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2007年3月26日,“863”计划了2007年度专题课题申请指南。“863”计划专题课题申请统一通过“国家科技计划项目申报中心”(网址program.most.省略/)进行网上集中申报。为便于科技人员申请“863”计划项目(课题),“863”计划联合办公室对“863”计划申请的共性要求进行了整理,形成了《“十一五”国家高技术研究发展计划(“863”计划)申请指南》,对申请者须知、申请与受理要求、申请书撰写等内容进行说明。
“十一五”期间,“863”计划将继续坚持战略性、前沿性和前瞻性,以增强我国在关键高技术领域的自主创新能力为宗旨,重点研究开发《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006―2020年)》确定的前沿技术和部分重点领域中的重大任务,并积极开展前沿技术的集成和应用示范,培育新兴产业生长点,发挥高技术引领未来发展的先导作用。
“十一五”期间,“863”计划将以信息技术、生物和医药技术、新材料技术、先进制造技术、先进能源技术、资源环境技术、海洋技术、现代农业技术、现代交通技术和地球观测与导航技术等关键高技术领域为重点,按照专题和项目两种方式,组织开展对技术的研究开发。“十一五”期间,“863”计划将在上述高技术领域安排38个专题和一批重大、重点项目。
专题是将探索性强、代表世界高技术发展方向、对国家未来新兴产业的形成和发展具有引领作用,并有望获得原始性创新成果的前沿技术作为研究开发任务,以增强原始性创新能力和获取自主知识产权为目标,支持科研人员在确定的前沿技术方向,进行新概念、新方法,以及概念模型和原理样机的探索研究。鼓励科研人员开展探索性强、风险较大,但研究思路科学合理性、具有鲜明的创新性的研究,激发科研人员的首创精神。专题每年定期公开课题指南,通过同行评议和评审的方式,择优确定课题责任人和依托单位,立项结果向社会公开,接受全社会监督。
项目是将集成性强、有望形成未来战略产品和技术系统、可以进行应用示范、有利于产业技术更新换代,并具备较好的人才队伍和研究开发基础的前沿技术作为研究开发任务,以增强集成创新能力和形成战略产品原型或技术系统为目标,以国家战略需求为背景,进行组织实施。项目遵循“成熟一个、启动一个,成熟一批、启动一批”的原则,分次分批启动。项目任务通过不定期公开指南、招标(邀标)、定向指南、定向委托等方式落实。
本申请指南适用于公开和定向指南的专题和项目课题申请。
申请程序
1.了解申请信息
“863”计划课题和项目申请采取网上申报方式,申报通过“国家科技计划项目申报中心”(以下简称“申报系统”,访问网址program.most.省略/)进行。
拟申请“863”计划课题或项目的研究人员在申请之前,首先需要认真阅读“863”计划管理办法、相关规定和与申请工作有关的通告、通知,从而了解“863”计划的性质、申请资格要求等事项。
拟申请者可登陆科技部网站(most.省略/)或“863”计划网站(省略.cn/)查阅有关办法、规定和申请指南信息。
2.申请单位注册
申请者的依托单位和协作单位均需在“申报系统”中进行注册。注册成功后,依托单位对课题申请者授予申报用户权限。鉴于注册需要一定时间,申请者的依托单位和协作单位应提前在网上进行注册。
3.撰写申请书
申请者在确定本人符合“863”计划课题/项目的申请资格后,应进一步阅读本年度的专题课题或项目申请指南,选择合适的技术领域、专题/项目和研究方向,确定申请的研究课题名称,在申报系统中进行申请书的撰写。
4.依托单位审核申请书
申请书撰写完毕,依托单位须对申请书的真实性等进行审核,并在受理期限内通过网络提交国家科技计划项目申报中心。
申请者资格
1.申请者的构成
自然人或法人可以申请“863”计划课题或项目,其中自然人只能申请专题课题,法人可以申请专题课题、项目课题或重点项目。
申请者的主体由申请负责人和依托单位(或项目牵头申请单位)构成。自然人必须有依托单位。法人是当然的课题依托单位(或项目牵头申请单位),且须指定一名自然人担任申请负责人。每个课题(项目)申请只能有一个申请负责人和一个依托单位(或项目牵头申请单位)。
申请负责人首先应是组织课题(项目)申请和正式提出课题(项目)申请的负责人,同时在该课题(项目)批准后的实施过程中,是该课题(项目)的实际负责人,应保证有足够的时间和精力从事申请课题(项目)的研究。
2.申请负责人(中国大陆公民)应符合的基本条件
(1)具有中华人民共和国国籍;
(2)年龄在55岁(含)以下(按指南之日计算);
(3)具有高级职称或已获得博士学位;
(4)每年(含跨年度连续)离职或出国的时间不超过6个月;
(5)过去三年内在申请和承担国家科技计划项目中没有不良信用记录。
3.申请负责人(港澳台或海外华人)应符合的基本条件
对于港澳台的科技人员,在满足上述(2)~(5)项条件的情况下,只要有正式的合作协议或受聘于课题依托单位,合作期或聘任期覆盖课题的执行期,且每年在课题依托单位工作时间不少于6个月的,即可向“863”计划提出课题(项目)申请,并由课题依托单位出具相关证明材料。
对于海外华人科技人员,包括取得外国国籍和永久居留权的,在满足上述(2)~(5)项条件的情况下,只要正式受聘于课题依托单位,且聘任期覆盖课题的执行期,每年在课题依托单位工作时间不少于6个月的,即可向“863”计划提出课题(项目)申请,并由课题依托单位出具相关证明材料。
4.依托单位应符合的基本条件
在中华人民共和国境内登记注册一年以上的企事业法人单位,包括:大学、科研机构等事业法人;中方控股的企业法人。
5.申请者回避规定
科技部及所属事业单位借调的与“863”计划相关的人员不能申请或参加申请。
限项申请规定
为保证科研人员能够高质量地开展研究工作,国家科技计划实行限制申请及承担课题数量规定。每个课题负责人同期只能主持一项国家主要科技计划(包括“863”计划、“973”计划、支撑计划等)课题,作为主要参加人员同期参与承担的国家主要科技计划课题数(含负责主持的课题数)不得超过两项。申请者应按照上述要求进行申请,且在同一批的申请指南中只能申请1项“863”计划课题或项目。
申请者的责任与义务
1.申请负责人的责任和义务
申请负责人要按照课题(项目)申请指南的要求,认真撰写申请书,要保证所有提交申请材料的真实性。申请者在申请课题(项目)时,应坚持诚信原则,不得弄虚作假,违背科学道德;不得将已经通过其他经费支持获得研究结果的课题、重复进行研究的课题,以及研究内容相同或者近似的课题等向“863”计划再次进行申请。对于故意在课题(项目)申请中提供虚假资料和信息的,一经查实,将被记入信用档案,并在三年内不受理其提交的任何课题申请。
2.依托单位的责任和义务
依托单位须具备开展“863”计划课题研究所必要的条件,并应设有专门的科研管理机构,建立健全的管理制度;依托单位需要按照要求在课题申请书受理截止前的规定时间内向“国家科技计划项目申报中心”进行注册。没有核准注册的单位的课题申请将不予受理。依托单位负责认真审核申请书内容的真实性和经费预算的合理性,承诺在人员和条件上给予保障;并按照规定的受理时间和要求通过网上报送申请书。
申请与受理要求
1.专题
专题下设课题。专题课题分为两类,一类是探索导向类课题,申请者可以根据课题申请指南,提出具体课题名称、研究内容和研究目标;一类是目标导向类课题,申请者应按照课题申请指南要求的课题研究内容、目标和指标,提出具体课题名称和实现的技术路线。申请者可以根据课题申请指南确定的技术方向,结合自身的科研基础和条件,填写专题课题申请书进行申请。
专题课题的申请者可以是自然人或法人。自然人必须有依托单位。法人是当然的课题依托单位,且须指定一名自然人担任课题申请负责人。每个课题申请只能有一个申请负责人和一个依托单位。对于自然人申请者首先应是组织课题申请和正式提出课题申请的负责人,同时在该课题批准后的实施过程中,是该课题的实际负责人,应保证有足够的时间和精力从事申请课题的研究。课题可以有协作单位,但协作单位数量不能超过3家。
探索导向类课题的支持强度为100万元以下,目标导向类课题的支持强度为500万元以下,申请者提出的申请经费不得高于指南规定的经费限额,否则将不予受理。专题课题的支持年限不超过5年。
2.重大项目
重大项目一般下设课题。重大项目任务通过定向委托、公开指南、招标(邀标)、定向指南等方式落实。对于以指南方式落实的课题,申请者填写项目课题申请书进行申请。申请者应按照项目课题申请指南要求的课题研究内容、目标和指标,提出具体课题名称和实现的技术路线。
项目课题必须由法人申请。法人是当然的课题依托单位,且须指定一名自然人担任申请负责人。课题可以有协作单位,但协作单位数量不能超过5家。
申请者提出的申请经费不得高于指南规定的经费限额,并应按照指南的要求提供相应的配套经费,否则不予受理。项目课题的支持年限一般为2~5年。
3.重点项目
重点项目一般下设课题。重点项目任务通过公开指南、招标(邀标)、定向指南等方式落实。重点项目的申请原则上只针对项目整体进行,不接受针对项目部分研究内容的申请,申请者填写重点项目申请书进行申请。申请者应按照重点项目申请指南提出的项目名称、研究内容、目标和指标,提出项目的实施方案和下设课题安排。重点项目经评审立项后,项目下设的课题自动立项。
对于参照重大项目管理的重点项目,项目课题申请指南而非项目申请指南。申请者应填写项目课题申请书进行申请,有关申请要求参照重大项目的课题申请。
重点项目必须由法人提出申请,项目申请单位可以是一家,也可以是多家单位的组合(但不得超过10家),申请单位需提出项目的技术路线、实施方案及课题分解情况。项目申请单位超过一家时,应确定项目牵头申请单位和项目召集人,项目召集人是当然的申请负责人。
申请者提出的申请经费不得高于指南规定的经费控制额,并应按照指南的要求提供相应的配套经费,否则不予受理。重点项目的支持年限一般为2~5年。
申请书撰写要求
“863”计划课题(项目)申请采取网上集中申报,申请书格式类型包括专题课题申请书、项目课题申请书和重点项目申请书。每年使用的最新版本申请书可从科技部网站的申报系统中下载。
申请者登录申报系统,点击进入“863”计划申报界面,根据申请课题(项目)的类型选择申请书进行在线填写,也可先下载申请书模板离线填写,再逐项填写至申报系统中。
申请书的内容主要包括基本信息、主要人员情况、课题(项目)情况、协作单位(联合申请单位)情况、附件、审核意见和声明等几部分。其中重点项目申请书还需填写项目实施方案(包括项目任务分解情况、项目下设各课题的目标和研究内容等)。
申请者应按照申请书中的填写说明和申报系统的提示进行填写。申请者在填写预算申请书时,应与课题(项目)申请书中填写的各项信息保持一致。申请书附件中的相关材料需要以电子文档方式进行上传,上传的具体格式和要求详见申报系统中的“863”计划申报用户手册。
一、你想做什么?__研究目的
你为什么要做?研究意义和立论依据
你如何去做?__研究方案
你以前做过什么?__研究基础
提高命中率=水平+技巧(选题、填表)
选题:
基础研究及应用基础研究
结合国家需求,严格符合指南
结合自己积累及特点(不赶时髦)
注意创新、注意学科前沿、交叉和科学意义
避免重复(已立项的重点重大项目)
有限目标(三年时限,突出重点)
新概念要多费口舌,学术用语要准确,语言表达要具体,防止空泛;写申请书必须采用一种说服评议人对你将要开展的工作产生兴趣的方式去组织整个申请书。申请书的思想要清楚、明确、严谨,逻辑性要强;书写要突出创新点,要有连贯性、前后照应;不写错别字,要使你的申请书能充分、真实地反映出你的学术思想、水平和研究能力,使参加评审的科学家对你有一个较全面的了解,给你的申请投上赞成的一票。
由于国家基金申请竞争激烈,使得申请人的表达能力、说服能力和申请经验几乎摆在与项目本身的学术价值处于同等的重要地位,有了好的想法、高的学位、出色的文章并不能保证一定能获得资助,所以申请人对同行评议过程及对评议专家
评议的重点和要求的了解,对申请书的清晰写作的掌握也是申请成功的一个重要因素。
二、国家基金申请要求申请人在申请书中提供以下4方面的信息:
(请按申请书中的填报说明来填写申请书)
1.简表按《简表填写要求》填写
2.《立论依据》__要充分、合理
特别是要引人入胜、要有近期的文献引证,国内同行的工作要尽量引证,避免过激的评价别人工作。
应说明开展此项工作的研究背景,分析以往研究工作的进展和存在问题,表明你将对那一问题展开研究,或你在工作中遇到了什么新问题和发现了什么新现象,而需要进一步进行研究,将这些信息资料收集全进行分析,以证明你对问题的选择和分析是正确的。必须充分重视所提出问题的创新性。选准了研究问题后,要讲清楚通过你的研究工作将会给本研究领域贡献什么,增加那些新的认识。
3.《研究方案》
这是申请书的核心部分,许多申请人容易忽略它,据统计数据发现50%以上的申请项目均存在这方面的问题,如不合理、不可行、不具体、非最佳等等。我校是63.7%,未资助课题问题出在这里。
①研究目标是项目申请的精髓它必须具体、明确、可行、准确地将你要做什么、希望解决的问题清晰地传递给评议人。
②设置的研究内容和关键问
题应紧紧围绕研究目标,且内容不能庞杂,切忌面面俱到缺乏重点。
③创新的或重要的研究方法、技术路线和实验方案叙述必须清晰、具体;可行性应针对研究内容中提到的研究方法、技术路线和可操作性进行分析论证。同时注意保护自己的思想和关键技术不被侵犯。
④项目的特色与创新应着重于与他人研究的主要不同之处和本项目自身的特点。
⑤预期的研究进展应包括每年的年度进展和每年的主要研究内容;预期研究成果应客观实际,以发表文章和实物或将可能产生的经济效益形式。论文只是载体。申请书中一定要使研究方案与研究目的一致。
4.《研究基础》
要求提供项目组主要成员以往的、主要相关的研究基础和实验室支撑条件的背景资料,并客观的自我评价。尽可能介绍申请项目的前期进展(附上有关已投稿的文章和被接纳的证明),加强对你的信任。提倡尽可能地利用国家重点或部门开放实验室已有的研究设备。
主要成员的学历和工作简历应清晰,提供近三年内发表的的论著目录,且应包括论著中全部作者名单、顺序,论文题目发表年月、期刊名称、期号、页号等。
5.《经费预算》
项目的经费预算是否合理,过高无力资助,过低无法开展工作。99年平均资助强度为13.5万元/项,参照99年指南上99
年的平均强度,平均往上加1万多元。
按申请书上要求的顺序填写各项预算,项目实施费包按申请总金额的10%计算。面上项目累计不超过1万元;仪器设备费不要超过总经费的1/3,只能购买本项研究的特殊专用设备,协作费指合作单位科研经费。
6、绩效管理加强要求《前一结题项目完成情况》,要根据上报的项目《总结报告》认真填写,并按要求附上相关材料,因与新申请项目评审挂钩,均勿马虎。__年惩罚1项。
注意的几点:
① 不要超项,96年10项,97年5项,98年5项,99年5项,一项),__年一项基金委规定每人可承担两项面上项目(包含申请项目在内)和1项重点(重大)项目,并对具有高级职称以上的课题组成员进行检索。发现一人超项即取消资格。要征得每个成员的同意,记住自己参加及申请的项数,特别注意口头承诺的项目数,避免超项。
②在读研究生、已离退休的、不得作为项目负责人提出申请,但可作项目组成员参加研究。
③面上申请者应具有高级职称,中级职称的须有两名高级职称的同行专家推荐。
④已获得国家青年基金资助的,不能再申请国家青年基金,可申请别的类别项目。
⑤按照项目指南公布的学科分类和代码选准申请书投送的学科专业。同一项目组研究内容相近的项目,只允许报送
一个学科(管理学部启用新代码)
⑥外籍额座科研人员以及香港、澳门、台湾地区的科研人员,可以作为项目组主要成员参加在内地进行的研究工作,不能作为项目负责人提出申请。对尚在境外的项目组主要成员,不能在申请书上亲笔签名、合作单位不能盖章的应附本人同意参加合作研究的信件,不要冒签。
1课题全程管理内容与管理层次
课题的全程管理包括项目建议、课题申报与立项、过程管理、结题管理、结题后的跟踪管理、科技档案管理等环节,每个环节又包含一系列管理活动。课题数量多时,可分项目进行管理,也可分阶段管理,无论采用哪一种管理方式,只有将这些环节有机地结合起来,才能实现科研管理工作的良性循环。
课题管理分为2个层次:基础性管理和创造性管理。基础性管理是科研管理人员首先要做好的工作,为完成上级下达的任务而开展一系列管理活动,具有较强的被动性和事务性。创造性管理是更高层次的管理活动,强调充分发挥科研管理人员的主观能动性和创造性,在管理工作中不断创新,并将管理创新融入科研创新之中。前者是如何完成工作,后者是如何做好工作,侧重点不同,管理效果也不同,如果只重视前者而忽视后者,必然使科研管理工作处于比较被动的状态。在扎实的基础性管理工作之上,将创造性管理活动融入每个工作环节之中,才能真正做好课题全程管理工作。
2项目建议
近年来,中药科研领域的专家针对国家颁布的各类科技发展战略规划和计划提出了许多具体的项目建议,具有很强的前瞻性,体现了中药研究的发展动态、趋势和前沿。由于项目建议与科研机构的学术影响力密切相关,因此,科研管理人员应充分发挥引导作用:
①提高自身中医药专业素质和组织管理能力,把握国家需求,了解学科前沿,掌握科研动态;
②密切关注科技部、国家中医药管理局等部门的计划信息,敏锐把握资助方向,有针对性地组织专家撰写项目建议,若该建议被列入招标计划,将为课题立项奠定良好基础;
③如果项目建议被采用而申报的课题却未被立项,需分析原因并与项目组织部门沟通,确保以后建议成功;
④积极推荐专家参与中医药科技发展规划和招标指南的制定工作,既能扩大专家的学术影响力,也利于本单位人员深入理解科研政策导向,从而把握好选题方向。
3课题申报与立项
承担更多的国家级重点课题、高水平课题是研究机构科研竞争力的重要体现,而课题申报的数量和质量是其实现的前提。随着信息技术的发展,网上申报、评审与管理已非常普遍,这就要求科研管理人员必须主动、密切地关注网络招标信息。在获取招标信息后,科研管理部门就要进行申报动员、形式审查、专家评审、课题立项、立项奖励等一系列工作,工作本身有较强的规律性和时效性。
3.1项目与指南的理解
①全面了解国家各类科技计划的特点,指导科研人员选择适合自身研究方向的计划项目进行申报,如国家自然科学基金主要支持自由探索的基础研究,而国家科技支撑计划强调在完成国家目标基础上的科技创新。
②掌握招标计划的立项背景,正确、深刻地理解招标指南的资助范围与重点,结合中药课题管理经验,在选题方面给申报者以必要的提示与指导。
3.2申请书质量控制
①确保申请书的基本信息真实、准确、完整,特别对单位与人员信息严格把关。
②组织专家对课题研究目标、方案、技术路线等核心内容进行评议,帮助申请者理清思路、发现问题并提出修改意见;同时关注申请者对专家建议的采纳情况,分析课题立项与之的关联,以判断专家的科研指导能力。
③保证经费预算符合财务管理规定,并从文字角度审核申请书内容,如重点是否突出,层次是否分明,语言表达是否准确、清晰、流畅等。
3.3申报课题的遴选
①对于限项申报项目,在整体考虑研究机构学科分布、学科发展及科研资源分配等问题的基础上,选择部分优秀课题申报,择优程序的设计应坚持公开、公平、公正的原则。
②对于不限项申报项目,如果不考虑中标率等因素,可以全部上报,有些选题即使被内部评审专家否定也不能轻易放弃,因为某些科研创新点在更宽泛的专家群体中也许是被肯定的,且申请者在完善申请书过程中也会提高自身科研能力。
3.4任务书质量控制
①及时掌握各部门最新的科技管理办法,如科技部为落实“十一五”规划制订和修订了一系列管理办法,这些文件是课题任务书管理和其后各环节管理的重要依据。
②对任务书内容进行把关,如经费与任务对等,若结余经费过多将对财务结算产生影响;考核指标与研究内容相关,避免出现二者不一致的情况;预算编制合理,以保证在执行每个栏目的预算时不出现过大偏差等。
③与外单位进行合作研究应签订正式协议,以明确双方的责权利。
4课题过程管理
课题获准立项是课题管理的良好开端,而课题研究最终能否实现预期目标,过程管理是非常重要的环节。目前科研机构“重申报,轻过程”的现象普遍存在,大家更关注如何争取到课题,而忽视如何完成好课题,甚至出现降低研究目标的情况。课题研究质量高,才有可能获得延续资助,科研工作才会有发展后劲。
4.1课题研究质量控制
课题研究质量的控制需要课题组、科研管理部门、决策层及专家的共同努力才能完成,科研管理人员是多向沟通的中心环节。
①随时关注,主动与研究者沟通和互动,随时掌握课题进展情况,及时发现问题;关注课题研究过程中的新发现,鼓励课题组深入研究,并采取措施加以扶持和培育。
②定期检查,每年组织专家组对在研课题进行评议,与专家共同分析阻碍课题进展的瓶颈所在,并积极寻求解决办法,对确实无法继续的课题及时终止研究。
③随机抽查,如原始记录是否规范、数据是否真实可靠、实验操作与实验室条件是否符合要求等。
④及时反馈,将管理过程中发现的问题及时向决策部门反映,提出自己的看法与建议,并将解决方案反馈课题组。⑤奖惩分明,对研究质量高的课题予以奖励,对伪造数据、弄虚作假者予以惩罚。
4.2课题经费管理
经费管理是过程管理的重要内容,因涉及财务、科研、课题负责人三方职责与权限的协调,也易成为薄弱工作环节,有些科研机构为加强管理会设专职岗位。
①全面了解各计划项目财务管理办法,掌握各办法的不同之处;
②及时采集财务信息为科研管理服务,如课题经费计划数与实际到位数是否一致、经费使用合理性等;
③为财务管理提供科研管理信息,确保经费核算的正确性;
④对某些科目超过预算的课题,提醒课题组及时调整经费支出,必要时向项目组织部门提交预算调整方案。
4.3合作协议管理
课题合作研究有两种类型:一是本单位参与外单位课题,经费拨入;一是外单位参与本单位课题,经费拨出。两种情况均需签订合作研究协议并进行规范管理。
①依据《合同法》规定,结合中药科研工作特点,设计统一格式的合作协议文本;
②制定合理的协议审批程序,实行逐级审核制度;
③严格审核协议内容并提出修改建议,如经费约定是否合理、协议经费占课题经费比例、责权利是否统一、知识产权归属等问题。
5结题管理
5.1研究工作总结
①在规定的结题时间之前,督促课题组进行全面的研究工作总结,要求研究报告真实、客观地反映课题整体研究情况。
②将研究报告与任务书考核指标进行对照,确定是否达到预期研究目标。
③对没有达到预期目标的课题,需分析原因并在结题报告中如实说明,必要时可申请延期结题。
5.2课题经费结算
结题工作包括研究工作总结和经费结算二部分内容,经费不结算就不能认定结题工作完成,但目前结题不结帐的情况十分普遍,有些课题甚至挂账十几年,这是课题组与科研机构利益搏弈的结果,要解决这个问题,必须以严格执行计划项目的财务管理规定为前提。
①要求课题组在提交结题报告前必须进行财务结算,否则不予办理结题手续;
②要求财务部门出具真实的结算报告,必要时双方共同核实账目;
③结算后取消账户,经批准留归课题组的结余经费另立账户管理;
④实行内部审计制度。
5.3结余经费管理
根据《关于改进和加强中央财政科技经费管理的若干意见》([2006]56号)文件精神,科研项目结余经费应严格按照国家有关财务规章制度和财政部结余资金管理的有关规定执行,不得归项目组成员所有、长期挂帐,严禁用于发放奖金和福利支出。这项规定对今后课题经费的预算和执行预算提出了更高要求,对科研机构以往累积的大量长期挂帐课题,建议采取如下措施:
①结余经费按一定比例划归课题组使用,另立财务帐号管理,用于、申报成果等方面的支出;
②按剩余比例划入研究机构公用经费,用于科研再投入,如设立科研探索基金、科研奖励基金等,以培养科研后续发展能力。
6结题后的跟踪管理
6.1继续申请资助
有些课题可以进行深入探索或扩大领域研究,应鼓励其继续申请各类项目以获得后续经费支持,这类课题往往因积累了深厚的工作基础而较易获得资助。
6.2成果鉴定与申报科技奖励
①在结题课题中甄别比较成熟的课题,帮助课题组在结题报告的基础上整理提炼以形成成果报告,并督促其进行成果鉴定。
②根据各级科技奖励的特点,帮助课题组选择适合的奖项进行申报。
③有些课题获得过多次资助,研究工作很深入,可整合为一个比较大的成果进行申报。
6.3成果推广
具有应用性的中药科研成果应及时转化推广,良好的经济效益和社会效益是对科研课题的肯定。
①明确成果推广的时机,如中药新药研发课题在研究初期就应寻找合作企业,以保障研发资金充足并利于后期推广;新方法、新模型等基础性研究成果应及时。
②在中药科研成果的形成与推广过程中,重视知识产权管理,主要涉及专利权、著作权、技术秘密等方面,特别关注与企业合作过程中自身权益的保护,如机构名称在产品宣传中的正当使用等。
③对可公开宣传的成果进行整理汇编,制成项目简介以促进成果推广。
7科技档案管理
7.1归档管理
课题归档工作需要课题管理、档案管理、课题组三方的协调配合才能完成。
①课题管理人员要确保每个课题的全程管理资料具有原始性和完整性,全面收集申请书、任务书、年度报告、结题报告及其它管理文件,如合作研究协议、任务调整报告等。
②档案管理人员指导课题组在研究过程中积累、形成完整的技术资料,后者将技术资料与管理资料合并整理归档,并应重视结题后相关资料归档。
③完善科技档案管理制度,强化归档工作制约机制,只有将档案管理与结题、经费管理结合在一起,才能保证归档工作顺利进行。
7.2档案利用
①明确利用目的,为课题研究、管理决策或成果推广等提供不同层面的服务,如课题研究多利用原始技术资料,而管理决策需要提纲挈领的摘要内容。
②对束之高阁的成果加以发掘,探讨其深化研究、推广的价值。
③利用计算机软件系统进行规范管理,以提高档案管理和利用的效率。
关键词:科研类;项目档案;归档方法
科研类项目档案是科研院所在发展科技事业中形成的重要档案资料,是引领科研发展、创新科研事业的宝贵资源。科研类项目档案是指在科研活动中承担的项目、课题和其管理全过程形成的原始的有价值的历史记录,包括项目、课题的提出、立项、审批、设计、招投标、施工、监理及竣工验收等各阶段中的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像、电子等各种载体形式的科技文件材料。
近年来,我所申报和承建项目、课题越来越多,包括省部级、市级和区级和与高校企业合作实施各类建设项目、科研课题等数十项。其中,2016年完成验收的省部级项目有5项、区级合作课题结题的7项、自立课题结题15项,待结题验收的2项和正在实施建设项目11项。我所科研项目建设繁多,其归档办法没有接受专业培训,归档五花八门,在科研项目的归档和验收时总有那么一两个小问题,要么是项目实施过程中不注意搜集相关资料,或资料准备仓促,验收结题时存在档案资料不全、不齐等缺点,影响了项目验收和档案归档。为了进一步提高科研类项目的验收结题率,提高项目档案管理水平,本文就以我所承担的市科委应用开发类项目《大鳍规模化繁、养殖关键技术及中试研究项目》为例,浅析科研类项目档案归档的一般方法,以此指导我所科研类项目归档管理工作,提高科研类项目的结题验收率和归档率,确保科研类项目档案的完整、准确、系统和安全,以此提高项目档案的利用开发率,促进水产科研事业又快又好发展。
1 项目简介
《大鳍规模化繁、养殖关键技术及中试研究项目》是我所2013年申报的市科委应用开发类项目,经过2年的研究、实施,现已完成了项目研发全过程的科技材料的收集、整理,顺利通过专家组验收,荣获专利受理书和科研成果证书,并已初步完成项目档案的分类、组卷、编目等归档工作。以此为例,具有科研类项目档案归档的集中代表性,浅析科研类项目类档案归档的一般方法。
2 科研类项目档案管理责任
项目立项申请后,建立项目档案工作领导责任制和相关人员的岗位责任制,将项目档案管理与项目课题实施同步进行,纳入其计划管理、项目管理和成果管理等的整个科研活动中,实行建档工作和科研工作“四同步”管理,负责在实施项目过程中同步收集科研项目档案,为整理档案、验收项目作好准备。
“四同步”管理即:①下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步②检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步③验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步④科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。
3 科研类项目档案整理一般方法
科研类项目档案按照项目和档案的验收要求整理档案,依据科技文件形成的先后顺序,结合内容和重要程度进行排列,做到结构严密,系统条理,层次清楚,主次分明。其一般方法是:
1.项目编报通知。
2.项目任务书或实施方案(电子版本纸质化)
其中包含条款细项:项目主要技术指标和研究内容考核指标项目主要学术骨干④项目主要技术骨干⑤项目实施月计划及验收计划⑥经费预算⑦各方主体责任约定及知识产权归属⑧任务书签订(协议或合同)。
3.下达立项计划书(项目及资金下达通知书)。
4.项目绩效考评材料(项目实施总结,一般项目5套、重点项目一式6套)。
包含:项目管理组织架构图项目简介项目管理、资金管理有关制度④项目财务支出明细账目⑤项目进展情况⑥项目执行情况自评估报告⑦其他需要补充材料。
5.项目验收申请。
包含:项目验收申请表项目验收会议通知项目验收会议专家签到册④项目验收专家组专家意见⑤项目结题证书⑤项目⑥项目专利申请书或项目专利申请受理通知书。
6.验收结题材料(一般项目5套、重点项目一式6套)。
包含:收结题申请书项目立项申请书项目预算申报书④项目任务书⑤项目自评估报告⑥项目工作总结⑦项目技术总结⑧⑨专利申请或受理书⑩财务核算资料。
7.科技成果登记申请。
包含:科技成果登记表科技查新报告科技成果评价报告④科技成果证书⑤科技成果完成人证书。
4 科研类项目档案归档入卷
按档案规范要求,科研类项目档案亦遵循相关要求,产生的所有电子版本、图片文字材料等统一用A4纸打印,需图样清晰、文字排列整齐美观,页面整洁,四周留有空格,左测要留出2.5公分的装订线,不得乱画和污损,不得在正文上修改。遵循科研类项目材料的自然形成规律,保持科技文件材料的成套性,以项目(课题)为单位,组合成一个或若干个卷盒。
5 科研类项目档案移交
科研类项目档案整理完毕后由承担项目科室移交给档案室归档,造具移交清单一式2份,移交、接交、监交手续齐备完善双方签字后各保存一份备查,以备科技档案利用、开发。
参考文献
[1]《中华人民共和国档案法》
科研管理科研项目项目申报科研项目管理是高校科研管理工作的重要组成部分,包括项目申报、项目初审与指导、立项管理、经费预算执行控制、项目过程变更管理、绩效考评、结题与成果管理、成果转化与推广实施等各阶段管理。各阶段即独立于全过程,又紧密相衔接与相互作用。从科研管理部门角度来看,科研项目群各阶段管理工作在时间分配上具有延续性、交叉性和重叠性。做好科研项目管理工作,既要抓好每个环节中的工作要点,又要重视各阶段之间的联系。而科研项目能否批准立项,就必须重视项目申报环节工作。无论是项目申报人还是项目组织单位,项目申报工作都是项目全过程管理的始点,更是科研人员进行科学研究、获得项目经费资助的必经门槛。因此,科研水平提升工作,必须从重视项目申报质量做起。近些年来,随着项目需求宽度和投入额度不断扩大和增长,项目来源单位对科研项目立项评审条件、项目可行性论证要求及项目预算执行审查等方面都做了新的改进和革新,尤其是部分科研课题申报的限项规定等对科研项目的申报质量提出了更高的要求。由此可见,要获得具有竞争力的科研项目必须从提升项目申报质量做起,这将直接影响到的项目中标率。提升项目申报质量,既是提高项目中标率的必要条件,也是项目申报执行和管理工作中的核心要素。本文结合项目申报过程中管理实践经验,整理了近些年来项目申报过程中影响项目立项率的常见问题,从广义和狭义两个层面上对项目申报全过程各阶段进行了划分,将执行对象的各阶段工作任务进行深入分析,针对各阶段执行对象所属工作任务关键点的差异性与呈现问题进行映射,提出了提高项目申报质量,提升科研管理水平的对策研究,为相关部门及项目申报人提供借鉴与参考。
一、影响项目申报质量的原因
1.填写项目申报书中常出现的问题
申报书填写格式规范性、文字内容表述准确性、前后逻辑关系一致性等对申报质量有着直接影响。总结了近些年各级各类提交的项目申请书中常出现的问题,主要有以下几个方面:第一,在选题方面缺乏新意,题目过大。第二,申报信息填写未注意到细节的完整性与格式的规范性。第三,申报书中内容表述出现口语化语言,或是在研究内容上出现宣传性、教导性语言。第四,项目组成员梯队构成欠合理,表现在申报项目时为了填写申报书而临时添加项目组成员,对项目成员背景情况、其所拥有的科研技能是否为项目要求所需、成员的分工和职责等未进行斟酌和规划,由此将会导致实际的科研工作基本上都将由项目负责人独自承担,不能真正意义上发挥团队的协作力量,梯队未能对完成项目提供充分保障,使得评审专家对项目能否按期按质完成产生质疑,影响项目立项。第五,解决的问题过多,研究目标过大,难点、关键点及创新点不突出。第六,查新工作重视不够,只关注了国内研究现状而忽视国外研究动态,有些申报文本中提出的问题和解决方法及技术在国外、甚至在国内几年前就已完成,没有自己独特的创新点,重复他人的工作而被立项的可能性很小,引用的文献不具有权威性、时效性。
2.影响项目申报质量的其他因素
从接到下发通知、填写、提交申报书过程的时间通常不会很长。有部分申报者在此阶段完成查阅国内外文献、选题、确定研究目标、设计研究方法和技术路线和对项目进行论证等一系列相关工作,然而高质量的完成这些工作是要建立在前期的预研究基础上的,因为质量必定取决于积累,若平时在科研工作中不去积极地去发现问题,总结科研当中存在的问题,寻找解决问题的路径,进行前期的预研究准备工作,待接到项目申报通知时,在短时间内完成所有内容,其申报书的填写质量自然也不会很高。
此外,对申报科研项目持有消极态度,存在畏难情绪。这部分成员并不是不想参与项目申报,而是缺乏足够的自信心和承担科研责任的热情,总是认为申报项目通过率较低或者是有过申报未批的经历,使其积极性受到影响,对再次申报成功产生畏难情绪;还有部分成员只注重教学工作,忽略了平时科研能力的锻炼和提高,没能平衡好教学工作与科研工作的关系,导致研究基础欠缺,没有相关科研成果积淀,对申请具有竞争力的项目产生障碍;还有些申请者的项目前期成果过多依赖于合作方取得的成就,但自身没有基础工作经验和成果积累,也会影响项目申报质量。
二、项目申报全过程按执行对象和时间顺序的划分
项目申报工作按执行对象可划分为项目申请人和项目组织管理部门;按时间顺序划分,从狭义上来讲,项目申报过程指从接到项目来源部门通知到提交申报材料至项目来源部门的时间阶段,其工作内容指一系列项目申报工作与项目组织单位管理工作。从广义上来讲,项目申报全过程指项目批准立项时点之前的全部相关工作,可分为三个时间阶段,如图1所示:
第一,是申报前期准备工作阶段,即指接到项目申报通知前的前期科研准备工作;第二,是申报中期项目组织与申报内容规划阶段,即指以接到项目申报通知为始点,围绕项目申报下达文件进行申报准备筹划工作完成为终点的时间阶段;第三是申报后期组织整合阶段,指在将前两个阶段的工作预备基础上进行文字表述与整合、修改、审查与提交的阶段。本文拟解决问题的方案立足于广义时间划分基础上。
三、提升科研管理水平
从项目申报各阶段工作任务关键点进行分析,针对问题提出相应解决方案,理清执行对象责任,提升科研管理水平。
1.扎实项目申报前期研究工作,构建学科平台与科研管理平台,营造良好的学术氛围
申请人在相关领域的基础研究工作很重要,其研究背景主要体现在前期承担过的科研课题和已取得的科研成果上。工作经验积累越丰富、成果水平越高的申请者越容易受到评审专家青睐。从项目申报人前期研究工作任务来说,提高项目申报质量,就必须重视平时科研基础工作的积淀,积极参加相关领域学术交流活动,了解当今世界人们关心问题的热点和难点,利用目前拥有的科研经费和资源,争取获得更高质量的科研成果,如发表高水平论文、申请专利、参与著作的编写、参与相关领域研究项目,等等。雄厚的研究背景是向评审专家展示自己研究实力的有效法宝,也为项目能够实施完成提供有力保证。
对于科研管理部门,平时应做好各学科平台、人员梯队的搭建工作,并为科研工作者创造良好的学术氛围,构建组织过程资产管理,努力完善科研管理服务平台。
2.积极开展项目申报中期政策指导与培训工作,保持沟通渠道的畅通与信息的准确性,依据下达要求做好项目申报准备的各项规划工作
项目申报人要认真学习申报政策、指南及申报书填写要求等,依据前期的一系列科研活动进行优选凝练题目,进行方案及可行性研究设计与规划,从项目所需技能实际出发,选择和确定项目组成员及其分工角色,组建一支研究能力强、优势互补、合理分工协作的项目梯队,将对项目的有效执行提供了强有力的人力支持,对项目能够按期按质的完成提供了保障。此外,对研究内容进行工作分解,规划研究工作时间及实现目标,进行经费预算,组织可行性研究方案工作。对于科研项目组织管理部门,应准确下达项目申报通知、申报指南和申报要求,积极开展与组织对相关政策、往期立项经验的指导培训工作,同时要保证沟通渠道的畅通与信息传达与反馈的准确性,做好常预见性问题汇总与提示工作,确保项目申报人将所有有关项目申报信息完全进去。
3.仔细斟酌申报后期的文字整合工作,重视项目形式审查与反馈工作
项目申报人要规范申报文本文字整合工作、掌握申报书填写技巧,主要从以下几个方面做起:第一,重视申报创新性。在项目申请书填写时,要充分体现出研究内容的创新性,有助于引起专家的兴趣和重视度,这也是项目能够立项的关键要素之一。例如,在解决实际应用中关键问题时,要有创新性,描述出自己的与众不同与优势;第二,引用的文献一定是近些年来国内外相关重要文献,即便是研究内容和方法创新性突出,若类似研究论文报道很多,甚至已有很多成熟的报道,也就失去了其创新性的意义,无法构成该项目的创新点。第三,凝练拟解决的关键问题。在填写的申报材料中,首要任务就是能够提出关键问题并清晰准确的表述出来,抓住研究的关键点,才能在课题研究目标、研究内容中对这些问题进行有针对性的解决, 才能有的放矢。第四,研究内容是申请书的主要组成部分,是决定课题能否立项的重要因素,是在前期基础研究工作上的继续深入,也是解决关键问题的核心环节。在填写项目申报书研究内容时,研究内容表述上应能体现出一定的实用价值或研究意义,应针对某一具体研究目标进行研究设计,利用有限资源集中研究,文字内容不能太宽泛,研究方案应具体明确,要注意方案细节前后的逻辑关系,应能清晰的表达项目内容的理论依据,对国内外研究现状准确分析,把握问题分析的准确性,所涉及的研究内容要有深度,使所研究课题有一定的技术含量。
科研管理部门应重视对项目申报书初步形式审查工作,对项目经费预算的合理性进行指导,做好项目申报质量监督工作,避免常见非学术问题出现。此外,科研管理部门也可采取适当的策略引导科研工作者们去发现问题, 同时激发项目申报热情,提高项目申报质量。
四、总结
总之,在项目申报过程中掌握一定的方法和技术,对申请者获得科研项目具有一定的指导作用;发挥科研管理部门在项目申报中的作用,提升科研管理水平,对提高项目立项率具有重要的意义。
参考文献:
[1]何玉艳.科研课题申报和自我管理问题新探[J].技术与创新管理,2012,33(3):262-264.