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关键词:更新会计理念 完善会计理论 促进会计文化发展
中图分类号:F23文献标识码: A 文章编号:
中国有儒家文化,它通过《论语》等理论载体来传承;中国有道家文化,它通过《道德经》等理论载体来传承。“理论是人们对自然、社会现象,按照已知的知识或者认知,用一定的方法,进行合乎逻辑的推论性总结”。因此要推动理论的发展,需要因时而异、更新人们固有的认知理念。而理论的确发展,将促进文化的承传与发扬。会计文化是人们在长期的社会实践活动中逐渐创造和形成的一种文化,其具体表现为与会计有关的意识形态以及相关的理论体系,它是动态发展的。
一、会计认知理念
理念没有什么正确与错误,因为事物是不停变化的,理念会经过实践不断完善。以下通过对会计主要的职能与作用,分析当前中国的会计理念主流,从价值取向探讨会计理念的更新。
(一)从会计职能分析当前会计认知理念
会计职能与作用体现了它的存在价值。事物的价值,将左右着事物的发展。
在《中华人民共和国会计法》中会计的基本职能为:会计核算与会计监督。会计职能的其他观点还有:反映、控制、分析、考核与评价、为决策提供信息支持等。会计职能在会计理论表述中,主要表现为两大会计分支:一是财务会计、二是管理会计。
第一,财务会计它主要是通过对已发生业务的核算、归集处理、分析,形成会计报告形式直接或间接提供给企业的投资者、利益相关者、国家管理机构、社会监管机构等,它的服务对象主要是企业外部人员。目前,在中国财务会计理论体系发展日趋成熟,从国家的法律、规章,到行业准则、制度、规范、职业道德行为规范、相关专业书籍等已形成一套理论系统,财务会计工作也深入到各行各业中。财务会计是对过去的总结,对未来决策有一定的借鉴意义,但是它并不能左右着企业未来的发展战略和决策分析。财务会计的职能及其价值也决定了它在企业管理中的从属地位。更有甚者,部分企业主管领导看不懂会计三张主表,那么会计的价值在他们心中的理念是什么样的呢?
第二,管理会计 管理会计是管理与会计相结合的企业内部会计,它是对企业现在和未来资金运动运用各种新技术理论进行研究分析,为企业管理者们提供战略、战术、运营决策支持服务,在企业经营管理中发挥重要的作用,其在企业管理上的价值不言而喻。虽然“近年来我国会计学术界大量介绍西方先进的管理会计方法,推动了中国管理会计实践的发展”(熊焰韧 苏文兵),但是管理会计在中国企业的实际应用与西方相比还有相当大的差距。分析其原因主要有:
一是内因:中国管理会计理论体系不完善;企业会计从业人员对管理会计的认知不够深入;掌握管理会计理论与方法,并实践于管理工作的会计业界人员较少。
二是外部环境因素:中国至今没有“美国管理会计师协会”那样的行业组织、也没有从法律或规章制度上进行引导;大部分企业管理者对管理会计还比较陌生,没有充分认识到管理会计对企业管理的重要价值。
这些内、外部因素在一定程度上制约了管理会计在中国的发展。
通过对财务会计与管理会计的职能作用及其在中国的现状简析,目前,大部分会计从业人员及非会计业界人士对会计认知理念还停留在财务会计的层面。
(二)更新会计理念探讨
西方国家的财务总监在公司的管理决策中发挥着重要的作用。在西方,公司的CEO不少是从CFO提升上来的,而在中国这情况却非常少,这种差距值得我们深思。
中国会计文化是社会文化的一个分支,受中国的崇尚集体主义、中庸思想等文化影响,会计文化有“法律控制强于职业主义、偏好稳健性、信息透明性不高等特点”(畅秀平)。会计从业人员个人能力的能动发挥较弱。
从中国会计现状、会计文化的特点及对会计认知的主流理念分析,可以看出中西方会计价值差异的原因所在。以价值取向引导,我们应探索建立新的会计认知理念:管理会计与财务会计并重,会计信息是公司制定战略发展规划和经营决策的重要依据,会计(主管)是公司重要的管理人员,其成长目标是成为公司的CEO。
在20世纪初,美国贝尔电话公司聘请费尔先生担任公司总裁,费尔提出了“为社会提供服务是公司的根本目标”的口号,被很多人难以接受,因为谁都认为企业的目的在于盈利。但是,在费尔担任该公司总裁近20年时间里,费尔创造了一个世界上最具规模、成长得最大的民营企业。
理念引导行动,今天的否定者,是为了创造一个不同的明天。
二、以新理念引导完善会计理论体系
中国的财务会计理论体系已经较为成熟,这里主要是探讨完善管理会计理论体系。一个完整的管理会计理论体系,应包括会计学、金融学、各种先进的生产经营管理理论、经济学、战略规划学、信息学、风险评估与控制理论等,还应包括由相关的法律、规章、行业准则、制度、职业道德规范等,它是一门综合性管理学科。
“中国要赶超西方,中国企业要融入国际经济,先进的管理会计方法的应用是不可或缺的”(熊焰韧 苏文兵)。中国需要大批的管理会计师。因此,对中国管理会计的发展,提出以下几点建议:
(一)行政管理部门的顶层设计
为管理会计在中国发展营造良好的环境
1、引导成立相应的管理会计师协会
协会作为自律组织,由协会制定行业基本工作规范、行业职业道德规范。并组织相关理论培训学习。
2、建立管理会计师职业资格考试制度
可实行“拿来主义”,美国有注册管理会计师资格考试。可以参照其理论体系及考试办法,在中国开设“中国注册管理会计师”资格考试。有相应的理论体系,且资格证书得到中国相关部门及社会的认可,对已取得证书的人员从业及竞聘都有很大的帮助。一旦开设考试,管理会计在中国将迅速发展。
3、加强舆论宣传
在财经、管理杂志刊物及媒体上加大力度推广介绍管理会计的价值,引导企业积极应用管理会计人才。
(二)专业理论体系的完善
组建管理会计课题研究小组完善管理会计理论体系。虽然国内已有一些管理会计的著作,但是与国外对比还有一定的差距,且管理会计近年来还在不断的发展之中,有必要组织相关专家学者对管理会计理论体系进行系统完善。为培养高素质的管理会计人才,提供理论素材。
(三)在实践中不断完善管理会计体系
要实践新的会计理念,会计从业者应当志存高远、自强不息,在学习财务会计理论基础上,充分学习掌握管理会计理论与方法,在实践中不断提高自己的能力。通过对管理会计理论的实际应用,对发现的新问题进行研究,不断完善管理会计理论体系。
三、促进会计文化发展
用新的会计理念及会计理论实践于会计工作,必然创造出新的会计文化特征,以进一步推动中国会计文化的发展。试想如果有更多的会计(主管)成长为公司的CEO,中国会计文化的发展将呈现出何种局面呢?
营造良好的会计从业环境,完善会计理论体系。体现稳健性的同时,彰显个人能力的发挥,中国会计文化的发展将翻开新的一页!
四:结束语
物竞天择,更新是事物发展的规律。纵观近百年来中国会计发展史,不断完善与更新,尤其是改革开放后会计与国际接轨,会计理论发展迅速。只是在会计分支管理会计领域相对国外而言,有不足之处。相信随着国家经济发展进一步国际化,会计理论将进一步完善,中国的会计文化将更加辉煌。
参考文献
1、 李煜均.《谈会计文化的发展及其价值取向》.河北师范大学.商场现代化2006年01Z期
2、熊焰韧 苏文兵.《管理会计实践发展现状与展望》.南京大学.会计研究 2008.11
3、畅秀平.《中美会计文化比较与启示》.上海立信会计学院.财会通讯综合版2009年12期
4、美国管理会计师协会 注册管理会计师(CMA)认证考试教材
5、[美]彼得-德鲁克 《卓有成效的管理者》1985 出版
作者简介
姓名:林钦性别:男 学历:本科
工会在构建和谐社会中有着十分重要的作用,就必须要将工会的资产管理工作做好。想要大力的突进社会注意和谐社会的建设,工会组织就必须要积极的去解决职工群众最关心、最直接、最现实的利益问题。并将这项工作当作是工会工作的重点内容,工会必须要积极的增强自身的组织吸引力与凝聚力,将广大的职工团结起来,积极的参与到社会与企业改革中去,以加快发展巩固和谐、以维护稳定保障和谐、以提高素质推动和谐。然而这一切都离不开雄厚的物质基础。加强工会资产管理对于推进企业的改革与发展十分重要,能够为坚持走中国特色社会主义工会发展道路提供坚实的物质基础,有足以落实“组织起来,切实维权”工作方针,同时还能够促进工会系统自身的建设与发展。
二、工会资产信息化管理要达到的目标与需要遵循的原则
(一)工会信息化管理需要达到的目标
从长远来看,工会实现资产信息化管理的目标是通过工会资产管理软件的全面应用,构建起由上至下的一套工会资产管理系统;并在此基础上来建立起网络互联、信息共享安全可靠的全国性工会资产管理系统,最终实现统计数据的电子汇总和网上直报;同时需要以网络来作为依托,对工会资产管理模式进行优化,建立起规范的业务管理体系,提高监管体系与宏观决策体系的有效性与科学性。具体来说主要是以下的三个目标:(1)实现工会资产的全过程信息化管理;(2)要建立起有效的工会资产监管体系;(3)建立起科学有效的宏观决策体系。
(二)工会信息化管理需要遵循的原则
原则一:需要做到完整、正确、统一、及时,能够统一进行规划、统一标准、指导,按照要求分步实施、分级管理,实现网络互联、信息共享。
原则二:进行纵向建设,横向对接。各级工会都需要建立起自己的工会资产管理系统,并且要能够确保独立性与完整性,在条件成熟时还可以与财政、审计等有关部门进行信息交换和共享。
原则三:实现数据向上集中,服务向下延伸。工会必须要通过系统将资产统计数据进行及时的汇总和上传,要让全总能够随时的查到中央、省、市、县、基层五级工会组织的资产情况。同时积极的利用网络。将工会资产管理服务延伸到基层中。
原则四:做到经济实用性。要积极的避免重复建设和力争节约,各级的工会都应该尽量的做到统一使用工会资产管理软件,充分利用,切实发挥其作用。
三、信息化的环境下工会资产管理的措施
工会资产管理信息化是一项系统工程,需要各级工会长抓不懈。要通过推广应用工会资产管理软件,搞好工会资产统计。
(一)通过信息化积极的发展工会企事业,确保工会资产的保值增值与拥有更多的优良资产
要积极的利用信息化建设来发展好工会的企事业,使得工会能够拥有更多的优良资产,进而能够起到联系职工、服务职工、教育职工、凝聚职工的作用,进一步的起到服务经济社会发展大局的作用,壮大工会实力、扩大工会的影响。通过工会资产信息化建设盘活工会资产,维护工会资产的安全与完整,将工会的企事业资产都运营打造成优良资产,为工会开展活动提供更加雄厚的物质基础。同时通过信息化的建设为工会增加更多的工会资产存量规模。信息化建设,将会使得工会的资产管理更加的合理,进而能够更加容易的争取到党和政府的支持。加强工会资产的信息化管理将会让使得对工会经营性资产的管理更加的合理,进一步的优化工会资产结构,形成服务职工、服务工会的特色产业。
(二)发挥工会资产管理软件作用,推进现代化管理手段实施进度
利用资产管理软件进行推进分类管理。以资产管理软件为基础,根据相关规则以及工会资产的存在形态,分别制定出工会流动资产、固定资产、无形资产、对外投资以及其他资产管理的相关制度。积极利用资产管理软件实现管理的程序化。软件有一个明显的特征就是过程清晰、规定严格,因此利用资产管理软件将更加有助于对管理过程进行规范,从而实现工会资产管理的程序化、规范化,使得与工会资产相关的各项操作制度更加的健全、规范。利用资产管理软件实现工会资产的民主管理、透明管理。管理软件中会对工会资产的一切活动都进行记录,因此可以定期的利用软件公布工会资产管理的信息,使得工会资产管理更加的透明化,同时还可以根据软件来逐步建立工会资产使用、清查及评价制度,完善内控制度,接受职工群众和上、下级工会的监督,保持工会资产完整。
(三)将工会资产管理软件与财务决策支持系统相结合
财务决策是对财务方案、财务政策进行选择和决定的过程。财务决策的目的就在于确定最为令人满意的财务方案。只有确定了效果好并切实可行的方案,财务活动才能取得好的效益,完成企业价值最大化的财务管理目标。工会资产管理的过程中财务决策也有着十分重要的作用,因此应该积极的已经财务决策支持系统来为工会的资产管理提供决策支持。而财务决策系统所需要的相关信息也可以由工会资产管理软件来提供,将这两者进行有机结合将更能够发挥其各自的作用,更能够体现出信息化为工会资产管理所能够提供的便利。
关键词:医院;会计档案;信息化
医院会计档案是医院日常业务活动的真实记录,反映医院经营过程中的各种经济活动,从会计报表到财务分析,从预算资料到决算资料,从会计凭证到记账凭证,从成本核算到工资发放,一系列的财务管理过程最终形成会计档案。营改增后,电子发票数量逐日增加,用户可以通过扫码或邮箱获取电子发票,一些建立网上报销系统的企业,已不需要粘贴纸质发票,实现了无纸化报销。中国电信广东分公司2012年开始会计档案电子化试点,每年节约成本1000万元,每年节省库房约400平方米,不需异地调卷,立卷环节减少,工作效率提高。在物联网、云存储、大数据、区块链等新技术不断推陈出新、飞速发展的背景下,医院完善会计档案管理信息化已迫在眉睫。
一、医院会计档案信息化的现状分析
1.医院会计档案管理面临的问题。(1)档案数量愈见增多。按照新《会计档案管理办法》的规定,会计档案中数量最多的会计凭证保管期限由15年增至30年,很多年难以销毁,销毁档案所腾挪的空间又不足以存放新产生的会计档案,为库房存储空间带来极大压力。(2)纸质会计档案查档不便。会计档案经移交档案室后,财务人员及其他职工如需查阅会计档案必须到档案室,一旦财务人员与档案工作人员某一方无法到场,就无法进行档案查阅。(3)电子发票报销未开展。自2016年开始,电子发票已被各行各业使用,而在很多医院,仍停留在纸质载体的管理层级,甚至在电子发票日益增多的情况下,财务报销仍需将电子发票验证打印,电子发票的便利与现行纸质发票的管理制度已然无法对接,甚至某种程度上反而增加了职工报销的难度。2.医院会计档案信息化的法律保障。信息技术得到广泛应用,电子档案及其法律效力逐渐得到认同。2015年,国家税务总局《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(国家税务总局公告2015年第84号),于2015年12月1日起,在全国范围推行增值税电子普通发票。2015年12月,财政部和国家档案局联合了新修订的《会计档案管理办法》中,认可了电子会计档案的地位和效力。2019年4月26日公布的《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条提到:符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院关于修改<关于民事诉讼证据的若干规定>》中提到:“电子数据包括下列信息和电子文件:……文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件;其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。”2020年新修订的《档案法》中明确提出:“电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。”这些法律法规的出台与修改为电子会计档案提供了法律保障。3.医院现行管理系统的现实依据。医院现有OA系统、HRP系统、电子病历系统、医学设备管理系统、LIS系统、档案管理系统等,分属各部门管理与运行,互不关联,输出与存储格式不同,与档案管理系统互不兼容。这些业务系统是医院在信息化建设方面的进展与体现,同时是信息化未能同步规划、同步建设所带来的负面结果,但也为医院信息化整体构建奠定了一定的基础。各自业务系统的运行或多或少都在产生电子文件,如财务工作中,工作核算、绩效考核、各项明细账目等都通过财务管理系统进行分析与生成;人事工作中,职工花名册、职务职称任免等都在人事系统中管理。目前,医院会计档案信息化需要解决的是各业务系统的数据衔接、及电子文件归档问题。
二、顶层设计:跨系统的信息共享平台
1.统筹协调,系统数据兼容对接。大数据、云存储时代,数据集中、共建共享是发展趋势,高度系统集成是会计档案信息化的关键,分散式档案管理已不适应发展需求。新修订的《档案法》第三十六条提到,推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统、业务系统相互衔接。第四十一条,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。构建医院信息资源服务平台,集成办公系统、财务管理系统、档案管理系统等各业务工作系统,分系统内各自部门运行,并最终都与档案管理系统关联。对各业务系统中应归档的原始数据统一采集,所有系统内形成的电子档案都可直接归档至档案管理系统,并通过档案管理系统获取数据。2.统一标准,技术规范设计科学。在医院层级实行统一管理流程、统一元数据管理、统一归档标准。财务管理系统作为重要部分,既包含前段财务业务流程,也应符合电子档案的归档格式与标准要求。首先,梳理财务业务工作,确保会计凭证、账簿、报表输出电子格式,明确电子会计档案的归档范围及归档流程,确定“单套制”与“双套制”的适用范围。其次,制定数据接入技术规范,包括文件格式、接入频率、背景结构、校验规则等标准,实现数据在线归档。3.利用优化,归档与查档流程简化。纸质会计档案的归档流程可细分为打印、组卷、编目、装订、装盒、上架。实现跨系统的信息共享后,对于实行“单套制”保管的会计档案,可以省略打印、手动组卷、装订、装盒、上架等过程,将组卷、编目、移交等流程转至系统间进行。财务人员在财务管理系统中对待移交档案定期移交,编制目录并根据统一设定的档号规则生成档号,打印移交清单,经领导审批后提交归档,编目信息、电子会计档案元数据等信息一并移交。档案管理系统接收移交数据后,对归档信息各项要求进行审核,确认无误后归档流程完成。查档利用流程进一步优化,电子会计档案移交后,拥有权限的财务人员可自行查阅系统内生成的电子会计档案,也可通过档案查询功能申请查阅存量会计档案的原文“数字化”版本;普通职工查档经由财务人员审批并提交申请(如图1)。
三、电子会计档案:数字化走向“单套制”
1.存量会计档案数字化。选取重要程度高、用户利用率高、纸张损坏率高的存量会计档案进行数字化扫描。存量会计档案的数字化可以解决异地利用的困难,方便财务人员的查档需求,提高工作效率,同时,在会计档案保管期限到期销毁后,可延长电子会计档案保存期限,以备可能性的查考。存量会计档案“数字化”的范围应进行明确限定。会计档案的利用主要集中在形成时间的近十年,形成时间越久的会计档案,其利用率会相对越低,随时间推移,基本呈逐步下降的趋势。同时,医院会计档案的利用范围相对集中于药品采购、大型设备购置、“三公”经费、科研课题经费、固定资产等方面。因此,可以将数字化范围限定在以下三个方面,建立专题数据库,方便利用。(1)会计凭证。利用率高的原始凭证和记账凭证进行原文扫描,甚至是保存为OCR识别后可以全文检索的双层PDF/OFD格式;(2)非计算机生成、手工填写的总账、明细账、日记账;(3)非计算机生成、手工填写、永久保存的年度财务报告、部门决算。2.电子会计档案“单套制”。电子档案“单套制”已势在必行,虽然目前实行全部电子会计档案“单套制”在短期时间内难以实现,但部分会计档案“单套制”具有现实可操作性。财务部门推进电算化后,核算、内控等业务工作都在计算机端生成、查阅,打印出的明细账、工资册除了保存备考外很少被财务人员查阅,极大地浪费纸张与库房空间。实行电子会计档案“单套制”,记账凭证、工资发放清册、总账、明细账、会计报表、固定资产卡片等经由财务管理系统生成,在财务管理系统与档案管理系统数据对接的基础上,都可直接归档至档案管理系统,可以不打印纸质版本(如表1)。逐步扩大“单套制”适用范围,提高电子会计档案占比,通过条码条、影像系统扫描等方式关联原始凭证与记账凭证;通过与其他业务系统信息共享,对单位内部形成的原始凭证进行数据交换,减少原始凭证打印步骤,分阶段、分批次逐步推进电子会计档案的开展。从实践来看,“单套制”“双套制”将会长期并存,但信息技术的应用和依赖会越来越强,因此,推进电子会计档案“单套制”,甚至向“单轨制”管理探索势在必行。
四、技术支撑:区块链技术保障“四性”
电子会计档案管理的风险因素主要是如何保障真实性、完整性、可用性和安全性。运用区块链技术可以对“四性”进行信息检测与安全保障。区块链技术将各个区块通过指针形成不可逆的链式结构,每个区块都含有非对称公钥与私钥、数字签名、时间戳等信息,且每个区块都含有上一个区块的哈希值,以此来验证信息的有效性,并允许下一区块的生成。区块数据存储于节点上,节点之间再通过网络形成共享平台。如档案管理系统、财务管理系统可以看作区块链中两个节点,各自系统中的每一条包含加密信息的元数据就是区块。财务管理系统依照统一标准,对数据进行捕获,由财务部门对元数据信息加密,提出移交存储请求,通过区块链共识机制将信息封装成新的区块,存储于区块链中,档案管理系统通过区域链获取此信息。由于区块链技术的去中心化特点,一旦遭受网络攻击,必须掌握全部数据节点的51%,才可以操控修改网络数据,篡改难度大,几乎不可修改,从而保证档案信息的真实性。区块链智能合约机制可以按照预设的规范流程自动执行,通过时间戳等技术记录信息状态,可追溯信息,保障可靠性。运用区块链技术收集数据信息,减少人为参与,并通过共识机制检查文件格式、数据背景等元数据信息,各节点相互配合,保障完整性。区块链技术是新型的分布式数据库,数据存储于财务管理系统与档案管理系统两个节点上,即使某一系统信息遭到篡改或丢失,只要另一系统正常运行,数据仍可恢复,并继续更新记录,从而保证可用性。区块链技术并不是独立的,而应与大数据、云计算等技术融合实践,只要有利于会计档案信息化的建设与发展,都应用辩证与发展的眼光看待。
五、人才保障:培养复合型人才
培养兼具档案、财务、计算机三方面基础知识的复合型人才,弥补精细化分工的弊端。无论是系统的开发运作,还是利用工作的审核批准,都无法脱离“人”的参与。现代社会,分工愈加细化,工作专业化的同时也造成复合型人才的缺失。同时,系统互联,数据信息高度集中,对相关管理人员的要求更高。财务系统与档案系统互联互通,在运行过程中,必然会遇到归档与利用的各种问题,具备财务知识与档案知识,可以解决归档的具体范围与在线利用操作细节。同时,系统互联构架于信息技术之上,掌握基础的计算机技能和互联网知识,可以自行处理简单的系统问题,减少因计算机人员忙碌而造成的在线查档延迟。因此,对涉及财务归档及利用的部门都要指定专人负责,并定期组织培训,包括财务、档案、计算机知识、职业道德等方面内容,由浅入深,逐步深化拓展培训深度与广度,为医院会计档案的智慧化管理储备人才。
在新技术飞速发展的时代,会计档案管理信息化建设是适应技术发展的必要过程。构建电子会计档案管理平台,可以节约管理成本,减少资源浪费,由对会计档案的实体管理转向数据管理,由基础核算工作转向管理监督工作,发挥档案的决策辅助作用。开展电子会计档案与档案管理的共建共享,实行部分会计档案“单套制”保管,甚至向“单轨制”管理模式探索,可以有效地提高档案利用效率,节约财务人员频繁到档案室查档的时间,节省职工报销审核来回奔波的时间。
参考文献:
[1]孔繁杰.创新档案管理,打造绿色账本[J].中国档案,2015
[关键词]信息时代 社会组织 文件管理模式 核心要素
中图分类号:F208 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2015)03-0321-02
信息时代,文件作为社会组织活动原始记录,被公认为组织核心资产和信息资源。社会组织发展愈来呈现出对文件管理的重度依赖性特征,对其更提出了越来越高的要求。由此,社会组织理应积极构建切合自身需求的文件管理模式并做持续优化,以促其结构和功能上的动态优化和静态最优,尽可能实现高标准、高质量、高水平的文件管理。
1 文件管理模式构建与优化的基本战略框架
这里所谓文件管理模式,是指社会组织内文件管理的整体表现形式,也是文件管理的理论架构、制度架构、功能架构、技术架构等组成的完整结构。已有研究成果表明,欧美发达国家虽重视文件管理,较深入探讨了有关细节,尤为关注电子文件管理,却仍然较少直接且系统地讨论类似课题。国内研究现状与国外些许类似,但除冯惠玲、安小米等以外,更鲜有涉及。
本文认为,当前及可预见的未来,社会组织相对最佳的文件管理模式可表述为充分采用计算机技术为核心的现代信息技术,广泛借鉴应用系统科学、管理科学、信息科学等相关学科理论,根据社会组织类型文件管理需求特点,应用高水平标准,具体从管理理念、管理手段、管理内容3个方面着手构建高水平的文件管理系统,并与组织内其他管理系统和信息系统协同,以确保组织利益最优化实现。
2 文件管理模式构建与优化的核心要素
2.1 核心要素界定
如上所述,文件管理模式是一个完整结构体系,涉及到所有要素。然而,却始终围绕着管理内容这一核心要素,即具体的文件管理实际工作。分析社会组织类型在于确知特定文件管理功能需求;管理标准是用于参考构建高质量的文件管理模式;管理理念是文件管理的理论和方法基础;管理手段是文件管理的实施工具。这些都是为核心要素直接服务的,也是社会组织文件管理模式构建和优化的终极目标。
2.2 核心要素的三种视角表述
文件管理实际工作这一核心要素可以分别以系统科学、管理科学和信息科学3种理论视角进行阐释和操作。简言之,从系统科学角度,包括文件管理系统设计、系统实施、系统维护;从管理科学角度,包括文件生成、登记、保存、利用、处置等所有环节;从信息科学角度,包括文件信息的产生、编码、传递、利用等完整运动过程。
2.3 三种视角阐述的因由
第一,包括各类社会工作在内的所有事物皆可运用多种视角予以审视。因为任何事物和工作同时具有多重属性,人们可根据自身特定需要和现实条件以一种或几种视角进行探讨研究,以便深度认识和多维应用,文件管理亦是如此。
第二,目前,人们日渐采取跨学科研究方法。跨学科研究方法可以简单归结为3类,即研究视角、研究方法和理论体系的相互交叉和借鉴应用。由此也产生了3种获益,一是能对同一事物在某种视角下的更深入认识和应用;二是能从多种视角带来对同一事物的多维、全面、深入的认识和多种应用;三是在特定情况下可能衍生新的事物或学科。对于本文提出采取3种视角探讨文件管理模式构建与优化来说,主要追求前2种获益。
现代科学研究日益重视跨学科研究,各学科理论研究的界限渐趋模糊,一是基于任何事物同时附含多种属性这个基本因由;二是为了以上的获益目的。鉴于此,学科交叉对于各项社会工作的理论研究和实际运作越显极为必要。
2.4 着重采取系统视角研讨核心要素
本文虽认为需采取3种视角对文件管理工作这一核心要素开展研究,然而主要采用系统科学视角进行具体讨论,也即将其看成为文件管理系统的构建优化和实际运作。以下从电子文件管理系统的角度就核心要素展开探讨,却同时适用于传统纸质文件管理,仅在技术层面需做一定程度的区别而已,因为纸质文件管理同样可看作是系统运作。
采取系统科学视角是基于以下考虑:一是系统科学提供的是一种全景式视角,将某种事物或工作看作一个完整系统予以审视。这在整体性研究文件管理工作方面比管理科学和信息科学视角更显直接、有效;二是信息时代,文件管理工作主要将表现为电子文件管理系统运作。虽然纸质文件管理将依然存在,但电子文件管理无疑将占据主导地位;三是从更高层系统的视角来看,文件管理系统同时又是社会组织整套系统的有机部分,着重运用系统科学来构建和优化文件系统,对于促进文件系统与其他子系统的协同运作,共同服务于组织效益具有重要意义。
3 系统视角下核心要素具体阐述
3.1 文件管理系统的设计与优化
系统设计需完成以下子任务:A. 调研组织文件管理的功能需求,进而形成系统设计的总则指南;B.确定系统功能、结构和内容以及予以技术实现的整体架构;C.采用合适的系统开发平台工具和编程语言,配以其他可靠的相关信息技术,将系统设计予以完整实现。
上述每一方面的失误都将直接导致系统设计的失败。设计工作可谓是对整个系统的立法,是对整个系统包括结构和功能等在内的所有层面进行全面规划和参数设置。故此,系统设计工作对于文件管理模式构建与优化最为重要。
系统设计可遵循以下途径逐次展开:
第一,做好前期调研分析,重在准确获得以下信息:
A.完整准确的组织结构和管理体系;B.主要业务范围和发展愿景;C.具体的业务流程;D.组织内信息流程体系;E.现行各类系统的现状和主要功能(包括现行文件管理系统及其后续的评估报告资料等);F.总体的财政状况;G.组织在同行业领域内的相对绩效表现。
需对这些资料展开深层次多维分析,将主要形成各种分析报告,得出设计工作所需的关键性信息要点,主要是形成组织在当前及未来一定时期内业务发展对于文件管理的功能需求体系,以及相应的元数据体系等。功能需求体系是指文件管理整个流程的有效实现对于系统所提出的功能要求及其完整体系。
与其他管理工作相比,元数据体系对于文件管理功能的可靠实现尤其关键。因为,作为文件的背景信息、内容信息和结构信息标识的各类元数据,是有效实现文件管理全流程功能的关键因素。
第二,在调研基础上,着手系统设计工作。
系统设计将综合运用系统工作和管理工作等方面的先进理念,依据前期调研分析结果,设计出完整的文件管理机制和管理流程的总体架构,其中包括元数据体系、功能体系、协同运作功能、升级和改进空间等构成的技术实现方式完整架构。管理机制是指文件管理的总体原则体系,主要包括如管理层次及相应职责的配置、管理规则体系。因此,管理机制更多地体现为各种原则和规范的体系。
设计工作也可视作为系统搭建一个理想模型,该模型应强调在理念上足够先进、在功能上足够强大、在整体架构上足够优化,且具备较好的协同功能以及足够的升级空间,等等。
第三,对系统模型予以程序和技术实现。
建立模型后,仅需根据既定的技术实现方案完成系统设计。技术实现方案主要包括系统程序开发工作规划、相关的网络通信技术方案、其他软硬件设施配置,等等。其中,最关键的是系统程序开发。
系统设计需在理念上积极借鉴系统科学理论。文件系统符合系统的一般特性和运行规律。宏观层面上,文件系统主要表现为常规线性系统的高度结构化运行。因此,系统设计中有必要从各方面予以优化,以便在未来实施过程中发挥预期的理想效果。
文件系统同时也是一个有人参与的信息系统,且文件信息蕴含着知识属性等,都使得系统在微观方面必然存在一定的软性特征,主要表现在文件利用工作中,人的因素和信息的知识因素发挥着主导作用,由此导致系统呈现非完全可控的复杂现象。此外,由于文件系统一般会与组织内其他系统实施协同,必然导致极为复杂的协同作用,尤其是当与专家系统等典型非线性系统协同运行时,必然对自身系统产生整体反馈,其影响是非完全可控的。故此,文件系统同样存在一定的非线性和复杂性,可能对文件管理甚至整个组织管理产生难以估计的优劣影响。然而,作为开放系统, 文件系统在非线性运作中一般会自动适应于环境、自动趋优。这就是为何强调子系统之间应该协同以产生协同效应,其获益往往超出预期。
3.2 文件管理系统的实施与优化
文件系统实施是系统设计开发的直接目标和具体实现。从实施步骤来说,又可分为调试运行、正式全面启用2大阶段。调试运行对于真实验证系统工作质量起到决定性作用。严格的调试运行将对系统设计工作提供完整报告,真实反映出系统设计工作质量,并具有以下价值:一是调试运行将直接得知已设计的系统能够较好地胜任既定目标;二是若试运行过程中发现系统设计所应用的理念和技术无法满足现实需求和未来拓展需要,同时在功能架构这一主要方面存在重大硬伤等等重大问题,将直接导致设计失败,需做大幅度修改,甚至需要推倒主要架构重新设计,这都将导致系统开发工作超过预定期限。在成本过高的情况下,更将直接导致组织可能无法负担二次开发的高昂支出,将不得不终止开发工作。
系统调试运行并基本解决了所有关键性问题和主要的细节问题之后,可选择可行方式正式启用。可行方式主要包括如:A.一次性全面启用;B.分段启用方式;C.将新旧系统并行运行一段时间,待新系统实现了稳定运行之后适时撤除旧系统。每种方式各具优缺点,后两种尤其是最后一种方式的突出优点是稳妥,缺点在于组织必须为此承担双系统并行运作的较高成本。
从系统工作视角,实施工作就是通过充分应用系统预置的所有功能,促使系统得到最高效的运作,尽可能获得最佳效果。换言之,也即充分挖掘文件系统的综合潜力,并且促其与组织其他系统的协同,促使系统出现非线性作用下的更趋优化的整体效应。
系统实施过程中还需做好培训。系统开发小组应编制详尽的系统操作手册及相关培训资料。一般是在系统正式启用的前后提供集中培训,也可视具体需要适时提供各类后续咨询或零散培训。总之,培训目的在于促使组织内相关职员全面深入了解文件系统,使职员能够开展标准化、流程化的系统操作,最大程度地发挥系统作用,促进组织业务发展。
另外,还应鼓励(或在系统设计构建中制定相关激励制度)职员在系统日常操作过程中,根据组织业务发展潜在的文件需求,以及系统实际运行状况等,形成相关报告乃至建议等,将为系统的改进升级乃至换代提供直接依据。
3.3 文件管理系统的维护与优化
系统维护也即后续评估和升级对于文件系统同样重要。一是对于系统的正常运行来说,后期维护是极重要的。刚开发完成的系统虽在当时基本满足组织发展对系统的功能需求,但随着组织业务的发展,功能需求必然发生变化。同时,系统在长期运作中,也很可能会显现出各种深层问题。当综合评估认为这些需求变化和问题并不对文件系统的功能架构和技术水平等构成致命威胁时,则完全可在现有系统框架下予以持续性升级,这样不仅能较好地解决问题,成本也较低,对于组织绩效来说是至关重要的;二是若现行系统的功能架构和技术水平等关键方面已经无法适应组织发展需求时,最好开发全新系统。
详尽评估是对系统实施过程的直接展示,将为新系统开发工作提供翔实资料,甚至可作为设计工作前期调研分析的直接参考资料。必须根据实际情况,采取高质量评估工具,制定可行方案,采用成熟的评估方法具体开展系统实施的评估工作。评估需从“文件管理功能需求的有效实现”以及“系统的安全高效运作”2个方面综合审视文件系统的实际表现,同时评估文件管理对于组织发展实际发挥的作用。总之,主要目的在于通过评估获得原始数据,综合考察系统运作的整体情况,做出相关研判。
条件许可的情况下,应尽量做好文件系统评估工作,为系统最终处置的相关决策提供依据。当评估认为只需对系统做持续升级时,只需在不触动主体功能架构的情况下,对系统各方面进行改进。当评估认为需要开发新系统时,则需积极准备。然而,在新系统尚未投入使用之前,仍需做好现行系统的维护工作,以满足日常业务的需要。
参考文献
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关键词:高中美术;教师;能力
作为一名高中美术教师,面对的是人生观、世界观已经基本形成的青少年群体,那么我们教师只有全面提高自己的素质才能更好地教育在当今这样一个社会成长起来的孩子们。美术教学工作,要不断完善自己提高自己的,只有先充实自己,才有资格教学生,在充实自己的过程中,自己的能力越强,自信心也就越强,学生才更敬仰你,尊重你,反之,则怀疑你的能力。
俗话说:严师出高徒,但我认为,只有严格还是不够的,作为高中美术教师,还要具备相当高的艺术造诣、艺术功底以及集教学和科研为一体的多种综合能力,正可谓:树人先树己,若具体而言,应该从以下几个方面努力:
一、深入学习能力
作为一名高中美术教师,他的工作连接着美术教育和美术课题研究这两个版块。这是两个不可分割的范畴。高中美术教师的工作思维如果单纯局限在教学,那新意义上的美术教学就缺少相应的广度和深度,因此,在新意义上的教学活动中,美术教师的工作范畴主要有绘画艺术、论文撰写和美术教育等领域。
1.绘画艺术
绘画作品的创作过程是作者的一种活跃的、丰富的、深刻的内心活动,它伴随着强烈的情感情绪,是作者对于生活的感受、观察和思考。而最后产生的绘画作品是作者借助一定的物质材料和艺术媒介,运用艺术技巧和艺术手法,将自己的艺术构思物态化。美术教师经常进行这样的艺术活动,这样可以真正体现他的专业水平,而我们应提倡美术教师结合自己的艺术实践进行科研。将自己对艺术创作,或艺术实践中的感性体验和艺术创造上升到理性分析层面上进行思考,从而挖掘出有艺术价值的新论点、新课题。构建起从感性体验到理性分析,从形象思维到逻辑思维的完整思维运转网络。
2.撰写美术研究论文
当今社会对美术教育的发展提出了更高更新的要求,和美术教学一样,科研也是教师个人的主体行为。要充分发挥自己的独立思考能力,力求有所创见,论文是一种主要表达方式,所以美术教师应倡导提高论文撰写水平,运用论文这种理论性的文章,在一定的篇幅中,集中探讨某一美术创作或美术教育方面的新问题。
3.涉猎广博的知识
美术研究论文,离不开继承和创新,因此,在撰写论文时,需要懂得欣赏经典美术作品,吸取文化教育的多方信息,善于在前人研究的基础上成就自己独到的艺术见解,善于吸收他人思想当中有价值的艺术观点。一代绘画奇才达芬奇就是这样一个涉猎广博、独立创新的大画家。他的画作之所以美得无与伦比,是由于他具有广博的知识去充实自己,绘画便是这种综合的研究能力的展现。除了是画家,他还是雕刻家、建筑师、音乐家、数学家、工程师、发明家、解剖学家、地质学家、制图师,植物学家和作家。这些广播的知识,无不丰富和培育了他的感知力、想象力和创造力。
4.掌握多媒体技术
时代在发展,我们传统美术教学模式中知识的传授主要是以教师讲解,学生练习、巩固为主。理性知识太多,感性材料太少,不能充分发挥学生认识的主体性。运用现代媒体教学,可以达到优化教学过程,提高教学质量的目的。多媒体教学不失为一个非常有效的教学手段,可以使学生的学习积极性最大限度地调动起来,使美术课真正做到寓教于美,美中育人。
二、完善科学的教学思想
高中美术教师必须具备科学的教学理念和教学思想,只有不断地完善自己的教学思想体系,才能不被迅速发展的教学形势所淘汰。首先,教师要有宏观的艺术鉴赏理念,具备较高的绘画能力,熟练掌握正确的绘画技法,有较新的艺术观念,熟悉经典的绘画风格。其次,要有敏锐地艺术感受力,能对学生的作品迅速做出准确的专业评价和指导。再次,训练方法科学合理,对学生的构思构图、色感色调、表达方式、材料表现及技能技巧等,及时对学生的作品创作作出调整指导,解决学生在创作过程遇到的难题,并使之有所提高。
三、 教师生动、形象、精炼、富有感染力的语言,也是进行美育的必要要求
教师对学生美育的培养不仅仅在于所教授的内容,而且教师自身也会占很大一部分因素。比如美术教师自身所要具备的仪表美、板书美,都会在学生对于美的鉴赏力方面起到积极的影响。教师作为“人类灵魂的工程师”,应该是“人之楷模”,是现代化文明的体现者,是社会主义精神文明的一面镜子,教师之所以赢得人们的崇敬,是教师高尚的道德情操、无私奉献的精神给人们以巨大的感染。在现代的商业社会大环境下,好多具有美术功底的工作者,都凭借着自身所拥有的美术功底而在广告设计、美术装潢等方面发了财。而在学校里一手执教鞭仍旧清贫的教师们则不免觉得自己有些吃亏,对于工作逐渐出现懈怠心理。然而,这不是一名称职的美术教师所应该有的心理,教师应该本着“不以物喜,不以己悲”的态度,为中国的美术教育事业做出自己的一份贡献。