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1.1研究背景及意义
随着市场竞争的不断加剧,企业的信息化已经在逐步得到推广,但受到其它因素的影响,企业信息化的发展并不是很完善,尤其是企业的业务部门与财务部门的结合已经是企业管理的非常棘手的一个问题。
在企业内部管理上,资金管理并非只与财务部门相关,而是涉及到企业的方方面面,包括各个职能部门、业务部门、分公司和集团企业中的每位员工。随着公司业务迅速发展、分公司增多,以下与资金管理相关的问题不仅日益困扰着管理人员及财务人员,影响工作效率,而且可能成为企业发展的瓶颈[1]。
1.2文献综述
1.2.1财务信息化概述
在企业的财务信息化发展历程中,伴随着企业和财务信息技术的发展,财务信息化正在蓬勃发展,研究和认识财务信息化的发展历程,有助于我们深化和把握财务信息化的发展方向,建立高效的财务管理信息化实施方案。
第一阶段从70年代末至80年代初是我国财务信息化的开始阶段,在这段时期第一次将计算机技术应用于财务结算,使财务结算从复杂的算账、记账工作中解脱出来,这将是标志财务信息化在我国正式诞生。
第二阶段从80年代中期至90年代初期是财务信息化在我国的快速发展阶段,在这段时期,大量的商务专业财务软件纷纷亮相,固定资产、工资核算等工作的处理都纳入财务软件范围,这标志着财务信息化进程已趋于成熟。
第三阶段90年代中期至90年代末期是财务信息化建设的升华阶段,这时财务软件不断更新,面向企业现代管理。为了满足企业实际的管理需求,财务软件集财务管理、分析等业务于一体,使财务管理软件的功能最大化。
1.2.2财务信息化的基本特征
财务信息化是将企业财务和现代信息技术相结合,对企业的财务管理的基本理论和方法及信息化管理等的全方位构造。从而建立满足企业集团财务管理要求的信息系统。因此,企业财务管理信息化具备以下特征:
1.2.2.1财务管理信息化具有复杂性和全面性
首先从范围上看,企业的财务管理信息化包括财务基本理论与方法、财务工作等所有领域,是对企业的财务管理进行系统、全面的发展;其次从技术手段上看,建设财务管理信息化不仅需要计算机技术,更要以通讯和生物工作、网络技术等现代技术为辅助,进行现代财务管理信息系统的构建。
1.2.2.2财务管理信息化具有开放性
随着现代计算机和网路技术的日趋成熟和发展,在现代财务管理信息化条件下,由于企业财务管理采用了现代信息技术,企业相关数据处理自动化,财务信息资源实现共享。企业大量的内部财务信息数据通过网络使企业内外都能及时分享数据、获取信息。
1.2.2.3财务管理信息化具有智能性
其实财务管理信息化可以理解为是电子计算机系统、网络系统、数据及程序、人等有机结合的应用系统。由于它具管理功能和控制功能,因此,它和人相互作用的。在是财务预测与辅助决策的功能必须在工作人员的合作下才能完成。所以,财务管理信息应该是一个人和机交互作用的"智能型"系统。
1.2.3企业财务管理信息化内容
企业的财务管理信息化主要包含以下几个方面:现代企业财务管理的信息化、系统化和网络化。
财务管理信息化取代了以前的纸本做账和人工查账,它主要是通过计算机系统存储的信息能够快速的调动所需要查找的账目,综合反映企业生产、销售等每一个环节。可以说,财务管理信息化是企业财务系统化的基础。经济业务系统化是指企业通过计算机系统,将获取的数据资料进行分析,估算经营风险,预测市场状况,为财务管理者提供管理辅助和决策支持,以实现对企业资金运动的有效组织与管理。财务活动网络化是指将财务活动利用现代网络资源代替传统纸本账目,快速高效的进行财务信息的产生、处理和传递,这也就是我们常说的电子商务、财务管理信息化的结合,由上面所说的几个方面的相互融合,系统完整的构成了企业财务管理信息化这一系统。[2]
1.3研究方法和论文结构
本文以结合魏氏药业有限公司的实际情况为蓝本,充分利用国际上对于企业财务管理信息化的科研成就,再结合企业发展的实际需要,阐述企业进行财务信息化建设的发展步伐。
论文是以阐述财务管理信息化的起源开始,分析财务信息化的意义、概述、本质特征及内容,然后结合魏氏药业有限公司的财务信息化建设现状及存在的问题,再提出财务信息化的建设方案。
2、魏氏达药业有限公司财务信息化建设现状
2.1公司的概况
魏氏达药业有限公司是由海南魏氏达药业有限公司、山东宏益达药业科技有限公司、山东魏氏达药业科技有限公司、山东魏氏达药业有限公司、山东宏益达化工有限公司、潍坊益康医疗器械有限公司组成,是集研发、生产、销售、医疗器械、医药为一体的民营股份制企业。
公司下设开发部、市场部、销售部、售后服务部、物流部、医疗器械部、进口新药部等部门。主要从事医药原料药、医药项目、医疗器械、成品药,在信息搜寻及全国销售,网络覆盖全国。
2.2公司的财务信息化现状
魏氏达药业有限公司的下属企业比较多,地理位置分布比较分散,大部份下属分子公司并未建立起自己的管理信息化系统,还依赖于手工核算、统计,总公司对下属分子公司的财务数据、业务数据不能及时有效的管理控制,部分下属企业对如何加强企业财务管理这个问题似乎被忽视了,聘请专职财务监管的企业个数不多,大多是兼职会计或委托会计。
2.3小结
企业领导高瞻远瞩,对企业的信息化建设投入了极大的关注,及时提出了管理信息系统的建设问题,并予以高度重视。对通过管理信息系统的实施改善企业的管理基础,提升企业的管理水平寄予很大的期望。对于公司而言,财务信息的时效性和准确性是最基本的要求。
3、公司财务信息化建设存在的问题
目前,该公司正处于一个快速的发展时期,企业具备没有人才、缺乏资金、业务和组织多变、承受市场风险能力不强的特点,因此,公司财务信息化建设存在诸多问题。
3.1企业内部存在过多级别的职能部门。过长的管理链条造成人力资源浪费,降低了信息传递速度,使财务管理的效率大打折扣,导致信息滞后。
3.2资金管理散乱,使用效率低。公司财务管理没有充分利用网络财务管理特点,没有形成高度集中的资金管理指挥系统,缺乏统一规范的财务资金调控制度,没有统一的信息平台,财务数据、资金结算、投资融资管理集中不起来。
3.3母子公司的理财目标未能有效整合。集团企业的规模在不断扩大,经验实现多元化、多点化,随之而来的财务管控问题也日益突出,下属公司与母公司的财务出现断层管理现象。
集团企业分子公司多,层级多,所属企业分布于全国各地,由于分布广,所以做为企业的领导就不能及时的了解下属企业的经营情况和财务状况。集团企业只是通过分公司定期上报的财务信息了解下属企业的财务状况,这样,就会使集团企业的财务信息产生延迟,其财务信息的时效性就会大打折扣,并且其上报的财务信息的真实性也不容乐观。
母子公司是一个复杂的组织结构,伴随着集团公司的规模的扩大,势必会给集团公司的财务管理增加难度,母公司很难对各个子公司的财务状况进行直接的控制,再加上母公司与子公司的发展目标的不同,这就需要公司通过财务预算控制来确定公司的发展规模及利益分配,以此来规范子公司在经验管理上的行为,从而使其发展规划和目标与母公司的发展规划目标保持一致。
母子公司的财务监控机制不完善,集团公司在发展过程中,并没有建立有效的预算机制。在对母公司及其子公司的产量、成本、销售额等进行预先的规划,目前集团公司正缺乏及时的、准确的对子公司进行财务预算控制,就会造成集团公司整体的发展战略与子公司不协同。严重影响集团公司的整体利用,弱化集团公司的整体优势。
信息化后,集团公司将充分利用网络信息能实时传递的特点,对母子公司的财务管理目标、财务管理资源、财务预算加以整合,实现公司资源利用最大化。
3.4数据没有共享。人们普遍认为财务管理信息化,就是财务部门的事情。其他部门需要什么数据,就像财务部门要好了。在没有其他部门去督察财务部门,则财务管理系统中的数据不能保证及时更新,在平时查询数据时,就可能存在误差。
3.5数据与其他部门连接不好。公司的财务管理都只是上了一个财务管理系统,而没有上ERP系统。光上财务管理系统就有这么一个缺陷,就是财务管理系统的数据来源,都要靠手工输入。而这个手工输入的工作,效率不高,准确率也不是很理想。而且,然后查询起来也是一个问题。[3]
3.6小结
在公司发展的过程中,公司各职能部门管理、公司资金的管理和利用、公司资源整合、财务数据共享和财务数据连接等的不完备,都会制约公司发展的进程,因此,完善公司财务管理信息化建设是势在必行。
4、公司财务管理信息化建设实施方案
4.1正确认识财务管理信息化建设的作用
在知识经济时代,市场环境瞬息万变,各种信息是公司的生命线。公司必须运用信息化的理论和方法加强经营管理,树立信息理财的观念。通过财务管理信息化建设,全面、迅速、准确地搜集、分析和利用有利于公司发展的各种信息,不仅有助于公司加强内部财务管理与资金监控,提高资金使用效率,而且对于增强公司核心竞争力。
4.2实施管理创新,规范企业管理运作
财务管理信息化建设不是单纯的技术问题,不仅要对建立财务管理信息系统进行规划,而且必须对整个管理制度进行整体规划。公司财务管理信息化建立是以建立集中统一的财务管理体制为基础,以实行公司内部统一财务软件和建立计算机网络为支撑,以建立公司财务结算中心为手段,以公司内部财务人员的集中管理为前提,运用信息技术手段实现财务的集中管理与资金监控,通过系统集成实现全公司统一财务管理。
4.3组建新型的企业财务管理团队
财务管理信息化是企业现代化的基础和核心,财务管理信息化的关键在管理专业人才,企业是否拥有一批专业信息化管理人才将在很大程度上决定公司财务管理信息化建设的成败。首先,公司要结合自身的需要,建立适合企业的人才标准,确定现代财务管理人员的培养方案。其次,对于公司内部财务管理人员,要注意引导,强化财务管理人员的计算机水平。再次,公司储备人才的培养,建立公司财务管理信息化人才培养长效机制,鼓励公司员工积极参与培训,并注重自学,努力提高自身的专业水平。
4.4落实财务管理软件的建设
企业进行财务管理信息化建设,关键是建立高效、规范的财务管理信息网络系统,以及技术支持。对于落实财务管理软件的建设,首先是要完善硬件设施,企业财务管理信息化建设的硬件设施会直接影响今后财务信息系统的运行。所以在建设初期应选择性能良好的新设备,同时也要注意新技术的吸收。其次是在推进企业财务管理信息化建设时选择好财务管理软件也是至关重要的。在设计财务管理软件时,应该要符合公司财务管理的实际需要,紧贴公司财务管理实际,同时还要注意引进外国先进的财务管理信息化思想,以此来提升公司的财务管理软件的现代化水平。
4.5强化财务管理信息安全体系
公司的财务管理信息化所要面临的突出问题就是防范企业内部数据的泄密问题。对于财务管理信息化的安全问题,首先是要从公司内部管理上维护系统的安全。建立严格的财务内部管理制度,从组织机构设置到人员管理,从财务软件开发到硬件管理,从系统操作到文档资料管理,等各方面都应建立严格的防范措施,在制度上保证公司财务管理系统的安全运行。其次是从计算机技术上对整个财务管理系统的各个层次采取周密的安全防范措施,对公司内部机要数据采用安全性更好的数据加密技术,防止公司内部数据泄露,提高财务管理信息系统安全性。[4]
4.6总结
企业财务管理信息化建设是一项长期的系统工程。在财务管理信息化方面需要投入大量的人、物、财,在财务管理软件的选择、改进、安全及人与计算机的结合程度方面,更是需要加强公司内部协同,这些都是财务管理信息化建设成败的关键。只有这样才能建立性能优越、操作方便、安全可靠的财务管理信息系统,
5、结论
1.1完善的核算体系
除了要认真的开展好单位自身的核算工作之外,财务系统还应该体现出其监督以及调控等的功效,切实的按照财务条例以及单位的规章制度等,准确的反馈出单位的运作情形,真实的分析存在的不利现象,进而加以处理。
1.2提升财务人员的综合素质
不论是何种工作,它的开展都离不开人。对于财务工作来讲亦是如此。要想获取其潜在的意义,就必须要提升财务工作者的自身素养。比如要提升他们的专业水平,同时还应该重视道德素养,要谨记细致认真的工作理念。
2加强财务管理的途径
2.1推行全面预算管理和目标成本管理
全面预算管理在某些企业或某一领域又称为“目标成本管理”。企业的全面预算管理是从主观上提高整体管理水平的一种直观的重要的手段,预算管理的核心要素在于对企业的运作提前安排和计划,提前制定预期目标,并根据企业内部现有资源按既定目标进行分配、考核、控制。让企业各个环节按照既定的目标实施。从而,有效实现企业的发展战略。所谓预算,即对本行业市场及相关环境因素进行科学的预测基础上,以目标利润作为前提,编制全面完善的销售预算、采购目标成本预算、各种费用预算、现金收支预算和企业盈利利润预算等等预期指标,确保单位在运作的时候可以依从预算管控的模式,积极的开展管理工作。
2.2强化资金管理
对于单位的财会管理工作来讲,资金管理是其中的一个重要构成要素。单位要高度关注每笔资金的使用情况,确保任何活动都有开展的依据。而且还要从单位受益以及风险等层面上分析资金的流通情况,尽量的降低浪费现象的发生几率,将资金放到那些风险较低收益较高的项目之中。合理的使用资金,将资源利用到位,确保每一分钱都能够花到该花的地方,都可以为单位创造利润。这才是单位提升利润的最为合理方法。
2.3降低企业负债、改变融资方式
当前我国的绝大部分单位运作使用的资金都是贷款,不过由于竞争日益激烈化,此时很多单位的利润已经无法负担高额的利息。因此单位必须减少负债,还要合理的积累资本。针对那些条件达标的单位最好是进行股份制变革,这样就能够吸引资金,企业上市,发行债券和股票,或实行债转股,进一步扩充企业现有资本总量,从而降低企业的负债程度。
2.4改善资产结构,保证资产营运效益
强化固定资产管理,不能用短期借款实行固定资产投资,对于那些在短时间内不使用的资产可以通过合理的转让或是出租等的方法,来提升资金的使用效率,这样也在无形中增加了流动资金。同时还应该积极的催收债款,在开展资金管理工作的时候务必将安全放在首位,要按照风险的种类来划分业主的类型,积极分析业主的信誉情况,成立风险评估体系,完善以资金回笼为中心的销售回款责任制,此举能够降低资金面对的风险。同时我们还应该将风险分散给相关方。单位在和业主共担风险之时,还应该和下级供应机构以及其他方等一起来担负运作带来的风险。最后还要尽量的降低支出,增加欠款数。企业应建立和完善与业主同步的资金给付方式,对于供应商或相关方的应付账款的给付比例应尽量与业主资金支付情况保持一致,避免入不敷出的现象,以确保企业流动资金的充足。
2.5实现财务信息化管理
当今社会是一个信息化的社会,各种信息技术开始被大量的应用到单位的生产工作之中。单位的财务管理体系也开始从电算化发展为综合管理,再到财务共享中心。类似Oracle等企业生产经营类软件逐渐被大多数企业所接受,信息化设备的使用为单位的发展创造了很多的优势。财务管理信息化可以从产品设计开始,到供应、生产、仓储、销售等,将诸多环节一一集成,进而大踏步地提高了整体运营效益。在网络环境下,将财务共享与云计算、互联网、大数据存储计算等等现代化先进技术有效融合,确保资源高度共享,进而降低各类资源的浪费情况的发生几率,减少运作成本。另外,通过信息化技术的共享功能实现企业内的财务数据集中,同时也能及时为企业管理层、决策者提供及时、完整和准确的会计信心,提高企业战略实施深度,提升企业产品市场反应灵敏度,提高企业运营能力,最终实现企业经济利益最大化的目的。
2.6业务财务一体化
单位在开展生产工作的时候要时刻的将财务管理理念融入其中。只有做好了财务管理工作,才能够保证单位获取较高的利润。要从企业生产经营业务的源头开始融合财务管理,将企业业务的推进与财务管理有机结合。用财务管理去监督和约束业务执行的合理性和方向性,用业务管理来促进财务管理的资源配置和有效流转,实现企业经济效益最佳状态。企业要严抓业务与财务一体化在实践中的落实,实现企业规范、有序的财务管理和业务管理。
3结束语
(一)财务人员工作模式的转变
一旦企业信息化实施,依靠现代的通讯技术,可以保障出资人员、经营人员、财务人员以及负责财务的经理都能时刻保持联系,这就实现了基于这四个层面的管理机制的原始构建。一旦实现了该体系的建立,就能够规避在保守的企业管理下各级人员出于一些限制性因素没有办法全方位进行信息对等互换,这在无形之中提高了内控在企业管理模式中的所占比例。社会正飞快地向知识信息型社会迈进,人们在社会上的角色扮演也正在逐渐多元化,同时企业员工的地位也会逐步得到提升,变得能与管理层贴近,雇用身份的色彩会越来越淡,企业的员工可以尝试人力作为资本参与入股,这样在对工作的操控中实现平等参与,将企业利益最大化作为双方类似于“合作”关系的前提,这种共赢实现了共同参与企业管理的经济步骤。企业在实行信息化过程中,由于使用了网络先进的通讯技术,实现了自动化的数据采集、信息加工、存储数据等工作。这样一来负责财务的工作人员在企业内控的财务方面管理就拥有了更多的精力与时间,可以减轻其压力。
(二)控制目标的多样化
在一个企业中,要想实现内控必须要有一个很优越的既定目标,内控目标直接影响了实现内控的途径以及其余构成部分。较为保守的企业中,内控的目标一般可以划分为两种,分别是内控的财务目标和非财务目标。财务目标主要是内控会计实现控制计划的目标,与之对应的非财务目标就是通过在保证遵循国家相关政策的前提下,提高企业的经营效益。企业实行信息化后,业务的流程改变对于企业的内控会产生一定的影响,但是并没有使全局的经营管理目标发生改变,内控的最终目的依然是企业运作效益的增值和效率,同时保障财务信息来源的合理合法。但是依然需要关注的就是业务内容和相关的交易形式发生转变,控制大目标下分支的小目标发生了变化,在企业进行信息化时,内控已经脱离了传统纠错的控制形式,已经渗透到企业经营的各个环节,逐步成为了企业控制权布局的细致彰显。
(三)增加了控制活动的复杂性
企业管理人员为了保证传达的各项指令能够得到充分的落实进而推出的与企业相关的程序和步骤就是说的控制活动。这些控制活动都与企业的业务往来和交易流程有着不可分割的关联。因此,业务方面的任一变动都会影响到控制活动,包括其自动化的实现还有计算机程序的升级。基于新的体系创设的复杂元素,内控的范畴变大,囊括了传统的内控机制没有的控制子系统。
(四)业务重组BPR
作为ERP系统成功实现的先决条件,在进入到BPR之前,必须要对所有的环节进行审核,具体要包括业务流程是否合理、效率是否高等角度。一旦发现不符合审核的马上进行调整。对于因为管控效率低引发的产品销售周期过长、集团决策迟疑导致企业没能承接既能任务量、或者库存的不足以及残次品等问题都是要尽量避免的。BPR实行必须要将以下准则牢记:充分发挥每位员工的作用促使整个流程的顺利进行、阶段性流程优化设计,结合每一阶段的具体情况做相应的调整,发现问题及时解决,完成职能管控向业务管理的过渡。
(五)进度节奏强化ERP
真正的落实需要三个阶段,分别是前期准备阶段,主要从事基础性的数据资料备份;中期的业务重组,交界面划分;最后的阶段就是试实行期,人工作业和计算机的系统操作结合实行,慢慢调节手工作业对于计算机介入的种种不适应。实行起来的具体步骤包括机制启动、程序设计、团队构成、编码测试、资料备份、软件安装与控制、调试、试运作、项目再开发、最终运行等。在每一个阶段都需要管理层和领导的协商还有员工的通力配合,只有这样才能减少计划被终止、拖延以及预算超支等情况发生。要看到在实行的过程中可能会遇到的问题,譬如对预计目标的权衡,考虑到很多现实的因素可能会降低预期目标;计划的运行可能会干扰一些正在运行的业务,由此带来一定的反效用以及一些突发的、不可预估的原因会干扰上级的判断等。鉴于这些不可见的因素,企业的领导必须要未雨绸缪,将一些紧急情况的应对措施提前商议,将监督和管理双管齐下,产生问题及时沟通,正面积极地寻求解决路径。
二、企业信息化对企业内控的优化策略
(一)以人为本企业要想
在信息时代追求自身的持续发展,就要倚靠科技和人才。很多企业都意识到了“以人为本”的理念对于企业实现内控是非常重要的,企业的管理层要充分重视企业员工的挑选以及培养计划,不能再继续单一地将这看做企业内控的外部因素,这已经成为了企业信息化下企业内控的准则革新。之前较保守的内控基本遵循的都是硬性操控,目的性很强。就是要把控所有的人员,一些生产程序按既定模式运行,人是为岗位服务的。在这样的管控思维下,负责的人员需要提前考虑到各种可能性。但是伴随企业信息化的实现,影响企业的因素变得更多更不确定,这种变化是不能预计的,无法再像之前一样单单凭借经验和感觉来判定。因而,未来企业的内控不能只拘泥在一个模式,要根据全局不变更,打破固有模式,不断加强企业信息化背景下企业内控的反应能力和适应能力。
(二)完善信息体系控制
信息技术的本质特征造就了其容易被侵入、容易系统瘫痪的弊病。企业落实信息化,必然企业的一些重要信息资源会存储在计算机系统中,这些都是企业最为关键的不能外泄的数据讯息,一旦外流对企业造成的损失也将不可估量,有时甚至可以导致一个企业破产。正因如此要加强信息体系的控制,保证数据的安全存储和保密度,具体可以通过以下途径:首先要树立起全体员工的控制意识,企业的每一位工作人员都要承担起保护企业机密的重任,不能只有上级建筑彼此间强化这种操控意识,要做到全员戒备,很多人认为技术方面的机密只需要技术部门负责即可,没有必要让所有员工参与其中,这种观点其实很片面。信息体系的构建和维护需要企业所有员工的通力配合,只有这样才有利于整个监管体系运作起来,有效地避免一些人为的疏漏。
(三)健全内控评估机制
企业采用了全新的信息化系统,提升经济效益的同时必然会对之前的体制产生冲击,由此带来的潜在风险因素也会随之增多。这些不稳定因素可能会存在于管理、经营运作以及大环境控制等。针对这些潜在问题,企业务必要加强风险评估机制的建立,很多的经验证明,一些企业的崩盘都与风险控制的不全面有着直接或者间接的关联,因而企业在实现信息化之后,更加需要评估系统的全面性。要定期对内控的程序和操作实况做检查,及时反馈和评价,削减与预期目标之间的差距。
三、总结
(Theachievedresultsofinformatizationconstruction)綦齿传动公司各部门、各系统均使用了信息管理系统支持日常工作的开展,为綦齿传动公司的快速发展和信息化深化建设打下了基础,取得了较好的效果。
1思想统一,观念创新
上述系统的应用,使得綦齿传动公司全体员工充分认识到信息技术对提高企业竞争力的作用。员工对信息化深化建设的需求比较迫切,企业领导对信息化建设战略意义的认识和全局观念也非常清晰。这种思想基础为今后的信息化建设节约了许多统一思想、观念转变的动员时间。很多企业欠缺这种思想基础,给信息化项目的实施造成许多障碍。
2应用基础良好长期的计算机辅助管理应用
为企业培养了一大批计算机技术应用人才。除拥有10多名计算机系统维护、开发人员外,几乎所有管理人员都能熟练应用计算机进行日常业务的处理,绝大多数管理干部都能就下一阶段信息化建设谈出自己的认识和设想。这一基础在许多企业也是欠缺的。
3基础数据基本实现信息化管理
20多个管理信息系统的应用,基本实现对数据的动态管理、集成应用,对设计、工艺、生产、物流、采购、销售、人事、财务等数据实现了较好的信息化应用和管理。企业信息化建设(特别是ERP系统)所需要的基础数据基本准备到位,包括编码体系、产品结构、产品属性、材料消耗定额、供应商数据、客户数据、财务数据、产品价格、人事数据、库存数据、在制品数据、工时定额等数据都应用了管理信息系统进行管理,为下一阶段信息化技术深化应用奠定了数据基础。
4实现了对重要管理
流程的规范PDM系统、BOM系统、直接物料数据管理系统、生产计划系统、MES系统、质量管理信息系统、信息平台等系统,对重要的管理流程规范起到了积极的促进作用,并为下一阶段的深化建设节约了流程描述时间,减少了工作难度。
5计算机网络建设
已初具规模两条主干互联网光纤的铺设,覆盖全公司的局域网,10个固定IP,600多台计算机,部分驻外销售网点通过VPN接入公司网络,为深化綦齿传动公司的信息化建设做了物理网络基础准备。
二信息化建设的体会
(Theexperienceofinformatizationconstruction)笔者在綦齿传动公司工作近20年,亲身参与并组织了公司的大多数信息化项目建设,其中也走过很多弯路,也有很多成功的案例。笔者愿意把这些经验和教训总结出来,希望对各企业,特别是汽车零部件行业的信息化建设有一定的借鉴作用,少走弯路、降低成本、提高信息化系统的实施效率。
1信息化建设要“总体规划、分步实施、效益驱动、重点突破”
信息化建设一定要有规划,这样信息化建设才能有清晰的认识和建设思路,做到先后有序。对应綦齿传动来说,最重要的信息系统有六个:PDM、BOM、ERP、MES、SCM、CRM,这些都是实现企业信息化的有机组成部分,所以在信息化发展的投入过程中,要针对企业的实际情况来对症下药,合理配置,不可偏废。这六个信息化系统,是企业信息化建设的核心和重点,有很多成熟的商业软件可供选择,这些软件(如:Oracle、SAP、QAD、金蝶、用友等)都是经过了实施成千上万家公司信息化系统后,总结经验教训千锤百炼而成,对公司的管理提升和规范会起很大的作用。这些系统就应该购买成熟的软件,而不应该自行开发。
2核心系统中的基础系统
必须先行实施PDM、BOM、ERP、MES、SCM、CRM这六个系统中,PDM和BOM属于基础系统,必须先实施这两个系统,有了基础数据其他核心系统才能进行实施。綦齿传动公司已经实施了这两个系统。PDM系统促进了产品研发管理,构建协同产品研发平台,缩短产品研发周期;实现产品结构数据向BOM系统的高效传递,为其他信息系统提供准确基础数据,避免信息孤岛和数据重复输入,为后续的信息化建设奠定良好基础。BOM系统实现了从变速器型谱总成型号用户代号零件号坯件号锻坯号原材料进行管理,反映产品研发、生产、采购、工艺、成本、价格、销售、服务等方面的信息,包括产品BOM、供应商、价格、工艺路线、材料消耗定额等基础数据。
3信息化核心系统
实施前,必须做好基础数据的准备信息化建设有句名言“三分技术、七分管理、十二分数据”,其实说明了信息化建设数据的重要性,数量不正确,信息化建设只能是带来负面的效果,“进去的是垃圾数量,出来的一定是垃圾数量”。为此,綦齿传动公司近期信息化建设的重点放在了基础数量的准备上。集中力量开发了“直接物料数据管理系统”,对公司库房、在制品物流进行管理,包括坯件库(锻铸坯)、半成品库(加工坯)、分厂在制品(热前、热处理、热后)、成品库(自制及外购成品)、委外机加工产品(外协)、总成装配(零件进总装、总成出总装)、商品库(总成)、配件库、主机厂三方物流移库、主机厂发运等进出数据的全过程管理,做到账物相符,为下一步公司实施ERP系统打下了坚实的基础。
4实施信息化系统前
要对管理和流程进行必要的规范和改进企业自身的管理不规范,流程不清晰,很难实施成熟的信息化系统,应该针对企业的实际情况和行业特点,对企业的管理和流程进行规范和改进。
5核心系统以外的系统
企业应该进行自主开发核心系统以外的系统,一般而言,成熟的系统比较少,而且针对性不强,很难找到适合企业实际情况的信息系统。只要做好了信息化规划,采用相同的基础数据源,这部分系统不会扰乱核心系统的运行,基本不会造成“信息孤岛”,这部分系统应该由企业进行自主开发。
6自主开发系统
要统一开发平台,统一编程语言,统一数据库原来綦齿传动公司开发的信息系统存在大量的“信息孤岛”,很大程度上是由于没有统一编程语言,统一数据库,系统开发各自为政,系统之间不集成和共享而造成的。綦齿传动公司今年信息化建设的一个重点就是,建立“自主开发软件平台”,通过该平台的建设,实现了:①统一开发模式,建立以项目为导向,团队合作开发模式,分工协作,充分发挥员工的技能特长,简化对程序开发员的技能要求。“需求分析员”负责与业务部门接洽,调研、整理并制定符合业务部门当前、近期及远景扩展需求的设计方案,将方案与程序员沟通,交程序员设计实现;“程序开发员”根据需求方案进行程序设计,实现业务部门的功能需求,并进行测试,交付使用,后期维护;②统一开发软件人员编程语言及数据库;③规范《需求说明书》《系统说明书》《使用说明书》的编写和存档,规范《程序编码规则》《数据库设计规则》的编写和存档;④建立企业各基础数据库(如:装配明细表、人事档案、工时定额、材料消耗定额、供应商信息、主机厂信息、客户信息、服务商信息等),实现各系统数据共享,数据来源唯一,实现单点登录;⑤程序代码可进行重复利用,减少功能重复模块工作的开发,提高开发效率。
三结论
(一)社会竞争的加剧随着社会经济的不断发展,企业之间的竞争力不断增加,特别是社会主义市场经济的实施,使得现如今的各大企业面临着不确定的市场因素和前所未有的挑战性。由于信息技术的不断发展,对于会计审计方面的误差几乎为零。为增强企业会计审计的水平,管理者就开始篡改相关的审计数据,以顺应竞争的需要,同时也是在自身利益的驱使下,提高了审计风险度,最终到这整个审计的失败。
(二)审计对象和审计内容的扩展会计审计的对象一般都是其进行监督或者监察的客体,客体有审计监督所包括的实体内容等。全球化趋势的普及开始让审计机构越来越国际化,业务之间互相融合和交叉,这样一来使得会计审计行业的任务开始增加。因此面对未来企业的生存方式,如何更好的评价人力资源问题和电子会计计算、真实数据的可靠性和安全性等问题,以及企业在发展自身的同时如何与社会的大环境进行融合和协调都是企业会计审计所面临的更大的挑战。
(三)审计人员的能力局限和职业道德的变迁审计工作是一项接触面庞杂而又广泛的工作,需要相关的工作人员有广阔的视野和尽可能多的知识面。拥有着广博知识的工作人员才能更加轻而易举的做好审计工作。但是对各大企业的调查结果来看,大多数的审计人员并没有掌握丰富的知识,以至于工作能力受到限制。当今的各大企业正在迅猛发展,工作人员的能力很难适应其发展,这就给审计工作带来了一定的风险,导致了审计结果出现不准确现象,造成整个企业的经济损失。
二、减少审计风险的有效措施
1制定标准,执行准则对于会计审计风险来说,制定科学的管理体制,做好对风险的防范措施是至关重要的,这也是有效降低风险的条件。特别是信息化审计工作中,要制定和信息化相适应的审计标准,不仅满足信息化的基本要求,更能够减小审计的风险度。
2定期检查、了解情况作为审计部门,应该定期对单位进行审计检查,掌握单位实际状况。在检查过程中需要把握的内容包括:(1)熟悉被审单位采用的会计软件情况,业务操作处理流程等,这样可以及时发现会计操作面临的风险隐患。(2)考核会计人员的职业素养,特别是会计信息系统的工作者,如:管理人员、操作人员、维护人员等,防止人为因素造成的审计风险。(3)创建审计信息库,对被审单位的信息系统创建庞大的信息库,这样可以方便单位调动资源。信息库中应设计到单位各方面的信息,将潜在的审计风险控制在最小。
3.内部控制,优化审计要根据单位内部的会计信息系统的不同情况来进行控制,达到优化审计的目的。内部控制所涉及的方面很广,但最主要的包括制度和程序两个方面。这就要求相关工作人员专业性的知识有一定的要求。从内部安全机制、优化信息传输等措施方面入手,使得审计风险得到有效地控制。同时审计人员也要避免“睁一只眼闭一只眼”的工作状态,对被审单位要求严格,对自己的工作负责。对检查中发现的问题应该积极指出,给相关的工作单位提出改进的方向。
三、会计信息化审计的特征
(一)审计所有方面均运用信息化技术随着信息化的不断发展,我国的审计工作也顺应时代的要求广泛运用信息化的技术。特别是计算机的应用已经相当广泛。这就减少了审计工作的繁杂性,充分改善了传统的审计工作的的弊端。虽然现阶段我国的审计工作还不够完善,但是这种信息化模式已经为今后的发展奠定了基础。
(二)具有十分强大的适应能力会计信息化审计的环境是多元化的,同时也有较强的系统化。信息化的特点就是高频率的更新,因此这就要求信息化审计务必要达到实时审计的层次,会计环境也要进行及时准确的判断,以保障企业的会计审计工作能够在实时的变化中仍然能够得到控制。
(三)对原始审计工作的快速提升大多数企业中都是讲审计工作从企业中单独独立出来,以追求审计工作能够有较高的工作效率和较低的风险。审计工作人员可以从强大的计算机系统体系中获取各种各样的数据和信息,再加上企业配置的高技术工作平台,使得其审计工作的效率能够在保证其低风险的前提下将其审计的工作效率提升到了更好的层次。
四、会计信息化审计的实施策略
(一)建构会计审计原则建立健全完善的会计审计原则,政府要在其中发挥主导作用,因为,信息化审计工作所面临的工作环境是多元化的。首先,审计机构和相关的审计部门要从全局出发,结合当前审计工作的现状,制定相关的会计审计原则。同时,政府要有效地保证审计工作能够稳定有效地进行,并且对一定的失误采取相关的补救措施;会计行业本身也要充分重视这一工作,在实施的过程中要将理论指导和实践经验有效地结合,提高审计工作的质量和效率;依靠政府所具有的监督职能,颁布一些相关的法律法规来推进会计信息化审计的顺利进行。
(二)引进和培训信息化审计人才企业的主体就是员工,对于会计审计工作来说,工作人员的能力直接决定了工作的质量。因此,对信息化审计人才的培养和引进是至关重要的,这也是提高企业发展水平的有力保障。对此,企业可以通过内部的培训对相关的技术人员进行培养。针对工作人员的自身的不足,进行有针对性的培训,以提高其知识水平为主,进而更好的是审计人员对审计的相关内容和具体的操作方法有更深入的了解。另外,在我国的各个大中专院校都设立会计审计专业,企业在吸纳人才的时候也要有所选择,不仅要考验应聘人员的专业性知识,更应该充分考虑到其职业素养等各个方面。这样才能为企业选拔出更加优秀的信息化审计人才。