最佳的实践机会。并且帮助职员在进行业务交流和进行集体协作的过程当中掌握到更多的专业知识,不断的进行学习。还可以为自己所掌握的知识进行更深一层的积累和优化,从而促进自身技能的进一步提升。
(4)战略层
战略层是将知识管理作为企业内部的综合性的战略计划的一部分。认为知识管理对于企业的长期发展和企业在市场变化当中竞争力的提升有着至关重要而作用。并且他们把知识看成是非常珍贵而重要的一部分资源。认为企业内部对于知识的管理、实施和有效运用,对企业的盈利情况会产生直接的影响。所以在整个的战略层面,企业对于知识的管理表现在相关的企业内部的知识管理理论和管理框架的认可,并且知识管理的战略计划、组织结构上对于知识管理的重视,都会为知识管理的运营提供非常有利的保障。在这里给大家举个例子,很多的企业都会设立知识总监(CKO),并且每个部门都会有专职的知识工程师,这样就可以更好的推荐知识管理的实施,并且在整个的企业内部建立一种知识共享、交流、学习的良好氛围,从而有效的推动知识管理的实施。
三、结语
对Excel服务器而言,在用作服务器的那台计算机上安装有数据库和服务程序,用户通过网络上的其它计算机(客户机)登录到服务器,从服务器上的数据库中获取信息,进行各种操作,最终的结果再保存到数据库中去,通过这种方式实现了信息的共享。Excel服务器的硬件架构有三种方式:只用一台服务器;数据库服务器和应用服务器分离;数据库服务器、应用服务器和web服务器均分离。构建的企业资源管理系统采用一台服务器的架构(如图1所示),整个系统使用一台服务器,服务端安装在服务器上,客户端软件安装在公司员工和管理人员的电脑或移动PC上。服务端可在公司内部及外部访问。
2系统模块的分类及建立
系统分为四个模块:员工信息模块、设备信息模块、项目信息模块、专利信息模块等,系统模块设置如图2所示。员工信息模块用于登记公司员工的基本信息,包括入企时间、所在部门、职务等;设备信息模块用于记录公司购买的各种设备的名称、型号、数量以及是否已获得过各级各类项目补贴等信息;项目信息模块保存公司已获立项的各级、各类科技项目的信息;专利信息模块则用于登记企业获得的各类专利,包括发明专利、实用新型专利、外观专利等。在管理控制台中添加角色。Excel服务器自带了九个角色,称为系统预定义的角色。为了使系统能够符合专业需求,需要添加角色。添加的角色包括董事长、总经理、人事行政部、研发部等各部门经理及部门员工等,具体如表1。Excel服务器的用户实际上是一个登录帐号,可供人们登录到Excel服务器完成工作。初始只有一个用户,就是Admin,Admin用户拥有全部系统预定义的角色,可以建立其他的用户,并对他们赋予权限。角色建立完毕后根据需要新建用户,如项目部有部门经理张三和员工李四、王五。则新建张三、李四、王五三个用户,对张三赋予部门经理权限,李四和王五赋予员工权限。
3各模块下各功能分类模板的建立
以Admin帐户登录,建立各模块下相应的模板。Excel服务器的优点在于其系统开发是基于微软office软件中的excel表格,任何人只需知道简单的excel软件操作即可开发出企业资源管理系统。以“员工信息卡”模板为例,在设计状态下建立excel表格(如图3所示),表格建好后保存模板表样。因为是新建的模板,还没有定义过权限,所以,在保存了模板之后,需要设置该模板的权限。此时可根据实际需要选择允许操作此模板的角色。如所有管理人员及员工均需要填写“员工信息卡”,则在创建模板时定义所有人均具有填写该表格的权限。接下来需要在模板上定义数据项。数据项指的是模板表样中需要填写内容的那些空白单元格。该模板需要定义的数据项有“姓名、年龄、毕业院校、所学专业......”等。通过定义数据项规定空白单元格输入的数据类型等约束条件。
4各模块下工作流的建立
工作流是对某种表单的规定流转过程的描述,它包括:要流经几个步骤;每个步骤由何人处理;每个步骤要处理(填写)表单上的哪些栏目;从一个步骤传递到下一个步骤必须满足哪些条件,等等。各模块下的模板均需要定义相应的工作流程,如在“项目登记卡”中,需要涉及任务流转即工作流的问题,该表格首先需要由项目部员工填写,然后由项目部经理审核,以可视化编程的形式建立该工作流。对于所有涉及工作流问题的模块,均需要建立工作流。
5结束语
国有企业后勤工作的实质可以归纳为“管理资源、服务需求、科学组织、创造价值”,即:加强后勤服务保障资源的管理,围绕企业和员工的后勤服务需求,通过科学有效的资源配置和服务流程组织,最终满足用户需求,为企业创造价值。后勤工作的价值主要体现在两个方面:一是服务于企业发展,保障企业核心工作业务的高效运转;二是服务于企业员工,增强企业员工的满意度和归属感,提升员工的工作积极性。这种价值很像发动机的油,保证发动机正常运转、输出动能,是企业重要而无形的软实力。
二、构建国有企业后勤管理信息系统的目标及特点
国有企业部署应用后勤管理信息系统的目标总体可以归纳为三个方面。一是提升工作效率,实现后勤精益化管理。国有企业为社会用户提供快速、高效的服务,决定了其需要快速、高效的后勤保障,传统纸质化、手工表格式的后勤管理已经难于满足要求,后勤工作依靠信息系统支撑,向无纸化管理转变,提升工作效率是大势所趋。二是强化服务管控,实现后勤用户更加满意。当前服务业和信息化的融合发展,许多社会服务已经完全实现“掌上可得”。企业职工对内部后勤服务的审视和要求,已经较以往更高。通过信息系统对服务过程的严格管控,有助于缩短服务等待时间,监督服务效果,确保服务落实,提升用户对后勤工作的满意度。三是优化资源配置,打造绿色节能后勤。传统手工报表式后勤管理容易出现管理死角,发生资源浪费。通过信息系统的辅助,有利于强化后勤资源全寿命管理,盘活存量资源,充分利用资源。通过对资源消耗的完整记录,有利于开展统计分析,提出改进措施,实现节能降耗。国有企业后勤工作的特点决定了后勤管理信息系统具有许多不同于其他信息系统的特征。一是面向多层级和巨量用户。系统既要满足本层级内部后勤管理的需要,还好满足上层级对本级、下级管理的需要。不仅面向后勤管理服务工作人员,还面向全体被服务人员,理论上企业有多少职工,系统就有多少用户。不仅面向个体服务需求,还面向群体服务需求。这个特点决定了系统需要应用更加可靠、稳定、满足巨量用户并发访问的软硬件环境。二是集成多种信息系统。构建后勤管理信息系统之前,可能已经有车辆管理系统、员工医疗健康系统、餐饮管理系统等在运作,需要考虑与原有系统的集成,建立相应的接口,实现资源整合和优化配置。三是具有管理和服务相结合的特征。系统既要满足对后勤资源管理的需要,又要实现面向众多职工用户的服务,既要构建管理工作流程,还要构建服务工作流程,两者相辅相成、有机结合。四是具有通用性和个性特征。既要实现对后勤工作本质特征的反映,可以在不同企业之间进行应用移植,还要能满足具体企业的内部管理需要,实现个性化、本地化的业务和流程管控配置。
三、国有企业后勤管理信息系统总体模型探讨
通过前面分析,国有企业后勤管理信息系统总体应是一个多层级、多用户的信息系统,纵向实现管理贯通,横向实现服务贯通;通过建立各种接口,实现与现有各种信息系统的集成;如果职工规模大、用户多,不同层级、不同地域后勤工作存在差异,还应考虑使用多级部署为宜。根据后勤工作“管理资源、服务需求”的实质,可以应用面向对象的方法进行后勤资源模型构建,应用面向需求的方法进行后勤服务流程构建。横向同一层级的总体功能,大体可分为后勤资源管理、服务需求管理、服务流程控制三大方面。纵向不同层级之间,重点要实现管理流程控制、后勤资源抽取、资源统计分析等功能。其总体功能框架如图1所示。在本层级内,后勤资源管理、服务需求管理、服务流程控制三大方面是一个有机整体。每一种后勤服务都可以应用这三个方面进行构建,形成相应的服务应用模块。有多少种后勤服务就可以构建出多少种服务应用模块。后勤资源既可以在后勤管理信息系统中进行创建,也可以通过系统接口抽取应用其他专用服务信息系统的资源。后勤管理者日常应用后勤管理信息系统,其主要工作之一就是对相应后勤资源进行管理维护,做到与实际情况实时相符。后勤服务的最终对象是作为企业职工的人,因此后勤服务需求总体上可分为两大类,一是个体服务需求,如对职工个人的办公物品配置、餐饮服务等,二是群体服务需求,例如举办一场大型会议所需的后勤服务保障。服务需求与后勤资源之间的对应关系,可以是一对一的关系,也可以是一对多的关系,还可以是多对多的关系,如一场重大活动中众多被服务者同时提出的多种服务需求。对人的模型构建是最基本的服务需求构建,其基本属性包括:姓名、性别、年龄、籍贯、员工ID、单位、部门、级别、职务、党群关系等。人的不同属性就隐含了差异化的服务需求,在此基础上构建不同的服务模型。连接服务需求和后勤资源之间的是服务流程控制。根据各种服务需求构建各种用户服务接口。被服务对象通过用户接口启动服务需求流程,后勤管理者通过服务流程的跟踪和管控,满足被服务对象提出的需求。随着智能终端的普及,还可以根据需要开发个人终端后勤服务APP,员工使用个人终端提出服务需求,如野外作业人员送餐预订。上层级单位对下层级后勤管理的重点是后勤资源管控。一是对后勤资源立项、建设、购置、报废等涉及到资源增减环节的过程管控,由此需要构建贯通上下级之间的后勤资源管控流程;二是对下级后勤资源的数据提取,并在此基础上进行的统计分析、展示和资产全寿命监管,统计分析和监管的成果可应用于对下级单位后勤资源建设的立项审批决策。
四、后勤资源及服务需求建模举例
以新员工入职“一站式”服务,为其配置工作所需的办公资源,如办公坐席、电脑、电话、就餐卡、门禁卡等为例,讨论后勤资源和服务需求建模。
1.办公物品资源模型。重点要引入资产全寿命周期管理方法。首先每件办公资产要根据分类为其分配一个唯一的识别号,其次要对其建立使用、库存、维护、报废等相应状态,再次要为其建立与使用人及办公场所的联系。建立办公资产与办公场所的联系很容易被设计者所忽略。现实办公环境中,许多办公资产并没有和具体的使用人发生联系,如会议室内的桌椅、橱柜。
2.办公房产资源模型。一栋房产包含许多楼层,一个楼层包含许多区域(办公室、会议室和公共区域等),一个区域可以包含许多座席和相关办公物品,一个座席还关联办公物品。对办公房产资源的建模,既要对房产所属各层级资源分别进行建模,分别描述其特性,还要描述其相互联系。在此基础上,更重要的是构建办公区域、座席与使用人的联系,以及构建办公区域、座席与办公物品的联系。一旦把一个座席或一个房间分配给一个使用人时,就同时建立了其所包含办公物品与使用人的联系,不用再逐一配置。
3.一卡通资源模型。企业的许多服务,如身份识别、门禁开启、车辆通行、餐饮计费、医疗服务等,可以集成在一张IC卡上实现。构建一卡通资源,除了要建立与被服务对象的联系之外,关键要建立与其他服务信息系统的接口,并尽量集成在一个服务模块界面上,实现在线配置和修改。
4.后勤管理部门工作人员接到人力资源部门的发出新员工入职通知书,在后勤管理系统中的服务对象数据库中创建该员工基本信息,并开通该员工在后勤管理信息系统中的账号。信息可以手工输入,或者通过企业人力资源管理信息系统接口导入(如有建立接口)。
5.该员工或者所在部门综合管理员通过后勤管理信息系统的员工配置服务界面提出入职服务配置申请,通过选择项等方式描述所需的配置需求。
6.后勤管理部门工作人员根据新员工情况,对照服务标准,审核批准服务需求。
7.房产管理员根据新员工职级、部门等信息,对照标准为该员工配置办公区域(坐席或办公室)。该办公区域已配置的办公物品也间接配置给了该员工,并登记在其名下。
8.办公资产管理员根据该员工的其他办公物品需求,如配置一台笔记本电脑,为其分配其他的办公物品。
9.一卡通管理员根据申请事项,为其开通相应的服务和权限。
10.新员工确认所有的服务已经满足,对服务做出评价,并结束服务流程。
五、小结
在总结其它企业岗位价值管理模式的基础上,结合煤矿企业的实际情况,形成了具自身煤矿特色的“3321”岗位价值精细化管理模式。以“3项管理”为基础,推行“3个体系”,运用“2个机制”,通过“1个信息化平台”构建煤矿岗位企业价值精细管理系统。
2岗位价值管理信息化系统的建设
2.1岗位价值管理系统的软件系统部分
煤矿企业价值管理系统软件信息集成平台是将信息技术和实施方法融为一体,为煤矿企业量身定做,结合对煤矿企业的调研分析,对企业信息化解决方案进行个性化、行业化的设置,优化企业的业务模型,精心打造出行业企业级综合型信息系统平台。煤矿企业管理软件信息集成平台是高度复杂的应用软件系统,从底层到高层按照技术相关度和业务相关度的强弱划分成六大层次,然后逐层进行构建,每一层次逐步形成一个相对独立的组件库。一方面有组织的开发底层的各种构件库,另一方面从具体的项目中不断总结有价值的上层可复用部件,从而逐步提高企业的软件复用率。平台综合采用网页控件、权限系统、界面框架、报表组件、企业应用整合(EAI)技术、项目管理技术(PDM)、工作流(WorkFlow)技术、数据挖掘(DataMining)技术,决策分析模型等构架,通过这些技术手段,完成一个企业现代化管理的支撑平台和最佳业务流程的工具,通过信息化系统平台的建设有效解决信息断层、信息孤岛、信息浪费三大问题,并能有效整合现有的业务系统,实现从流程、数据、登录等的统一集成、对接。信息化系统平台将成为煤矿企业未来的业务核心平台,将在未来覆盖到煤矿所有的核心业务系统。岗位价值管理系统信息化是快速准确核算岗位价值的手段。必须紧密结合煤矿企业的经营管理现状再造流程,细化分解指标,激发广大职工的主观能动性和创造性。
2.2岗位价值管理系统的硬件系统部分
2.2.1服务器系统设计。
在服务器系统中,数据库服务器是最重要的服务器,同时也承担着重要的数据查询及更改业务。而且数据库服务器对CPU处理能力、内存要求及I/O性能都有较高的要求,所以数据库服务器一般采用具有较高性能和高可用性的服务器作为数据库服务器。作为其它应用服务器,一般根据应用系统的不同采用不同的服务器。①数据库服务器。用高性能PC服务器作为数据库服务器是一种性价比比较高的选择。它既可以达到较高的性能的同时,也兼顾了采购成本,作为一般性行业和对数据库要求不是很高的环境下,采用高性能PC服务器作为数据库服务器是高性价比的选择。利用2台PC服务器作双机热备,也同时达到了高可用性的目的。②应用服务器。利用高性能PC服务器作为应用服务器是一种性价比比较高的选择。它即可以达到较高的性能的同时,也兼顾了采购成本,作为一般性行业和对数据库要求不是很高的环境下,采用高性能PC服务器作为数据库服务器是高性价比的选择。③数据库系统的选择。根据煤矿企业的实际情况,选择Oracle10g作为岗位价值精细管理系统的数据库。
2.2.2操作系统选择。
配置合理的操作系统,对提升服务器整体的处理能力具有重要意义。
3总结
指员工必须遵守组织中的权利等级和正式指导方针,执行企业的行为规范。而要做到这些,必须通过沟通才能把企业的方针政策传达给员工,并把员工的不满和抱怨反馈给管理层,以适时调整,使控制真正得以实现。有效沟通使公司决策得到准确理解,迅速得以实施。在实际的有效沟通运作中,决策的描述应该是准确、清晰、简洁的,决策的表述应该能够充满活力,引起职员的注意力和共鸣。有效沟通往往考虑到下属的理解能力和接受程度以及对他们现有工作状态的影响等。在实际工作中,只有经过这么一个有效的沟通过程,公司的新决策才能得到准确,有效地实施。
二、协调
有效沟通是协调各个体,各部门,形成良好企业文化的途径。一家公司的部门间能否及时消除误解,密切合作,不仅关系到同事间的团结,而且关系到公司中心工作的顺利完成,严重的会影响到公司的安全收付。如业务部门间合作一笔业务,在工作中需要大量的合作、交流,并且难免会有一些误解,甚至利益分配上的冲突,此时就需要两部门认清目标,明确各自的责任、义务和权利,进行有效沟通,即在实际操作中互相补充,互相信任,避免暗箱操作。每个部门要想做到有效沟通就应该擅长相互理解,正是差异的存在,不断调整自己的沟通风格,保证信息的接收和理解的准确性,这样才能保证部门间合作沟通所依据的信息的客观和准确性,即沟通的有效性,促进部门间的团结和合作,保持工作的高效性,避免不必要的损失的发生。
另外,一个企业要提高整体形象,要提升可持续发展的能力,就要全体员工全身心的投入。管理者通过有效的沟通方式让全体员工及时、清晰、准确地认可、遵守和执行,并且不断地深化,灌输“员工以企业为本,企业以人才为本”的双赢理念,创造良好企业文化。使其真正成为一种极有价值的软约束和软激励。
三、激励
在实际生活和工作中,每个员工都有要求得到他人尊重和自我价值实现的需要。对于员工来说,他们能否有效地工作,是否会对企业及其经营目标萌生出责任感、忠诚心和热情,以及他们能否从自己工作中得到满足感,在很大程度上取决于组织与员工之间“心理契约”的实现程度。构建“心理契约”过程,是一个充分发挥员工的积极性、创造性与智慧的过程,也是保证员工产生高水平的内聚力和承诺(表现为高能量、延长工作时间、意愿多干并对工作满腔热情等)的过程。管理者在实际工作中只有根据每个员工的不同情况采取不同的沟通方式关心、鼓励他们、及时肯定他们的成绩才能构建“心理契约”。一个优秀的管理者就是要通过有效的沟通转变职员对工作的态度,对生活的态度,通过激励使职员从拖拖沓沓的精神状态中解脱出来,激发他们的工作热情和潜力,把员工改造成充满乐观精神、积极向上的人。
在实际的沟通激励工作中,对待不同的职员,管理者应采取不同的沟通激励方式。如对待年轻员工,管理者应给予更多的关心和爱护,经常与他们交流,把组织对他们的期望和要求直接传达给他们,并多给他们鼓励和提醒,必要时给予指导和帮助。在时机成熟时,给他们自主行动的自由,让他们独自承担和完成较重要的工作,保持经常的接触,并及时给予他们鼓励,肯定成绩和进步,公开地表扬和奖励工作优秀的员工等。对待资历深的老同志,首先要把他们看作是财富而不是负担因为他们的经验、责任还是年轻员工所缺乏的。管理者应尊重他们,把他们安排在适合的岗位,经常与他们交流,适时给予培训和提高,调动他们的工作热情。这样,这些经验丰富的老同志同样能够在自己的岗位上做出优异的成绩。管理者的有效沟通一定能创造出和谐的工作环境和气氛,增强员工的责任感和对公司的归属感,激励员工成为绩效接触者
四、交流
在国际化时代中,对于现代企业,跟其它企业交流可以说是今后的一个必然趋势。在实际的有效沟通运作中,公司的观点、意愿及立场首先应该是准确、清晰、简洁的,富有说服力,引起对方的注意与共鸣。“无论多伟大的思想,如果不传递给其他人并被其他人理解,都是毫无意义的。”其次要选择通过何种方式传达和沟通,是用书面形式还是面对面商谈,是坚决还是委婉,是肯定还是留有协商余地,是告知方式还是警告方式等,应根据事情的具体内容和其重要性以及双方合作熟悉程度选择合适的传播沟通方式、方法。在信息时代有不少企业完全没见面对面洽谈过,然而合作非常成功。有效沟通应考虑到对方的理解能力,共同之处以及对对方企业的影响,达到双赢的目标。沟通只有建立在信息准确、清晰、简洁和具有活力的基础上,才能充分发挥其有效性。而有效沟通的最终目的也就是要使信息准确、清晰、简洁乃至生动地传达下去。
企业之间的合作有时难免会有些误解,甚至利益分配上的冲突。能否及时消除误解并达成协议,关系到公司千万美金的安全收付。在这样的情况下需要双方明确各自的责任、义务和权利,进行有效沟通,即在实际操作中互相补充、互相信任,避免暗箱操作,遇到特殊情况双方随时进行沟通,这样就能及时解决实际工作中的难题,把企业之间合作的过程中可能产生的猜测、误解和矛盾得到化解。企业合作的最重要一环是资金的安全收付,在此过程中,需要双方密切合作,及时沟通、消除误解从而确保公司资金的安全收付。
五、小结
曾经多次在各个公司合作谈判会上充当翻译,我深刻地感觉到,有效沟通是企业正常运转和不断发展的重要手段,是企业管理和经营当中必不可少的工作方式,因为一个企业的发展,职员的主观能动性起着非常重要的作用,而能否调动他们的积极性,取决于管理者与其沟通的效果,所以,高效率的管理和经营离不开有效沟通。
参考文献:
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